信息沟通与协商控制程序(附表格)

信息交流与协商控制程序（GB/T28001-2011）一、目的为加强内外部产品质量安全、环境、职业健康的信息交流与协商沟通，以提高管理体系的有效性，特制定本程序。

二、范围本程序适用于本公司内部各层次、各部门之间以及与外部顾客、供方、相关方等社会有关方面的信息交流与协商沟通的控制。

三、定义无四、职责4.1 总经理负责副总领导层之间、外部相关方、顾客及社会有关方面的交流与沟通。

4.2 管理者代表（领导推行组长）负责公司质量、环境、职业健康安全管理体系相关的内部、外部沟通事宜，以及领导推行小组组员之间的信息交流与协商沟通。

4.3 行政部负责公司相关的信息传递，为公司内部信息交流与协商沟通提供条件。

4.4 品质部负责公司内外部产品质量信息的归口管理工作。

对外负责与产品质量主管部门（商检局、技监局、认证机构等单位）的信息交流，收集产品质量和产品行业方面的法律法规并传递到公司相关部门执行，及时将相关信息向管理者代表报告。

4.5 行政部负责环境、职业健康安全的信息交流与协商沟通活动的归口管理，并负责保存公司内部的环境、职业健康安全信息。

4.6 行政部负责员工职业健康方面的内外部信息交流与协商沟通。

4.7 行政部负责公司员工内部信息交流与协商沟通。

4.8 销售部负责与客户的信息交流、协商沟通及收集；整理提供产品质量方面的相关信息。

4.9 采购部负责与供方的信息交流与协商沟通，并收集采购物资质量方面的相关信息、资料。

4.10 各相关部门、车间负责人负责本部门员工间的沟通和信息收集。

五、作业内容5.1 产品质量信息交流与协商沟通。

5.1.1 品质部为公司的质量管理部门，设专职质量信息员负责日常信息管理业务。

其主要职责为：a) 负责公司内部质量信息的收集，并按《数据分析控制程序》进行分析、汇总建立质量信息档案。

b) 负责对各部门信息员进行业务指导，督促和检查其工作开展。

5.1.2 公司出现重大异常质量时，品质部应即时向主管领导报告，请示处理意见，并向责任部门反馈处理意见。

协商、沟通与信息交流操纵程序1 目的通过与相关方及公司职员的协商、沟通与信息交流，确保有关质量、职业健康平安和环境的信息沟通，使所有受到质量、职业健康平安和环境碍事的职员及其他相关方参与和支持公司的质量、职业健康平安和环境方针和目标的实现，并吸取相关方的合理建议和意见，进一步革新公司的质量治理体系、职业健康平安和环境治理体系。

2 范围适用于公司质量治理、职业健康平安和环境治理体系的协商、沟通与信息交流治理。

3 职责3.1 最高治理者负责对重大质量、职业健康平安和环境信息的决策。

3.2 治理者代表负责对重大质量、职业健康平安和环境信息的处理。

3.3 综合治理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其他相关方及公司内部的信息交流、传递和处理。

3.4 工会代表职员参与职业健康平安和环境治理事务。

参与有关职业健康平安和环境方针、程序等的讨论、决策。

3.5 各有关部门负责与相关方进行信息交流、传递和处理，并向综合治理部或治理者代表通报传递和处理情况。

3.6 各有关部门负责相应职能范围内的质量、职业健康平安和环境信息交流。

4 治理内容与方法4.1 内部信息4.1.1 内部信息内容包括：——质量、职业健康平安和环境方针、目标的实现情况；——、、标准、标准及其他要求；——顾客要求过程、危险源和环境因素调查、评价及更改信息；——企业质量、职业健康平安和环境目标、指标及质量、职业健康平安和环境治理方案；——各部门的质量、职业健康平安和环境职责：——质量、职业健康平安和环境培训的信息；——监测、测量结果；——不符合与预防纠正措施的信息；——质量治理体系、职业健康平安和环境治理体系内部审核结果的信息；——治理评审结果的信息；——职员的建议与意见。

4.1.2 综合治理部负责按要求将所要传达的企业质量、职业健康平安和环境治理体系运行过程中的上述各种信息及时、正确地传达至各部门主管。

4.1.3 工会作为职员代表机构，负责组织职员积极参与治理体系的有关事务，负责收集职员的意见和建议，并在职员与行政中建立沟通、协商交流的桥梁和渠道。

信息交流沟通控制程序（ISO9001 -2015）1.0目的：运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。

2.0范围：适用于公司内部各部门或各人员及本公司对外部（如客户、供方、环保机构等）的信息交流。

3.0定义：3.1内部信息交流：在本公司内部就质量、危害物质、环境管理工作方面的内容而进行的多种形式的交流与沟通。

3.2外部信息交流：是指有关涉及外部相关方的信息交流或传递。

包括与政府机构、社区居民和合同方等外部信息的收集与反馈。

3.3外部关系人：泛指公司顾客、供应商、政府机构、社区及一般社会大众。

4.0权责：3.1人事行政部：负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与政府、社会大众有关的资讯沟通。

3.2市场部：市场部负责客户对产品要求及产品中环境因素有关的资讯沟通。

3.3品质部：负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。

3.4采购部：负责与供应商有关的资讯沟通。

3.5紧急状态下内外沟通：当有危急状况和重大事故出现时，由发现人第一时间通知人事行政部主管，再由其马上报告厂总经理和联系外面有资质的机构（环保、消防等部门）进行救援和处理。

5.0内容：5.1公司组织内部工作性沟通应遵循的以下原则:5.1.1为确保工作人员之沟通的有效性，组织内应推行实施平行沟通,杜绝越位沟通的原则。

5.1.2 同级争议由上级裁决的沟通原则。

5.1.3 例常性的工作内容，以当面口头交流、电话沟通、电子邮件沟通为主的原则。

5.2 有效沟通模式构建:公司制定组织内部的以下模式框架:5.2.1 构建成管理系统之文件体系,建立内部沟通的基础性标准框架.5.2.2 建立管理例会机制,确保对管理系统运行状况实施定期的有效沟通. 5.2.3流程执行过程的即时沟通,主要以召集即时会议或书面性联络的协调方式,确保能有效沟通。

IATF16949沟通控制程序（含表格）沟通控制程序（IATF16949:2016）1.0⽬的对企业内部及其外部的质量信息进⾏及时沟通,为质量管理体系的有效性和持续性改进提供依据，以便对质量进⾏改进。

2.0适⽤范围本程序适⽤于企业内部,各部门之间的信息沟通。

3.0职责3.1最⾼领导每季度主持公司管理⼈员的信息交流会议,办公室做会议记录。

3.2 各部门负责本部门质量⽬标完成情况及质量体系运⾏存在的问题的统计报告。

3.3办公室负责汇总每⽉的测量和监控信息，对质量⽬标完成情况及质量体系运⾏存在的问题的统计,上报⼚长批准后发布。

3.4技术科负责合同签订前后与顾客的联络,并负责售后顾客反馈、投诉以及顾客对产品当前和未来的要求，新产品开发去向、市场调研信息等的收集并及时反馈给最⾼管理者。

4.0程序内容4.1 质量⽬标完成情况及质量体系运⾏存在问题的信息交流。

4.1.1 各部门每季度末统计本部门质量⽬标完成情况及质量体系运⾏中存在的问题写出书⾯报告,交办公室汇总。

4.1.2 每季度由办公室汇总全公司质量⽬标完成情况及质量体系运⾏存在的问题写出书⾯报告,呈报最⾼领导。

4.1.3最⾼领导每季度主持召开⼀次管理⼈员信息交流会议,对各部门提出存在的问题及解决问题的建议,最⾼领导作出决定,办公室做会议纪录,各部门按照会议记录决定执⾏。

4.1.4 各部门之间交流⽅式采取:电话、座谈、召开会议、看板、内部刊物等形式。

各部门之间的沟通可随时进⾏。

4.2 产品测量和监控的信息交流。

4.2.1质管科每⽉汇总进货检验质量信息,并做记录。

4.2.2技术科收集供⽅信息为选择供⽅提供依据,执⾏《供⽅评价程序》。

4.2.3 质管科每⽉汇总过程检验和最终检验的质量信息做出数据统计,执⾏《数据分析和应⽤控制程序》，并组织召开会议质管科、办公室、技术科、⽣产科相关⼈员参加会议,各部门提出建议，并最终形成决议，质管科作好会议记录。

4.3 与顾客的信息交流4.3.1相关部门及⼈员了解国内外市场动向,同⾏业信息及顾客对产品的要求,见《顾客满意度评价程序》。

沟通、协商与信息交流控制程序1目的规范质量、环境与职业健康安全方面内外信息的沟通、协商与交流，以促进人员充分参与、增进理解、协调行动，达到持续改进的目的。

2适用范围适用于顾客、员工和相关方在参与公司质量、环境、职业健康安全管理体系实施过程中，相关信息的收集、沟通与协商、交流、反馈和处理。

3职责3.1总经理负责建立沟通、协商与信息交流渠道，主持生产经营重要信息的沟通、协商与交流。

3.2分管领导负责组织日常信息的沟通、协商与交流，信息处理意见的审核和实施落实情况督查。

3.3综合管理部负责组织员工沟通、协商与信息交流，信息处理及反馈的督办。

3.4各部门负责职责范围内的沟通、协商与信息的收集、传递、处理和反馈。

4程序4.1沟通与协商的方式及内容4.1.1内部沟通与协商的方式及内容4.1.2顾客沟通的方式及内容4.1.3相关方沟通与协商的方式及内容4.2信息的分类及交流方式4.2.1内部信息的分类⑴体系运行信息：包括管理方针、目标、指标、方案、不符合、内审和管理评审、纠正与预防措施等信息。

⑵产品实现信息：业务拓展、产品开发、业务实施任务书、设计策划、施工（养护、生产）实施方案，产品及过程监视测量、不合格品。

⑶环境与职业健康安全信息：重要环境因素、重大危险源、环境和职业健康安全绩效监测、事件等信息。

⑷资源配置信息：固定资产添置与维修、人力资源配置及培训、绩效考核、劳动保护、资金安排等信息。

⑸其他信息：企业文化建设、员工及其代表关注的职业健康安全问题、员工合理化建议与经验交流、常规报表和通报等信息。

4.2.2外部信息的分类⑴顾客要求信息：合同订单、与顾客沟通、顾客投诉及抱怨等信息。

⑵相关方信息：上级或地方主管部门的规定、要求、指示，供方、分包方及相关方的业务实施和专业管理工作、投诉及抱怨等信息。

⑶法律法规信息：与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息。

⑷其他信息：外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果等信息。

1目的为确保QHSE信息得到有效的沟通，使员工、相关方广泛参与QHSE管理体系的管理和实施，定期进行协商与交流，特制定本程序。

2适用范围本程序规定了QHSE信息、控制要求，适用于油田公司QHSE管理体系建立和实施的内、外部信息沟通、协商与交流的管理。

3管理流程（见流程图）4工作程序4.1信息分类和内容4.1.1内部信息a）QHSE管理体系的运行情况，其中包括：QHSE计划执行情况、第三层文件的落实情况、QHSE管理体系（内、外部）审核、管理评审、不符合（不合格）项的纠正、验证情况、QHSE培训、绩效监测、监督检查结果等。

b）法律法规和其他要求遵循情况。

c）内部文件的收、发、传递、传阅。

d）对有毒有害作业场所、作业人员健康、特种设备、质量、安全、环境、消防装置、仪表、设施的监测，事故的调查与处理。

e）接待、信访、上访、纠纷事件的协商、调解、处理。

f）g）职工代表大会、员工有关与QHSE相关的提案处理、相关方的意见、顾客满意度的调查与处理。

h）危害因素、重大危害因素。

i）其它内部信息。

4.1.2外部信息a）国家、行业有关的法律法规、标准的收集、汇编、传递。

b）政府文件、通知、公告、通报，执法部门的检查结果或监测报告。

c）上级部门的文件、通知、规定、通报。

d）认证机构对QHSE管理体系认证审核或监督审核的信息。

e）供方（承包方）提供的有关资料。

f）与顾客有关的过程。

g）重大危害因素。

h）其它信息。

4.2信息的收集、传递、交流和处理4.2.1工会是本程序归口管理部门，负责与员工、相关方适时进行协商和沟通。

各级工会对员工在质量、健康、安全、环保方面的投诉、意见和建议进行处理，及时与有关领导、部门/单位沟通、协商，重大事项及时向上级领导反映并形成记录。

4.2.2质量安全环保处负责对QHSE管理体系运行情况、绩效的测量、内外部审核、管理评审、不符合（不合格）项、QHSE 培训等有关信息的收集、整理、分析、处理，负责质量、安全、环境、职业健康、计量、节能、标准化等有关信息的收集、归类、整理、传递和处理。

信息交流和沟通控制程序
（IATF16949-2016/ISO9001-2015）
1.0 目的
规定内、外部沟通的渠道，以加强信息交流，确保质量管理体系运作的有效性。

2.0 适用范围
适用于公司内、外不同部门和不同层次人员之间的各种信息的沟通。

3.0 职责
3.1管理者代表负责协调质量管理运作中各部门之间的沟通，确保沟通的顺畅。

3.2办公室负责协助管理者代表督查内部信息沟通及处理。

3.3质管部为外部信息的归口管理部门，接收部门负责传递顾客的信息反馈，研发中心负责工艺、工装等技术方面的处理；质管部负责质量问题反馈的处理，质管部负责所有顾客反馈信息的统计、归类、跟踪验证工作。

4.工作程序
4.1外部沟通及信息管理
5.2内部沟通及信息管理
6.相关文件
纠正和预防措施控制程序 会议管理及汇报制度 记录控制程序 7.质量记录 工作联络单
工作联络单.xl s
会议纪要
会议纪要.d oc
外部质量信息传递登记表
质量信息反馈单 (2).d oc 质量信息分析传递
处理单.d oc
顾客反馈问题清单。

协商与信息交流控制程序74协商与信息交流控制程序批准人：实施日期：1.目的为了促进公司内各层次及其他相关方就管理过程及有效性交流信息，增进理解、协调行动，推动和不断改进管理体系的有效运行，制定本程序。

2.适用范围本程序适用于公司内部、外部协商和信息交流的管理。

3.职责3.1 总经理负责重大信息的处理，并通过组织高层会议、管理评审汇总公司运行状况和形成工作决议。

3.2 工程部是本程序的主控部门，负责指导、检查和监督公司计划、决议的执行情况，就公司方针、目标实现情况以及体系运行状况，包括过程中出现的不合格信息、事故信息，采取纠正、预防措施、应急预案和其他改进措施的协商与交流。

3.3 经营部负责与顾客有关过程相关信息的交流，包括了解、传达顾客的需求及期望等信息和经营活动中建筑市场动态。

3.4 资源部负责对外相关信息的传递与处理，负责对员工安全、质量、环境管理方面及岗位培训和业务进修过程的内、外交流。

3.5 其他部门负责本职能范围内的信息在内、外部进行有效传递、处理及改进措施的协调落实。

4.工作程序4.1信息的来源4.1.1内部信息：1）正常信息：如方针、目标、指标、职责与权限、监视、测量记录，内部审核与管理评审报告，以及管理体系正常运行时的相关记录。

2）不符合信息：如不合格品处置单、内部审核的不合格报告、纠正措施和预防措施处理等；3）紧急信息：如出现火灾、重大安全事故等报告；4）员工的意见和建议；5）新技术、新工艺、新材料、新设备信息；6）培训情况、相关法律、法规的遵循情况及更新信息；7）运行控制情况。

4.1.2外部信息：1）来自顾客的信息；2）来自相关方（上级主管部门、社区居民、顾客、承包单位、分包单位、设计单位、试验单位等）的信息；3）来自上级部门的信息。

4.2信息交流的方式协商和信息交流的途径可采用口头或文字两种方式进行，口头方式包括面谈、座谈、电话、会议讨论及声像传播等；文字方式包括通知、通报、报表、公告、简报、记录、宣传资料、互联网等。

沟通与信息交流管理程序（含表格）沟通与信息交流管理程序（SA8000/ICTI/EICC/BSCI）1、目的加强对内及对外的信息沟通，及时、准确地收集、传递和反馈有关信息，做好信息的管理，确保员工了解企业管理现状，关心支持和积极参与企业的管理工作；确保相关方（特别是当地环境、职业健康安全管理工作的主管部门）对企业管理工作的理解和支持。

2、范围适用于公司管理体系内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。

3、定义无。

4、职责4.1行政部：归口管理环境、职业健康安全、社会责任信息交流。

4.2各职能部门：负责本部门的信息收集并传递，负责处理来自外部的有关信息，负责与相关部门进行信息交流。

4.3员工代表：负责代表职工与公司协商沟通。

4.4管理者代表：负责与最高管理者进行信息交流。

5、作业内容5.1信息交流的内容5.1.1内部信息交流的内容a)方针、目标、指标及管理方案的制定和实施；b)各部门识别的环境因素和危险源，更新环境因素和危险源；c)重要环境因素和不可接受的内附，包括对重要环境因素和具有三级以上风险危险源的控制，与重要环境因素和具有中度以上风险危险源相关的运行与活动的相关重要信息；d)公司适用的法律法规及其他要求的信息和遵守情况；e)方针、目标、指标和管理方案的完成情况；f)（SA8000/ICTI/EICC/BSCI）管理体系运行的各种信息；g)对（SA8000/ICTI/EICC/BSCI）管理体系监督审核和管理评审结果的信息；h)潜在不符合/不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正、预防要求；i)异常、紧急情况下的信息，如出现重大质量事故、污染事故、职业健康安全事故；j)培训信息；k)公司对员工质询提出的回复；l)各部门之间、管理工作岗位之间的日常联系，常规报表、其它信息通报等。

5.1.2外部信息交流的内容a)与顾客有关的各种信息，如产品信息、问询、合同或订单处理、抱怨、意见和投诉；b)相关方关注的产品质量、卫生安全、环境问题及其反馈的信息或抱怨等；c)公司适用的法律法规和其他要求的信息；d)地方检测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等检测或检查的结果及反馈信息；e)在紧急情况下（爆炸、火灾、渗漏、重大质量事故、环境污染事故、安全事故等）与相应政府部门和可能受影响的相关方的沟通；f)对涉及重要环境因素、具有中度以上风险危险源意见的处理及反馈；g)其它需要向外界通报的信息；h)其它外部信息，如各个部门直接从外部获取的有关环境和卫生安全管理等方面的信息。

信息交流与沟通控制程序（ISO45001-2018/ISO14001-2015）1、目的和范围建立有效的信息交流与沟通渠道，确保内、外部信息得到及时、有效地传递和交流。

本程序适用于公司有关环境与职业健康安全内、外部信息的收集、处理、反馈以及与外部相关方的信息交流。

2、引用文件下列文件中的条文通过在本标准的引用而成为本标准的条文。

凡是注日期的引用文件，其随后所有修改（不包括勘误的内容）或修订版均不适用本标准。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

《法律法规获取与更新控制程序》《不符合、纠正预防措施控制程序》《记录控制程序》3、术语和定义本程序无新术语。

4、职责4.1管理者代表4.1.1负责协调处理环境与职业健康安全重要信息。

4.1.2负责环境与职业健康安全重要信息与外部（包括上级主管部门、新闻媒体）的沟通与交流。

4.2员工代表负责收集员工职业健康安全方面的意见和建议，并及时将有关信息反馈到公司工会。

4.3公司工会4.3.1负责将员工代表反映的意见和建议进行收集、汇总，报管理者代表或技安环保处协调处理。

4.3.2参加职业健康安全方面问题的协调、处理。

4.4公司办公室负责对上级或地方主管部门有关环境与职业健康安全方面的文件进行收集、传递。

4.5各相关职能部门负责本部门职责范围内环境与职业健康安全方面信息的收集和交流，并及时将有关信息反馈到各对口管理部门。

5、工作流程5.1信息的分类5.1.1外部信息a）上级主管部门下发的文件、检查或监测结果；b）各相关职能部门接收到的有关法律法规和其它要求；c）来自相关方（如供方、工程合同方、社区居民等）的投诉、抱怨；d）其它外部信息，如各相关职能部门直接从外部获得的有关环境、健康安全等方面的信息。

5.1.2内部信息a）公司环境与职业健康安全方针完成情况和管理体系运行情况；b）环境与职业健康安全目标、指标和管理方案完成情况及检查结果；c）环境与职业健康安全监测和测量结果，内部审核报告以及事故、事件、不符合、纠正和预防措施等；d）其它内部信息，如员工建议等。