秘书素质.ppt

《秘书素养》PPT课件
欢迎来到《秘书素养》PPT课件。本课程将帮助你了解秘书角色定位、秘书日 常工作以及秘书的职业素养。
秘书角色定位
秘书角色定位介绍
秘书工作的重要性以及秘书与领导之间的关系。
秘书的工作职责
接待来访人员、安排日常事务、协助领导展工作以及维护领导形象。
秘书日常工作
1
文件管理
文件收集与初审、文件归档与分类。
结束语
通过《秘书素养》课件，你已了解秘书角色定位、秘书日常工作以及秘书的 职业素养，并能为自己的职业发展提供指导。
展望未来，希望你能运用所学知识发挥秘书的重要作用，提升工作效率，并 在职业生涯中不断成长。
谢谢观看，如果有任何问题，请欢迎提问。
接待来访人员
2
来访人员的接待流程、来访人员的招待
安排。
3
时间管理
日程安排与调整、工作计划的制定和执
会议组织
4行。ຫໍສະໝຸດ 会议策划与筹备、会议记录与汇总。
秘书的职业素养
1 秘书的基本素质
语言表达能力、沟通协调能力、心理承受能 力。
2 优秀秘书的职业素养
保守机密性、保持专业意识、积极主动服务 领导、学习与提高自己。

会说 会写 会做事 会做人
案例分析与讨论
⑴ 从吕*在**公司应聘复试的过程中，分析公司需 要怎样的秘书？ ⑵ 吕*具有怎样的职业素养？ ⑶ 谈谈你由此案例受到的启发。
会说 会写 会做事 会做人
案例6
某董事长收到一封有长年生意往来的代理商 寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要他 速记下回信大意：“真没想到会收到这么不讲理的 信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为 止了。对此事，我还打算对外公开。”他要秘书依 据以上内容，迅速复函给对方。那么，秘书应如何 做呢？
“秘书呢，一旦表现得稍为高调，就会惹 人瞩目，有可能被认为过分抢风头。”
会说 会写 会做事 会做人
秘书“八戒”
一戒盲目遵从、缺少主见 二戒作风浮躁、处事不稳 三戒心胸狭窄、缺少气度 四戒私欲膨胀、忘乎所以 五戒妄自尊大、脱离群众 六戒头脑空空、不学无术 七戒假承意旨、越权办事 八戒麻痹大意、失密泄密
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*回答：“正好相反。我注意到贵公司的股票正在下跌，从有关 资 料上反映，这是贵公司与国际市场接轨进行产业结构调整和技术升 级出 现的暂时困难。经过这惊险的一跳，公司的综合素质和整体竞争 实力将 有极大的提升。我若能在公司机遇与挑战并存之际加入公司团 队，这是 我的荣幸。”
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*到**股份有限公司应聘总经理秘书职位，初试以优异的卷面 考 试成绩通过，复试由总经理亲自主持，当面回答总经理提出的问 题。
总经理问吕*：“吕小姐，从你的个人资料上看，你的毕业论文得 过奖，大学生演讲比赛得过第一名，你的口头表达和书面表达的语言应 用能力一定很过硬了。”
会说 会写 会做事 会做人

第四件事，是一个更改时间的问题。既然是和兄弟单位的同志的一个约 定，就完全可以更改时间，因为在一周前有约定，说明这个合作事项不是紧 急事情，可以改在下午或其他时间。另外，这个时间既可以在上班时间，也 可以在休息时间。但是，更改时间必须提前告诉对方。对于这一问题的回答， 多数考生在回答的时候认为是可以更改时间的，但是没有一个人想到提前在 今天晚上前告诉对方，让对方有所准备。 第五件事，也是一个更改时间的问题。因为上级机关来人明天上午9点 到并没有实质性任务，可以事先电话同来人联系，请来人推迟1小时到达， 或直接到宾馆休息。但是要注意事先安排好宾馆，并请宾馆安排人负责接待。 同时告诉来人住什么宾馆、谁接待，自己因为什么事情，只能在10点以后去 接待，请给予谅解。这一切的安排都要在今天晚上9点前告诉对方，让对方 知道。对于这一问题的回答，有考生认为，在自己参加起草的重要材料的讨 论会时，在9点前向领导请假半个小时，去接待上级机关来人，安排到宾馆 休息后再去参加会议，应当说也是可以的。但是，假如会议地点与接待地点 很远，需要的时间很长，应当怎么办？所有这样回答的考生都没有想到。
一个秘书可以分成几个级别？九个级别。 追求不一样，他们的收入也不一样。 一段秘书：发通知，发电子邮件，等待 开会； 二段秘书：发通知，电话确认，确保通 知到每个人； 三段秘书：发通知，落实参会人，在会 前30分钟提醒参会者参加会议，并落 实有没有变动，对临时有急事不能参 加会议的人汇报总经理，保证总经理 在会前知道缺席情况，也给总经理确 定缺席人是否必须参加会议； 四段秘书：发通知，落实参会人，会前 通知，检测用到的投影、电脑等设备 是否正常，并在会议室门口贴上：此 会议室明天几点到几点有会议；
根据轻重缓急
做好时间安排
• 其实，要回答好这个问题并不难，那么，应该怎样回答才能在面试中 得高分呢？那就是根据事情的轻重缓急，做好时间安排就行了。因为 是明天上午的事，有的事情，今天就可以作好安排，并不一定要等到 明天，即便白天不行，晚上也是可以的。 • 第一件事，就可以今天安排。为了尽孝道，在下午或晚上去 医 院同医护人员接触，做好该做的工作，并同母亲说明情况，然后委托 妻子或家里其他人明天上午陪伴。待明天上午处理完公务，再去看望 母亲。既不影响母亲开刀，又不影响工作和尽孝道。对于这一问题的 回答，绝大多数考生在回答的时候比较好，只有很少考生回答的不完 整。 第二件事，是明天上午自己必须要参加的。因为是自己起草的重 要材料讨论会，自己不去，就无法了解别人所反映的意见，更不便于 修改。不仅要在8点前到达，还要事先准备好会场和材料的讨论稿。 对于这一问题的回答，一部分考生认为是自己必须要参加的；一部分 考生认为可以委托别人参加，只要做好记录就行了；还有人认为有领 导者，可以“委托”领导，颠倒了主次和上下级之间的关系，应当说 是非常错误的。

(礼貌)
responsiveness
etc.
good clothing
(诚实)
(着装得体)
etc.
good grooming
(化妆得体)
etc.
能让 a dependable secretary(一个可靠的秘书)
人信 silence about confidential matters(能够保守秘书)
(有亲和力的性格)+(语言上的交流沟通)+(非语言上的交流沟通)
能给 cheerfulness
good language
goo)
感的 modesty
communication ability good manners
秘书 (谦虚)
(说话简单明了)
.
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第四节 秘书的培训与考核
报名时需提交的材料：报名者本人近期同底黑白 两寸照片六张，身份证和毕业证（在校学生提供学生 证）复印件各一份、在校学生所在学校出具的普通生 招生录取名册复印件（加盖公章）、在职人员所在单 位出具的连续工作年限和从事秘书职业工作年限证明、 国家机关事业单位在职人员个人工资级别审批表复印 件（加盖公章）。填写《职业资格考核审批表》一式 两份并经所在单位签署意见后，与上述材料一并提交 给报名点，同时缴纳鉴定考试费用。一般在报名处都 会有相关书籍卖。
D．整理办公室 处理上司身边的杂务
秘书技能及基本素质 信息管理、甄别等能力 信息筛选处理的能力 文章的表现力 起草文件的能力 计算机/打字机的操作技能等
计划组织能力 口头表达能力 计算能力 计算机/打字机的操作技能 非语言交流沟通的基本素质 随机应变、细心等基本素质 整理和整顿方面的能力 处理好人际关系等方面的能力

（六）较高的遵守纪律的自觉性
• 纪律 • 是我们事业成功的重要保证。 • 纪律 • 是推动一切工作正常运转的根本。 • 无规矩，不成方圆。
二、秘书提高政治素质的途径
• （一）勤于学习是重要基础
• 要勤于学习理论知识，增强超前意识。 • 要勤于学习先进榜样，明确追赶目标。 • 勤出成果。勤出聪慧。
•
秘书人员的工作经常涉及大量
的理论问题和政策问题，而做好秘
书工作，没有一定的理论水平和政
策水平是难以胜任的。
•
马克思列宁主义、毛泽东思想
和邓小平理论是无产阶级革命的科
学，是我们党制定一系列政策的理
论基础，也是一切行动的指南。因
此，学习这些理论知识，是提高秘
书人员各种素质的重要途径，特别
是提高政治理论素质有直接作用。
（二）勇于实践是最有效的办法
• 读万卷书，行万里路。
• 实践是最好的学习方法， 任何理论的深化都是在进一步 的实践的基础上完善的，没有 时间的渗透，理论就只能沦为 空洞与滞后。秘书工作是一件 实践性很强的的工作，所以强 调做好秘书工作意味着必须勇 于实践。
案例
• 孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。 因为收集信息是秘书的一项重要工作，手 头的事不多，我也在一旁跟着学。
机制、发挥社会主义市场经济建设
支柱作用的形势要求下，企业秘书
工作的责任更强，价值要求更高，
作用更大。在思想上树立廉洁勤政
的观念，在行动上，坚决贯彻中央
提出“五不准”，自觉抑制拜金主
义、自由主义和极端个人主义。
• 五不准是： • 1、领导干部及其亲属、身边工作
人员，不准违反规定插手“两烟” 及紧俏物资的经销； • 2、领导干部不准违反规定为自己 和亲属、身边工作人员插手承包工 程和开展经营活动施加影响； • 3、领导干部不准违反规定，干预 自己及其亲属、身边工作人员的调 动、升迁、出国、培训、奖惩； • 4、领导干部不准违反规定接受回 扣、红包和下级送的礼金； • 5、领导干部不准违反科学的民主 决策程序，个人批项目，批资金， 批土地等。

德：品德，职业道德，职业操守 能：工作能力 勤：工作态度，积极性 绩：工作效果
国家秘书职业资格考试
P84 国家职业资格工作网－全国统考－统考
职业－秘书
2003年新颁秘书7day钟点房国家职业标准
其他秘书职业考试
剑桥秘书证书考试——剑桥办公管理国际 证书
LCCIEB秘书职业资格证书
新闻：新修改《广东省实施〈妇女权益保 障法〉办法》将于10月1日正式实施
秘书的应聘与面试
招聘要求
案例 年龄、身体健康、学历、专业技能；文笔、英
语、现代办公设备使用能力 秘书的素养
学生期间应培养的技能：OFFICE软件，文字 组织能力，一定的英语水平，细致踏实……
秘书的推荐与应聘
考试局在全世界86个国家设有5000多个考试中心， 每年有八十多万人参加考试，是世界最大的及最受承 认的国际职业资格鉴定组织。它所颁发的证书及文凭 在这些国家受到广泛承认，被誉为"就职通行证"。 LCCIEB所设置的考试科目共有100多门，大致可分 为商务、文秘、语言、信息工程四大类，每个科目又 分成一级、二级、三级。每年有四个系列考试，以英 文为考试语言，全球性统一时间考试、统一评卷、统 一颁发证书，所颁发的证书有单科结业证书和群体证 书两种。LCCIEB证书代表着持证人具有较高的学业 知识和专业技能。
实事求是，勇于创新 刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 钻研业务，掌握秘书工作各项技能
内容回顾
秘书的性格要求
开朗 敏捷 稳健 坚毅 幽默 自制
问题
秘书需要具备的综合素养，如何进行培训 和考核？
本节课主要内容
1. 女秘书 2. 秘书的培训与考核

皮带的上缘。 领带与西服的颜色要互相衬托，而不要完全相 同。暗红色、红色和青色可以用作底色，主要 的颜色和图案要精致，不抢眼。 与西装和衬衫搭配时，应选择一种单色或有两 种图案或两种单色和一种图案的领带。
4、女士的着装
西服套裙是传统的选择。颜色可以是深蓝 、深灰、浅灰、咖啡色、驼色系列等。 这些颜色传递给人的感觉是: 成熟、能干、自信、沉着。 丝袜的颜色应接近肤色，黑色丝袜只能 配黑色裙子。 裙摆一定要遮住袜口。
对社会来说，礼仪是文化的积淀和道德风尚的反映，对 个人来说，礼仪是文化修养和交际能力的体现。 礼仪是神奇的东西，举手投足之间就能和别人建立沟通 的桥梁。温文尔雅的待人接物会让你赢得好人缘，从容得体 的应对会让你建立广泛的社交网络。 有“礼”走遍天下，礼仪能让你左右逢源，让别人无法 拒绝。礼仪不仅仅是一层华丽的包装，而是深入骨髓的风度 和修养。礼仪需要学习，更需要修炼，让优雅贯穿于生活和 工作的每一个细节中。 当你修身养性，让自己的内心充满关爱和尊重之后，自 然就会魅力四射，优雅从容。 。
深色西服套装是标准的公务场合着装。 *白衬衣，黑领结，黑皮鞋。全身上下服装的 颜色不宜超过三种。 *单排扣西服可以不系扣;如果系扣，两粒扣 式的只系上扣，三粒扣式的只系中间的那粒。 *双排扣的西服不宜敞开穿。 *深色西服一定要配深色袜子及皮鞋.白色袜 子不可与西服相配。
相关知识
领带的下端应长及皮带上下缘之间，或不短于
2.与会礼仪
会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序， 依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或 交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻 手轻脚，不影响他人。
3.会议座次的安排
一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌 会议。方桌会议占主要，容易分主次。 在方桌会议中，特别要注意座次的安排。以会议室的门 为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加 的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客 人坐在会议桌的左边。 在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记 住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位， 就可以了。