办公室一般档案管理及文书档案借阅制

公司档案借阅管理制度范本一、目的与原则为规范公司档案的借阅行为，确保档案资料的完整性与安全性，依据国家相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

本制度遵循“严格控制、按需借阅、责任到人”的原则，确保每一份档案都能在正确的时间被正确的人以正确的方式使用。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时员工以及外部合作伙伴等，所有需要借阅公司档案的个人或单位均应遵守本制度的规定。

三、借阅资格与程序1. 借阅者需为公司内部经过授权的员工，外部人员须经过公司相关部门审批后方可借阅。

2. 借阅者需填写档案借阅申请表，明确借阅档案的名称、数量、借阅日期及归还日期等信息。

3. 借阅申请经部门负责人审批后，提交至档案管理部门进行最终审核。

4. 借阅者领取档案时，需与档案管理员共同检查档案的数量与状况，并在借阅登记簿上签字确认。

四、借阅期限与续借1. 借阅期限一般不超过两周，特殊档案根据具体情况设定。

2. 如需续借，借阅者应在借阅到期前向档案管理部门提出申请，并说明续借理由。

3. 续借次数不得超过两次，总借阅时间不得超过一个月。

五、档案使用与保管1. 借阅者应爱护档案，不得涂改、折损、撕页或转借他人。

2. 借阅期间，档案应存放在指定的安全地点，不得带出公司外。

3. 如遇特殊情况需带出公司，必须经过部门负责人和档案管理部门的特别批准，并采取相应的保密措施。

六、违规处理1. 对于未按规定办理借阅手续、超期未还、损坏档案等违规行为，将视情节轻重给予相应的处罚。

2. 处罚措施包括但不限于警告、罚款、取消借阅资格等。

3. 对于严重违规行为，公司将依法追究相关责任人的法律责任。

七、其他事项1. 本制度由档案管理部门负责解释和修订。

2. 本制度自发布之日起实施，原有相关规定与之冲突的，以本制度为准。

档案存档、借阅管理制度范文一、背景介绍近年来，随着信息技术的迅猛发展和组织机构的日益庞大，档案存档和借阅管理已成为各种组织和机构不可或缺的一项工作。

有效管理档案存档和借阅对于组织机构的运作和信息流动具有重要意义。

为了规范我公司的档案存档和借阅工作，提高工作效率，保障信息的安全和准确性，特制定本制度。

二、档案存档管理1.档案分类根据档案的性质和用途进行分类，按照文件分类标准建立档案目录，确保档案的分类准确。

2.档案整理对于已归档的档案，在存放之前需要进行整理，清理冗余和重复的文件，为档案存放创造良好的条件。

3.档案编号为每个档案文件建立唯一的编号，以便于文件的查找和管理。

4.档案存储档案应当存放在专用的存储设备中，如文件柜或档案柜。

需要注意档案的防潮、防火等措施，确保档案的完整和安全。

5.档案借阅记录每一次档案的借阅都需要记录，包括借阅人、借阅时间、借阅目的等信息，以便于档案的追溯和查询。

三、档案借阅管理1.借阅申请借阅人需要提前向相关部门或负责人提交借阅申请，明确借阅的档案名称和借阅的目的。

负责人审批通过后方可进行借阅。

2.借阅时长借阅的档案应当尽量限制借阅的时长，尤其是机密、重要的档案。

一般情况下，借阅时长不超过一个月。

3.借阅归还借阅人需要按照借阅时长及时归还档案。

如借阅人因特殊原因无法按时归还，需提前向相关部门或负责人申请延期。

延期的时长不得超过一个月。

4.档案追溯对于档案的借阅，需要有明确的追溯流程。

即在借阅期限结束后，相关人员需要对档案进行核查，确保文件的完整性。

5.档案破损如果在借阅过程中发现档案有破损或遗失的情况，借阅人需要及时向相关部门或负责人报备，并按照规定赔偿。

四、档案安全管理1.权限管理根据职务和工作职责设置档案查阅和借阅权限，防止未经授权的人员查阅和借阅档案。

2.档案保密对于机密和重要的档案，需进行特殊保护措施，防止泄露和丢失。

3.档案备份定期对重要的档案进行备份，确保文件的安全和可靠性。

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度为了管理和保护档案的安全和使用，可以建立以下制度：1. 档案归档制度：明确规定哪些文件需要归档，归档时间和归档位置等。

归档时应按照一定的分类、编号和档案目录进行统一管理。

2. 档案保管制度：建立专门的档案保管室或柜，并实行密钥管理，限制档案的存取权限，确保档案的完整性和安全性。

3. 档案借阅制度：明确借阅人员及借阅事由，建立借阅登记制度，借阅期限和使用范围，并规定借阅后的保管责任和归还流程。

4. 档案保密制度：明确档案保密的级别、范围和标识，建立保密档案的专门管理措施，限制档案的查阅和复制权限，加强档案的保密工作。

5. 档案登记制度：在档案的建立、收集、整理、归档等环节，建立档案登记制度，包括档案目录、信息载体、档案状态、销毁记录等。

6. 档案销毁制度：建立档案销毁的程序和规定，明确什么时候销毁、销毁的方式和销毁的人员，确保档案的定期更新和销毁。

同时要注意合规处理，如公开文件的销毁需要严格遵守法律法规的规定。

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度（二）本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。

由档案人员负责____把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。

任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。

一、归档凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。

1、归档时间。

各部门要按时收集、整理各类文件材料。

各业务部门在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。

文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。

档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关业务人员归档的责任制。

设备档案、声像档案和实物档案随时归档。

公司档案管理及保密制度第一条：总则本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、销售合同、音像资料。

包括：国家政府部门重要公文、销售合同、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他档案（人事档案由人事部自行管理）。

公司对档案实行集中管理。

第二条：档案管理架构公司档案管理由办公室主管，并设有档案室档案室由办公室档案管理员负责管理。

档案室负责公司全部重要档案原件的管理。

各部门由兼职档案保管员负责档案的收集、整理和移交工作。

第三条：档案分类文书类档案政府部门各类文件公司对外、对内各类正式发文法律公文项目文件工程技术类工程档案销售档案开发档案财务类档案公司各类证照第四条：归档工作流程一、档案工作分为七个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计。

各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司档案室归档。

二、各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，及时交送公司档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司档案室。

如部门确需留存原件的，应与公司档案室办理借阅手续。

第五条、归档要求一、归档文件必须完整齐全。

归档文件必须按规定分类整理、编目。

档案编目文书类档案：年度+（项目）部门+案卷号二、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，就先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

第六条、档案借阅、移交一、档案借阅者必须做到：1.爱护档案、保持整洁、严禁涂改。

2.注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

二、内部借阅程序1.各部门经办人根据业务需要借阅档案时，就填写《档案申请借阅单》，经其部门主管、办公室主任、副总核准后向主管档案人员借阅。

2.档案管理人员接到《档案申请借阅单》，经核查后取出该项档案，并于《档案申请借阅单》上注明其借阅时间，将档案交于借阅人员，《档案申请借阅单》由按归还日期先后整理以备催还。

3.在档案室当场借阅者，免填《档案申请借阅单》。

4.档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案归入档案夹。

公司档案文件借用管理制度制度的目的需要明确。

本公司制定档案文件借用管理制度，旨在确保档案资料的完整性、安全性，同时满足员工在工作中对档案文件的合理需求，保障公司运营的顺畅与信息的保密性。

是借用范围与对象的界定。

本制度适用于所有在职员工及必要的外部合作伙伴。

可借阅的文件包括公司内部报告、会议记录、合同文件等不涉及核心商业机密的文档。

对于涉密文件或重要文档，需经过特殊审批程序。

具体到借用流程，员工需先填写《档案文件借用申请表》，注明所需文件的名称、借用目的、预计归还日期等信息。

申请表须由部门负责人审批，并经档案管理员确认文件的可用性后，方可办理借用手续。

为保证档案安全，借用期间，员工应妥善保管文件，不得擅自复制、转发或泄露文件内容。

如遇特殊情况需延长借用期限，员工应及时提出申请并说明理由，经批准后方可延期。

归还时，员工应将文件交还至档案管理部门，由管理员检查文件的完整性和是否有损坏。

确认无误后，管理员将在借用记录中注明归还日期，完成归还手续。

对于违反管理制度的行为，公司将视情节轻重采取相应的纪律处分。

若因个人原因导致文件丢失或损坏，员工将承担相应的责任，包括但不限于赔偿损失、行政处罚等。

公司将定期对档案文件借用情况进行审查，以评估制度的实施效果，并根据实际需要进行调整优化。

同时，公司鼓励员工就档案管理提出合理化建议，共同维护档案资料的安全与完整。

通过上述措施，公司能够确保档案文件借用的有序进行，同时也保护了公司的知识产权和商业秘密。

一个规范的档案文件借用管理制度，不仅能够提升企业内部管理的专业性，还能够在一定程度上防范潜在的风险，为企业的稳定发展提供保障。

第一章总则第一条为加强办公室文秘档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家档案管理的有关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有文秘档案的管理工作，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。

第三条文秘档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、安全性、连续性和规范性的原则。

第四条文秘档案管理工作由办公室负责，各部门应积极配合，共同做好档案管理工作。

第二章档案收集与整理第五条文秘档案的收集范围：（一）上级机关、下级单位、同级单位及外单位来文、来电、来访等材料；（二）我单位制发的文件、报告、请示、总结、计划、会议记录等文书材料；（三）科研、生产、经营、管理等活动中形成的各类技术档案；（四）声像、电子等档案材料；（五）其他需要归档的材料。

第六条文秘档案的收集要求：（一）档案收集要及时、全面，确保档案的完整性；（二）档案收集要真实、准确，不得伪造、篡改、销毁档案；（三）档案收集要按照档案分类标准进行，便于管理和利用。

第七条文秘档案的整理要求：（一）档案整理要按照档案分类标准进行，实行分类、编号、登记、编目等规范化管理；（二）档案整理要确保档案的准确性、完整性和连续性；（三）档案整理要按照档案保护要求，妥善保管档案。

第三章档案保管与维护第八条文秘档案的保管要求：（一）档案保管要实行专库、专柜、专人负责制度；（二）档案库房要符合国家档案保护标准，保持适宜的温度、湿度、通风等条件；（三）档案柜要定期检查，确保档案安全；（四）档案借阅要实行登记制度，严格借阅手续。

第九条文秘档案的维护要求：（一）档案维护要定期进行，包括除尘、消毒、防虫、防霉等；（二）档案维护要确保档案的完好无损，延长档案使用寿命；（三）档案维护要记录维护情况，便于追溯。

第四章档案利用与销毁第十条文秘档案的利用要求：（一）档案利用要遵守国家档案法律法规，确保档案安全；（二）档案利用要实行登记制度，记录利用情况；（三）档案利用要按照档案保密规定，保护档案秘密。

文件存档借阅管理制度第一章总则第一条为了加强对文件存档的管理，规范借阅行为，保护信息安全，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于全体单位内部文件及档案借阅管理。

第三条文件存档借阅管理应遵循“谁借谁还、借阅有限、登记保管、责任明确”的原则，确保文件资料安全、保密。

第四条文件存档的借阅对象仅限于本单位工作人员，借阅者需提供有效证件并经过审批。

第五条文件存档借阅应遵循“文件使用后应及时归还，不得私自带出单位，不得转借他人”的原则。

第六条借阅管理负责人应加强对文件存档的监督和检查，发现问题及时处理。

第七条未经授权的借阅行为将受到相应纪律处分，情节严重者追究法律责任。

第二章文件存档借阅管理流程第八条文件存档借阅管理包括申请、审批、借阅、归还等流程。

第九条工作人员如需借阅文件存档，须填写《文件存档借阅申请表》，并经直接主管领导审批。

第十条借阅申请表应包括借阅目的、时间、档案名称、档案编号等信息。

第十一条经过审批后，借阅者凭借阅申请表到档案管理处办理借阅手续。

第十二条档案管理处工作人员应核对借阅者的身份证明，确认借阅者的身份后方可借阅文件。

第十三条借阅者应在档案管理处规定的地点进行借阅，不得将文件带出单位。

第十四条借阅者应仔细阅读文件，保证文档完整无缺，不得私自拆改。

第十五条借阅者应按借阅期限如期归还文件，在规定时间内未归还的将被追究责任。

第十六条借阅者应在归还时填写《文件存档借阅归还登记表》，由档案管理处工作人员核对，确认无误后方可归还文件。

第十七条借阅者应在借阅期满后及时归还文件，逾期未归还的将被记入个人档案并受到相应处分。

第十八条文件存档借阅管理工作人员应及时将借阅记录上报至档案管理系统，及时更新借阅信息。

第三章文件存档借阅管理措施第十九条加强文件存档的保存管理，确保档案的完整性和完好性。

第二十条严格控制文件存档的借阅权限，做好权限控制和审批制度。

第二十一条加强对借阅者的审查和培训，提高借阅者的安全意识和保密意识。

档案管理规章制度及借阅流程档案管理规章制度及借阅流程：档案借阅管理制度及流程档案、物品借阅管理制度及流程集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。

为配合集团档案管理工作并保证基建工程事业部档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、档案借阅管理制度1、凡借阅本部门档案室档案资料，须经本部门分管领导签字批准后到档案管理员处办理借阅手续。

2、严格履行档案管理手续，并应在《档案借阅登记表》上注明借阅文件名称、编号、借阅人、借阅日期等。

3、查阅档案资料，必须在基建办公室内，不得带出室外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制；因特殊情况必须将档案资料带出室外，必须经相关领导签字批准。

4、借阅人必须按借阅期限及时归还所借阅资料。

5、借阅人员要强化保密意识，严禁擅自翻阅、抄录和复印秘密文件资料要爱护所借阅档案资料，确保档案资料的完整与安全，不准折叠、勾画、涂改、抽撕、拆卷，不准在查阅档案时抽烟、喝水。

6、对于招标人员暂规定：每份招标文件交押金100元，每份图纸交押金2000元。

开标后，未中标者在未损坏图纸的情况下退还全部押金；中标者从工程押金中扣除。

对于工程押金规定：10万-50万的工程交押金5万；50-100万的工程交押金20万；100万以上的工程交押金40万。

7.对于损坏图纸的人员，按图纸损坏程度进行扣款：损坏不严重、可修复的，给与批评；损坏10%-50%的，扣除押金的1%；损坏50%，扣除押金的5%；损坏60%，扣除押金的10%；损坏70%，扣除押金的15%；损坏80%以上的，扣除押金的20%。

8.对于外部人员借阅图纸需经部门领导批示签字并填写借阅单后方可出借。

二、档案借阅流程：三、物品借用管理制度1、需借用基建部物品时候，必须经基建工程事业部领导同意后方可到仓库管理员处办理出借手续。

2、严格履行物品借用手续，在借阅统计台账上登记，并在物品借阅清单上签字，此单一式两份，一份存档一份借用人保管，归还物品时一并上交。

精品文档精心整理档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理。

其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理；二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。

各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。

每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。

其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。

归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。

特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

档案保管制度1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。