下载文档原格式
基建档案整理规范基建档案整理规范随着社会的发展，基础设施建设越来越重要，而建设项目的档案整理也显得尤为重要。
基建档案的规范整理可以保证项目的顺利进行和后期的管理工作。
为了提高档案整理的质量和效率，下面给出一些基建档案整理的规范。
一、整理前的准备工作1.明确整理目的和要求：明确整理项目的目的和要求，确定整理的重点和范围，为整理工作提供明确的方向。
2.制定整理计划：根据项目的复杂程度和整理的工作量，制定合理的整理计划，明确整理的时间节点和任务分工。
3.准备整理工具和材料：提前准备好整理工具和材料，包括档案袋、标签、批注笔等。
二、整理过程中的规范要求1.分类整理：按照文件的性质和内容进行分类整理，建立起清晰的文件分类体系，便于查阅和管理。
2.文件编号：对于每个文件要进行编号，并做好编号记录，方便后续的查找和使用。
3.文件的摘要和索引：对于每个文件要进行摘要和索引工作，明确文件的主要内容，便于快速查找和了解。
4.档案标签和封签：每个档案袋都要贴上标签，标注文件的名称、编号、责任者等信息，以及整理的日期和档案的保管期限。
对于封签要做到规范、清晰、牢固，以确保档案的完整性和安全性。
5.数字化整理：对于一些重要的文件可以进行数字化整理，包括扫描和存储，以便于长期保存和管理。
6.保密工作：对于涉及到国家秘密和个人隐私的文件，要按照相关规定进行保密工作，确保档案的安全性和保密性。
7.整理记录：对于每个文件的整理过程要进行详细的记录，包括整理人员、整理时间和整理方法等，以便于后续的查阅和管理。
三、整理后的存档要求1.档案的仓库和设施：档案的存放场所要选择干燥、通风、无污染的地方，设施要满足档案的安全要求，包括温湿度控制、防火、防水等设备和措施。
2.档案的柜架和保管：档案要放在专门的柜架上，并按照分类进行分区放置，以便于归档和取档。
柜架上要有明确的标签，标注文件的分类和编号信息。
3.定期整理和保养：定期对档案进行整理和保养，包括翻动档案、检查档案的完整性、更换封签等工作，以确保档案的有序和安全。
基建档案整理规范基建档案整理规范一、基建档案整理要求：1、基建档案实行一级类目管理。
2、基建档案文件材料实行卷件两级管理，竣工图只著录案卷级，卷内不重复录入。
3、基建档案以案卷为一个保管单位进行整理，竣工图同一图号为一卷进行档号编制。
二、档案号编制要求：1、基建档案案卷档案号在一级类目下七位流水编制全宗号+一级类目代字+案卷流水号1-G0000001三、基建档案著录细则：（一）案卷级著录项1、题名：文件材料案卷题名由工程项目名称、单位工程名称、文件材料名称组成。
竣工图案卷题名由工程项目名称+图号名称+竣工图组成。
2、责任者：填写对文件材料内容负有责任的单位名称。
3、日期：填写文件材料形成日期。
日期用小写8位阿拉伯数字。
如：2019-04-02。
4、页数(次)：填写案卷内文件材料总页数。
5、保管期限：基建项目档案保管期限限定为永久。
6、图号：填写图纸编号。
7、图幅：填写图纸幅面大小（A0、A1、A2、A3、A4）8、密级：按文件材料或案卷的保密级别填写，分别为秘密、机密、绝密、**商密★、**商密★★、**商密★★★。
档案上没有密级的填写“无密级”。
9、保密期限：按文件材料或案卷的保密期限填写，分为永久、30年、20年、15年、10年、7年、5年、3年、2年。
如无密级设置选择无，绝密的保密期限选择30年，机密的保密期限选择20年，秘密的保密期限选择10年，长期的保密期限选择20年。
10、份数：系统自动默认份数为“1”。
11、载体类型：纸质、电子、其他,纸质和电子同时存在时选择纸质和电子两项。
12、盒号：填写此文件所在的盒号。
13、互见号：填写反映同一内容而载体类型不同，且在其它档案类别中另行保管的档案的档号。
14、归档人：系统自动默认用户姓名。
15、归档单位：系统自动默认用户姓名所在单位及部门。
16、归档日期：系统自动默认用户著录文件材料的具体时间。
17、存放位置：填写基建档案所在库号。
18、备注：填写档案移交过程中需要说明的情况，如无电子文件、文件材料破损、缺页、页号错误、应归档文件材。
基建档案立卷的基本要求基建档案是在基本建设管理和项目建设过程中形成的文件材料。
包括基建管理文件、基建工程项目文件资料及蓝图、基建工程底图三部分。
基建文件材料要求在文件形成后的下一个年度内集中统一归档。
基建项目材料要求在基建项目竣工验收以后的两个月内进行立卷归档。
具体立卷归档的操作步骤如下：一、基建文件立卷1、清理文件材料。
依据立卷人积累的文件材料进行清点，剔除不应归档的文件材料。
按照文件材料之间的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区别其保存价值，分类别组卷。
按保管期限表，区分保管期限，尽量做到一卷内的文件保管期限大体一致。
2、排序分类。
按照文件材料性质调整文件的排列顺序。
卷内文件一般按其重要性或时间顺序排列。
如：一般上级下达我校的文件按形文单位“先中央后地方”的顺序排列；同一级别形成的文件，按文件形成的时间顺序从前向后排列。
本校形成的文件，按发文字号从小到大进行排列并按发文字号分别组卷。
进行组卷的文件要按规定统一排列。
即：批复在前，请示在后；批转在前、报告在后；正件在前、附件在后；印本在前、定稿在后；结论性材料在前、依据性材料在后。
3、整理组卷。
对装订线以外有字迹的或破损的文件材料，以及与文件材料不可分割的照片、小字条，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要进行折叠；除去文件材料上的金属物。
检查文件材料是否齐全、完整、准确、系统；检查文件材料用笔是否符合归档要求，不符合要求的要及时纠正，否则禁止存档。
组卷文件可组成一卷或多卷，一般情况下每卷不应超过200页，文件数量较多时，可组成多卷；文件数量较少时，可组成薄卷。
4、编写页号有文字的页面均应编号，页号按自然页数编写，依次在非装订线一侧的右上角用阿拉伯数字打号机进行（打号）编号，不能有空号和重号。
离边线距离不得小于1厘米。
案卷封面、卷内目录和备考表不编页号。
5、编写案卷目录及卷内目录。
首先要草拟案卷题目，然后再按文件题名进行编写录入卷内目录的工作。
基建项目档案立卷归档要求一、参照规范1、中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档规范》 GB/T 50328-4（4年7月13日发布，5年5月1日实施）。
2、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 DA/T 22-5 (5年10月25日发布，6年6月1日实施)，代替DA/T 22-3。
3、国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表 DA/T28-2。
二、立卷归档内容详见：基建项目文件归档范围及保管期限表三、立卷归档要求1、基建项目档案按工程项目分类立卷归档，类目号由学校档案馆审定。
2、一个项目的材料必须集中在一起立卷归档，归档材料要求一式一份，必须是原件，没有重复件。
3、一个项目的材料一般按施工流程（包括可行性研究、设计、施工、监理、竣工验收、概预算与审计结算等）排列整理后立卷，一卷文件材料厚度（包括成本材料装订厚度）不得超过4CM。
整理前到学校基建处领取统一的标准档案盒，整理后的档案一律用标准档案盒装盛。
4、文件装订。
归档文件材料以件为单位装订（如：立项文件为一件、批复为一件、决算书为一件、审计报告为一件...），装订时要去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品，使用学校档案馆提供的档案专用不锈钢钉重新装订（三颗钉）。
图纸不装订。
5、折叠图纸。
不同幅面的工程图纸，应统一折叠成A4幅面(297mmx210mm)（图纸叠成之后的幅面一定不能大于A4,否则不能装入档案盒内）。
应图面朝内, 首先沿标题栏的短边方向以W形折叠, 然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠, 并使标题栏露在外面。
图纸折叠后不装订。
叠图方法可参见学校档案馆网站/业务指导栏或下载中心的叠图视频。
6、编页码。
归档文件材料以件为单位用铅笔编页码，编在文件正面右上角、反面左上角空白处，折叠后的图纸一律编右上角，空白页不编，每份文件材料页码均从“1”开始编起，件与件之间不连号编。
整册装订的文件材料已编制有页码的，可不编页码。
7、编盒号、件号。
基本建设类档案工作规范为提高学院基本建设档案工作质量和管理水平，充分发挥基建档案在学院和国家建设中的作用，加强建设工程文件的归档整理工作，建立完整、准确的工程档案，依据中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》，制定本规范。
一、基本原则：1、凡在基本建设管理和工程建设活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，均属基建类档案。
2、基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
3、基建档案必须要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
4、学院在布置基建项目工作计划的同时，布置形成积累基建文件材料的任务。
当基建项目结束后，基建部门分管基建档案工作的负责人，组织本项目形成归档的基建文件材料进行整理工作。
5、把基建档案工作列入学院的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从学院基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。
二、归档范围及质量要求：1、学院基建部门对与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，按要求整理后归档，具体归档范围见附表。
2、归档的工程文件应为原件。
工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
3、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料，要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。
图纸宜采用国家标准图幅。
6、工程文件纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
![基建档案工作规范标准[详]](https://img.taocdn.com/s1/m/00b44fd983d049649a665807.png)
基本建设类档案工作规1基建档案工作的基本原则1.1凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
1.2基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
1.3基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
2基建档案归档围的确定2.1确定的原则2.1.1归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。
2.1.3归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。
2.2归档的主要容和重点2.2.1归档主要容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体围见附件一。
2.2.2归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在的全套图纸。
3基建文件材料的部门立卷与归档流程3.1形成与积累3.1.1学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
3.1.2基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。
3.1.3基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包围的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。
3.1.4基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。
学院基本建设类档案工作规范高校的基本建设档案是学校在进行基本建设（如教学楼、实验楼、宿舍楼、及其各种公用设施等）过程中形成的文件材料，包括基建计划、规划、各种合同、基建报告、批复、指示、工程施工、设计、预决算、施工图纸、竣工说明以及工程验收报告等，它们主要来自学校基建管理部门；施工单位及其个人，这些材料反映了基本建设的整个过程。
为加强基本建设档案的管理，将我校在基建中形成的，具有保存价值的文件材料、图纸、资料完整、准确、系统的立卷归档，更好地为本校进行基建工程的检查、维护、管理、使用、改建、扩建提供依据和凭证，特制定基建档案工作规范。
本规范是《档案工作业务规范》实施细则之一。
一、归档原则的确定（一）归档的基建文件必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。
（二）归档的主要内容包括：综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件，生产技术准备、试生产、基建预算，概算、决算器材管理等八个方面。
归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
归档具体范围见《档案实体分类》表二、归档要求及归档时间（一）基建进行过程中所形成的文件材料，基建部门必须以高度负责的精神，做到随时收集整理、登记编号、入袋保管，不得散失。
（二）必须及时对形成的基建档案文件材料进行鉴定，做好立卷归档工作。
（三）竣工图是基建工程的实际反映，是工程的重要档案资料。
对竣工图及竣工文件的验收是工程竣工验收的内容之一。
（四）凡需要归档的基建项目的文件材料、图纸、资料一般应归档一份（底图和兰图各一份）。
但是重要的和使用频繁的可复制多份，归档两份，其余保存在有关单位，以便使用。
（五）基建项目由多个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交基建部门汇总，由兼职档案员负责向学校档案馆办理移交。
（六）基建项目在验收后三个月内归档。
大学档案工作部门立卷规范根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《高等学校档案工作规范》的要求，各归档单位在向档案部门移交档案前必须完成立卷工作，实行部门立卷制度。
为了进一步做好我校部门立卷工作，特制定本规范。
第一条学校部门立卷工作是指各归档单位将本年度内办理完毕需要继续保存的文件材料按照立卷的方法和要求，立成案卷，定期移交给校档案馆的工作。
第二条各单位要根据学校档案馆下发的全校各类文件材料的归档范围，并按照文件材料产生的规律和特点，在学校档案馆的具体指导下，由专（兼）职档案员进行立卷工作。
第三条校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可以按征集、代管、捐赠的方式进行处理，可由本人在档案部门的指导下立卷，也可由校档案馆在本人配合下立卷。
第四条兼职档案员应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、归档范围，设置案卷类目、条款，将已经办理完毕的文件材料随时归入卷内，为年终调整定卷奠定基础。
第五条立卷归档的分工1、全校性、综合性的文件材料由党委办公室和校长办公室负责立卷归档。
其余按业务分工负责相应门类档案的立卷和归档。
2、立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口负责，其它部门密切配合进行。
3、科研档案由科研课题组设专人负责文件材料的收集和归档。
第六条案卷质量的要求1、各门类档案总的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使案卷便于保管与利用。
2、卷内文件材料必须准确反映我校教学、科研和管理活动的内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。
3、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列。
密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要修改稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
4、不同年度的文件材料一般不得一起立卷，但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷；跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷；会议文件放在开幕年度立卷；非诉讼案件放在结案年度立卷。
高校档案部门预立卷工作规范为加强学校各部门的档案工作，使部门立卷工作逐步走上规范化、程序化，以提高归档材料的质量，做到齐全、完整、准确，依据《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），特制定本规范。
一预立卷基本要求（一）文件材料收集齐全、完整；（二）文件材料分类准确、组卷合理、案卷装订及编目符合要求；（三）按时、主动向档案馆移交档案。
二归档范围凡是在各项活动中直接形成的、有保存价值的文件、声像材料都应归档保存。
具体的归档范围见《浙江理工大学归档范围及保管期限表》。
三归档时间（一）党群、行政、出版、外事、声像档案及其他各类档案中的管理性文件（即综合类）材料，应在文件材料形成年份的次年6月底以前归档；（二）科研档案在项目完成后2个月内归档；基建档案在工程项目完工3个月内归档；（三）教学档案在下一学年开学2个月内归档，其中研究生学位档案，学籍档案、应在文件材料形成的本年度10月以前归档，新生录取名册在新生入学2个月后归档；（四）财会档案，可在财务档案室保存3年后归档；（五）重大活动档案在活动结束2个月内归档，档案馆随时接收各专题档案及个人捐赠档案；（六）档案馆随时接收未按时归档或归档不全的文件声像材料。
四文件材料的形成与积累（一）各部门档案工作负责人应重视文件材料的形成与积累工作，督促和检查部门所属人员的文件材料形成与积累工作；兼职档案员要督促立卷人做好文件材料的积累工作。
（二）文件材料的形成应完整、准确、系统、规范：完整：是指每一份文件材料具有或保持着应有的各个部分，没有缺少或损坏，每一事项的整个过程所形成的文件材料齐全无缺；准确：是指文件材料的内容应符合党的方针、政策和上级的有关规定；符合事实；符合技术要求；不能有虚假伪造；系统：是指一项工作、一项工程或一个会议等所形成的文件材料的集合，应完整有序，能有条理、有组织地自成一整体，充分反映其事项的全貌；规范：是指归档的文件材料应做到：质地优良、书绘工整、声像清晰、符合有关标准和规范的要求。
档案材料立卷与归档规范吉林师范大学档案馆制 2011.10为加强学校档案管理工作，确保档案的安全，提高管理水平，最大限度的延长档案的寿命，长期有效为学校和国家积累档案史料，更好地为学校各项工作服务。
各级档案管理部门、各归档文件整理单位分管档案工作的领导和专、兼职档案员必须认真做好本单位文件材料的形成与积累、整理组卷、归档移交和保管利用工作。
根据学校档案工作规章制度和上级的相关文件精神，专、兼职档案员的工作是学校档案工作的重要组成部分，每位档案员必须认真工作，全面、合理地收集本单位归档范围内的文件材料，保证归档文件材料的真实、完整、系统和有效；保证文件质量、组卷合理。
各单位的行政一把手是学校档案建档、存档的第一责任人，兼职档案员是单位档案工作的具体实施人，对学校的档案工作负有建档、归档并确保档案完整性的义务。
档案馆将每年的兼职档案员及各单位的行政一把手进行存档，若以后发现漏存、丢失的现象将直接追究当年建档、存档人的1责任。
为确保学校档案的完整性，现将重新修订的各类文件材料归档范围发给你们，请遵照执行。
为加快档案信息数字化进程，尽快将档案全文信息网络化，充分发挥档案信息网络化的现实功能，构建现代意义上的数字档案馆，根据教育部、国家档案局第27号令通知精神及《高等学校档案管理办法》实施手册中档案信息数字化要求，从2012年起各立卷单位移交到档案馆的档案一律上交文本和电子版两个版本，实现新立卷档案信息数字化，并逐步完成我校档案信息资源数字化建设与开发利用工作。
2目录一、党群类档案归档范围和保管期限表 (1)二、行政类档案归档范围和保管期限表 (11)三、教学类档案归档范围和保管期限表 (22)四、科研类档案归档范围和保管期限表 (32)五、基本建设类档案归档范围和保管期限表 (35)六、仪器设备类档案归档范围和保管期限表 (40)七、出版类档案归档范围和保管期限表 (42)八、外事类档案归档范围和保管期限表 (44)九、财会类档案归档范围和保管期限表 (46)十、人物类档案归档范围和保管期限表 (49)134567891012131415161718192021222425262728293031323334373839六、仪器设备类档案归档范围和保管期限表4041七、出版类档案归档范围和保管期限表424345。
吉林大学基本建设类档案立卷工作规范为了提高我校基本建设档案（以下简称基建档案）的质量和科学管理水平，充分发挥基建档案在学校建设工作中的作用，并为考核基建档案工作提供依据，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。
1.基建档案工作的基本原则1.1 凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
1.2 基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
1.3基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
1.4 把基建档案工作列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。
2．基建档案归档范围的确定2.1 确定的原则2.1.1 归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2 归档的基建文件材料，必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。
2.1.3 归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系，具有成套性。
2.2 归档的主要内容和重点2.2.1 归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体见附件一。
2.2.2 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
2.3 不归档的文件材料2.3.1 上级机关有关基建的普发性(非专指高校)不办的文件；2.3.2 正式施工前的草图，未定型的图纸；2.3.3 重份文件和重份图纸；2.3.4 无查考价值的临时性、事物性文件。
以上某些方面如果需要，也可自行作资料暂存。
3. 基建文件材料的部门立卷与预立卷制度3.1 部门立卷3.1.1 依据《档案法》及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。
学校各部门的兼职档案员在平时要作好档案的整理，预立卷工作。
3.1.2学校档案馆依法对基建管理部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。
3.1.3 网上著录是基建管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。
具体见《吉林大学网上著录工作规范》。
3.2 预立卷3.2.1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。
规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。
3.2.2基建管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。
预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。
预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。
4基建文件材料的归档流程4.1 形成与积累4.1.1 学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
4.1.2 基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。
4.1.3 基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。
4.1.4 基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。
4.1.5 学校档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。
4.1.6 基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件形成的质量关。
4.1.7 学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。
4.1.8 使用基建文件材料过程中不允许随便更改。
如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
4.1.9 归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图象清晰。
4.1.10 归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。
4.1.11 归档的蓝图,规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
4.1.12 工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。
4.1.13 凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。
其它文件材料一般归档一份。
4.1.14 学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。
4.2 整理组卷4.2.1 基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案文件材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。
4.2.2 根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查找的组卷原则,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。
管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。
4.2.3 文字材料的排序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。
图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。
4.2.4 拆除卷内文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行修补。
4.2.5 基建文件材料采用卷皮、卷盒方式保管。
蓝图大于卷皮（或盒）的，以手风琴式折成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。
蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。
4.2.6按卷内文件顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的正面的右上角，背面的左上角，用铅笔书写。
4.2.7蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。
4.2.8 参照附件一，确定保管期限4.2.9拟写案卷题名并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。
案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。
除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。
中文标题控制在50个字符之内。
外文标题控制在100个字符之内。
4.2.10 利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录时，实体分类号与其所在案卷的实体分类号应一致。
序号一栏，应填写卷内文件（或图纸）排列先后顺序的序号。
文号（或图号）一栏，应填写文件制发机关的发文字号（或图号）。
责任者一栏，应填写形成该文件（或图纸）的单位或对该文件（或图纸）负有责任的署名者。
题名一栏，应填写文件（或图纸）标题，要照实抄录不得简略。
没有标题或标题不能说明文件（或图纸）内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号。
日期一栏，应填写文件（或图纸）的形成时间。
填写时可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月数字右下角加“.”号。
页号（页次）一栏，应填写卷内文件起始之页的编号。
4.2.11填写卷内备考表。
本卷情况说明一栏，应填写本卷文件材料的总件数与总页数。
如卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出等情况，立卷人要如实填写并签名标注时间（必须用碳素笔或蓝黑墨水笔书写）。
立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。
检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。
4.2.12装订。
装订成卷的文件材料，应选择胶订或线订，不能用金属材料装订。
线订案卷采用三孔一线法装订。
边孔位置距上、下纸边为6cm,距左侧纸边1.5cm，以不装订字迹为宜。
若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。
4.3 归档验收3.3.1 基建项目在验收前，档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。
4.3.2 学校档案部门应是工程验收小组成员,会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。
4.3.3基建项目在验收后两个月内归档。
档案部门要认真进行审查、验收归档的材料。
4.3.4 学校基建部门应从基建总投资中扣留5% ，作为基建保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。
4.3.5 移交档案时，交接双方必须当面检查验收文件材料是否收集齐全完整；排列、书写、装订是否符合要求；标题是否准确。
凡不符合规定要求的，接收人可暂不接收，并要求移交人改正，补交。
4.3.6 移交时需备有：纸质档案，档案案卷目录一份，档案移交明细单一式两份。
双方履行清点盖章手续，档案移交明细单按要求逐项填写，移交单位、接收单位一栏，必须加盖单位公章；移交人、接收人一栏，必须用碳素笔或蓝黑墨水钢笔书写；时间一栏，必须填写移交档案当天的日期。
档案移交明细单，档案馆与归档单位各存留一份。
4.3.7基建类管理性文件材料于次年五月底以前归档。
5. 基建档案的管理5.1 分类编号5.1.1参照《高等学校档案实体分类法》结合我校基建档案的内容和特点进行分类标引、给出检索分类号。
5.1.2一级类目的设置与标识：采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“JJ”，即“JiJian”（基建）的缩写。
5.1.3 二级类目的设置与标识：二级类目是对一级类目的细分，标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。
二级类目的标识，采用“双位制”。
如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13 ... ...99，但10、20……等带“0”的数字不用。
5.1.4基建类档案类目的设置与标识其整体标识模式为：全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号07—2000—JJ11—1～n案卷号基建综合代号（二级类目）基建类代号（一级类目）年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
附件一吉林大学基本建设类档案归档范围和保管期限表JJ11综合序号归档范围保管期限1 上级有关基建工作的文件长期2 本校基建工作的规章制度、工作计划、总结长期3 本校基建工作总体规划、统计报表永久4 基建工程财务预、决算永久5 全校性总体规划、设计总平面图永久6 水、电、气管道分布图永久7 地质勘探、地形测量材料永久8 基建投资的请示、报告与批复永久9 综合性征地文件材料永久10 其它需要归档的材料JJ12工程项目序号归档范围保管期限1 可行性研究（1）项目建议书及上级批复永久（2）可行性研究报告永久（3）项目评估永久（4）环境预测、调查报告永久（5）设计任务书及计划任务书永久2 设计基础（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久（2）地形地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观察记录永久（3）水文、气象、地震等其它设计基础材料永久3 设计文件（1）初步设计永久（2）技术设计永久（3）施工图设计永久（4）技术秘密材料、专利文件永久（5）设计计算书永久（6）关键技术实验永久（7）总体规划设计永久（8）设计评价、鉴定及审批永久4 工程管理文件（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久（2）承包合同、协议、招标、投标、租赁文件永久（3）施工执照永久（4）环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气暖供应协议书永久（5）产权证书永久5 施工（1）土地施工文件永久[1] 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要永久[2] 施工组织、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺永久[3] 原材料及购件出厂证明、质量鉴定永久[4] 建筑材料实验报告永久[5] 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久[6] 土建施工定位测量地质勘察永久[7] 土、岩试验报告、基础工程、基础工程施工图永久[8] 隐蔽工程验收记录永久[9] 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久[10] 分项、分单位工程抽量检查、评定永久[11] 交工验收记录证明永久[12] 施工报告、施工验收报告永久（2）设备及管线安装施工文件[1] 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要永久[2] 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批永久[3] 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录永久[4] 隐蔽工程检查验收记录永久[5] 强度、密闭性试验报告永久[6] 设备调试记录永久[7]施工安装记录、安装质量检查、评定事故处理报告永久[8] 系统调试、实验记录永久[9] 管线清洗、通水、消毒记录永久[10] 管线标高位置、坡度测量记录永久[11] 中间交工验收记录证明，工程质量评定永久[12] 竣工报告、竣工验收报告永久（3）电气、仪表安装施工文件永久[1] 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审永久[2] 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批永久[3] 调试、整定记录永久[4] 性能测试和校核永久[5] 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告永久[6] 操作、联动试验永久[7] 电气装置交接记录永久[8] 中间交工验收记录、工程质量评定永久[9] 竣工报告、竣工验收报告永久6 竣工验收（1）竣工验收报告永久（2）全部竣工图纸永久（3）质量评审材料永久（4）工程现场声像材料永久（5）竣工验收会议决议文件永久7 基建财务、器材管理（1）财务计划、年度计划短期（2）工程概算、预算、决算永久（3）主要材料消耗、器材管理文件短期（4）交付使用固定资产文件永久8 其它需要归档的材料。
