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物业公司档案管理制度范本第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，保证公司档案的完整性、真实性和安全性，规范公司档案管理行为，制定本制度。
第二条本制度适用于公司档案的全部流程和环节。
第三条公司档案管理以法律法规为依据，以规范和制度为手段，以信息化管理为支撑。
第四条公司档案管理以服务为中心，以规范为基础，以数字化为方向，加强信息化建设，提高档案管理工作效率和服务水平。
第五条公司档案管理实施全员参与，属地管理、综合管理、部门协同的原则。
第六条公司档案管理按照“谁建档、谁负责”的原则，各部门按照职责清晰划分，做好档案管理工作。
第七条公司档案工作保密原则，涉密档案管理另行制定保密制度。
第八条公司档案管理工作采用数据化、系统化、网络化管理，建设档案管理信息系统。
第九条公司档案管理工作应加强宣传，提高档案员素质，不断完善档案管理制度，保证公司档案管理工作的质量和效益。
第二章档案的构成和分类第十条公司档案包括纸质档案和电子档案两大类。
第十一条纸质档案由文件、报表、图纸、会议记录等纸质载体构成。
第十二条电子档案由电子文档、电子邮件、电子图片、电子录像等电子载体构成。
第十三条档案按照其重要性、价值和使用频度等因素进行分类，分为终身保存档案、定期保存档案和临时保存档案。
第三章档案的建立和归档第十四条档案需由相关部门或人员按规定程序建立，并登记建档。
第十六条档案归档应按照一定的顺序排列，采用标准的存储设施，做好防火、防潮、防虫等措施。
第四章档案的检索和利用第十七条档案检索应根据需求，按照档案的属性、内容、时间等进行检索。
第十八条档案利用应提供有效的服务和支持，确保档案信息的准确性和完整性。
第五章档案的保管和保存第十九条档案保管时应加强安全措施，确保档案免于灾害和损坏。
第二十条档案保存期限按照国家有关法律法规的规定执行。
第二十一条档案保存期满后，应及时进行鉴定和处理，做好档案销毁或移交的工作。
第六章档案的销毁和移交第二十二条档案销毁应经过审批程序，严格按照规定的方法和程序进行。
物业项目档案管理制度物业项目档案管理制度一、背景和目的物业项目档案是指物业项目的各类文件、资料、图纸等记录和反映项目建设、管理、维护运行情况的证据和依据。
物业项目的档案管理对于保证项目的正常运行和管理具有重要意义。
为了规范物业项目档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，制订本制度。
本制度的目的是确保物业项目的档案管理工作符合规范、规范、高效，为项目提供良好的服务和支持。
二、档案管理部门项目经理助理或专职档案管理员负责具体实施和监督档案管理工作。
三、档案管理范围物业项目的档案管理工作范围包括但不限于以下内容：1. 项目建设阶段的文件、资料和图纸。
2. 项目运营和管理阶段的文件、资料和图纸。
3. 项目维护和保养阶段的文件、资料和图纸。
4. 项目改造和升级阶段的文件、资料和图纸。
5. 项目档案的建设、整理、归档和检索。
四、档案管理流程1. 档案建设项目建设阶段，项目经理助理负责收集、整理、归档项目建设相关文件、资料和图纸。
确保项目的建设过程能够按照规范和标准进行，并且能够为项目的维护和管理提供必要的依据。
2. 档案整理项目运营和管理阶段，项目经理助理负责收集、整理、归档项目运营和管理相关文件、资料和图纸。
确保项目的运营和管理工作有序进行，为项目的后续工作提供必要的依据。
3. 档案归档项目维护和保养阶段，项目经理助理负责收集、整理、归档项目维护和保养相关文件、资料和图纸。
确保项目的维护和保养工作能够按照规范和标准进行，并能够及时查阅和使用。
4. 档案检索项目改造和升级阶段，项目经理助理负责收集、整理、归档项目改造和升级相关文件、资料和图纸。
确保项目的改造和升级工作能够按照规范和标准进行，并保证档案的完整性和准确性。
5. 档案检索项目档案的建设、整理、归档和检索工作，由项目经理助理或专职档案管理员负责。
确保档案能够按照相关要求进行及时检索和使用，为项目提供必要的支持和服务。
五、档案管理标准1. 档案的编制和归档应符合相关法律、法规和标准的要求。
物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。
第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。
第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。
第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。
（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。
（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。
（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。
第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。
第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。
第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。
第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。
（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。
（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。
（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。
第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。
第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。
第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。
第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。
物业规章制度档案管理一、总则为了规范物业管理工作，保障业主和居民的合法权益，提高物业服务质量，制定本规章制度档案管理办法。
二、档案管理的基本原则1、依法依规管理。
遵循国家法律法规和相关制度规定进行档案管理，保证档案的真实、完整、可靠、安全。
2、严格保密。
对于涉及个人隐私和商业秘密的档案信息，必须严格保密，严禁泄露。
3、专人专管。
设立专门的档案管理部门，由专人负责档案管理工作，实行专人专岗，确保档案管理工作的高效、规范进行。
4、定期审核。
对档案资料进行定期审核，保证档案的更新、完善和规范。
5、科学利用。
档案不仅是文书资料，更是管理工作的重要参考依据，要科学利用档案信息，为物业管理提供支持。
三、档案管理的内容及程序1、档案的建立（1）物业管理档案应当按照规范要求，将物业管理工作的各项文件、资料、凭证等进行分类整理，建立档案目录，确保档案的清晰明了。
（2）建立档案的过程中，应当按照时间顺序进行编号和归档，确保档案的完整和连贯。
2、档案的归档和存储（1）建立一定的档案存储和归档制度，确保档案的安全性和完整性。
（2）对于重要的档案，应当采取加密存储和备份措施，以防丢失或损坏。
（3）对于长期保存的档案，应当进行分类和归档，妥善保管，以备需要时查阅。
3、档案的借阅和利用（1）对于需要借阅和利用档案的情况，应当提出书面申请，并经过相关部门的批准和审核，严格按照程序进行操作。
（2）借阅和利用档案的时限应当明确规定，避免超时使用或滥用档案。
4、档案的销毁（1）在档案保管期限届满或者档案内容已经失去效力的情况下，应当及时对档案进行鉴定和销毁，确保档案的整洁和及时性。
（2）对于涉及个人隐私和商业秘密的档案，应当经过合法程序进行销毁，避免泄露。
四、档案管理的责任和义务1、物业管理公司应当认真执行档案管理相关政策和法规，严格要求档案人员执行档案管理制度，确保档案管理工作的正常进行。
2、档案管理部门负责人应当严格执行档案管理规章制度，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作的科学性和规范性。
第一章总则第一条为加强物业公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合我公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目及全体员工，旨在规范公司内页档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第二章档案分类与归档第三条公司内页档案分为以下几类：1. 行政类档案：包括公司章程、组织机构代码证、营业执照、资质证书、批文等；2. 财务类档案：包括财务报表、财务凭证、审计报告、税费缴纳证明等；3. 人力资源类档案：包括员工入职、离职、调动、考核、培训等档案；4. 项目管理类档案：包括项目验收、维修保养、验收报告、合同等；5. 业主服务类档案：包括业主投诉、维修记录、服务记录等；6. 公共安全类档案：包括消防安全、安全培训、应急预案等；7. 其他类档案：包括公司内部文件、会议纪要、培训资料等。
第四条档案归档工作由各部门负责，按照以下要求进行：1. 按类别、时间顺序整理归档；2. 每份档案应包含封面、目录、正文、附件等部分；3. 档案编号应统一规范，便于查阅和管理；4. 归档文件应使用规范的档案袋或文件夹，确保档案的整洁和美观。
第三章档案保管与利用第五条档案保管工作由档案管理员负责，具体要求如下：1. 档案柜应放置在通风、干燥、防潮、防火、防盗的场所；2. 档案应按照类别、时间顺序存放，确保档案的整齐有序；3. 档案管理员应定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理；4. 档案管理员应做好档案的防虫、防霉、防尘等工作。
第六条档案利用工作应遵循以下原则：1. 公开、公平、公正，为员工提供便捷的档案查询服务；2. 严格按照档案利用规定，确保档案安全；3. 对涉及公司秘密的档案，应严格控制查阅范围。
第四章档案销毁第七条档案销毁工作应遵循以下原则：1. 严格按照国家有关档案管理的法律法规，确保档案销毁的合法性；2. 档案销毁前，应经公司领导审批；3. 档案销毁过程中，应确保档案的安全，防止泄露公司秘密。
物业工程档案管理制度范本第一章总则第一条为加强物业工程档案管理工作，规范文件管理流程，提高管理效率，制定本制度。
第二条本制度适用于物业工程档案管理单位及相关人员。
第三条物业工程档案管理应遵循依法、依规、依规范原则，坚持全面贯彻落实文件管理制度。
第四条物业工程档案管理应做到分类存档、备份保管、定期清理、安全保密。
第五条物业工程档案管理的内容包括建设工程档案管理、物业管理档案管理及其他相关档案管理。
第六条相关人员要认真履行物业工程档案管理职责，依法合规开展工作，不得私自篡改、销毁或外泄档案信息。
第七条相关人员应加强对物业工程档案管理的学习和培训，提高档案管理水平和能力。
第八条物业工程档案管理单位应配备专业化的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利进行。
第二章档案管理第九条物业工程档案管理单位需设立完善的档案管理制度，包括档案管理规范、档案管理流程、档案管理责任、档案管理监督等方面。
第十条物业工程档案管理单位应建立档案资源库，对所有相关档案进行分类存放，方便查阅和管理。
第十一条物业工程档案管理单位应定期对档案进行清理整理，删除无用信息，保留有价值的档案。
第十二条物业工程档案管理单位应建立档案安全保密制度，加强档案信息的保护，防止档案泄露。
第十三条物业工程档案管理单位应建立档案备份制度，确保档案信息的安全性和完整性。
第十四条物业工程档案管理单位应建立档案借阅制度，规范档案借阅流程，审核借阅权限，及时追踪借阅情况。
第十五条物业工程档案管理单位应建立档案检索制度，对档案信息进行标注、索引、分类，便于快速检索。
第十六条物业工程档案管理单位应建立档案销毁制度，对已经完成任务、无需保留的档案进行安全销毁。
第十七条物业工程档案管理单位应建立档案著录制度，对所有档案进行著录，确保档案信息的完整性和准确性。
第三章管理流程第十八条仓库保密责任人应负责档案仓库的日常管理工作，严格遵守物业工程档案管理制度的相关规定。
第十九条仓库保密责任人应核实档案信息的真实性，对档案进行定期检查，及时发现并纠正问题。
物业项目档案管理制度物业项目档案管理制度范本（精选5篇）在当下社会，越来越多地方需要用到制度，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。
这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。
想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是小编为大家整理的物业项目档案管理制度范本（精选5篇），仅供参考，大家一起来看看吧。
物业项目档案管理制度1加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。
(一)管理内容：1、工程档案：从接管开始的.所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等;4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。
(二)管理措施：1、制定档案制度，并严格执行;2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。
物业项目档案管理制度21.客户档案的管理工作由客务部负责。
2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。
3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。
4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。
5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。
6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。
7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。
物业公司档案管理制度最新范本档案管理是企业管理的重要内容之一，以下是制度网为您提供的《物业公司档案管理制度范本》。
【物业公司档案管理制度范本】物业管理公司档案管理制度提要：一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。
借阅时间原则上不超过一天。
如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。
二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。
物业公司档案管理制度第一章总则档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。
第二章档案分类一、综合类(一)公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等; 永久(二)公司编文号的全部文件; 永久(三)公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件; 长期(四)公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复; 永久(五)公司的各种请示报告及上级部门的批复; 永久或长期(六)集团内各单位主送我司有关重要问题的文件; 长期或永久库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。
发现办公设备(包括通讯、照明、影音、电脑等)损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
(七)政府各级部门发送的文件; 长期(八)公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录; 长期(九)介绍信、信函存根、电报底稿; 短期(十)公司档案的交接清册和销毁清册; 长期 (十一)各职能部门、综合类档案目录。
永久二、经营管理类(一)各职能部门管理文件、重要资料目录; 永久凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。
查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
物业档案管理制度15篇物业档案管理制度1依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。
一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。
公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。
二、文件资料点收、整理和归档1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。
2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的.签认。
3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。
4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。
三、档卷管理1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。
2、做好相关的防范措施，注意保密工作。
3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。
4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。
四、档案调、借阅1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。
确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。
2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。
物业档案管理制度2为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度
引言概述：物业管理公司作为管理大型物业项目的专业机构，其档案管理制度的建立和实施对于保障公司运营效率、提升服务质量至关重要。
本文将从档案管理制度的建立、档案分类管理、档案存储和保护、档案检索和利用以及档案销毁五个方面进行详细介绍。
一、档案管理制度的建立
1.1 制定档案管理制度的必要性
1.2 确定档案管理责任部门和人员
1.3 设立档案管理流程和标准
二、档案分类管理
2.1 建立档案分类体系
2.2 区分不同保管期限的档案
2.3 制定档案分类管理规范
三、档案存储和保护
3.1 选择合适的档案存储设备和环境
3.2 制定档案保护措施和应急预案
3.3 定期进行档案存储环境检查和维护
四、档案检索和利用
4.1 建立档案检索系统
4.2 制定档案利用规定和权限控制
4.3 提供员工档案管理培训和技术支持
五、档案销毁
5.1 制定档案销毁标准和程序
5.2 确保合规性和安全性
5.3 审计档案销毁过程和记录
结论：物业管理公司档案管理制度的建立和实施是公司管理工作的重要组成部份，惟独建立科学规范的档案管理制度，才干有效提高公司的管理效率和服务水平，确保公司运营的顺利进行。
希翼本文的介绍能够为物业管理公司档案管理制度的建立和完善提供一定的参考和指导。
内部管理制度系列项目物业公司档案管理制度（标准、完整、实用、可修改）编号：FS-QG-33916项目物业公司档案管理制度Project property company file management system说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
物业项目公司档案管理制度第一条管理原则:一、为保证档案的完整、规范，根据物业管理对档案管理的要求，结合公司的实际情况，制订本管理制度，各岗位员工必须严格执行操作。
二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容，反映公司的整个经营活动。
三、公司档案由行政人事部统一管理，项目服务中心档案由部门负责人负责。
第二条归集整理:一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理，通用文书和小区资料有综合管理部整理，其中技术资料可由相关部门指导进行。
二、检查好文件的本文及附件是否完整，处理程序是否完备，如有短少，应即追查归入，如有遗漏，应即退回经办部门补办，与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
三、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
四、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第三条分类编号一、档案分类(一)档案范围1、各部门制定的管理规定。
2、工程维修保养合同。
3、小区社区文化。
4、人事调动。
5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。
6、重大事故报告。
7、重大采购合同。
(二)各部门档案范围1、行政人事部行政(1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。
(2)公司年度、季度、月份工作计划、总结。
(3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。
(4)公司重大事投诉报告、处理决定。
(5)通报表扬。
(6)机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。
(7)公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。
(8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。
(9)公司大事记。
(10)公司固定资产说明书。
2、行政人事部人事(1)中级职称、员工技工职称资料。
(2)员工培训计划、培训实施方案、考核规定。
(3)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。
(4)员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。
(5)员工的奖励、处分的决定和通报。
(6)职工调资、转正、定级、考核等文件。
(7)员工花名册。
(8)采购合同。
3、安护部(1)上级公司消防、治安工作，通知、批复。
(2)小区重大消防、治安报告及相关文件。
4、财务部(1)上级、本公司关于财务管理，各种费用开支的规定、办法、通知。
(2)小区管理费调整的请示、通知。
(3)上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。
5、工程部(1)工程维修保养承包合同及外派工程合同。
(2)工程重大技改项目、图纸。
(3)工程重大事故报告。
(4)工程重大投诉诉处理资料。
(5)重大意外造成的小区局部损失情况报告。
(6)小区维修资料。
6、客户服务(1)合同(防蚁、绿化、清洁)。
(2)写字楼、商场等管理规定。
(3)重大投诉、重大事故处理意见。
(4)用户资料。
(5)装修指南。
(6)用户手册。
二、档案编号:(一)按照分类大小级别按次序编号。
(二)按照年度时间按顺序编号。
(三)按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。
第四条立卷目录一、立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。
档案管理员按以上分类方法，用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。
(一)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸。
(二)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成。
(三)制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中;(四)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。
二、编制目录:(一)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;(二)每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中，以便查阅。
第五条档案保管:一、保管期限(一)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(二)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注(三)永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细则;4.董事会及股东会纪录;5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产所有权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。
(四)10年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业计划资料;4.其他经核定须保存10年的文书。
(五)5年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。
(六)1年保存:结案后无长期保存必要者。
(七)规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
二、保管要求(一)便于查阅。
(二)保证档案的安全。
(三)防止档案的损坏。
(四)采取修复技术，延长档案寿命。
三、保管职责:(一)财务部保管财务档案。
(二)综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料。
(三)工程维修部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及品质保障部各职能部门需要保管的其他档案。
(四)各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。
(五)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员。
(六)档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号。
(七)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询。
(八、)档案原则上保管原件。
第六条档案保密:一、档案密级分为三级:绝密、机密、普通;(一)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;(二)机密档案包括:ISO9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)公司收发文(通知、通告除外)工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;(三)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
二、档案查阅(一)查阅权限1、总经理可查阅公司所有档案。
2、总经理助理可查阅分管工作的档案。
3、部门负责人可查阅该部门所有档案。
4、其他人员根据审批查阅有关档案。
(二)档案的查阅/借阅/复制1、查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
2、档案管理员审核其查(借)阅资格:3、权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;4、权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:5、属部门(财务类除外)的档案，由部门负责人审批;属服务中心的档案，由服务中心总经理审批;属公司的档案，由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。
6、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
7、须复制档案的，绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。
三、档案的销毁(一)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单位，报综合管理部主管审核。
(二)综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。
(三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
(四)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。
第七条库房管理:一、库房内的档案柜要同样编号，入库的档案要按大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据，实行科学管理。
二、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要即使修补。
三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等"七防"措施，严格控制库内的温度，保持库内清洁，每月全面清扫一次。
四、档案库要实行专人管理，无关人员未经许可不得进入库房。
五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况，并经常检查是否完好，离开库房时要注意关闭落锁，关闭电源。
六、认真办理档案入库和查阅，借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位，案卷归还后，要及时放回原处，每两年全面检查馆藏档案情况，档案管理人员调动时，必须办理档案交接手续。
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