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山东泉利置业有限公司档案管理
技术规范
—— 文书档案（0-5大类）
5.图示
5.1归档章样式：（单位：mm ）
5.2归档文件目录
归 档 文 件 目 录
3×15
16
5.3归档文件目录式样
归档文件目录
*全宗名称___________
*年度___________
*保管期限___________
*机构___________
(问题)
5.4归档盒封面式样及规格
（全宗名称）
5.5备考表样式
5.6档案盒盒脊式样（单位：mm）
B
5.7档案盒上底边式样（单位：mm）
C
B
5.8档案移交目录
档案移交目录
移交单位：接收单位：
部门负责人：部门负责人：
移交人：接收人：
日期：_______________ 日期: ________________
(注：如移交单位已按档案管理有关要求进行了分类，可以将已经形成的“归档目录”作为“移交目录”)
5.9资料目录
资料目录
年度：2012。
第一章总则第一条为加强文书档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的文书档案管理工作，包括文书档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等各个环节。
第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案资料的合法性；（二）统一领导，分级负责；（三）规范操作，确保档案质量；（四）科学管理，提高档案利用效率；（五）安全保密，保护档案资料不受损失。
第二章文书档案的收集与整理第四条文书档案的收集应做到全面、及时、准确、完整，确保档案资料的来源可靠。
第五条文书档案的整理应按照档案分类、编目、归档等程序进行，确保档案资料的科学性、系统性和可检索性。
第六条文书档案的收集与整理工作，由档案管理部门负责组织实施。
第三章文书档案的保管与鉴定第七条文书档案的保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防低温等条件；（二）档案资料应按照分类、编目、归档等要求进行存放，便于查阅和利用；（三）档案资料应定期检查，发现问题及时处理；（四）档案资料应实行严格的安全保密制度，防止丢失、损坏和泄密。
第八条文书档案的鉴定应定期进行，根据档案的保存价值、保存期限等因素，对档案资料进行鉴定和销毁。
第四章文书档案的利用与销毁第九条文书档案的利用应遵循以下原则：（一）确保档案资料的真实性、完整性和安全性；（二）遵循档案利用程序，确保档案利用的合法性；（三）提供档案查询、复制、证明等服务。
第十条文书档案的销毁应遵循以下程序：（一）对拟销毁的档案资料进行鉴定，确定其无保存价值；（二）编制销毁清单，经单位领导批准；（三）销毁档案资料时，应有两人以上在场，确保档案资料销毁的彻底性。
第五章责任与考核第十一条档案管理部门负责文书档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等工作，对档案资料的真实性、完整性和安全性负总责。
文书档案管理办法第一章总则第一条为了加强xxx档案工作的业务建设，逐步实现xxx文书档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为xxx积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《归档文件整理细则》（DA/T22-2000）和xxx实际情况，档案工作要“全面、及时、真实、规范、考核、保密”的重要指示，特制定本办法。
第二条文书档案是指xxx各部门在各种社会活动中形成的对xxx具有保存价值的各种文字形式的历史记录。
文书档案包括党群管理类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术管理类档案。
第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整和安全。
第二章文书档案管理机构及其职责第四条xxx行政中心主管整个xxx的文书档案工作，对xxx的文书档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导。
第三章文书档案的收集第五条凡是反映xxx工作活动、具有查考利用价值的重要文书类文件材料都是xxx归档材料的范围。
主要有：一、xxx召开的重要会议资料、在重大活动形成的重要指示等材料；二、xxx党委、工会在工作中形成的重要文件材料；三、xxx颁布的各种正式文件；四、xxx及内部职能活动中形成的工作计划、总结、报告；五、xxx业务活动和科学技术管理的专业文件材料；六、xxx检查下级部门汇总的统计报表和统计分析资料；七、下级单位报送的重要文件材料和备案材料；八、xxx成立、合并、撤销、更名、启用印章及人员编制等文件材料；九、xxx制定的工作条例、章程、制度等文件材料；十、xxx大事记及反映xxx重要活动的简报；十一、xxx人事任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、纪律检查及职工录用、转正、定级、调资、退职、退休等工作文件材料；十二、党工团组织介绍信及存根；十三、xxx编印的简报等刊物定稿、样本；十四、xxx与有关单位签订的各种合同、协议书等资料；十五、与同级单位和非隶属单位颁布的需要执行和协商的重要文件材料；十六、其它对xxx有保存价值的文件材料。
文书档案管理规范3篇（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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文书档案管理规定模版一、总则为规范文书档案管理工作，加强整理、保管、利用和销毁工作，保证文书档案的完整性、真实性和可靠性，提高行政工作的效率和质量，特制定本规定。
二、文书档案的定义1. 文书档案是指行政机关和单位在行使职权、开展工作过程中形成的各类文书和相关文件。
包括但不限于公文、决策文件、会议记录、报告、通知、备忘录等。
2. 文书档案的重要性文书档案是行政机关和单位履行职责的重要依据，是保障公正、透明和依法行政的基础。
文书档案的整理、保管、利用和销毁工作对于行政工作的法律合规性、效率和质量具有重要影响。
三、文书档案管理的基本原则1. 完整性原则：文书档案的整理、保管、利用和销毁工作应确保文书档案的完整，不得随意删除、篡改或丢失文书档案。
2. 真实性原则：文书档案的内容应真实、准确地反映行政机关和单位的工作和决策情况，不得虚假、失实或误导。
3. 可靠性原则：文书档案应具有可靠性，即对文书档案进行整理、保管、利用和销毁的过程应符合规范和标准，确保文书档案的完整性和可查性。
4. 便捷性原则：文书档案的整理、保管、利用和销毁工作应简化流程、减少工作量，提高工作效率。
四、文书档案的整理和保管1. 文书档案的整理（1）文书档案应按照制定的分类规则进行分类，分类标准应合理、清晰。
（2）文书档案应按照制定的编目规则进行编目，确保每份文书档案都能够被准确地归档。
（3）文书档案应采用统一的文件编号系统进行编号，确保文书档案的唯一性和可追溯性。
2. 文书档案的保管（1）文书档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能，确保文书档案的安全。
（2）文书档案应按照保密级别进行分类存放，遵守保密规定，确保文书档案的保密性。
（3）文书档案应定期进行验收和盘点，确保文书档案的完整性和可查性。
五、文书档案的利用1. 文书档案的利用应符合相关的法律法规和规章制度，遵循便捷、高效的原则。
2. 文书档案的利用应通过档案管理系统或其他指定的电子工具进行，确保文书档案的安全性和真实性。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2整理arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.3件item归档文件的整理单位。
3.4档号archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
文书档案归档整理规范文书档案归档整理规范一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。
《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。
其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。
比如请示与批复，在复文发出或收到以后。
在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。
但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。
有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。
《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。
这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。
暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。
（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。
）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。
这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。
整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。
（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。
与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。
文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。
因为条件的变化，具体整理方法可以不同，但都必须遵循归档文件整理的基本规律，才能达到便于保管和利用的共同目的。
文书档案管理制度拍照范文文书档案管理制度一、总则为规范文书档案的管理，保障文书档案的安全、完整、准确和及时性，提高办公效率，特制定本文书档案管理制度。
二、管理机构1、设立文书档案管理委员会，由相关部门负责人和档案管理人员组成。
该委员会负责制定和监督实施文书档案管理制度，并协助相关部门制定文书档案管理的具体措施和办法。
2、设立档案室，由专职档案管理员负责具体管理档案。
三、文书档案的定义和分类1、文书档案是指机关、团体或个人在办公、活动过程中产生的各种文字、文件、资料和档案。
2、文书档案按照性质和用途分为以下几类：（1）常规文书档案：包括办公文件、收发电子邮件、会议纪要、报告等日常办公文书和文件材料。
（2）项目文书档案：包括各种项目计划、项目合同、招标文件、工程进度报告、验收报告等与项目相关的文件和资料。
（3）人事档案：包括员工的简历、人事档案及相关的荣誉证书、奖惩材料等。
（4）财务档案：包括财务会计报表、收支凭证、发票、结算单等与财务相关的文件和资料。
（5）行政档案：包括机关行政管理文件、行政处罚决定、行政许可等与行政管理相关的文件和资料。
（6）其他档案：包括其他机关、团体或个人产生的与档案管理相关的文件和资料。
四、文书档案的归档和销毁1、归档程序（1）新建文书档案：新建文书档案应填写《文书档案登记表》，并按照分类要求将其归入相应的文件夹或文件盒中。
（2）归档并装订：归档后的文书档案应及时装订成册，并在册封上填写《文书档案册封登记表》。
（3）编号：对于重要文书档案，应按照一定的编号规则进行编号，并填写编号通知单。
（4）存放：归档后的文书档案应安排专门存放的档案柜或档案室，保持安全和整洁。
2、销毁程序（1）无效文书档案：对于无效的文书档案，经专人鉴定后，可以进行销毁。
销毁时应填写《文书档案销毁通知单》，并保留备案。
（2）规定期限内的档案：对于规定期限内没有再次使用价值的档案，应按照文书档案销毁规定，经管理委员会审批后进行销毁。
Z K Y中国科学院标准ZKY/B002－4－2006文书档案建档规范2006－04—20发布 2006－06—01实施中国科学院发布前言本规范根据《归档文件整理规则》的有关规定制定，为《中国科学院档案管理工作标准》的组成部分。
本规范为第一次制定。
本规范由中国科学院办公厅提出并负责解释。
本规范由中国科学院批准。
本规范起草部门：中国科学院办公厅。
本规范主要起草人：潘亚男、商秀青、张金茹、司乔、夏玉棉。
ZKY／B002-4-2006文书档案建档规范1 总则1.1 为加强中国科学院文书档案的建档工作，提高归档文件的质量，充分发挥文书档案在反映单位主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，制定本规范。
1.2 本规范提出了文书档案建档工作的基本要求和管理职责，规定了文件材料的归档范围和质量要求以及归档文件的分类与整理、档案接收等。
2 规范性引用文件下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。
D3JT 22-2000(归档文件整理规则)。
DA／T l—2000(档案工作基本术语)3 术语3.1 立档单位(fonds constituting unit)构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
3.2 文书档案(administrative archives)指具有保存、利用价值，并已经归档的文件材料。
3.3 文件(record；document)国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
3.4 原件(original document)最初产生的区别于复制件的原始文件。
3.5 复制件(copy；duplicated document)与原件内容相同的复制品。
3.6 文稿(draft；manuscriot)文件起草过程中形成的历次稿件，可分为草稿和定稿两种。
3.7 文本(text；version)同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
