电子文件控制程序流程

电子文件控制程序1．0目的为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。

2．0范围在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。

3．0管理权责管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。

4．0定义4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。

4．2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。

4．3电脑用户：以下简釈［用户］，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。

4．5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的［使用权限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用权限5．1每一个用户都由网管建立唯一识别码。

5．2每一个用户须设立密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。

（1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。

（2）作业范围包含：1）资料输入、新增作业及保管。

2）资料删除和保存审批作业。

3）查询资料作业4）资料修改或変更作业。

5）索引作业6）其他电脑维护作业。

7）档案异动复制、删除、移动）作业6.流程6．1电脑软件管理流程：流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表］M核各部门长各部门长审核是否执行YN总经理软件可行评估评估不合格退件回各部门Y电脑工程师Y部门长软件方案回应预定完成时间电脑工程师电脑工程师依申请安装软件安装软件电脑工程师安装的软件经测试OKN电脑工程师后，由电脑工程师教育训练各电脑用软件测试各电脑用户户Y电脑工程师在教育训练后各电脑用户在电脑工程电脑上线训练各电脑用户师的督导下上线操作6．2电脑上线作业流程流程权责单位相关说明使用表单相关的电子文件资料由用户自行输入电输入资料［电子文档修改变更电脑用户脑存储，如需修改的电子文档应提交申请］［电子文档修改变更申请］。

文件控制程序
第一章：前言
对公司文件的编制、审批、发放、使用、更改、作废、回收、控制管理等做出明确的规范。

本程序适用于公司各种文件的控制和管理。

第二章：定义
第一条：公文：包括报告、通知、通告、方案、会议纪要等常用文件。

第二条：管理标准：指为实现管理职能，规范与公司管理有关的重复事物、概念和需要协调统一的管理事项而制定的标准。

第三条：外来文件：来自公司外部，为公司所引用的文件，包括但不限于国际、国家、行业的各种标准和各项政策、法律法规等。

第三章：职责
第一条：行政人事部是一级管理标准的管理部门，负责一级管理标准的管理和控制。

第二条：各部门负责部门二三级管理标准和与本部门工作相关的外来文件的管理和控制。

第四章：文件的编写和审批
第一条：一级管理标准
1. 各部门根据生产经营管理需要起草相应的管理标准，经部门负责人审核后提交行政人事部，行政人事部对文件的合理性、符合性、可操作性进行审核和标准化审核，起草人根据行政人事部的审核意见进行适当修改。

修改完成后由行政人事部以邮件等形式发相关的部门人员充分征求意见两个工作日，并将意见反馈给标准起草人。

2. 标准起草人对各部门反馈意见进行汇总，并将处理意见以邮件形式发相关人员进行答复说明，必要时（有重大影响或。

电子文件控制程序摘要：随着电子化信息的广泛应用，电子文件的管理和控制显得尤为重要。

本文将探讨电子文件控制程序的必要性和关键要素，并提供一种有效的实施方法来确保电子文件的安全性、可靠性和可访问性。

引言：随着科技的迅猛发展，传统的纸质文件逐渐被电子文件所取代。

电子文件具有便捷性、可共享性和可搜索性等优势，然而，由于其易被篡改和丢失的特点，电子文件的管理和控制成为一个日益突出的问题。

因此，建立一套完善的电子文件控制程序显得尤为重要。

一、电子文件控制程序的必要性1. 遵守法律和法规：现代法律体系已经针对电子文件的管理制定了一系列的法律和法规，例如《电子签名法》和《数据保护法》等。

建立电子文件控制程序可以确保组织合规，并避免违反相关法律法规的风险。

2. 保证信息安全：电子文件存储在计算机系统中，面临着来自内部和外部的威胁。

电子文件控制程序可以确保适当的安全措施得以落实，防止未经授权的访问、篡改和泄露。

3. 提升工作效率：通过建立电子文件控制程序，可以实现电子文件的统一管理和分类存储，提高文件的检索和共享效率。

此外，还可以避免重复创建和存储电子文件，减少存储空间的占用。

二、电子文件控制程序的关键要素1. 文件分类和归档：根据文件的性质、用途和重要性，将电子文件进行合理的分类和归档。

可以采用文件夹、标签或元数据等方式进行管理，确保文件的易于查找和访问。

2. 权限管理：根据不同用户的角色和职责，对电子文件的访问和操作权限进行管控。

只有被授权的人员才能够查看、编辑和删除电子文件，确保文件的安全性和完整性。

3. 版本控制：对于需要频繁修改和更新的电子文件，建立版本控制机制是必要的。

通过版本控制，可以追溯每一次的修改记录，并可以恢复到之前的版本，防止错误或篡改对电子文件的影响。

4. 审计和追踪：建立审计机制，记录每一次文件的访问和操作历史，同时，对于重要文件可以进行溯源追踪。

这样可以帮助组织及时发现数据泄露和非法操作，确保电子文件的安全性和可信度。

文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。

范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。

职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。

工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。

文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。

文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。

作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。

在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。

文件控制管理程序的版本为A，共14页。

在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。

1、目的对公司文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2、范围适用于与公司质量管理和HACCP体系（包括质量管理和HACCP体系）有关的文件控制。

3、职责3.1 总经理负责批准发布质量管理和HACCP体系手册和程序类文件。

3.2 管理者代表负责审核质量管理和HACCP体系程序文件。

3.3 各部门负责本部门发出文件的编制、审核、使用和保管。

3.4管理者代表负责组织对现有体系文件的定期评审。

3.5 各部门负责本部门与质量管理和HACCP体系有关的文件的收集、整理等。

3.6 人事行政部为文件的主责部门，负责公司文件的打印、发放、备案存档管理。

4、程序4.1 文件分类及保管4.1.1管理手册类文件，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准后发布，人事行政部存档备案。

4.1.2程序文件，质量管理部组织，各责任部门编写，管理者代表审核，总经理批准，人事行政部存档备案；4.1.3 HACCP计划类文件，HACCP小组组织编写，组长审核，总经理批准发放HACCP小组，人事行政部存档备案。

4.1.4公司第三层质量管理和HACCP体系文件分为三类：4.1.4.1作业文件，作为各部门运行质量管理和HACCP体系的常用实施细则：包括工作标准(岗位任职要求和岗位职责等)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门记录样表等。

由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；4.1.4.2管理文件，如各种行政管理制度、外来文件，包括与质量管理和HACCP体系有关的政策、法规、标准文件等，由人事行政部负责分类、保存。

4.1.4.3其他文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等,由各部门负责分类、保存、使用。

4.2文件的编号4.2.1 质量管理和HACCP体系文件的编号a)手册：公司名称代号/版次。

例如：CJJT/QH，表示本公司管理手册。

b)程序文件：公司名称代号/CX-序号(编号)。

1. 目的对文件进行控制,以确保文件处于受控状态，确保正确有效的文件及时到达各使用场所，防止使用作废的文件，防止文件的遗失及泄密。

2. 适用范围适用于下列与质量管理体系有关文件的编制、审批、发放、更改、使用、作废等控制活动，不论是书面或电子版的文件：1)质量手册、程序文件；2)作业文件：图纸、标准、规范、规程、指导书、管理办法等；3)外来文件：采用的法律法规、外来图纸、技术要求和标准(非顾客提供)等；4)其它与质量管理体系有关的文件。

3. 职责3.1总经理负责本公司质量手册、质量方针、质量目标的批准及颁布。

3.2管理者代表(质量负责人)负责组织编制质量手册和程序文件，批准程序文件。

3.3质量部负责质量手册、程序文件的发放与控制。

3.4各部门负责工作范围内的作业文件的编制、发放与控制，并协助对日常使用的文件进行控制；作业文件由各部门负责人批准。

3.5外来文件由质量部进行控制。

3.6行政性文件由办公室负责管理（行政性文件不在本程序所控制之范围）。

4. 图示程序附录1 文件控制流程图5. 工作程序5.1 总则5.1.1 文件的编制到销毁的整个过程都必须实施有效控制。

5.1.2 本程序发布实施之日前产生的文件,如需继续使用,应重新进行审核、批准,确保其适用性并按本程序控制。

本程序发布实施之日前已在使用的标准、规范等外来文件应重新进行确认,确保其为最新有效。

5.1.3相关作业场所或人员应持有其工作必需的，作为作业与控制依据的质量手册、程序文件、标准、规范、图纸、作业指导书等文件。

5.1.4各部门或人员所持有的文件应受控、清晰、完整,发现文件的内容由于复制等原因而无法辨认,则应及时报请文件控制部门,并换发清晰的文件。

5.1.5文件上应有编号、修订状态等标识,以便于对文件的识别；文件受控标识包括：1）文件“受控”章2）文件编号3）修订状态4）分发号（电子版文件除外）5.1.6文件适用范围内的部门和相关人员，必须严格遵守文件的各项规定，任何部门和个人不得擅自更改文件，若需更改必须按程序进行更改。

电子文件的受控与管理电子文件是日常工作中不可避免的，如何管理好电子文件，以确保其安全性和准确性，是一个十分重要的问题。

本文将着重探讨电子文件的受控与管理方面的问题。

一、电子文件的定义电子文件指用计算机或其他电子设备记录、处理、传输、存储的各种文字、图像、声音、视频等各种信息数据的格式化文件。

与纸质文件相比，电子文件具有高效、方便、节省空间、易于搜索和共享等优点，但是也存在易丢失、病毒攻击、篡改、泄露等风险，必须进行受控与管理。

二、电子文件的受控电子文件的受控主要包括使用前、使用中和使用后三个方面。

1.使用前的受控分类归档：将文件按照类型、用途、保密级别进行分类，将文件归档到相应的文件夹中，以便于后期管理和查找。

授权审批：对于一些敏感或重要的文件，必须进行审批并分配给特定的人员或组织单位才能被使用，以确保文件的安全性。

管理权限：在文件共享时，需要控制用户的访问权限，包括只读、修改、删除等权限，并且需要记录每个用户的操作行为，以便于管理。

防病毒：电子文件容易被病毒攻击，因此需要对电脑进行病毒查杀和病毒防护，保证电子文件的安全。

2.使用中的受控文件加密：一些重要的文件需要进行加密，只有授权人员才可以访问，从而保证文件的安全性。

备份还原：在文件使用中，需要进行定期备份，并且在必要时进行还原，以便于确保文件的完整性和可用性。

3.使用后的受控文件归档：在完成文件的使用后，需要及时将文件进行归档，以便于后期管理和查找。

文件销毁：对于一些已经过期或不再需要的文件，需要进行彻底的销毁，以避免泄露等风险。

三、电子文件的管理电子文件的管理主要包括电子文件存储管理和电子文件流程管理两个方面。

1.电子文件存储管理存储设备：选择合适的存储设备，建立专门的存储服务器或云存储，确保文件可以长期保存和安全可靠的存储。

数据备份：为避免数据丢失等风险，需要定期对重要文件进行数据备份。

容量管理：及时对文件进行清理和整理，确保存储设备的容量充足，避免工作效率降低。

电子文件管理程序电子文件管理程序是一种用于组织和管理电子文件的软件工具。

随着数字化和信息化的快速发展，现代社会的各个领域都面临着大量的电子文件管理挑战。

电子文件管理程序通过提供便捷的文件保存、分类、检索和分享功能，帮助用户高效地管理电子文件，提高工作效率。

电子文件管理程序的核心功能包括文件保存、分类和检索。

用户可以将电子文件按照特定的规则和标准进行分类，创建文件夹和子文件夹，并在其中存储文件。

同时，电子文件管理程序还支持对文件进行全文检索和关键词检索，用户可以通过输入关键词快速地定位需要的文件。

此外，电子文件管理程序还可以为文件添加标签和注释，便于用户更好地管理和理解文件。

电子文件管理程序还具备协作和分享的功能。

多人可以通过电子文件管理程序同时访问和编辑同一份文件，实现团队协作。

而且，用户可以通过电子文件管理程序将文件分享给他人，共享文件夹功能可以方便地与他人共享整个文件夹的所有文件。

除了基本功能外，一些高级功能也可以使电子文件管理程序更加强大。

例如，版本控制功能可以记录文件的多个版本，用户可以方便地回溯和恢复之前的版本。

权限管理功能可以根据用户角色和权限设置对文件进行权限控制，保证文件的安全性和保密性。

备份和恢复功能可以自动备份文件，并在需要时进行恢复，防止文件丢失。

电子文件管理程序还应该具备良好的用户界面和易用性。

用户界面应该简洁明了，功能操作应该简单易懂。

此外，电子文件管理程序还应该适应不同的操作系统和设备，例如，在桌面电脑、移动设备上都能够正常运行。

在选择电子文件管理程序时，用户应考虑以下几个方面。

首先，用户需要根据自己的需求和预算确定所需功能。

不同的电子文件管理程序提供的功能和价格各有差异，用户可以根据自己的实际需要进行选择。

其次，用户还应考虑电子文件管理程序的兼容性和稳定性。

一个好的电子文件管理程序应该能够与目前使用的其他软件和系统无缝集成，同时具备一定的稳定性和安全性。

总的来说，电子文件管理程序是现代社会不可或缺的工具之一。

修 订 日 期修 订 记 录修 订 内 容 页 次版 本受控文件章制 定 核 准 审 核 XXX 光电有限公司文件及记录控制程序文件编号 文件版本 生效日期 页 码QP-01 A/0 2022-6-6 1/10页码2/10一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清晰反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或者改进提供依据。

二：范围本程序合用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。

三：定义3.1 受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程叙文件、工作指引、检验标准、工作记录等。

b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。

c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。

3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或者文件取销，文控将跟进该文件。

受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。

3.3 非受控 (参考) 文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或者文件取销，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。

3.4 受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。

3.5 知识：通过学习、实践或者探索所获得的认识、判定或者技能。

四：职责4.1 文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。

整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。

公司各类文件格式的保存。

4.2 文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或者过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。

受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。

4.3 文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员质量手册文控管理者代表总经理程叙文件各相关部门负责人管理者代表总经理标准、规范、作业指导书各相关部门人员部门负责人管理者代表记录表格使用部门/ 部门负责人五：文件管理流程流程5.1文件格式确定5.2文件编制5.3文件评审及批准5.4文件归档5.5文件发放5.6参考文件发放流程说明1、文控负责制订文件 (各类文件) 格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO 等等。

受控状态：编制：审核：批准：XXX Precision Equipment Co., Ltd文件修改记录1.目的有效控制公司各类文件，确保文件各使用处所使用的文件为最新或有效版本。

2.适用范围适用于与质量体系相关的规范性的文件控制。

3.职责3.1 管理者代表负责质量手册的组织编制、修订和审核，总经理批准。

3.2 程序文件由相关部门的负责人组织编制、修订，管理者代表审核，总经理批准。

3.3 作业指导书由相关部门负责人组织编写、修订和审核，部门负责人审批。

3.4 质量部负责所有受控文档的归档、登记、发放、回收、销毁及原稿保存。

3.5 文件使用单位负责使用文件的保管，负责旧版和作废文件的收集和回收。

5. 作业程序与控制要求5.1 新文件取号、编号5.1.1 文件编制者根据编号规则从文件管理员处获取编号，并填写“文件取号登记表”记录文件名及文件号。

5.1.2 编号规则5.1.2.1 编号结构1)部门文件2）质量体系文件5.1.2.2 文件类型代码质量手册-QM程序文件-QP记录、证据-QR管理文件-M流程文件-P作业指导书-W5.1.2.3部门代码表单、记录编号时，在对应的管理文件、程序文件后加“-流水号”，以“-001”开始,表单或记录无版本例：《质量管理手册》 QM-M-001《量具保养管理规定》 QD-M-003/A0《刀具管理规定》 SC-M-002/A1《人力资源控制程序》RS-P-004/B0《文件控制流程》 QP-P-001/AO《蔡司三坐标保养规定》QD-M-003/A0《蔡司三坐标日常点检表》QD-M-003-0015.2 文件编写5.2.1 手册和程序文件由管理者代表组织编写5.2.2 工程部负责编制设计文件，包括技术标准、采购规范、图样、工艺文件等。

5.2.3 其他管理文件、作业指导书由相关部门组织编写。

5.2.4 同一文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容格式不做统一要求。

5.3 文件的审批5.3.1 手册、程序文件由管理者代表审核、总经理批准。

文件审批权责部门单位职务签名/日期文件编制质量管理部部长会签单位管理中心副总经理技术中心副总经理制造中心副总经理营销中心副总经理文件审核质量管理部部长体系审核质量管理部体系工程师文件批准管理者代表副总经理内容序表1目的 (2)2适用范围 (2)3名词解释 (2)4职责 (2)5程序 (3)6相关文件 (9)7相关表单 (9)8附则 (10)1目的对XX控股集团有限公司质量体系文件进行管理控制，确保文件的充分性、适宜性、有效性和统一性。

2适用范围适用于XX控股集团有限公司（以下简称“集团”或“公司”）质量管理体系文件的控制，包括外来文件和电子媒体。

3名词解释3.1文件：信息及其承载媒体。

本文指与有关的质量管理体系运行有关的文件，包括一级至四级文件。

3.2一级文件：阐明管理体系的纲领性文件，即指《质量手册》。

3.3二级文件：描述为实施管理体系过程所涉及到的各部门活动文件，其文件名称为程序。

3.4三级文件：管理文件、工作文件、技术文件（工艺文件、检验文件）、适用于质量体系的外来文件。

3.5四级文件：质量记录等特定格式的文件，配合上述二、三级文件执行。

4职责4.1总经理负责质量手册的批准与发布。

4.2管理者代表负责质量手册审核，二级文件的批准与发布。

4.3质量管理部负责质量管理体系中管理性文件的归口管理，负责编制质量手册和程序文件，收集、管理与质量相关的外来文件，对各部门编制的三级管理文件进行评审，做好管理性文件的发放、回收、更改、作废和存档工作。

4.4技术中心负责按照《技术文件管理办法》中的规定做好批量产品工艺文件、检验类文件以外的技术文件的编制、发放、更改和存档工作。

负责收集、更新、存档与产品质量相关的国际、国家、行业、地方性标准。

4.4.1各部门负责本部门文件的归口管理工作，参与评审本部门使用文件的适用性。

5程序5.1文件的编号文件都应有唯一编号，以便于识别并对其进行有效控制。

“Q”质量体系管理标准，一级文件“A”、二级文件“B”、三级文件“C”；W-外来文件；5.1.1部门字母代码：表2 部门代码部门名称部门代号备注综合管理部ZH 焊装部HZ 人力资源部RL 涂装部TZ 研发部YF 总装部ZZ 开发管理部KG 质量管理部ZL 制造技术部JS 销售部XS 采购管理部CG 客户服务部KF 制造管理部ZG5.2文件编号5.2.1一级文件编号组成为：5.2.2二级文件编号组成为：5.2.3三级文件编号组成为：例5.2.4四级文件编号组成为：例：5.2.5外来文件5.2.5.1直接引用的外来文件（包括国家标准、地区标准、行业标准），以及与企业管理有关的外来文件等，有编号的其文件编号沿用原来文件编号，不另外编号。

文件控制程序及流程摘要：文件控制程序是一种用来管理和维护电子文件的软件工具。

本文将介绍文件控制程序的作用和重要性，以及其在组织中的应用和实施流程。

通过合理有效地使用文件控制程序，组织能够更好地管理和保护其重要的电子文件。

引言在当今数字化的时代，电子文件扮演着组织运营不可或缺的角色。

为了确保文件的安全性、准确性和一致性，文件控制程序变得至关重要。

通过实施文件控制程序，组织能够追踪、控制和监督文件的创建、修改、存储和共享。

一、文件控制程序的作用和重要性文件控制程序对组织具有以下作用和重要性：1. 提高组织的工作效率。

通过文件控制程序，组织能够快速找到所需的文件，避免了大量的时间浪费在寻找文件上。

此外，文件控制程序还可以保证文件按照一定的规范命名和存储，进一步提高工作效率。

2. 保护文件的安全性。

文件控制程序可以建立文件的权限管理机制，只有授权人员才能访问、修改或删除文件。

这可以防止未经授权的人员接触敏感信息，以及避免意外或故意的文件丢失和损坏。

3. 确保文件的准确性和一致性。

文件控制程序可以记录文件的修改历史和版本信息，以便追踪和审计文件的变动。

这有助于保证文件的准确性和一致性，避免因为多个版本的文件导致混乱和错误。

二、文件控制程序的应用文件控制程序在组织中的应用可以涵盖以下几个方面：1. 文件的创建和命名。

文件控制程序可以规范文件的创建和命名规则，确保文件的统一性和易识别性。

例如，可以规定文件名中包含日期、类型和相关主题等关键信息。

2. 文件的存储和备份。

文件控制程序可以确定文件的存储位置，并确保适当的备份策略。

通过合理的存储和备份，可以保证文件的安全性和可恢复性，在发生意外或故障时能够及时恢复文件。

3. 文件的权限管理。

文件控制程序可以规定文件的访问权限，确保只有授权人员才能访问和修改文件。

这有助于保护敏感信息，防止未经授权的人员进行非法访问。

4. 文件的修改和版本控制。

文件控制程序可以记录文件的修改历史和版本信息，以便追踪和审计文件的变动。

1 .目的对公司文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。

2 .耀合用于与质量/环境管理体系有关的文件和资料。

3 .权责3.1 体系优化课：建立与维护文件控制程序。

负责公司文件与资料的编号（如需要）、发放、回收、管理及监控工作，并对各部电子文件的受控进行监督。

3.2 各部文员：本部门所用文件和资料的管理，电子文件的打印控制。

3.3 MIS :负责电子文件访问权限的设定，电子文件的定期备份。

3.4 管理者代表：负责文件受控的监督,质量/环境手册的审核、程叙文件和作业指导书的批准。

3.5 总经理：批准质量/环境手册。

4 .定义4.1 按性质体系文件可分为：4.1.1 质量/环境方针：总经理正式发布的质量/环境的宗旨和方向。

4.1.2 质量/环境目标：在质量/环境方面所追求的目的。

4.1.3 质量/环境手册：阐明本组织质量/环境方针与目标,说明本质量/环境体系如何满足ISC）相关标准要求，是质量/环境体系的纲领性文件。

4.1.4 程叙文件：描述部门之间的接口，规定何人、于何时、在什么地方做什么事，是质量所境手册的支持性文件。

4.1.5 业指导书（用于指导编制生产作业指导书/生产作业的文件）、检验规范、工艺文件和图纸【包括零件图纸（电子、结构、包装等）、装配图（产品装配W页序图、工艺流程图）等等】、产品/部（零）件规格【描述产品/部（零）件特性、性能指针的文件】等：具体说明如何做，是质量/环境手册件呈叙文件的支持性文件。

4.1.6 记录：用以记载、采集、传递资讯、控制作业流程或者证明作业符合要求。

4.2 按储存媒介的不同可分为：4.2.1 电子文件：是指以电子为存储媒介的文件（EIeCtrOniC File, or Soft copy）o4.2.2 纸介文件：是指以纸张为存储媒介的文件（PaPer copy, Hard Copy）o4.3 按来源途径的不同可分为：4.3.1 外来文件：与质量/环境体系或者产品相关的国际、国家、行业标准、法律法规，客户提供的设计图纸、技术数据、工艺文件、客户要求、出货释放报告、产品检验标准，供货商提供的图样、样品检测报告、部品书等。

电子文件分发及控制指引1. 引言本指引旨在规范电子文件的分发与控制，确保文件的安全性、可追溯性和合规性。

通过本指引，组织将能够有效管理电子文件的分发过程，并提供必要的授权和安全措施，以降低信息泄露和误用的风险。

2. 文件分发流程2.1 申请分发文件的分发应基于合法且有明确权限的申请。

申请分发应提供以下信息：- 分发文件的名称和版本号- 分发的目标用户或群体- 分发的紧急程度- 分发的截止日期2.2 分发流程- 根据申请，文件管理员/分发人员将文件准备好并标注好版本号。

- 分发人员将文件发送给目标用户或群体。

可以使用合适的加密和身份验证机制确保文件的安全分发。

- 目标用户或群体接收到文件后，应及时确认文件的完整性和准确性以及自己对文件的授权。

2.3 记录和追溯为了完善分发和控制过程，需要建立一套记录和追溯机制。

这些记录应包括以下内容：- 分发文件的清单，记录分发的文件名称、版本号、目标用户、分发时间等信息。

- 用户确认，记录用户对文件的接收和确认，包括接收时间和确认时间。

3. 文件控制3.1 版本控制为了确保文件的版本一致性和可追溯性，需要建立文件的版本控制机制。

该机制应包括以下内容：- 文件版本号的管理，确保每个文件都具有唯一的版本号。

- 文件版本的更新，记录文件的修改历史和变更内容。

3.2 文件权限控制为了保护文件的机密性和防止未经授权的访问，需要对文件的权限进行控制。

该控制机制应包括以下内容：- 分配访问权限给特定的用户或用户组。

- 管理用户的权限，确保用户只能访问其具有权限的文件。

4. 文件安全措施为了降低文件泄露和误用的风险，需要采取一些文件安全措施：- 加密文件，确保只有授权的用户能够解密并访问文件。

- 使用防病毒软件，确保文件没有受到恶意软件的感染。

- 定期备份文件，以防止文件的丢失或损坏。

5. 总结本指引提供了电子文件分发与控制的流程和措施，旨在确保文件的安全性和合规性。

通过合理应用本指引中的原则和措施，组织可以更好地管理电子文件的分发和控制过程，降低信息泄露和误用的风险。