11记录控制程序

记录控制程序文件编号P-002 一、目的：为确保质量/环境/安全管理体系记录完整性，保存期限及存档次序等，从而对公司质量/环境/安全记录进行有效的管理和控制，提供产品质量/环境/安全符合要求和质量/环境/安全体系有效运作的证据。

二、适用范围：适用于公司质量/环境/安全管理体系有关的质量/环境/安全记录的管理。

三、名词定义：无四、权责单位：1. 由综合事务部负责统一规定各种质量/环境/安全记录表格的编号,监督各部门对质量/环境/安全体系记录的归档管理工作。

2. 管理者代表负责负责批准《记录一览表》。

3. 各部门负责好本部门质量/环境/安全记录的控制。

五、运作程序:1.记录的收集：记录由原填表部门及收到呈阅部门收集和保管，保存时间的确定以顾客的合同要求，产品的寿命期，产品相关标准为考虑优先，若没有规定，则由各部门自行决定。

由综合事务部负责制订《记录一览表》，统一规定各种质量/环境/安全记录的部门保存期限，由管理者代表批准，各部门遵照执行。

2.记录范围：2.1 与质量/环境/安全管理体系有关的记录：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠和预防措施记录、人力资源培训记录、生产作业记录、产品检验记录、设备仪器维护记录等。

2.2 与质量/环境/安全活动有关的记录：与产品有关要求的评审记录、评审、验证、确认和更改记录、供应商评价记录、产品标识记录、不合格品控制记录、顾客调查记录、质量/环境/安全计划相关记录、数据分析应用记录、顾客投诉记录、信息交流记录、环境监测记录、环境因素辨别记录、危险源识别与评价记录、法规符合性评价记录等。

3.记录的编号和标识（其编号作为标识）记录的编号依据《文件控制程序》的有关要求执行。

4．质量/环境/安全记录的填写：4.1 记录内容必须及时、真实、准确、全面,字迹工整、清晰，重要记录需要校对、审核、批准。

4.2 记录不得随意更改，确需更改时，采取划改方式，并在更改处签名。

4.3 记录以书面表格式为主，也可采用电子媒体作为载体。

记录控制程序
1 目的
为确保体系的有效运行，并为提高记录文件管理，使产品符合顾客及适用的法律法规要求，使质量责任具有可追溯性，特制定本程序。

2 适用范围
本程序适用于我公司对管理体系运行所发生的各种记录的控制。

3 术语
3.1产品检验记录：通过观察和判断，适当的结合测量所进行的符合性评价的文件。

3.2产品监视记录：对影响产品性能形成的因素进行适时观察、测量和评价的文件。

3.3管理体系过程运行记录：描述管理体系过程运行的文件。

4 管理职责
4.1质保部负责公司质量记录的归口管理，记录文件最终归档到综合管理部。

4.2技术中心负责建立、确定产品关键和重要质量特性监控点及检验标准。

4.3各职能部门、生产车间负责本部门、车间记录的管理。

4.4记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰完整负责。

5 工作流程
6 工作描述
7 相关记录
8 相关文件
9 衡量过程的有效性和效率指标。

记录控制程序1目的对记录进行有效控制和管理，以便为产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行提供实证，为质量跟踪、质量改进提供分析依据，特制定并执行本程序。

2范围本程序适用于公司质量管理活动和质量管理体系运行的相关记录。

3职责3.1行政部负责《质量管理记录清单》的编制、下发工作，指导各部门建立、保存和管理有关的记录。

3.2各责任部门负责按《质量管理记录清单》做好本部门记录的标识、保管、使用和销毁工作，并编制本部门记录清单，并对各自管辖范围内的记录的格式、正确性和完整性负责，并进行控制。

4工作程序4.1记录的建立和编号4.1.1记录所用的格式由各使用部门编制，经部门负责人审核后，报行政部审批。

行政部对各部门上报的各类记录进行确认、分类、统一编号、备案并规定保管期。

特殊情况下需要时也可采用其它格式或随机记录，但必须在行政部登记备案；行政部负责编制公司质量管理记录的总清单，各部门负责编制本部门质量管理记录的清单。

4.1.2各部门的记录格式需要增加、修改或作废时，应及时通知行政部登记备案。

4.1.3记录的编号按照《文件控制程序》4.3条规定执行。

4.1.4质量记录的各责任部门应按质量记录范围、类别或时间顺序收集整理质量记录，编制目录清单，应做到易于识别，便于检索，并定期归档保存。

4.2记录表格的印制质量管理体系文件规定的记录表格及各部门自用的记录表格均由行政部负责印制（用量小的表格使用部门按标准表格可进行打印或复制）。

行政部必须及时承制或委外印刷，满足各部门的使用要求。

4.3质量记录的填写4.3.1按质量记录设置的项目逐项填写，不得缺项。

某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。

4.3.2记录人员必须真实、及时记录各类质量活动和结果，不得后补、伪造、随意涂改，确认记录有误可采用“划改”的方法，在原有记录相应处进行划改。

即在原有文字或数据上划两道横线，并在划改附近适当位置写出更改后的内容，划改后由划改者签名或盖章并写明日期，以明确更改人和修改日期。

记录控制程序2．1目的通过对质量、环境管理所要求的记录进行控制和管理，提供质量、环境符合要求和管理体系有效运行的证据，并为实现可追溯性以及采取纠正和预防措施提供依据。

2．2适用范围适用于公司在实施质量环境管理体系要求过程中形成的各项记录的控制。

2．3职责2．3．1综合办负责记录控制的归口管理。

2．3．2 各部门负责本部门记录的控制和归档。

2．3．3记录填写人员需真实、准确、完整、清晰填写记录。

2．4 控制程序2．4．1 记录的类别·公司QE管理体系运行形成的记录；·来自顾客或其他相关方面提供的记录。

·在实施体系要求过程中形成的各种纸张、磁盘、光盘、照片、胶片等。

2．4．2 记录的标识2．4．2．1 表格的设计QE管理体系运行所需的记录由综合办组织进行编制，一般以表格的形式，特殊需要可以文件形式，综合办负责人审批。

2．4．2．2 表格编号综合办负责对质量记录统一编号，无编号标识的表格一律不得使用，记录表格的编号如下：SMHG/QE·□□·□□－R□□；①②③④其中①表示公司管理体系，②文件类别，③文件顺序号，④表示记录顺序号。

如：SMHG/QE·CX·03—R02，表示顺序号为3的程序文件的第2号记录。

2．4．3记录的填写2．4．3．1 各部门严格按要求填写记录的相关项，保持记录清晰、字迹清楚，文字表达准确、简练。

填写记录，要求用蓝黑墨水、圆珠笔书写，不能用铅笔填写。

2．4．3．2记录不允许随意涂改，若出现填写错误，应采用划线更正法，并签上更改人的姓名和日期。

2．4．3．3 记录填写结束时，应填写填报人、审核人姓名，并签署填写日期，有要求时还需填写具体的时与分。

2．．4．4记录的贮存、保护2．4．4．1 各部门根据工作具体情况每月定期将已填记录进行汇总、整理、编目、贮存，每年一次对各自资料进行归档。

2．4．4．2 对已归档的记录应保存在通风、干燥、清洁的室内，要便于检索，同时做好防虫防鼠工作。

记录控制程序Q/BFSN-CX-021 目的对记录进行控制，为证明产品符合规定的要求和质量环境和职业健康安全管理体系的有效运行提供客观证据，为数据统计分析提供依据。

2 范围适用于公司内与质量环境和职业健康安全管理体系有关的所有记录的控制，包括来自供方、用户等相关方的有关记录。

3 职责3.1 办公室为记录归口管理部门，负责记录的标识、编目等管理工作。

3.2 各部门负责相关记录的收集、归档、保存和整理工作。

3.3 各岗位的操作人员负责记录填写，做到字迹清楚、整洁、准确并对每个文字或数据负责。

4 工作程序4.1 记录的编制和审批记录由使用部门根据工作需要编制，部门负责人审批，报办公室备案。

4.2记录的标识、编目a)记录均应填写顺序号，作为该种记录的惟一性标识：b)记录的标识为：JL部门代号—顺序号；c)整理装订的记录应设置封面，封面应编目或说明记录的类别发生日期。

记录部门代号建议如下：如有关行业管理部门对质量管理记录代号另有要求，也可按其要求编制。

4.3 记录的填写要求a) 记录应及时填写，保持与工作进度同步；b) 记录应字迹清晰，内容完整、准确，有关人员签字齐全；c) 记录不能随意涂改，如发生更改，在更改处应有更改人签名或盖章；d) 记录应使用钢笔或碳素笔填写。

4.4 记录的收集、传递和借阅a) 各部门负责本部门记录的收集、整理，部门主管负责记录的审核确定；b) 各部门之间应保持密切的工作关系，及时传递记录，做好收发工作；c) 各部门需借阅记录时，应征得本部门主管同意，查阅后及时返还。

4.5 记录的归档、移交、保管和储存a) 按照记录的类别、发生日期对记录分门别类归档；b) 记录应整理装订成册，并由其责任部门保管储存，保存期视记录的类别而定；c) 记录应储存在文件柜中，保持干燥并做好防火、防腐、防蛀、防损坏工作；d)记录应保持不变质和丢失，不得擅自更改、伪造或随意抽撤；e)记录移交时应办理移交手续；f)办公室对记录使用与保管情况进行监督检查，发现问题及时采取纠正措施。

1、目的对质量管理体系所要求的记录予以控制。

2、范畴适用于为证明工程项目符合要求和质量管理体系有效运行的记录。

3、职责3.1质管部负责监督、管理各部门的记录。

3.2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。

3.3档案室负责保管超过一年的记录。

3.4各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。

4、程序4.1各部门资料员负责收集、整理、储存本部门的记录。

4.2记录的标识编号记录的标识编号按《文件控制程序》实行。

4.3记录填写4.3.1记录填写要及时、真实、内容完全、字迹清楚，不得随便涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相干栏目负责人签名不答应空白。

4.3.2如因笔误或运算错误要修改原数据，应采取单杠划去原数据，在其上方写上更换后的数据，加盖或签上更换人的印章或姓名及日期。

4.4记录的储存、保护4.4.1各部门的资料员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于透风、干燥的地方，所有的记录保持清洁，字迹清楚。

各部门按规定的期限储存记录，对于储存一年以上的记录交档案室储存。

4.4.2质管部将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、储存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并聚集备案记录的原始样本。

各部门应将本部门使用的记录清单作为部门工作手册的附录，并汇总本部门的记录原始样本。

4.4.3质管部每三个月检查一次各部门记录的使用、管理情形。

4.5记录发放、借阅和复制4.5.1各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准，由记录管理人登记备案。

4.6记录的烧毁处理记录如超过储存期或其他特别情形需要烧毁时，由档案室主管填写《文件烧毁申请》交质管部审核，报管理者代表批准，由授权人实行烧毁。

4.7记录格式4.7.1各部门的记录格式，由各部门经理负责组织编制，部门经理审批，交质管部备案。

4.7.2各相干部门可根据工作需要提出记录格式设计更换，实行《文件控制程序》有关文件更换的规定。

记录控制程序1 目的对记录进行有效控制，实现对检验检测活动的复现、验证和追溯，确保记录和档案的完整和安全。

2 范围本程序适用于本公司的质量管理和检验检测过程中的各种质量记录和技术记录。

3 职责3.1 资料管理员负责记录的收集、保管和处置。

3.2 检测员、设备管理员、样品管理员等负责所辖范围内的记录的填写，及时上交记录给审批人审批。

3.3 质量负责人和技术负责人负责所辖范围内的记录的审核，总经理负责文件的审批并签发。

4 工作程序4.1 记录的类型与范围4.1.1 记录类型：分为质量记录和技术记录两种。

4.1.1.1 质量记录：为满足体系需要而建立的日常管理记录，包括内审、管理评审、供应商的评价、纠正和预防措施等4.1.1.2 技术记录：包括人员培训和考核记录、合同评审记录、检测原始记录、仪器设备期间核查记录、测量不确定度等。

4.2 记录的建立、标识4.2.1 本管理体系内使用的记录表，统一编制并按《文件控制程序》中的编号规则统一编号，并由本公司总经理批准后使用。

4.2.2 记录的表单形式应统一、规范，根据使用过程中的反馈及时调整表单，使其不断完善，做到记录充分、便于追溯。

4.3 记录的填写要求4.3.1 记录应包含足够的信息。

要求客观、真实、规范、准确并及时记录，每次检测时应包含足够的信息，以便按这些信息可以使检测在尽可能接近原始条件的情况下能够复现。

4.3.2 记录格式内容应包括：记录的标题、记录编号、记录的项目内容、观察到的数据、记录的日期、记录人员和审核人员的签名等。

4.3.4 所有记录要项目齐全、完整、真实，字迹清晰，不得漏记、追记，不可重抄。

不允许在记录上随便涂抹，不准使用涂改液；一旦出现误记或笔误，应将错误记录用斜线划去，在原上方重新填写正确的内容，并由更改人在旁边签上姓名和更改日期。

所划去的错误记录应保持可辨认状态。

4.3.5 记录涉及记录人、审核人应有其签字或签章。

记录可以使用黑色的钢笔、签字笔，禁止使用铅笔填写。

1.目的本程序规定了公司的SMS文件和资料的控制方法和要求，旨在确保公司岸基和船舶使用最新、有效的文件。

2.适用范围本程序适用于公司安全管理体系(SMS)涉及的所有部门、船舶和人员3.定义3.1SMS文件：描述公司SMS并指导其运行的安全管理文件。

包括公司内部文件和外来文件。

亦称SMS相关文件。

3.2内部文件：系指由公司内部编写的适用于整个体系或体系内部分部门和船舶的文件。

其中包括：外来文件：国际强制性规定及规则；国际海事组织、主管机关、船级社、海运行业组织和港口国主管部门所建议适用的被公司SMS引用的规则、指南、管理标准等。

3.4资料：包括船舶管理所需的航海出版物等。

3.5受控文件：所签发的专门标明为“受控文件”，并可跟踪追回的文件。

公司SMS只使用受控文件。

受控文件须在文件批准页上加盖“受控文件”印章。

4.职责4.1总经理负责SMS文件的批准。

4.2 指定人员4.2.1负责SMS文件的审核；4.2.2负责监控并指导SMS文件的管理工作。

4.3SMS办公室4.3.1负责SMS文件的总体控制；4.3.2负责SMS文件的发放和管理，以及公司岸基SMS文件的管理；并对岸基使用文件的有效性和完整性负责，填写文件有效性检查表。

(SPR1101-04)4.3.3负责《安全管理手册》和部分SMS文件编写及修改。

4.4 职能部门4.4.1负责主办SMS文件的编写和修改；4.4.2协助SMS办对相关外来文件的收集。

4.5船舶4.5.1船长负责本船持有文件的管理，及本船《关键性(设备)操作须知》(SlV)的批准，并对使用文件的有效性和完整性负责；填写文件有效性检查表(SPRl101-04)4. 5.2轮机长或大副负责本船本部门“设备操作规程”的编制，确保内容准确、完整，并经船长批准。

5. 5.3船员按各自的职责,根据程序和须知的要求填写SMS活动产生的相关记录,并妥善管理,使其连续完整。

6.内部文件控制6.1文件的编写6.1.1SMS办负责编写《安全管理手册》和相关部分的程序、须知文件等；体系内其它部门/船舶负责编写本部门/船舶责任范围内的程序、须知文件等的有关内容。

记录控制程序1目的对质量管理体系所要求的记录予以控制。

2范围适用于为证明后勤服务符合要求和质量管理体系有效运行的记录。

3职责3.1各分管副总负责批准分工职权范围内的质量记录格式。

3.2管理者代表负责审核所有质量记录格式。

3.3综合办公室负责集团通用记录表单有效版本控制。

3.4各中心负责本部门使用记录表单的有效版本控制。

3.5各部门负责编制、填写、收集、整理和保管本部门的质量记录。

4程序4.1各部门负责填写、收集、整理、保管本部门的质量记录。

4.2质量记录的标识质量记录通过名称标识，集团通用记录冠集团名称，部门记录冠部门名称，专业记录再冠以专业名称，以便识别。

4.3质量记录填写4.3.1质量记录填写要使用经审批的规定表格格式，做到及时、真实、内容完整、字迹清晰，不允许用铅笔填写，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。

4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应用/划去，并在旁边更改，不得将原数据涂掉，并能说明原因。

4.3.3电子版记录应填写完整，空白栏目因能说明原因，并作出必要的标注。

4.4质量记录的保存、保护综合办公室和各中心应编制《记录清单》，将与职责范围内质量管理体系运行有关的质量记录汇总登记，其中应包括记录名称、编号、保存期、使用部门等内容，并汇集记录格式样张，一并交管理者代表审核，分管总经理批准。

综合办公室和各中心文管各自备案保存记录清单和记录表式样张。

质量记录格式样张应作为质量管理体系文件附录与文件配套使用，各部门应汇总保存本部门要求使用的记录格式样张。

各部门必须把所有质量记录分类，确定相应管理人员依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的质量记录保持清洁，字迹清晰。

各部门按规定的期限保存记录，需要归档的记录按要求定期交存部门文管保管。

记录人对于电子版本的记录应定期备份和杀毒，并存放于固定的盘符和子目录中。

4.5质量记录发放、借阅和复制质量记录随程序文件和相关管理制度一起发放，按文件后样张自行复印使用，或报分管副总经理和相关授权人员批准后，由综合办公室或各中心文管委托印刷，并按办公用品管理。