机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求(秦保立)

浅析档案整理工作的主要内容和基本原则作者：孙博来源：《卷宗》2020年第20期摘要：档案的保存和整理，是各个事业单位工作的重要组成部分。

单位里的每个成员信息有很多，对工作者的晋升安排有很重要的参考价值。

具体来说，事业单位的档案包括每位工作者的活动、人事关系等内容，错综复杂，整理起来耗时耗力。

为了能够发挥出档案的价值，给事业单位工作开展提供一定的帮助，需要提高档案管理工作人员的工作效率，根据新时期档案管理的实际要求进行管理工作的具体调整。

本文将围绕档案管理工作的基本内容，探讨如何能够更好地完成人员档案、工资档案，以及财务档案的整理工作。

关键词：档案整理;主要内容;基本原则档案保存和整理工作，一直是单位档案管理人员的工作重点也是工作难点，单位工作人员众多，工作人员进行多种信息的收集与整理，一个环节出现问题，就会导致工作人员档案管理的不完善、不系统，就会产生连锁反应，给后续工作带来麻烦。

通过对档案学的研究可知，档案管理工作有着系统的流程、内容和原则，但在实践中却没有得到充分落实，很多事业单位只是单纯地对档案进行保存，忽视了背后的价值所在。

而且还可能对其他工作带来负面影响。

结合档案管理工作的主要内容和基本原则，本文将围绕本单位的人员档案、工资档案和财务档案管理工作做出讨论，以期能够给此项工作的改进带来思考的方向和路径。

1 档案整理工作的重要性档案是可以反映单位工作人员的工作活动、人事关系，以及单位工资发放和财务情况的，如果一开始就没有做好这项工作，导致档案文件过于混乱，就很难展现出单位内成员的基本信息，造成财务情况的混乱，同时也无法准确区分各项工作之间的联系。

表面看档案是独立的，但仔细研究会发现里面的联系千丝万缕，需要系统的整理，才能够辨别出其中的关系。

因此，对于档案部门的工作人员而言，他们所需要做的工作绝对不只是保存档案，更重要地是进行系统性的整理和分析。

2 档案整理工作的主要内容1）档案整理工作的基本程序。

档案管理工作的基本要求
档案管理是指组织、规范、保管和利用各种档案，以满足社会和个人的需要。

以下是档案管理工作的基本要求：
1. 规范性-档案管理必须遵循国家法律法规和规范性文件的要求，如档案法、档案管理条例、档案保管规定等。

2. 完整性-档案管理必须确保档案的完整性，即档案应当真实、准确、完整、可靠、及时和完整无损地保留。

3. 有序性-档案管理必须有序，即按照一定的规律和程序进行档案的组织、分类、编号、归档、检索、移交和销毁。

4. 保密性-档案管理必须保护档案的保密性，包括个人隐私、国家机密等。

5. 可利用性-档案管理必须保证档案的可利用性，即档案应当具有价值和意义，便于使用和利用。

6. 环境适宜性-档案管理必须确保档案的环境适宜性，即档案应当存放在适宜的环境中，避免受到自然、人为等因素的损害。

7. 统一性-档案管理必须具有统一性，即所有单位、部门都应当按照统一的档案管理规定进行档案管理。

以上是档案管理工作的基本要求，只有遵循这些要求，才能确保档案管理的安全、规范和高效。

机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求第一部分机关档案工作的基本任务第一章档案及其作用第二章档案工作的性质、内容和原则第三章机关档案工作的性质、地位和基本任务第二部分归档文件整理的基本要求第四章归档文件整理工作的意义第五章归档文件整理工作的组织第六章归档文件的价值鉴定第七章归档文件整理的基本步骤和要求第一章档案及其作用一、档案的概念档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活中直接形成的，有价值的各种形式的历史记录。

档案概念的基本含义：（一）档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的;（二）档案是社会进行生产、斗争、科学实验、文艺创作等各种活动的历史记录；（三）档案是由文件有条件地转化而来的；（四）档案的来源广泛，内容丰富，形式多样。

二、档案的作用（一）档案可以作为机关工作查考的依据。

（二）档案可以作为生产活动的依据和参考。

（三）档案可以作为政治斗争的工具。

（四）档案可以作为科学研究的必要条件。

（五）档案可以作为宣传教育的生动素材。

三、档案作用的性质1、凭证作用2、参考作用第二章档案工作的性质、内容和原则一、档案工作及其性质档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，并为社会各方面服务的工作。

档案工作的性质：1、管理性；2、服务性；3、政治性。

二、档案工作的内容1、档案业务管理工作2、档案事业管理工作三、档案工作的原则统一领导，分级管理第三章机关档案工作的性质、地位和机关档案部门的基本任务一、机关档案工作的性质和地位1、机关档案工作是机关工作的组成部分；2、机关档案工作是提高机关工作效率和工作质量的必要条件的性质；3、机关档案工作既是维护机关历史真实面貌的重要工作，又是整个档案事业的基础。

二、机关档案部门的主要职责和基本任务1、贯彻执行有关法律法规和国家有关的方针政策,建立健全本单位的档案工作制度;2、对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、归档工作进行监督指导；3、集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关工作服务；4、在统一领导，分级管理的原则下，对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查；5、按规定向档案馆移交应进馆的档案；6、办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

档案归档整理要求档案整理是档案管理工作的中心环节。

科学优化的档案整理，可以促进档案管理的各个环节良性互动和协调发展，进而能为档案信息资源的开发利用奠定重要基础。

因此，档案整理是职业经理人在档案管理过程中必须做好的一项基础性工作。

档案整理可以按以下步骤进行：1、区分全案：所谓“全案”，简言之，就是档案的性质归属，性质相同的档案隶属于一个“全案”。

判断档案属于哪个全案，关键在于确定档案的形成者—立档单位。

构成全案的文件大致可划分为三种基本类型：内部文件、发文和收文。

立档单位的内部文件和发文（存本和原稿），其文件作者即为档案形成者，只要查到文件作者，就能够确定文件全案。

立档单位的收文，其档案形成者是收文的实际接受者，而非文件作者，只需查明收文的实际接受者，就可以确定所属全案。

区分全案为档案整理工作的系统化确立了基本的框架。

2、合理分类：由于公司档案种类繁多，采用单一的分类方法已不能满足档案管理的实际需要，因而多是结合两种以上的分类方法对不同的档案进行多层次分类。

一般首先从部门区分开始，部门区分之后，依档案内容，分为若干大类，再在大类中依年度及其他分类标准分为若干“子类”，三级分类不够用时还可以在三级之后增设四级“细类”。

总之，档案分类应本着一切从实际需要出发的原则确定分类的层级和标准，力求做到区分合理，层次清晰。

3、制作档夹：同一“子类”（或“细类”）的案件一般归于一个档夹，如果案件较多，一个档夹不够使用，也可分为两个或两个以上的档夹装订，并在“子类”（或“细类”）之后增设“卷次”编号。

每一个档夹封面内首页应设“目次表”，以方便查找。

4、档案的命名：每一个档夹内的案件称为一个案卷，为了明确案卷内容，方便查找，需对每个案卷进行命名。

对案卷进行命名时应遵循以下原则：其一：准确表达案卷内容；其二：文字简明扼要；其三：标题结构完整。

5、档号编订：档案分类的各级名称确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类的各级名称及其代表数字编号按一定的次序排列，以便查阅。

机关档案工作条例（1983年4月28日中共中央办公厅、国务院办公厅发布）第一章总则第一条根据中共中央、国务院有关档案工作的决定和指示，为加强各级党、政、军机关和人民团体（以下统称机关）档案的科学管理，更好地为机关工作服务，特制订本条例。

第二条机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

第三条各机关在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案部门集中统一管理。

第四条机关档案部门的基本任务是：（一）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；（二）负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；（三）中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。

第五条机关档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。

第二章机关档案工作体制、机构和干部第六条机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构。

不需要建立档案机构的机关，应配备专职或兼职的档案人员。

机关档案部门受办公厅（室）领导。

第七条各级机关档案部门的业务工作受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督与检查。

对驻在地方的上级直属单位的档案工作，实行以专业主管机关为主、地方档案管理机关为辅的管理体制。

第八条各机关应为档案部门配备政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定专业知识、能够胜任工作的相应数量的干部。

第九条档案干部要努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针、政策，热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提高政治思想、科学文化和档案业务水平，以保证工作任务的顺利完成。

第十条档案干部应相对稳定。

对有业务职称的档案干部，在调离档案部门时，应征得授予职称的档案业务管理机关的同意。

（编者注：因评定业务职称已改为专业职务聘任制，此条已不适用）第三章档案的接收第十一条机关应建立、健全文件材料的归档制度。

档案整理归档工作制度一、总则为了加强档案整理归档工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，结合本单位的实际情况，制定本制度。

二、档案整理归档工作的任务和原则1. 档案整理归档工作的任务是对单位形成的各类档案进行收集、整理、归档和保管，以便于保管和利用。

2. 档案整理归档工作应遵循完整性、准确性、连续性、安全性原则，确保档案资料的系统性、完整性和规范性。

三、档案整理归档工作的组织和职责1. 设立档案管理部门，负责组织、指导和监督档案整理归档工作。

2. 各部门应指定专人负责本部门形成的档案的收集、整理和归档工作。

3. 档案管理部门应对各部门的档案整理归档工作进行定期检查和指导，确保档案资料的完整、准确和安全性。

四、档案整理归档工作的流程和要求1. 档案整理归档工作应按照以下流程进行：收集、整理、归档、编目、保管。

2. 收集：各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集和积累本部门形成的各类档案。

3. 整理：各部门应按照档案管理部门的指导，对收集到的档案进行分类、排序、摘录、编写目录等整理工作。

4. 归档：各部门应将整理好的档案按照档案管理部门的要求归档，并填写归档清单。

5. 编目：档案管理部门应对归档的档案进行编号、编写目录、制作索引，以便于查找和利用。

6. 保管：档案管理部门应按照档案保管的要求，对归档的档案进行安全保管，确保档案资料的安全性。

五、档案整理归档工作的时间要求1. 各部门应在每年年底前完成对本部门形成的档案的收集、整理和归档工作。

2. 档案管理部门应在每年年初对上一年度归档的档案进行编目和保管工作。

六、档案整理归档工作的考核和奖惩1. 档案管理部门应定期对各部门的档案整理归档工作进行考核，对工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。

2. 对未按照要求进行档案整理归档工作的部门和个人，档案管理部门应给予批评和通报，并督促其及时纠正。

七、档案整理归档工作的培训和宣传1. 档案管理部门应定期组织档案整理归档工作的培训，提高各部门档案工作人员的业务水平和工作能力。

档案整理的基本要求一、立卷的原则、方法和卷内文件排列（一）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

（二）一个项目建设工程由多个单位工程组成时，项目级综合文件材料应独立组卷，工程文件按单位工程组卷。

（三）工程文件应按工程准备阶段文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件、竣工图顺序排列。

（四）文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

图纸材料按建筑结构、给排水、暖、电气设备等专业排列组卷，组卷时应保持各专业材料的相互联系和完整。

同专业图纸按图号顺序排列。

既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

（五）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

（六）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

二、案卷的编目（一）卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

（二）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

（三）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

（四）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（五）卷内目录的填写。

卷内目录序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

责任者：填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。

文件题名：填写文件标题的全称。

日期：填写文件形成的日期。

页次：填写文件在卷内所排的起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

（六）卷内目录排列在卷内首页之前。

（七）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

（八）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

（九）案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

机关档案工作条例（1983年4月28日中共中央办公厅、国务院办公厅发布）第一章总则第一条根据中共中央、国务院有关档案工作的决定和指示，为加强各级党、政、军机关和人民团体（以下统称机关）档案的科学管理，更好地为机关工作服务，特制订本条例。

第二条机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

第三条各机关在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案部门集中统一管理。

第四条机关档案部门的基本任务是：（一）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；（二）负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；（三）中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。

第五条机关档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。

第二章机关档案工作体制、机构和干部第六条机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构。

不需要建立档案机构的机关，应配备专职或兼职的档案人员。

机关档案部门受办公厅（室）领导。

第七条各级机关档案部门的业务工作受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督与检查。

对驻在地方的上级直属单位的档案工作，实行以专业主管机关为主、地方档案管理机关为辅的管理体制。

第八条各机关应为档案部门配备政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定专业知识、能够胜任工作的相应数量的干部。

第九条档案干部要努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针、政策，热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提高政治思想、科学文化和档案业务水平，以保证工作任务的顺利完成。

第十条档案干部应相对稳定。

对有业务职称的档案干部，在调离档案部门时，应征得授予职称的档案业务管理机关的同意。

（编者注：因评定业务职称已改为专业职务聘任制，此条已不适用）第三章档案的接收第十一条机关应建立、健全文件材料的归档制度。

档案工作部门归档文件整理规范根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规范》的要求，各归档单位在向档案部门移交档案前必须完成归档文件整理工作，实行部门归档文件整理制度。

为了进一步做好我院部门归档文件整理工作，特制定本规范。

第一条学院部门归档文件整理工作是指各归档单位将本年度内办理完毕需要继续保存的文件材料按照“整理”的方法和要求归档，定期移交给学院档案室的工作。

第二条各单位要根据学院档案室下发的学院各类文件材料的归档范围，并按照文件材料产生的规律和特点，在学院档案室的具体指导下，由专（兼）职档案人员进行归档文件整理工作。

第三条院内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可以按征集、代管、捐赠的方式进行处理，可由本人在档案部门的指导下整理，也可由学院档案室在本人配合下整理。

第四条兼职档案员应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、归档范围，设置整理类目、条款，将已经办理完毕的文件材料随时归档，保证归档文件的齐全完整。

第五条归档文件整理的分工（一）全院性、综合性的文件材料由学院办公室和组织人事处负责整理归档。

其余按业务分工负责相应门类档案的整理归档。

（二）归档文件整理工作涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口负责，其它部门配合进行。

（三）科研档案由科研课题组设专人负责文件材料的收集、整理和归档。

（四）声像档案由承办个人负责整理，随办随归，并向学院档案室移交。

第六条归档文件整理质量的要求（一）各门类档案总的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使归档文件便于保管与利用。

（二）归档文件材料必须准确反映学院教学、科研和管理活动的内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

（三）归档文件排列方法可分为两步：首先按事由原则将同一事由的文件按形成时间或重要程度或文件形成者或反映问题进行排列。

第二步，将不同事由归档文件按形成时间或重要程度或按形成者或按承办者分别集中排列，重要程度即主要职能或重要活动形成文件在前，其他工作文件在后；综合性工作在前，具体业务工作在后。

档案整理工作的内容和原则随着生活的日益繁忙，我们积累了越来越多的文件、资料，它们的数量急剧增长，我们的桌面、书架、办公桌上经常凌乱不堪。

为此，对于个人和企业来说，档案整理工作显得越来越重要。

在这篇文章中，我们将探讨档案整理工作的内容和原则。

一、档案整理的内容1. 梳理档案首先，档案整理的第一步是梳理档案。

这个过程涉及到分类、标记、整理、汇总等方面。

在这个过程中，我们可以根据资料的种类、用途、时效性等因素，将文件分为不同的类别，并给它们标上适当的签名和标识。

2. 移除重复资料第二步是移除重复资料。

在处理庞大的档案时，经常会发现同样的资料出现在多个位置。

这不仅占用了有限的存储空间，还会导致管理和更新时的混乱。

通过识别和移除重复资料，我们可以节省存储空间，减轻管理的负担。

3. 数字化档案第三步是数字化档案。

随着数字技术的普及，现在数字档案已经成为了一种主流的管理方式。

数字档案的优点在于它们可以轻松地存储、管理、跨越地域和时间。

同时，数字档案的查询和检索也更为方便、快捷。

二、档案整理的原则1. 质量优先档案的整理必须优先考虑质量。

档案数据对于很多行业而言，是重要的参考和决策依据。

因此，在整理档案时，把保证质量放在第一位，确保资料的准确性和完整性从而确保数据的可靠性和可用性。

2. 管理规范档案整理也需要遵循规范化管理。

文件的托管和管理必须经过严格的规范和标准。

这包括文件的存储方式、档案编号管理、记录存储期限、破坏文件的具体方法以及档案的检查和维护等方面。

规范的管理方法可以确保文件数据能安全地保存、交换和使用。

3. 信息共享档案整理还需要充分考虑信息共享。

在许多情况下，文件和资料是需要多个部门或人员共享的。

在整理档案时，我们应该考虑如何让信息在内部共享和使用，并确保信息共享的安全和完整性。

4. 合理分配存储空间档案整理需要合理分配存储空间。

对于大型公司和机构来说，档案保存的标尺十分庞大，存储空间的平衡分配是十分重要的。