秘书学ppt2

会议后续工作
负责会议纪要的整理、发布和执行情 况的跟踪等工作，确保会议效果得到 落实。
文书处理与档案管理
文书处理
档案管理
负责各类文书的撰写、修改、审核等工作 ，确保文书内容准确、格式规范。
建立并执行档案管理制度，负责档案的分 类、编号、归档、保管等工作，确保档案 完整、安全。
档案利用
档案销毁
提供档案查询、借阅等服务，支持公司各 项工作的顺利开展。
秘书学全册精品完整课件
contents
目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务操作 • 秘书沟通与协调 • 秘书职业发展
01 秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是 一门综合性、应用性的学科。它以秘书工作为研究对象，着 力研究秘书工作的内在规律、基本原理、一般方法和现代秘 书人员的素养及能力等问题。
近现代以来，随着社会的快速发展和 科技的进步，秘书工作面临着新的挑 战和机遇。为了适应新形势的需要， 秘书学逐渐从经验型向科学型转变， 开始注重理论研究和学科建设。同时 ，秘书人员的职业素养和综合能力也 得到了不断提升。
当代秘书学的展望
当代秘书学在继承和发展传统秘书学 的基础上，更加注重创新和实践。未 来，秘书学将继续关注秘书工作的新 变化和新趋势，加强与国际秘书学界 的交流与合作，推动秘书工作的科学 化、规范化、高效化进程。同时，秘 书学还将注重培养具有国际视野和创 新精神的高素质秘书人才，为社会的 可持续发展做出积极贡献。
办公室安全管理
制定并执行办公室安全管理制度，确保员工 人身安全和财产安全。
会议策划与组织
会议策划
根据会议目的、主题、规模等因素， 制定会议策划方案，包括会议议程、 时间安排、场地布置等。

可向行政管理、人力资源管理、市场营销等相关领域转型。
转型准备
了解目标领域的知识和技能需求，提前进行学习和准备。
THANK YOU
做好接待的后续工作，包括送别、回 访、总结等。
接待服务
热情、周到地接待来宾，为来宾提供 优质的服务和便利。
05
秘书沟通与协调
秘书沟通概述
1 2
沟通定义 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的 传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的 通畅。
秘书沟通特点 秘书沟通具有明确的目的性、内容的务实性、方 式的策略性、过程的互动性等特点。
《秘书学》全套课件完整版
目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务技能 • 秘书沟通与协调 • 秘书参谋与辅助决策 • 秘书培训与职业发展
01
秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书 人员任职要求的科学，是一门综合 性、应用性的科学。
秘书学性质
谦虚谨慎
虚心向他人学习，谨慎处理事务，避免出错。
抗压能力
具备较强的抗压能力，能够应对各种复杂情 况。
04
秘书实务技能
文书处理技能
公文写作
熟练掌握各类公文的格式、 内容和写作技巧，能够撰 写规范、准确、简洁的公 文。
文件处理
熟悉文件的收发、登记、 传阅、催办等流程，能够 高效、准确地处理各类文 件。
在领导决策过程中，积极与相关部门和人员 进行沟通协调，确保决策顺利实施。
辅助决策概述
辅助决策的定义与作用
辅助决策是指秘书人员在领导决策过程中所提供的辅助性服务。其作用是帮助领导完善决策 方案、优化决策程序、提高决策效率。

办公设备操作
熟练掌握打印机、复印机、扫描仪等办公设备的使用技巧。
办公软件应用
运用Word、Excel、PowerPoint等办公软件，提高文档处理效 率。
网络通信工具
使用电子邮件、即时通讯工具等，实现高效沟通与协作。
文件管理与档案整理方法
文件分类与标识
按照文件性质、内容进行分类，采用 统一标识方法，便于检索和使用。
保密原则在信息处理中应用
• 加密原则：对敏感信息进行加密处理，确保信息安 全。
保密原则在信息处理中应用
保密措施
制定保密规章制度，明确保密责任和要求。
加强保密宣传教育，提高员工保密意识。
采用先进的保密技术和手段，如加密技术、防火墙等。
防止泄密措施和应对策略
防止泄密措施 加强物理安全，如设置门禁系统、监控摄像头等。 加强网络安全，如使用强密码、定期更换密码等。
档案保管与利用
03
选择合适的保管场所和保管方式，确保档案的安全性和可用性；
同时，积极开展档案利用工作，发挥档案的价值。
会议筹备、记录及跟进技巧
会议计划制定
明确会议目的、时间、地点、参会人员等要素，制定详细的会议计划。
会议资料准备
根据会议议题，准备相关背景资料、讨论材料等，确保会议的顺利进行。
会议筹备、记录及跟进技巧
明确沟通目标
在团队内部沟通时，首先要明确 沟通的目标和意图，确保信息传
达的准确性。
倾听与理解
积极倾听团队成员的意见和建议， 理解对方的立场和观点，促进有 效沟通。
表达清晰
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免使用模糊或含糊 不清的措辞。
保持开放心态
尊重团队成员的多样性，保持开 放心态，接纳不同意见和观点。

提高工作效率的策略
2024/1/27
合理安排工作时间
根据生物钟和个人习惯，合理安排工作时间，避免在疲劳时处理重要 任务。
减少干扰因素
关闭不必要的通知和提醒，减少社交媒体等干扰因素的影响，保持专 注力。
学会拒绝和委托
对于不重要或超出自身职责范围的任务，学会拒绝或委托给他人处理 ，避免浪费时间和精力。
合理安排工作和生活
合理规划工作时间，保持工作 与生活的平衡，避免过度劳累 。
增强自我认知
了解自己的性格特点、情绪变 化等，有助于更好地应对心理 问题。
2024/1/27
建立良好的人际关系
与同事、领导保持良好的沟通 和合作关系，减轻工作压力。
寻求专业帮助
当遇到难以解决的心理问题时 ，及时寻求心理咨询或心理治 疗的帮助。
工作效率和身心健康。
压力来源分析
02
工作压力可能来源于工作量过大、时间紧迫、人际关系复杂等
多个方面。
压力应对策略
03
积极应对工作压力，如合理规划工作时间、寻求支持、调整心
态等，有助于缓解压力对心理健康的负面影响。
25
常见心理问题及应对方法
1 2
焦虑
表现为过度担忧、紧张不安等。应对方法包括深 呼吸、放松训练、寻求心理咨询等。
应对危机
在危机事件发生时，迅速启动 应急预案，协助领导进行危机 处理，降低负面影响。
公关技巧
与媒体和公众保持良好的沟通 和合作关系，及时发布准确信 息，维护公司形象和声誉。
反思与改进
对投诉和危机处理过程进行反 思和总结，提出改进措施，不 断完善公司的管理和服务水平
。
15
04 秘书的时间管理与效率提升

主动汇报，及时沟通
主动向上司汇报工作进展和成果 ，及时沟通遇到的问题和困难， 寻求支持和帮助。
与同事的协作方法
建立信任，促进合作
与同事建立良好的信任关系， 积极促进团队合作，共同完成
工作任务。
分工明确，责任到人
明确每个人的职责和任务分工 ，确保工作顺利进行。
沟通协调，达成共识
在协作过程中，积极沟通协调 ，达成共识和一致意见，避免 产生分歧和冲突。
要任务的完成。
应对工作压力与挑战的策略
当遇到难以解决的问题时，秘书 应积极寻求同事或上级的支持和 建议。
注重休息和放松，保持良好的生 活习惯和健康的身体状态，有助 于更好地应对工作压力和挑战。
保持积极心态 寻求支持
时间管理技巧 自我关爱与调节
面对工作压力和挑战，秘书应保 持积极的心态，相信自己能够克 服困难。
合理规划时间有助于秘书更加专 注地完成任务，减少错误和疏漏 。
制定工作计划与优先级排序
1 2
制定工作计划
秘书应该根据任务的紧急程度和重要性制定详细 的工作计划，明确每项任务的完成时间和所需资 源。
优先级排序
根据任务的紧急程度和重要性，秘书应对任务进 行优先级排序，优先处理重要且紧急的任务。
3
灵活调整计划
秘书学的学科特点
综合性、应用性、实践性
秘书的角色与职责
秘书的角色定位
01
领导的助手、信息的枢纽、协调的高手
秘书的职责范围
02
办文、办事、办会，提供综合性服务
秘书的工作要求
03
高效、准确、保密、创新
秘书的职业素养与技能
职业素养
政治素质、职业道德、心理素质、文化素养
基本技能

………
4.司法公文
四、党政机关常用的公文文种
《国家行政机关公文处理办法》规定， 行政机关的公文种类主要有： （一）命令（令）；（二）决定； （三）公告；（四）通告；（五）通知； （六）通报；（七）议案；（八）报告； （九）请示；（十）批复；（十一）意见； （十二）函；（十三）会议纪要。
《中国共产党机关公文处理条例》 规定，党的机关公文种类主要有： （一）决议； （二）决定； （三）指示； （四）意见； （五）通知； （六）通报； （七）公报； （八）报告； （九）请示； （十）批复； （十一）条例；（十二）规定； （十三）函； （十四）会议纪要。
附：请示与报告的区别
请示与报告的区别主要有以下三点： １、用途不同。报告的用途主要是向上级机关汇报工作，反 映情况，供上级机关了解所属各部门情况，因此它不需要上 级机关回复；而请示主要是下级机关遇到无权决定、无执行 依据等问题，向上级机关请求指示或批准，因此需要上级机 关及时回复。 ２、行文不同。报告在事前、工作进行中和事后都可行文， 而不需要上级批复；而请示则必须在事前行文，需请上级批 复。 ３、内容不同。报告中不能写请示事项，而请示中则可以反 映情况，陈述意见，说明理由，明确地提出问题或要求，便 于上级了解，作出批复。
根据要求拟写文稿
江海市一些机关及事业单位的人事部门，纷纷 来信来电询问关于职工出境期间要求办理退休手续 的事，市人事局因没有现成文件可查，无法回答这 些问题，所以必须向省人事厅提出请示，希望得到 明确指示。其请示的具体问题是：① 国家机关、事 业单位的职工获准出境探亲，在探亲期间可否办理 退休手续，应何时办理？② 国家机关、事业单位的 职工在出境探亲期间，已取得所在地定居权或因重 病不能返回时，如何办理退休手续？③ 国家对于这 些人员的退休金发放标准是否另有规定？ 请代江海市人事局起草一份向省人事厅请求指 示的请示。

自我介绍: 姓名、职务---公务场合 与主人之间的关系---社交场合 为他人介绍： 先把男性介绍给女性，把年轻人 介绍给老年人，把职位低者介绍给 职位高的，以此表示对后者的尊重。
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介绍的姿势：
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相关知识：
• 为他人介绍时：先要了解被介绍双方有无相识的 愿望或必要。一般来说，身份和地位悬殊的双方 就没有必要介绍了.
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5.倾听者的礼貌 要和说话者有眼光上的交流和
语言上的呼应。
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与人交谈时，注视的几种类型:
①公务注视。目光应该注视对方双眼以上的额头部 位。 以示你郑重其事地在努力理解对方的话语。
②社交注视。目光应该注视对方双眼以下、嘴唇以 上的部位。以示你在欣赏对方并享受对方的话 语。
3、男式化妆步骤
刮脸 洁面 收敛 打底 双颊 修眉 唇 胡茬
4、女士化妆步骤
洁面 收敛 修眉 画眉 眼影 润肤 打底 画唇 双颊 定妆
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二、公务礼仪
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一.称呼、致意、介绍、握手
1.称呼
在国际交往中，一般称男士为先生;对于女性,称 “小姐”、 “女士”、“夫人”。
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秘书礼仪概述
秘书礼仪
1.含义
指秘书在与人交往时所使用的表示友好和互 敬的具体的行为举止。
➢礼仪是礼节和仪式的统称。 ➢ 礼节是表示尊敬、祝颂、哀悼之类的各
种惯用形式。 ➢ 仪式是使用在正式场合的具有固定程序
的一整套礼节。
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秘书礼仪概述
2.特点
（1）规范性。秘书礼仪是对人的行为举

尊重隐私和习俗
避免触犯别人的隐私和习 俗，以免造成不必要的误 会和冲突。
PART 05
现代秘书发展趋势与展望
REPORTING
现代秘书的发展趋势
多元化发展
随着全球化进程的加速，现代秘书需要具 备跨文化交流的能力，掌握多种语言，了
解不同国家和地区的文化背景。
专业素质提升
现代秘书需要具备专业知识，包括行政管 理、商务礼仪、沟通技巧等，以更好地履
《秘书学概论》ppt 课件
REPORTING
• 秘书学概述 • 秘书职业素养 • 秘书工作实务 • 秘书法律法规与礼仪规范 • 现代秘书发展趋势与展望
目录
PART 01
秘书学概述
REPORTING
秘书学的定义与特点
总结词
定义与特点
详细描述
秘书学是一门研究秘书工作规律、秘书职业行为规范和秘书实用技能的综合性应用学科。它具有综合性、应用性 、实用性和规范性的特点。
遵守法律法规
秘书应了解并遵守相关法律法规，避免工作 中出现违法行为。
主要法律法规
包括《中华人民共和国劳动法》、《中华人 民共和国公司法》等。
法律法规的更新
秘书应关注法律法规的更新，及时为公司提 供最新的法律资讯。
秘书礼仪规范
礼仪规范的意义
提升公司形象，促进内部沟通，增强团队合 作。
商务礼仪
如会议组织、商务接待、礼品赠送等场合的 礼仪。
根据组织的需求，撰写各类公文，如通知、报告、请示等。
文书审核
对各类文书进行审核，确保文书的准确性和规范性。
文书处理
对收到的文书进行分类、登记、传递和处理，确保文书的及时性和有效性。
文书归档
将处理完毕的文书进行归档，便于日后查阅和使用。

高级：出点子，行政总监或办公室主 任，参与决策。
中级：笔杆子，主要是文字秘书，其工 作对领导决策起重要作用。如调 查、信息、文稿起草等。
初级 ：跑腿办事，接待、联络、收发等。
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第二节 秘书部门
一、 秘书部门的涵义
秘书部门又称秘书机构。 广义的秘书机构:指承担办文办事、信息调研、综合协调、
督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称 办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、 调研、信访、行政、督查等部门。（如下图）
5
• 秘书是为政府机关、企事业单位、团体或 个人提供辅助管理、综合服务的人员。
——《秘书学》陈合宜著
• 秘书是专门从事办公室程序工作，协助领 导处理财务及日常事务，并为领导决策及 实施服务的人员。
——《秘书职业技能标准》 1998.5劳动和社会保障部
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• 所谓秘书专业，乃是办公室内特定主管的 助手。其任务，是在认可的职权范围内， 不必经过直接的督管，就能运用办公室的 工具，从事该主管制定的行政性任务。
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二、 秘书工作的原则
1.准确原则
理解和执行党和国家的现行方针政策。 收集和提供领导工作所需要的信息资料。 判断和贯彻领导意图。 处理各种秘书事务和领导者交办的事项。 进行文字表达和口头表达。
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2.及时原则
要确立正确的时间观念。 要讲究工作效率。 要分辨轻重缓急。 要变被动为主动。
3.严谨原则
严密地思考。 周详地运作。 谨慎地行事。
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4.同步原则
要同步思维。 要同步行动。 要同步提高。
5.保密原则
要强化保密意识。 要具备法律知识。
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三、秘书工作的特点
从属性
是现代秘书工作最根本的属性和特点。 • 辅助性（被动性）

一、秘书的涵义


4、社会职业 就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职 业之一。它属于第三产业（服务性行业）， 它以其处理文书、事务的知识和管理能力 为社会各行业和团体服务。如政府机关、 企事业单位、社会团体和个人等。 欧美许多科学家、教授、医生、律师、著 名演员和运动员都聘请私人秘书，作为自 己工作和生活的助手。
二、秘书的类别与层次



2、私人秘书（非公务秘书） 私人秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务 的秘书。 这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企 业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、 民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他 个人聘用的秘书等。 这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪 由聘用者支付。




一、秘书的涵义


3、行政职位 在现代中国，各级政府机关和大型国企及 事业单位都设秘书长、办公室主任和秘书 职位，秘书成为管理和处理日常行政事务 的重要人员，成为行政首长的得力助手。 在许多国家，政府机关秘书，属于文官范 畴。我国也规定政府秘书属于公务员。其 中，秘书长属于政务类公务员，一般秘书 属于事务类公务员。
二、秘书的类别与层次



按秘书承担职责范围大小和工作任务轻重，在纵向上分为三个层次。 1、高级秘书 ：指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、 单位不同（在中央机关或地方机关),但都是领导者的重要助手，日常行 政工作的负责人，有的人本身就是领导成员。如政府的秘书长，同时也 是政府的领导成员之一。其职责是 “参与政务，管理事务”，协助首 长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务 工作等。 2、中级秘书：指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、 秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集 和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。 3、初级秘书：指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服务 性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发 保管和其它事务工作是其主要任务。他们不一定有秘书的职称，但通 常也被称为秘书工作人员。

第四节 协调关系
第四节 协调关系 一、协调的含义和类型 二、秘书协调的特点 （一）非权力支配性 （二）非职责限定性 （三）非确定地位性 三、秘书协调的作用 四、秘书如何有效地搞好协调工作 （一）秘书协调的程序：受托、审理（控制协调的范围和数量，以防协调升级或扩大）、核查（核实和分析，以便统一认识和行动）、协商、处理 （二）秘书协调的手段：一是思想疏导和教育（软协调）；一是强制性疏导，即用行政的、经济的、组织的、法制的手段疏导（硬协调）。 （三）秘书协调的方式：文件协调；情况协调；制度协调；会议协调；面商协调；现场办公。
信息保密
五、信息保密 1，注意事项：主要是注意在以下一些场合和环节中强调保密。 （1）口头信息：交谈；电话；来访；会议。 （2）书面信息：登记；签收；传递；封存；整理；送交；复印；传真；缩微；粉碎。 （3）电子信息：电脑；打印；核对；密码；杀毒；备份； 2，保密范围 （1）文件；（2）会议；（3）科技。 （4）特定信息：人事、财务、产品、客户。
伍
目录
第一小节
第一章 导论
第一节 秘书 一、秘书的含义 二、我国秘书和秘书机构的历史沿革 三、现代秘书的类别： 1、按服务对象和经济来源的不同，分公务秘书和私人秘书 2、按业务范围的宽窄，分通用秘书和专业秘书 3、按秘书辅助对象不同，分集体秘书和个人秘书 4、按秘书投入精力情况，分专职秘书和兼职秘书 四、现代秘书的层级
第四节 秘书机构的领导和管理 一、在常规情况下的领导和管理举措： （一）秘书的弹性分工和灵活调度 （二）为领导班子服务的周密安排 （三）对常规性工作和突击性工作的合理部署 （四）把握秘书工作有张有弛的节奏 二、在改革开放的新形势下秘书机构的领导和管理举措： （一）加强秘书队伍的建设，保证秘书队伍的稳定； （二）健全秘书机构的各项规章制度； （三）完善秘书机构的工作规范； （四）要加强对秘书机构的目标管理； （五）建立有效的激励机制。