浅谈办公自动化系统的设计与实施

Ｉ【探索与交流翟　浅谈办公自动化系统的．设计与实施　一、引言　信息技术的蓬勃发展，尤其是计　算机、网络通讯、多媒体制作、数据库　开发以及自动化等方面技术的日新月　异，为办公自动化（以下简称Ｏｈ）的　发展提供了广阔的空间。传统的办公　模式虽然在应付突发事件方面灵活性　强、速度快，但存在需要人工传递、处　理、统计、分析信息等缺点，满足不了　现代办公具有的高信息量、高安全性　的要求。当人们已经习惯了网络搜索　的时候，难免会头痛于手工处理堆积　成山的文件与资料。如果在日常办公　时所需的信息，都能以网络搜索的方　式来查找，那将对办公效率的提高产　生巨大影响。当然办公自动化系统并　不仅限于提供信息共享与信息查找这　样简单的功能，它所具有的规范性、流　程性以及安全性等一系列特点，都能　提高日常办公的质量与效率，提高信　息在各部门之间的流动与共享程度，　提高决策者可利用的信息量，从而提　丁宁韩福涛舒刘海　高单位的管理水平。因此，办公自动化系　统在单位的信息化、数字化建设方面起　着举足轻重的作用。　二、中水淮河公司ＯＡ系统的实施　１．系统简介　随着Ｉｎｔｅｍｅｔ的迅速普及，Ｗｅｂ技术　以其特有的跨平台、界面美观、操作简便　等特点给计算机网络技术甚至社会生活　带来了新的革命，基于Ｗｅｂ技术的计算　机应用系统越来越受到使用者的欢迎。　中水淮河公司ＯＡ系统的开发人员也采　用前应进行土地平整，压实，并对空闲　地进行绿化。　施工结束后，首先对临时占地上　的杂物进行清除或掩埋，然后进行土　地整治，对施工临时场地种草。草种选　择狗牙根撒播，撒草籽按每１００ｍ２草　种１．２ｋｇ计。　４．水土保持工程量　清水水库除险加固工程水土保持　方案包括工程措施、植物措施和临时　措施三大部分内容，新增工程量有：　工程措施：包括施工区临时排水　沟及沉沙池等。共需完成土方开挖３６　ＩＴＩ３￣砌石３０ｍ　。　植物措施：包括草皮护坡、施工场　地植被恢复、行道树、施工生活区绿化　美化、弃渣场绿化等。共需完成草皮护　坡１３５０５ｍ２、乔木灌木３７３株。　临时措施：土地平整０．１５ｈｍ２，编织　袋装土填筑８　１０ｍ３￣雨布临时防护６８ｍ２。　（三）水土保持监测　１．监测目的　水土保持监测是以保护水土资源　和维护良好的生态环境为出发点，防　止水土流失的一项基础性工作。适时　监测有利于正确分析和评价水土保持　措施实施的效果，并依据监测结果和　标准，及时完善相应的水土保持设施，　达到方案要求的防治目标，从而保障　工程的安全运行和防治水土流失。　２．监测内容　根据《水土保持监测技术规程》　（ＳＬ２７７—２００２），监测内容主要包括影　响水土流失主要因子的监测（降雨量、　降雨强度、植被覆盖率、水土流失强度　及其危害等）、水土流失量的监测、水　土流失危害监测、环境变化监测和水　土保持措施防治效果的监测等内容。　３．监测方法　监测采用地面观测法和调查监测　法。对影响水土流失的主要因子如地　形、地貌、水系、水利工程的变化，水土　流失的危害，生态环境的变化以及水　土保持方案实施等情况采用调查监测　法；对重点监测区域和典型监测断面　（点）降雨量、水土流失量、水土保持防　护工程的防护效果等主要采用地面观　测法，辅以调查监测法。此外，可利用　ＧＰＳ对建设区域地表扰动和面上的水　土流失情况进行定位观测和面积测　算。根据需要，对工程建设的相关部位可　采取巡测的办法开展水土流失的监测。　原地貌对照观测区在项目建设区相应监　测点附近选取。　４．监测时段和监测频率　建设期：根据施工进度安排，监测时　段为第一年ｌ０月（雨季后）、第二年２～４　月（施工期）和６月各监测１次。当中途　出现大暴雨时，应适当增加频次。　植被恢复期：植被恢复期的水土流　失监测主要对采取植物措施的区域进行　监测。监测时段拟定为工程运行初期的　前两年，５月（雨季前）、１０月（雨季后）各　监测１次。　三、结语　小水库除险加固工程是一项民生工　程，对于保障库区周围的人民群众及厂　矿企业的安全有着重要意义，水土保持　作为工程的重要环节，要严格遵循“三同　时、四到位”制度，按标准设计，按标准施　工，按标准运行，以发挥更好的效益■　（作者单位：安徽省宿州市水利水电　建筑勘测设计院２３４０００安徽省淮河　河道管理局２３３０００）　（专栏编辑：张帆）

　用了这一技术，在ＩＢＭ公司的Ｌｏｔｕｓ　Ｄｏｍｉｎｏ／Ｎｏｔｅｓ软件平台上，开发出一　套简单、易用而又高效、灵活，并且具　有完善安全机制和流程跟踪能力的　ＯＡ系统服务端。无论访问者是在办　公室内还是出差在外，只需用计算机　连接网络，在浏览器内输入公司ＯＡ　系统服务器的地址，得到权限认可后　便可以进入系统，查看公司的最新消　息，处理本人的邮件与待办工作。系统　主要由综合办公、计划经营生产管理、　设计过程控制、档案管理与系统管理　这五大功能组成。其中包含了收发文　管理、合同管理、项目管理等几十个子　系统，一百多项应用管理模块，为公司　各个部门的日常办公都提供了精心设　计的办公流程。　２．系统优点　界面清晰、结构紧凑，使中水淮河　公司ＯＡ系统在使用过程中十分简　便。由于各种办公流程都是基于对已　有表单内容的填写，使公司员工在开　始建立一项工作时一目了然，基本上　不需培训就可以操作。　在系统管理方面，中水淮河公司　ＯＡ系统具有如下优点：　（１）灵活性。在所有办公流程中，　参与工作的对象只涉及工作岗位而不　指定具体人员，因此若公司发生了人　员变动，只需在岗位设置中调整相应　的人员，而不需改动程序。当公司的办　公流程发生改变时，也只需在系统管　理功能中配置、调整相应程序流程中　的各个步骤，而不需重新设计整套办　公流程。　（２）高效性。在系统中，每个人都　具有一定的权限，只能看到对应自己　图１　收文管理流程示意图　权限的那部分工作内容。例如，办公室　在发布会议通知时如果选择部门负责　人群组，那非部门负责人权限的员工　在系统中就无法看到这条通知。因此，　在ＯＡ系统这套庞大的、几百人共用　的工作大厅内，由工作流程所连接的　员工就如同被隔音墙围在一个个封闭　的小厅中，在里面的人能够专心处理　与自己相关的工作，而不被其他事项　所干扰。对于有着上百种工作事务、又　有着几百人同时使用的系统来说，让　使用者只看到自己需要看的内容，对　提高办公效率非常重要，而这一切只　需要在系统管理中根据不同的权限划　分群组就完成了。　（３）简便性。对于ＯＡ系统，如何　保证其数据安全以及在遇到故障时如　何处理都十分重要。中水淮河公司　ＯＡ系统在这些方面十分简便，每天　的数据备份工作只是复制其数据文件　夹的内容。若服务器软硬件出现故障　而无法使用时，也只需在另外一台服　务器上安装Ｌｏｒｅｓ　Ｄｏｍｉｎｏ软件，再将　备份的数据文件夹复制进去。若是平　时就在备用服务器上备份数据的话，　那么只需改动备用服务器的ＩＰ地址　为原系统ＩＰ地址，就实现了瞬间的服　务端切换，既简单、又安全。　三、系统实施过程中的问题与解　决办法　１．收文管理子系统中文件流转的　冲突问题　按照公司办公流程，收文经公司　领导签阅后，便下发至一个单独部门　处理或几个部门同时会签。中水淮河　公司ＯＡ系统所具有的高安全性，使　其严格控制文档的编辑权限（包括编　辑文档内容的权利以及文档的发送　权、处理权）。若文档处在会签状态，　那么编辑权便由参与会签的各个部　门共同拥有，除非参与会签的所有人　员全部编辑完毕，否则任何人都无法　将此文档发往下一个步骤的办理人　员。在实际办公流程中，文件不仅会　被同时传阅给各部门，还会由主办部　门负责人下发给具体办事人员，这两　探索与交流ｌｉ　个步骤同时进行，彼此互不影响。但是　在系统中，主办部门负责人还需等待所　有参与会签的部门全部签阅完毕，才能　将文档发往办事人员，这显然不利于文　件的及时处理（见图１）。在这个问题上，　系统开发人员设计了多套不同的流程，　想以流程的改变来解决冲突，但效果始　终不理想。最后大家改变了思路，给收　文管理子系统另添加了一个流程，并使　原文档到此步骤时自动复制出一个副　本，由“多部门会签”与“主办部门负责　人下发任务”作为两个独立流程，分别　写入原文档与副本文档，最终再由系统　将文档内容合并到一起。这个方法即不　影响各人在流程中的角色与权限，又不　影响流程的双向同时进行，使得此问题　得到完美解决。　２．文档召回问题　很多时候，当前编辑者在发送文档　至下一办理人后，又需要修改文档的内　容，便想在下一办理人处理之前将文档　召回再重新编辑。但是由于文档安全性　控制的原因，一旦在系统中选择将文档　发出，那此文档的编辑权也将交由下一　办理人所有，当前编辑者失去编辑权。按　照系统设计原则，在办公流程中遇到此　种问题，应该由下一办理人执行驳回操　作将文档发还。但某些时候，当前编辑者　需要在下一办理人发现问题前将错误改　正。这个矛盾从流程的角度上来说是无　法解决的，所以系统开发者最终将此流　程加入了跳转功能，由系统管理员执行　跳转操作后，将此文档在办公流程中直　接跳转回上一个待处理状态，这样就可　以帮助需要修改文档的编辑者在发送文　档后取回文档的编辑权了。　３．多人会签时的冲突问题　当文档处在会签状态时，编辑权由　参与会签的所有人共有。可以理解为，此　时该文档就在“走廊”中，谁先开门把它　拿进来，谁就拥有了编辑权，其他人此时　则无法再对此文档进行编辑。因此，当文　档编辑结束后，需要将其退还到这个公　共的“走廊”中，以便第二个人再重复这　样的操作。但是，由于大多数人在结束编　

辑工作后，总是习惯性地将浏览器页面　Ｉ【探索与交流】ｉ　治淮直属工程建设领域科研工作现状及建议　

自１９９１年国务院治淮工作会议　至今，治淮工程建设始终坚持以水利　科技为导向，大力推进水利科技创新　和技术攻关，广泛开展建设科研活　动，取得了一大批科研成果，在提高　工程科技含量和推动治淮工程建设　方面发挥了显著作用。本文从治淮直　属工程建设科研工作的现状人手，结　合治淮工程建设管理局（以下简称建　设局）实际，浅谈新形势下如何做好　治淮直属工程建设科研工作。　一、近年来科研工作开展情况　１．科研项目基本情况　建设局是治淮中央直属工程的　常设项目法人机构，主要负责治淮中　央直属工程的建设管理工作。自　１９９８年成立以来，先后承担了ｌ３个　治淮直属工程项目。“十五”以来，随　着治淮工程建设加快，为提高工程建　设水平，解决工程建设中的技术难　题，优化施工方案，建设局在大量引　用和消化新技术、新材料、新工艺的　同时，结合工程实际，自主创新，广泛　开展建设科研活动。据统计，治淮直　属工程中蚌埠闸扩建工程、淮河人海　水道近期工程淮安枢纽工程等８项　工程共开展了ｌ６项建设科研项目攻　关，其中有１０项建设科研项目已完　成并取得科研成果，其余６项建设科　研工作正在有序进行。截至目前，科　研成果已荣获了７项省部级奖励、７　项淮委科学技术奖励。其中，《混凝土　砌块护堤技术研究》、《开孔垂直联锁　混凝土砌块护坡技术应用推广》、《淮　河人海水道淮安枢纽立交地涵混凝　土防裂技术研究》获得大禹水利科学　技术奖。　２．科研工作开展情况　近年来，建设局加强工程建设与　科研相结合，在直属工程建设中，广　泛开展科研活动，加大科技攻关，推　动了治淮工程建设，同时也取得了一　批应用技术成果，切实做到了“工程带科　研、科研促工程”。　（１）以工程带动科研发展，科研促进　优质工程建设　在治淮工程建设过程中通过开展科　研活动，产生了一大批优秀科研成果，大　幅度提高了治淮工程建设的现代化水　平，推动了治淮工程的建设发展，建设局　承建的治淮直属工程质量优良，经历了　多次洪水考验，发挥了显著的工程效益，　共获得了省部级各类奖励４０余项，淮河　人海水道近期治理工程、淮河防汛调度　设施工程、临淮岗洪水控制工程先后荣　膺“鲁班奖”，在全国水利行业树立了良　好形象。　（２）以科技为导向，广泛开展科研活　动，促进科研发展　由于治淮直属工程大都是国家重点　工程、跨省关键项目或重要控制性枢纽　工程，具有规模大、技术难度大、工期紧　等特点。工程建设的进度和质量对治淮　关闭，而不是点击“退出”按钮，这就导　致系统认为其处于编辑状态，所以其　他人也将无法编辑此文档。对此问题，　系统开发者研究了几种不同的解决方　案，最终认为从系统流程的角度很难　解决，只能用附加的程序来追踪用户　的鼠标操作，以此来判断用户的退出　意图。如果用户点击了浏览器的关闭　按钮，程序将在后台自动执行一次退　出命令，将文档释放出来，这样便不会　影响到其他用户的操作了。　四、结语　中水淮河公司ＯＡ系统实施以　来，其具有的灵活配置特性，使之能在　短时间内进行功能的修改与扩充，不　断适应公司的管理要求。虽然由于安　全性的原因，使其在某些方面还稍微欠　缺一些人性化的功能。但在系统开发人　员与管理者的不断努力下，系统将随着　公司的需要与管理方式的改变而不断完　善，为公司的快速发展提供更加有力的　技术支撑■　（作者单位：中水淮河规划设计研究　有限公司　２３３００１）