公司办公自动化系统公文运行管理办法

公文运转管理制度第一章总则第一条为规范公文的起草、审批、传阅和归档工作，提高公文工作的效率和质量，保障法定程序的严密性和保密性，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有涉及公文工作的部门和人员，包括公文的起草、审批、传阅、签发和归档等全部环节。

第三条公文包括行政命令、政府文件、会议纪要、函件、通告等各类文件。

第四条公文运转管理应遵循便民、高效、规范、透明的原则，落实公开、公正、公平的要求。

第五条本单位设立公文处理部门，负责公文的收发、登记、分发和归档等工作。

第六条公文的起草、审批、签发、传阅、归档应当公开透明，确保工作的公开、公正和公平。

第七条公文工作应当符合国家法律法规的规定，不得违反有关规定和纪律。

第八条本制度由本单位财务部门负责解释和修订。

第二章公文的起草第九条公文的起草应当准确、简练、明确，语言通顺、条理清楚，表述精炼，格式规范。

第十条公文的起草应当遵守法律法规和政策文件的要求，不得违反国家法律法规和党的纪律。

第十一条公文的起草应当注重文风、格式和表述的规范性，不得使用口头语言、亲笔签署、私人交往等形式。

第十二条公文的内容应当真实、客观，不得歪曲事实、隐瞒真相。

第十三条公文的起草应当慎重，严格审核、重视修改，做到案头反复审查，确保质量。

第十四条公文的起草应当科学合理，严把审查流程，经过相关部门的审核和确认后，方可进入下一个阶段。

第三章公文的审批第十五条公文的审批应当依据法律法规和相关政策文件，以及本单位的规章制度，进行严格审查。

第十六条公文的审批应当由上级领导或者专职审批人员进行，审批人员应当按照程序进行审查，并在规定的时间内做出审批意见。

第十七条公文的审批应当坚持原则，严格区分审批权限，做到权责一致。

第十八条公文的审批应当保持公正、公平，不得违反相关规定。

第十九条公文的审批应当注重程序，按照规定的流程进行审批，不得违反程序。

第四章公文的传阅第二十条公文的传阅应当按照相关规定进行，做到明确要求，规范操作。

公司OA系统管理办法(试行)第一章总则第一条为加强公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，特制定本办法。

第二条OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

第三条本办法适用于市公司直属各部门、各县(市)区分公司。

第二章管理机构第四条综合部负责办公OA系统的管理、规划、审批、实施、培训和检查考核工作; 其主要职责:（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续的审核工作；（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；（三）制定OA系统公文种类流程的修改及修订工作。

（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；（五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；（六）做好其他相关工作。

第五条市公司市场经营部业务支撑中心负责OA系统的开发、维护与升级等工作。

其主要职责：(一)负责全公司管理办公自动化系统资源（软、硬件）的配置、升级。

(二)负责日常的OA网络运行维护，网络设备故障处理。

(三)负责OA系统的安全技术防范，定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查。

（四）负责全区办公终端安全策略管理系统的安装。

第六条使用单位必须明确一名领导分管OA系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。

各分级系统管理人员的职责是：（一）负责本单位办公自动化的日常管理；（二）指导和监督该系统在本单位的运行；（三）负责与综合部的衔接工作。

第三章公文流转要求第七条为使公文流转真正地落到实处，并能提高员工对“企业信息化“的认识，OA使用人必须启动短信提醒功能，同时必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假请启用外出代办功能。

第八条各部门在发文或部门与部门之间需协调某些事宜时必须通过OA系统，不允许出现纸质文件。

关于OA管理系统的使用管理规定公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是覆盖全公司各部门的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。

OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际情况，制定本办法。

一、使用规范1、单位的每个工作人员都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。

2、工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

3、OA系统使用用户，工作时间内必须登录OA办公系统，以保证文件处理的响应时间（个别部位多个OA用户共享一台电脑的除外，由部门负责人保持工作时间内OA在线，其他用户仍需每日登录2次）。

所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时（即半个工作日内）。

如有外出、请假等特殊原因，须委托相关人员代为办理。

4、下班或外出时请按正确方法退出OA系统，在“菜单”中单击“退出系统“按钮或单击窗口右上角“退出系统”按钮即可正确退出OA系统，请勿直接关闭浏览器。

5、OA系统自动对工作人员的使用情况进行记录，并对每个工作人员文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。

并由综合管理部定期公布。

二、系统办公流程及岗位职责公文管理流程发起（公文发布、单位各部门需签批的报告、报表申报）1、公文发布：公司各管理部门发文，由各部门拟稿，提交后经部门领导审核、副总经理审核、单位分管高层领导签发、自动归档等流程结束后转至综合管理部正式发文。

2、报告类签批：由各部门人员起草发起，提交部门领导审核，经副总经理审核、单位分管高层领导签批后转至相关部门并回执发起人。

系统自动归档，流程结束。

3、报表类申报：由各部门人员起草发文，提交部门领导审核及相关领导签批、转至相关部门，流程结束系统自动归档。

行政管理与办公自动化管理制度本制度旨在规范企业的行政管理和办公自动化系统的使用，提高工作效率和管理水平，确保企业运营的顺利进行。

全部员工应遵守本制度，并加以遵从。

一、行政管理1.会议管理–全部会议必需提前确定时间、地方和议程，并通知相关人员。

–会议记录应准确全面，包含会议目的、与会人员、议程布置、讨论内容、决策结果等，并及时分发给相关人员。

–会议结束后应及时整理睬议纪要并存档，方便日后查阅。

2.文件管理–全体员工应依照文件命名规范对文件进行管理，确保命名准确、简明扼要。

–紧要文件应制作电子备份，并妥当保管在指定的服务器或云存储服务中。

–文件的传递应采用正式渠道，确保安全性和准确性。

3.办公用品管理–每个部门应有专人负责办公用品的采购、管理和分发工作。

–办公用品的采购应提前编制采购计划，确保供应充分且符合质量要求。

–办公用品的领取应依照实际需求进行，避开挥霍和贪污现象。

4.考勤管理–全部员工应依照公司规定的考勤制度进行考勤打卡，包含上班打卡、下班打卡和外出打卡。

–员工在请假、加班等特殊情况下应提前向直接上级请假，并按要求进行相应的请假手续。

–考勤记录应及时整理并报送人事部门进行核对，确保考勤数据的准确性。

5.公文处理–公文的起草应符合规范和格式要求，内容清楚、简洁明白。

–公文的签发应经过上级审批，并依照规定的流程进行。

–公文的分发应及时、准确，并对签收情况进行记录和归档。

二、办公自动化管理1.设备使用–办公自动化设备应依照正常使用方法进行操作，确保设备的正常运行和安全性。

–私人设备不得连接到公司网络，以免造成信息泄露和网络安全问题。

–发现设备故障或异常应及时报告给技术支持人员，并依照规定进行维护和修理和保养。

2.数据安全–个人电脑、移动存储设备等存储公司数据的设备，应定期进行数据备份，并进行密码等安全设置。

–不得在未经授权的情况下复制、传输或删除公司的敏感信息。

–处理机密信息时应注意保密，不得泄露给无关人员。

办公自动化系统使用管理办法第一章总则第一条为提高办公效率，节约运行成本，提升管理水平，规范办公流程，现就学校办公自动化(以下简称OA)系统的规范使用，特制定管理办法。

第二条学校OA系统是数字化校园的一个子系统，是学校实现办公自动化的基础平台，包括周程安排、公文处理、通知公告、综合信息、站内信、移动办公等功能模块。

第二章系统管理第三条本系统运行由学校集中统一管理，学校党政办公室为主管单位，负责日常运行;信息中心负责技术支持和系统维护;各部门负责本部门用户管理、信息日常管理、资料收发及检查维护等工作。

第四条学校办公室安排专人作为系统管理员，负责系统日常管理与监督，指导各使用单位操作办公自动化工作流程。

第五条信息中心安排专人作为管理员，负责保障系统正常运行和技术支持与维护。

第六条各部门应明确一名负责人分管此项工作，同时指定一名工作人员作为本单位OA系统管理员(OA秘书)。

第三章组织机构与责任第七条各部门分管OA系统负责人工作职责(一)负责本部门OA系统使用管理;(二)完成学校OA系统建设和应用推广的各项任务;(三)负责组织本部门使用OA系统人员的培训;(四)负责本部门OA系统的安全和保密工作;(五)对本部门OA系统管理员的工作进行督促和检查;(六)负责本部门OA系统工作的其他有关事宜。

第八条各部门OA系统管理员工作职责(一)负责本单位OA系统中用户管理和维护，负责各类文件和信息的传递、分发、清理及内部归档等工作;(二)负责本单位与其他单位在OA系统中非涉密信息的互相传递(发送、接收)工作，确保信息处理及时、准确、畅通;(三)负责本部门在OA系统中信息的日常维护及相关事宜的协调处理工作;(四)确保本部门办公网络安全、畅通;(五)接受学校办公自动化建设和管理单位的业务指导，并具体负责培训和指导本部门其他人员对OA系统的使用操作;(六)处理本单位办公自动化工作其他事务。

第四章帐户管理第九条各单位的相关教职员工(统称用户)在系统中分配唯一实名制帐户。

白银市市级党政机关办公自动化系统管理办法（试行）第一章总则第一条为加强白银市党政办公自动化系统（以下简称OA系统，）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合市级党政机关办公自动化工作实际，制定本办法。

第二条系统的应用分两个阶段：第一阶段自2006年7月1日至2006年12月31日为试用期，市直机关实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试用期为半年。

第二阶段自2007年1月1日起，系统投入正式运行，所有非涉密一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式运行。

涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。

第三条OA系统，主要运用于市委、市人大、市政府、市政协与市直各部门、各单位之间的公文流转。

第四条OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现政务信息、公文无纸化传输、信息共享和交流，规范公务管理流程，提高机关办公效率。

第五条本办法适用于经批准使用OA系统的单位（以下简称使用单位）以及各使用单位的使用人员(以下简称使用人员)。

第二章管理机构第六条市政府办公室负责办公OA系统的规划、开发和推广实施工作。

第七条市数字白银工作办公室（以下简称市数字办）负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。

其主要职责:（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；（五）做好其他相关工作。

第三章使用单位第八条使用系统的单位，应向市数字办提出书面申请，申请应由上级主管部门签署意见。

某某公司电子公文处理办法第一章总则第一条为规范某某公司（以下简称“公司"）办公自动化系统电子公文处理，根据《国家行政机关公文处理办法》和《集团办公自动化系统电子公文处理暂行办法》等有关规定,结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文是指公司管理过程中形成和使用的，借助办公自动化（以下简称“OA系统”）阅读、处理的具有法律效力和规范体式的电子公务文书，是公司依法经营和进行公务活动的重要工具。

第三条电子公文处理,是指电子公文的登记、办理、归档等工作.第四条电子公文的文种、格式及行文流程,原则上应当符合《某某公司公文处理办法》的有关规定。

第五条电子公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和公司有关保密规定，确保国家和公司秘密的安全，凡涉密公文,正文及附件禁止在OA系统中运行，一律进行纸质流转。

第六条电子公文与纸质公文具有同等效力，除涉密公文外，公司内部公文运转应在OA系统中完成。

第七条公司电子公文管理工作实行统一管理,分工负责的原则.第八条综合发展部（以下简称“综发部"）为电子公文运行的归口管理部门，负责制订和完善公司电子公文处理办法，指导、规范各部门电子公文处理。

第九条各部门完成本部门相关电子公文处理工作。

部门经理负责及时处理流转到本环节的公文，加强本部门电子公文处理工作的领导。

第二章公文登记第十条规范填写公文首页的各要素项，确保以下内容填写准确：（一）首页标题与上传正文标题及实际正文标题三者相一致；（二）根据发文需要，确定并选择填写发文类型和公文种类；（三)准确填写主送单位名称及司外抄（报）送单位名称;（四）查找并增加司内发送人员、发送部门。

第十一条正确上传公文正文、附件及相关文件（包括请示性文件、转发性文件、当年的依据性文件），做到上传文件内容完整、准确、确保电子公文归档的规范和统一。

第十二条公文的主题是正文及附件，正文采用WORD文档格式,附件可采用WORD、EXCEL和PDF等格式。

XXXX有限公司文书运行管理规程第一章公司OA使用公司办公自动化系统（以下简OA系统）是实现网上办公和信息资源共享。

OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快我公司信息化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合公司实际，制定本制度。

第一条组织职责a)公司办公室是OA系统的管理部门。

二、主要职责：（一）负责制定OA系统规章制度；（二）负责确定、监管OA系统管理员的权限；（三）负责OA系统各职能部门流程设计的审核；（四）负责对系统内的信息保密情况进行定期检查、监督；（五）负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（六）负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（七）负责OA系统规章制度执行工作；（八）负责系统的日常维护、人员培训等工作；（九）根据本部门工作需要，提出优化需求。

三、金融工程部负责OA系统的管理维护和服务支撑工作，保障系统日常运行。

（一）负责OA系统各工作流程的设计、执行工作；（二）为其他部门提供查询工作。

第二条文件管理一、公司各部门发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、公告、信息等）原则上统一采用OA系统发送。

二、电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送部门、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送部门、版记等。

电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

三、根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录备查。

第三条登陆规范一、系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后分别登陆一次，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，工作流程节点必须保证长期登陆进OA办公。

二、系统用户必须填写好完善的个人档案，保护好个人登陆密码并定期更换。

多人共用一台计算机，如暂停OA办公须及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

办公自动化（OA）系统运行（试行）管理办法第一章总则第一条为加强集团办公自动化系统(以下简称OA系统）管理（互联网地址：；局域网地址:），实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本.保证其安全、高效运行，根据OA系统实施要求，结合本单位实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于各公司、各部门。

第二章管理机构第三条信息部负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。

其主要职责:（一）根据董事会的安排,办理OA系统使用单位的注册、名称、功能变更、撤销等手续；(二）定期提交OA的运行报告,包括工作日志填写数量，工作流处理周期、处理件数延误等情况.（三）制定电子文件与信息流转的具体工作规范和制度；（四)征询各使用单位的意见和建议,协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题;（五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；(六)做好其他相关工作。

第四条人事部负责在OA系统中为新入职员工建立账号、部门调整、离职操作等。

第三章使用单位第五条使用单位为各公司、各部门。

第六条各公司、各部门必须明确一名领导分管系统工作，负责监督该系统在本单位的运行。

同时确定一名行政专员负责日常管理。

行政专员的职责是：（一）负责本单位OA系统的日常操作，包括查收电子邮件、提交物资购买申请、签呈等。

（二）负责对本单位内OA系统办公用品模块的管理工作。

（三）负责本系统运行与信息部的衔接工作。

第四章使用人员第七条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第八条每个OA系统使用人员的账号必须设置密码，第一次登录OA后应首先在个人事务→控制面板→修改密码，对自己的密码进行修改,若密码丢失，应先出具书面申请经本单位分管领导签字，交由信息部备案后予以恢复初始密码。

第九条在OA系统的控制面板→个人资料里面，须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等,以便同事之间联系时查找方便。