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酒店采购管理程序概述本文档旨在描述酒店采购管理程序，以确保酒店采购过程的透明性、高效性和合规性。
该程序适用于所有酒店员工和相关供应商，并确保采购活动符合相关法律法规和公司政策。
采购程序1. 需求确认- 酒店各部门通过内部申请单提交采购需求。
- 采购需求必须包括所需物品的详细描述、数量以及期望交付时间等信息。
- 需求确认人员确认需求的合理性和准确性。
2. 供应商选择与评估- 采购部门根据需求，制定供应商选择标准。
- 采购部门与现有供应商联系，获取报价和产品信息。
- 采购部门评估供应商的信誉、质量、价格和交货能力等方面。
- 选择供应商并与其签订合同或协议。
3. 采购订单- 采购部门根据需求生成采购订单，并将其发送给供应商。
- 采购订单必须包括采购物品的详细描述、数量、价格、交货地点和支付方式等信息。
- 采购订单需由相关部门负责人批准后生效。
4. 交付与验收- 供应商按照采购订单的要求交付采购物品。
- 接收人员在收到货物后进行验收，确保物品的准确性和完整性。
- 如发现问题或损坏，接收人员应立即联系采购部门和供应商解决。
5. 付款与记录- 采购部门核实采购物品的数量和质量后，将付款信息提交给财务部门。
- 财务部门根据合同或协议约定的支付方式进行付款。
- 采购部门在采购记录中详细记录采购的相关信息，包括采购日期、供应商、物品和金额等。
监督与改进- 采购部门定期检查采购程序的执行情况，如发现问题或改进空间，则调整和完善程序。
- 酒店内部及外部的审计机构对采购程序进行定期审查，以确保合规性和效率。
以上是酒店采购管理程序的基本流程，可根据具体需求和实际情况进行适当调整和改进。
该程序的执行将有助于提高酒店采购的质量和效率，同时降低风险和成本。
_注意：该文档仅供参考，如需详细了解酒店采购管理程序，请与相关法律和管理专业人士咨询。
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酒店采购流程酒店采购流程是指酒店在日常运营中所需物品的采购流程。
酒店作为一个服务型行业，对于物品的采购有着严格的要求，不仅要求物品的质量和价格合理，还需要考虑到供应商的信誉和售后服务。
因此，酒店采购流程的规范性和高效性显得尤为重要。
首先，酒店采购流程的第一步是需求确认。
酒店部门各个环节都会有不同的需求，比如客房部需要床上用品、洗漱用品，餐饮部需要食材和餐具，后勤部需要清洁用品等。
因此，酒店管理者需要与各个部门负责人充分沟通，了解各部门的需求情况，明确采购的具体物品和数量。
其次，酒店采购流程的第二步是供应商选择。
在确认了需求之后，酒店管理者需要进行供应商的选择工作。
选择供应商需要考虑多个因素，包括供应商的信誉、产品质量、价格、交货周期以及售后服务等。
在选择供应商的过程中，酒店管理者需要进行多方面的考量，以确保选择到最适合酒店需求的供应商。
接下来，酒店采购流程的第三步是合同签订。
在确定了供应商之后，酒店管理者需要与供应商进行合同谈判，明确双方的权利和义务，并最终签订采购合同。
合同的签订是酒店采购流程中非常重要的一环，它不仅能够保障酒店的权益，还能够规范供应商的行为，确保采购的顺利进行。
最后，酒店采购流程的最后一步是采购执行和验收。
在合同签订之后，酒店管理者需要严格执行合同规定的采购内容和数量，并对所购物品进行验收。
验收是酒店采购流程中非常关键的一环，它能够确保所购物品的质量和数量与合同规定的一致，保障酒店的正常运营。
总的来说，酒店采购流程是一个复杂而又重要的流程，它直接关系到酒店的日常经营和服务质量。
只有规范和高效的采购流程，酒店才能够保证所采购物品的质量和价格，为客人提供更好的服务体验。
因此，酒店管理者需要高度重视酒店采购流程的建立和执行，不断优化和完善采购流程，以适应市场的变化和酒店的发展需求。
酒店采购部工作流程一、简介酒店采购部是酒店管理中重要的组成部分，负责酒店物品、设备和服务的采购工作。
本文将介绍酒店采购部的工作流程，包括采购计划、供应商评估、采购订单处理、物品验收和资料管理等方面的内容。
二、酒店采购部工作流程概述1. 采购计划酒店采购部在每年的年初制定采购计划，根据酒店的需求以及预算情况，制定物品、设备和服务的采购计划，明确所需采购项目的数量、规格、质量要求和预算等。
2. 供应商评估酒店采购部对潜在的供应商进行评估，综合考虑供应商的信誉度、产品质量、交货期、价格竞争力等因素，确定有资格的供应商名单。
评估结果有助于确保选择到合适的供应商，为酒店提供高品质的物品、设备和服务。
3. 采购订单处理一旦确定采购项目和供应商，酒店采购部将向供应商发出采购订单。
采购订单应包含所需物品、设备和服务的详细信息，如名称、规格、数量、价格、交货期等。
采购部门与供应商之间通过书面或电子方式进行订单确认和沟通。
4. 物品验收收到供应商交付的物品、设备或服务后，酒店采购部对其进行验收。
验收的目的是确保所采购的物品质量符合预期、数量准确且完好无损。
采购部门与供应商共同参与验收工作，并将验收结果及时记录，并对不合格物品进行处理。
5. 资料管理酒店采购部对采购相关的资料进行管理，包括采购计划、供应商评估报告、采购订单、物品验收记录等。
采购部门应建立有效的档案管理系统，确保相关资料的安全存储和方便查询。
三、酒店采购部工作流程详述1. 采购计划的制定酒店采购部在每年的年初，根据酒店的需求和预算情况，制定采购计划。
采购计划需要明确物品、设备和服务的种类、数量、规格、质量要求等。
同时，采购部门还需考虑相关采购政策和规定，以确保采购活动的合规性。
2. 供应商评估和选择酒店采购部对潜在的供应商进行评估。
评估标准可以包括供应商的信誉度、产品质量、交货期、价格竞争力等因素。
评估结果将为选择合适的供应商提供参考依据。
采购部门还可通过与供应商的洽谈和合作试用等方式，进一步确认供应商是否符合酒店的需求。
酒店采购部工作流程 Company number：【0089WT-8898YT-W8CCB-BUUT-202108】酒店采购部工作流程一、各类物品采购工作流程1、仓库补仓物品的采购工作流程：仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下:（1）货品名称，规格；（2）平均每月消耗量；（3）库存数量；（4）最近一次订货单价；（5）最近一次订货数量；（6）提供本次订货数量建议。
经董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。
采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。
如有特殊情况，要向领导汇报。
2、部门新增物品的采购工作流程：若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。
经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）最近一次订货单价；（3）最近一次订货数量；（4）提供本次订货数量建议。
采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。
4、鲜活食品冻品的采购工作流程：蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
采购部采购流程一：项目概算审批项目开发前期或调整概算，由工程部高级项目经理根据开发部开发总监提供的项目信息登记表制作项目概算和项目设计与改造方案说明。
项目概算制作时在电子表格“工程概算”中输入项目数量。
项目名称，单位，价格预先设定，工程金额由电子表格自动计算。
工程部高级经理邮件递交项目设计与改造方案说明及项目概算至总工程师及资深副总裁进行审批，同时抄送采购部经理，工程总监/工程总监助理。
二：方案的审批对于煤气接入，化粪池清运及改建，水电增容，新风系统，消防强排烟，锅炉，电梯，中央空调，钢结构，大堂门，彩钢工程，有线电视接入，广告灯箱，厨房设备等该类货品。
1）由项目经理递交采购申请邮件，邮件中需注明品名，数量，要求到货时间，收货联系方式。
2）到高级项目经理3）到工程部总监/助理4）到总工程师5）到资深副总裁审批6）转采购专员进入采购流程。
三：采购申请的邮件申请和审批一、由项目经理递交采购申请邮件，邮件中需注明品名，数量，要求到货时间，收货联系方式。
二、到高级项目经理审批三、到采购。
四：采购平台生成采购订单1）项目经理在平台登陆订单，同时递交采购申请邮件，邮件中需注明品名，数量，要求到货时间，收货联系方式。
2）高级经理在采购平台上审批订单，同时邮件审批；3）采购专员在采购平台上核价，生成采购订单；4）之后，采购专员发送邮件至采购部经理审批，将采购订单作为邮件附件，邮件注明项目名称，供应商，申报金额，概算均价，付款方式，订单号。
i．对于全国性采购，在审批邮件中注明采购合同号。
5）采购部经理审核数量，单价，总价，概算。
i）对煤气接入，化粪池清运及改建，水电增容，新风系统，消防强排烟，锅炉，电梯，中央空调，钢结构，大堂门，彩钢工程，有线电视接入，广告灯箱，厨房设备等类别以及超概算项目，再递交采购订单由资深副总裁邮件审批。
ii）授权采购部经理审批合同类别：涂料；地板、地毯，窗帘、客房家具；餐厅家具、行李架、客房椅、床垫、房号牌；木门、防火门、电子门锁；水泵、不锈钢水箱；客房配电箱、楼层配电箱；五金、浴帘、洁具；开关面板、灯具、消防灯具；空调、空调装饰管；暖气工程；消防工程；综合布线；塑钢门窗。
酒店采购工作的基本流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
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工作行为规范系列酒店采购工作程序（标准、完整、实用、可修改）编号：FS-QG-91038酒店采购工作程序Hotel purchasing procedures说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
酒店采购程序*计划内采购程序(月度采购计划)计划内采购程序的制定是为了加强各部门计划性有序管理，将零散采购变为集中采购。
所有的采购行为都要跟着台账等基础工作的补充进行。
具体执行顺序如下: 使用部门负责人→库房主管→成本会计→财务负责人→总经理→采购部1、各部门负责人需根据部门日常消耗测算出下月月度采购计划，于每月20日报库房校核。
2、库房将各部门月度采购计划汇总，结合库存物资合理储备量编制库存物资常备物品采购计划并上报(可参照中软库存系统)。
3、成本会计审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划储备量设置是否合理。
4、财务负责人审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划是否超出部门本年度预算，并对设置原则进一步分析合理性。
5、酒店总经理对月度采购计划拥有最终的审批权。
6、采购部依据审批后的采购计划执行购买，有合格供应商的通知供应商送货，没有合格供应商的连同使用部门共同调研筛选后上报审批，确保次月10日前到货。
*计划外采购程序具体执行程序如下:使用部门负责人→库房主管→采购部→财务部负责人→总经理→采购部购买→收货"采购申请单"应一式四份(见附件一:《采购申请单》) 第一联、采购部存档第二联、申请部门留存第三联、财务全面把控第四联、仓库部门使用各流程负责人职责如下:1、申请部门负责人:应根据自身部门消耗与储备情况酌量填写，并注明所需物品的详细名称、规格、质量、所需数量、用途、申报原因等，确实有必要购买，方可签字确认。
2、库房主管:应仔细审核部门所填写的物品采购单，若库房有存货或有替代品应及时通知使用部门让其领货。
避免浪费，然后签字确认。
如家连锁酒店---采购平台手册P24---如家连锁酒店C:\convert1\temp\90065354.doc 技术部2010-10-21酒店采购平台用户手册酒店采购平台用户手册酒店采购平台用户手册版本号:1.0制作部门:技术部第 1 页共 24 页C:\convert1\temp\90065354.doc 技术部2010-10-21目录1. 引言 ..................................................................... (3)1.1权限 ..................................................................... (4)1.2登录 ..................................................................... ...................................................... 4 2. 酒店采购 ..................................................................... . (5)2.1 采购申请...................................................................... (5)2.2 申请状态浏览 ..................................................................... .. (7)2.3 打印订单...................................................................... (9)2.4 收货 ..................................................................... (11)2.5 打印收货单 ..................................................................... ........................................ 13 3. 店长批示 ..................................................................... .. (15)3.1 店长审批...................................................................... . (15)3.2 店长浏览...................................................................... ........................................... 184. 管理 ..................................................................... . (20)4.1 财务审计...................................................................... . (20)4.2 应付账款...................................................................... ........................................... 225. 常见问题 ..................................................................... .. (23)第 2 页共 24 页C:\convert1\temp\90065354.doc 技术部2010-10-211. 引言根据酒店采购的需要，现调整了采购的流程，简化中间的某些步骤，流程图(如图1)第 3 页共 24 页C:\convert1\temp\90065354.doc 技术部2010-10-21图1 如家酒店运营采购平台流程图1.1权限该平台提供3种权限:酒店值班经理(R)、店长(M)、财务人员(A) 第 4 页共 24 页C:\convert1\temp\90065354.doc 技术部2010-10-21帐号统一由技术部门给定。
酒店采购流程酒店采购是指酒店企业为满足其运营所需而进行的原材料、设备、服务等的采购活动。
酒店采购流程主要包括需求分析、供应商选择、供应商评估、报价比较、采购合同签订、采购订单下达、货物验收、付款结算等环节。
首先，酒店采购流程的第一步是需求分析。
酒店管理团队根据酒店的规模、业务类型及需求，确定所需要的物品和服务的种类和数量，并明确质量要求和交货期限。
第二步是供应商选择。
酒店管理团队会根据需求分析的结果，寻找适合的供应商。
供应商的选择除了考虑价格外，还需要考虑供应商的信誉度、产品质量、交货能力等因素，选择具备稳定供货能力和良好信誉的供应商。
第三步是供应商评估。
酒店管理团队会根据供应商的公司资质、产品质量、生产能力、售后服务等方面对供应商进行评估，确保选择的供应商符合酒店的需求和标准。
第四步是报价比较。
酒店管理团队会向选择的供应商索取报价，对各个供应商的报价进行综合比较，综合考虑价格、质量等因素，选出最适合的供应商。
第五步是采购合同签订。
在确定了供应商后，酒店和供应商会签订正式的采购合同，明确双方的责任和权利，保障采购的合法性和可靠性。
第六步是采购订单下达。
酒店根据采购合同的内容和需要，制定采购订单，并发给供应商，明确订购的物品种类、数量、交货时间等事项。
第七步是货物验收。
当供应商交货后，酒店进行货物验收，对所收到的货物进行检查，确定货物是否符合采购合同的要求和质量标准。
最后一步是付款结算。
在货物验收合格后，酒店按照采购合同的约定，进行付款。
付款可以通过银行转账、现金支付等方式进行，确保供应商能够按时收到款项。
总结起来，酒店采购流程包括需求分析、供应商选择、供应商评估、报价比较、采购合同签订、采购订单下达、货物验收、付款结算等环节。
每一步的进行都需要酒店管理团队的细心策划和有效执行，以确保酒店采购的顺利进行和物品质量的保证。
如家酒店的采购流程1.需求确认：酒店相关部门（如前厅、餐饮、客房、行政等）根据业务需要，确定采购需求，包括物品的种类、数量和质量要求等。
2.供应商选择：通过市场调研、询价、招标等方式，选择合适的供应商。
选择供应商时需要考虑价格、质量、服务以及供应能力等因素。
3.询价和比较报价：向选定的供应商发送询价，要求报价和提供相关样品或图片。
根据收到的各个供应商的报价，进行比较和评估，选择最合适的供应商。
4.供应合同签订：与选定的供应商签订供应合同，明确采购物品的品种、数量、价格、交货期限、质量标准、支付方式等条款。
5.支付和结算：根据供应合同约定的支付方式和时间，对供应商进行付款。
一般情况下，酒店采购部门会在收到供应商的发票后进行核对和结算。
6.物品验收：采购部门在收到供应商交付的物品后，进行质量验收。
物品需要符合酒店规定的质量标准，否则可以退回给供应商要求更换或索赔。
7.入库和库存管理：验收合格的物品按照规定流程入库，并做好库存管理工作。
库存管理包括保证库存信息的准确性，合理安排库存数量，定期盘点等。
8.物品分发和使用：根据各部门的需求，采购部门将物品按照相关流程分发给相应的使用部门，确保物品能够及时、正确地使用。
9.供应商绩效评估：在一段时间后，对供应商的绩效进行评估。
包括供应商的交货准时率、产品质量、服务态度等内容。
根据评估结果，可以决定是否继续合作或者寻找新的供应商。
10.采购数据分析：定期对采购数据进行分析和统计，包括物品的采购金额、供应商的交货准时率、物品的使用情况等。
通过数据分析，可以找出采购中存在的问题和改进的空间。
通过以上的采购流程，如家酒店可以实现高效、规范的物品采购管理，确保酒店的正常运营和提供优质的服务。
宾馆采购管理制度为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度;一、采购管理部门酒店设立专职采购部,接受总经办、财务部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作;二、采购部工作基本要求1、所有大型采购项目均需采购小组讨论签批授权及酒店财务部批准同意;2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质;3、所有采购物品的质量须保持一惯稳定;4、采购部工作人员须对自己采购物品的价格和质量负责;5、采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会;6、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品,采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时上述资料须全部列入移交;采购人员自购物品价格信息采购部每天须录至采购部价格信息库;7、采购时间要求：一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等物品使用部门须提前两个月下单采购;8、采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予报销;9、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜;10、采购部负责跟进各协作厂商的货款,及时签批支付事宜;对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利;三、采购审批程序1、申购单审批程序采购申请单一共三联,在经审批后,第一联采购部存档并组织采购,第二联作仓库收货用,第三联部门存档;2、单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经采购小组最后批准后方可采购,酒店财务部将对价格及品质进行不定期抽查;3、单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序：采购部寻找至少三家厂商比较价格品质,采购小组确定供货商,采购部与供货商共同草拟合同或采购协议;评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、总经理组成4、赊购月结物品采购审批程序蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果由主厨直接下单,餐饮部经理签字确认后至采购部,由采购部与供货商对接；其它物品按上述第1、2、3款程序执行;5、各月结供应商选定办法采购部每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、总经理、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商;采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格与供应商确定固定的时间段至少一个月的供应价,在此确认期间内,供应商应按此固定价格提供酒店所需的物料;四、采购监督采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及公司稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督;五、供应商管理1、采供部应定期每月或每季度牵头,组织财务部和使用部门及集团稽查组对供应商进行评估酒店每类物品须有至少三家供货商,淘汰部分不合格供货商;2、选用供应商角度采用1+2+N原则;所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商;这类商品只有一个主要供应商大70%的物资从他手中购买;2个辅助供应商提供大约30%的物资,一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替;数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量,也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角;3、采购部应做好供应商档案管理;当供应商变动时,及时更新相应的供应商档案;4、采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象,保证酒店信誉;采购部工作流程一、各类物品采购工作流程1、仓库补仓物品的采购工作流程仓库的每种存仓物品均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时即需要补充货仓里的存货;一般来说,仓库管理员每月月底根据流动资金状况、固定资产的配备情况、本期预计的客流量、物料的采购周期、物料的保存期拟定下月的补仓物品,并据此填写一份仓库补仓“采购申请单”且采购申请单内必须注明以下资料改为：并作出书面的补库计划表,表格内必须列明的物品信息如下1货品名称、规格2平均每月消耗量3库存数量4最近一次订货单价5最近一次订货数量6提供本次订货数量建议经采购小组签批同意后送采购部初审审核后必须由总经理及副总经理签名确认,采购部在采购申请单上签字确认并注明到货时间;采购部初审同意后,按仓库“申购单”内容要求在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批经采购小组批准后,采购部立即组织实施;一般物品要求3天内完成,如有特殊情况要向主管领导汇报;2、各部门使用物品的日常采购工作流程1部门新增物品的采购工作流程若部门欲添置新物品,部门经理应填写申购单,经采购小组审批后,连同“申购单”一并送交采购部,采购部初审同意后按“申购单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经采购小组批准后,采购部立即组织实施;2部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一份“物品报损报告”给财务部及采购小组审批;经审批后,将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部,申购部须在采购申请单内注明以下资料：①货品名称、规格②最近一次订货单价③最近一次订货数量④提供本次订货数量建议采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续,经采购小组批准后组织采购;3部门所需物料的日常申购酒店各部门在日常的经营管理中,需要大量的物料,为了不占仓位,通常进货是直接存放在使用部门中的,所以这批物料的短缺,均由使用部门直接提出物料的申购单,这批物料申购单的数量较大,涉及面较广,几乎所有酒店部门都有,因此在申购与审批过程中均需严格控制,考虑因素有下面两个方面：①部门在提出物料申购单的时候,应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等;②采购部门若发现申购单上的物料,属于新近增加而以往是未曾采购过的物料,采购部门应将新采购物料样品确认书一起保送财务总监,物料申购部门主管及有关人员验证签署后方可履行下一步的采购程序;3、鲜活食品、冻品的采购工作流程蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜水果等物料的采购申请由餐饮部根据当日经营情况预测明天用量填写每日申购单交采购部,采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购;4、维修零配件和工程物料的采购工作流程1工程部日常补仓由工程部填写申购单且申购单内必须注明以下资料为减小采购的工作量,建议工程部尽量能按月度作出补库计划,除了根据突发的维修事件需要进行的及时、零星采购之外：①货品名称、规格②平均每月消耗量③库存数量④最近一次订货单价⑤最近一次订货数量⑥提供本次订货数量建议2大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写工程立项书工程预算表附后,且申购单内必须注明以下资料：①货品名称、规格②库存数量③最近一次订货单价④最近一次订货数量⑤提供本次订货数量建议;以上申购单经采购小组签批同意后送采购部初审,初审同意后按申购单内容要求在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经采购小组批准后,采购部立即组织实施;3经营中不常备的经营物料或常备物料,但某一时使用量超出常规的库存范围时可以随时出单而不受常规的限定,此类情况的采购可由采购部进行优先采购,或在政策规定的范围中经主管副总同意后,由使用部门在指定地点进行紧急采购,但价格不能超过财务规定的指导价;事后工程部补签申购单;二、采购工作流程中须规范事项1、采购申请单一共三联,在经审批后,第一联采购部存档并组织采购,第二联作仓库收货用,第三联部门存档;2、审核采购申清单,收到采购申请单后,采购部应作出以下复查以防错漏：1签字核对：检查采购申请单是否部门经理签字,核对其是否正确;2数量核对：复查存仓数量及每月消耗,决定采购申请单上的数量是否正确;3规格核对：申购部门应注明详细的申购物品规格;4价格核对：仓库需注明物品最近一次价格,采购时原则上不能高于此价格;3、邀请供应商报价;三、货比三家工作流程每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性;酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品;具体做法如下：1、采购部按照申购单的要求组织进货,填制空白报价单,包括：物品名称、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间送交供应商至少选择3家供应商,要求供应商填写价格并签名退回;对于交通不便或外地的供应商可用传真或电话询价;用电话询价时应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名、职务等;提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交采购小组审批;2、采购小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几家供应商报来的的货品价格、质量、信誉等进行评估后,确定一家信誉好、品质好、价格低、付款方式好的供应商;四、采购活动的后续须跟进工作1、采购订单的跟催当订单发出后,采购部需要跟进整个过程直到收货入库;同时,采购部还应继续跟进物料的使用情况,做好物料使用情况的反馈记录;2、采购货物的验收1验收的质量标准：根据酒店选定的样品验收;2验收的数量标准：根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收,数量差异应控制在申购数量的上下10%左右;3验收人员：货物到店后,由采购部、库房人员、领用部门负责人三方共同验收,由三方共同在入库单签字才有效;4验收程序：①由库管人员填写“入库单”,注明所收物品的品名、规格、数量、单价、金额;②入库单填写完后,由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效;签字完毕后的入库单一式三联,第一联库管自己留存；第二联交财务作为记账凭证；第三联交供货商或采购人员作为结账凭证;3、采购订单取消1酒店取消订单如因某种原因,酒店需要取消已发出的订单,供应商可能提出赔偿要求,故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法,以便报采购小组作出决定;2供应商取消订单如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部必须能找到另一供应商并立即通知申购部门,为保障酒店利益,供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失;4、违反合同合同上应载明详细细则,如有违反,应依合同上所载处理;5、档案储存所有供应商名片、报价单、合同等资料需分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天录入采购部价格信息库;6、采购交货延迟检讨凡未能按时、按量采购所需物品,并影响申购部门正经营活动的,需填写采购交货延迟检讨表说明原因和跟进情况并呈财务部及采购小组批示;7、采购物品的维护保养如所购买的物品是需要日后维修保养的,选择供应商便需要注意这一项,对设备等项目的购买,采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法;同时,事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况;。
如家酒店的采购流程如家酒店采购流程1.采购需求确定如家酒店采购流程的第一步是确定采购需求。
这包括确定需要采购的物品或服务的种类、数量、质量标准以及预算等。
2.供应商筛选在采购需求确定之后，如家酒店会对供应商进行筛选。
供应商的选择基于多个因素，包括价格、产品质量、供货能力、售后服务等。
如家酒店通常会与多个供应商进行对比，然后选择最适合其需求的供应商。
3.报价和议价一旦供应商确定，如家酒店会向供应商索取报价。
供应商会提供详细的报价单，包括物品或服务的价格、交付方式、付款方式等。
如家酒店会对报价进行审核，并与供应商进行议价，以获得更有竞争力的价格。
4.合同签订在报价和议价完成后，如家酒店会与供应商签订采购合同。
合同应包括双方约定的采购内容、质量标准、价格、交付时间和方式、付款方式等条款。
合同签订后，采购过程正式开始。
5.供货和验收供货和验收是整个采购流程的关键步骤。
供应商会按照合同的约定进行供货，并提供相应的发票和交付单据。
如家酒店会对所收到的物品或服务进行验收，以确保其质量和数量是否符合合同的要求。
6.付款和结算一旦物品或服务验收合格，如家酒店会进行付款和结算。
通常情况下，付款方式可以是预付款、验收合格后付款等。
如家酒店会按照合同约定的付款方式进行付款，并与供应商进行结算。
7.供应商绩效评估为了确保供应商的质量和服务水平，如家酒店会对供应商进行绩效评估。
绩效评估的内容包括供应商交货的及时性、质量控制能力、售后服务等。
供应商绩效评估结果将会影响到与供应商的合作关系。
总结：如家酒店的采购流程包括采购需求确定、供应商筛选、报价和议价、合同签订、供货和验收、付款和结算以及供应商绩效评估等步骤。
这些步骤的目的是确保采购物品或服务的质量、价格和交货时间符合如家酒店的需求。
采购业务数据流程图
①仓库部门人员，填一张采购申请单
②采购部进行采购申请审核，通过后生成采购订单（查询供应商）并交经理审核
③三天后，执行采购到货
④仓库执行采购入库
U/C矩阵图
表1 如家酒店供应商管理信息系统的U/C矩阵
（1）U/C矩阵的正确性检验
建立U/C矩阵后要根据“数据守恒”原则进行检验。
经检验可得，守恒。
（2）U/C矩阵的求解
通过调换“功能”和“数据类”的位置，使矩阵中的“C”尽量朝对角线靠近，并以“C”为标准划分子系统，得到结果如表2所示。
为产品管理、材料管理、生产管理三个子系统，各子系统包含的功能以及子系统之间的数据联系如表3所示。
酒店采购部工作流程一、各类物品采购工作流程1、仓库补仓物品的采购工作流程：仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补（1)货品名称,规格；(2）平均每月消耗量；（3）库存数量；（4)最近一次订货单价;（5）最近一次订货数量；（6)提供本次订货数量建议.经董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间.采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单"内容要求,在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后，采购部立领导汇报.2、部门新增物品的采购工作流程：若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后，连同“采购申请单"一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批.经审批后,将一份“物品报损报告"和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料：（1）货品名称，规格；（2)最近一次订货单价;（3）最近一次订货数量；（4)提供本次订货数量建议.采购部在至少三家供应商中比较价格品质，并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。
4、鲜活食品冻品的采购工作流程：申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
5、燃料的采购工作流程：申购计划，填写采购申请单，按酒店采购审批程序办理,并组织实施。
6、维修零配件和工程物料的采购工作流程：工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称,规格；（2）平均每月消耗量；（3)库存数量；（4）最近一次订货单价；（5）最近一次订货数量；（6)提供本次订货数量建议.大型改造工程或大型维修活动，工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单（工程预算表附在采购申请单下面)，且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2)库存数量；(3）最近一次订货单价;（4）最近一次订货数量；（5)提供本次订货数量建议。
物资采购项目操作流程一、采购项目旳申请1.部门根据营业状况需要在部门、库房没有该项目或该项目局限性旳状况下可以申购；库房在库存定额局限性旳状况下要根据物资定额提出申购。
申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。
2. 库房储藏以外旳项目由各使用部门提出申购。
申购之前必须查询库房与否有该项目旳储藏或替代品。
二、采购项目旳审批、择商、确认、报价与购买1.经确认实属必要购买项目，必须由库房或使用部门填写申购单，经部门负责人、库管员、分管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。
2.酒店所需商品由财务部负责安排采购；3.采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通。
在确认无误后，应按照规定尽快安排采购。
如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。
如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈，通过对比、筛选，并报有关人员批准后进行采购。
对于零星项目旳采购可安排采购员在市场上直接采购，但要做好采购监督工作。
4.供应商旳优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有，任何部门或人员不得占为私有。
5.对有特殊规定旳或需要加工定做旳采购项目，申购部门需要作具体旳阐明或提供样品，供应商报价时必须提供样品或有关资料，经部门负责人及有关人员批准后方可办理采购。
6.财务部对内要积极与部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品旳原则和使用状况；对外常常做好市场调查研究，掌握市场信息；积极积极向使用部门推荐适路产品及质优价廉旳替代品；积极积极向酒店提供市场状况及购买方略。
7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充足准备、掌握市场行情旳条件下择优拟定；使用部门有权理解所需物品旳价格和提出质疑。
财务部在择商报价中必须认真研究看待；使用部门必须在工作中要积极与财务部沟通配合，对所掌握旳供应商状况及购物意向要积极通报财务部，由其选定质优价廉服务好旳供应商。
8.确属疑难采购项目，财务部应及时与使用部门进行沟通，研究对策，必要时可由使用部门派人一同采购。
采购部采购流程一：项目概算审批项目开发前期或调整概算，由工程部高级项目经理根据开发部开发总监提供的项目信息登记表制作项目概算和项目设计与改造方案说明。
项目概算制作时在电子表格“工程概算”中输入项目数量。
项目名称，单位，价格预先设定，工程金额由电子表格自动计算。
工程部高级经理邮件递交项目设计与改造方案说明及项目概算至总工程师及资深副总裁进行审批，同时抄送采购部经理，工程总监/工程总监助理。
二：方案的审批对于煤气接入，化粪池清运及改建，水电增容，新风系统，消防强排烟，锅炉，电梯，中央空调，钢结构，大堂门，彩钢工程，有线电视接入，广告灯箱，厨房设备等该类货品。
1）由项目经理递交采购申请邮件，邮件中需注明品名，数量，要求到货时间，收货联系方式。
2）到高级项目经理3）到工程部总监/助理4）到总工程师5）到资深副总裁审批6）转采购专员进入采购流程。
三：采购申请的邮件申请和审批一、由项目经理递交采购申请邮件，邮件中需注明品名，数量，要求到货时间，收货联系方式。
二、到高级项目经理审批三、到采购。
四：采购平台生成采购订单1）项目经理在平台登陆订单，同时递交采购申请邮件，邮件中需注明品名，数量，要求到货时间，收货联系方式。
2）高级经理在采购平台上审批订单，同时邮件审批；3）采购专员在采购平台上核价，生成采购订单；4）之后，采购专员发送邮件至采购部经理审批，将采购订单作为邮件附件，邮件注明项目名称，供应商，申报金额，概算均价，付款方式，订单号。
i．对于全国性采购，在审批邮件中注明采购合同号。
5）采购部经理审核数量，单价，总价，概算。
i）对煤气接入，化粪池清运及改建，水电增容，新风系统，消防强排烟，锅炉，电梯，中央空调，钢结构，大堂门，彩钢工程，有线电视接入，广告灯箱，厨房设备等类别以及超概算项目，再递交采购订单由资深副总裁邮件审批。
ii）授权采购部经理审批合同类别：涂料；地板、地毯，窗帘、客房家具；餐厅家具、行李架、客房椅、床垫、房号牌；木门、防火门、电子门锁；水泵、不锈钢水箱；客房配电箱、楼层配电箱；五金、浴帘、洁具；开关面板、灯具、消防灯具；空调、空调装饰管；暖气工程；消防工程；综合布线；塑钢门窗。
VP直接审批合同类别：煤气接入；化粪池清运及改建；水电增容；新风系统；消防强排烟；锅炉；电梯；中央空调；钢结构；大堂门；彩钢工程；有线电视接入；广告灯箱；厨房设备。
iii) 对于申购审批流程到采购经理的大类的工程，由采购部经理邮件审批。
该类超过概算的由VP审批。
对于申购审批流程到VP大类的工程均由VP审批。
6）最终审批人连同附件采购订单回复审批邮件至财务经理，抄送高级项目经理，工程总监，采购部经理，项目经理、采购专员、工程副总裁、资深副总裁、财务部总监、首席财务官。
五：签合同、发送订单和收货1）全国供应商已经签有框架采购合同，不要再签单店采购合同；地方供应商按审批邮件签单店采购合同。
2）采购专员收到经邮件审批的采购订单后，通过邮件或传真和将采购订单发送给供应商。
3）除公共事业采购，供应商均需回复确认订单收到。
供应商邮件（或传真）回复采购专员订单收到，邮件由采购专员保管。
4）项目经理与供应商直接联系，以确保供应商及时到货并到店。
当项目经理确认收货（安装）数量及质量合格后，在采购平台系统中确认收货结束，并在采购平台系统内关闭订单。
I）采购平台系统中订单审批后，不能对其进行任何修改及删除操作。
II）工程部的项目经理如减少订货，按需要数量通知供应商,在采购平台系统填写实际收货数量，并关闭订单。
III）工程部的项目经理如增加订货，采购平台内收货数量不可超过订单数量，需生成新的差量订单，遵循新订单流程。
5）甲供材料均直接送至各项目工地。
项目经理或施工队组长/经理对照打印的审批授权人发送的采购订单进行验收，主要检验收到货物与采购订单数量，型号是否一致，货物质量是否合格，并在送货单上签字，保留一联送货单。
6）每季度末，项目经理将已入库未付款的甲供材料通过电子表格递交高级项目经理，高级项目经理汇总后递交工程总监审批，由工程总监提供给总部财务部作为暂估依据。
六：供应商档案维护1）供应商资料录入采购平台系统I）采购部文员填写供应商采购平台录入申请单，送交采购部经理审批。
采购部经理审批供应商采购平台录入申请单后，采购部文员依据供应商采购平台录入申请单在采购平台系统内录入新供应商资料。
包括供应商名称，供货内容，供货价等。
II）由采购部文员负责在采购平台系统内供应商资料进行输入/修改/增加无效标志，然后由采购专员/项目采购经理对其输入/修改/增加无效标志的内容进行复核，并在相关修改依据上签字确认。
2）采购部文员每半年从采购平台系统中导出供应商资料清单，检查并标记出异常供应商：i)重复的供应商信息；ii)6个月内未发生交易的供应商，且不再进行交易的供应商提出添加无效标志申请，递送采购部经理审批。
iii)采购部经理审核供应商资料清单，以检查a: 所有供应商资料变更均被及时更新；b: 没有重复的供应商；c: 对6个月内未发生交易的供应商的处理方式，并签字批准。
3) 供应商将供应商基本资料的更改通过邮件/传真发送给采购部专员，由其转交采购部文员。
采购部文员根据供应商邮件/传真，或者供应商清单检查结果填写采购平台变更申请单，采购部经理进行审批；如为价格上涨，采购经理还需递交资深副总裁和CFO邮件审批。
审批后，采购部文员对系统内供应商资料进行修改。
3）采购部经理对甲供材料供应商评估进行审批，确定不合格供应商，作为采购部文员在采购平台系统为不合格供应商添加无效标记依据。
采购部付款流程：工程进度付款：一、项目经理根据施工合同约定及项目进度情况，递交付款申请邮件，写明付款金额、付款条件、承包商；二、到高级经理审批；三、到工程总监或工程总监助理审批；四、到采购部付款专员复核，（包括核对发票、经审批的付款审批邮件及施工合同，以确保项目和金额正确。
）五、到采购部经理审批；六、采购部付款专员打印付款单及相关邮件，采购部经理签字，资深副总裁签字。
七、付款申请单需详细填写申请人，部门，申请日期收款单位，合同号，项目，付款内容，合同总价，已付金额，本次付款额，欠款余额，收款单位帐号等信息。
八、采购部付款专员将付款单据转财务部。
工程材料设备付款：一、项目经理按合同在原始申购邮件的基础上申请，写明付款金额、付款条件、供应商；二、到高级经理审批；三、到工程总监审批；四、到采购专员复核付款金额、付款条件、供应商、订单号五、到采购部付款专员复核，（包括复核项目经理平台录入收货情况、邮件金额、订单总金额等）六、到采购部经理审批；七、采购部付款专员打印付款单及相关邮件，采购部经理签字，资深副总裁签字。
八、付款申请单需详细填写申请人，部门，申请日期收款单位，合同号，项目，付款内容，合同总价，已付金额，本次付款额，欠款余额，收款单位帐号等信息。
九、采购部付款专员将付款单据转财务部。
采购部退换货流程一：提出申请1）由工程项目经理与供应商联系后，邮件提交申请至高级项目经理；2）高级经理审批后提交至工程总监\工程总监助理审批；3）至采购部经理审批；4）至资深副总裁进行审批；5）资深副总裁审批后，回复项目经理，并抄送总部财务。
二：退换货处理退换货申请经审批后，工程部文员根据经审批的邮件填写连号的退货单或换货单，并递交总部财务部。
1）对于换货：i）项目经理接到审批邮件后，通过邮件（并电话）与供应商联系，同时抄送采购部经理和采购专员。
并在采购平台系统中删除原订单。
ii）按甲供材料订单流程生成新订单。
新订单生成后，采购经理按正常的申购流程通知财务部将预付款转至新订单条目中。
2）对于退货：i）项目经理接到批准邮件后，项目经理和采购专员一起通知供应商。
ii）财务部收到退货款后通知采购专员和项目经理可以退货，由项目经理删除订单。
新供应商引进流程：一）寻找供应商i．中央采购：采购专员通过收集市场信息等途径寻找合适的供应商。
ii．地方采购：项目经理通过收集市场信息等途径寻找合适的供应商。
二）接收报价单i. 全国性采购：供应商将报价单邮寄至采购专员。
报价单由采购专员保管。
a：对于已有供应商的产品，采购专员与已用供应商价格进行对比。
b：对于新产品选择供应商，采购专员接受2家以上供应商报价。
ii．地方性采购，供应商将报价单邮寄至项目经理。
项目经理对价格质量进行综合比较后，通过邮件发送2份报价单至高级项目经理，高级项目经理发送至采购专员。
报价单由项目经理保管，开业后移交店长。
（涉及市政方面政府垄断项目的直接报送一家报价给采购部审核。
）三）比价、谈判i．全国性采购：采购专员/采购经理会与供应商进行面谈，走访工厂，通过文字说明+与老供应商及产品进行各性能比较的表格方式, 递交采购部经理审批。
采购部经理发送邮件将供应商报价情况递交管理层审批。
（资深副总裁，CFO依次对报价邮件进行审批。
）审批结束后，采购专员与供应商联系，完成合同初稿，并填写合同审批单，递交至授权审批人。
a.全国性供应商试用期间签署普通的单店采购合同。
b.全国性供应商签署框架采购合同。
ii. 地方性采购：采购专员通过电话与供应商进行联系，以文字描述（供应商联系方式、初始报价金额等）的邮件形式递交采购部经理审批。
采购部经理按采购流程与申购邮件一起审批（按流程需上报资深副总裁审批的有资深副总裁审批）。
地方供应商签署普通的单店采购合同。
采购部工程招标流程：1）项目开发后期，资深副总裁通过采购部经理通知采购专员准备招标。
2）采购专员通过电话与负责房屋租赁的开发部经理及工程设计室联系，了解项目信息，拟定邀标函。
3）邀标函通过邮件发给长期合作的承包商。
一般回标时间为5天。
4）接到供应商的投标书后，采购专员将招标汇总邮件发送至采购部经理，至少两家以上施工队参加竞标。
i 投标内容包括竞标单位，房间数，施工工期，设计周期，设计费，闭口报价，项目经理姓名，自报质量，已建项目，在建项目，其他优势及优惠条件等。
5）采购部经理与工程总监/工程总监助理讨论后，将招标汇总及推荐承包商邮件递交资深副总裁，CEO审批。
6）CEO批准后，采购部经理给中标承包商发出中标通知书。
7）签署施工合同。
采购部新承包商引进流程：A．一般由公司内部员工推荐。
B．审查该承包商营业执照上的资质（一般高于2级）。
C．.获取其他相关资料，如承包商曾承包业务的介绍等。
D．将以上讯息邮件递交至资深副总裁审批。
E． CEO邮件审批。
