02 记录控制程序(修改)

1. 目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供证明产品质量符合要求和质量管理体系有效运行的证据。

2.适用范围适用于质量管理体系要求的所有记录。

3.职责3.1各部门主管负责审核本部门编制的质量记录格式，并负责收集、整理、保管本部门的质量记录。

3.2品管部负责监督各部门的质量记录。

3.3品管部文控员负责所有质量记录的管理和保存。

4.程序4.1 质量记录的分类4.1.1凡质量管理体系的记录、报告、检验和验证数据等，均属质量记录的范围。

4.1.2质量记录可以是表格、图表、报告、照片等形式4.1.3对需要控制的质量记录：a)与质量管理体系运行有关的质量记录，主要有：质量管理体系审核，管理评审，合格供应商评定，，培训及考核等记录。

b)与产品有关的记录.，主要有：采购记录，批生产记录，质量检验记录，不合格品处理等记录，研发记录，纠正与预防措施等。

c)来自供方有关的记录.，主要有：质量体系证明文件，产品合格证，质保书，供货质量问题处理信息等。

4.2 各部门负责收集、整理、保存本部门的质量记录并由品管部文控员统一监控。

4.3 质量记录的编制4.3.1记录的编制原则是规定的质量活动应有足够的记录、图表，以证明产品的开发、生产、检测、服务全过程达到相关要求。

4.3.2各部门的记录格式、编号按《文件控制程序》执行，由相关部门人员负责编制，部门主管审核批准后,交品管部文控员登记备档后方可启用。

4.3.3各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，按《文件控制程序》有关规定执行。

4.3.4记录编制部门应与相关的部门进行协调，以确保记录的有效性和可行性。

4.4 质量记录填写4.4.1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去,不允许空白。

4.4.2如因笔误或计算机错误要更改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，空白处加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

文件文件控制程序发行日期文件版本1.目的通过本控制程序的规定及要求，确保公司文件的编写、修改、发行、报废及回收过程得到控制，确保公司所有使用的文件处于受控状态。

2.适用范围适应于公司所有的受控文件及资料（包括外来文件）的管理。

3.定义3.1作业文件：作业标准书、产品图纸、QC工程图、技术资料等文件。

3.2外来文件（非本公司制订的文件）：1)客户提供的工艺流程、产品规格、图纸、技术资料等；2)供应商提供的原材料、辅料等相关资料；3)引用相关的国家、国际的法律、法规、标准及其他要求资料等。

3.3受控文件分级结构：一级：质量手册（包括质量方针、质量目标等）；二级：程序文件；三级：作业标准书、记录表格、产品图纸、QC工程图等；四级：记录，及其它文件。

4．职责和权限4.1文件编制（修订）、审核、批准权限文件类型编制（修订）审核批准一级文件授权人员管理者代表总经理二级文件授权人员管理者代表总经理三级文件授权人员对应部门负责人总经理4.2品管部职责：质量管理体系各级文件的控制管理；批准后的文件发行、报废及回收；检查监督各部门管理体系文件的管理情况；建立公司使用的受控文件使用清单。

4.3总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，负责批准《质量手册》、二级程序文件和三级四级文件的发布。

4.4管理者代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。

4.5管理者代表负责组织编制、修改、并审核《质量手册》和二级程序文件。

4.6各部门负责人负责各自部门内的三级文件的审核。

5．程序过程5.1文件格式质量手册、程序文件、作业标准书格式，见附页15.2文本格式1.目的2.适用范围3.定义4.职责和权限5.过程6.附属表格5.3文件编码1）文件类QM / BSD 01该类别文件序号公司名缩写文件类别2）表格类QM / BSD 01 附-01该类别表格序号所属文件编号3）文件版本规则0 . 1文件内容修订次数：0～9文件版本号：0～9.如文件内容修订次数超过10次，则版本号升级一次4）临时文件编号MD-T / BSD 130415-01序号临时文件编写日期临时的（Temporary）临时文件使用部门5）文件类别代号：QM：质量手册、程序文件（Quality Management）QS：QS质量手册Q：企业标准SD：销售部相关文件（Sales Department）FD：财务部相关文件（Finance Department）MD：生产部相关文件（Manufacture Department）QC：品质部相关文件（Quality Control）PU：采购相关文件（Purchasing）HR：人事相关文件（Human Resource）WA：仓储相关文件（Warehousing）6）外来文件编号①外来文件的规格利于识别、管控时，可直接采用其编码（如订单、来料清单，国际、国家标准、客户的环保要求等）。

页 码1.目的：本程序规定了质量记录的标识、编号、收集、查阅、归档、保管、贮存和处理的程序及职 责，提供产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行的证据。

2.适用范围：适用于本公司各职能部门所有的与质量有关的记录的控制。

3.定义：(无) 4.职责：4.1 文控中心负责收集各部门的表格初稿编制相应的记录表格，经管理者代表审批后使用。

4.2 各部门负责本部门质量记录的收集、整理、保管本部门的记录。

5.内容：5.1 各部门应将本部门所有的质量记录标题纳入《质量记录表单清单及保存期限一览表》中。

5.2 各部门应将本部门所有的质量记录标题纳入《质量记录表单清单及保存期限一览表》中。

质量记录可以以文字、表单、录像、图表、照片、光盘、或以电子版的形式存在。

5.3 质量记录的标识、编号：5.3.1 对以录像、照片、光盘、或电子版的形式出现的质量记录应进行标识，标识可用贴标签 的方法，以便能及时查找。

5.3.2 质量记录表格由各部门根据需要编制，并按《文件控制程序》规定的方法进行标识，报 文控中心备案。

5.3.3 现用受控记录表格仍继续使用，凡是以后新增的表单，不再使用以往编号的方式，新增 表格编号方法：按《文件控制程序》中相关条款执行。

5.4 质量记录的填写要求及收集：5.4.1 质量记录应在工作现场收集，并按程序文件和工作文件规定的质量记录表格进行记录。

5.4.2 填写的质量记录必须是原始数据，应具真实性、完整性、时效性，字迹清晰工整，不需 填写的或不存在的内容划“/”。

不得随意用涂改液涂改、若笔误可在错误处进行划改， 但校正的数据必须有原记录人签名。

若质量记录潦草，有污渍，审核人员可退回原记录 人重新纠正。

5.5 质量记录的查阅、归档：5.5.1 质量记录的查阅、借阅质量记录，须办理借用手续。

对过期质量记录，由归口部门保管 人员提出报告，部门主任或经理审批，保管人员负责销毁。

对过期失效但还有保存价值 要收藏的质量记录，须加盖“作废保留”标记标识。

修订记录页版次日期修订描述修订者A/0 2010/4/10 初版发行1.0 目的通过对公司所有与质量有关的记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置的控制，确保其真实、完整、准确、清晰，以证实产品质量和过程满足规定要求、质量管理体系有效运行，并为实现可追溯性以及采取纠正和预防措施提供依据、为保持和改进质量管理体系提供信息。

2.0 适用范围本程序适用于本公司质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置的控制。

3.0 主要职责3.1 管理部（文控中心）：负责各种质量记录表格（原稿）的管理。

3.2 各部门3.2.1各部门人员及时填写有关质量记录，对记录的真实性、完整性负责。

3.2.2各部门对本部门的记录的收集、归档和保管工作负责。

4.0 工作程序4.1 表格的格式和标识4.1.1各部门根据程序文件和作业指导书编制所需要的质量记录表格，同类记录格式应统一。

4.1.2空白记录表格的控制按《文件控制程序》规定进行，如有变更，应按规定的批准权限进行审批。

4.1.3各类表格通过编号进行标识，其规律为：SCG-QR-序号，QR为表格代号，序号从01开始。

4.2 记录的填写4.2.1填写记录时要求字迹清晰，整齐，填写人员对记录的真实性、完整性负责。

4.2.2记录必须包括名称、内容、日期、表格编号/版次、填表人，必要时包括责任人、审批人。

不能空项，无内容时划“斜杠线”。

4.2.3已填写的记录不得随意修改，特殊情况需修改时，修改人必须在修改处旁边签名,或经原审批人在记录上填写“同意”后，才能有效。

4.3 记录的收集、检索、贮存及防护4.3.1已填写的质量记录由各部门负责收集，并注明名称、日期等，以便检索。

4.3.2各部门应将记录保存在适宜的环境中，存放在专门的柜子内，防止记录被更改、丢失或破坏，必要时应采取防潮、防鼠措施，确保记录的完好。

4.4 记录的保存及过期的处理4.4.1文控中心负责编制并分发《记录控制清单》，在表中规定各类质量记录的保存期限和其它需注意事项，由各相关部门在规定期限内保存自己的记录。

1.0目的对记录进行控制，为产品、过程质量符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据。

2.0适用范围适用于与本公司质量管理体系要求有关的所有记录的控制。

3.0职责3.l行政部是记录归口管理部门,负责检查、监督、管理各部门记录控制情况。

3.2各部门负责收集、整理、保管本部门的记录，并对记录的填写进行检查。

4.0工作程序4.l记录的范围和形式4.1.l记录的范围包括提供产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的记录。

如货物收发记录、产品检验记录、过程控制记录、体系运行记录等。

4.1.2记录的形式可以用文字形式，也可以用电子媒体形式。

4.2记录的标识4.2.1对记录采用编号、版本号进行标识。

原始版本为A/0版，按A/1版、A/2版……顺序换版，修改一次换版一次。

记录的编号方法：QR —XX —XX顺序号码（001、002、以此类推）部门代码记录（XZ-行政部XS-销售部CG-采购）记录代号4. 3记录的填写4.3.1记录填写应及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。

4.3.2记录填写应用蓝色或黑色墨水的钢笔或圆珠笔,(除财务记帐外)不得用铅笔或红色墨水的钢笔、圆珠笔等。

4.3.3记录出现填写错误，需要更改时，应由记录者本人更正，其他人无权更动。

更正时先用“一”短线划在记错的文字、数字或符号上，然后在旁边写上正确的文字、数字或符号。

不得在记错的文字、数字或符号上涂改。

必要时，在更改处另盖更改印章。

4.4记录的贮存、保护。

4.4.1各部门负责收集本部门的记录，并有专人或兼职人员管理。

4.4.2记录贮存的责任单位应安排适当的贮存地点,并保持其空气流通、干燥。

4.4.3行政部编制《记录清单》并规定各种记录的保存期限。

各部门按规定的期限保存记录，对于保存期一年以上的记录由本部门保存,每年初归档一次。

4.4.4记录管理人员应把记录分类、按记录日期的顺序存放，保持记录清晰，便于检索。

4.4.5各部门应对记录妥善保存，防止霉变、虫蛀等损毁，并采取必要的安全防范措施，确保不丢失等意外情况。

记录控制程序（QP.02）1目的对质量管理体系所要求的记录予以控制,以提供产品、过程和质量管理体系符合要求及质量管理体系有效运行的证倨。

2范围本程序规定了记录管理的基本要求,适用于公司记录的控制。

3职责3.1 企质办负责记录的归口管理，并对各部门的记录进行监督检查；3.2 各职能部门负责本部门的记录的控制和管理。

4 工作程序4.1公司需控制的记录范围4.1.1质量管理体系运行记录：内部审核记录、管理评审记录、文件控制记录、培训记录、监督和测量设备管理记录、设备管理记录、过程监视和测量记录、纠正/预防措施相关的记录等；4.1.2与质量有关的记录：产品设计开发记录、质量计划相关的记录、生产和服务提供过程的记录、产品监视和测量记录、不合格品审理处置记录、产品标识及追溯性记录、统计技术应用记录等。

4.1.3 公司较重要产品的外包过程，供方在生产过程中供方产生和保持的记录。

4.2记录的编制4.2.1记录的标识记录必须有以下内容：a) 记录产生的日期；b) 记录填写者签名；c) 记录代号（公司名称代号.部门代号/记录类别号.记录编号）4.2.2 记录的编制a）记录由原始记录、统计报表和分析报告等组成。

b）记录可用表格、文字、照片、录象、磁盘、实物样品等媒体贮成。

4.2.3 记录填写a）记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清楚，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目签名不允空白。

b）如因笔误/计算错误要修改原始数据，应用单杠划去原始数据，在其上方写上更改后的数据，签上更改人的姓名及日期。

c) 记录应能提供产品实现过程的完整质量证据，在产品形成的各个阶段的记录要齐全，满足规定要求，记录内容完整，规定的记录项目不得有遗漏，使军品形成过程有完整的质量证据。

d) 记录应能清楚的证明产品满足规定要求的程度，应尽可能给出定量的数据或可进行等级差别评价的记录，涉及产品特性，尤其是关键特性需要有实测数据表明产品特性达到的水平。

1 目的对质量记录进行控制，为证明产品满足质量要求和质量体系的有效运行提供客观证据，并建立可追溯性和采取纠正和预防措施提供依据。

2 适用范围适用于本公司产品过程和质量体系运行所产生的记录，及来自合格供方的质量记录的控制。

3 职责3.1 办公室是质量记录控制的归口部门，负责本程序的实施与监督。

3.2 各部门负责本单位所产生的质量记录的管理。

4 工作程序4.1 质量记录的格式及填写。

4.1.1各类质量记录的内容及格式，由文件编写部门设计，办公室审核，办公室统一印制，并由办公室在《受控文件清单》作登记，编制样表本。

4.1.2 质量记录格式的修改按《文件控制程序》执行。

4.1.3 质量记录应真实，字迹清晰、准确、完整、注明日期，由记录人签字或作其它鉴定后方能生效。

4.1.4 质量记录不能随意更改，必须更改时，更改人应在更改处作出标识。

4.2 标识和收集4.2.1 有规定格式的记录表格，在左上角编文件编号，编号方法如下：HR—××—××顺序号ISO9001：20标准条款号质量记录英文缩写发布日期：年月日实施日期：年月日4.2.2 质量记录产生后收集人在右上角编顺序号。

4.3 质量记录的编目和保管。

4.3.1 各部门资料员定期对所收集的质量记录进行编目，及时归档。

归档方法应便于存取或检索，资料员必须对质量记录进行分类整理，填写《质量记录清单》，并整订成册。

4.3.2 质量记录贮存保管设施应通风、防潮、防虫，以防质量记录的损坏、丢失和变质。

4.4 查阅和处理。

4.4.1 当合同要求时在商定期内，质量记录可提供给顾客或其代表评价时查阅，由办公室负责统一提供。

如需提供复印件带走，应由办公室长批准。

4.4.2 当内部需要查阅质量记录时，各部门资料员应提供查阅，如需借阅时，应填写《文件/资料借阅单》，办理审批手续。

4.4.3 质量记录的保存期一般为五年，各部门可根据需要规定更长的保存期。