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泛微协同商务系统e-cology 知识管理解决方案Submitted By Weaver Software泛微法律声明：版权所有请勿转载泛微协同商务系统（e-cology）知识管理解决方案泛微协同商务系统（e-cology）知识文档管理模块（e-Document）--构建贴合您需求的知识管理解决方案一、问题的提出：随着信息技术的飞速发展，社会已经进入了"知识经济"的年代，知识和信息成为一个公司发展越来越重要的资源。
知识的表现形式可以是报告、方案、说明书、分析、手册、邮件等，甚至是存储在人头脑中的隐性知识。
而对知识进行有效的积累、管理和共享可以改进和提高个人、部门和组织的创新能力、响应能力、生产力和技能素质。
如何对企业中各种类型的知识进行明晰、统一的管理，如何让管理者和员工的经验技能等隐性知识及时地表现出来并且很好地为整个公司所用，如何建立起一个能自我学习（Self-learning）的学习型组织以支持员工成长和企业发展的需要……这些问题成为了企业进行知识管理思考的重点。
基于泛微协同商务系统（e-cology）的泛微知识管理解决方案，帮助企业对相关的知识资源进行高效、有序的管理，让所有人都能快速而方便地把自己掌握的经验技能以恰当的方式共享，同时访问到或学习到自己所需要的信息和知识，从而全面增强人员的技能素质和协同工作能力以获得企业整体的竞争能力。
二、泛微知识管理解决方案泛微协同商务系统（e-cology）的知识文档管理模块（e-Document）提供了全面的知识管理框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档。
所有的知识信息都可以经由Web浏览器找到并获得。
e-Document与信息门户相结合，针对不同的目标用户制订不同的知识内容，使用户通过Internet/Intranet快速获得完全个性化的界面和内容服务，实现用户友好性和灵活性的结合。
edoc2文档管理软件减少企业成本的“必杀技”随着企业的发展壮大，总会产生大量的信息。
据调查统计，80%以上的企业信息为非结构化数据，由技术方案、演示材料、设计图纸、报告、照片、广告视频、合同、传真等等海量文档组成。
这些都是最宝贵、最具价值的知识资产。
然而，这些文档(文档管理软件)却分散在服务器、员工的PC机、笔记本电脑上，不管是在资料整理，还是需求查找时，都相当耗时耗力。
或许有很多企业已然意识到了这个问题的严重性，想要改善却不得其法。
edoc2文档管理遵循以项目为核心、以任务为基点、以流程为准则、以知识为载体的设计理念，助力国内企业的成长和创新，得到了电子、通信、医疗、化工、金融、政府、咨询、设计等行业客户的广泛应用和好评。
捷为项目知识管理是项目产出物的统一管理和知识的沉淀利用，为企业提供一个集电子文档、纸质文档、数字资产、文控等各类文件管理于一体的整体解决方案。
全格式文件集中存储，多个版本文档关联，全文搜索引擎犹如企业内部的“小百度”，用户能够精准快速从海量资料中查找所需文档。
很多企业用户表示，自从使用edoc2文档管理软件后，因为海量的文件造成版本混乱、文件丢失、查找效率低等一系列问题不复存在，保住了企业的知识财富，大大提高了工作效率。
节省企业成本机密文件零泄漏在银根继续紧缩的背景下，现金为王才是硬道理，使得企业不得不采取一切手段提升企业核心竞争力，控制成本。
edoc2文档管理软件的使用，从控制打印费用与文件泄露产生的无形损失两方面减少了企业成本。
对于很多单位来说，各种方案、合同、卷宗资料等许多重要纸质文件，都需要打印传阅或者整理归档，然后打印成本很高，浪费严重。
除了更换打印设备，还有更好的节省打印费用的方法吗?当然有，那就是减少文档打印。
edoc2文档管理系统，为企事业搭建多类型、全格式、安全的文件网络集中存储的平台。
信息可以轻松、安全地实现内外部共享，不仅提高协同办公效率，同时还减少不必要的文档打印，从而节约了企业经营成本。
edoc2-ISO文档管理解决方案随着企业业务发展及与国际化接轨的要求，国内企业迫切需要采用成熟的ISO管理标准体系改善自身管理环节，提高管理水平，同时通过对自身管理体系的ISO认证来给客户以信心和保障。
熟悉ISO的人都知道，在质量体系中，最为显要的难题之一就是如何进行文档管理。
ISO文档管理常见问题●文件审核、会签效率低，办理周期长○质量文件的新建、变更，必须由相关人员来办理文件的审核和会签，费时费力，效率低。
因会签时间仓促，对文件审核力度不够，造成文件多次修改。
在会签过程中，无法跟踪监控文件的签核进度。
●旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆○文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行，而旧版本仍可调用，导致文件版本混乱等情况，以至造成不必要的经济损失。
●无法确定文档状态○好不容易找到的一份文件，确实去年起草通过的，现在无法判断文档是否还能使用，有没有过期，有没有新的版本产生等。
●文件查询、调阅困难○随着文件的增多，如何快速的找到需要的文件并快速调阅是非常困难的事情。
而且往往文件还需要关联许多其他文档，因此如果需要彻底了解一份文件就需要查询调用多份文档。
edoc2 ISO文档管理方案为了解决企业在ISO文档管理方面所遇到的各类问题，达到ISO文档管理的目标，KASS ISO 文档管理方案具备以下功能：ISO 文档管理专用的功能：○可自行定义和维护文件的分类结构体系;○支持ISO 文件生命周期管理，包括文件起草、审核、发布、签收、变更、调阅、废止等各个阶段。
可以引用系统定义好的流程，严格按定义的流程自动化运行;○实现文件的受控访问;○支持文档的只读预览操作;○支持文件的版本管理，无论是最新版本和作废后的旧版文件都容易管控;○系统为每个文件生成唯一编号，支持任意的文档编号和版号编号规则;○支持文件多附件：ISO文件的表单和附件分离;○支持自定义分类及设置分类高级属性：文件类别、文件阶段、文件密级、生效日期、所属部门、文件摘要等等;○支持ISO 文件清单功能，支持根据要求自定义各类管理报表。
e-Document: 知识文档管理e-Document，创建知识积累、共享、利用和创新的平台。
1.问题的提出作为公司最大财富的知识，没有得到积累、共享和利用，并且随着人员流动而丧失。
我们需要从不同的地方收集信息：打电话，找文件，等待他人帮助，接收电子邮件和备忘录。
但是，这种信息获取方式取决于个人能力，以及他人是否愿意提供。
总之，获取信息的效率太低。
现在，很多公司致力于使用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问――但信息仍然需要被复制，企业仍然需要维护不同的数据库。
2.解决方案e-Document的解决方案：搭建知识积累、共享、利用和创新的平台。
●人们可以将宝贵的时间用在分析、判断、解释信息和采取行动上，而非最基础的收集信息上；●市场信息、管理经验、专业技能，无论是成文的信息、还是脑海里的构思，皆可发布、分类和归集；●强大的搜索、个性化的分发，随时随地可迅速获得需要的信息和知识；●一人对一人的交流，或多人对多人的沟通，充分运用群体智慧，知识在分享中得到更新。
3.模块架构各种来源，各种格式的知识文档，都可以上传或下载，并通过一定的流程发布到公司知识库；知识文档分类存放后，员工可根据文档、目录的权限，以及搜索引擎很方便的利用知识库内的信息，同时系统可根据相关的设置将知识发送到不同的门户：包括内部门户、外部门户（外部网站，客户门户，分销商门户和供应商门户），这样可以为不同的部门和不同的用户提供个性化的信息。
4.模块综述e-Document提供了全面的知识文档管理的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档；e-Document可以管理内部和外部网站，并针对不同的目标用户制订不同的网站内容，通过与信息门户的结合，用户获得完全个性化的界面和内容服务；e-Document维护动态的知识库，用户可以自由地就某个主题进行广泛的讨论以获取信息和经验，同时，也可以利用已有的知识库对自己的知识进行补充，还可利用各种知识管理工具提升对知识的分析、利用；e-Document严格的安全限制和完备的日志功能，保证文档的读取和操作的安全性；e-Document与其他模块的协同工作，完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周期。
文档管理系统—企业文档管理文档管理系统主要是用来管理我们常用的一些文档、图纸、视频和音频等信息内容。
对于企业而言，文档是重要的智力资产。
在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本txt格式等;从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。
这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。
随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难;查找缓慢，效率低下;文档版本管理混乱;文档安全缺乏保障;文档无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。
所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。
edoc2文档管理系统为用户提供个性化管理体系。
按照客户应用架构的不同，edoc2提供符合客户各种应用场景要求包括应对大数据挑战的部署架构。
包括：独立服务器部署、分布式服务器部署、集群服务器部署根据客户的具体业务类型，edoc2提供了5个版本的业务产品。
包括：edoc2 ISO版、edoc2 GMP版、edoc2 PDMS版、edoc2 ERMS版、edoc2云网盘版edoc2可以提供基于私有云，公有云或混合云的部署方式，edoc2是微软云加速器二期入选项目。
提供多种客户接入方式，包括：Web网页端、Client客户端、VDrive虚拟盘、Mobile 移动端、Sync同步盘。
edoc2移动端可以支持IOS和Android各种设备对内容库的访问。
通过edoc2提供的统一内容管理平台，可实现高效的内容协作，包括文档的自动分类、关联、统一访问以及多人协作等。
同时，edoc2 Sync同步盘与edoc2 Client客户端组件简化了内容协作方式，进一步提高内容协作效率。
edoc2文档管理解决方案
随着知识电子化时代的不断发展，人们对文档知识管理的需求，越来越强烈。
企业或组织对其最重要的累积资产——文档信息(如项目文档、档案、电子文件、合同、ISO 9000质量控制文件等)统一管理，越来越多的政府部门和大型企业机关认识到这一需求的迫切性。
文档存放无序：无论是政府机关、设计院、企业等单位，工作体现在大量的文档中，包括项目文档、公文、图纸、票据、文件等。
这些都是人们知识劳动的结晶。
然而，这些文档无论是电子文档还是纸质的文档大多被杂乱地存放着。
文档存储与管理分散：目前公司文件分散地存放在各同事个人电脑中，以临时共享文件夹的方式进行传递与共享。
这样的文件的分散存储与共享存在极大的弊端，比如安全没有保障、共享不太方便、权限无法控制、利用效率低下、业务流程受阻等等。
信息检索困难：由于文档存放无序，大量的文档只能够依靠手工的硬盘备份存放形式或纸质存放形式进行管理，无法从这些海量的文档中快速得到所需要查看的文档。
常常还有遗失的现象，查找起来十分麻烦。
信息可复用程度低下：由于文档信息无法共享，查询检索及其困难，还有许多纸面传真信息的存在，可重复利用的价值几乎没有。
保密性差：由于文档存放无序，没有统一的管理系统，更不可能存在权限的管理，文档的安全性无从谈起。
资源浪费严重：由于信息重复利用率低，增加了大量的重复而繁琐工作，造成资源的巨大浪费。
edoc2图文档解决方案
针对企业在图文档管理中那面对的许多问题，edoc2系统都在图文档管理方案中提出了对应的解决方法。
1.为解决文档管理分散的问题，edoc2系统采用集中存储管理的应用模式，将所有图文档集中存放在服务器的电子仓中，所有企业内网中的用户都可以通过对服务器进行访问，让用户在处理文件时，无论何时何地，都觉得在自己的电脑中工作一般，也减少了企业数据管理的难度。
2.为解决用户对信息检索困难的问题，edoc2管理系统把所有保存在服务器的文件都在数据库中建立索引表，大大加快了数据检索的速度。
此外，为了用户搜索信息更为方便，提供了强大的搜索工具，可以让用户从各个不同的搜索角度、搜索习惯出发，随时随处迅速地找到要找的信息。
3. 在edoc2管理系统中，建立了完善的权限机制，超过17种文件操作权限，保障了企业数据的安全性。
技术文档、图纸是企业中核心的知识财产，通过edoc2软件系统的数据安全机制，实现全企业核心数据的“权限控制”、“流程管控”、“操作追踪”等多重安全特性，令企业管理者高枕无忧!
4.edoc2管理系统提出出了生命周期管理的概念，将每个文档都进行不同生命阶段去管理，而且，每个阶段，都提供了严紧的管控方法：在文档设计修改阶段，系统通过文档模板保证每个用户建立业务文档的规范性，版本管理可以让企业技术文档的版本管理得井井有条，企业编码器可以快速准确地生成符合ISO标准的文档编码、物料编码等，审核自动归档的方式来实现文控电子管理化的效果。
在文档归档阶段，系统通过变更操作来保护数据进更改过程中的安全性以及影响范围。
实现效果
通过edoc2管理系统中的图文档管理功能的应用，打造出一个图文档数据集中管理的企业级平台，为企业提供准确的设计数据来源，让企业数据能在安全的前提下，实现最大程度的共享和便捷的协同应用，建立企业级的知识库。
利用三品图文档全生命周期管理的理念，让企业文档的规范统一，文控管理工作进入一个自动化时代。
