第一章档案管理总则1、为适应集团公司新的组织架构�明确资料管理程序,按照国家规范、标准和地方的有关规定�结合集团公司的实际情况�规范项目工程档案管理�增强档案的实用性和有效性�特制定本制度。
2、工程资料指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录�包括路面文件、监理资料、施工资料、竣工图等内容。
3、工程资料是建筑施工的一个重要组成部分�是建筑工程进行竣工验收的必备条件�也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的重要依据�是城建档案的重要组成部分。
4、工程资料的编制、整理�依据国家、地方现行的有关工程建设的法律、法规、规范、标准执行。
第二章归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
工程资料包括路面文件、监理资料、施工资料、竣工图等内容。
1、路面文件是指建设单位在工程建设过程中形成的文件�分为工程准备文件和竣工验收等文件。
包括工程准备文件、工程开工以前�在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
竣工验收文件、建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
2、监理资料是指监理单位关于工程施工方面的通知、相关文件等。
包括监理通知、质量考核结果、监理抽检及批复文件等。
3、施工资料是指施工单位在工程施工过程中形成的资料。
可分为施工质量保证资料、技术资料、安全资料�它包含了整个建筑物施工开始到结束�所产生的文件内容�有联系外单位�建设、设计、勘察、监理等�的文件�记录工程的质量、技术及安全等情况�包括新工艺、原材料检测、检验��保存施工时的安全信息和安全纠正内容�安全方案的编写、安全教育等��是施工全过程的记录文件。
施工资料应该严格按照规范编写�真实的反映施工现场的技术、质量情况�资料的形式有�纸质资料、实物资料、视听、图片、影像资料等。
4、竣工图是指工程竣工验收后�真实反映建设工程项目施工结果的图样�符合工程实际状况的施工图。
因为在施工过程中难免有修改�为了让建设单位或者使用者能比较清晰地了解管道的实际走向和设备的实际安装情况�国家规定在工程竣工之后施工单位必须提交竣工图。
作为城市实践案例�持续建设新农村、新的经济圈等经济持续发展规划建设�必须进行新的规划图和施工图与现存的竣工图核查核实�才可以进行施工建设�尤其是隐蔽工程检查记录�必须仔细进行标高审查备案�由各专业人士审查签字才可放行。
第三章档案管理员的职责1、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
积极宣传和认真贯彻执行《档案法》、《档案实施办法》及《湖南省档案条例》。
2、热爱档案事业�刻苦学习档案业务和科学文化知识�不断提高业务水平和工作能力。
3、加强组织纪律性�自觉遵守党的纪律和国家的法律�法规�严守党和国家的机密�遵守公司的各项规章制度。
4、集中统一管理项目全部档案�维护档案的完整与安全�并按规定积极提供利用�为项目各项工作服务。
5、热情、耐心接待查档人员。
坚持查档规定�做到调卷迅速准确�不断提高工作效率。
6、负责项目各部门各种门类的档案的收集、整理、立卷、归档工作的监督和指导。
7、认真做好档案库房的内务管理�箱柜排列有序�整齐清洁�布局合理�分类明确�查找方便。
8、认真做好档案库房防火、防盗、防潮、防尘等八防工作。
9、积极开发档案信息资源�编制各种检索工具和编研材料。
10、做好信息利用和档案利用效果收集整理及有关档案工作情况的统计。
第四章资料的收集与整理在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作�按《湖南省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表》的要求将具有查考价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。
其中包括合同文本�含工程总包及工程分包合同�、深化设计方案、工程会议记要、工程联系单、工程签证单、竣工资料等1、施工前资料的收集与整理�1�由公司组织项目经理部配备资料管理人员�成立资料管理组织机构�制定资料管理制度�确定项目经理部工程资料管理目标�并分解到相关岗位�做到责任明确�流程清晰�管理有据。
�2�工程开工前一周内�项目经理部依据施工组织设计、施工图纸�结合地方、行业、集团公司及分、子公司关于工程技术资料的有关规定�编制《工程资料管理计划》�经公司审核后报集团公司技术质量部备案。
�3�工程资料管理计划的内容应包括以下内容1�编制依据。
2�工程总体概况�旨在明确工程资料中统一的工程名称、工程各参建单位、建筑规模、结构形式、开竣工时间等内容。
3�工程资料清单�包括资料类别、组成内容、原件份数。
4�工程资料管理组织机构。
5�工程资料填报、整理职责分工。
6�工程资料管理制度�包括项目部内部移交时限、奖罚措施等。
7�竣工组卷及对外移交要求。
�4�项目经理部在分包项目施工前与其签订资料管理协议�依据“谁施工�谁负责”的原则对分包单位施工资料的编制、报审、移交等提出具体要求。
2、施工过程中资料整理�1�项目经理部资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背、封面标识�做到整齐、美观�便于查阅。
资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分目录和资料内容五部分�各级目录及资料内容必须对应一致�层次清晰。
�2�工程资料应随工程进度及时收集、整理�项目齐全、字迹清楚、图面整洁、签章齐全�必须使用档案规定用笔。
资料编制表格式样应符合国家、行业或地方有关规定。
�3�项目经理部各部门管理人员应根据工程进度及时填写工程资料�并按规定及时移交资料室。
资料填写人员应对资料内容的真实性、准确性负责。
�4�做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录�施工日志�变更设计报告�设计变更通知单�开工报告�施工技术总结等�按规定在工程竣工验收前编制好竣工图�并加盖竣工图章�由施工单位负责人审核签字。
�5�项目经理部资料员随时掌握工程进度情况�保证资料与工程同步�发现滞后情况时�应依据项目部资料管理制度进行报告、催交工作。
�6�项目经理部资料员负责对工程资料的编制情况进行初检。
根据地方规定及相关规范要求对工程资料中的工程名称、施工部位、内容填写、签名盖章、交卷情况进行检查并督促相关人员整改�保证其正确性。
对检查合格的资料�做好编目、外观整理、组卷等工作。
�7�项目经理部总工程师应定期组织工程技术人员对工程资料进行自检�留下检查记录�按项目部规定对相关责任人进行奖罚并限期整改�并组织工程技术人员对资料检查中存在的问题进行认真分析、总结和再培训学习。
�8�公司定期或不定期对所属在施项目部的工程资料进行检查�对存在的问题填写检查记录并限期整改�并跟踪验证整改结果�确保工程资料的完整性、真实性、及时性、准确性。
3、竣工验收阶段工程资料管理在档案资料归档期�由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
凡应该及时归档的资料�由档案管理员负责及时归档。
各部门专用的收、发文件资料�按文件的密级确定是否归档。
高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。
�1�工程竣工验收前�项目经理部必须按当地工程技术资料管理规定�完成工程技术资料的整理、组卷、自查工作�为工程竣工验收提供必要条件。
�2�项目经理部�应负责汇总整理分包单位编制的全部工程资料�统一管理。
�3�工程竣工验收通过后�项目经理部应及时收集各项验收记录的原件�经整理、汇总后形成完整的竣工资料。
�4�编制档案总目录�分目录�移交单位和接收单位目录。
归档的案卷质量必须符合下列十条标准。
1�归档文件、齐全完整�2�分类清楚�保持联系�3�题名确定�容易查找�4�卷内排列�系统条理�5�保管期限准确�6�密级划分恰当�7�蓝图折叠�符合要求�8�卷皮书写�正楷整法�9�案卷装订�整齐美观�10�声像资料�清楚清晰。
第五章资料的分类、归档与统计高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。
其分类组卷做到科学合理�充分保持卷内文件有机联系�归档案卷要符合《湖南省高速公路建设项目档案、案卷质量标准》的要求�分类编号方法依据《湖南省高速公路建设项目档案分类编号表》执行。
1、档案分类按照业主、监理单位对竣工文件的编制原则和要求�将工程资料进行整理分类�分类过程中�将资料的形成时间、机构、资料载体、保管期限等因素全面考虑。
首先按保管期限把资料划分为短期、长期、永久三大类�再根据施工时间把资料划分为一期、二期工程�最后按照机构分前期档案资料、建设单位资料、监理单位资料、施工单位资料、竣工验收资料、其他档案资料。
�1�前期档案资料1�招标、招标补遗、投标文件的收集整理。
2�施工行政许可证、设计交底3�征地拆迁土地数量一览表4�合同书、协议书等�2�单位工程施工资料1�路基及构造物工程2�路面工程3�房建工程4�交通设施工程5�绿化工程6�工程照片7�支付资料�3�竣�交�工验收档案资料1�工程交工验收报告2�单项工程验收报告�机电工程验收、房建工程验收、环保工程验收、工程档案验收�3)工程竣工验收影像资料�4�新技术、新材料档案资料2、档案立卷归档制度凡是工程项目在各项活动中形成的具有现实查考使用价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的材料�必须归档保存。
立卷归档的基本要求(1�应归档的文件材料齐全、完整�书写材料字迹符合保存要求。
(2�分类组卷合理正确、案卷标题简明确切�关键要素�单位工程名称、分部工程名称、分项工程名称、立卷时间、归档人等�要求。
(3�卷内文件的排列�必须保持文件之间的联系�准确区分保管期限�便于保管和利用。
(4�案卷装订结实�页号编写正确�封面封底填写完整。
为了科学管理�了解库情�有利于保护、促进利用�使各项档案工作健全地发展�特制定本制度。
3、档案的统计�1�做好各类档案收进和移动登记台帐。
�2�做好档案查阅、借阅登记簿。
�3�每年年末对库存档案的数量、类别�提供利用情况�档案机构人员变动情况进行统计。
�4�坚持统计原则�仔细核对数据�按时、按质、按量完成各项统计工作。
第六章档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要�公司的其他人员需借阅非密级档案时�由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别�绝密级档案禁止调阅�机密级档案只能在档案室阅览�不准外借�秘密级档案经审批可以借阅�但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批�具体按委托书的内容执行。
4、档案借阅者必须做到��1�爱护档案�保持整洁�严禁涂改。
