电子档文件管理程序

第一章总则第一条为加强公司文件电子档案的管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有电子文件的归档、保管、利用和销毁。

第三条公司电子档案管理遵循以下原则：（一）真实性原则：电子档案内容必须真实反映公司业务活动和历史面貌。

（二）完整性原则：电子档案应包括所有相关文件，确保档案的完整性。

（三）安全性原则：采取有效措施，确保电子档案的安全、保密和不被篡改。

（四）规范管理原则：严格按照国家和公司有关档案管理的法律法规、标准和规范进行管理。

第二章电子档案的归档第四条公司电子档案的归档范围包括：（一）公司内部文件、会议纪要、报告、请示、批复等；（二）公司对外发文、合同、协议、招投标文件等；（三）公司各类规章制度、操作规程、技术标准等；（四）公司业务往来中的各类电子文件；（五）其他具有保存价值的电子文件。

第五条电子档案的归档应当符合以下要求：（一）归档文件应当完整、准确，符合国家档案管理要求；（二）电子档案的格式应当符合国家规定或行业标准；（三）电子档案的存储介质应当符合国家档案管理部门的要求；（四）归档文件应当经过整理、分类、编号，并填写归档目录。

第三章电子档案的保管第六条电子档案的保管工作由公司档案管理部门负责，实行专人负责制。

第七条电子档案的保管应当符合以下要求：（一）电子档案存储设备应当定期进行检查、维护，确保设备正常运行；（二）电子档案的存储环境应当满足档案存储的要求，防止数据丢失、损坏；（三）电子档案的备份应当定期进行，确保数据安全；（四）电子档案的访问权限应当严格控制，防止未经授权的访问和修改。

第四章电子档案的利用第八条公司内部人员因工作需要，可向档案管理部门申请查阅电子档案。

第九条查阅电子档案应当遵守以下规定：（一）查阅人员应当出示有效证件；（二）查阅人员应当遵守保密规定，不得泄露档案内容；（三）查阅人员应当爱护档案，不得随意复制、摘录档案内容；（四）查阅完毕后，应当及时归还档案。

电子文件归档与管理为了适应信息化建设需要，规范学校形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。

第二章管理体制和职责第一条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，学校和各单位都要明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题。

第二条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。

电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第三条各单位均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的兼职档案员，负责本单位各科室形成的电子文件的收集、积累与向档案馆移交工作。

第四条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。

档案馆要建立相应的工作制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。

第五条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

第三章电子文件收集、积累第一条各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。

盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内积累妥善保管。

采用物理归档到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。

第二条收集积累的电子文件类型（一）电子文件稿本电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

1、定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

电子文件归档管理制度为加强对电子文件的归档与管理，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《电子公文归档管理暂行办法》和福建省档案局《关于开展机关事业单位档案工作规范化管理评估的通知》精神，特制定本管理办法。

一、电子文件的归档内容本管理办法规定了本单位生产、经营等活动中产生的收、发文，从OA办公自动化系统中办结归档后转存到数字档案信息资源管理系统中所有具有保存价值的电子文件。

二、电子文件的归档时间逻辑归档可实时进行办结归档后直接转存到数字档案信息资源管理系统中，物理归档可按照纸质文件的规定于次年的上半年完成。

三、电子文件的归档要求档案管理人员应于次年上半年之前对当年所有的电子文件进行甄别和筛选，按照年度—机构—保管期限的分类方法，首先将各职能科室所属的电子文件划分明确，然后鉴定其保存价值，将具有保存价值的电子文件进行原文管理，而且必须同时对保存的纸质文本或图纸形式进行全文扫描，最后按照数字档案信息资源管理系统中的文件管理、文件整理、档案整理等模块进行整理归档，建立档案目录电子数据库和全文数据库。

电子文件的处置和留存按照《机关文书档案保管期限表》的相关规定来执行。

四、电子文件的归档方式将已归档整理的电子文件（含机读目录）集中组织到存储载体（异地备份）。

存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且按要求填写载体封面。

五、根据档案管理的要求，档案管理人员应定期将电子文件脱机备份到符合保管要求的载体上（刻录光盘或移动硬盘），以防电脑中毒，致使目录数据丢失。

1.将电子文件归档管理工作纳入市局（公司）的文书处理程序，纳入到档案人员的岗位职责之中。

2.机关各科室（电子文件形成部门）负责电子文件的收集和积累，并接受市局办公室（综合档案室）档案人员的监督、检查、指导。

3.将验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。

保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃—20℃、相对湿度35%—45%、竖放保管等要求和标准。

2003 年 12 月 18 日范围规范性引用文件术语和定义总则电子文件的真实性、完整性和有效性保证电子文件的采集与积累电子文件的归档归档电子文件的整理归档电子文件的移交、接收与保管本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的普通方法。

本标准合用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件：的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。

DA/T 18 档案著录规则DA/T 22 归档文件整理规则下列术语和定义合用于本标准3．1 电子文件 electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3．2 归档电子文件 archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。

3．3 背景信息 context指描述生成电子文件(3，1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

3．4 元数据 metadata指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3．5 逻辑归档 logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1) 的管理权限向档案部门移交的过程。

3．6 物理归档 physical filing指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3．7 真实性 authenticity指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。

其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。

部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

电子文件归档与电子档案管理制度一、总则1.对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统T办调指定专门机构或人员负责, 保证管理工作的连续性。

2.电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

3.电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

5.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

6 •归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

7.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

二.电子文件的收集与积累1•收集范围。

电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2•收集积累要求(1)记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

(2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

(3)在"无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

(4)用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

(5)用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

(6)用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

电子档案整理流程如今，电子档案成为政府机构和企业最重要的存储、管理资源信息的工具。

随着技术的发展，电子档案已经取代传统的纸质档案，成为资源信息的主要来源。

为了保证资源信息的准确性和及时性，政府机构和企业都必须按照一定的流程对电子档案进行整理。

首先，需要确定好需要整理的电子档案。

通常，电子档案是指一类政府行政文件、企业内部文件、业务文件等，都是政府机构和企业用来管理活动和事务的重要依据。

整理这些电子档案需要统一的命名规则来标记文件，否则，将无法实现便捷查找，也无法实现电子档案的管理。

其次，需要对电子档案的内容进行整理。

归档的内容应以有关主题为基础进行分类，方便管理和查找，充分体现档案的内容和主题之间的关联性和系统性。

另外，从内容起归档的时候一定要注意，保留必要的历史版本文件，以便在系统不可用或其他情况下，可以使用历史版本文件迅速恢复系统。

最后，需要统一电子档案的管理方式。

电子档案涉及到对资源访问权限、文件安全、数据保密等多方面内容，因此，政府机构和企业必须使用一定的流程来管理这些电子档案。

例如，可以采用权限管理机制，对资源访问权限进行限制，同时可以采用加密技术，对数据进行加密保护，以防止数据泄露。

总之，对于电子档案的整理，主要包括定义统一的命名规则、对内容进行整理和将安全性考虑进入到管理方式中等等。

除此之外，还需要注意在归档过程中，定期检查和更新归档文件，以便及时发现问题，并及时作出调整。

以上就是电子档案整理流程的基本内容，它是政府机构和企业对资源信息的管理的重要依据，也是电子档案的重要组成部分。

在整理电子档案的过程中，既要考虑档案的准确性和及时性，也要考虑档案的安全性，所以，政府机构和企业均需要采取适当的措施，确保电子档案的安全性和可用性。

电子文档管理方案概述随着信息技术的发展，电子文档已经成为现代办公环境中不可或缺的一部分。

然而，随之而来的是电子文档的数量和复杂性的迅速增加，给企业的信息管理带来了挑战。

为了有效管理和高效利用电子文档，本文提出了一个电子文档管理方案，旨在帮助企业实现更好的文件管理。

一、文档分类与文件夹结构设计为了让电子文档的查找和检索更加方便快捷，建议将电子文档进行分类，并设计合理的文件夹结构。

具体而言，可以按照部门、项目或者文件类型等进行分类，然后在每个分类下再进行细分。

例如，可以以“财务”和“人力资源”为主分类，然后在“财务”文件夹下再细分为“收入报表”、“支出报表”等子文件夹，以此类推。

这样的文件夹结构能够帮助用户快速定位所需文档，提高工作效率。

二、文档命名规范为了避免文件命名混乱造成的困扰，建议制定一套统一的文档命名规范。

规范应该包括文件名的前缀、命名方式、日期格式等要素。

例如，可以使用“部门_日期_文档名”的格式来命名文件，其中部门可以用英文缩写表示，日期格式可以选择YYYYMMDD。

这样的命名规范可以让用户一目了然地知道文件的属性和内容，方便筛选和整理文档。

三、权限管理与保密措施在电子文档管理方案中，权限管理和保密措施是非常重要的一部分。

针对不同的文档，应该设定不同的权限，确保只有授权人员才能查看和修改相关文件。

同时，对于涉及商业机密或敏感信息的文档，可以加密或采取其他安全措施，保护企业的知识产权和商业利益。

四、电子文档存储与备份为了确保电子文档的安全性和可靠性，建议采用网络硬盘或云存储等方式进行文件存储。

这样可以避免硬盘损坏或丢失带来的风险，并且方便用户在不同设备上轻松访问文件。

此外，定期进行备份也是必不可少的措施，以应对意外情况（如数据丢失或系统崩溃）的发生。

五、文档版本管理对于需要频繁修改和更新的文档，版本管理是一个必备的功能。

建议在方案中引入版本管理工具或系统，对文档的不同版本进行记录和跟踪。

一、总则为加强和规范电子档案管理工作，保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本办法。

二、适用范围本办法适用于本单位及下属单位产生的各类电子文件、电子档案的管理。

三、电子档案的定义电子档案是指按照一定归档要求，将具有保存价值的内容信息、结构信息、背景信息等以数字形式存储在磁性载体或光学载体上保存的电子文件。

四、电子档案的管理原则1. 完整性原则：确保电子档案的完整性，不得随意修改、删除或增加档案内容。

2. 安全性原则：加强电子档案的安全管理，防止档案被非法复制、篡改、泄露或损坏。

3. 可用性原则：确保电子档案的可用性，方便档案的查阅、利用和共享。

4. 系统性原则：建立健全电子档案管理制度，实现电子档案的统一管理。

五、电子档案的归档范围1. 党委、政府及部门文件、会议纪要、工作总结、报告、请示、批复等文件。

2. 重大活动、项目、工程等档案材料。

3. 人员、财务、资产、设备等管理档案。

4. 其他具有保存价值的电子文件。

六、电子档案的归档程序1. 归档单位应按照归档范围和归档要求，将电子档案整理、分类、编号，形成电子档案目录。

2. 归档单位应将电子档案报送至档案管理部门，进行审核、登记、归档。

3. 档案管理部门应定期对电子档案进行检查、维护和备份。

七、电子档案的保管和利用1. 档案管理部门应建立健全电子档案保管制度，确保电子档案的安全。

2. 档案管理部门应定期对电子档案进行备份，确保档案的完整性和可用性。

3. 档案管理部门应提供电子档案的查阅、利用服务，确保档案的共享。

八、电子档案的销毁1. 电子档案的销毁应按照国家档案局相关规定执行。

2. 档案管理部门应定期对电子档案进行清理，对已无保存价值的电子档案进行销毁。

九、附则1. 本办法由档案管理部门负责解释。

2. 本办法自发布之日起施行。

通过实施本办法，进一步加强和规范电子档案管理工作，提高电子档案的利用效率，为单位的各项工作提供有力支持。

电子档案管理办法为加强电子文件和电子档案的管理，根据《XX市归档电子文件管理规范》的规定，结合实际情况，制定本制度。

一、归档范围凡是反映本机关工作，具有保存价值的电子文件均属归档范围。

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

包括数据类文件和程序类文件。

数据类文件的收集，按国家关于纸质文件归档的有关规定执行。

程序类文件包括相关支持软件，即操作系统、语言处理系统及用户程序等。

二、归档管理要求（1）电子文件的存储载体：一次写光盘。

（2）档案室要履行归档电子文件归口管理的职责，对归档电子文件定期检查，按照归档电子文件保管环境的要求，严格执行管理制度。

（3）档案室应及时对归档电子文件进行登记、建立目录和统计台帐，目录中要注明相应纸质档案的档号，同时将相应的电子文件机读目录、归档说明、电子文件登记表一同归档。

（4）应使用记录层材料耐久、反射层为金色的光盘作为归档电子文件的存储载体。

（5）档案室在接收电子文件之前应进行检验，检验不合格者，应退回形成部门，电子文件移交时应填写移交目录一式两份，双方签字（盖章）。

移交结束后，形成部门应将存有归档电子文件的载体保存至少一年。

（6）归档电子文件应保存一式三套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。

第三套异地备份保存（C）。

（7）应采用防磁柜、光盘存储柜和密集架等装具来保管归档电子文件。

三、利用与鉴定（1）归档电子文件的利用应遵守保密规定，采取稳妥的安全保密措施。

（2）参照国家有关纸质档案保管期限和密级的有关规定对归档电子文件进行鉴定，形成记录材料和鉴定报告，永久保存。

（3）在销毁过程中应对存储过机密信息的载体进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。

本办法由XX市市场监督管理局办公室负责解释。

本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。

双流县国土资源局电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为适应信息化建设和电子政务建设的需要，规范电子文件归档与管理工作,保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(2003年第6号令）,结合我局实际情况,制定本办法。

第二条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

本办法所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件(含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。

第三条本办法适用于本局范围内的各科(室）、队、所、中心.第二章电子文件归档与管理体系第四条建立与本单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员联系制度，保证解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

第五条严格的管理制度,采取切实有效的技术措施，在软件中配置电子文件归档接口和相应的档案管理子系统,保持对电子文件生命周期全过程的有效控制,保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续,实现电子文件的逻辑归档及在线管理和利用。

第六条电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档电子文件的质量。

归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。

第七条为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存。

具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。

第八条对只有电子签章的电子文件，归档时应当附加具有法律效力的非电子签章,以保证电子文件的凭证作用。

电子文件归档与电子档案管理细则(总27页)-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1-CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除电子文件归档与电子档案管理细则第一章总则第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则。

第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体（以下统称各立档单位），国有企事业单位可参照执行。

第三条本细则所适用下列概念具有特定含义。

（一）电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

（二）电子档案，是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。

（三）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。

（四）逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（五）物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

脱机保存载体按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。

推荐使用档案级可记录光盘（DVD—R）。

（六）迁移，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

（七）真实性，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（八）完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（九）有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（十）档案信息代码，是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。

二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。

具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。

简述文档处理的操作流程以及各个步骤的主要工作
文档处理是指对各种类型的文档进行管理、整理、编辑和存档的过程。

以下是一般文档处理的操作流程以及各个步骤的主要工作：
1. 文档收集：首先需要收集需要处理的文档，可以是电子文档（如Word文档、PDF文件）或纸质文档（如打印文件、信函等）。

2. 文档分类：对收集到的文档进行分类整理，根据内容、用途或其他标准将文档分类，以便后续处理和查找。

3. 文档检索：建立文档索引系统，使得可以快速准确地找到需要的文档。

可以使用关键词、标签或文件夹等方式进行检索。

4. 文档编辑：对需要编辑的文档进行修改、更新或校对，确保文档内容的准确性和完整性。

可以进行文字处理、格式调整、插入图片等操作。

5. 文档审阅：进行文档的审查和审核，确保文档符合相关标准和规定，没有错误或遗漏。

6. 文档归档：将已处理完毕的文档进行归档存储，建立起完善的文档管理系统，方便长期保存和查找。

7. 文档共享：根据需要将文档分享给相关人员或部门，确保信息的及时传递和
共享。

8. 文档销毁：对于不再需要的文档，按照规定的程序进行安全销毁，以保护机密信息和个人隐私。

文档处理的操作流程包括文档收集、分类、检索、编辑、审阅、归档、共享和销毁等多个环节，每个步骤都有其特定的主要工作内容，旨在有效管理和利用各类文档。

电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的飞速发展，电子文件和电子档案在各个领域的应用日益广泛。

为了确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，提高电子档案管理的规范化和科学化水平，特制定本制度。

一、电子文件的定义与分类电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子文件主要包括文本文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件等。

二、电子文件归档的原则1、完整性原则归档的电子文件应包括内容、背景信息和元数据等，确保文件的完整性。

2、真实性原则电子文件的内容、结构和背景信息应与形成时的原始状况一致，确保其真实性。

3、可读性原则归档的电子文件应采用通用的格式和标准，以便在不同的计算机系统中能够读取和使用。

4、时效性原则电子文件应在规定的时间内完成归档，确保其及时纳入档案管理体系。

三、电子文件归档的流程1、收集各部门指定专人负责电子文件的收集工作，将本部门产生的电子文件按照规定的分类进行整理。

2、鉴定对收集的电子文件进行鉴定，确定其保存价值和保管期限。

3、整理对鉴定后的电子文件进行整理，包括文件的分类、编号、命名等。

4、审核由部门负责人对整理后的电子文件进行审核，确保其准确性和完整性。

5、归档审核通过的电子文件按照规定的格式和存储介质进行归档，同时建立相应的归档目录。

四、电子档案的管理1、存储电子档案应存储在安全、稳定的存储介质中，如磁带库、磁盘阵列等，并定期进行备份。

2、保管建立专门的电子档案保管库房，控制库房的温度、湿度、防尘、防火、防盗等环境条件，确保电子档案的安全保管。

3、利用建立电子档案利用制度，明确利用的权限和流程。

利用者需提出申请，经批准后按照规定的方式进行利用。

4、销毁对于超过保管期限的电子档案，应按照规定的程序进行销毁，并建立销毁记录。

五、电子档案的安全管理1、访问控制建立严格的访问控制制度，对电子档案的访问进行授权和认证，防止未经授权的访问。

电子文件归档与电子档案管理方法讲解大纲王卫森前言2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）代替《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002），成为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。

今天我们将据此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件归档与电子档案管理的方法步骤。

一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：1、电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

电子文件由内容、结构、背景组成。

2、电子档案electronic records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

3、元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

4、组件component构成电子文件、且独立存在的一个比特流。

示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。

5、真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。

6、可靠性reliability电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。

7、完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

8、可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。

9、业务系统business system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。

示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。

10、电子档案管理系统electronic records management对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。

第一章总则第一条为加强学校电子文件的管理，确保电子文件的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我校所有电子文件的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条学校电子文件管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保电子文件的完整性，防止丢失、损坏或篡改。

2. 准确性原则：保证电子文件内容的准确性和可靠性。

3. 安全性原则：采取必要的技术措施和管理措施，确保电子文件的安全。

4. 有效性原则：确保电子文件能够及时、准确地服务于教育教学、科研和管理等工作。

第二章电子文件的分类与归档第四条学校电子文件分为以下几类：1. 教学文件：包括教案、课件、作业批改记录、学生成绩单等。

2. 科研文件：包括科研项目申请书、研究报告、论文、专利等。

3. 管理文件：包括学校规章制度、会议记录、人事档案、财务报表等。

4. 活动文件：包括活动策划、总结、图片、视频等。

第五条电子文件的归档工作由学校档案管理部门负责，按照以下程序进行：1. 文件收集：各部门负责收集本部门产生的电子文件，并按要求进行整理。

2. 文件鉴定：档案管理部门对收集到的电子文件进行鉴定，确定其保存价值。

3. 文件整理：按照档案分类标准对鉴定后的电子文件进行分类、编号、装订等整理工作。

4. 文件归档：将整理好的电子文件移交至档案管理部门进行归档。

第三章电子文件的保管与利用第六条学校电子文件的保管工作由档案管理部门负责，具体措施如下：1. 选用符合国家标准的电子档案存储设备，确保存储介质的安全可靠。

2. 定期对电子档案进行备份，确保数据安全。

3. 对电子档案进行定期检查，发现问题及时处理。

4. 对电子档案的访问权限进行严格控制，确保信息安全。

第七条学校电子文件的利用工作应遵循以下原则：1. 依法利用：严格按照国家法律法规和学校相关规定，对电子文件进行利用。

2. 保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的电子文件，应采取保密措施。

大学电子文件归档及管理办法第一条为规范我校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效适用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省电子文件管理暂行办法》等有关法律法规的精神，制定本办法。

第二条本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条机关各处室、院（系、部）等单位和部门应建立电子文件归档制度，指定专人（一般为单位或部门兼职档案员）负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用工作纳入单位（部门）文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第四条凡有保存价值的电子文件，文件形成单位（部门）均必须归档。

电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸质文件归档的有关规定执行。

第五条电子文件的收集与积累要求（1）收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。

文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式；（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；（4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；（5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

音频电子文件以WAV、MP3为通用格式；（6）对用通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。

专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。

第六条电子文件归档的基本要求（1）电子文件应按照本单位（部门）纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上（推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；（2）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；（3）电子文件归档时，应同时填写《电子文件登记表》，与相应的电子文件一同归档保存。