公司文件收发管理制度

公司文件的收发管理制度一、总则1. 本制度适用于公司所有文件的收发管理，包括但不限于内部文件、外部来文及机密文件等。

2. 所有员工必须严格遵守本制度，确保文件传递的安全、准确和及时。

3. 综合管理部负责监督本制度的执行情况，并定期对制度进行评估和更新。

二、文件接收管理1. 公司设立专门的文件收发室，负责统一接收和分发所有进出公司的邮件和文件。

2. 收到文件后，文件收发室应当立即进行登记，记录文件来源、类型、收件人及收到时间。

3. 对于加急或重要的文件，文件收发室应优先处理，并立即通知相关部门或人员领取。

4. 所有接收到的文件应当妥善保管，防止丢失或泄露。

三、文件发送管理1. 各部门需发送文件时，应填写文件发送申请单，明确文件的接收单位、内容摘要及发送方式。

2. 文件发送前，必须经过部门负责人的审核批准。

3. 文件收发室根据审核通过的申请单进行文件封装和发送，确保文件安全送达。

4. 发送完成后，文件收发室应及时更新登记记录，并保存相关邮寄凭证。

四、电子文件管理1. 电子文件的收发应使用公司指定的邮箱或系统，不得使用私人邮箱进行公务交流。

2. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限制文件的转发和打印权限。

3. 电子文件的备份应由专人负责，定期进行数据备份和安全检查。

五、责任与违规处理1. 任何违反本制度的行为，将根据情节轻重给予相应的纪律处分。

2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，相关责任人应承担相应的责任。

3. 综合管理部有权对文件收发过程进行抽查，以确保制度的执行效力。

六、附则1. 本制度自发布之日起生效，由综合管理部负责解释。

2. 本制度如有更新，将及时通知全体员工。

总结：。

第一章总则第一条为加强公司文件管理工作，确保文件收发、传递、归档等环节的规范化和高效化，提高公司工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有对外收发文件，包括信函、电报、传真、电子邮件等。

第三条公司文件收发工作应遵循以下原则：1. 守时原则：确保文件及时送达收件人；2. 准确原则：确保文件内容准确无误；3. 安全原则：确保文件在传递过程中安全无丢失；4. 经济原则：合理利用资源，降低文件处理成本。

第二章文件收发流程第四条文件收发部门负责公司对外收发文件的接收、登记、传递、归档等工作。

第五条文件收发流程如下：1. 接收：收到文件后，应立即进行登记，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期等。

2. 核实：对文件内容进行初步审核，确保文件符合公司规定和要求。

3. 传递：根据文件内容，确定文件传递方式，如专人送达、快递、电子邮件等。

4. 送达：确保文件在规定时间内送达收件人，并要求收件人签字确认。

5. 归档：将已送达的文件进行归档，确保文件完整、安全。

第三章文件登记与管理第六条文件收发部门应建立文件登记簿，详细记录文件收发情况，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期、传递方式、送达日期等。

第七条文件收发部门应定期对文件进行整理、归档，确保文件档案的完整性和安全性。

第八条文件归档后，非经批准不得随意查阅、复制或借出。

第四章文件传递要求第九条文件传递应选择安全、可靠的传递方式，确保文件在传递过程中不受损坏或丢失。

第十条文件传递过程中，应确保文件保密，不得泄露公司机密信息。

第十一条文件传递时，应注明收件人姓名、职务、联系方式等，以便及时联系。

第五章奖励与处罚第十二条对在文件收发工作中表现突出、成绩显著的员工，给予表彰和奖励。

第十三条对违反本制度，造成文件丢失、损坏、泄露等后果的，视情节轻重给予相应处罚。

第六章附则第十四条本制度由公司行政部门负责解释。

第十五条本制度自发布之日起施行。

注：本制度可根据公司实际情况进行调整和补充。

一、总则为加强公司公文文件的管理，确保公文文件的及时、准确、安全传递，提高公文处理效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有公文文件的收发、传递、登记、存档等工作。

三、公文分类1. 通用公文：包括通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。

2. 专用公文：包括合同、协议、招投标文件、工程设计文件等。

四、公文收发流程1. 收文（1）收文人员应按时到指定地点领取公文，并做好领取登记。

（2）收文后，应及时检查公文是否齐全、完整，如有缺页、破损等情况，应及时报告相关部门。

（3）对收到的公文进行分类，分别登记在收文登记簿上。

（4）对紧急公文，应立即呈报领导审批，并按领导批示办理。

2. 发文（1）发文部门应将拟发的公文提交至办公室审核。

（2）办公室对公文进行审核，确保公文格式、内容符合要求。

（3）审核通过的公文，由办公室负责人签发。

（4）签发后的公文，由办公室统一编号、打印、装订。

（5）发送公文时，应注明收件人、发送日期，并做好发送记录。

五、公文登记1. 收文登记：收文人员应详细记录收文时间、公文编号、文件名称、发送单位、接收单位等信息。

2. 发文登记：办公室应详细记录发文时间、公文编号、文件名称、发送单位、接收单位等信息。

六、公文存档1. 收文档案：收文部门应将收到的公文按照规定期限归档，确保档案的完整性和安全性。

2. 发文档案：办公室应将发出的公文按照规定期限归档，确保档案的完整性和安全性。

七、监督检查1. 办公室负责对公文收发管理工作进行监督检查，确保公文处理工作规范、高效。

2. 对违反本制度的行为，应予以纠正，并追究相关责任。

八、附则1. 本制度由公司办公室负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

特此通知。

【公司名称】【发布日期】。

公司文件收发管理制度一、制度目的本制度旨在规范公司内部文件的收发流程，确保文件的安全性、准确性和时效性，提高工作效率，保障企业信息的安全。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有部门和岗位。

三、定义1.文件：指公司内部产生的书面或电子形式的文字、图表、图片等载体，包括但不限于信函、会议纪要、报告、合同、备忘录等。

2.发起人：指起草、编制文件并发起文件传阅的人员。

3.承办人：指负责处理和执行文件相关事务的人员。

4.文件管理员：指负责管理公司文件，包括文件存档、审批等事宜的人员。

四、文件收发管理流程1. 文件发起流程1.发起人根据需要起草文件，确保文件内容准确、完整、规范。

2.发起人在文件上明确文件标题、日期、发起人姓名和部门。

3.发起人根据文件性质和紧急程度确定文件的分类，并选择合适的审批流程。

4.发起人将文件以电子或纸质形式提交至文件管理员。

2. 文件审批流程1.文件管理员接收到文件后，核对文件的完整性和合规性。

2.文件管理员根据文件的分类和审批流程，将文件转交给相应的审批人员。

3.审批人员按照规定时间对文件进行审批，并在文件上签署相关意见和日期。

4.一经审批通过的文件，文件管理员将其归档并记录在公司文件档案中。

3. 文件承办流程1.一经审批通过的文件，文件管理员将文件转交给指定的承办人。

2.承办人按照文件内容和要求，处理相关事务，并及时反馈处理情况。

3.承办人应确保文件的保密性，不得将文件透露给未经授权的人员。

4.承办人完成文件承办工作后，将文件归还给文件管理员，并注明处理情况。

4. 文件存档管理流程1.文件管理员负责对所有文件进行存档管理，并设置相应的文件存档系统。

2.文件管理员将文件按照分类、日期和编号归档，并妥善保存。

3.文件管理员定期检查文件存档系统，确保文件的完整性和安全性。

4.文件管理员根据公司规定的文件保存期限，对过期文件进行销毁或迁移归档处理。

五、考核标准1.发起人的考核标准：•文件的准确性、完整性和合规性。

公司文件收发管理制度一、总则公司文件是公司内部沟通、协作和决策的重要工具，为了保证文件的有效性、及时性和安全性，制定本《公司文件收发管理制度》。

本制度适用于公司内各级部门、岗位和人员在处理文件收发过程中的规范行为和要求。

二、文件的定义1.文件：指公司内部涉及业务活动、管理运作、决策、沟通等方面的文字、表格、图纸、电子文件等载体形式的记录。

2.收文：指接收内外部单位或个人送达的文件。

3.发文：指由公司主动发出、向内外部单位或个人送达的文件。

三、文件收发的基本原则1.及时性原则：文件的收发应及时进行，确保信息在最短时间内传达并得到响应。

2.准确性原则：文件的收发应准确无误，避免信息失真或误导。

3.保密性原则：对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的文件，应严格保密，并采取必要的保护措施。

4.归档原则：对于重要文件应进行归档管理，方便后续查阅和追溯。

四、文件收发流程1.收文流程–接收：由部门负责人或指定人员负责接收各类文件，包括信函、报告、通知、合同等，并签署接收单。

接收单应记录文件的标题、发送单位、接收日期等基本信息。

–分发：根据文件的内容和涉及的部门、岗位，负责人进行合理的分发安排，并在收文登记表上记录分发情况。

–阅览：接收部门的相关人员应按照文件的重要性和紧急程度进行阅览，确保了解文件的内容和要求。

–批示：针对需要进一步操作、反馈或处理的文件，由相关负责人进行批示，并在收文登记表上记录批示意见。

–签收：对于需要回复的文件，接收部门应按时完成回复并签署回复单，并将回复件及时送达给发送单位。

2.发文流程–编制：由负责人或指定人员根据需要编制发文稿，确保发文内容准确、清晰、简明。

–审核：发文稿应经过所属部门负责人审核，确保与公司政策和要求相符。

–签发：经审核通过的发文稿由公司高层负责人签发，并在发文登记表上记录签发日期和负责人。

–分发：根据发文的内容和涉及的部门、岗位，由负责人进行合理的分发安排，并追踪分发情况。

第一章总则第一条为规范公司文件收发管理工作，确保文件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件的收发、传递和处理。

第三条公司文件收发工作应遵循以下原则：1. 及时性：确保文件在规定时间内送达相关部门和人员。

2. 准确性：确保文件内容完整、准确无误。

3. 安全性：确保文件在传递过程中不被遗失、损坏或泄露。

4. 规范性：严格按照文件管理程序进行操作。

第二章文件分类第四条公司文件分为以下几类：1. 重大决策文件：涉及公司战略发展方向、重大投资决策等文件。

2. 行政管理文件：涉及公司行政管理、人事调动、薪酬福利等文件。

3. 业务文件：涉及公司业务运营、项目管理、市场拓展等文件。

4. 通知公告：涉及公司内部通知、活动安排、重要事件等文件。

第三章文件收发流程第五条文件收发流程如下：1. 文件收件：（1）收件人应认真核对文件名称、份数、密级等信息；（2）对收到的文件进行登记，填写《文件登记簿》；（3）对文件进行分类整理，分别存放。

2. 文件分发：（1）根据文件性质，将文件分发给相关部门和人员；（2）在分发文件时，应确保文件到达指定人员；（3）对分发情况进行记录，填写《文件分发记录表》。

3. 文件传递：（1）传递人员应确保文件在规定时间内送达；（2）传递过程中，应妥善保管文件，防止遗失、损坏或泄露；（3）传递完毕后，填写《文件传递记录表》。

4. 文件归档：（1）文件办理完毕后，应及时归档；（2）归档文件应按照档案管理要求进行分类、整理、编号；（3）归档文件应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。

第四章文件保密第六条公司文件涉及国家秘密、商业秘密或公司内部机密的，应按照国家有关保密法律法规和公司保密制度执行。

第七条文件收发人员应严格执行保密制度，不得泄露文件内容。

第五章监督与考核第八条公司设立文件收发监督小组，负责对公司文件收发工作进行监督检查。

第九条文件收发人员应按照本制度规定履行职责，对违反规定的行为，公司将予以严肃处理。

收文管理制度（4篇）收文管理制度（通用4篇）收文管理制度篇11、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由园区管理中心专人负责签收、拆封、分类编号、登记收文登记台帐，送园区管理中心领导审阅后，再送公司领导批阅。

2、各部门从有关部门及业务单位直接带回的文件，在填写《文件资料移交单》后交由园区管理中心统一登记归档。

3、经公司领导批阅后的文件，园区管理中心及时收回，按批示迅速准确地送阅和传递。

4、对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办，防止办文拖期。

5、要求各部门在文件承办后，将办理结果在文件处理栏内，签署承办结果、承办人姓名、时间等。

6、将承办完毕后的文件立卷、归档。

7、上级下达的业务性文件，承办部门办完后，需要留存的，公司领导签批后可以复印留用。

收文管理制度篇2为规范公司收发文工作，简化办事程序，准确快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，特制订本制度。

一、收文管理（一）收文归口凡主送本公司的公文，包括邮寄公文、通过网络传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交综合管理部统一登记、编号、分发。

综合管理部做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，二个工作日内办结。

其它因特殊原因签收的文件，应及时送达综合管理部完成收文手续。

（二）收文办理1、收文签收、登记。

收文后综合管理部立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入《收文登记本》后，后由综合管理部人员做入档归口管理工作。

2、办理程序。

（1）一般业务性文件的`办理程序：1、收文签收2、收文登记并填写《来文处理单》3、综合管理部根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅部门4、主要领导批示，根据文件内容由委托领导传阅或由指定分管领导提意见办理5、分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务部门承办6、业务部门承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理7、文件办理完毕后填写办理结果8、交综合管理部归档9、规定期限办理和回复的，由主办部门或部门。

公司文件收发管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件收发管理，确保文件传输的及时性、准确性和完整性，提高公司运营效率，根据《中华人民共和国档案法》和《企业内部控制基本规范》等法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各部室、分支机构和子公司（以下统称部门）文件收发管理的各项工作。

第三条公司文件收发管理应遵循及时、准确、完整、保密的原则。

第四条公司文件收发管理的责任主体为公司全体员工，各级管理人员应负责监督和执行本制度的有关规定。

第二章文件收文管理第五条文件收文管理应遵循以下程序：（一）各部门收到文件后，应及时签收，并进行登记；（二）各部门负责人应对收到的文件进行初审，判断文件的重要性和紧急程度；（三）对重要文件和紧急文件，应及时传达给相关人员，并确保文件传达到位；（四）对一般文件，应按照文件内容进行分类归档，便于查阅；（五）各部门应定期对收文进行整理和归档，确保文件的安全和完整。

第六条文件收文管理应做好以下记录：（一）文件收文登记记录，记录文件名称、文号、收文日期、发送单位、密级、份数等信息；（二）文件传阅记录，记录文件传阅人员、传阅日期等信息；（三）文件归档记录，记录文件归档日期、归档人员等信息。

第七条文件收文管理应确保文件的安全和保密，对涉及国家秘密、公司商业秘密的文件，应按照相关规定进行管理。

第三章文件发文管理第八条文件发文管理应遵循以下程序：（一）各部门需发出的文件，应按照文件内容进行分类，确定文件密级和发送范围；（二）各部门负责人应对发出的文件进行审核，确保文件内容准确无误；（三）文件经审核后，由专人负责打印、封装和发送；（四）对重要文件和紧急文件，应采用快递、专人送达等方式，确保文件传达到位；（五）对一般文件，可通过公司内部邮件系统进行发送。

第九条文件发文管理应做好以下记录：（一）文件发文登记记录，记录文件名称、文号、发文日期、发送单位、密级、份数等信息；（二）文件送达记录，记录文件送达日期、送达人员等信息。

公司文件收发及管理制度一、文件接收管理1. 所有外来文件必须经过前台登记，并由专人负责分发至相关部门。

2. 各部门需指定专人负责接收文件，并在规定时间内完成签收。

3. 签收时，务必确认文件内容无误，并检查是否为所需接收的文件。

4. 对于紧急或重要的文件，应立即通知部门主管并优先处理。

二、内部文件发放1. 内部文件发放应由相关部门负责人审批后进行。

2. 文件发放前，需明确收件人、发放时间及文件的保密等级。

3. 发放文件时应使用公司统一的文件传递袋，并确保文件的整洁与安全。

4. 收件人收到文件后，应在文件签收簿上签字确认。

三、电子文件管理1. 所有电子文件应通过公司指定的电子邮件系统或内部网络平台进行发送和接收。

2. 电子文件的附件大小应控制在合理范围内，确保快速传输且不影响系统运行。

3. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限定授权接收人员。

4. 电子文件的存档应按照公司档案管理规定执行，确保数据的安全与完整。

四、文件存档与保管1. 所有文件在处理完毕后，应根据文件性质分类存档。

2. 重要文件应存放于指定的保险柜或加锁的文件柜中，并有专人负责管理。

3. 定期对存档文件进行检查，确保文件的完整性和可追溯性。

4. 对于过时或无效的文件，应按照公司规定进行销毁或转移。

五、违规处理1. 对于违反文件收发及管理制度的行为，将根据情节轻重进行相应的处罚。

2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，责任人需承担相应的责任。

3. 对于屡次违规的员工，公司将视情况进行更严厉的纪律处分。

六、其他注意事项1. 全体员工应加强文件管理意识，提高工作效率。

2. 对于特殊或不常见的文件管理问题，应及时咨询上级或行政部门。

3. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释和监督执行。

公司文件收发管理制度公司文件收发管理制度（通用7篇）在当今社会生活中，很多情况下我们都会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。

那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的公司文件收发管理制度，希望能够帮助到大家。

公司文件收发管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。

其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。

有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。

签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。