文秘人员业务培训班课件

**公司文秘人员业务培训班课件中国矿业大学文法学院教授高淮生（2011年6月11日）写作概述：公文是应用文的一种类型，它具有应用文的基本特性。

公文是通用文书的一种类型，通用文书则包括行政公文和事务文书等两种类型。

属于行政公文的文种：请示、批复、函、通知、通报、报告、会议纪要等。

属于事务文书的文种：述职报告、调查报告、计划、总结、讲话稿等。

一、应用文的文体（一）应用文文本类型1、应用文→公务应用文、私务应用文；Ⅰ.公务应用文→通用文书、专用文书；（1）通用文书→行政公文、事务文书；（2）专用文书→科技文书、经济文书、法律文书……；Ⅱ.私务应用文→记录性文书、交流性文书……。

（二）应用文文体特性1、价值的实用性→内容单一、时效明显。

2、建构的模式性→相同或相似的布局写法、统一的文面要求。

3、表述的简约性→简洁明白、一目了然。

（三）应用文构成四要素主旨→材料→结构→语言1、主旨：又称主题、立意，是作者通过文章的具体材料所表达的中心思想或基本观点。

主旨特点→单一性、明晰性。

2、材料：作者为了撰写目的而搜集或积累的，能够表现文章主题的事实或论据。

材料特点→真实性、具体性。

3、结构：对应用文的内容进行的组织安排。

结构特点→严谨性、完整性。

4、语言：应用文所使用的文字和表达方式。

语言特点→简明性、叙述性。

二、应用文的作者（一）作者的修养1、政策理论修养；2、业务知识修养；3、词章文体修养。

（二）作者的能力1、文献调查能力；2、信息处理能力；3、词章建构能力；4、把握读者心理的能力。

三、应用文写作四要素写作模式→写作程序→写作规则→写作技法1、写作模式→不同文体，不同写法；2、写作程序→先写什么，后写什么；3、写作规则→行文格式，规范标准；4、写作技法→文字通顺，文意流畅。

四、应用文写作三境界1、写出来了吗？2、写对了吗？3、写到位了吗？Ⅰ.实用价值体现→写出来、写对了（格式规范）；Ⅱ.美学价值体现→写到位了（技法纯熟）。

优秀应用文的实用价值与美学价值都是很高的，二者兼美，是应用文文写作应该追求的最高境界。

著名美学家朱光潜说：“实用的文章也要求产生美感。

”传统应用文写作风尚与现代应用文写作风尚的不同：Ⅰ.传统应用文写作风尚：经世致用→文采斐然==美文美文→公牍文：诏令表疏＋其他类型应用文：碑铭诔书信等骈俪化Ⅱ.现代应用文写作风尚：务实为尚→追求质实==实用文实用文→重质轻文。

Ⅲ.应用文风格分类==重质轻文、重文轻质、文质并重等；分类依据→对待经世致用与文采斐然的关系（1）重质轻文==“辞不美义美”（2）重文轻质==“辞美义不美”（3）文质并重==“辞义双美”四、写作过程1、文献调查→典型材料、背景材料、评价材料。

典型材料→能代表一般，比一般突出的材料；背景材料→衬托、补充、解释、说明性材料；评价材料→评论、揭示、阐明性的引用材料。

2、写作构思→确定文体、熟悉结构、组织材料、选择表达方式；3、写作顺序→标题拟写、导语概写、正文撰写、结语略写；（1）标题拟写→四种表达形式：A.发文机关＋事由＋文种→《深圳市建设局关于对建筑企业进行资格年审的通告》。

B.事由＋文种→《关于确保重阳节登高活动安全的通告》。

C.发文机关＋文种→《中华人民共和国公安部通告》。

D.文种→《通告》。

（2）导语概写→根据不同文体或文种简明扼要地撰写导语内容。

Ⅰ.领叙词→根据、按照、为了、接……、近接……、遵照、敬悉、惊悉、……收悉、为……特……等等；Ⅱ.承转词→现将…通知如下……、现将…报告如下……、现将…总结如下……、为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、总之等等。

（3）正文撰写→按照一定的逻辑顺序安排内容。

Ⅰ.不分层次不分标题，如请示、批复、函等；Ⅱ.分层次分标题，如会议纪要、通报、总结、讲话稿等。

不分层次不分标题正文撰写：缘由（依据）→事项→结语；分层次分标题正文撰写：前言（概况）→事项→结语。

A、层次标题应简短、明确，准确反映该层次的内容。

B、同一层次标题应“排比”——即词(或词组)结构、类型相同或相近，意义相关，语气一致。

C、层次标题一般不宜过长，最多不宜超过当行字数。

D、各层次的逻辑结构关系类型：a．并列式；b．递进式。

E、叙述方式：①按时间进展叙述；②按事件程度叙述。

F、分析方式：“5W＋H”→Who-What-Where-When→Why＋How 【“5W＋H”是一种模式、一种原理、一种流程、一种工具，广泛运用于企业管理和日常工作生活和学习中；它为我们提供了科学的工作分析方法，常常被运用到制定计划草案上和对工作的分析与规划中，并能使我们提高效率和使工作的有效执行。

“5W”最早是由1932年美国政治学家拉斯维尔提出的一套传播模式；可以运用于应用文写作（尤其新闻写作）之中。

】（4）结语略写→结语文章结尾时的归纳与总结，对已解决和有待解决问题的交待，可提出建议、设想、改进的意见，结语应准确、简明、完整、有条理。

Ⅰ.结束段→（使用关联词）总而言之……、总之……、综上所述……、祝愿……、祝贺……、希望……、值此…之际……、借此机会……等等；（不使用关联词）……等等。

Ⅱ.结尾词→此布、此令、此复、请批复、特此批复、特此报告、特此通知、特此函复、特此函告、特予公布、敬礼、致以谢意、谨致谢忱、此致—敬礼、……为盼、……是荷、……为荷等等。

4、写作修改→内容修改、文字修改、格式修改。

（1）内容修改→Ⅰ.主旨立意→观点不妥、文不切题、不合逻辑；Ⅱ.材料论据→真实与否、具体与否、典型与否；Ⅲ. 措施要求→符合政策与否、讲求实效与否。

（2）文字修改→Ⅰ.篇章结构→章节无序、主次不详、段落不明；Ⅱ.语句文法→通顺与否、简明与否；Ⅲ.文字规范→错别字纠正、标点符合适当、书写格式合体。

四、文体写作（一）主要文体1、行政公文：请示、批复、函、通知、通报、报告会议纪要；2、事务文书：述职报告、调查报告、计划、总结、讲话稿等；（二）文体示例Ⅰ.请示、批复→（1）请示；（2）批复Ⅱ.通知、通报→（1）通知（2）通报Ⅲ.报告→Ⅳ.函→Ⅴ.会议纪要→Ⅵ.述职报告、调查报告→（1）述职报告（2）调查报告Ⅶ.计划、总结→（1）计划（2）总结Ⅷ.讲话稿→1、行政公文（1）格式示例；（2）文种写法（1）格式示例——国家行政机关公文格式如下图：国家行政机关公文格式注解——1、主题词：名词术语→（1）揭示基本内容；（2）用词规范。

书写顺序：→类别词→类属词→公文种类类型词。

A、譬如→主题词：农业水土保持通知【《国务院关于加强水土保持工作的通知》】B、譬如→主题词：假期安排通知【《关于2010年元旦放假安排的通知》】2、附录：《公文主题词表》（2）文种写法Ⅰ.请示、批复→（1）请示：行文内容是请求批准事项。

内容构成：正文由“请示理由”和“请示事项”两个层次构成；即“为什么请示”、“请示什么”。

写作要求：必须观点明确，要拿出自己的意见，供上级机关参考。

附例文：关于召开2005年度领导班子民主生活会的请示××××根据集团公司党委下发的[2005]31号文《关于开好2005年基层领导班子民主生活会的通知》精神，结合本公司实际，为保证民主生活会的如期、顺利召开，现就开好我公司2005年度领导班子民主生活会有关事项请示如下：一、本单位召开民主生活会的时间。

……二、本单位民主生活会的主题。

……三、民主生活会的组织召开。

……以上请示当否，请批示。

××××××年×月×日（2）批复：答复下级单位请示事项。

内容构成：A、请求批准→答复同意或不同意；B、请示帮助→提出问题或处理意见。

写作要求：先回应，后批复；态度鲜明，措辞明确。

附例文：文化部关于同意邀请马来西亚歌手巫启贤、日本歌手酒井美奈子到成都演出的批复文市函〔2005〕1838号四川省文化厅：你厅川文函[2005]119号请示收悉。

经研究，同意成都演艺（集团）公司邀请马来西亚歌手巫启贤、日本歌手酒井美奈子，于2005年9月28日到成都参加第六届中国花卉博览会开幕晚会的演出。

请成都演艺（集团）公司严格按照《营业性演出管理条例》及其实施细则的有关规定组织演出，切实履行统筹安排、安全消防工作等演出主办单位应尽的各项义务。

请你厅做好监督检查工作。

此复。

二○○五年九月二十三日Ⅱ.通知、通报→（1）通知：通知类别不同，正文写法不尽相同。

内容构成：指示性通知→批转性通知→转发性通知→知照性通知→会议通知→任免性通知。

写作要求：要正确区别不同通知的用法和写法。

附例文：中共中央办公厅国务院办公厅关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知厅字[1998]23号各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，军委总政治部，各人民团体：为了贯彻《中共中央、国务院关于党政机关厉行节约制止奢侈浪费行为的若干规定》（中发〔1997〕13号），有效制止以开会为名游山玩水的不正之风，经党中央、国务院领导同志同意，特作如下通知：各级党政机关一律不准到庐山、黄山、峨眉山、普陀山、九华山、五台山、武夷山、九寨沟、张家界、黄果树瀑布、西双版纳和三亚热带海滨12个风景名胜区召开会议，一律不准借在其他地方召开会议之机到上述12个风景名胜区旅游。

除上述12个风景名胜区外，各级党政机关召开的会议也不准用公款组织与会人员到会议所在市、县的行政区域以外的其他风景名胜区旅游。

地方各级党政机关的会议一律在本行政区域内召开，不得到其他地区召开。

对上述通知的执行情况，各级纪检监察机关负责监督检查。

凡违反规定的，发现一起查处一起，对会议主办单位负直接责任的主管人员和其他直接责任人员给予党纪或政纪处分。

工会、共青团、妇联等人民团体，挂靠在党政机关的各类学会、协会等群众团体以及事业单位，同样适用本通知。

中共中央办公厅国务院办公厅1998年11月10日（3）通报：不同类型的通报，正文写法不尽相同。

内容构成：A、表彰先进；B、批评错误；C、传达重要精神或情况。

写作要求：通报材料必须真实准确；通报内容（对象）须具有典型性；通报做出的决定要注意政策性；通报要及时、迅速。

A、表彰通报：①叙述表彰对象的基本情况及典型事迹；②分析评价其事迹的本质意义和社会影响；③说明组织给予的表彰决定，包括物质和精神的奖励；④对受教育者提出希望或向大家发出学习号召。

B、批评错误通报：①叙述批评对象的基本情况及所犯错误事实；②指出其所犯错误的性质、影响及认错态度；③说明组织给予其处理的依据及其具体处分，同样包括精神的和物质的两方面；④向受教育者提出借鉴希望和要求。

C、情况通报：①交代情况来源；②陈述具体情况；③分析情况产生的原因；④提出希望和要求或处理意见等。