秘书资格考试复习指导第四章会议与商务活动3

秘书国家职业资格（三级）核心讲义第4章会议管理考点梳理了解检查会务筹备情况和向领导汇报会议筹备情况的方法。

一、会前筹备（一）拟订会议筹备方案1．会议筹备方案的含义会议筹备方案，也称为会议预案，是指秘书在召开会议之前就会议准备工作的组织和实施形成的文字。

2．会议筹备方案的作用（1）了解会务工作的全局；（2）加强协调沟通；（3）确保会议目标的实现。

3．会议筹备方案的特点（1）全面性和具体性；（2）计划性；（3）明确性。

4．拟订会议筹备方案的原则（1）严格时间的原则；（2）事项明确性原则；（3）会议必要性原则。

5．会议筹备方案的内容（1）会议主题与议题；（2）会议名称；（3）会议议程；（4）会议日期；（5）会议时间；（6）会议地点；（7）会议需要的设备和工具；（8）会议文件；（9）与会人员的组成和人数；（10）与会人员的编组；（11）会议的食宿安排；（12）确定会议经费预算；（13）会议的筹备机构和完成任务的期限。

6．会议筹备方案的拟写（1）标题。

由会议名称加上“筹备方案”组成。

但要报上级批准的筹备方案应用“请示”的形式，但由于筹备方案不宜直接行文，可以作为请示的附件。

（2）正文。

正文包括会议筹备工作的基本内容、各小组分工和任务的完成期限等。

（二）拟订会议的应急方案1．会议应急预案的作用（1）早做准备；（2）缓解危机，控制事态发展，提高管理效率；（3）出现意外时妥善应对，统一步调。

2．会议应急预案的特点（1）有的放矢；（2）预防为主；（3）留有余地。

3．制订会议应急方案的原则（1）思想重视；（2）明确责任；（3）物质保障。

4．会议应急方案的内容（1）会议中可能出现的意外事件①人员不能按时到会；②场地不匹配；③设备不足或故障；④资料不足或短缺；⑤健康与安全受到威胁；⑥与会者情绪不满；⑦与会者返程出现问题；⑧行为不当。

（2）明确意外事件出现时工作人员的责任（3）处理会议中意外事件的方法①事先准备好备用发言人选，临时调整活动的安排；②根据实到与会人员调整场地，及时寻找替代场地；③解决好设备短缺或损坏问题；④随身携带会议文件或资料的原件或储存文件；⑤加强会前安全检查，发生突发事件后，要按照分工各负其责；⑥做好与会者的思想工作和解释工作；⑦做好与会人员返程工作；⑧避免出现行为不当的问题。

2014秘书资格考试复习笔记(三级)第四章第四章会议与商务活动1.会议前我们应该做好哪些方面?(1)确定会议的议题(2)确定会议的议程(3)确定会议时间、会期(4)确定经费预算和餐饮安排 P3822.确定会议主题的主要方法：一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的事迹;三是要有明确的目的。

议题是对会议主题的细化 P3823.会务组是负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。

P382下4.开远程会议，预算我们应重点考虑：邮电通信费用，电话和电视费用5.选择题：三方或三方以上参加会议的桌子药用：A.长方形桌子B.圆桌性C..马蹄形桌子D.正方形桌子答案：BD6.选择题：在什么样的会议中，报告人和主办单位负责人座位相间排列?答案：报告会、表彰会、联席会 P385中7.远程会议的优点：节省时间、节省金钱、可以使用录音带的形式作永久纪录 P3858.第七题：秘书如何做好会议协调?答：在总协调中，先要准备工作协调，即答书上第387页上面的表格，然后再添加两列，一列的标题是：不完成，存在问题;另一列的标题是：落实日期在组织工作协调中，秘书要引导会议进程，秘书发言(1)着装要得体，注意表情(2)在时机成熟时，适时引导(3)发言时要与领导导向相同。

秘书还应做到在会上认真倾听，限度地给予鼓励，在会上要尊重他人意见，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。

9.决定会议效果的因素：书上第388页下第二点、第三点、第四点和第五点。

10.导致会议承销不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解11.第八题：某公司开业。

请你做好开业典礼的前期准备答：书上第392页到393页，一共9个点。

其中在第四点，阐述来宾邀请的人士包括上级领导，社会名流，新闻界人士和同行业代表。

第六点中，开业现场，可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅。

第九点中，向来宾赠送的礼品时，应选择有宣传性、荣誉性和独特性的礼品。

典礼的程序包括：1——7点(书上第394页)，其中第五点，详细阐述揭幕人要由本单位负责人和一位上级领导或嘉宾代表组成，揭去盖在牌匾上的红布，宣告企业的正式成立以上用自己的语言组织一下。

⼆级秘书职业功能⼯作内容能⼒要求相关知识⼀、商务沟通(⼀)商务谈判1. 能够运⽤商务谈判常识协助主谈者准备谈判2. 能够提出有效建议3. 能够运⽤谈判技巧,避免陷⼊误区1. 谈判的特征、要素和种类2. 谈判的原则和基本过程(⼆)沟通1. 能够组织和引导团队进⾏有效沟通2. 能够解决跨⽂化沟通中的实际问题1. 团队的含义及⾼校团队的特征2. 团队沟通的有效策略3. 跨⽂化沟通的障碍⼆、办公模式与安全运营(⼀)办公模式与安全运营1. 能够根据不同需求选择办公模式2. 能够建⽴并推⾏安全运营机制1. 不同办公模式的特点及选择⽅法2. 组织安全运营的法律要求(⼆)团队管理能够管理团队,激发效能团队管理的基本⽅法(三)办公资源管理1. 能够提出⼤型或批量办公设备的预算2. 能够调配和利⽤办公资源1. 采购⼤型办公设备的程序和要求2. 政府采购与招投标程序3. 资源的调配与合理利⽤的基本要求(四)办公效率和⽬标管理1. 能够根据组织⽬标,提出⾏政部门的⼯作计划2. 能够监督推进各项⽬标的完成1. 拟定⼯作计划的⽅法2. ⽬标管理要点（三）、常⽤事务⽂书常⽤事务⽂书的拟写1．能够拟写合同2．能够拟写可⾏性研究报告1．合同的写作要求2．可⾏性研究报告的写作要求四、会议与商务活动（⼀）会议筹备能够审核⼤型会议的预案⼤型会议预案的审核内容（⼆）会议中的管理1．能够在会议的主持中进⾏有效交流2．能够引导会议决议的形成1．主持会议的技巧与要求2．形成会议决议的技巧（三）会议的善后⼯作能够进⾏会议效果评估会议效果评估要求及⽅法（四）商务活动1．能够组织协调⼤型商务活动2．能够做好商务谈判的辅助⼯作1．⼤型商务活动的程序与内容2．商务谈判辅助⼯作的内容五、信息与档案（⼀）信息管理1．能够利⽤信息辅助决策2．能够科学地管理信息资源1．信息决策服务的基本要求2．信息资源管理的基本要求（⼆）档案管理1．能够提出本组织档案管理模式建议2．能够拟订本组织的档案管理规定1．不同档案管理模式的特点2．档案管理规定的内容。

汉语言文学专业《秘书资格证书专题（一）、（二）》课程考核说明秘书资格证书专题课程是中央广播电视大学开放教育试点汉语言文学专业本科阶段的选修课。

从2003年春始启用的文字教材为《秘书国家职业资格培训教程》（范立荣主编，海潮出版社2003年3月第1版，4月北京第2次印刷出版发行）。

课程涉及的知识包括文书基础、办公自动化、速记基础、法律及法规、企业管理基础、商务沟通、办公室事务和管理、常用事务文书的拟写、会议及商务活动、信息及档案等。

学生学完该课程后，参加由国家劳动部统一组织的秘书职业技能鉴定考试，考试合格并取得相应的各级合格证书者，可取得该课程相应的学分。

未获得证书者，可参加省电大组织的期末课程考试。

本课程开设两个学期。

教材内容共有两大部分，根据实际情况，第一学期的教学内容为教材第一部分基本要求及第二部分五级秘书；第二个学期的教学内容为第二部分四级、三级和二级秘书。

1．考核对象全省凡参加电大开放教育汉语言文学本科学习并选修此门课程者，均要参加本课程的平时形成性考核和期末终结性考试。

2．考核方式本课程考核采用形成性考核和终结性考试相结合的方式。

考核总分为l00分，形成性考核占总分的20%；期末终结性考试占总分的80%。

平时形成性考核占总成绩的20分。

形成性考核分为平时作业和课程实践两部分。

其中平时作业成绩占形成性考核成绩的80%，课程实践（专题讲座及小组讨论）占形成性考核成绩的20%。

课程实践应安排两次以上。

凡课程实践成绩未达60分或要求重做者，在该门课程期末终结性考试前允许重做一次。

未取得课程实践成绩的学生，不得参加该门课程期末终结性考试。

课程实践由市级电大组织实施并对学生课程实践成绩进行复审。

省电大对市电大复审后的成绩进行抽查验收。

期末终结性考试卷面为l00分，占总成绩的80分。

如卷面得90分，则成绩为72分。

该分数加上形成性考核分数即为总成绩。

3．命题依据本考核说明是根据河南广播电视大学秘书资格证书课程教学大纲、文字教材《秘书国家职业资格培训教程》（范立荣主编，海潮出版社2003年3月版）拟定的，考试命题以本考核说明为依据。

一、商务活动的基本特点：（1）交易性（2）利益性（3）竞争性二、.商务秘书工作的特点：（1）辅助性（2）中介性（3）综合性（4）机要性三、职业道德是指人们从事的特定的职业范围内所需遵守的一切行为规范的总和，包括职业责任、职业情感、职业纪律和职业能力。

商务秘书职业道德的内容（1）爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。

（2）诚实守信，恪尽职责，把握分寸。

（3）积极主动，当好参谋助手。

（4）遵守纪律，严守秘密，守时守信。

（5）谦虚谨慎，团结互助，踏实细致。

（6）实事求是，保持默契。

（7）勤奋好学，不断进取，开拓创新。

四、秘书知识构成层次（1）基础知识（2）相关知识（3）专业知识五、.礼仪，是礼节和仪式的总称。

仪式是使用在正式场合有固定程序的一整套礼节。

六、礼仪的特点（1）规范性（2）差异性（3）变化性七、举止优雅的意义首先在于体现了自尊自信，而不是要显示自己多么有教养。

举止优雅的人一般动作幅度都不会太大，不靠张扬的动作来确立自己的信心、展示自己的重要。

其次，举止优雅的人表现了对于他人的尊重，即能够约束自己，不用粗俗的动作冒犯他人、想他人示威。

八、着装的基本特点（1）着装要与场合相适应（2）着装要明确目的（3）着装要符合自己的社会角色（4）着装要适合自身的条件九、接待礼节有三个步骤：迎客、待客、送客。

十、R．S．V．P“敬请答复”十一、西餐的座次安排中西方请客的礼节有很多差异，其中明显的一点就是座次的安排不一样。

西餐的经久是主客间隔而坐、男女间隔而坐、夫妻分开而坐。

目的是为了让大家都有结交新朋友的机会。

即使餐桌上放有座签，也不能擅自入席，必须等主人带领才可以，这一礼节与中餐相同。

十二、构成办公环境的要素（1）空气（2）光线（3）声音（4）空间（5）绿化十三、办公管理程序的概念办公管理程序，是指为了实现某项秘书工作目标，对工作中具有多个环节、步骤，且这些环节、步骤间有规定性的时间顺序的活动或事务流程，进行科学有序地安排和管理，以优化工作流程，使其逐步成为处理某项工作的固定模式和方法，以指导今后所有同类或类似的工作。

秘书资格证复习笔记完整版秘书资格考试复习笔记（三级）第一章文书基础1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书（P3上）2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的处理程序。

（P3右）3.公文的制发程序（详见P254，在这个表中，交拟、议拟和撰拟相当于第三页的拟稿操作）。

在我们的公文处理中，有了法律效力的环节是：签发（P4）4.秘书发挥助手作用，对来文写成初步文件，以供上级阅读的环节是：拟办5.为带发文件注册，要注意三方面：①编注发文字号②确定印制数量③确定发送范围。

（P4）5.公文的三要素：眉首、主体和版记（P5）6.公文的格式中，秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人都位于眉首部分。

标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件都位于主体部分。

主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等都位于文尾部分。

（P5中）7.公文的排版正文要用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

（P5下）8.公文眉首中的发送机关标志“由发文机关全称或规范化简称后面加‘文件’组成”（区分主体中的主送机关）P6上9.公文份数序号：是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。

它位于左上角第一行用阿拉伯数字表示（P6中区分发文字号）10.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

如：国发[2000]23号11.什么文必须有签发人、会签人姓名？上行文(P7)平行文、下行文均可以无签发人12.正确的保密标志：密级★保密期限（题型：选择正确的一种）。

其中保密期限可以省略不写13.公文的密级程度分为：特急、急件、限时送达电报的密级程度分为：特提、特急、加急、平急（区分两者选择哪是公文的？哪是电报的？）14.公文主体中的公文标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分（题型：给出一段公文，判断公文标题的正误）15.主送机关指公文的受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第一章商务沟通1.在见面礼仪中要注意到:在日本,鞠躬是常见的传统礼节。

在欧洲各国喜欢拥抱的礼节2.录像中可能出现用餐礼仪:注意3.馈赠礼仪中:(1与法国人交往,不宜选用刀、剑、剪、餐具或是带有明显的广告标志的物品作为馈赠礼品。

(2与美国人交往,两种场合可通过赠礼①圣诞节期间②当你抵达和离开美国的时候。

(3与俄罗斯人交往,送鲜花要送单数。

(4与日本人交往,切忌送梳子,而且一般不送菊花和荷花。

(5与阿拉伯人交往,不送酒。

4.商务交往中,日本人不太尊重女性。

5.谈话礼仪中,(1避谈政治、宗教等敏感话题(2不要以自我为中心(3避免询问他人穿着、饰物等价格。

(4男士不问钱包,女士不问年龄。

6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。

P84中7.进餐礼仪时,餐巾放在腿上。

完全摊开、塞在胸前、掖在腰带上都是不正确的。

P838.普通西餐的上菜顺序:汤或冷食(包括虾和贝类、鱼(如果上过贝类,鱼就可以免了、主菜、色拉、甜食、咖啡或者红茶。

P869.吃甜点时,要用刀切开后,用叉取食P8710.第一大题:背景:要接待一个重要访团,进行岗前培训,请您写一份接待计划。

答:(1做接待计划之前我们要了解基本情况,确定接待规格,指定接待计划包括工作准备、生活准备、参观娱乐准备,最后确定人员和经费(2书上第339页上中要点的第一点。

(3书上第339页上中要点的第二点。

(4进行岗前培训的基本原则和要求:①.不卑不亢:不论外宾来自哪个国家,所代表公司、企业的大小,都应该以礼相待,互相尊重。

②依法办事:国际间的交往合作,都要依法而行,不仅遵守我国法律,也要遵守对方国家的法律。

③内外有别:指要有保密观念,既要保守国家机密,也要保守本单位的机密。

④了解国际交往的基本礼仪:即见面礼仪、谈话礼仪、身体语言礼仪、餐饮礼仪等等。

P68(5在涉外活动安排中,注意安排好礼宾次序,它表示各国主权平等的地位。

方法有:(1按身份与职务的高低排列。

(2按来宾所在国名称的英文字母顺序排列(3按时间先后顺序排列。