档案中如何编全宗卷 ()

档案全宗的写法作者：丹心一片-- 发布时间： 2009/09/07 09:08am大家都知道，全宗卷是每个单位介绍档案管理情况的档案，而作为全宗卷最重要的一个内容－－全宗介绍，又称全宗指南，更是全宗卷的核心。

有一点大家一定要清楚，全宗指南的写法和我们每年年度整理工作完成后写的归档整理工作小结，其结构是一致的，只是年度整理工作小结是每年写的，而全宗指南是在每年工作小结的基础上，过5－10年将其汇总一下。

因此全宗指南不一定每年都要编写。

全宗指南的编制结构，由封页、正文、备注三部分组成。

一、封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。

1、全宗指南名称：由全宗构成者的名称加“全宗指南”构成。

例：苏州市发展与改革委员会全宗指南；2、时间：反映全宗管理情况的起止年代，一般采用公元纪年表示。

如(1991年—2000年)；3、全宗号：由档案馆给定的全宗号，不进馆单位也可填写单位代号。

二、正文部分包括：全宗构成者沿革；全宗内档案情况简介；全宗内档案内容与成份介绍。

1、全宗构成者沿革内容包括：（一般按时间顺序依次记叙）。

⑴全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。

⑵全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销及上级主管机关变更的历史演变情况。

⑶职能变化情况，主要反映：职权范围、工作任务、隶属关系、组织业务关系变化。

⑷全宗构成者负责人名录，包括全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。

(一般写到中层正职)2、全宗内档案情况简介内容包括：⑴档案的数量及保管期限⑵档案的完整程度⑶档案的利用价值及鉴定情况⑷检索工具的配置情况⑸档案的整理情况3、全宗内档案内容与成分介绍（一般要按分类体系结合问题介绍）主要包括：⑴反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案；⑵每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案；⑶知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案；⑷年代久远和特殊载体的档案。

⑸其他需要专门说明的档案要介绍：档案文件的名称、责任者和文件形成的时间；档案文件的检索要素；内容介绍等。

全宗卷整理方法及示例云浮市档案局监督指导科2007年9月一个机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体（一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体）。

苏联对全宗的新解释为“彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体”。

这一综合体包括机关(企业、团体、个人)档案全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等。

全宗，法文fonds，最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的，在1841年 4月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。

fonds一词，原为“基金”、“贮量”、“库藏”等意，用于档案学有时附加限定词，如俄文архивныйфонд(档案全宗)。

中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法，1955年后全国统一改为“全宗”。

在汉语中 ,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思，因而惯称相关事件的一组文书，以至泛称档案，均谓卷宗。

“全宗”的字面意义，就是全部卷宗。

全宗构成条件和立档单位在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。

形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。

确定档案全宗划分的界限，即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位，通常被称为全宗构成者的条件，或立档单位的条件。

立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。

一般具备下列条件的机构就是立档单位，它所形成的档案即构成全宗：①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；②是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；③设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

上述三个方面往往互相依存，也有时并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。

全宗卷整理要点一、什么是全宗卷：由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。

二、全宗卷编制原则：档案室应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。

全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。

全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。

三、全宗卷内容构成：1、全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记、机构沿革等说明全宗背景和档案状况的文件材料。

2、档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。

3、档案整理类：文件材料分类方案、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。

4、档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。

5、档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。

6、档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。

7、档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。

8、新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。

四、全宗卷的整理：1、文件材料装订。

文件材料以件为单位进行装订。

2、文件材料分类。

按“全宗卷内容构成”中1至8项进行分类。

3、文件材料排序。

文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。

全宗卷规范全宗卷是一种档案形式，也可以称为档案密集体，它是一种以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。

档案卷宗包括档案文件和贴图卷宗，具有卷宗编号、档案文件名和贴图等，与档案文件编号、档案文件名称、贴图等有关。

全宗卷是以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。

一般来说，全宗卷是按照一定的准则和规则进行编排和整理的某种档案集合。

编排全宗卷的基本原则是，按照档案的功能性、主题性进行整理，以保证档案的完整性优先考虑档案的功能，按照档案出现的顺序，分类编排档案文件，遵循档案分类与存档的基本原则和档案存档的顺序。

全宗卷的编排和整理首先要明确档案的来源、性质、范围及主题，其次要把档案按照中心思想和档案文件功能性进行分类编排。

全宗卷的编排，既要把握历史背景和档案材料特征，也要充分考虑档案的功能性和主题性，把档案材料整理到实际需要的卷宗中，使档案具有可读性和可查询性。

全宗卷的整理，应当把握历史背景和档案材料特点，以更好的组织档案，使档案文件具有一致性，便于查找和使用。

要有效地实施全宗卷规范，首先要制定准确的规范，明确档案的来源、性质、范围和主题，确定完整的档案存档系统，以及档案文件的编排、档案文件编号、档案文件名称等，还要确保档案可读性和可查询性。

其次，要严格按照档案存档系统进行存档，规范档案编目和分类编排档案文件，为使档案便于查询和使用，定期检查档案文件，避免形成遗漏或重复。

此外，还要加强档案工作的组织、管理，用专门负责档案工作的人员来负责档案，保障档案的安全。

全宗卷规范是档案管理工作的基本规范，是档案管理机构为了更好地管理档案、保障档案安全，制定的规则和标准。

它对档案管理工作具有十分重要的意义，能够保证档案的完整性、可读性和可查询性，并且能够有效地检索档案，有助于更好的维护档案的安全。

全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。

全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。

二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。

全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。

以便于保管和利用。

三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。

1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。

㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。

（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。

（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。

档案编写全宗卷工作方案一、确定全宗卷的内容和结构全宗卷是档案管理工作中重要的组成部分，其内容应涵盖全宗介绍、组织机构沿革、档案整理与鉴定、档案保管与利用、档案统计、档案信息化等方面。

同时，全宗卷的结构也应明确，包括全宗介绍、组织机构沿革等基础材料，以及档案整理、鉴定、利用、统计等业务材料。

二、搜集和整理全宗卷材料为确保全宗卷的完整性和准确性，需认真搜集和整理全宗卷材料。

具体包括：1. 全宗介绍：包括全宗的名称、形成者、起始时间、档案数量等信息。

2. 组织机构沿革：详细记录本单位的组织机构沿革和发展历程。

3. 档案整理与鉴定：按照相关规定和标准，对档案进行分类、编目和鉴定。

4. 档案保管与利用：记录档案的保管情况、利用方式和效果等。

5. 档案统计：对档案的数量、种类、年限等进行统计和分析。

6. 档案信息化：涉及档案的数字化、信息化的具体内容和成果。

三、编写全宗卷材料目录为方便查询和使用，需按照全宗卷的结构，将材料目录分类编排。

目录应清晰反映全宗卷的内容，包括标题、时间、文号等详细信息。

四、审核和修改全宗卷材料为确保全宗卷材料的准确性和完整性，需对其进行审核和修改。

具体包括：1. 对全宗卷材料进行逐一审核，确保其内容完整、准确。

2. 对不符合要求的全宗卷材料进行修改和完善。

3. 对全宗卷材料进行定期的更新和补充。

五、完善全宗卷材料签字盖章手续为确保全宗卷材料的合法性和有效性，需完善其签字盖章手续。

具体包括：1. 对需要签字盖章的材料，应按照规定进行签字盖章。

2. 对签字盖章手续不完备的材料，应予以完善和补充。

3. 对伪造或虚假的签字盖章手续，应严肃处理并追究相关责任人的责任。

六、建立全宗卷电子档案为提高档案查询和使用的便利性，应将全宗卷材料进行电子化。

具体包括：1. 将全宗卷材料进行扫描或拍照，转化为电子文件格式。

2. 将电子文件进行分类整理和归档保存，建立相应的电子档案库。

3. 利用信息化手段，实现全宗卷电子档案的快速查询和使用。

机关档案室全宗卷整理方法为规范机关档案室全宗卷的整理，按照国家档案局制发的《全宗卷规范》(DA/T12_1994 、1995_6_12) ，结合工作实际，制定全宗卷整理方法：一、关于全宗卷全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。

二、全宗卷的主要内容卷一：档案管理综合材料，主要包括:１全宗指南（全宗介绍）；２档案管理制度汇编；３档案管理体系网络图；４归档范围和保管期限表；５档案机构设置和调整文件；６档案工作人员任免文件；７机关档案工作年检、评估等材料；８档案培训材料；９档案工作计划、总结等。

（１、2、3、4 项为必要项）卷二：档案收集，主要包括:１文书、会计、专业、基２档案移交目录等。

（1、2 为必要项）卷三：档案整理，主要包括：１档案分类方案；２档案整理情况说明等。

卷四：档案鉴定，主要包括:１档案工作鉴定小组成员名单；２鉴定档案分析报告；３销毁档案的请示与批复；４销毁档案清册等。

（如有销毁档案工作1、3、4 为必要项）卷五：档案保管，主要包括:1 库房安全检查记录； 2 档案安全检查报告； 3 档案库房温湿度记录等（ 3 项为必要项）。

卷六：档案统计，主要包括： 1 各类档案收进、移出统计台账；2 档案统计年报等。

（1、2 项为必要项）卷七：档案利用，主要包括:１大事记；２组织沿革；３档案借阅登记；４档案利用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、汇编等。

（1、2、3 项为必要项）卷八：档案管理新技术的应用，主要包括：１办公自动化开发应用情况；２计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；３档案数字化方案；４档案数字化成果说明；５档案管理软件安装盘等。

（2、3、5 项为必要项）三、全宗卷的整理（一）准备全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理过程中产生的文件材料，先归入预设的全宗卷盒内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，一个类别内文件材料数量较多时可设分卷。