文档资料的管理制度

文档资料管理制度1. 背景介绍随着信息化时代的到来，各个企业机构的文档资料数量也在不断增加，如果没有一个严格的管理制度，就会导致文档资料杂乱无章、难以查找和损失的情况。

因此建立一套完整的文档资料管理制度，是企业机构走向规范化、现代化的必要手段。

2. 管理目标本制度的目标是规范文档资料的整理、管理、保存、备份和销毁，确保文档资料的有效性、机密性和准确性。

3. 管理职责3.1 部门或负责人1.负责部门或个人应统一管理本部门或个人所涉及的所有文档资料。

2.负责部门或个人应在每个工作日结束时，将当天申请、发放、送交、接收和查阅的文档资料进行归档，并在管理系统中进行电子备案。

3.负责部门或个人应对本部门或个人所涉及的文档资料进行分类、归档、标识，并按照规定的期限进行保存和销毁。

3.2 质量部门1.质量部门应建立和维护企业机构的文档管理系统，实现文档资料全生命周期的管理。

2.质量部门应协调各个部门或个人的文档资料管理工作，检查各个部门或个人的文档资料管理工作是否符合规定。

3.质量部门应定期组织开展文档资料管理学习和培训工作，提高文档管理人员的素质和能力。

4. 管理流程4.1 文档资料的规划1.确定文档资料的命名规则、分类标准和档案号。

2.确定各类文档资料的保存期限、销毁时限和备份要求。

4.2 文档资料的编制1.确定文档资料的来源、质量和完整性要求。

2.确定文档资料的格式要求和风格要求。

4.3 文档资料的存储1.确定文档资料存储的物理设备和存储位置。

2.对文档资料进行分类、标识和归档。

3.对文档资料进行电子备案，建立文档管理系统。

4.4 文档资料的检索1.根据文档资料的名称、编号、存储位置等信息，进行检索。

2.在检索时，应注意文档资料的基本信息的准确性和完整性。

4.5 文档资料的销毁1.确定文档资料销毁的时限。

2.对文档资料进行彻底的消毁处理，并记录销毁时间、销毁方式和销毁人员等信息。

5. 管理制度1.文档资料管理制度应在全体文档管理人员中进行宣传和培训，确保全员理解执行。

文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。

二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。

3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。

文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。

四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。

2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。

5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。

对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。

五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。

交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。

2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。

3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。

六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。

文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。

文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。

这次帅气的我为您整理了文件管理制度（优秀4篇），希望能够予以您一些参考与帮忙。

文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。

二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。

核定、登记。

三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。

为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。

五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。

2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。

3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。

4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。

学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。

5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。

6、文件打印完毕后加盖学校公章。

对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。

7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。

文档资料管理制度及实施措施一、制度目的在企业的日常运营中，各种文档和资料是必不可少的。

为了确保文档的安全性、完备性和便捷性，需要建立健全的文档资料管理制度。

本制度的目的是规范企业内部文档资料的管理流程和方式，确保文档资料的有效利用和保密。

二、制度适用范围本制度适用于企业内部所有部门和员工，在进行文档资料管理时，都必须遵守本制度的规定。

三、制度内容1.文档资料分类根据文档资料的内容和用途，对文档资料进行分类，便于管理、查找和利用。

常见的文档资料分类包括但不限于：文件、报告、表格、合同、图纸、备忘录等。

2.文档命名规范为了方便文档的识别和检索，制定文档命名规范。

文档命名规范可以包括但不限于：使用简洁明了的名称、包含日期和版本号、避免特殊字符等。

3.文档资料保存和归档制定文档保存和归档的具体流程和步骤。

文档一般可以保存在企业的电脑系统中，也可以保存在云端存储服务中。

对于重要的文档和资料，应进行定期的备份和归档。

同时，制定文档保存时限，对于过期的文档及时进行清理和销毁。

4.文档资料查阅和使用规定文档资料查阅和使用的权限和流程。

对于需要查阅和使用文档资料的员工，应经过相应的审批和授权，确保文档的保密性和准确性。

5.文档资料安全管理建立文档资料的安全管理制度，包括但不限于：设置访问权限、加密重要文档、限制文档的传输、定期进行安全检查等。

四、实施措施1.建立文档资料管理部门企业应设立专门的文档资料管理部门或委派专人负责文档资料的管理工作。

该部门或专人负责制定并执行文档资料管理制度。

2.培训员工对所有员工进行文档资料管理的培训，使其了解文档资料管理的重要性和基本要求，并掌握相关操作和技能。

3.采用专业的文档管理软件企业可以选择合适的文档管理软件，用于管理和组织文档资料。

这些软件通常具备分类、版本控制、权限管理等功能，可以提升文档管理的效率和便捷性。

4.定期检查和评估定期对文档资料管理制度进行检查和评估，发现问题及时进行整改和改进。

文档资料管理制度一、目的本制度规定了公司文档资料的分类、编制、保管、使用、销毁等方面的管理职责和程序，以确保文档资料的有效性和安全性。

二、适用范围本制度适用于公司及各部门所有文档资料的管理。

三、文档资料的分类和编制1. 文档资料分为以下几类：（1）行政管理类：包括公司规章制度、会议纪要、行政事务文件等；（2）业务管理类：包括各部门的业务报告、计划、总结等；（3）人事管理类：包括员工档案、招聘文件、培训记录等；（4）财务管理类：包括财务报表、税务申报表等；（5）其他类别：包括客户资料、合同文件等。

2. 文档资料的编制应按照公司规定的格式和要求进行，确保内容准确、完整、清晰。

3. 编制完成的文档资料应由相关部门负责人审核并签字确认。

四、文档资料的保管和存档1. 各部门应设立专门的文档资料柜，按照分类要求进行存放，并做好标识和索引。

2. 文档资料应定期备份，以防丢失或损坏。

备份文件应存放在安全的地方。

3. 对于重要文档资料，应进行加密处理，以确保安全性和保密性。

4. 员工离职时，应将个人保管的文档资料进行移交，并办理相关手续。

五、文档资料的使用和查阅1. 文档资料的使用和查阅应经过相关负责人审批。

2. 查阅文档资料应在指定区域进行，不得私自复制或带出公司。

3. 对于机密文档资料，应严格控制查阅范围，并按照公司规定进行保密措施。

4. 员工在使用和查阅文档资料时，应爱护文档资料，避免损坏或遗失。

六、文档资料的销毁1. 对于过期、无效或不再使用的文档资料，应按规定进行销毁。

2. 销毁工作应由相关部门负责人监督进行，并做好销毁记录。

3. 对于涉及公司机密的文档资料，应采取安全措施进行销毁，确保不泄露公司机密。

七、监督与考核1. 行政部门应定期对各部门文档资料的管理情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。

2. 对于违反本制度的部门和个人，将视情节轻重给予相应处罚。

3. 对于在文档资料管理方面表现优秀的部门和个人，将给予相应奖励。

文档资料管理制度的实施办法一、背景介绍随着信息时代的到来，各类组织机构普遍面临着大量纸质和电子文档的管理问题。

为了保障组织机构的正常运转和信息的安全有效利用，制定并实施文档资料管理制度势在必行。

本文将从范围、责任、流程和技术保障等方面，介绍文档资料管理制度的具体实施办法。

二、范围文档资料管理制度适用于我公司所有纸质和电子文档，包括但不限于各类合同、报告、备忘录、邮件等。

三、责任1. 信息技术部门负责制定和维护文档资料管理系统，确保其正常运行。

2. 各部门负责人负责监督本部门的文档资料管理工作，并配合信息技术部门的工作需求。

3. 所有员工都应当严格遵守文档资料管理制度，妥善保存、使用、归档公司的文档资料。

四、流程1. 文档创建与分类在创建文档时，应明确文档的分类与命名规范，以便于后续的管理与查找。

对于敏感信息或涉及公司核心业务的文档，应逐级上报并经相关负责人批准后方可创建。

2. 文档存储与保管（1）纸质文档的存储将纸质文档按照文件编号和文件柜号码等规则进行分类、标签和整理，并密封保存，避免受潮和损坏。

对于重要的纸质文档，应妥善设置防火、防盗等安全措施。

（2）电子文档的存储电子文档应存储在安全可靠的服务器或云存储中，并进行定期备份，以防数据丢失。

为确保安全性，对于涉密信息，应采取加密措施，限制访问权限。

同时，定期进行电子文档的清理与整理，清除无用数据，减少存储空间的占用。

3. 文档流转与审批公司内部的文档流转应明确流转的目的、对象和流转的范围，避免信息泄露或流转违规。

对于重要文档的审批，应严格按照相关程序进行，确保文档内容的准确性和合规性。

4. 文档查询与检索文档资料管理系统应提供便捷的查询与检索功能，方便员工快速找到目标文档。

对于涉密信息，应限制访问权限，并记录每次的查询与检索情况，以便追溯和监督。

五、技术保障1. 文档资料管理系统的建设公司应投入相应资源，建设一套完善的文档资料管理系统，并定期对其进行维护和升级，以适应业务的发展需求和技术的更新。

文档材料管理制度一、总则为了规范文档材料的收集、存储、利用和销毁，提高办公效率和信息的安全性，我公司制定了本管理制度。

二、管理范围本管理制度适用于公司所有部门和员工，包括纸质文件、电子文件、邮件、备忘录等各种文档材料的管理。

三、文件的收集与存储1. 纸质文件的收集和存储（1）凡涉及到公司业务的重要文件，应当统一存放在公司的档案室中，并按照文件类别进行整理和分类存放。

（2）每份文件必须标明文件名称、文件编号、文件日期等基本信息，并按照规定的格式填写文件封面。

（3）公司负责人应当制定文件的借阅和归还制度，对于需要借阅文件的员工，必须提供充分的理由，并填写借阅登记表。

2. 电子文件的收集和存储（1）公司应当购置合适的电子存储设备，并建立统一的文件存储系统。

（2）对于重要的电子文件，必须进行备份，并设置权限管理，防止文件的遗失或篡改。

（3）公司应当建立文档审批流程和版本管理制度，确保每份文件的真实性和完整性。

四、文件的利用与归档1. 文件的利用（1）公司应当建立文件利用的制度，明确规定文件的查阅、复制、传递等操作的权限和流程。

（2）对于需要使用的文件，员工必须提前提交申请，并经过审核批准。

2. 文件的归档（1）公司应当制定文件的归档期限和方式，并明确规定了文件的销毁、归档和移交的程序。

（2）对于过期的文件，必须按照规定的程序进行归档和销毁，避免造成不必要的信息泄露和存储浪费。

五、文件的安全管理1. 纸质文件的安全管理（1）公司应当建立文件的安全保管制度，对于重要的文件必须采取物理隔离和定期检查的措施。

（2）对于机密文件，必须进行加密处理，严禁非授权人员查阅和传递。

2. 电子文件的安全管理（1）公司应当购置合格的防火墙和安全软件，防范网络攻击和病毒侵袭。

（2）公司应当制定员工的网络安全培训计划，加强员工的网络安全意识和技能。

六、文件的移交与外借1. 文件的移交（1）对于需要转交他人的文件，必须经过书面申请，并经过负责人的审批。

规范文档管理制度第一条文档管理概述1.1 本制度是为了规范企业内部文档的管理，确保文档的安全、完整性和易查阅性，提高工作效率，保护企业利益而订立的。

1.2 文档包含但不限于企业发文、收文、会议纪要、合同、报告、制度文件等各类书面文件。

1.3 全部员工都应当遵守本制度，严禁私自删除、窜改、泄露、丢失文档，如有违反将依法追究责任。

第二条文档存储与分类2.1 全部文档应当统一存储在企业指定的电子文档管理系统中，禁止将文档存储在个人电脑、移动存储设备等非指定设备上。

2.2 文档应当依照肯定分类标准进行归档，方便查找和管理。

常见的分类标准包含按部门、按日期、按类型等。

2.3 新建文档时，应当依据实际需要选择合适的分类，同时将文档相关信息填写完整，包含文档名称、作者、创建时间等。

2.4 文档存储区域应当进行权限掌控，只有经过授权的员工才略够访问和编辑文档。

第三条文档编写与修改3.1 编写文档时应当遵从规范的格式和语言，内容清楚、准确、具有可读性。

3.2 全部文档都应当明确文档的版本号，以便于后续的修改和追踪。

3.3 修改文档时，应当在原文档的基础上进行修改，不得直接删除原文档并新建一个文档。

3.4 对于紧要文件和决策性文件，应当进行多版本备份，以防止意外丢失或损坏。

第四条文档查阅与使用4.1 全部员工都有权查阅和使用与其工作相关的文档，但应当遵守相应的权限规定，不得超出自身权限范围使用文档。

4.2 查阅和使用文档时，应当遵从相关保密规定，注意保护文档的机密性，不得随便复制、传播或泄露。

4.3 假如发现文档有错误或需要修改的地方，应当及时向文档管理负责人反馈，不得私自修改文档。

4.4 使用文档时，应当注意文档的归还，不得私自带出企业，以防止丢失或泄露企业机密。

第五条文档的归档与销毁5.1 已经归档的文档应当妥当保管，严禁私自移动、删除或窜改已经归档的文档。

5.2 归档的文档应当依照肯定的时限进行保管，过期的文档可以进行销毁，但应当经过相关程序和审批。

公司文件资料管理制度公司文件资料管理制度随着社会不断地进步，我们每个人都可能会接触到制度，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。

那么什么样的制度才是有效的呢？以下是小编整理的公司文件资料管理制度（通用7篇），仅供参考，希望能够帮助到大家。

公司文件资料管理制度11目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。

结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

3定义3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。

随时保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

4职责4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3文件编制、审批、发布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

5文件分级分类5.1文件分级5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。

文档资料管理制度与实施措施方案9、文档资料管理制度及实施措施为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，特制定本文件资料管理制度。

一、管理内容及要求1、文件资料的接收、分发1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。

1.2、设计院发来的图纸和设计变更，资料员应分类、编号、登记、并留一份原件归档。

发放前需经部门经理批准并按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐。

电子版及时报备公司工程部。

1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员。

工程部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。

2、版本更新2.1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否为有效版本。

2.2、新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分）作废更换。

3、图纸资料的补遗和索赔3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。

3.2、如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理，督促落实。

4、图纸不符的处理收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。

5、对单位、分部（分项）工程的有关要求5.1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。

单位分部（分项）工程验收前应组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。

5.2、归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。

编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。

5.3、在竣工后移交给有关单位和部门，移交单签字齐全后扫描件报备公司工程部。