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投标报价管理流程
编号：
说明：由于投标工作是一种单向的市场投入，投标失败会造成公司的人、财、物的损失和浪费，不符合公司能力和情况的项目，中标后也会给公司造成经济和声誉上的损失，所以必须对每个拟投标项目进行筛选评审，对是否参与投标作出决策。
主要的审查内容有：1、项目是否符合公司的发展战略和目标；2、项目的类型、规模和资金落实情况；3、项目的技术难度和公司的能力；4、项目的风险、效益情况；5、投标的竞争情况和成功的可能性。
采购管理制度和采购流程图(总14页)--本页仅作为文档封面，使用时请直接删除即可----内页可以根据需求调整合适字体及大小--采购管理制度及采购流程一、目的：规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。
二、适用范围适用本公司范围内采购管理三、内容（一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算（三）采购流程图如下：寻找供应商审批流程询价比价议价采购洽淡签采购合同付款审批流程下采购订单交货验收计划对帐财务结算验收合格验收不合格入库退、换货采购需求四、制度细则（一）采购需求的提请1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。
2、采购需求流程如图：3、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：●请购的部门；●请购物品所属项目；●请购的用途；●请购的物品名；●请购的物品数量；●请购的物品规格；●请购物品的样品、图纸或技术资料等；●请购物品的需求时间；●请购如有特殊需要请备注；●请购单填写人；●请购的部门负责人；●请购单的审核人；●财务审核人；●公司总经理；●分管领导。
4、请购单及其提请规定●请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。
●请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。
●涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。
●遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
●如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。
采购管理制度及流程采购作业内容是从收到”请购案件”开始进行分发采购案件，由釆购经办人员先核对请购内容，查阅”厂商资料”、”采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。
一总则为加强釆购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
二采购部人员职责及管理制度1 •热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。
2.廉洁奉公，不徇私，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
3.负责公司生产所需材料的采购工作。
4.负责供应商的开发、管理及维护工作。
5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
6.大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参与。
7.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。
8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。
9.做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。
10.完成领导交办的其他工作。
三釆购工作流程采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任，采购工作的好坏，直接影响了工程的质量、工期、成本。
建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高釆购效率，较低成本最有效的方法。
在项目实施的过程中，釆购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效率，减少工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。
1 •在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部、投标部的具体要求，配合进行投标的材料报价，以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的，更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。
2.项目正式运作后，采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作。
生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求，对采购部下达《材料申购单》（附表1）此单由申请人填写，生产或者项目负责人签字后生效，一试三份，一份申请人留存，一份发往釆购部，一份发往工厂或者生产基地。
采购流程及采购流程图1 采购过程 1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定的要求。
PMC部是采购过程的归口管理部门。
1.2 公司确保按如下要求预先评定供方：A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方；B、明确各类供方的评定方式和评审程度；C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方；D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定；E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。
2 采购信息2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关的验证要求。
2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。
2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求：A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求；B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求；C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。
2.4 按要求保存有关的记录和资料。
3 采购验证3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。
3.2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。
3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。
还应保存各批物料的标识记录，以实现可追溯性。
一、采购流程图（略）二、采购流程说明各申购部门根据实际情况及公司的相关规定，提报材料申购计划，由所在部门主管同意后，到五金仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定，由系统财传至务总监、总经理批准（根据权限），然后至采购部采购内勤，采购内勤进行整理建单，系统自动分流至各采购人员，除五金、小品种直接采购外，其余均须经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商，要求客户进行报价，客户的报价经内勤整理后登记进入系统，采购人员负责进行议价，经过与供应商的几轮的洽谈，与每家商定的最终价格与几轮议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统里签字确认后，采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议的原件送办公室存档，复印件采购内勤保管并扫描进入系统，并进行整理登记，价格审核人员进行核价，采购人员按合同要求通催促供应商送货，内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理，材料到公司后，由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收，验收合格后入库，五金仓库保管员进行分类登记，开具入库单，并通知申购人员，采购内勤根据入库登记，进行消单。
采购流程及采购流程图1 采购过程 1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定的要求。
PMC部是采购过程的归口管理部门。
1.2 公司确保按如下要求预先评定供方：A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方；B、明确各类供方的评定方式和评审程度；C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方；D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定；E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。
2 采购信息2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关的验证要求。
2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。
2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求：A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求；B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求；C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。
2.4 按要求保存有关的记录和资料。
3 采购验证3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。
3.2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。
3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。
还应保存各批物料的标识记录，以实现可追溯性。
一、采购流程图（略）二、采购流程说明各申购部门根据实际情况及公司的相关规定，提报材料申购计划，由所在部门主管同意后，到五金仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定，由系统财传至务总监、总经理批准（根据权限），然后至采购部采购内勤，采购内勤进行整理建单，系统自动分流至各采购人员，除五金、小品种直接采购外，其余均须经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商，要求客户进行报价，客户的报价经内勤整理后登记进入系统，采购人员负责进行议价，经过与供应商的几轮的洽谈，与每家商定的最终价格与几轮议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统里签字确认后，采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议的原件送办公室存档，复印件采购内勤保管并扫描进入系统，并进行整理登记，价格审核人员进行核价，采购人员按合同要求通催促供应商送货，内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理，材料到公司后，由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收，验收合格后入库，五金仓库保管员进行分类登记，开具入库单，并通知申购人员，采购内勤根据入库登记，进行消单。
采购流程及采购流程图1 采购过程1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制,确保所采购的产品或服务符合规定的要求.PMC部是采购过程的归口管理部门.1.2 公司确保按如下要求预先评定供方：A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方;B、明确各类供方的评定方式和评审程度；C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方;D、评定合格的供方列表明确,以便公司采购时选定；E、形成并保留相关的记录或资料,包括可能要求采取的纠正措施要求。
2 采购信息2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关的验证要求.2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格.2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求：A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求；B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求；C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。
2.4 按要求保存有关的记录和资料。
3 采购验证3。
1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。
3。
2 公司可以根据合同或协议,派代表到货源处进行复查或验收,或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收.3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。
还应保存各批物料的标识记录，以实现可追溯性。
一、采购流程图(略）二、采购流程说明各申购部门根据实际情况及公司的相关规定，提报材料申购计划,由所在部门主管同意后，到五金仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定，由系统财传至务总监、总经理批准（根据权限），然后至采购部采购内勤，采购内勤进行整理建单,系统自动分流至各采购人员，除五金、小品种直接采购外，其余均须经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商，要求客户进行报价，客户的报价经内勤整理后登记进入系统，采购人员负责进行议价，经过与供应商的几轮的洽谈，与每家商定的最终价格与几轮议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统里签字确认后，采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议的原件送办公室存档,复印件采购内勤保管并扫描进入系统，并进行整理登记，价格审核人员进行核价,采购人员按合同要求通催促供应商送货,内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理，材料到公司后,由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收,验收合格后入库，五金仓库保管员进行分类登记,开具入库单，并通知申购人员，采购内勤根据入库登记，进行消单。
文件制修订记录1.0目的：对采购作业过程进行控制，确保采购作业能做到适时、适量、适质以配合生产所需，降低库存，提高产品竞争能力。
2.0范围：2.1.本公司对外采购与产品生产有关的直接、非直接原材（物）料、零组件及包装材料等。
2.2.相关原材（物）料、零组件供方的确定。
3.0定义：3.1.采购方针3.1.1.选择优秀厂商，确保料源，积极开发新厂商。
3.1.2.确保物品质量，做好检验工作。
3.1.3.适时控制采购作业，做到适时、适量。
3.1.4.提高采购作业效率和人员的作业品质。
3.1.5.防止作业异常发生，针对异常与问题点能迅速妥善处理。
3.2.供方：提供本厂所需之直接原材（物）料、零组件、包装材料的供应厂家。
3.3.资料：包括图面、检验规范。
3.4.直接生产用材料：是指生产用、组成最终产品的材料、外构件、辅助材料。
3.5.非直接生产用材料：是指对最终产品生产有间接影响的材料、辅助材料、设备、工装及非生产用办公用品、劳保用品等。
4.0流程：4.1新开发件采购流程图：见附件。
4.2量产品采购流程：见附件。
5.0作业内容：5.1.供方选择：5.1.1.技术中心根据产品生产需要提出采购项目。
和依《供方控制办法》（WI-7.4-001）执行。
5.1.2.产品工程师根据采购项目提供图纸、材料标准、产品试验标准等技术要求。
5.1.3.财务依据材料成本、制造成本、管理成本等提出内部价格。
5.1.4.采购根据采购项目技术、生产要求，收集整理推荐潜在供方。
5.1.5.由采购、技术中心负责对潜在供方的质量体系，技术生产能力进行评审。
5.1.6.经评审，把符合要求的对象正式列入潜在合格供方名单。
5.2报价5.2.1.采购向已获得本公司评估为合格潜在供方发出报价单。
5.2.2.如果顾客已提供一份核准的潜在供方名单时，应从这份名单中所列的供方选择报价、采购各项相关的物料。
如需变更，则需经客户核准后才可变更。
5.2.3.凡采购品涉及特殊特性、危险性及有毒性的物料，须取得符合当地政府安全环保法规证明文件。
XXXXXX有限公司采购管理规定第一章总则第一条目的通过对采购活动进行控制，以确保所采购的物资（包含外协）符合规定的要求。
第二条适用范围本规定适用于本公司生产材料的对外采购活动（包含外协）。
第三条权责划分1、供应部负责采购的控制，并组织相关部门对供方进行评价。
2、生产部负责提供产品所需的外购件的采购清单。
3、品控部负责对外购和外协物品的检验和检验规范等编制。
4、生产技术部负责提供外协图纸。
5、仓库负责对供应部外购和外协物品检验收后的保管。
6、财务部负责对外购和外协价格的监督调查和款项的支付。
7、生产总监负责合格方名录及采购计划的批准。
第二章供应商管理第三条供方的选择1、采购物资供方的建立应遵循就近、质优、价廉的原则，并满足以下条件：1.1企业必须有法人资格营业执照，具备相应生产能力和合作愿望；1.2具有保证产品质量的技术、设备、管理能力和检测手段；1.3具备相应生产许可证。
2、对下列企业可直接进入供方名录：2.1已经取得质量管理体系认证的企业；2.2已连续多年供货、质量和信誉程度等质量记录证实其质量稳定，有供货能力的企业。
第四条供方评价1、供方由供应部组织生产部、品控部、生产技术部一起进行评审，并提交总经理审批确定合格供方名录。
2、供方评价方法可从以下几种方案选择一种或数种：2.1根据供方能力或质量体系情况进行评价；2.2抽样检验或小批量使用（一般对外购件）；2.3以往供货质量的记录和（或）实物使用质量统计分析、评价（用于对原供方的重新评价）；2.4对比类似产品的试验结果。
第五条供方确定1、客户有指定特殊要求的或直接指定品牌的，进行定点采购。
2、通过质量管理体系认证的供方应提交相关认证材料（复印件），可优选录用为合格供方。
3、已经确定的供方原则上每一年复评一次，但最终视供方质量状况，可以提前或临时进行复评。
第六条供方管理1、建立供方档案：供应部应建立合格供方档案，包括：年度合格供方名录、评价记录、评价报告，年度进货的数量和质量记录、质量问题反馈记录等；2、及时反馈质量信息：供应部应及时与供方沟通信息，反馈情况，必要时定期对供方进行质保能力和供货能力的考察，考察时作好记录，考察后编写出评价报告，并作出评价结论；第七条供方变更当供方的供货质量不能满足公司要求时，供应部应对此供方做出重新评价，并报生产总监安排替代事宜。
采购管理流程图随着企业规模的扩大和国际化业务的发展，采购管理成为企业日常运营中不可或缺的一环。
采购管理的流程图可帮助企业清晰地了解和掌握采购流程，从而提高效率、降低成本、改善供应链管理。
本文将基于题目，以流程图的形式呈现采购管理的各个环节。
采购管理流程图一共涵盖五个主要环节，分别是需求识别、测算与分析、供应商选择、合同签订和采购执行。
以下是详细的流程图说明。
【需求识别】在这个环节，企业需要识别并明确自身采购需求。
该环节的具体步骤如下：1.1 需求识别与定义：企业相关部门根据业务需求和目标，明确需要采购的产品或服务，包括数量、质量要求等。
1.2 需求审批：相关部门对采购需求进行审批，并确保与企业战略和预算的一致性。
1.3 需求发布：将采购需求发布给采购部门，并告知采购部门相关要求和时间周期。
【测算和分析】这个环节主要是对采购项目进行测算和分析，以便为后续的供应商选择提供决策依据。
具体步骤如下：2.1 市场调研：采购部门通过市场调研收集相关供应商信息，包括产品价格、质量、供货能力等。
2.2 技术评估：根据采购需求和产品要求，对可能的供应商进行技术评估，评估其产品的技术能力和适配性。
2.3 经济测算：采购部门进行经济测算，考虑采购项目的成本、效益、回报率等因素，以确定财务可行性和投资回报。
2.4 风险评估：评估潜在供应商的风险，例如供应商的信誉度、交货能力、合规性等，以确保供应链的稳定性和安全性。
【供应商选择】在这个环节，采购部门将根据测算和分析的结果，选择最合适的供应商。
具体步骤如下：3.1 筛选供应商：采购部门根据市场调研、技术评估、经济测算和风险评估的结果，对供应商进行筛选。
3.2 发出询价邀请：向筛选出的供应商发出询价邀请，要求其提供报价和相关技术参数等。
3.3 报价评估：采购部门对供应商提交的报价进行评估，综合考虑价格、质量、交货期等因素，以选择最优供应商。
【合同签订】一旦确定了供应商，采购部门将着手与供应商签订合同。
工程材料采购流程图采购业务流程及管理制度项目前期工作：根据工程投标书中的主材明细表及招标文件了解材料规格型号、技术参数、数量、备选品牌，初步了解材料采购的时间安排，并初步选定供应商。
项目中标后：待工程部和设计部确定材料的规格、尺寸，工程部提供“材料请购单”、需要提供相关图纸的，由设计部协助提供设计图，采购部根据“材料请购单”进行材料的询价、采购工作。
一、编制当月材料计划责任人：项目经理1、项目经理必须根据工程施工图纸、工程量清单、现场施工进度提前制定采购计划。
2、施工现场当月材料采购计划由项目经理开出书面材料请购单，“材料请购单”上须详细标明请购材料品牌、规格型号、技术参数，附计划工程量清单及图纸，交由工程部经理复核、签字方可采购。
凡是采购量超过清单量的，应在材料请购单中注明，经工程部经理签字确认。
如现场施工以电话联络的紧急采购情况，项目经理必须事先告知工程部经理，事后回公司补交“材料请购单”于采购部。
3、所需采购的材料特别是特殊材料、特殊品牌，项目经理应事先跟采购部沟通材料到货周期以确保材料及时采购。
请购材料从异地采购须提前十五个工作日，当地采购材料须提前十个工作日。
4、与其他公司合作施工的项目，由于涉及到双方公司采购部门确认，双方公司领导签字，财务转账等程序，所以合作施工的项目材料特别是特殊材料、特殊品牌申请，项目经理应事先跟采购部沟通确认材料生产周期，提前十五个工作日开出“材料请购单”。
二、采购材料责任人：采购员1、采购人员根据材料请购单,应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过往采购记录及厂商提供的资料，精选三家以上的供应商进行产品的比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报公司总经理确定。
采购前应先查看公司材料库存量，公司库存材料能利用的先利用。
每次采购与厂家签订的合同应参照我司采购合同范本，每次采购需详细真实记录材料的生产厂家、联系人、联系方法、材料价格等信息，合同签订后将厂家联系方式及到货时间告知项目经理跟进。
采购管理流程鉴于本公司组织架构，特制定以下采购岗位职责及采购管理流程。
1、公司组织构架图2、采购的岗位职责2.1项目售前阶段：协助售前工程师的工作，根据售前工程师提供设备材料需求单中要求的品牌型号、技术参数等要求，咨询比较厂家的售后服务能力、价格和厂家的口碑等因素，和售前工程师共同选定所需的产品品牌。
2.2项目进行中：与工程部项目经理核实，确定项目材料设备的型号、规格、数量、到货时间、避免出错，按需采购，及时到货。
2.3熟悉产品的市场行情，坚持采购时货比三家，比质量比价格，择优选择，多渠道采购，询价比价的审核单上交经理，按照最终确认的报价单来购买。
2.4会同会计将采购成本、付款金额、付款时间、票据确认后，再确定设备材料的到货时间通知项目经理适时安排施工，合理采购。
2.5根据批审意见，组织采购，签订《购货合同》，跟踪到货情况。
2.6到货后要及时通知库管、技术，项目经理验货，按规定办理设备《出入库登记》，共同把好质量关、数量关。
⏹设备到公司后采购、库管、技术核实办理入库手续，项目经理凭采购申请单到库管处办理出库手续，清点设备后，采购再安排送货人员将设备送至项目现场最后将《出、入库单》移交至会计。
⏹设备直接到货现场，由项目经理当场清点后验收，无问题签收厂家送货单，回公司后将签收单报库管，库管对照《购销合同》无疑问办理《出入库》管理，项目经理签字确认，最后交会计审核。
如后续监管人员核查现场设备与清单有出入的，由项目经理付全责。
2.7设备材料验收入库后给供应商付款：付款申请通过审核后报会计部门给供应商付款。
有账期的供应商，应将账期内的货款整理清楚与会计核对无出入，由会计、经理签字确认后给供应商付款（收到相应票据后交由会计保管），避免重复、错误付款，票据和款额统一。
2.8设备退、换货：若设备质量或是型号、数量，不符合要求要及时联系供应商退换货，再选择其他的供应商供货。
次货、错误的型号的设备不得入库及时退换，以免贻误工期。
2.9设备及时售后，尽早将有问题的设备及时发回厂家返修到项目上。
遇到技术性问题尽早与现场项目经理或是技术联系，配合项目经理尽快完成售后。
2.10负责供应商的开发，了解材料设备的实际情况，早知道早处理。
2.11在原始采购申请单登记供应商的地址及联系电话，便于售后维修、今后的比价及监督。
2.12加强材料设备的档案管理，做好设备信息情报工作，建立牢固可靠的供应网络。
2.13采购原始资料按项目定期整理分类归档。
2.14项目资料的归档整理，使其档案完整、有序。
2.15做好每周一小结，每月一总结，每年一审核。
3、采购管理流程为了加大市场拓展力度，深入挖掘客户需求和加强市场人员、技术人员及相关部门的团队协同作战能力，本公司现采用以项目管理为主体的经营模式，制定各部门之间的岗位职责，从而制定以下与项目采购有关的管理流程。
3.1 采购与售前工程师之间的衔接3.1.1售前的工作人员在做技术方案或招投标文件时，应将项目所需物品的要求，如品牌、规格、型号、参数、外观、数量等要求交予采购。
3.1.2采购通过多处询价（三家以上），在符合其要求，能免费配合调试，有优良售后维修的情况下，选择价位最低的厂家和供货渠道，将其报备。
3.1.3采购将报备后的设备清单一式两份，一份留档，一份交予售前人员。
3.2采购与工程项目经理的衔接3.2.1项目正式立项后，项目经理根据项目合同或项目深化设计方案中的需求，首先向仓库申请所需物料，如有库存先扣除库存，并将库存中的物料从仓管员处领出堆放一边标示清楚，然后将扣除库存后的所需设备制作成采购申请单，提交总经理签字后交予采购。
3.2.2其中，完整的采购申请单包含：A.申购的部门;B.申购物品所属项目；C.申购的用途；D.申购物品的品名；E.申购物品的数量；F.申购物品的规格；G申购物品需求时间；H.申购如有特殊需求填写在备注一栏；I.申购填写人及所在部门；J.公司总经理审核。
采购申请单按照要素填写完整，清晰，由公司领导审核批准后报采购。
如采购申请单上面的物资参数或者品牌有任何更改，需项目经理对更改的品牌产品进行选择测试后确认最终的品牌型号参数，后以书面形式由公司领导签字后报采购部。
3.2.3采购在接到采购申请单时应检查申购单是否按照规定填写完整、清晰、检查申购单是否经过领导审批。
接受采购申请单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完整不清晰不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。
通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存。
对于不符合规定和撤销的采购申请单物资应及时通知申购部门。
3.3采购过程中的一些规定3.3.1项目经理应该做好项目的计划，合理安排工程所需设备的到货时间节点，应该减少设备的采购次数，做到所需材料物品能一次采购到位。
原则上，每个项目最多安排3～4次的采购和发货的工作。
设备的《采购申请单》应提前10个工作日交给采购人员。
项目经理应尽量做好项目的计划性，从而为采购人员有计划的工作创造条件。
如项目经理经常出现无计划性的采购申请，对采购部门增加了较大的采购工作量，将纳入到对项目经理的能力考核，并计入作为增加的成本计入项目费用中。
3.3.2采购人员应在收到确定的《采购申请单》后2个工作日内将物品的到货时间反馈给采购申请人，并对不能按要求时间到货的物品进行说明，使采购申请人对工程进度及时做出相应调整；采购人员对于工程物品工作会同财务部制定采购计划和付款计划。
财务合理安排资金出入，保障项目正常运转；如因付款计划或其他因素妨碍了既定交货时间，采购人员也要第一时间通知项目经理。
3.3.3询价请认真审阅申购单的品名、规格、数量、名称、单位，了解技术要求，遇到问题应及时与申购部门沟通。
属于相同类型或属性近似的产品应该整理归类集中采购；对于紧急申购项目应优先处理；所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中价机构询价。
采购所开发的供应商应具有一定资质和实力，具有提高或完成我公司所需物资和项目的能力。
在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
3.3.4对于零散物品或材料类物品，需要去市场询价采购的事务，应将上述物品的需求集中处理，合并采购，原则上每周最多去一次。
3.3.5比价，议价：1.对供应商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认.；2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价的综合条件更加突出。
3.收到各供应商报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中的价格4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，通过进行实地考察，了解供应商的各方面实力。
5.参考目标或理想价格与各供应商进行价格及条件的进一步谈判。
3.3.6比价，议价结果汇总：1.比价，议价汇总前应汇报公司相关领导，征得周意后方可汇总。
2.比价，议价结果未通过公司领导审核，应进行修改或重新处理。
3.3.7汇总后形成供应商最终确认的报价单于总经理签字后，方可签订购销合同。
3.4合同的签订及其规定合同是当事人或当事双方之间设立，变更，终于民事关系的协议，依法成立的合同，受法律保护，广义合周指所有法律部门中确定权利，义务关系的协议。
4、合同4.1合同正文应包含的要素4.1.1合同名称，合同编号，签订地点4.1.2采购物品名称，规格，数量，单价，总价及合同总额4.1.3包装要求4.1.4合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应说明4.1.5质量要求及规范4.1.6要求交货日期4.1.7付款方式4.1.8 违约责任和解决纠纷的办法。
4.1.9双方公司信息4.2合同签订及其规定4.2.1如涉及到技术问题及公司机密的注意保密责任。
4.2.2遇货物订购数量较多且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来现场协助清点。
4.2.3质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品的保期。
4.2.4详细约定发票的提供时间及要求。
4.2.5针对不同的合同约定不同的付款方式，如机器设备类合同一般应分先付30%货款，货到检查OK后再付60%货款，尾款10%在三个月内付清。
4.2.6与初交合作的供应商合作时，应少付预付或不付预付款。
4.2.7违约责任一定要详细具体。
4.2.8 合同签定应按照附图二的格式进行。
4.2.9 合同审查后应由公司领导签字加盖合同公章方可生效。
4.2.10 合同以传真或其它形式给供应商后，要求供应商签字盖公司合同章回传。
5 、付款及合同执行5.1付款5.1.1按照进度付款的采购项目必须确保质检合格后方可付款5.1.2按照供应商规定合同约定达到付款条件的合同进行付款操作5.1.3填写费用报销单，该单审批签字完毕后提交财务部5.2合同执行5.2.1已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，采购部负责人进行监督，如出现问题采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导。
5.2.2已签订的合同在执行期间应及时掌握合作单位对合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量按时履行。
5.2.3合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。
6、验货及入库6.1材料设备直接到公司：到货后要及时通知库管、技术，项目经理验货，按规定办理设备《出入库登记》，共同把好质量关、数量关。
A、保管员应先验收后入库，凭物凭证验收入库。
B、保管员验收入库时，应清点物品的数量，看清物品的规格及检查物品质量。
C、验收时发现价格不等、损坏、缺少，应及时向采购询问或退货。
6.2项目经理凭采购申请单到库管处办理出库手续，清点设备后，采购再安排送货人员将设备和申购之前扣库清点好的物料一起送至项目现场，最后将《出、入库单》移交至会计。
6.3材料设备直接到现场，由项目经理检查其质量、型号、规格、数量是否符合要求，确认后，签收厂家送货单或是采购申清单，如果不符合可以要求其退货。
回公司将将单据交给库管，库管对照《购销合同》无疑问办理《出入库》管理，项目经理签字确认，最后交会计审核。
如后续监管人员核查现场设备与清单有出入的，由项目经理付全责。
7、关于结账付款供应商将发票连同由我司人员签名的送货单或对账单交由采购人员，由采购人员填写付款申请交由财务审核后，由总经理签章后交由出纳员付款。
7.1付全款，款到发货采购要确认供应商的信誉，设备的规格、质量以及售后服务是否能得到保证，经审核，报总经理审批，签定合同后才能申请支付全款，付全款后一周内库管办理入库手续。
并关注厂家的到货情况。
如果时间允许，让供应商送样品来测试，符合要求后，再联系采购。
7.2支付一部分定金，由其备货，货到付余款。
采购提前与厂家沟通，确定到货时间能符合工期，经审核，报总经理审批。
签订合同后，先付定金，货到后，要求厂家开具相关票据，查看设备材料无问题后，填写付款申请表，经审核，总经理签字支付尾款。
