用excel快速打印学生通知单

Excel在学校中的应用16-成绩通知条3.4 成绩通知条案例背景在上一节中创建的成绩汇总表的基础上，本节准备将本班学生的期末考试成绩制作成成绩通知条，以便在家长会上向学生家长发放本班学生的期中、期末考试以及学期总评成绩。

关键技术点要实现本案例中的功能，学员应该掌握以下EXCEL技术点。

●基础知识定位、横向排序、辅助列排序、自动筛选●函数应用：IF函数，MOD函数，ROW函数，COLUMN函数，INDEX函数的应用。

最终效果展示3.3.1创建成绩通知条Step 1打开工作表双击3.3节的“成绩汇总表.xls”打开该工作簿。

Step2复制单元格区域选中单元格区域A1:Q44，然后单击常用工具栏的“复制”按钮。

Step3新建工作簿单击常用工具栏的“新建”按钮，新建一个空白工作簿。

Step4粘贴单元格区域①选中A1单元格，按组合键粘贴。

②单击常用工具栏的“粘贴”按钮的下箭头按钮，在弹出的下拉菜单中选择“选择性粘贴”。

③在弹出的“选择性粘贴”对话框中勾选“列宽”单选按钮，然后单击确定按钮。

Step5重名工作表、保存工作簿①将工作表重命名为“成绩通知条”，并删除多余工作表。

②按组合键，保存工作簿文件“成绩通知条.xls”。

Step6添加新的字段名①单击行标4选中第4行，单击右键从弹出的下拉菜单中左键单击“插入”，随即插入新的第4行，并调整行高为40。

②单击菜单“格式”→“单元格”，从弹出的“单元格格式”对话框中切换到“对齐”“选项卡，在文本控制”选项框中勾选“自动换行”。

③选中A4单元格，输入公式“=A3”，选中B4单元格，输入公式“=B3”。

④选中C4单元格，输入公式“=C2&C3”⑤光标放到C4单元格右下角向右拖曳填充柄至Q4单元格，松开鼠标即完成新的字段名设置。

⑥选中A4:Q4单元格区域，然后单击常用工具栏的“复制”按钮，然后单击常用工具栏的“粘贴”按钮的下箭头按钮，在弹出的下拉菜单中选择“选择性粘贴”。

用Excel快速打印学生通知单每一个学期结束，咱们都要下发学生通知单，平时咱们都是复印好大量的通知单，在成绩出来后一个一个的填写学生成绩。

其实，咱们可利用电脑的批量打印功能进行批量打印，通常咱们进行端详打印的方式是利用Word中的“邮件归并”功能，这种方式跟批量打印证书的方式一种，在沧源教育网的“远程教育”栏目中有一篇“扫盲提高培训毕业证书打印方式”，大家可以参考。

这里我介绍的是利用Excel来打印学生通知单，它比Word的邮件归并功能的优势在于，在同一个通知单上，可以打印多个数据表中的数据。

一、准备工作一、设计成绩表和通知单我这里利用了团结小学的成绩通知书为例。

具体请看实例，这里的截图只是一部份，图中行楷字体部份是要填的内容（不同窗生不相同）。

从上图中咱们看到，他们的成绩通知单中要求有期中和期末考试成绩，还有缺课情况和老师评语，所以我在同一个工作薄中建了三张表，别离是“期中”、“期末”和“通知单”。

咱们看到在期末成绩表中多了“缺课”、“缺课”和“评语”，这主如果按照通知单中的要求设计上去的。

教师在期末考试前就把各个学生的评语填好，成绩出来就不用延误时间了。

二、输入公式（1）在期末成绩表（也可以是期中成绩表）当选中所有的学生姓名，并在上方的“名称框”中输入“姓名”后按回车（下图）。

（2）转到“通知单”表，选中“尊重的”后一个单元格，从菜单“数据”——“有效性”打开“数据有效性”窗口，在“有效性条件”中的“允许”选择“序列”，“来源”中输入“=姓名”。

这里的姓名就是适才概念的。

肯定后，在学生姓名处就可以够通过下拉列表选择要打印的学生姓名了。

以上两步不是必需的，只是为了打印时输入名单方便，若是省略，在打印成绩单时学生姓名不用选择，而是直接输入。

（3）选中其中成绩中的“语文”单元格，输入如下公式“=VLOOKUP($B2,期中!$B2:$L50,2,0)”。

公式中第一个参数“$B2”是上面的学生姓名单元格，第二个参数“期中!$B2:$L50”是期中成绩表中相应的数据区域，第三个参数“2”是指从语文成绩从“姓名”开始后的第几例，若是是数学成绩，则这里用“3”以此类推，最后一个参数是“0”。

excel 批量打印证书(使用邮件合并)用Excel与Word结合，流畅便捷地批量打印证书、证件。

以打印奖状为例说明其操作。

一、在Excel中制作数据表A列 B列 C列姓名类别等级张三蓝球第一名……二、在Word中制作奖状页面及格式设置启动Word程序，设置好页面、字体格式。

特别是奖状正文书写位置，把边距设置恰当。

三、进行“邮件合并”把Excel中的数据合并到Word文档中邮件合并操作步骤：在奖状文档页面进行下述操作即可。

执行“工具/信函与邮件/邮件合并”命令，打开“邮件合并”对话框（在窗口右侧）。

1.选中“信函”单击“下一步”；2.选中“使用当前文档”单击“下一步”；3.选中“使用现有列表”单击“浏览”，找到数据表后单击“打开”，单击“下一步”；4.将光标定位于要合并数据的位置，单击“其他项目”，把“插入合并域”中的项目选定（如姓名）后单击“插入/关闭”；5.重复第5步，完成所有合并域的插入（如类别、等级）后，单击“下一步”；6.单击“预览信函”中的按钮即可浏览合并效果，再单击“下一步：完成合并”就可以进行打印；7.打印可以全部打印也可以指定打印，根据实际情况在“合并到打印机”进行设置。

特别提示：如果设计的是胸卡、工资条之类的小页面，邮件合并完成后，执行“编辑/查找”命令，在“查找”栏输入^p，“替换”中输入^l，单击“全部替换”按钮，删除分页符。

这样就可以在一张纸上顺序打印出指定量的“胸卡、工资条等”文档了。

实施步骤：1、创建电子表格，因为我的电子表格是从长阳教育网下载的结果公示，已包含了获奖者的姓名、论文题目以及获奖等次等信息，因为要调用，标题以及不规范的非获奖记录行都要删除整理一下如图所示。

以上只列出了Sheet1工作表部分名单，在整理过程中要删除空白行或无意义的行，以免出错！以上文件整理好以后以book1为名保存到桌面备用。

2、打开WORD2003文字处理软件（2000版可能有所不一样），在“工具”菜单中选择----“信函与邮件”菜单----“邮件合并”3、出现邮件合并向导：选择右边向导中的“信函”复选框，下一步“正在启动文档”----默认的“当前文档”----下一步“选取候选人”----默认“使用现有列表”----下一步：“撰写信件”，到这里一直是下一步，到了这里，要选取数据源了，出来一个浏览窗口。

用EXCLE批量打印成绩报告单慈溪云龙中学马权又到期末了，班主任的工作很繁重。

除了要总结班务工作、填写各类表卡册之外，还要给学生填写成绩报告单。

其中成绩报告单的填写是比较费时费力的，而且往往时间又很紧。

这学期我们又适逢第一届新教材，对高一学生的报告单，市教委作了统一的填写要求，并且发了同一的新的成绩报告单。

填写的内容有学年度、学校、班级、姓名、学业成绩、学分、各学科平时学习表现记录、思想政治品德三级考核、身高、体重、出勤情况、班主任寄语、奖惩记载、开学日期等。

以往有些老师可以用world套打，将一些相同的内容（比如开学日期、学校、班级等）用打印机打印，其它的逐一手工填写。

这样尽管减少了部分工作量，但是老师们觉得还是有些缺憾：一是有时打印出来的位置不是很恰当；二是有些内容打印，有些手写，显得不是很和谐。

是不是可以全部用计算机将要填写的内容都打印出来呢？经过一番摸索，笔者终于实现了所有内容让计算机填写，并且批量打印出成绩报告单。

我们要做的工作只剩下从任课老师那里复制相应成绩、坐在打印机前打印成绩单了。

这里的思路是：将要填写的内容汇集在一个工作表里，两个表单分别设计成成绩单两面的表格，在响应位置用函数调用响应的值，便实现了表格的自动填写。

下面是我的设计过程：首先，整理填写的项目。

这些项目中，学年度、学校、班级、本学期共上课天数、下学期开学日期、成绩表格中的模块名称、应得学分数、实得学分数等，每个学生的成绩报告单里都是一样的；而其它的内容随不同的学生而不同。

我们对后者专门设计了工作表“汇总”。

如图所示：其中，要求第一列必须为学号，语文1、语文2分别表示语文必修一模块成绩、语文必修二模块成绩，以下雷同。

要说明的是：为了便于输入，任课老师对学生的平时表现评价，优秀、良好、需努力分别用1、2、3来填写，成绩报告单中会响应地自动对应（下面会讲到）。

接下来我们在工作表“封面”中设计好成绩报告单的封面部分，如图：页面设置为页边距设置为适当调整单元格高度和宽度，使打印出来的表格尽量接近实际的表格（关于表格中的单元格合并、单元格对齐、字体格式、表格边框等，不再赘述）。

教你批量制作学生成绩通知单作者：有iD了我临近期末了，许多班主任老师都在为制作学生的成绩通知单发愁，一个一个的动手输入学生成绩，工作量太大，也没有那么多时间，有没有简单省力的方法呢？当然有！只要肯动脑筋，总会找到方法的。

下面我就给大家介绍一种简单快捷的制作方法，利用WORD的邮件合并工具批量制作成绩通知单，只需几分钟时间便可以学会，老少皆宜。

准备工具软件：WORD2003和EXCEL2003,当然其它版本也可以，只是操作略微不同。

第一步，准备好成绩表在EXCEL2003中准备好成绩表如下图。

（注意：第一行就是对应的学科的标题）保存文件名为“X X期末成绩表”。

注意：在EXCEL文档中有三张表：“sheet1”、“sheet2”、“sheet3”，后两张是空表，如图。

完成后保存到桌面，当然也可以保存到其他地方，但要记住自己保存的位置，以免等会导入时找不到，关闭文档。

接下来工作都在WORD2003中进行。

第二步，在WORD2003中制作通知单样表打开WORD2003，新建一个文档命名为“成绩通知单”，输入相关文字，如下图：第三步，将成绩导入到WORD中来点菜单栏“工具——信函与邮件——邮件合并”，编辑窗口的右边会出现如图所示的“邮件合并”小窗口,点该窗口下方的蓝色文字“下一步：正在启动文档”，在出现的窗口中再点“下一步：选取收件人”，在随后出现的窗口中点蓝色文字“浏览…”，会弹出一个“选取数据源”窗口，如图所示：点左边的“桌面”按钮，找到先前准备好的“X X期末成绩表”然后点打开。

在弹出的小窗口中点中：“sheet1$”（选中后会变蓝色），然后点确定。

会弹出如下图所示的窗口，点确定即可。

到此为止成绩已经从EXCEL中导进来了。

第四步，将姓名成绩评语等信息插入到表格对应的位置还是点右边小窗口中的蓝色文字“下一步：撰写信函”，然后在学生姓名下的空格子里点一下，让光标在该格子里闪烁。

然后在右边小窗口里点蓝色文字“其他项目…”会弹出一个小窗口。

运用Excel函数制作成绩通知单［摘要］成绩通知单是家校联系的见证，是班主任工作的难点，有效运用Excel函数的功能，能及时、便捷和准确地完成成绩通知单的制作，这对日常大量重复性的管理工作水平的提高具有现实意义。

［关键词］Excel函数；成绩通知单；数据库作为班主任，在每学期末的重要工作就是及时向学生家长寄出成绩通知单。

通常的做法是让学生在每张成绩通知单表格上填好家长姓名、科目等固定项，待期末所有科目成绩出来后，由老师和留守的学生一起把评语和成绩写好寄出，整个过程耗费人力多、时间长且容易出错。

如果有效运用Ｅｘｃｅｌ函数的功能，就能及时、便捷和准确地自动完成成绩通知单的制作。

１运用Ｅｘｃｅｌ函数制作成绩通知单的具体步骤１．１把原始数据转化为基础数据表（即简单数据库）每学期期末得到本班每位学生的各科成绩原始数据表，按照学年—学期—课程按升序排列，将此表放入成绩通知单工作簿的ｓｈｅｅｔ１工作表中，如图１所示。

１．２把各科成绩录入各科成绩基础数据表没有选修服务营销科目的学生成绩显示为＃Ｎ／Ａ，可用菜单栏的编辑中的替换转变为零，以此类推，将每个学生的各科成绩录入各科成绩基础数据表。

１．３制作成绩通知单模板，运用Ｅｘｃｅｌ函数将各科成绩导入模板其次运用ＩＦ、ＯＲ和ＡＮＤ函数对成绩进行判断，如果有不及格的科目，则下学期开学时间为２月２４日，如果全部科目及格，则下学期开学时间为２月２７日，到校时间的函数＝ＩＦ（ＯＲ（ＯＲ（ＡＮＤ（Ｄ９＞０，Ｄ９＜５９．５），Ｄ９＝“不及格”），ＯＲ（ＡＮＤ（Ｄ１０＞０，Ｄ１０＜５９．５），Ｄ１０＝“不及格”）……ＯＲ（ＡＮＤ（Ｈ１８＞０，Ｈ１８＜５９．５），Ｈ１８＝“不及格”）），２４，２７）。

最后应完善表格内容，如落款日期可用ＮＯＷ函数，将完善好的成绩通知单在同一工作表上进行复制粘贴，就可以作出每一位学生的成绩通知单，预先在每一位学生的班主任评语和奖惩栏中写好内容，待各科成绩录入后，就能及时、便捷和准确地打印出每一位学生的成绩通知单。

利用Excel制作学生成绩通知书每到学期期末临近,恐怕最忙的就是班主任了,不仅要统计学生成绩,还要填写家长通知书,更怕的是给每位学生写评语,一个50人的班级足以让你填写到才源枯竭、手脚抽筋!我们可以利用Excel函数中的查询函数和数据有效性功能提前制作一个通知书模板,以收到一劳永逸之效。

第一步:学生成绩前期处理把学生的期中考试成绩、期末考试成绩分别放在Sheet1、Sheet2表中,算出每个学生的成绩总分和名次,把Sheet1、Sheet2表重命名为“期中成绩”和“期末成绩”。

注意,两次成绩表中科目数量及顺序务必保持一致!(图1)。

第二步:“通知书”模版的制作(1)在两次“成绩表”旁的空白表Sheet3中,预留出顶行,设置好“通知书”的基本格式和文字内容。

成绩栏内科目数量及顺序务必与“成绩表”保持一致。

为节约打印纸张,可将页面设置为A4,每页上设计两份格式完全相同的通知书(复制即可)。

为防止两次考试中学生名单有变化,要把两次考试中所有出现过的学生姓名全部复制到Sheet3表中,并在新名单前加一“序号”列,以备后用。

把此表重命名为“通知书”。

(图2)图1图2(2)点击B1单元格,在公式编辑栏内输入“=VLOOKUP(2*A1-1,$M$2∶$N$51,2,FALSE)”,在C1单元格中输入“=VLOOKUP(2*A1,$M$2∶$N$51,2,FALSE)”,则B1、C1单元格中将随A1中的数值变化,即时显示“全部名单”中两位学生的姓名。

本例公式的含义是:使用Vlookup查询函数,根据A1单元格的内容,在表格“M2到N51单元格区域”中分别查询“2*A1-1”和“2*A1”数据,并把查询到的具有相同数据内容的单元格右面第2个单元格中的内容分别显示在B1、C1单元格中。

“$”表示绝对引用(查询区域固定不变时使用,下同)。

分别在两份通知书欲显示学生姓名的D7和D27单元格中输入“=B1”、“=C1”,则B1、C1中显示的内容可同时显示在D7和D27单元格中。

使用Excel将千份通知书一次自动打印胡国电脑爱好者序号都不相同的上千份入学通知书交给电脑来自动打印，写一小段代码，做一个小按钮就能解决问题。

新学年开始，领导把入学通知书的准备工作交给了我。

通知书需要在存根、中缝、学生留存部分的相应位置上标有相同的三个注册码，且每张通知书之间的号码是连续的。

往年的老师为了完成这项任务，需要用机械打号机在每一张通知书上手工打出，除工作量大以外，打出号码的位置也不准确，影响到它的美观。

我想到让Excel 来帮我完成这项任务，以帮助我节约大量的宝贵时间。

录入通知书内容使用Excel，按要求的格式，录入入学通知书内容。

注意：在需要注册码的位置留出独立的单元格。

建立一小段代码单击工具栏中“工具→宏→宏”，出现宏界面，在“宏名”处填写“通知书打印”（宏的名字），在“位置”处选默认设置“所有打开的工作薄”，最后点击“创建”按钮（图1）。

在代码窗口的“Sub 通知书打印（）”和“End Sub”之间输入如下语句（后面的汉字为注释说明，不需录入）：For i = 1 To 1200 页码范围（根据实际需要设定）x = 20120000 + i 注册码的年份加序号Sheet1.Cells(7, 7) = x 第一个注册码在电子表格中的位置（行、列都用数字表示）Sheet1.Cells(10, 5) = x 第二个注册码在电子表格中的位置（行、列都用数字表示）Sheet1.Cells(17, 7) = x 第三个注册码在电子表格中的位置（行、列都用数字表示）Sheet1.PrintOutNext i录入完成后点击“保存”（图2）。

创建“打印”按钮执行“视图→工具栏→窗体”命令。

点击“按钮”图标（图3）后，在电子表格中自己选中的位置画出一个按钮（图4）。

在“指定宏”这个对话中指定刚刚建立的宏“通知书打印”。

然后点击“确定”按钮。

编辑按钮：右键单击按钮图标，选择“编辑文字”，然后输入“通知书打印”，把按钮命名为“通知书打印”。