沟通反馈制度(汇编)
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沟通反馈制度一、总则
1、制定目的
1.1建立公司内部正常、顺畅的沟通管道并形成制度。
2、适用范围
2.1公司内部涉及到文件沟通、会议沟通及其他形式沟通时均适
用。
3、管理权责
3.1总经理室权责
3.1.1总经理召开的会议、公司例会、临时性会议的通知、召集,
会议资料的准备,会议记录,会议决议追踪及呈报;
3.1.2总经理信箱(传统信箱以及电子信箱)的管理,定期收、
呈;
3.1.3企业制度、正式文件的颁布、发行;
3.1.4公司决议事项和总经理指令的通知、传达;
3.1.5有关事务的联络、协调、催办。
3.2各部门主管权责
3.2.1出席要求参加的会议、执行会议决议;
3.2.2根据会议要求、上级指示或工作需要,向所属部门、员
工传达会议决议及公司的政策、规章、要求等;
3.2.3定期或不定期向总经理或分管副总作述职汇报,及相关
业务状况的呈报;
3.2.4部门会议的通知、召集、会议资料的准备、会议决议追踪
及呈报;
3.2.5有关事务的联络、协调、催办。
二、内容
4、规定
4.1总则
公司组织内部的正常沟通管道有如下三种形式:
4.1.1正式的文件(含文书)沟通
4.1.2会议沟通(例行会议、临时性会议)
4.1.3非正式场合、形式的沟通(总经理信箱、个别交谈等)
4.2文件(含文书)沟通
4.2.1规章、制度类文件
A、规定各种规章制度及作业程序、作业规范、操作标准
并经相关权责主管审核、批准的正式文件,有专一主
题、格式化、适用期长,一般不针对具体个人、具体
时间,并在相应范围内必须遵循的基础性制度;
B、公司制订的制度规章,由(总)经理室颁布、发放。
4.2.2联络、通知类文书
A、进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等
文书。一般适用期较短,针对性较具体,适用期过后,
多数无保存价值或存档年限短。另外,有些临时性或
试行性制度也可采用此类形式。
B、各部门之间、公司内部之间具体事务联络、协调、知
会等事宜办理都可用《联络单》形式体现、传递。
C、上级主管、上级部门的事项通知、指令的传达、发布,
也都可用《联络单》形式体现。
4.2.3签(呈)、报告、报表类文书
A、下级呈报上级,下属部门呈报直接主管部门、主管部
门向公司或总经理的述职报告,专项工作汇报、签呈
及各项业务报表等,分为定期及不定期的呈递;
B、须定期呈报有:
a.生产计划报表、生产月报表、品质分析报表、毛利
预算表、财务收支预算、采购资金计划表等;
b.业务部的业务报表、销售及费用月计划表及相关分
析报告等;
c.财务部的财务报表、财务分析报告、责任单位成本
绩效报告;
d.下级主管对上级主管的述职报告、工作报告。
C、不定期呈报
a.专项工作报告;
b.具体事项呈报核准的签(呈)。
4.2.4会议记录类文书
A、各类会议由主持人指定人员做《会议记录》,(副)总
经理主持召集的会议原则上由(总)经理室负责《会
议记录》;
B、对会议决议涉及具体工作安排,须确认追踪结果,由
会议记录者形成《决议事项追踪表》,经主持人指定专
人进行追踪、确认。(副)总经理主持会议的决议事项
的追踪、确认除非总经理另行指定,原则上由(总)
经理室负责;
C、对会议决议涉及一般事项的规定须传达、通知、知会的,
由会议记录者形成《联络单》,经主持人签名确认后,
发放相关单位人员;
D、重要会议的《会议记录》,经主持人签名确认后,由会
议记录者复印分发或传阅与会人员或相关人员。
4.2.5文件沟通途径说明
A、审批、发布
a.公司性制度由(总)经理室组织制订,经相关权责
主管审核,总经理批准后,颁布、发放;
b.各单位部门内部制度由部门在不与公司制度相抵
触的前提下提出或组织制订,经部门经(副)理审
核,总经理批准后,颁布、发放;
※报批前须送(总)经理室会审,确认同公司
相关制度无矛盾、抵触。
c.发出的“联络单”须经发出部门(单位)主管签章
确认并抄送(复印)上二级主管,须回复者须经受
文部门(单位)主管签章确认,并抄送(复印)其
上二级主管;
d.对会议记录类的文书按本制度4.2.4.条款执行;
e.对须张榜公布的公告、任命、通知等文书发布前:
由(总)经理室负责审稿,必要时,上呈总经理审阅(核)
方可;
f.所有签(呈)报告、报表均需层呈至上二级主管。
B、发放记录
a.对传阅的文件、文书,由发放部门要求传阅对象在
《传阅记录表》签章记录;
b.对正式发放文件,由发放部门要求收件者在《文件
分发记录表》上签收登录;
c.对《联络单》、《决议事项追踪表》等的文书,必要
时,发出部门可要求收文者在《文件分发记录表》
签收登录,收文者不得拒签,拒签者予以记过处分。
C、传递规定
a. 文件传递采用专门的文件夹传递,文件夹外除有“×
×部门专用”字样外,用不同颜色色标区分文件性
质;
b. “急件”使用红色色标,“密件”使用白色色标,一
般性呈阅文件使用黄色色标,部门间传递文件或部
门内传阅文件采用绿色色标;
c. 收文者在接收来文后需在规定的时间内着手处理文
件中的相关事宜,其中“急件”时限为1小时,其
他文件为4小时;
D、文件存档由(总)经理室负责,所有颁布、发放的文
件必须存档一份。
4.3会议沟通
4.3.1会议类别
A.例行性会议; B.临时性会议。
4.3.2例行性会议
NO 单位会议名称周期会议目的时间地点主持人参加人员
01 总公司月度经营
会议
月
1、检讨总结上月经营、
管理状况,分析绩效
指标完成情况
2、设定下月经营、管理
重点,拟出工作计划
与重大决议
3、公司重大经营、管理
决策讨论或发布
每月第一个
星期二晚
7:00
佳诚公司
大会议室
总经理
总经理直属各公司、
各部门主管以及董事
长、总经理指定人员
02 总公司月度干部
会议
月
每月第一个
星期五晚
7:00
佳诚公司
大会议室
总经理
各科(室)主管或其
职务代理人,以及总
经理指定参加人员
03 资金部财务会议周总结、分析总公司及各公
司财务状况
每周六
总公司四
楼会议室
董事长
资金部及各公司会计
人员
04 宝诚公司早会周宣传、颁布有关事项每周一早上
8:30
宝诚公司
办公室
副总经理宝诚公司全体员工
05 宝诚公司业务会议周总结上周经营状况及本
周工作计划
每周一早上
宝诚公司
办公室
副总经理宝诚公司全体员工
06 弘通公司早会周工作安排每周一、周
三、周五早
上8:00
弘通公司
会议室
进出口部
主管
进出口部全体员工
07 弘通公司检讨会周业务与财务沟通检讨每周六弘通公司
会议室
副总经理
进出口部/财务室主
管