项目物业公司档案管理制度范本

物业公司档案管理制度范本第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，保证公司档案的完整性、真实性和安全性，规范公司档案管理行为，制定本制度。

第二条本制度适用于公司档案的全部流程和环节。

第三条公司档案管理以法律法规为依据，以规范和制度为手段，以信息化管理为支撑。

第四条公司档案管理以服务为中心，以规范为基础，以数字化为方向，加强信息化建设，提高档案管理工作效率和服务水平。

第五条公司档案管理实施全员参与，属地管理、综合管理、部门协同的原则。

第六条公司档案管理按照“谁建档、谁负责”的原则，各部门按照职责清晰划分，做好档案管理工作。

第七条公司档案工作保密原则，涉密档案管理另行制定保密制度。

第八条公司档案管理工作采用数据化、系统化、网络化管理，建设档案管理信息系统。

第九条公司档案管理工作应加强宣传，提高档案员素质，不断完善档案管理制度，保证公司档案管理工作的质量和效益。

第二章档案的构成和分类第十条公司档案包括纸质档案和电子档案两大类。

第十一条纸质档案由文件、报表、图纸、会议记录等纸质载体构成。

第十二条电子档案由电子文档、电子邮件、电子图片、电子录像等电子载体构成。

第十三条档案按照其重要性、价值和使用频度等因素进行分类，分为终身保存档案、定期保存档案和临时保存档案。

第三章档案的建立和归档第十四条档案需由相关部门或人员按规定程序建立，并登记建档。

第十六条档案归档应按照一定的顺序排列，采用标准的存储设施，做好防火、防潮、防虫等措施。

第四章档案的检索和利用第十七条档案检索应根据需求，按照档案的属性、内容、时间等进行检索。

第十八条档案利用应提供有效的服务和支持，确保档案信息的准确性和完整性。

第五章档案的保管和保存第十九条档案保管时应加强安全措施，确保档案免于灾害和损坏。

第二十条档案保存期限按照国家有关法律法规的规定执行。

第二十一条档案保存期满后，应及时进行鉴定和处理，做好档案销毁或移交的工作。

第六章档案的销毁和移交第二十二条档案销毁应经过审批程序，严格按照规定的方法和程序进行。

物业项目档案管理制度物业项目档案管理制度一、背景和目的物业项目档案是指物业项目的各类文件、资料、图纸等记录和反映项目建设、管理、维护运行情况的证据和依据。

物业项目的档案管理对于保证项目的正常运行和管理具有重要意义。

为了规范物业项目档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，制订本制度。

本制度的目的是确保物业项目的档案管理工作符合规范、规范、高效，为项目提供良好的服务和支持。

二、档案管理部门项目经理助理或专职档案管理员负责具体实施和监督档案管理工作。

三、档案管理范围物业项目的档案管理工作范围包括但不限于以下内容：1. 项目建设阶段的文件、资料和图纸。

2. 项目运营和管理阶段的文件、资料和图纸。

3. 项目维护和保养阶段的文件、资料和图纸。

4. 项目改造和升级阶段的文件、资料和图纸。

5. 项目档案的建设、整理、归档和检索。

四、档案管理流程1. 档案建设项目建设阶段，项目经理助理负责收集、整理、归档项目建设相关文件、资料和图纸。

确保项目的建设过程能够按照规范和标准进行，并且能够为项目的维护和管理提供必要的依据。

2. 档案整理项目运营和管理阶段，项目经理助理负责收集、整理、归档项目运营和管理相关文件、资料和图纸。

确保项目的运营和管理工作有序进行，为项目的后续工作提供必要的依据。

3. 档案归档项目维护和保养阶段，项目经理助理负责收集、整理、归档项目维护和保养相关文件、资料和图纸。

确保项目的维护和保养工作能够按照规范和标准进行，并能够及时查阅和使用。

4. 档案检索项目改造和升级阶段，项目经理助理负责收集、整理、归档项目改造和升级相关文件、资料和图纸。

确保项目的改造和升级工作能够按照规范和标准进行，并保证档案的完整性和准确性。

5. 档案检索项目档案的建设、整理、归档和检索工作，由项目经理助理或专职档案管理员负责。

确保档案能够按照相关要求进行及时检索和使用，为项目提供必要的支持和服务。

五、档案管理标准1. 档案的编制和归档应符合相关法律、法规和标准的要求。

物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。

第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。

第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。

第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。

第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。

第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。

（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。

（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。

（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。

第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。

第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。

第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。

第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。

（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。

（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。

（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。

第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。

第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。

第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。

第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。

物业规章制度档案管理一、总则为了规范物业管理工作，保障业主和居民的合法权益，提高物业服务质量，制定本规章制度档案管理办法。

二、档案管理的基本原则1、依法依规管理。

遵循国家法律法规和相关制度规定进行档案管理，保证档案的真实、完整、可靠、安全。

2、严格保密。

对于涉及个人隐私和商业秘密的档案信息，必须严格保密，严禁泄露。

3、专人专管。

设立专门的档案管理部门，由专人负责档案管理工作，实行专人专岗，确保档案管理工作的高效、规范进行。

4、定期审核。

对档案资料进行定期审核，保证档案的更新、完善和规范。

5、科学利用。

档案不仅是文书资料，更是管理工作的重要参考依据，要科学利用档案信息，为物业管理提供支持。

三、档案管理的内容及程序1、档案的建立（1）物业管理档案应当按照规范要求，将物业管理工作的各项文件、资料、凭证等进行分类整理，建立档案目录，确保档案的清晰明了。

（2）建立档案的过程中，应当按照时间顺序进行编号和归档，确保档案的完整和连贯。

2、档案的归档和存储（1）建立一定的档案存储和归档制度，确保档案的安全性和完整性。

（2）对于重要的档案，应当采取加密存储和备份措施，以防丢失或损坏。

（3）对于长期保存的档案，应当进行分类和归档，妥善保管，以备需要时查阅。

3、档案的借阅和利用（1）对于需要借阅和利用档案的情况，应当提出书面申请，并经过相关部门的批准和审核，严格按照程序进行操作。

（2）借阅和利用档案的时限应当明确规定，避免超时使用或滥用档案。

4、档案的销毁（1）在档案保管期限届满或者档案内容已经失去效力的情况下，应当及时对档案进行鉴定和销毁，确保档案的整洁和及时性。

（2）对于涉及个人隐私和商业秘密的档案，应当经过合法程序进行销毁，避免泄露。

四、档案管理的责任和义务1、物业管理公司应当认真执行档案管理相关政策和法规，严格要求档案人员执行档案管理制度，确保档案管理工作的正常进行。

2、档案管理部门负责人应当严格执行档案管理规章制度，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作的科学性和规范性。

第一章总则第一条为加强物业公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合我公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、各项目及全体员工，旨在规范公司内页档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第二章档案分类与归档第三条公司内页档案分为以下几类：1. 行政类档案：包括公司章程、组织机构代码证、营业执照、资质证书、批文等；2. 财务类档案：包括财务报表、财务凭证、审计报告、税费缴纳证明等；3. 人力资源类档案：包括员工入职、离职、调动、考核、培训等档案；4. 项目管理类档案：包括项目验收、维修保养、验收报告、合同等；5. 业主服务类档案：包括业主投诉、维修记录、服务记录等；6. 公共安全类档案：包括消防安全、安全培训、应急预案等；7. 其他类档案：包括公司内部文件、会议纪要、培训资料等。

第四条档案归档工作由各部门负责，按照以下要求进行：1. 按类别、时间顺序整理归档；2. 每份档案应包含封面、目录、正文、附件等部分；3. 档案编号应统一规范，便于查阅和管理；4. 归档文件应使用规范的档案袋或文件夹，确保档案的整洁和美观。

第三章档案保管与利用第五条档案保管工作由档案管理员负责，具体要求如下：1. 档案柜应放置在通风、干燥、防潮、防火、防盗的场所；2. 档案应按照类别、时间顺序存放，确保档案的整齐有序；3. 档案管理员应定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理；4. 档案管理员应做好档案的防虫、防霉、防尘等工作。

第六条档案利用工作应遵循以下原则：1. 公开、公平、公正，为员工提供便捷的档案查询服务；2. 严格按照档案利用规定，确保档案安全；3. 对涉及公司秘密的档案，应严格控制查阅范围。

第四章档案销毁第七条档案销毁工作应遵循以下原则：1. 严格按照国家有关档案管理的法律法规，确保档案销毁的合法性；2. 档案销毁前，应经公司领导审批；3. 档案销毁过程中，应确保档案的安全，防止泄露公司秘密。

物业工程档案管理制度范本第一章总则第一条为加强物业工程档案管理工作，规范文件管理流程，提高管理效率，制定本制度。

第二条本制度适用于物业工程档案管理单位及相关人员。

第三条物业工程档案管理应遵循依法、依规、依规范原则，坚持全面贯彻落实文件管理制度。

第四条物业工程档案管理应做到分类存档、备份保管、定期清理、安全保密。

第五条物业工程档案管理的内容包括建设工程档案管理、物业管理档案管理及其他相关档案管理。

第六条相关人员要认真履行物业工程档案管理职责，依法合规开展工作，不得私自篡改、销毁或外泄档案信息。

第七条相关人员应加强对物业工程档案管理的学习和培训，提高档案管理水平和能力。

第八条物业工程档案管理单位应配备专业化的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利进行。

第二章档案管理第九条物业工程档案管理单位需设立完善的档案管理制度，包括档案管理规范、档案管理流程、档案管理责任、档案管理监督等方面。

第十条物业工程档案管理单位应建立档案资源库，对所有相关档案进行分类存放，方便查阅和管理。

第十一条物业工程档案管理单位应定期对档案进行清理整理，删除无用信息，保留有价值的档案。

第十二条物业工程档案管理单位应建立档案安全保密制度，加强档案信息的保护，防止档案泄露。

第十三条物业工程档案管理单位应建立档案备份制度，确保档案信息的安全性和完整性。

第十四条物业工程档案管理单位应建立档案借阅制度，规范档案借阅流程，审核借阅权限，及时追踪借阅情况。

第十五条物业工程档案管理单位应建立档案检索制度，对档案信息进行标注、索引、分类，便于快速检索。

第十六条物业工程档案管理单位应建立档案销毁制度，对已经完成任务、无需保留的档案进行安全销毁。

第十七条物业工程档案管理单位应建立档案著录制度，对所有档案进行著录，确保档案信息的完整性和准确性。

第三章管理流程第十八条仓库保密责任人应负责档案仓库的日常管理工作，严格遵守物业工程档案管理制度的相关规定。

第十九条仓库保密责任人应核实档案信息的真实性，对档案进行定期检查，及时发现并纠正问题。

物业项目档案管理制度物业项目档案管理制度范本（精选5篇）在当下社会，越来越多地方需要用到制度，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。

这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。

想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是小编为大家整理的物业项目档案管理制度范本（精选5篇），仅供参考，大家一起来看看吧。

物业项目档案管理制度1加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

(一)管理内容：1、工程档案：从接管开始的.所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等;4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

(二)管理措施：1、制定档案制度，并严格执行;2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

物业项目档案管理制度21.客户档案的管理工作由客务部负责。

2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。

3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。

4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。

5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。

7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。

物业公司档案管理制度最新范本档案管理是企业管理的重要内容之一，以下是制度网为您提供的《物业公司档案管理制度范本》。

【物业公司档案管理制度范本】物业管理公司档案管理制度提要：一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。

借阅时间原则上不超过一天。

如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。

二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。

物业公司档案管理制度第一章总则档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。

第二章档案分类一、综合类(一)公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等; 永久(二)公司编文号的全部文件; 永久(三)公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件; 长期(四)公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复; 永久(五)公司的各种请示报告及上级部门的批复; 永久或长期(六)集团内各单位主送我司有关重要问题的文件; 长期或永久库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

发现办公设备(包括通讯、照明、影音、电脑等)损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

(七)政府各级部门发送的文件; 长期(八)公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录; 长期(九)介绍信、信函存根、电报底稿; 短期(十)公司档案的交接清册和销毁清册; 长期 (十一)各职能部门、综合类档案目录。

永久二、经营管理类(一)各职能部门管理文件、重要资料目录; 永久凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。

查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

物业档案管理制度15篇物业档案管理制度1依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。

一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。

公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

二、文件资料点收、整理和归档1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的.签认。

3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。

三、档卷管理1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

2、做好相关的防范措施，注意保密工作。

3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。

确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。

物业档案管理制度2为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度
引言概述：物业管理公司作为管理大型物业项目的专业机构，其档案管理制度的建立和实施对于保障公司运营效率、提升服务质量至关重要。

本文将从档案管理制度的建立、档案分类管理、档案存储和保护、档案检索和利用以及档案销毁五个方面进行详细介绍。

一、档案管理制度的建立
1.1 制定档案管理制度的必要性
1.2 确定档案管理责任部门和人员
1.3 设立档案管理流程和标准
二、档案分类管理
2.1 建立档案分类体系
2.2 区分不同保管期限的档案
2.3 制定档案分类管理规范
三、档案存储和保护
3.1 选择合适的档案存储设备和环境
3.2 制定档案保护措施和应急预案
3.3 定期进行档案存储环境检查和维护
四、档案检索和利用
4.1 建立档案检索系统
4.2 制定档案利用规定和权限控制
4.3 提供员工档案管理培训和技术支持
五、档案销毁
5.1 制定档案销毁标准和程序
5.2 确保合规性和安全性
5.3 审计档案销毁过程和记录
结论：物业管理公司档案管理制度的建立和实施是公司管理工作的重要组成部份，惟独建立科学规范的档案管理制度，才干有效提高公司的管理效率和服务水平，确保公司运营的顺利进行。

希翼本文的介绍能够为物业管理公司档案管理制度的建立和完善提供一定的参考和指导。

物业管理公司档案归档制度一、档案管理原则：1.法定性原则：遵守国家和行业相关法律法规，确保档案管理工作的合法性和规范性。

2.完整性原则：确保档案材料的全部完整，不得缺失或隐匿。

3.准确性原则：确保档案内容的准确性和真实性，不得篡改或伪造档案。

4.保密性原则：严守档案涉及的商业机密和个人隐私，不得泄露或滥用档案信息。

二、档案归档制度：1.档案分类：根据档案种类和用途，对档案进行分类，如财务档案、合同档案、人事档案、工程档案等。

2.档案整理：对新建、收集或移交的档案材料，按照归档标准和程序进行整理和装订，确保档案的完整性和易查性。

3.档案标识：每个档案盒、档案袋应统一标识，标注档案名称、存放位置、归档时间等信息，以便快速查找和归还。

4.档案借阅：员工需要借阅档案时，必须填写借阅登记表，并经过相关主管部门的审核和批准，同时在档案目录上进行记录，便于管理和监督。

5.档案保管：档案必须存放在专门的档案室或保险柜内，保证档案的安全性和不受损坏。

6.档案保管期限：根据国家相关规定和公司实际情况，确定各类档案的保存期限，及时进行销毁或永久保留。

7.档案借阅查阅：对于需要查阅和借阅的档案，必须进行登记和授权，并有专人进行监督，确保档案的安全和完整。

8.档案销毁：到达保存期限的档案，应按照公司规定的程序进行销毁，采取安全、可靠的方式进行文件的销毁，以防止档案外泄和信息丢失。

三、档案管理责任：1.公司领导要重视档案管理工作，明确责任分工，确保档案管理制度的落实和执行。

2.设置专门的档案管理部门或档案管理员，负责对档案进行统一管理和监督。

3.员工须严格按照档案管理制度执行，不得擅自移动、遗失或篡改档案。

4.档案管理员要及时更新档案目录和档案借阅情况，确保档案的准确性和可查性。

5.定期开展档案培训，提高员工的档案管理意识和技能。

以上就是物业管理公司档案归档制度的相关规定，通过建立健全的档案管理制度，可以提高档案管理的效率和质量，确保公司运营的顺利进行，有效维护公司的利益。

第一章总则第一条为规范物业管理内页档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有物业管理项目内页档案的管理。

第三条物业管理内页档案是指在公司物业管理活动中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第二章档案分类及内容第四条物业管理内页档案分为以下类别：1. 工程档案：包括项目立项、规划、设计、施工、验收、维修、改造等全过程的技术文件、图纸、报告等。

2. 业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请、投诉记录等。

3. 财务档案：包括财务报表、收据、发票、银行对账单、预决算等。

4. 文件档案：包括物业管理规章制度、会议记录、通知、公告、工作总结等。

5. 管理资料：包括绿化资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

第三章档案管理职责第五条公司设立档案管理部门，负责物业管理内页档案的统一管理。

第六条档案管理部门职责：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

3. 定期对档案进行清点、检查，确保档案的完整、准确、安全。

4. 负责档案信息化建设，提高档案管理水平。

第七条项目经理负责本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 组织、协调项目内页档案的收集、整理、归档工作。

2. 确保档案的完整、准确、安全。

3. 指导、监督项目内页档案的借阅、销毁等工作。

第四章档案管理流程第八条档案收集：各部门、各岗位在产生档案资料时，应按要求及时收集，并送交档案管理部门。

第九条档案整理：档案管理部门对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，建立档案目录。

第十条档案归档：档案管理部门将整理好的档案资料按照规定的时间、顺序、要求进行归档。

第十一条档案保管：档案管理部门负责档案的存放、保护、维修等工作，确保档案的完整、准确、安全。

第十二条档案借阅：档案借阅应办理借阅手续，经档案管理部门负责人批准后方可借阅。

第一章总则第一条为加强物业档案管理，确保档案资料的安全、完整和保密，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规，结合我公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我公司所有物业档案资料的保密管理。

第三条物业档案保密管理应遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，确保档案资料的安全。

2. 分类管理：根据档案资料的内容、密级和用途，实行分类管理。

3. 严格审批：借阅、复制、销毁档案资料需经主管领导审批。

4. 责任到人：明确档案管理责任人，确保档案资料的安全。

第二章档案资料保密分类第四条物业档案资料根据其内容、密级和用途分为以下类别：1. 国家秘密档案：涉及国家秘密的档案资料。

2. 商业秘密档案：涉及公司商业秘密的档案资料。

3. 一般秘密档案：涉及公司内部事务的档案资料。

4. 公开档案：不涉及保密内容的档案资料。

第三章档案资料保密措施第五条档案资料保密措施如下：1. 专人管理：指定专人负责档案资料的保管、借阅和销毁工作。

2. 严格审批：借阅、复制、销毁档案资料需经主管领导审批。

3. 设备安全：档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、保险柜等。

4. 信息化管理：逐步实现档案资料的信息化管理，提高保密管理水平。

5. 教育培训：定期对档案管理人员进行保密法律法规和保密知识培训。

6. 责任追究：对违反保密规定的行为，依法予以处理。

第四章档案资料借阅与复制第七条档案资料借阅与复制应遵守以下规定：1. 借阅档案资料需填写借阅单，注明借阅目的、期限和用途。

2. 借阅人需出示有效身份证件，经主管领导审批后方可借阅。

3. 借阅档案资料时，应保持档案资料的整洁、完好。

4. 借阅人不得擅自复制、转让、泄露档案资料。

5. 借阅期满后，应立即归还档案资料。

第五章档案资料销毁第八条档案资料销毁应遵守以下规定：1. 销毁档案资料需填写销毁单，注明销毁原因、日期和数量。

2. 销毁档案资料前，应经主管领导审批。

物业档案管理制度一、背景介绍物业档案管理制度是为了规范和优化物业档案管理工作，提高物业管理效率和服务质量而制定的一套管理规范。

物业档案是物业管理工作的重要组成部分，包括物业项目的基本信息、合同文件、维修记录、投诉处理等相关文件和记录。

通过建立健全的物业档案管理制度，可以保证物业档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理的科学性和规范性。

二、目的和范围1. 目的：- 确保物业档案的完整性和准确性；- 提高物业管理效率和服务质量；- 保护物业档案的安全性和机密性。

2. 范围：本制度适用于物业管理公司及其所管理的物业项目，包括住宅小区、写字楼、商业中心等各类物业项目。

三、主要内容1. 档案分类和编号：- 根据物业项目的不同，将档案进行分类，如合同档案、维修档案、投诉档案等；- 为每个档案设立唯一的编号，以便于管理和查找。

2. 档案收集和整理：- 物业管理公司应及时收集和整理物业档案，确保档案的完整性；- 档案应按照一定的顺序进行整理，如按照时间、地点或事件等进行分类。

3. 档案存储和保管：- 物业档案应存放在专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全性和机密性；- 档案室或档案柜应设置相应的防火、防潮、防尘等设施，以保护档案的完好性。

4. 档案检索和利用：- 设立档案借阅制度，确保档案的安全性和追溯性；- 档案的借阅应经过授权，并记录借阅人、借阅时间等相关信息；- 借阅后的档案应及时归还，并进行检查确认。

5. 档案销毁和归档：- 物业档案的保管期限根据相关法律法规和公司规定进行确定；- 超过保管期限的档案应及时进行销毁，销毁过程应记录并进行确认；- 档案归档时应按照一定的程序进行，确保档案的完整性和可追溯性。

四、执行和监督1. 执行：- 物业管理公司应组织相关人员对物业档案管理制度进行培训和宣传，确保各部门员工熟悉并遵守制度；- 档案管理人员应按照制度要求进行档案管理工作，确保档案的完整性和准确性。

2. 监督：- 物业管理公司应设立档案管理监督部门或委托第三方机构进行监督检查；- 对于违反档案管理制度的行为，应及时进行纠正和处理，并记录相关信息。

第一章总则第一条为加强物业项目的资料档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有物业项目的资料档案管理工作。

第三条物业项目资料档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，规范操作；（三）安全保密，确保完整；（四）科学利用，提高效益。

第二章资料档案分类及内容第四条物业项目资料档案分为以下类别：（一）工程档案：包括施工图、设计变更、竣工图、验收报告、设备设施清单等；（二）业主档案：包括业主信息、入住登记、房产证复印件、装修申请等；（三）物业档案：包括物业管理规定、规章制度、合同协议、财务报表、维修记录等；（四）公共档案：包括绿化、保洁、安保、设施设备维护等记录；（五）其他档案：包括荣誉证书、奖惩记录、会议记录等。

第五条各类档案的具体内容如下：（一）工程档案：包括设计变更、施工图、竣工图、验收报告、设备设施清单等；（二）业主档案：包括业主基本信息、房产证复印件、入住登记表、装修申请表等；（三）物业档案：包括物业管理规定、规章制度、合同协议、财务报表、维修记录等；（四）公共档案：包括绿化巡查记录、保洁记录、安保记录、设施设备维护记录等；（五）其他档案：包括荣誉证书、奖惩记录、会议记录等。

第三章资料档案管理职责第六条物业项目资料档案管理由物业管理处负责，具体职责如下：（一）制定资料档案管理制度，并组织实施；（二）负责档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅等工作；（三）定期对档案资料进行清理、鉴定和销毁；（四）确保档案资料的安全、完整和有效利用；（五）向上级部门报送档案资料。

第七条物业项目资料档案管理人员应具备以下条件：（一）具备良好的职业道德和敬业精神；（二）熟悉档案管理业务，掌握档案管理技能；（三）具有一定的文字功底和计算机操作能力。

第四章资料档案保管与利用第八条物业项目资料档案应按照分类、编号、装订、编号、目录等要求进行整理和归档。

物业公司档案管理制度
1、公司各物业项目档案规定由物业管理公司总监（含代理总监）监督保管，专职文员存档记录。

2、物业管理公司的验收档案、平面图、业主及住户资料、管理系统、合同及附件、设备设施及维修系统、财务报告、员工人事资料等档案，要求集中归档。

文件柜要求上锁，未经主管允许，任何人不得使用。

3、物业公司的档案一定要按照公司的要求归档，要有图纸袋和文件夹。

报告文档按目录索引，存档文档有存档文档的列表和一个编号目录。

4、物业管理公司存档目录和存档文件清单每季度报送公司存档。

5、前任监事调任或履职时，物业管理公司档案应移交公司或继任者，经确认后方可离职。

6、物业管理公司档案中需要频繁使用的部分，应复印备份，原件应存放在档案中，不得随意使用。

7、因工作需要，需要借用、复制部分特殊管理档案的，应当经主管人员书面确认。

如有违反，将按违反保密处理。

8、公司将定期检查上述规定所述要求的执行情况，对不符合要求的托管负责人将给予适当的处罚。

9、如因保管不当导致物业管理公司档案丢失或泄露，对物业管理公司造成重大影响，损害物业管理公司利益的，公司将根据情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

档案管理制度为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。

第一条 适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。

第二条 公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。

第三条 办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。

第四条 项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。

第五条 档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。

第六条 档案管理体系规范如下：公司层面的档案客服中心档案办公室主任 综合部经理第七条 档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。

项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。

第八条 档案类别代号分配规范：公司档案类别代号分配为A-1-X 至A-X-X ，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X 至01-X-X 。

项目二，02-1-X 至02-X-X 。

项目三，03-1-X 至03-X-X 。

以此类推…………。

项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。

第九条 档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。

具体，公司档案A-1-X 至A-X-X ，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。

第十条档案管理规定（一）公司档案查/调阅查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。

调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。

（二）项目档案查/调阅查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。

项目档案安全管理制度范本第一章总则第一条为了加强项目档案的安全管理，确保档案的完整性、真实性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有项目档案的安全管理工作，包括项目前期、实施、验收、投运等各个阶段的档案。

第三条项目档案安全管理应遵循预防为主、全面管理、分级负责、保密可靠的原则。

第四条公司应设立档案安全管理组织，负责项目档案安全管理的组织实施和监督。

第二章档案安全管理组织与职责第五条公司档案安全管理组织由档案安全管理领导小组、档案安全管理部门、项目档案管理员组成。

第六条档案安全管理领导小组负责公司档案安全管理的决策和指挥，对公司档案安全管理工作进行监督和检查。

第七条档案安全管理部门负责公司档案安全管理工作的组织实施，对项目档案安全管理工作进行指导和监督。

第八条项目档案管理员负责项目档案的安全管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第三章档案安全管理制度第九条项目档案应按照国家和公司的有关规定，实行分类管理、分级保护。

第十条项目档案的收集、整理、归档应严格按照公司档案管理规定进行，确保档案的完整、真实、准确和规范。

第十一条项目档案应存放于安全可靠的档案室或者档案柜中，实行防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘、防磁等管理措施。

第十二条项目档案的利用应严格按照公司档案管理规定进行，实行审批制度，确保档案的安全和保密。

第十三条项目档案的销毁应严格按照公司档案管理规定进行，实行审批制度，确保档案的安全和保密。

第四章档案安全事故的处理第十四条一旦发生档案安全事故，应立即启动应急预案，及时采取有效措施，防止事故扩大，并立即报告公司档案安全管理领导小组。

第十五条公司档案安全管理领导小组应组织调查事故原因，制定整改措施，并对事故责任人员进行处理。

第五章罚则第十六条违反本制度的，公司将依法依规对相关人员进行处理，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

项目档案安全保管制度范本第一条总则为了加强项目档案的安全保管，确保档案的完整性、真实性和可靠性，根据国家有关档案管理的法律、法规和规定，结合本公司实际情况，制定本制度。

第二条档案的分类与保管1. 项目档案分为：前期文件、设计文件、施工文件、验收文件和运营维护文件等。

2. 项目档案应按照档案分类规则进行整理、分类、编号，并按照编号顺序存放于指定的档案柜中。

3. 档案柜应设置在安全可靠、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等设施齐全的专用档案库房内。

第三条档案的查阅与借阅1. 档案查阅与借阅应按照公司的相关规定进行，未经批准，不得随意查阅和借阅档案。

2. 查阅档案时，应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，到档案室进行查阅。

3. 借阅档案应填写借阅申请表，经相关部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。

4. 借阅档案应在规定的时间内归还，如有特殊情况需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。

第四条档案的安全管理1. 档案库房应实行24小时监控，确保档案安全。

2. 档案库房内禁止存放与档案无关的物品，保持整洁。

3. 档案库房应定期进行安全检查，发现问题及时处理。

4. 档案管理人员离开工作岗位时，应关闭门窗、切断电源，确保档案安全。

第五条档案的维护与修复1. 档案管理人员应定期对档案进行检查，发现破损、褪变等现象，及时进行维护和修复。

2. 对珍贵档案和重要档案，应采取特殊措施进行保护，确保档案的长期保存。

3. 对损坏严重的档案，应进行复制和修补，以保证档案的完整性。

第六条档案的销毁1. 档案的销毁应按照公司的相关规定进行，未经批准，不得随意销毁档案。

2. 对超过保管期限的档案，应进行鉴定，经档案鉴定小组批准后，方可销毁。

3. 销毁档案时，应采取适当的方式，确保档案内容不被泄露。

第七条违规处理1. 对违反本制度的单位和个人，公司将按照相关规定进行处理。

2. 对故意损毁、丢失、泄露档案的单位和个人，公司将依法追究责任。

一、目的为了加强物业管理公司工程档案的管理，确保工程档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于物业管理公司所有工程项目，包括新建、改建、扩建、维修、保养等工程项目的电子档案管理。

三、管理职责1. 物业管理公司工程部负责工程电子档案的收集、整理、归档和保管工作。

2. 物业管理公司信息化部门负责工程电子档案的数字化处理、存储和备份工作。

3. 物业管理公司综合办公室负责工程电子档案的查阅、借阅和归档工作。

四、档案收集与整理1. 工程电子档案的收集应遵循真实性、完整性、准确性和及时性的原则。

2. 工程电子档案的整理应按照以下顺序进行：项目概况、设计文件、施工图纸、验收报告、保修资料、维修记录、其他相关资料。

3. 工程电子档案的收集和整理工作应在项目完成后30日内完成。

五、档案数字化处理1. 工程电子档案的数字化处理应采用高清晰度、高保真度的扫描设备，确保数字化后的档案清晰、完整。

2. 数字化后的工程电子档案应按照档案编号、名称、类别等进行分类存储。

3. 数字化后的工程电子档案应进行备份，确保数据安全。

六、档案存储与备份1. 工程电子档案的存储应采用高性能、高可靠性的存储设备，确保档案数据的安全。

2. 工程电子档案的备份应定期进行，备份方式包括本地备份和远程备份。

3. 备份的工程电子档案应按照备份日期、备份内容、备份地点等进行记录。

七、档案查阅与借阅1. 工程电子档案的查阅应在物业管理公司综合办公室进行，查阅人员需出示有效证件。

2. 工程电子档案的借阅需经物业管理公司主管批准，借阅人员需填写借阅单，并在规定时间内归还。

3. 工程电子档案的查阅和借阅不得用于非法用途。

八、档案归档与移交1. 工程电子档案的归档应在项目完成后，由工程部向综合办公室办理归档手续。

2. 工程电子档案的移交应在项目结束后，由工程部向相关部门办理移交手续。

3. 移交的工程电子档案应按照移交清单进行核对，确保档案完整、准确。