档案的保管方法

档案管理办法（精选11篇）档案管理方法篇1第一条目的：为了档案材料有效使用，档案保管科学有序，特制定本制度。

其次条人事档案保管制度原则1、保密原则;2、爱护人事档案材料完整，防止材料损坏;3、准时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性;4、合理有效的使用档案，使其发挥作用。

第三条人事档案保密1、人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备;2、人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触。

3、任何人包括公司领导在内，无特别缘由，不得随便查调个人档案。

4、查阅档案时由人力资源部专人监督，保证档案不被破坏与丢失。

5、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

第四条档案接收：1、检查转来的档案手续是否齐全符合规定;2、在档案底账上注明接收档案;3、填写《回执单》，退回原单位;4、把档案放置档案室内保存，并编号登记。

第五条档案转出1、取出要转走的档案;2、在档案底账上注销;3、填写《转递人事档案材料的通知单》;4、最终按发文要求包装密封;5、接收档案单位将收到档案的回执退回。

第六条档案爱护1、档案室备有必要的防火、防潮器材;2、档案室保持清洁，不准存放无关物品;3、无关人员不得进入档案室;4、离开时关灯、关窗、锁门保证平安。

第七条新形成的档案材料应准时归档，并按以下流程进行操作。

1、对材料进行鉴别是否符合归档要求;2、按材料分类确定其相应位置补填档案名目;3、将材料放入档案内。

第八条检查核对检查核对是保证人事档案完整平安的重要手段。

一般要定期进行核查，核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等;也包括对档案保管的环境检查。

第九条统计汇报1、人事档案数量;2、人事档案材料收集补充状况;3、人事档案整理状况;4、人事档案保管状况;5、人事档案使用状况;6、档案室设备。

第十条人事档案的使用权限1、法制部门调查。

2、员工本人入党、出国等。

档案妥善保管要求档案的构成材料多为纸张、照片、录影带及机读磁卡材料等，这些材料都较易造成损毁，对公司的档案管理工作十分不利，所以，采取有效的措施，最大限度地延长档案寿命是每个职业经理人在档案保管过程中必须予以重视的一项重要工作。

具体来说，档案安全保管可采取以下措施：1．对档案进行适当包装：选择档案的包装方法时应考虑以下因素：（1）档案的种类：如档案的重要性、制作材料等；（2）库房条件；如库房应干燥、易于通风、密封和避光等；（3）环境要求：如防尘、防污染及减少机械磨损等；（4）制作成本：在保护效果相同的情况下，应当选用比较经济适用的办法；（5）档案利用的取放方便程度。

2．合理排放案卷：将案卷排放到档案架时，应将同一时期、同一系统或相同性质的全案排放到一起；同时，必须严格按照已经确定的分类体系和案卷的顺序进行排列，以保持案卷之间的有机联系。

案卷存在方式有两种：竖放和平放。

竖放方便案卷检索，但从更好保护档案的角度看，平放的方式则更为有利，因为平放时文件躺着，自然压平而不会起皱裂，对于珍贵档案的保管，更应采取平放方式。

为了方便取放和避免文件过重受压，平放的堆叠高度一般不宜超过40厘米。

3．创造适宜的库房条件：按照档案保管的技术要求，科学地控制库房的温度和湿度，保持有利于档案存放的库房环境和库内卫生，是做好档案保管工作的重要保障。

4．建立防火制度：防火是档案保管中最重要和最经常的工作，一项完善的防火制度应包含以下几个方面的内容：（1）加强检查，消除一切火灾隐患。

库房内应严禁吸烟，定期检查各种电气设备，有隐患的立即进行修理，规模较大的库房，还应安装避雷针。

（2）提前做好灭火准备。

灭火准备包括物质上的准备和思想上的准备两个方面：物质上的主要是灭火工具、水源、沙袋等应该放在便于取用的地方；思想上的准备主要指平时经常进行防火教育，学习防火方面的理论知识和技术方法。

（3）拟订档案抢救方案。

根据档案的重要程度、机密程度和库房条件，拟订几套抢救方案，万一火灾发生时能够合理安排搬运路线方法，抢救最贵重的档案，避免抢救过程中的失密现象。

档案的保管档案，是机关、企事业单位、社会团体在工作中直接产生和现实使用的文件材料，是经过收集、整理，集中保存起来的历史产物。

档案工作就是用科学的原则和方法，为社会实践活动服务的工作。

其工作内容主要包括档案的收集、整理、保管和利用四个环节。

档案保管是指为了延长档案的使用寿命，对已整理好并存入库房中的档案，根据其成分和状况，所采取的一系列存放和安全防护措施。

档案保管作为档案工作中一项专门的业务工作，具有重要的意义。

档案保管得好，就为整个档案工作的顺利进行提供了物质对象和最基本的前提。

反之，整个档案工作就要受到影响，甚至失去存在和进行的基础。

那么，办公室文员做好档案的保管工作，要注意哪些问题呢？档案保管工作的任务（1）防止档案的损毁。

了解和掌握档案损毁的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取有效的技术和方法，最大限度地消除各种可能损毁档案的不利因素，从而把档案的损毁率降低和控制在最小的范围内。

档案损毁的原因主要有：人为损毁。

如由于政治、经济原因及档案工作人员疏忽大意、不遵守规章，导致档案被破坏。

自然损毁。

由于档案本身材料（如纸张、磁带、胶片）的变化及环境不适对档案造成的破坏。

（2）延长档案的寿命。

档案保管工作的任务不仅仅在于防止档案的损毁，而且还要从根本上采取更积极的措施，改善档案的存储条件，提高档案的修复技术，最大限度地延长档案的寿命。

（3）维护档案的安全。

一方面从物质上保证档案不损坏，最大限度地延长其寿命；另一方面，防止档案保管不当造成档案缺失、泄密等。

档案的价值鉴定在档案入库保存之前，应该首先对档案价值进行鉴定。

档案价值鉴定工作，是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案，并予以销毁的一项档案业务工作。

其重点工作是确定档案的保管期限。

根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。

永久保存。

就是将档案无限期地永远保存下去。

档案保管制度档案利用制度档案材料归档制度
档案保管制度：
1. 档案的保管要遵循科学的管理方法，确保档案的完整、安全、有序。

2. 档案管理人员要定期对档案进行检查和清点，确保档案无损坏、无遗失。

3. 对档案的保管要严格遵守档案保密规定，防止档案被盗用、泄漏。

4. 档案的保管要建立档案台账，对档案的保管情况要及时记录、登记。

5. 档案的保管要定期对档案进行整理、分类、归档，确保档案的查找和利用方便。

档案利用制度：
1. 档案的利用要遵循档案保密规定，不得随意将档案带出档案室。

2. 档案的利用要建立档案借阅登记制度，对借阅人、借阅时间、归还时间等信息进行登记。

3. 档案的利用要实行档案复制制度，对于需要复制的档案，要经过审批并进行复制登记。

4. 档案的利用要建立档案信息检索制度，方便查找和利用档案。

5. 档案的利用要定期对档案进行清理、检查，确保档案的完整和安全。

档案材料归档制度：
1. 归档的材料必须是经过分类、整理、审核合格的档案材料。

2. 归档的材料必须是原件，不得用复印件代替。

3. 归档的材料必须是完整的、齐全的，不得有缺失或遗漏。

4. 归档的材料必须是清晰的、整洁的，不得有涂改、污损等情况。

5. 归档的材料必须是按照规定的格式和要求进行整理、装订的。

档案的保管方法在现代社会中，档案是组织和个人重要的资料和信息载体，对于保障组织运行和个人权益具有重要意义。

良好的档案保管方法不仅可以确保档案的安全和准确性，还能提高办公效率和信息管理能力。

本文将介绍一些关键的档案保管方法，以帮助读者更好地管理和保护档案。

1. 档案分类整理档案的分类整理是档案管理的基础，其目的是为了方便检索和使用。

在进行分类整理时，可以根据档案的内容、类型、年代等因素进行分类划分。

可以采用主题分类、部门分类、时间分类等方式，根据实际需要进行合理的分类。

同时，要定期检查和更新档案的分类方式，以确保档案体系的完整性和准确性。

2. 档案编号和标识档案编号是对档案进行唯一标识的重要手段，可以提高档案管理的准确性和效率。

档案编号应当遵循一定的规范和层次，使得每个档案都能被准确地标识和检索。

此外，还可以使用档案标识标签、封面或罗列清单等方式来标识档案，以便于管理和辨识。

3. 档案存储环境档案存储环境对于档案的保护十分重要。

首先，要选择相对稳定的室内环境来存放档案，避免阳光和雨水的直接照射。

其次，要控制室内的温度和湿度，避免极端的温度和湿度对档案的损坏。

最后，要定期清理和维护存储设施，确保其安全性和稳定性。

4. 档案保管期限各类档案都有不同的保管期限，应根据相关法律法规和组织规章规定进行合理保管。

对于已经到期的档案，应根据情况进行归档、转移、销毁等处理。

此外，对于一些重要和机密的档案，也可以考虑进行备份和影印，以防止档案的丢失和损坏。

5. 档案安全与访问控制档案的安全是保障档案权益的基础，要采取一系列的措施来确保档案的安全性。

首先，要加强档案的物理安全，防止盗窃和灾害损坏。

其次，要根据档案的敏感性和重要性，合理设置访问权限和密级，并严格控制档案的查阅和借阅。

同时，要根据需要建立档案安全审计制度，对档案的访问和使用进行监控和记录。

6. 档案数字化管理随着信息技术的发展，档案数字化管理成为了一种趋势。

文件档案的保管及借阅制度一、文件档案的保管制度1.档案保管责任人的设立：设立专门负责文件档案保管工作的人员，明确其职责和权力。

2.档案室的设置：建立适当的档案室，妥善保管文件档案。

档案室应具备适当的空间、温湿度控制、防火防盗设备等条件。

3.档案保管规定的制定：制定详细的文件档案保管规定，包括档案保管的流程、操作规范、安全措施等内容，确保每一步操作都能符合规定。

4.档案登记和借阅登记制度的建立：建立档案登记制度，对每一个文件档案进行登记，记录档案的名称、编号、责任人、目录等信息。

建立借阅登记制度，记录借阅者的身份、借阅时间、借阅事由等信息，以便借阅过程的跟踪和管理。

5.档案柜的使用与管理：对于档案柜的使用和管理，要求保管人员定期检查档案柜的状态，确保柜门和锁具的完好性，防止潜在的安全隐患。

6.档案备份与灾难恢复计划：制定档案备份和灾难恢复计划，定期备份文件档案，并建立好的档案恢复系统，以防止因灾害等原因造成的档案丢失或损坏。

二、文件档案的借阅制度1.借阅申请的流程：制定借阅申请的流程，包括申请人填写借阅申请表、主管审核、档案管理员审批等环节，以确保借阅申请的合理性和合规性。

2.借阅时间和借阅范围的限制：明确借阅时间的限制，如借阅期限和续借规定等。

对于一些敏感的档案，可以设立特殊的借阅权限和审批流程。

3.借阅档案的登记和使用期限：借阅者在借阅时应及时填写借阅登记表，并在规定的使用期限内归还档案。

档案管理员要对借阅情况进行记录和跟踪，确保档案的使用情况可查。

4.档案的归还和交接：借阅者在使用完毕后必须按时归还档案，并填写归还登记表。

档案管理员要进行档案的检查和整理，确保档案的完整性和准确性。

5.借阅档案的限制和保密要求：有些档案具有一定的限制和保密要求，如商业机密、个人隐私等。

对于这些档案，要求借阅者进行保密承诺，同时也要加强对这些档案的保护和管理。

总结：文件档案的保管及借阅制度的建立对于确保文件档案的安全性和可用性非常关键。

会计档案的保管流程和方式
会计档案的保管流程和方式主要包括以下几个方面：
1. 分类整理：对会计档案进行分类整理，以便更加清楚、精细地保管会计档案。

2. 建立保管程序：建立会计档案保管程序，明确会计档案的起止日期，核实和校核会计档案的完整性等。

3. 建立责任制：将会计档案交由责任人管理，确保会计档案的安全保管和及时共享。

4. 严格执行安全保管程序：根据《会计准则》的要求，将会计档案妥善保管，不得移动或改动，以防止会计资料丢失或被篡改。

5. 定期查阅和审核：定期查阅会计档案，审核档案是否存在损坏、遗失或篡改等情况，保持会计档案的完整性。

6. 配备专业人员：对于未设专职档案机构的单位，必须配备专业人员负责会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等工作。

7. 建立电算化档案：对于存储于计算机和磁性介质上的会计资料，应当建立电算化档案，并规定数据复制备份。

8. 安全措施：保存会计档案应做到防盗、防火、防潮、防虫，磁性介质还要防尘、防热、防冻、防磁，并采取相应的安全措施。

9. 办理交接手续：在机构变动或者档案管理人员调动时，应当办理交接手续。

10. 定期销毁：对于超过保存期限的会计档案，应当按照规定的程序进行销毁。

以上是会计档案的保管流程和方式，具体的操作可能因实际情况而有所不同。

在实际操作中，应当根据相关法律法规和会计准则的要求，结合单位的实际情况，制定具体的保管流程和方式。

档案保存方法有哪些档案保存是组织和管理重要文件和数据的过程，确保档案的完整性、可靠性和可访问性。

随着科技的进步和信息量的增长，人们需要更有效和安全地保存档案。

以下是一些常见的档案保存方法：1. 纸质档案保存纸质档案保存是传统的方法，通过将文件打印在纸张上，并进行分类和归档。

这种方法有其优点，如易于阅读、持久性和较低的技术要求。

然而，它也存在一些问题，如需要大量的存储空间、易于损坏、难以共享和整理的困难。

为了更好地管理纸质档案，可以采用以下措施：- 建立适当的分类系统：创建一个明确的文件分类系统，使文件易于查找和排序。

- 使用质量好的文件夹和文件夹标签：使用高品质的文件夹和文件夹标签来保护文件，并确保它们易于辨认。

- 给档案建立索引：为每个文件创建索引，以便可以快速定位所需的文件。

- 定期检查和整理：定期检查档案，丢弃不再需要的文件，并确保所有文件都按照正确的分类归档。

2. 数字化档案保存随着电子技术的发展和数字化信息的增长，数字化档案保存正在变得越来越流行。

数字化档案保存是将纸质文件、照片、录音等转化为数字格式，并通过电子设备进行管理和存储。

数字化档案保存具有以下优点：- 节省空间：电子文件不需要占用大量的物理空间，可以减少存储成本。

- 方便访问：数字化档案可以通过电脑或其他电子设备随时访问，而无需物理上查找文件。

- 安全性和备份：数字化档案可以通过多个备份来保护文件的安全性，减少意外丢失的风险。

- 方便共享：通过电子方式共享档案可以提高工作效率和协作。

要有效地进行数字化档案保存，可以采取以下措施：- 选择合适的文件格式：选择常见且可持续的文件格式，以确保文件的长期可访问性。

- 建立适当的文件夹和文件命名规则：建立一致的文件夹结构和文件命名规则，使文件易于管理和查找。

- 定期备份：定期备份数字化档案，以防止意外丢失或损坏。

- 数据安全措施：采取必要的安全措施，如数据加密和访问控制，以保护档案的机密性和完整性。

档案保管九防措施
档案保管九防措施指的是防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠。

档案库房应有防盗措施，一般库房要加设防盗门窗。

档案库房窗子要配挂窗帘，防止阳光直射库内；同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜，避免日光灯中紫外线对档案知张的破坏。

湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮剂。

档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，要建立严密的防火制度并配备消防灭火器材。

为防止档案发生鼠害，库房应定期检查并投放灭鼠药。

档案库房可通过洒冷水、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。

档案管理是企业各项业务的基础工作之一，档案管理与业务管理具有不可分性，任何业务的发生，必然形成原始的文件材料、帐薄、凭证等资料，这就需要以一定的方式进行保管。

而且任何业务活动，又必须遵照一定的方针、政策、原则，而一定的方针、政策、原则又是依据档案材料形成的。

因此说档案管理和业务管理是密不可分的。

同时，档案还是了解我行发展史、掌握企业发展过程的一个重要途径，因此，强化各类档案数据的管理，保证档案的完整性、真实性、可信性和保密性是档案管理工作的重要内容。

随着企业各项管理制度和业务的发展，档案管理中也需要对其内容陈旧、不能适应业务发展需要的规章制度进行更新，因此应及时根据档案管理的实际情况，对《档案管理员岗位职责》、《档案人员工作守则》、《档案保管制度》、《档案保密制度》《档案鉴定、销毁制度》、《档案借阅利用制度》、《库房管理制度》等各项制度重新进行梳理和完善。

通过对
相关管理制度的进一步梳理，可以使档案管理制度更加完善和健全，使系统档案管理工作向规范化、标准化进一步迈进。