项目档案移交流程说明书

目的规范工程完工后，项目公司/项目部组织物业公司等进行的物业移交前验收检查和工程竣工验收及备案后物业实体和相关资料移交给物业公司管理的工作流程。

1.适用范围适用于公司开发的所有项目。

2.术语和定义移交：指公司开发的工程，通过竣工验收和备案后，并经物业公司确认达到可移交标准，转交给物业公司进行管理的过程。

3.职责3.1.项目公司/项目部3.1.1.编写工程移交计划；3.1.2.组成移交小组，组织相关部门沟通、协调移交前的工作；3.1.3.组织编制工程竣工图、竣工档案，并办理相关资料的移交；3.1.4.组织工程内部初验；3.1.5.参加物业移交验收，参与移交检查；3.1.6.作为检查小组对细部检查发现的问题，落实并督促承包商进行整改，确保工程达到移交的标准；3.1.7.负责对物业公司相关人员进行移交后的工作交底，对重要设备的使用进行相关培训；3.1.8.负责监督总承包商的整改。

3.2.工程管理部3.2.1.参与物业移交验收，参与移交检查；3.2.2.组织工程竣工验收。

3.3.物业公司3.3.1.成立物业接管小组，配合项目公司/项目部进行移交验收，并办理移交手续；3.3.2.工程移交后，安排相关人员进场并对其进行管理和维护；3.3.3.对移交的档案资料进行归档保管。

3.4.施工总包单位3.4.1.成立整改小组，参加物业移交验收；3.4.2.对细部检查验收发现的问题，严格按照限定日期组织施工人员进行整改，并进行复查，确保工程质量达到竣工移交验收标准，保证工程顺利移交；3.4.3.在通过移交验收后，对工程实体进行清洁、封闭，整理和完善工程竣工资料，保证工程移交的顺利进行；3.4.4.配合项目公司/项目部将工程实体移交物业公司进行管理。

3.5.监理单位3.5.1.参加物业移交验收，参与移交检查；3.5.2.负责监督施工总包单位的整改和复查。

4.工作程序4.1.制定工程移交计划4.1.1.施工总包单位工程完工自检后、竣工验收前，项目公司/项目部根据公司项目开发总控计划安排，准备组织物业移交；4.1.2.项目公司/项目部编制工程移交方案，安排物业移交检查；（项目部组织工程内部初验，组织物业移交检查验收，这两项工作可以合并在一起进行）；4.1.3.方案应明确以下主要事宜：1)成立由项目公司/项目部、工程管理部、物业公司、施工总包单位以及监理单位组成的工程移交小组；2)工程移交验收的计划；3)工程竣工资料移交给物业公司的计划。

《各类档案移交管理办法》为了进一步细化在公司档案统一管理中移交环节的工作，结合公司实际，在公司各类档案移交过程中，按照档案归属的职能和性质，将收集前的档案分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、设备档案、声像档案、荣誉实物档案七类。

具体管理办法如下：文书档案管理一、文书档案归档范围。

公司行政事务、教育培训、职业卫生、劳动合同等活动中反映主要职能的历史面貌，有保存价值的文件材料，以及有密切关系的上下级文件材料。

二、办公室应由专人负责处理公司文件材料的收发工作，上级下发的各种文件应将原稿和正文统一存放，公司领导参加上级会议带回的文件材料也应及时收回归档，并于当年年底移交档案室，移交时按目录清点，交按双方在移交册上签字，各执一份。

三、归档文件材料必须齐全、完整，立卷时要按照公司档案分类方案中的规定组卷。

四、档案保管期限分为永久、30年、xx年三种，立卷时要按照档案统一规定的保管期限表划分文件材料的保管期限。

业务档案管理一、业务档案管理归档的基本范围：公司正常生产、销1售、采购等环节岗位管理活动中形成的所有台账和资料。

二、业务档案由各职能科室日常工作积累形成，按时要做好文件材料的收集、整理工作，于当年度年底前移交档案室。

三、业务档案的立卷工作要遵循档案室编制的档案分类规则，做到真实、完整、符合档案规范要求。

四、查阅过往业务档案的，需经登记签字后方可查阅。

五、一经组卷归档的文件材料，任何人不得更改其内容，更不能抽换档内材料。

财务档案管理一、财务档案是记录和反映我公司生产经营运行活动的重要史料和证据，是档案资料的重要组成部分，必须集中统一管理。

二、财务档案归档的范围。

财务工作中的凭证、账簿、报表及其它。

三、每年形成的财务档案，应由公司财务科按归档要求负责整卷，当年的财务档案，在年底终了后，可暂由财务科保存一年，期满后编制案卷目录一式三份，财务科留一份，其余两份连同财务档案一并交公司档案室保管。

四、财务案卷原则上不得外借，如有特殊情况，需经分管领导批准，但不得拆卷，应限期归还。

XX项目竣工验收及移交方案1、竣工验收管理➢工程项目竣工验收是全面检验工程建设是否符合设计要求，工程质量是否达到预期目标，承包合同执行是否达到约定要求的重要环节。

项目部将负责组织工程竣工验收、交付过程的各项工作。

在组织竣工验收过程中，督促施工单位及时整理相关资料，严格按国家现行工程建设验收标准办理项目工程竣工验收申报手续，积极配合业主组织本项目竣工验收工作。

➢工程竣工验收阶段的管理程序包括：❖竣工验收准备；❖编制竣工验收计划；❖组织现场验收；❖移交竣工资料；❖办理交工手续。

1.1竣工验收准备➢组织竣工验收前的各项准备工作，包括成立竣工验收小组，编制项目竣工验收计划，督促各施工单位限期完成。

对竣工收尾计划执行情况进行检查，重要部位要做好检查记录。

➢按照项目竣工验收计划督促和配合各施工单位、设计单位按照国家有关规定，做好工程质量评价，整理各项交工文件及技术资料，包括项目可行性研究报告，项目立项批准书、土地、规划批准文件、设计任务书，初步设计，工程概（决）算书、工程总结等必要文件资料，提出交工报告。

➢按照项目竣工验收计划对工程的收尾、修补、成品保护、资料整理、场地清扫等内容进行检查核对，确保竣工收尾工作满足有关要求。

➢完成项目竣工收尾计划后，将按工程建设验收标准的规定先内部组织预验收，邀请一些有经验的专家参加，检查各项工作是否达到了验收的要求，对各项文件、资料认真审查，通过初步验收，找出不足之处，进行整改，并分析、汇总验收结论及资料。

1.2组织现场竣工验收➢在内部验收合格的基础上，向业主及有关政府管理部门发出预约竣工验收的通知书，说明拟交工项目的情况，商定有关竣工验收事宜。

➢组织施工单位、设计单位、业主会同政府管理部门进行本项目各单体的验收工作。

对于单位工程中满足规定交工要求的专业工程，在征得业主同意后，可进行分阶段竣工验收。

➢按照竣工验收程序对工程质量等情况核查合格后，形成工程竣工验收报告，各参加单位负责人签字并盖单位公章，作为竣工验收依据。

建设工程档案移交说明书
根据《城市建设档案管理规定》（建设部90号令）、《甘肃省档案管理条例》等法律法规，本工程档案资料经预验收合格，现按照建设工程档案进馆（室）范围及归档内容规定，向城建档案管理馆（室）移交。

工程名称：
工程地址：
面积：（大写：平方米）
建设单位：
勘察单位：
设计单位：
施工单位：
监理单位：
上述工程档案资料，已经城建档案管理部门如数点收清楚。

今后利用该工程档案时，因工程档案内在质量问题造成的损失，由移交单位负责。

该工程维修、改建如遇结构、平面布置等重大变更，应报送变更补充文件资料。

移交单位：（盖章）接收单位：（盖章）
负责人：负责人：
移交人：交接书：
年月日年月日
注：交接书一式两份，移交方一份，接收方一份，对移交档案有需要说明的问题可以另附材料。

档案移交制度档案移交制度1、为加强机关档案工作建设，实现机关档案工作规范化，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，制定本制度。

2、本机关档案接收范围。

各科(室)凡在本机关公务活动中形成的具有保存、查考价值的各种门类和载体文件材料，都应按规定及时向本机关档案室移交归档。

具体接收范围按机关文件材料归档范围和其它档案管理办法的有关规定执行。

3、移交，接收时间。

日常工作中形成的文书材料党政类次年3月底，教学类8月底向档案室移交。

科研、基建档案应在项目完成后1个月内移交档案室。

设备档案应在设备开箱时将有关文件资料及时移交档案室。

会计档案由会计部门按年度整理，在财务部门保管一年后，于次年3月底前移交档案室。

各个职能科室形成的应归档的文件材料，必须按照规范化标准要求，由承办科室整理，于次年3月底以前移交到档案室。

4、各种门类和载体的档案、资料的接收应办理规范的手续，档案员应该当面在移交本上签字。

5、档案移交时，交接双方应根据目录认真核对，并在移交目录上签字。

案卷目录以及移交清单各一式两份，双方各执一份。

6、接收登记。

凡接收进档案室的档案，档案员应及时登记，做好统计台帐，消毒杀虫，入库排列上架。

7、档案人员变动时，必须在办完档案、文件移交手续后，方可调离岗位。

8、机关档案室保管的档案，年满20年后应向国家档案馆移交。

档案移交制度(二):中华人民共和国档案法》等有关规定，制定本制度。

2、本机关档案接收范围。

各科(室)凡在本机关公务活动中形成的具有保存、查考价值的各种门类和载体文件材料，都应按规定及时向本机关档案室移交归档。

具体接收范围按机关文件材料归档范围和其它档案管理办法的有关规定执行。

3、移交，接收时间。

日常工作中形成的文书材料党政类次年3月底，教学类8月底向档案室移交。

科研、基建档案应在项目完成后1个月内移交档案室。

设备档案应在设备开箱时将有关文件资料及时移交档案室。

会计档案由会计部门按年度整理，在财务部门保管一年后，于次年3月底前移交档案室。

工程档案移交方案一、项目背景工程档案移交是指工程项目完工后，将所有与工程项目相关的资料、文件、图纸等进行整理、整编并移交给项目业主或相关单位的行为。

工程项目完工后，工程档案成为了工程项目的重要遗产，不仅是工程项目的历史记录，也是对工程质量的长期保障和对后续维护工作的重要依据。

因此，良好的工程档案移交方案至关重要。

二、工程档案移交的意义1. 保障工程质量和安全工程档案中包含了工程项目的所有施工记录、监理记录、工程变更、结算等相关资料，这些资料对于今后的维护和改造工作起着重要的作用。

在工程出现质量问题或安全隐患时，通过查阅工程档案，可以快速找到相关记录，进行问题溯源，及时处理问题，保障工程质量和安全。

2. 为日常维护工作提供依据工程档案中有着工程项目的设计图纸、施工图纸、材料清单、设备说明书等，这些资料对于日常的维护和保养工作提供了重要依据。

在维护过程中，可以根据工程档案中的资料快速找到相关设备和管线的位置、规格、维护周期等信息，以便有效地进行维护工作。

3. 保障业主的合法权益工程档案是业主的合法权益，包括了工程项目的所有权利和责任。

通过工程档案，业主可以了解工程项目的具体情况，包括项目的工程质量、工程造价、工程招标过程等信息，从而保障自身的合法权益。

三、工程档案移交的具体内容1. 工程档案的准备在工程项目的最后阶段，需要组织相关人员对工程档案进行整理、整编。

这个过程包括以下内容：（1）清点工程档案对工程项目的所有档案、文件、图纸等进行清点，确保没有遗漏。

（2）整理工程档案将工程档案按照一定的分类、编号、整编标准进行整理，确保档案的清晰完整。

（3）备份工程档案对工程档案进行电子备份，并制作相应的光盘或U盘存档，以备不时之需。

2. 工程档案的移交工程档案移交的主要内容包括以下几个方面：（1）书面移交将整理好的工程档案进行书面移交，并签署移交文件。

移交文件应当包括移交时间、移交人员、接收人员等必要信息。

沈阳铁路局基本建设项目档案管理第一章建设单位各阶段档案管理工作流程一、建设单位立项阶段档案管理工作流程负责收集、编制、移交工程立项决策阶段文件。

1、可行性研究资料1.1.项目建议书及批复；1.2.可行性研究报告、附件及审批意见；1.3.关于立项有关的会议纪要、领导讲话；1.4.专家建议文件；1.5.项目评估报告；1.6.环境预测、调查报告；1.7.设计任务书、计划任务书。

编制份数：1份。

移交路局档案史志室1份正本。

移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将立项决策文件按问题单独整理并组卷，形成项目前期立项决策阶段档案，经档案专项验收合格后，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

二、建设单位设计阶段档案管理工作流程负责收集、保存、编制、移交工程设计阶段文件。

1、勘查测绘资料1.1.工程地质勘察报告；1.2.水文地质勘察报告；1.3.自然条件、地震调查报告；1.4.建设用地钉桩通知单或通知书；1.5.地形测量和拨地测量成果报告；编制份数：1份。

移交路局档案史志室1份正本。

移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将勘查测绘资料按问题单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

2、设计资料2.1.申报的规划设计条件及通知书；2.2.有关部门的审批、审查意见；2.3.初步设计及说明；2.4.技术设计及说明;2.5.施工图设计及说明;编制份数：1份。

移交路局档案档案史志室1份正本。

移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将设计资料按阶段单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

三、建设单位实施阶段档案管理工作流程负责收集、保存、编制、移交工程实施阶段综合文件。

1、综合资料(建交表部分)：1.1.工程技术条件表（建交—1）1.2.车站表（建交—2）1.3.水准点表（建交—4—1）1.4.控制桩表（建交—4—2）1.5.统一里程与施工里程对照表（建交—5）1.6.桥梁表（建交—8）1.7.旅客天桥、地道表（建交—10）1.8.涵洞表（建交—11）1.9.隧道及明洞表（建交—12）1.10.通信、信号、电力工程竣工数量表(建交—16)1.11.房屋总清册（建交—17）1.12.给水排水设备数量表（建交—19）1.13.电气化设备表(建交—20)1.14.接触网主要工程数量表（建交—21）1.15.送电线路数量表(建交—22)1.16.配电线路数量表（建交—23）1.17.消防、环保、安全、医药卫生、空调设备表（建交—26）编制份数：2份。

工程档案收集整理移交方案一、工程档案收集整理移交的重要性。

咱们先来说说这工程档案啊，那可就像是工程的“成长记录册”。

从工程一开始的各种规划、设计，到施工过程中的每一个小细节，再到最后的竣工验收，所有的信息都在这些档案里呢。

它不仅是对这个工程的一个完整记录，以后要是工程有点啥问题，或者要进行后续的改造、扩建啥的，那可全得靠这些档案。

而且啊，对于咱们这些参与工程的各方来说，这也是证明自己工作成果的重要依据。

所以啊，把工程档案收集、整理、移交好，那可是超级重要的事儿，就像给工程画上一个完美的句号一样。

二、收集范围。

# （一）工程前期文件。

1. 项目建议书。

这就好比是工程的“出生证”，是工程最初的设想和规划。

包括项目提出的背景、必要性、建设规模啥的，这些文件一般都是由建设单位负责准备的。

2. 可行性研究报告。

这报告可就详细多啦，从技术、经济、环境等各个方面分析这个工程到底能不能干。

里面有各种调查研究的数据、分析结论，还有专家的评审意见啥的。

这些文件也是建设单位要收集好的。

3. 工程规划许可证、土地使用证等证件。

这些证件就像工程的“身份证”，是工程合法建设的重要依据。

没有这些，工程可就像个“黑户”了。

这些证件由相关政府部门核发，建设单位得把它们妥妥地收集起来。

# （二）工程设计文件。

1. 初步设计文件。

初步设计就像是给工程画了个大概的轮廓，确定了工程的总体布局、主要结构形式、工艺流程啥的。

设计单位会提供这些文件，包括设计说明书、设计图纸、设计概算等。

2. 施工图设计文件。

这就是工程施工的“蓝图”啦，每一个细节都在这些图纸上呢。

从建筑结构、水电暖通到装修装饰，所有的施工要求都在里面。

同样是由设计单位提供，施工单位可就全靠这些图纸来干活啦。

# （三）工程施工文件。

1. 施工管理文件。

比如说施工单位的资质证书、施工组织设计、施工方案、工程开工报告、工程停工复工报告等等。

这些文件反映了施工单位的管理水平和工程的施工进度情况。