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办公室规章制度与管理条例办公室规章制度与管理条例一、引言办公室是一个组织中非常重要的部门，它承担着协调、沟通和执行各种任务的重要职责。
为了确保工作的高效进行，我们需要建立一套合理的办公室规章制度与管理条例。
本文将就办公室规章制度与管理条例的重要性、内容要点以及实施方法进行探讨。
二、办公室规章制度的重要性1. 规范行为：办公室规章制度的制定可以规范员工的行为，明确工作流程和工作标准，确保工作的有序进行。
规章制度可以约束员工的行为，促使员工遵守规定，从而减少不必要的错误和矛盾。
2. 维护秩序：办公室规章制度可以维护办公室的秩序。
通过规定办公时间、休息时间以及员工的工作职责，可以确保每个员工都能够按照规定的方式进行工作，避免了因为个人行为导致的混乱。
三、管理条例的内容要点1. 出勤管理：规定员工的工作时间、请假制度和考勤制度。
明确员工上下班的时间，以及请假的程序和要求，确保员工的出勤质量和工作纪律。
2. 工作流程：明确工作流程和工作标准，规定文件传递和审批流程，确保各项工作能够有序进行。
同时，可以指定各个职位的职责，明确员工的工作职责，避免职责不清导致的工作混乱和责任推卸。
3. 保密措施：针对涉密信息和知识产权的保护，规定保密条例和保密措施，保障企业的商业机密和核心技术安全。
4. 纪律和惩罚措施：明确违反规则和制度的处罚措施，建立健全的奖惩机制，促使员工遵守规章制度，确保工作的顺利进行。
四、实施方法1. 宣传教育：制定办公室规章制度后，需要通过内部培训、文件发布等形式向员工宣传教育，确保员工充分了解规章制度的内容和要求。
2. 监督执行：设立专门的管理岗位，负责监督办公室规章制度的执行情况，对违规行为进行及时纠正和处理。
3. 定期检查：制定检查制度，定期检查办公室规章制度的执行情况，发现问题及时进行整改和修订。
总结：通过建立一套合理的办公室规章制度与管理条例，可以规范办公室的行为、维护办公室秩序、提高工作效率。
办公室完善规章制度随着社会的不断发展，办公室已成为我们工作生活中重要的一部分。
办公室的规章制度对于组织的正常运作、员工的行为规范起着至关重要的作用。
但是现实中，许多办公室的规章制度不够完善，导致员工的行为无法规范，影响了工作效率和整体氛围。
因此，完善办公室的规章制度势在必行。
一、建设健全的制度体系一个健全的制度体系是办公室规章制度的基础。
办公室应该建立起一套完整的规章制度框架，包括员工行为规范、工作流程规范、安全生产规定等内容。
这样不仅可以让员工清晰地了解自己的职责和权利，还可以规范工作流程，提高工作效率。
在建设健全的制度体系的过程中，可以设置一些专门的制度管理部门，负责制度的起草、修订和执行。
同时，要注重制度的落实，制度必须得到全体员工的认可和执行，通过不断的宣传和培训，让每个员工都能够熟悉和遵守规章制度。
二、规范员工的行为员工是办公室的重要组成部分，他们的行为直接影响到整个办公室的运作。
因此，办公室的规章制度要能够规范员工的行为，让员工在工作中遵守规则，努力维护办公室的秩序和形象。
为了规范员工的行为，办公室可以建立一些行为规范，明确规定员工在工作中应该做什么，不应该做什么。
例如，不得擅自外出、不得私自泄露机密信息、不得在办公室吸烟等。
同时，还可以设立奖惩机制，对于遵守规章制度的员工给予奖励，对于违反规章制度的员工给予处罚，以激励员工遵守规则。
三、建立透明的管理制度透明的管理制度是办公室规章制度的重要组成部分。
通过透明的管理制度，可以让员工了解组织的决策过程和规划目标，增强员工的归属感和责任感，提高员工的工作积极性和主动性。
在建立透明的管理制度的过程中，可以建立一些定期沟通的机制，如例会、员工培训等，让员工了解组织的情况和发展方向。
同时，可以建立一些反馈机制，让员工对管理制度提出建议和意见。
这样不仅可以减少管理失误，还可以激发员工的创新意识和团队合作精神。
四、加强安全生产管理安全生产是办公室规章制度中的重要内容之一。
办公室制度化建设和规范化管理的做法及成效随着公司的发展壮大，办公室管理也必须跟上时代的步伐，实现制度化建设和规范化管理，才能提高工作效率，保证工作质量，提高员工的工作满意度。
本文将介绍一些办公室制度化建设和规范化管理的做法及成效。
一、制定和实施规章制度规章制度是公司管理的基础，它能够规范员工的行为，保障工作正常顺利进行。
在制定规章制度时，需要考虑公司的特点和实际情况，量力而行。
新员工入职前需要向其介绍公司内部的规章制度，并签订承诺书，确保员工遵守规章制度。
定期组织员工参加培训，帮助员工更好地理解和应用规章制度。
通过制定和实施规章制度，员工的态度和行为逐渐被规范，公司的管理水平也得以提升。
在日常工作中，员工能够更好地遵守规章制度，减少违规行为，保障公司的正常运转。
二、建立工作流程和标准化操作对于一些重要的工作流程需要分阶段、分环节建立流程，将各环节的职责明确，工作流程要规范操作和标准化要求，确保工作的可跟踪性和可控性。
一旦出现问题，能迅速查找出问题所在，并及时解决。
标准化操作能够提高工作效率，减少错误率。
例如，对于文件的存放方式，需要统一标准，以便员工能够快速地定位和获取所需文件，避免浪费员工的时间和资源。
对于报销流程，公司可以通过制定标准化操作来避免重复的操作和流程，提高报销效率。
三、加强对员工的监督和管理加强对员工的监督和管理是保障公司正常运转的关键所在，对于违反规定的员工，公司需要依据规章制度，给予相应的处罚措施。
对于工作表现优秀的员工，公司也需要及时地给予奖励和表彰。
在员工管理上，公司可以采用各种形式的管理方式，如员工考核制度、绩效管理制度、站立式办公等。
通过这些管理方式，可以提高员工工作积极性和工作热情，从而推动公司不断地发展壮大。
四、优化办公环境优化办公环境也是实现制度化建设和规范化管理的重要方面。
对于公司内部的办公室布局、装修和设备配置，需要注重员工的体验和感受。
例如，合理布置办公区域的空间和设施，安装舒适的办公椅和桌子，并且定期清洁和消毒办公场所等等。
办公室规章制度建设总结一、背景办公室规章制度是组织管理的基石，是保障办公室正常运转的重要保障。
在日常工作中，规章制度对员工的行为规范、工作流程、权责分工等方面起到至关重要的作用。
因此，建设健全的办公室规章制度对于提高工作效率、规范员工行为、确保工作质量具有重要意义。
二、现状分析在我公司办公室规章制度建设方面存在以下问题：1.规章制度缺乏完善和细化，导致员工对规章制度的理解和执行存在偏差；2.新制度实施不到位，缺乏有效的培训和沟通，员工对新规章制度的接受度较低；3.部分规章制度过时、落后，不能适应目前办公室工作的发展需求；4.监督管理不到位，对于违反规章制度的员工处罚不力，导致员工的纪律性和执行力较弱。
三、规章制度建设的思路和措施为了解决以上存在的问题，我公司制定了以下规章制度建设思路和措施：1.明确制度制定责任人，建立定期审查和更新机制；2.加强员工参与，提高员工对规章制度的认同感和执行力；3.建立完善的培训体系，定期对员工进行规章制度的培训和沟通；4.规章制度的建设要符合公司的发展方向和员工的实际需求，及时更新和完善；5.加强对规章制度的监督和管理，对违反规章制度的员工进行及时处罚和教育。
四、规章制度建设的效果通过以上措施的实施，我公司在规章制度建设方面取得了显著成效：1.加强了员工对规章制度的认同感和执行力，有效提高了员工的工作效率和纪律性；2.新制度的实施较为顺利，员工对新制度的接受度和执行度大幅提高；3.规章制度的更新和完善有力地支持了公司的发展，为公司的健康发展提供了有力的保障。
五、规章制度建设的启示和展望通过以上规章制度建设的实践，我们深刻认识到规章制度的建设对于组织管理至关重要，只有建立完善的规章制度体系，才能有效提高工作效率、规范员工行为，确保公司的发展目标的实现。
今后，我们将继续加强规章制度的建设和管理，不断完善和更新规章制度，努力为公司的发展提供更加有力的支持。
总结：办公室规章制度建设是公司管理的基础工作，影响着公司的运行效率和员工的行为规范。
办公室健全完善规章制度
首先，办公室的规章制度有助于维护组织的秩序和纪律。
通过
明确规定员工的职责、权利和义务，规章制度能够确保员工在工作
中遵守各项规定，保持良好的工作纪律和职业道德。
这有助于提高
工作效率、减少冲突和纠纷的发生，保持办公室的和谐稳定。
其次，规章制度可以为员工提供明确的行为准则和工作指南。
通过规定工作时间、考勤制度、休假政策等内容，员工可以清楚地
知道自己的工作职责和工作时间安排。
此外，规章制度还可以规范
员工的着装要求、行为规范和沟通方式，确保员工在工作中遵守组
织的价值观和文化，提高工作质量和效果。
另外，规章制度还可以保障员工的权益和福利。
通过规定薪酬
制度、福利待遇、晋升机制等内容，规章制度可以确保员工的合法
权益得到保护。
同时，规章制度还可以规定员工的安全和保障措施，确保办公环境的安全和员工的身体健康。
此外，规章制度还有助于提升组织的形象和声誉。
一个拥有健
全完善规章制度的组织，可以彰显其对员工管理的重视和对规范运
作的承诺。
这不仅能够吸引优秀的人才加入组织，还能够赢得客户
和合作伙伴的信任和尊重。
总之，办公室健全完善的规章制度对于组织的正常运转、员工
的行为规范和权益保障都具有重要意义。
通过明确规定员工的职责
和权益、提供行为准则和工作指南，规章制度能够维护组织的秩序、提高工作效率、保障员工的权益，并提升组织的形象和声誉。
因此，建立和执行健全完善的规章制度是办公室管理的重要任务之一。
建立办公室规章制度简报随着企业的发展壮大，办公室已经成为了员工工作的重要场所，保障办公室内秩序的良好和员工的工作效率成为了每位领导者都需要面对的重要问题。
为了更好地管理办公室，提高工作效率，确保企业的正常运转，我们制定了一系列的办公室规章制度，以规范员工的行为规范，促进工作效率的提高。
一、工作时间规定1. 工作时间为每天早上9点至下午6点，中午12点至1点半为午休时间。
员工在这个时间范围内需要保持到岗状态，不得早退或迟到。
2. 超时加班需提前向上级领导请示，并须报销加班费。
若出现频繁加班情况，需对员工进行调整。
3. 请假需提前向上级领导请假，经批准后方可请假。
非紧急情况下擅自请假将受到相应的处罚。
二、员工行为规范1. 员工需遵守公司的行为规范，办公室内不得大声喧哗，不得私闯他人办公室。
不得随意乱扔垃圾，违者将受到相应的处罚。
2. 员工应保持工作仔细认真，不能懒散敷衍，不能借故拖延工作进度。
否则将被追究工作责任。
3. 员工之间应相互尊重，不能发生争执和冲突。
如出现矛盾，应尽快向领导汇报解决。
三、办公室设备使用规定1. 办公室的电脑、打印机等办公设备应妥善使用，不得私自更改或破坏。
使用完毕后应及时关闭设备，保持环保意识。
2. 办公用品如纸张、笔记本等应妥善使用，不得浪费。
如有需要，应提前向部门负责人申请。
3. 对于公司资产如会议室、办公桌椅等应妥善使用，不得私自擅用。
违者将受到相应的处罚。
四、安全保障规定1. 办公室内不得存放易燃易爆物品，不得使用违规电器。
发现存在风险隐患应及时上报。
2. 对于公司机密文件，员工不得私自泄露给他人或外泄。
处理机密文件时应注意保密。
3. 出现突发事件时，员工应冷静应对，按照应急预案进行应对。
保障员工的人身安全。
五、奖惩制度1. 奖励制度：对于工作表现优异的员工，将进行奖励，包括奖金、荣誉称号等。
2. 处罚制度：对于违反规章制度的员工，将进行相应的处罚，包括警告、罚款、停职等。
建立健全办公室制度计划随着社会的不断发展和企业的日益壮大，建立健全的办公室制度是一个组织能否高效运作的重要保障。
本文将就如何建立健全办公室制度提出一些计划和建议。
一、制定办公室规章制度一个好的办公室制度必须要有一套完善的规章制度作为基础。
这些规章制度可以包括办公时间、考勤制度、员工行为规范等等。
对于劳动关系、员工福利和安全保障等方面也需要有相应的规定。
在制定规章制度时，应该充分考虑到员工的需求和公司的利益，既要保证员工的权益，又要符合公司的管理要求。
二、建立沟通机制良好的沟通机制对于一个办公室的高效运作至关重要。
可以通过定期召开会议、建立员工反馈机制等方式来促进沟通。
会议可以安排每周例会和每月汇报会，让各部门及时了解工作进展和问题，并及时采取措施予以解决。
员工反馈机制可以建立一个匿名投诉通道，让员工能够不担心报复地提出问题和建议。
三、完善绩效考核制度绩效考核制度是一个办公室能否发展的重要因素。
可以根据不同的部门和岗位设置相应的考核指标，并制定有效的考核标准和评估方法。
在考核过程中要公平公正，激励员工的积极性和创造性。
同时，也要给予员工相应的反馈和奖励，以保持员工的工作积极性和团队合作精神。
四、加强人力资源管理人力资源是组织的核心竞争力，因此加强人力资源管理对于建立健全的办公室制度至关重要。
可以通过完善招聘、培训和激励机制等方式来提高员工的素质和能力。
在招聘方面，要根据公司的需求制定招聘计划，确保招聘到适合岗位的人才。
在培训方面，可以定期组织培训班和讲座，提升员工的专业技能和综合素质。
在激励方面，可以采用奖金制度、晋升机制和员工关怀活动等方式，激励员工的工作积极性和发展动力。
五、加强信息管理信息管理是办公室运作的重要环节。
可以建立一个统一的信息平台，集中管理和分类存储各类文件和信息。
同时，也要确保信息的安全性和机密性，制定相应的保密制度和措施。
对于重要信息的传递和沟通，要使用安全可靠的通信工具和渠道，确保信息的准确性和及时性。
办公室规章制度办公室规章制度是为了保障办公室内正常运作和员工的权益而制定的一系列规定和准则。
它不仅是组织管理的基础，也是员工行为规范的依据。
本文将就办公室规章制度的重要性、内容和执行进行探讨，并提出一些建议以改善和完善现有的规章制度。
一、办公室规章制度的重要性1. 维护办公室秩序和安全：办公室是员工工作的场所，规章制度可以明确员工在办公室内的行为准则，维护办公室的秩序和安全。
2. 提高工作效率：规章制度可以明确工作流程和责任分工，避免工作重复和混乱，提高工作效率。
3. 保护员工权益：规章制度可以明确员工的权益和福利，如工资、休假、晋升机会等，保护员工的合法权益。
4. 建立良好的工作氛围：规章制度可以促进员工之间的合作和沟通，建立良好的工作氛围，提高团队凝聚力。
二、办公室规章制度的内容1. 工作时间和考勤：规定员工的工作时间和考勤制度，包括上班时间、迟到早退惩罚、加班补偿等。
2. 行为规范：明确员工在办公室内的行为规范，包括礼貌待人、遵守纪律、保护办公设备等。
3. 保密规定：规定员工在工作过程中应保守公司的商业机密和客户信息，避免泄露。
4. 休假制度：明确员工的休假制度，包括年假、病假、事假等，以及申请和批准程序。
5. 福利待遇：规定员工的福利待遇，如社保、住房公积金、医疗保险等。
6. 奖惩机制：建立奖惩机制，激励员工的积极表现，同时对违反规章制度的行为进行相应处罚。
三、办公室规章制度的执行1. 有效沟通：办公室规章制度应向所有员工进行全面宣传和解释，确保每个员工都了解和遵守规章制度。
2. 监督和检查：建立有效的监督和检查机制，确保规章制度的执行情况得到监督和反馈。
3. 培训和教育：定期组织员工培训和教育，加强员工对规章制度的理解和认同。
4. 及时修订：根据实际情况和需求，及时修订和更新规章制度，使其与时俱进。
四、改善和完善办公室规章制度的建议1. 参与性：在制定和修订规章制度时，应充分听取员工的意见和建议，增加员工的参与性。
办公室规章制度与管理制度办公室作为一个工作场所，为了保障工作的正常进行，必须建立一套完整的规章制度与管理制度。
本文将从办公室规章制度的必要性、内容要点以及管理制度的实施等方面进行论述。
一、办公室规章制度的必要性办公室规章制度的建立对于保障办公室的秩序与正常运作具有重要作用。
首先，规章制度可以明确工作人员的权责与工作流程，提高工作效率。
其次，规章制度可以规范员工的行为规范，强化职业道德意识与纪律意识，增强组织凝聚力。
再次，规章制度可以维护办公室的安全与保密工作，确保信息的安全性与机密性。
因此，办公室规章制度是办公室管理的基础，具有非常必要的性质。
二、办公室规章制度的内容要点办公室规章制度的具体内容可以根据实际情况进行调整，但以下几个要点是必不可少的。
1. 工作时间与考勤：明确工作时间，规定迟到、早退和旷工等行为的惩罚措施，以确保工作的正常进行。
2. 工作流程与职责分工：明确各个部门的工作职责，规定重要决策的程序与权限，保证工作合理高效地进行。
3. 行为准则与礼仪规范：规定员工在办公场所的言行举止，要求尊重他人，保持良好的工作氛围。
4. 安全与保密：明确保密工作的范围和要求，制定合理的安全措施，保障信息和资产的安全。
5. 奖惩机制：明确奖励人员的方式和条件，设立惩罚措施以约束员工的不良行为。
三、管理制度的实施办公室的管理制度是规章制度的执行工具，重在实施与监督。
为了确保管理制度顺利运行，需要进行以下几方面的工作。
1. 培训与教育：对新员工进行规章制度的培训，使其了解制度内涵与要求；对老员工进行定期的学习与提醒，保持规章制度的有效性。
2. 监督与检查：建立监督机制，定期对规章制度的执行情况进行检查，发现问题及时纠正。
3. 奖惩机制：设立奖惩机制，对于遵守规章制度的员工进行奖励，对于违反规章制度的员工进行惩罚，形成良好的工作氛围。
4. 不断完善：随着办公室工作环境和要求的变化，不断修订和完善办公室规章制度，以适应日常工作的需要。
规章制度办公室规章管理规定规章制度是指为了管理和规范组织内部运作而制定的一系列规定和制度。
办公室作为一个重要的组织部门，也需要建立一套科学合理的规章管理规定，以提高工作效率和组织运作的顺畅性。
本文将从五个方面详细阐述规章制度办公室规章管理规定的重要性和具体内容。
一、规章制度的重要性1.1 提高工作效率：规章制度能够明确工作流程和责任分工，避免工作重复和冲突，从而提高工作效率。
1.2 统一行为准则：规章制度为办公室内部员工提供了明确的行为准则，使得员工在工作中能够遵循相同的标准和规范。
1.3 保障权益：规章制度能够保障员工的权益，明确工作时间、休假制度、薪资福利等方面的规定，确保员工的合法权益得到保障。
二、规章制度的内容2.1 工作时间和考勤管理：明确办公室的工作时间，规定迟到早退和旷工的处罚措施，建立健全的考勤管理制度。
2.2 文件管理：规定文件的命名规范、存档方式和权限设置，确保文件的安全和易于查找。
2.3 会议管理：明确会议的组织流程、议题安排和记录方式，确保会议的高效进行和决策的准确性。
三、规章制度的执行和监督3.1 培训和宣贯：通过培训和宣传活动，让员工了解和掌握规章制度的内容和重要性，增强执行的自觉性。
3.2 监督和检查：设立专门的监督机构或者岗位，负责对规章制度的执行情况进行监督和检查，及时发现和纠正问题。
3.3 奖惩机制：建立奖惩机制，对遵守规章制度的员工进行奖励，对违反规定的员工进行相应的处罚，形成良好的规章制度执行氛围。
四、规章制度的修订和完善4.1 及时修订：规章制度需要根据实际情况进行及时修订，以适应组织运作的变化和发展。
4.2 合理建议：鼓励员工提出合理的建议和改进意见，促进规章制度的不断完善和优化。
4.3 反馈机制：建立员工反馈机制，及时了解员工对规章制度的意见和建议，为修订提供参考和依据。
五、规章制度的效果评估5.1 目标达成度评估：对规章制度的目标达成情况进行评估，分析规章制度的实施效果和存在的问题。
建立规章制度,努力做好工作
———浅谈办公室规章制度建设
刘定华
为了提高工作效率,使办公室的工作有序的正常运转,必须建立和健全规章制度。
没有规矩不能成方圆。
不管是哪一个单位哪一个部门,如果没有相应的规章制度,将不可能保证工作的顺利开展。
根据本人多年在办公室工作的实践体会,就关于办公室规章制度的建立问题谈谈以下三方面的认识。
一、建立办公室的规章制度是做好办公室工作的根本保证
办公室所担负的任务相当繁杂,涉及的工作范围非常广泛。
办公室作为机关各部门的枢纽承担着组织协调,综合管理的任务,办公室是沟通上下,联系左右,连结内外,保证行政机关各项工作能贯彻落实的综合管理机构。
所以,有无建立办公室的规章制度将直接关系到办公室工作效率和工作的好坏,而办公室的工作好坏又将直接或间接地影响全局工作的政治方向。
办公室的工作既重要又繁忙,特别是遇到重要会议或重大庆典活动时,办公室工作人员整天忙得团团转,如果没有健全的规章制度,明确职责范围,就很容易忙中出错,就会出现有些事大家管,而有些事没有人管,出了差错没有人承担,互相推诿、扯皮等现象。
因此,办公室工作必须制度化,使办公室工作有章可循,有法可依,使办公室工作人员各尽其职,团结合作,做到事事有人管,件件有落实,在繁忙的事务中分清轻重缓急有条不紊地开展工作,只有这样,才能提高工作效率和质量,达到预期的效果和目的。
二、建立办公室规章制度的原则和类型
办公室规章制度的建立必须以科学性和可行性为原则,切忌建立那些脱离实际,空洞无物且难以实施的规章制度,在日常的工作中尤其是在改革开放的条件下,本着有利于工作的开展和提高工作效率这一宗旨,把规章制度建立好,根据工作需要结合我院的情况,本人认为办公室可考虑设立以下主要四种类型的规章制度。
1.办公会议制度。
会议是集思广益,充分发挥集体智慧进行民主决策的一项重要形式,是领导工作不可缺少的方面。
办公会议可定期或不定期召开,实行这个制度主要是互通情报,共同商议一些重大问题,对过去一段时间的工作进行总结,解决一些在工作中碰到的困难和问题,分析情况,研究解决问题的办法,对下一步的工作提出新的方案并制定措施加以落实。
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实行办公会议制度是上情下达,办公室同志互相沟通,融洽关系,提高效率行之有效的方法。
2.岗位责任制。
这是办公室内部明确职责、分工、进行目标管理和考核的一项重要制度。
在制定岗位责任制时,对每一个工作人员的职责和任务都必须作出明确而具体的规定,每一项工作应有具体的目标和要求,有时间性的要规定完成的时限,切忌笼统。
要尽可能地订出定量的目标和要求,以便考核。
办公室岗位责任制的建立,实际上便于对办公室及其所有工作人员的工作职责的完成情况,劳动纪律的表现情况进行考察和监督,要制定奖惩办法,奖勤罚懒,对工作积极、成绩突出、完成任务好的工作人员实行表彰奖励。
对一些违反规程、工作马虎,不能按时按量完成任务,消极怠工、表现甚差的人员给予适当的处罚。
以生命科学院的岗位责任制为例:办公室正付主任3人工作职责明确,各自对其所负责的任务能勇于承担,长期不懈坚守工作岗位,兢兢业业在教学第一线为教学科研积极地工作,任劳任怨地为教职工服务,默默地为党的事业作贡献,在贯彻执行党和国家的政策法令,在辅助领导决策,综合协调及公关工作中保持了高效率、高质量的状态取得了显著的成绩,在去年年终考核时院办公室正副主任3人均被评为优秀,其中本人连续2年被评为优秀。
对在岗不称职经教育不改进的工作人员我们采取果断措施进行处理。
例如原生物系一名电工,一贯劳动纪律差,经常无故旷工,经组织多次批评教育仍收效甚微,鉴于他的表现,经学院研究决定报上级部门批准同意对他作出退岗的处理。
3.公文处理制度。
建立公文处理制度是提高办文质量,加速公文运转,提高办公室工作人员和领导者工作效率的一项重要措施。
公文的种类繁多,有上级的指示,决定、批复、通知等,也有下级的请示报告和其他机关、单位的来文。
运转环节非常复杂,有些重要的公文须经几位领导审批,几个部门联合办理。
公文处理是一项细致而又复杂的工作,如果没有一定的章法,很难避免出差错,在公文处理时应注意以下三方面的特点:
(1)保密性 要根据文件的类别分清是一般文件还是机密或绝密文件。
如是机密或绝密文件在交递和存放过程中要有严格的手续,如收发、交递签收登记手续,在收发,存放和处理这类文件过程中要防止丢失、被盗和泄密。
(2)专一性 由于文件种类繁多,运转环节复杂,为了防止公文处理时出差错,所以处理公文要由专人负责,专人管理。
负责公文处理及公文保管的人员应挑选政治素质好,作风正派,工作细致,认真负责的同志担任。
在文件存放过程中要按文件的种类分别专柜存放。
(3)时效性 在繁多的公文种类中有许多公文时间界限十分明确,无论是指示,决定,批复、通知等文件,负责处理公文的同志必须明确掌握,在规定时间内准确无误地将公文处理好。
如果把重要的决定、批复、通知、指示等文件处理不及时而延误了时间,势必给工作带来严重的影响或对政治、经济造成无可挽回的损失。
4.接待制度。
随着改革开放的深入进行和教学科研工作的发展,对外交流,参观访问,前来联系工作的人员将越来越多,接待工作将越来越繁忙。
所以,迎来送往是办
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公室一项经常性的工作,也是一项最容易体现本单位形象的工作。
办公室是所在单位的窗口,而来访者对某个单位的印象往往首先从接待工作开始。
如果接待人员热情周到,待人有礼,就会给来访者留下良好的印象,在接待工作中,最值得注意的是接待的规格、费用的开支、食宿交通的安排等问题,如果没有一个标准就会使接待工作人员无所适从。
要根据接待的规格和标准严格控制经费的开支,为了使接待工作有章可循,须建立接待工作的制度,对接待的礼仪、规格、费用标准等作出明文规定并严格执行。
接待工作力求规范化,由于办公室接待任务越来越繁重,如果每当外单位有人来,都要领导者出面接待,介绍情况,甚至陪同吃饭,那么,谁都吃不消。
要摆脱这种状况,建立接待工作规范就会有一定的帮助。
根据接待对象的级别,来访目的,确定接待规格,如由哪一级领导者或部门出面接待,吃饭标准如何都要规定下来,以便按章接待。
在接待工作中,要注意简化礼仪,废除礼节性的迎来送往,尽量减少非公务用车和陪同人员,更应注意节约开支,做到实用、经济。
在接待标准、接待规格上要有重点与一般之别,但在接待态度上又应该一视同仁,热情,周到。
同时,在接待工作中,要坚持内外有别的原则。
三、关于在执行、落实规章制度时应注意的几个问题
办公室规章制度建立后能否执行落实,这关系到领导干部抓好工作的决心和态度,是检验所制定的规章制度合理性和可行性与否的依据,是提高工作效率的保证。
一个单位若是没有规章制度,就会使工作出现混乱的局面,如果有了制度不去执行和落实,哪怕是再好的规章制度也失去了根本的现实意义。
在对规章制度的检查和落实方面本人认为应处理好如下三方面的关系:
(1)上级和下级的关系 由于办公室的工作涉及面广,公务繁杂,在完成某一项任务时,上级领导应把该项任务的目的要求,工作程序等作明确的布置,让下级部门心中有数,按照规章制度去办,如前面所述的会议制度和接待制度,会议的规模,接待的规格和标准在执行过程中必须严格掌握,否则就会出乱子。
(2)主动和被动的关系 在规章制度的执行过程中,对工作人员的劳动表现及工作态度应视其情况分别对待。
办公室合理的规章制度一经制定要坚决执行。
一般情况绝大多数同志能执行所制定的制度,工作积极肯干。
如果少数人对规章制度采取抵触情绪,领导干部要摸清情况,分析原因,找出解决问题的办法,如果是一般的思想问题则要做好思想工作。
若是该同志不能胜任在这个岗位的工作,可适当地调整或变换他的岗位,使其变被动为主动。
对于个别工作人员对合理的规章制度拒不执行,不服从工作安排,无理取闹,经教育无效者应作出必要的处理。
(3)目前与长远的关系 随着改革开放的不断深入和高校中教学科研的不断发展,形势对工作的要求越来越高。
我们在制定办公室的规章制度时,务必要不断更新观念以适应新形势的要求,因此要经常总结经验,扬长避短,必要时须对原有的规章制度作适当的修改,有些内容在目前现实情况下仍然适用的须继续保留,但考虑到将来形势发展和要求,为有利于提高工作效率,在修订规章制度时根据实际和可能作必要的补充。
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