物业档案管理规定

物业档案管理规定一、总则物业档案管理是指对物业管理工作中产生的各类档案进行组织、管理和利用的过程。

物业档案的管理规定是为了确保物业档案的完整性、可靠性和便捷性，提高物业管理工作的效率和质量，保护物业管理企业和相关利益方的合法权益。

二、档案的定义和分类1. 档案的定义物业档案是指物业管理工作中产生的各类书面、图片、音像、电子等形式的记录和资料，包括但不限于合同文件、会议纪要、工作报告、规章制度、房屋档案等。

2. 档案的分类根据物业管理工作的不同内容和形式，物业档案可分为以下几类：- 合同档案：包括物业管理合同、租赁合同、服务合同等与物业经营相关的合同文件。

- 会议档案：包括业主大会、业委会会议等的会议纪要、决议等会议文件。

- 工作档案：包括各种工作报告、计划、总结等物业管理工作的记录和资料。

- 规章制度档案：包括物业管理企业制定的各项规章制度、操作规范等文件。

- 房屋档案：包括房屋登记、交接、验收等相关文件和资料。

三、物业档案的归档与管理1. 归档要求（1）及时归档：物业档案应在产生之日起5个工作日内进行归档，以确保档案的及时性和完整性。

（2）分类归档：将物业档案按照分类要求进行整理、编号和封存，确保档案的有序性和检索的便捷性。

（3）密封保管：档案归档后，应封存并存放在专用的档案保管柜或房间中，确保档案的安全性和保密性。

（4）备份管理：对电子档案进行定期备份和存储，以防止数据丢失或损毁。

2. 档案管理（1）档案整理与更新：定期对档案进行整理、更新和修补，确保档案的完好无损，并及时更新相关资料。

（2）档案检索与借阅：建立档案借阅制度，对于需要查阅档案的人员，应提供便捷的检索和借阅服务。

（3）档案销毁与转移：对于已经失去法律、历史、科学价值或过期的档案，应按照规定的程序进行销毁或转移。

四、档案保密与权益保护1. 保密措施（1）访问权限控制：对物业档案进行权限控制，确保只有授权人员能够查阅和修改档案内容。

物业公司档案管理规定1.贯彻执行国家物业管理相关的档案法规和公司档案管理规定，做好本部门档案的收集、整理、存放和利用工作。

2.定期上交本部门档案和目录等资料，并配合公司档案管理人员进行整理、分类、保管、统计等工作。

3.配合公司档案管理人员进行档案的验收和归档工作，确保档案的完整和准确性。

4.编制本部门档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。

5.严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。

6.有权督促本部门及相关人员按照归档要求及时移交文件材料；有权拒绝接收不符合要求的文件材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案。

7.定期对本部门档案库房进行检查和整理，确保档案的安全和完整性。

8.离岗时须办好档案的清点、移交手续，方可办理离岗手续。

为了规范公司的档案管理工作，本规定制定了档案工作管理机构和各级管理职责。

公司行政人事部作为档案工作的主管部门，负责制订档案管理规章制度和工作标准，并对各部门的档案工作进行指导、监督和检查。

各部门应设置专（兼）职档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。

同时，公司档案监管人员和管理人员也分别承担着相应的职责，包括制定公司档案工作管理制度和工作标准、定期接收、整理、分类、保管、统计等工作、执行保密制度等。

各部门应高度重视档案工作，确保档案工作所必需的条件。

公司档案监管人员和管理人员也应定期对各部门的档案工作进行检查和整理，确保档案的安全和完整性。

同时，各部门档案管理人员也应贯彻执行档案管理有关规定，做好本部门档案的收集、整理、存放和利用工作，同时配合公司档案管理人员进行档案的验收和归档工作，编制本部门档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，严格执行保密制度等。

最后，各部门档案管理人员在离岗时也应办好档案的清点、移交手续，确保档案工作的连续性和完整性。

物业管理需要收集完整、准确、及时的文件材料，包括附件。

第一章总则第一条为加强物业公司的内部管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有内部管理资料档案的管理工作，包括各类文件、记录、图表、影像等。

第三条本制度遵循集中统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。

第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。

第五条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理工作。

第六条档案管理员负责具体执行档案管理任务，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。

第三章管理内容第七条档案收集范围：1. 公司内部管理制度、工作流程、操作规范等；2. 各部门业务档案，如工程档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 公司重大活动、项目、会议、培训等资料；4. 公司与外部单位签订的合同、协议、函件等；5. 公司其他具有保存价值的资料。

第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理；2. 保持档案的原始性、完整性、连续性；3. 档案装订、封装应符合规范要求。

第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用；3. 档案资料应定期进行消毒、杀虫处理。

第十条档案借阅要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、擅自复制；3. 借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者按相关规定处理。

第四章管理制度第十一条档案管理制度：1. 制定档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的要求；2. 定期对档案管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改；3. 加强档案人员培训，提高档案管理业务水平。

第十二条档案保密制度：1. 档案资料涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等，应严格保密；2. 档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 借阅者应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。

物业管理公司制度之档案管理规定为了规范物业管理公司的档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，制定本规定。

一、档案管理的依据和目的1.档案管理的依据是《中华人民共和国档案法》以及相关法律法规。

2.档案管理的目的是统一管理、妥善保存物业管理公司的各类档案，确保档案的安全性、完整性和可检索性。

二、档案的范围和分类1.档案的范围包括公司的行政档案、财务档案、业务档案、人事档案等。

2.档案的分类原则是按照功能和归属关系进行划分，分为档案馆、部门档案室和岗位档案箱。

三、档案的编制和归档1.档案的编制应根据文件的形式和内容进行，包括纸质档案、电子档案和混合档案。

2.档案的归档应按照文件的日期、文件号、文件名称和原件数量进行编号，并填写档案目录，确保档案的追溯性和可检索性。

四、档案的保管和管理1.档案的保管要求存放在专用的档案室、档案箱或档案柜内，保持通风、干燥、防尘、防虫、防火，并定期进行安全检查。

2.档案的管理要求建立健全档案管理制度，明确各级档案管理员的职责和权限，规定档案的查阅、借阅、调阅和销毁的程序和要求。

五、档案的使用和借阅1.档案的使用应遵守相关的法律法规和公司的规定，不得用于非法活动和泄露公司机密。

2.档案的借阅要求填写借阅登记表，经档案管理员批准后方可借阅，并按时归还，逾期需经批准方可延期借阅。

六、档案的销毁和移交1.档案的销毁应按照公司的规定和相关法律法规进行，确保档案的安全、隐私和环境的保护。

2.档案的移交要求在档案交接清单上详细记录移交的档案名称、数量和接收人，并经双方签字确认。

七、档案管理的监督和评估1.档案管理应进行定期的监督检查，发现问题及时整改，确保档案管理的规范性和运行的有效性。

2.档案管理应建立健全评估制度，定期对档案管理工作进行评估，并对评估结果进行总结和反馈，为提升档案管理水平提供参考。

八、附则本规定自发布之日起实施，并适用于物业管理公司所有相关档案管理工作，如有需要，可根据实际情况进行调整和补充。

第一章总则第一条为加强小区物业业主档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本小区所有业主的档案资料管理。

第三条业主档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保业主档案资料的完整性，不得随意丢弃、损坏或销毁。

2. 准确性原则：确保业主档案资料的准确性，不得篡改、伪造档案资料。

3. 安全性原则：确保业主档案资料的安全，防止丢失、泄密。

4. 可查性原则：确保业主档案资料的查阅便利，方便业主及相关人员查阅。

第二章业主档案管理范围第四条业主档案管理范围包括：1. 业主基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址等。

2. 业主身份证明：身份证、户口簿、房产证等。

3. 业主购房合同、租赁合同等。

4. 业主装修申请、验收报告等。

5. 业主维修基金缴纳记录等。

6. 业主投诉、表扬、奖励等记录。

7. 业主参与小区活动记录等。

第三章业主档案管理职责第五条物业管理部门负责业主档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责建立业主档案，对业主档案资料进行收集、整理、归档。

2. 负责业主档案资料的保管、查阅、借阅等工作。

3. 负责业主档案资料的保密工作，防止档案资料泄露。

4. 定期对业主档案资料进行整理、归档，确保档案资料的完整性、准确性、安全性。

5. 对业主档案资料进行数字化处理，提高档案资料的查阅便利性。

第六条业主对自身档案资料享有以下权利：1. 查阅权：有权查阅本人档案资料。

2. 修改权：有权要求修改本人档案资料中的错误信息。

3. 复印权：有权要求复印本人档案资料。

第四章业主档案管理流程第七条业主档案管理流程如下：1. 收集：物业管理部门负责收集业主档案资料，确保档案资料的完整性。

2. 整理：对收集到的业主档案资料进行分类、整理、归档。

3. 归档：将整理好的业主档案资料按照规定进行归档。

4. 查阅：业主或相关人员需查阅档案资料时，需向物业管理部门提出申请，经审核批准后方可查阅。

公司档案管理规定为加强公司的档案管理, 保证档案收集、整理、存放、保护和运用各环节规范、有序, 根据国家档案管理相关规定, 结合公司实际情况, 特制订本规定。

一. 档案工作管理机构档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。

公司行政人事部作为档案工作主管部门, 统一领导各部门档案工作, 制订档案管理规章制度和工作标准, 并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。

各部门应设立专（兼）职档案管理人员, 负责本部门的档案管理工作。

公司档案主管部门: 行政人事部公司档案监管人员: 行政主任/总经办秘书公司档案管理人员: 行政人事部行政助理各部门档案管理人员: 各部门文员、行政人事助理、结算员二. 档案工作管理职责档案工作是管理的基础性工作, 各部门要高度重视, 保证档案工作所必需的条件, 全体员工都有维护档案完整和安全的义务。

（一）公司档案监管人员职责1. 贯彻执行国家物业管理相关的档案法规, 制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。

2. 负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查, 一年组织2次对各部门及公司档案检查。

3．定期接受各部门上交的电子档案及目录等, 并进行整理、分类、保管、记录等工作。

4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。

5. 执行保密制度, 保证档案的安全。

（二）公司档案管理人员职责:1.严格执行档案管理有关规定, . 定期接受各部门上交的档案、目录等, 并进行整理、分类、保管、记录等工作。

2.做好各类档案的接受、整理、建帐、建卡、保管、记录等工作。

检查、3.验收归档文献材料是否完整、准确、系统, 是否符合相关档案工作规范。

4.编制各类档案的检索工具和参考资料, 积极开展征询服务和提供运用工作, 做好档案的查阅、借阅和催还工作。

5.做好档案库房的管理6.严格执行保密制度, 对密级档案内容不传密、不泄密、不失密, 保证档案的安全。

7.有权督促有关部门和人员按归档规定及时移交文献材料；有权拒绝接受不符合规定的文献材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。

物业管理制度和档案管理制度一、总则1. 本物业管理制度旨在规范物业管理活动，提高物业服务质量，保障业主和使用人的合法权益。

2. 本物业区域内的所有业主、使用人及物业管理公司必须遵守本制度。

二、物业管理公司职责1. 负责物业共有部分的维护、修缮和管理。

2. 保障物业区域内的公共秩序和环境卫生。

3. 提供业主所需的各类服务，并确保服务质量。

三、业主与使用人的权利与义务1. 业主应按时缴纳物业管理费及其他相关费用。

2. 业主应遵守物业使用规定，不得从事违法活动。

3. 使用人应尊重业主权利，合理使用物业设施。

四、物业维护与修缮1. 物业管理公司应定期对物业共有部分进行检查和维护。

2. 业主或使用人需要对自有物业部分进行修缮时，应提前通知物业管理公司。

五、公共秩序与环境卫生1. 物业管理公司应制定并执行公共秩序维护和环境卫生管理制度。

2. 业主和使用人应遵守相关制度，共同维护良好的居住环境。

六、紧急情况处理1. 物业管理公司应建立紧急情况响应机制，包括但不限于火灾、自然灾害等。

2. 业主和使用人应熟悉紧急疏散路线和应急措施。

七、违规处理1. 对违反物业管理制度的业主或使用人，物业管理公司有权采取必要措施予以纠正。

2. 严重违规行为，物业管理公司可依据相关法律法规和本制度进行处理。

八、附则1. 本物业管理制度自发布之日起生效。

2. 本制度的解释权归物业管理公司所有。

档案管理制度一、总则1. 为规范档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本档案管理制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其员工。

二、档案管理职责1. 物业管理公司应设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管和利用。

2. 档案管理人员应具备相应的专业知识和技能。

三、档案的收集与整理1. 档案管理人员应定期收集各类文件、资料，并进行分类整理。

2. 所有档案资料应按照规定的格式和要求进行编号、登记。

四、档案的保管1. 档案应存放在适宜的环境中，确保其安全和完整。

一、引言物业档案是物业管理过程中形成的各类文件、资料的总和，是物业管理工作的真实记录和重要依据。

为规范物业档案管理工作，提高物业管理水平，保障物业管理活动的正常进行，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 物业管理公司内部的各类文件、资料，包括公司章程、规章制度、工作计划、会议记录、财务报表、合同、协议等。

2. 物业项目验收、移交、维修、保养、投诉处理、业主大会等相关资料。

3. 业主、住户的个人信息、房屋产权、装修登记、物业费收缴等相关资料。

4. 设备设施运行、维护、保养、检修等相关资料。

5. 政府主管部门下发的各类文件、通知、通报等。

三、档案管理制度1. 物业管理公司应设立专门的档案室，配备专职档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。

2. 档案管理人员应具备以下条件：（1）熟悉档案管理业务，具备一定的法律知识。

（2）具备良好的职业道德，严格遵守保密制度。

（3）熟悉电脑操作，能够熟练使用档案管理软件。

3. 档案资料收集：（1）按时间顺序收集：设计规划阶段、施工及验收阶段、委托管理阶段、业主收楼信息、日常管理信息等。

（2）按物业管理参与者收集：开发商、施工单位、业主、住户、政府主管部门等。

4. 档案整理与分类：（1）按照档案资料的性质、用途、保管期限等进行分类。

（2）建立档案目录和索引，方便查阅。

5. 档案保管：（1）档案资料应按照规定要求存放，确保档案的完整、安全。

（2）档案资料应定期进行整理、清理，剔除作废和无效的记录。

（3）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

6. 档案借阅：（1）借阅档案资料需填写借阅申请，经主管批准后方可借阅。

（2）借阅档案资料时，需遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

（3）借阅人应爱护档案资料，归还时保持档案资料的整洁、完好。

7. 档案移交：（1）档案管理人员调离岗位时，应将档案资料清单及移交手续办理完毕。

（2）接任者应按照规定接收档案资料，确保档案的完整、安全。

小区物业档案的创建与管理规定
一、背景
为了规范小区物业档案的创建和管理，保障物业信息的安全和有效使用，制定以下规定。

二、档案创建
1. 小区管理办公室是小区物业档案的管理单位，负责物业档案的创建和维护工作。

2. 物业档案应当包括小区各种设施设备的资料、房屋拥有者信息及合同档案、小区规划设计图纸等相关资料。

3. 物业档案的创建应当遵循法律法规的规定，确保信息真实、完整、准确。

三、档案管理
1. 物业档案应当建立电子和纸质两个版本，并进行相互备份，确保信息不会因意外事件丢失。

2. 物业档案的管理人员应当严格遵守保密原则，对档案信息进行保密，并不得擅自将其透露给外部人员。

3. 物业档案的管理应当定期进行检查和整理，发现问题及时采取措施进行纠正。

4. 物业档案的使用应当符合相关规定，不得用于违法违规的行为。

四、信息共享与查询
1. 物业档案的信息应当向小区业主、业委会及相关政府部门提供，以促进信息的透明与共享。

2. 物业档案的查询应当便利、快速，业主和相关部门可以通过指定方式进行查询，并获得及时、准确的答复。

五、违约处理
对于未按照规定创建和管理物业档案，或者擅自泄露档案信息的单位及责任人员，将依法进行追责，承担相应的法律责任。

六、附则
1. 在物业档案的管理中，应当遵守国家、地方有关法律法规和政策的要求。

2. 物业档案的创建和管理应当符合信息保护和隐私保护的相关规定。

3. 本规定自发布之日起生效，并可根据需要进行修订。

以上为《小区物业档案的创建与管理规定》的内容，希望各相关部门和小区业主能共同遵守和落实，确保物业档案的有效管理和使用。

一、总则为加强物业管理资料的管理，确保物业管理资料的真实性、完整性和有效性，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

三、档案管理组织1. 成立物业管理资料档案管理小组，负责物业管理资料档案的管理工作。

2. 物业管理资料档案管理小组由物业经理担任组长，各部门负责人为成员。

3. 物业管理资料档案管理小组负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，对档案管理人员进行培训和考核。

四、档案收集1. 收集范围：物业管理合同、业主委员会文件、物业服务合同、物业服务协议、物业维修基金使用情况、物业服务费用收支情况、物业设施设备台账、业主投诉及处理记录、物业维修记录、物业管理区域规划图纸、物业管理区域平面图、物业管理区域周边环境资料等。

2. 收集要求：（1）收集的资料必须真实、准确、完整，符合国家法律法规和行业标准。

（2）收集的资料应分类存放，便于查阅和管理。

（3）收集的资料应定期更新，确保资料的有效性。

五、档案整理1. 整理原则：按照时间顺序、类别、重要性等进行整理。

2. 整理方法：（1）分类：将收集到的资料按照类别进行分类，如合同类、协议类、费用类、设备类等。

（2）编目：为每份资料编制编号，便于查阅和管理。

（3）装订：将整理好的资料装订成册，并附上目录。

（4）归档：将整理好的资料按照类别、时间顺序等要求归档。

六、档案保管1. 保管地点：物业管理资料档案应存放在安全、干燥、通风的专用档案室。

2. 保管要求：（1）档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施。

（2）档案管理人员应定期检查档案的保管状况，确保档案安全。

（3）档案管理人员应定期对档案进行整理、归档，保持档案的整洁和完整。

（4）档案管理人员应定期对档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。