文书档案管理之五 档案的收集与整理

一、总则第一条为了加强部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本部门所有档案的管理工作，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案等。

第三条本部门档案管理应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、系统性原则；3. 安全保密原则；4. 利用与保护相结合原则；5. 科学管理、高效利用原则。

二、档案的收集与整理第四条档案的收集1. 各部门应按照档案管理要求，及时、准确地收集档案资料，确保档案的完整性和系统性。

2. 收集档案资料时，应严格按照档案分类标准进行分类，做到分类清晰、便于检索。

3. 收集档案资料应包括以下内容：（1）文书档案：包括文件、函件、报告、请示、通知等；（2）科技档案：包括图纸、设计、试验、检测、验收等；（3）人事档案：包括职工的简历、学历、职称、工资、奖惩等；（4）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；（5）声像档案：包括照片、录音、录像等。

第五条档案的整理1. 档案的整理工作由档案管理员负责，整理过程中应遵循以下要求：（1）档案整理应保持原貌，不得随意修改、删减或增添内容；（2）档案整理应按照档案分类标准进行分类，做到分类清晰、便于检索；（3）档案整理应编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、页数、存放位置等；（4）档案整理应填写档案登记表，包括档案名称、编号、日期、页数、存放位置等。

三、档案的保管与利用第六条档案的保管1. 档案保管工作由档案管理员负责，保管过程中应遵循以下要求：（1）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防火、防盗；（2）档案资料应按照分类顺序存放，定期检查、整理；（3）档案资料应定期进行消毒、杀虫、防霉处理；（4）档案资料应建立档案卡片，便于检索、查找。

第七条档案的利用1. 档案利用应遵循以下原则：（1）档案利用应遵循保密原则，不得泄露国家秘密、企业秘密和个人隐私；（2）档案利用应遵循合理原则，不得滥用、滥用档案资料；（3）档案利用应遵循及时原则，确保档案资料得到及时利用。

文书档案整理方法文书档案整理是一项重要的工作，它涉及到对文件资料的分类、整理、归档和保管等工作。

好的文书档案整理方法可以提高工作效率，保证文件资料的完整性和安全性。

下面将介绍一些常用的文书档案整理方法，希望能对大家有所帮助。

首先，文书档案整理的第一步是分类。

在进行分类时，我们可以按照文件的性质、用途、部门、时间等进行分类，将文件资料进行归类整理。

这样可以方便我们在需要查找文件时能够快速找到所需的文件资料，提高工作效率。

其次，整理文件时需要注意文件的编号和标识。

给文件进行编号和标识可以方便我们对文件进行跟踪和管理，确保文件的完整性和准确性。

同时，建立文件档案目录，对文件进行索引，也是一种有效的整理方法，可以帮助我们更加方便地管理文件资料。

另外，文书档案整理还需要注意文件的保管和存储。

在进行文件保管和存储时，我们需要选择合适的文件柜、文件盒等存储设备，确保文件的安全性和可靠性。

同时，对于一些重要的文件资料，我们还可以采取备份的方式，以防止文件的丢失和损坏。

此外，定期清理和更新文件资料也是文书档案整理的重要环节。

我们可以定期对文件进行清理，将一些过期、无用的文件进行销毁或归档，以保持文件资料的整洁和完整。

同时，对于一些需要更新的文件资料，我们也需要及时进行更新，确保文件的时效性和有效性。

最后，文书档案整理还需要注重文件的保密和安全。

在处理文件资料时，我们需要严格遵守文件保密的规定，确保文件的安全性和保密性。

对于一些涉密的文件资料，我们还需要采取相应的措施，以防止文件的泄露和丢失。

总之，文书档案整理是一项需要认真对待的工作，它涉及到文件资料的管理和保管，对工作效率和质量有着重要的影响。

通过采取合理的整理方法，我们可以更加方便地管理和利用文件资料，提高工作效率，保证文件的完整性和安全性。

希望大家能够认真对待文书档案整理工作，做好文件资料的管理和保管工作。

一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。

文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

一、总则为了规范小学文书档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、管理原则1. 完整性原则：确保文书档案的完整、连续、系统，不得遗失、损毁、篡改。

2. 准确性原则：文书档案的内容必须真实、准确、完整，不得伪造、篡改。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保文书档案的实体安全和信息安全。

4. 有效性原则：文书档案的收集、整理、保管和利用要高效、便捷，为学校教育教学和管理工作提供有力支持。

三、管理职责1. 学校档案管理部门负责全校文书档案的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等。

2. 各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作。

3. 教师及工作人员应按照规定，及时、准确地提交文书档案，并对所提交档案的真实性、完整性负责。

四、档案收集与归档1. 档案收集：各部门应按照档案收集范围，及时、准确地收集各类文书档案。

2. 归档范围：包括学校及各部门的文件、报表、总结、会议记录、合同、协议、照片、录音、录像等。

3. 归档要求：档案材料应齐全、完整，符合档案规范要求。

4. 归档时间：档案材料应在形成后一个月内归档。

五、档案整理与保管1. 档案整理：按照档案规范要求，对收集到的档案进行分类、编号、装订、编制目录等。

2. 档案保管：档案应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防霉的专用档案室，并配备必要的档案保管设施。

3. 档案查阅：查阅档案应遵守档案查阅规定，不得随意借阅、复制、摘抄档案。

4. 档案修复：对损坏的档案，应及时进行修复，确保档案的完整性和可利用性。

六、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：对已到期或无保存价值的档案，应进行鉴定，鉴定工作由学校档案管理部门负责。

2. 档案销毁：鉴定确认为无保存价值的档案，经学校领导批准后，由学校档案管理部门负责销毁。

3. 档案销毁程序：销毁档案前，应进行登记造册，并报上级档案管理部门备案。