归档文件整理培训

归档文件整理培训随着社会的发展，文件档案管理变得越来越重要。

许多组织和企业意识到管理文件档案的必要性，因此越来越多的人开始接受归档文件整理培训。

本文将介绍归档文件整理培训的重要性，以及其中的细节和技巧。

一、为什么需要归档文件整理培训？文件归档是一项重要的任务，它有很多好处：1. 提高工作效率。

文档档案翻找、查找文件太慢会耗费大量时间，而一份好的归档系统可以帮助工作人员更快地找到文件。

2. 减少错误。

一个好的归档系统可以减少文档丢失的风险，并确保文件存档完整和正确。

3. 提高安全性。

归档文件进行正确的归档、分类和标记可以确保文件的机密性得到保护，防止泄密或损坏。

4. 为组织提供合规性。

规范的文件管理可以为组织提供证明他们自己遵循合规性方面的考虑，符合法规。

考虑到所有这些好处，归档文件整理培训就成为了一个必要的工作，以下是几个培训细节和技巧。

二、培训中需要注意的细节1. 自适应学习：归档文件整理培训可能需要涉及的标准程序、工具和技术，并且还可能包括相关规定和法规。

因此，不能要求所有人都有相同的归档文件整理经验。

当进行培训时，应该确保培训课程适合所有参加者的需求。

只有这样培训才可以走得更远。

2. 定期练习：成功地改进归档文件整理程序需要一定的时间。

所以，在实际工作中尽可能多练习、做实际案例是不错的方式。

要建立实践方案，培训者可以让参与者尝试不同的程序和技术，并在课堂上进行练习。

3. 测量绩效：培训中应该设置好符合课程主题的绩效评估方法。

定期测量学员的归档效能，以确保学员的表现与机构期望相符。

识别某些学员可能需要额外的支持并避免落下。

4. 关注课程更新：归档文件整理培训通常需要依赖技术和工具。

这些技术和工具经常更新和改进，所以课程应该定期更新，以保证培训中涵盖的所有内容是最新和最全面的。

三、培训中的技巧1. 基础知识：企业持续的归档工作都需要一套专业知识，并且更换的员工也需要了解。

因此，基础课程应包括档案管理的基本原则、归档方法、安全措施、标记和查询技术。

《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。

2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。

《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。

大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。

因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。

我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。

下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。

一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。

企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。

《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。

国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。

对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。

因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。

档案培训内容一、文件归档的鉴定一是鉴定归档文件是否有保存价值，就是用来确定归档文件的整理范围。

二是确定文件归档后保管期限的长短。

文件类范围：1、本公司制定的法规政策性文件材料。

2、本公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。

3、本公司职能活动中形成的重要业务文件材料。

4、本公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

5、本公司机构演变、人事任免等文件材料。

6、上级部门制发的属于本公司主管业务的重要文件材料。

7、同级部门、下级部门关于重要业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料。

科技文件类范围：科技文件纸质载体的主要有文字文件、图样文件和其他形式的文件，有机械制造业、建筑业和其他专业科技文件。

生产技术质量类范围：生产准备、生产安全、生产组织、生产调度工作。

技术质量方面有产品设计任务书、设计鉴定及审批、技术协议书、技术条件、产品图纸、产品变更图、产品变更报告单、产品工艺类、产品的市场调研、立项论证、设计，试验报告、质量分析、标准化审查报告、试制总结、鉴定书、计量化验类报告书、产品的检验、包装，产品的鉴定、产品质量事故分析及处理报告。

市场销售类范围：产品的市场调研、考察、开发及相关文件、产品协议及各类合同的签订、产品销售与售后服务、市场反馈情况。

经营管理类范围：会计类相关的各类统计报表、资产管理、房产管理、资本运作、对外投资、股权管理、多种经营管理、产权变动、清产核资、属于企业的所有知识产权和商业秘密及其管理、财务管理、资金管理、成本价格管理。

招投标项目管理、本公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

采购管理类有物资采购申请、批准、采购调研、物资报价、采购合同、物资保存、供应和流通。

基建工程管理有征用土地批准文件及拆迁、补偿协议书、承发包合同、协议书、招标、投标文件、施工执照。

基建施工管理有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、原材料及构件出厂证明质量鉴定、建筑材料试验报告、设计变更、工程更改洽商单、施工定位测量、地质勘察、隐蔽工程验收报告、工程记录及观测、检查评定材料、交工验收记录证明、竣工报告、竣工验收报告、竣工图。

归档文件收拾整理的讲义——收集工作,装订,分类,排列,编号,编目,装盒收集工作(一)收集(归档)范围凡本单位在职能运动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,均属归档范围.它包括三个方面:一是本单位制发的正式文件(包括代上级机关起草的文件);二是外单位的来文;三是本单位形成的没有文号的文件.(二)收集要求与方法1,要求:指对文件材料的要求.(1)要齐全完备.本单位的发文要签发手续齐全,正文与底稿(或发文稿纸)齐全;会议记录要有时刻,所在,参加对象,记录人,会议首要内容.(2)用纸要规范.希罕是记录本,不能用小于16K的通俗训练本,应选择16K或A4用纸.过小的要进行粘贴.(3)要求行使耐久的字迹材料,如黑墨水,红印泥,激光打印;不能用圆珠笔,复写纸,传真纸,色带打印等不耐久的字迹材料.收集方法定期收集与平时收集相结合,要主动收集,还要把好发文关,要有规范的文书处理程序.收拾整理归档文件的收拾整理是将应该归档的文件以件为单位进行装订,分类,排列,编号,编目,装盒,使之有序化的过程.首先要做到四个分开.(一)归档与不归档的文件材料分开收集来的文件并不是每一份都要归档的,我们要纠正两种错误认识,一是有文必档,二是红头文件(上级来文)都要归档.平常有以下几种文件可以不归档.1,上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免,奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;2,本机关文件材料中的重份文件,无查考使用价值的事务性,一时性文件,平常性文件的历次修改稿,各次校对稿,无非凡保存价值的信封,不需办理的平常性人民来信,电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,相关工作参考的文件材料;3,同级机关的文件材料中,不需贯彻实行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;4,下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的文件材料.(二)年度分开文书档案是按年度进行收拾整理的,假如你这个单位几年未收拾整理了,那么首先要将各年度的材料分开,同一个年度的文件材料放在一路,注意几点:1,平常以文件形成日期为准.2,计划,总结,预决算,统计报表,赞誉等统一以文件的签发日期判断所属年度.跨年度形成的会议文件归终结年.几份文件作一件时,"件"的日期以排在前面的文件落款日期为准.(三)保管期限分开目前,文书档案分永世和定期两种.定期中再分为30年和10年.各单位应根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求,结合本单位的实际,订定出一个科学,合理的保管期限表.以此为依据对归档文件划定保管期限.我们不能随意延长保管期限.(四)类别分开按内设机构进行分类.经过实践,这种分类法比较直观,便于操作,有一个机构就设置一个类,机构名称就是类目名称,各类之间的顺序可按照本机关机构序列表的规定或风俗次序排列.在分类时,是哪个团体(内设)机构在职能运动中形成的文件,即归入该机构;由几个机构共同承办的文件,归入主办机构.需要说明的是:我们如今采用的是年度&mda shmdash;保管期限分类法,以是各类别之间只起到一个排列次序的作用.(五)装订1,件的确定.平常以每份文件为一件,文件本来与定稿(发文稿纸)为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;主要文件的正文与历次修改稿可各为一件,正文与文件处理单为一件;来文与复文(指请示与批复,报告与批示,函与复函)为一件;另外,报表,名册,图册等按其原来的装订体式格局,一册(本)为一件;会议记录以一次会议为一件;介绍信存根可以一本为一件;调资表以一次为一件.2,件内排列:正文在前,定稿在后;正文在前,发文稿件在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文为一件时,复文在前,来文在后;文件处理单在前,正文在后.3,平常以件为单位装订,会议记录,会议材料等成套性的可装订在一路.4,永世,30年保存的文件需换不锈钢钉,较厚的可三孔一线装订.(六)排列在同一保管期限内的归档文件应按分类表上各个条款的排序进行排列,同一条款的文件应按时刻次序集中排列.不同保管期限的文件不能混在一路.因故未及时收拾整理归档的零散文件材料,可排在同一年度,期限的悉数文件的最终,或并入关系密不可分的相干文件中作为一件.(七)盖归档章和页数章归档章应盖在每件文件首页的正上方居中位置,格式为:全宗号年度室编件号收文日期8㎜16㎜保管期限馆编件号收文号60㎜页数章盖在每份文件首页的右上角,格式为共页8㎜15mm(八)编制归档号归档文件应依分类方案和排列次序逐件编写归档号.包括全宗号,年度,保管期限,室编件号,馆编件号,机构(题目)等项目.其中机构(题目),馆编件号都不要填写.全宗号:档案馆给各立档单位的代号.年度:填写文件归档年度,用四位阿拉伯数字表示.保管期限:可填写归档文件保管期限的简称(永,30年,10年).室编件号:在归档章室编件号的位置上,按照归档文件的排列次序进行编号.注意:(1)每份文件都必须编件号;(2)同一年度,同一保管期限的只编一个流水号;(3)归档章的最终两格作"收文章"行使.5,总页数:填写每一件归档文件中有图文的页面的总数.(九)编目归档文件在编好件号以后就应按照件号次序编制归档文件目录.归档文件应逐件编目.归档文件目录设置件号,责任者,文号,题名,日期,页数,备注等项目.1,件号:填写室编件号.2,责任者:制发文件的团体或小我即文件的发文机关或署名者.除了著作,论文等署小我姓名外,其它不填小我姓名.如一件文件有几个笔者,只要填写一至二个首要笔者加"等".文号:文件的发文字号.平常由机关代字,年度,次序号构成.如:通发[2005]6号.注意:不能把期刊号填在醋鞴鸥. 题名:文件问题.注意:(1)任免,奖惩文件,题名中未显露本单位或本单位人的姓名,但文件中有本单位或本单位的人,原题名照抄,把本单位或本单位人的姓名增补在原题名后面并加"()".(2)介绍信及存根必须把每小我的姓名都写上.如:团体关系介绍信(XXX,XXX,XXX).(3)会议记录,要写上每次会议的首要议题,整个题名加方括号.(4)文件有并列题名的,并列题名与正题名一并抄录.(5)没有题名或题名不规范的要自拟问题并加中括号,但不能在文件问题上涂改.(6)文件的附件自力性强,正文问题不能反映附件内容时,附件问题可一并抄录,外加"( )"标注.(7)假如文件问题太长,题名栏输不下,可输在文本栏,并在题名栏注明"详见文本".5,日期:文件的形成时刻,以8位阿拉伯数字标注年月日.如:20040102.6,页数:每一件归档文件的页数.文件中有图文的页面为一页.7,备注:解释文件需说明的情况.归档文件目录用纸为A4型,永世,30年的一式二份,一份装订成册,一份报档案局.件号责任者文号题名日期页数备注(十)装盒将归档文件按室编件号次序装入档案盒,并填写档案盒封面,盒脊及备考表项目.注意:不是同一保管期限的不能装在一个盒里,建议行使统一厚度的档案盒.全宗号年度保管期限机构(题目)起止件号室馆盒号1,档案盒封面应标明全宗名称.2,在盒脊上填写全宗号,年度(阿拉伯数字), 保管期限,室编件号.其中,起止件号填写盒内第一件文件和最终一件文件的件号.虚线上方写起号,虚线下方写止号,只写室编件号;盒号可不编,要编用铅笔.分保管期限编历年大流水号.3,备考表备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明,收拾整理人,搜检人和日期.盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损,修改,增补,移出,烧毁等情况.收拾整理人:负责收拾整理归档文件的人员姓名.平常指本单位档案人员.搜检人:负责搜检归档文件收拾整理质量的人员姓名. 日期:归档文件收拾整理完毕的日期.。

档案处理培训讲义一、档案处理概述1.1 什么是档案处理档案处理是指对组织或个人的文件、记录、资料等信息进行整理、归档、保管、检索等工作。

1.2 档案处理的重要性良好的档案处理能够帮助组织或个人更好地管理信息，提高工作效率，保障信息安全和合规性。

二、档案处理的基本原则2.1 完整性对档案的整理、归档过程应当保证档案的内容完整，避免遗漏或损坏。

2.2 有序性档案应当按照一定的顺序或分类体系进行归档，方便检索和管理。

2.3 保密性对于涉及机密信息的档案，应当严格保密，限制查阅和使用权限。

三、档案处理的流程3.1 档案整理对已有的档案进行分类、审核、清理，保证档案的完整性和有序性。

3.2 档案归档根据一定的分类标准将档案进行归档，并建立档案检索系统，方便管理和查阅。

3.3 档案保管制定档案保管制度，确保档案的安全和完整性，避免丢失或损坏。

3.4 档案检索建立档案检索系统，提供便捷的检索工具，方便用户快速找到所需信息。

四、档案处理的工具和技术4.1 档案管理软件利用专门的档案管理软件，可以帮助组织更好地管理和使用档案。

4.2 数据备份定期对重要的档案数据进行备份，防止意外丢失或损坏。

4.3 电子档案逐步将纸质档案数字化，提高档案的管理效率和安全性。

五、档案处理的注意事项5.1 多备份重要的档案数据应当进行多重备份，避免单点故障导致数据丢失。

5.2 定期检查定期对档案进行审查和整理，保证档案的内容和质量符合要求。

5.3 定期培训定期对档案处理人员进行培训，提升他们的档案处理技能和意识。

六、总结档案处理是组织管理和个人信息管理中不可或缺的一部分，良好的档案处理能够提高工作效率，减少错误和风险，保障信息安全和合规性。

希望通过本讲义，您能够更加了解档案处理的重要性和方法，从而更好地管理自己的档案信息。

工程资料整理归档培训课件工程资料整理归档培训课件在现代社会中，工程项目的数量不断增加，各种各样的工程资料也随之产生。

这些资料对于工程项目的顺利进行和后续的维护管理都起着至关重要的作用。

然而，由于工程资料的数量庞大和种类繁多，很容易出现混乱和丢失的情况。

因此，对于工程资料的整理归档变得尤为重要。

一、工程资料整理的意义工程资料整理的目的在于将各种工程资料按照一定的规则和标准进行分类、整理和归档，以便于后续的查阅和使用。

通过合理的整理，可以提高工作效率，减少时间和精力的浪费。

同时，工程资料的整理还能够为项目的后续维护和管理提供重要的依据和支持。

二、工程资料整理的步骤1. 收集资料：首先，需要将所有与工程项目相关的资料进行收集。

这些资料包括设计图纸、合同文件、技术规范、验收报告等。

收集资料时要注意保持资料的完整性和准确性。

2. 分类整理：将收集到的资料按照一定的分类标准进行归类。

可以根据项目阶段、资料类型、工程专业等进行分类。

分类标准要尽量简单明了，方便后续的查找和使用。

3. 编制目录：根据分类的结果，编制一份详细的目录。

目录应包括资料的名称、编号、所属分类等信息。

目录的编制要规范统一，便于查阅和管理。

4. 文件整理：根据目录，对资料进行文件整理。

可以使用文件夹、文件柜等工具，将资料按照分类和编号进行整理。

同时，要对文件进行标注，以便于快速找到需要的资料。

5. 归档存储：将整理好的资料进行归档存储。

可以选择电子存储和实体存储相结合的方式，确保资料的安全和可靠性。

电子存储可以使用云盘或专门的资料管理系统，实体存储可以选择专用的文件柜或存储箱。

三、工程资料整理的注意事项1. 规范命名：在整理资料时，要注意对资料进行规范的命名。

命名要简洁明了，能够准确反映资料的内容。

同时，要避免使用过长或过于复杂的命名方式。

2. 定期更新：工程项目的资料是不断变化和更新的，因此，在整理归档后，要定期进行更新和维护。

及时删除过期的资料，添加新的资料，保持整个资料库的时效性和准确性。

行政部门文件整理培训通知
尊敬的各位同事：
为了提高行政部门文件整理工作的效率和质量，促进工作流程的
规范化和标准化，我部决定开展行政部门文件整理培训工作。

现将有
关事项通知如下：
一、培训目的
通过本次培训，旨在帮助各位同事全面了解文件整理的重要性，
掌握文件整理的基本原则和方法，提升文件整理的技能水平，确保文
件管理工作的科学性和规范性。

二、培训对象
全体行政部门工作人员，特别是负责文件整理和管理工作的同事。

三、培训内容
文件整理的概念和意义；
文件分类与归档原则；
电子文件管理与实践；
文件保密与安全意识培养；
文件销毁与归档规范。

四、培训时间和地点
时间：具体时间将另行通知；
地点：行政会议室。

五、培训方式
采取专业讲授、案例分析、互动讨论等多种形式，注重理论联系实际，使培训内容更加贴近工作实际。

六、注意事项
参加培训人员应按时参加，认真听讲，积极参与互动环节；
带好笔记本和笔，做好笔记，及时记录问题和收获；
培训期间手机静音，并保持课堂纪律。

以上为行政部门文件整理培训通知，请各位同事提前做好准备，积极参与培训，共同提升文件管理水平，提高工作效率。

谢谢！
行政部门
日期：XXXX年XX月XX日。

档案整理培训计划方案一、培训目的随着信息化时代的到来，各种电子文件和纸质文件的积累越来越多，档案整理成为一个重要工作。

为了提高员工的档案整理能力和水平，制定档案整理培训计划，使员工具备较强的档案整理能力，提高档案整理工作的效率和质量。

二、培训对象全公司所有部门的职工，特别是主管档案整理和管理工作的人员。

三、培训内容1. 档案整理的基本知识介绍档案整理的基本概念、目的和重要性，使员工了解档案整理工作的意义。

2. 档案整理的原则介绍档案整理的原则和方法，包括保密原则、分类原则、文件夹命名规范等。

3. 档案整理工具和设备的使用介绍档案整理工作常用的工具和设备的使用方法，包括文件夹、文件柜、打印机等。

4. 档案整理的流程介绍档案整理的具体流程，包括文件的收集、整理、分类、归档等。

5. 档案整理的技巧介绍档案整理的一些技巧和方法，包括文件夹的标注、文件的整理和归档等。

6. 档案管理系统的使用介绍公司档案管理系统的使用方法，包括登记、查询、检索等功能的操作。

7. 档案整理案例分析通过实际案例的分析，学习档案整理的实际操作方法和技巧，提高员工的实际操作能力。

四、培训方式1. 理论讲解：通过讲座的方式介绍档案整理的基本知识、原则和流程。

2. 实践操作：通过实际操作文件、文件夹等，让员工亲自动手实践档案整理操作流程和技巧。

3. 案例分析：通过实际案例的分析，让员工学习档案整理的实际操作方法和技巧。

五、培训时间为期一周，每天安排4个小时的培训时间，具体时间安排根据公司实际情况确定。

六、培训地点公司内部会议室或培训室，具体场地根据实际情况确定。

七、培训方法采用集中授课、讨论交流、实际操作的多种培训方法，让员工能够全面系统地学习和掌握档案整理的理论知识和实际操作技能。

八、培训资料准备档案整理的相关教材、案例和实际操作材料，为学员提供必要的学习资源。

九、培训人员由公司内部有相关经验和专业知识的员工担任培训讲师，进行专业、系统的教学。