酒店采购流程及其控制管理

的了解和管理 • 采购部人际关系复杂致使其工作效率低下
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六、酒店采购管理控制制度
1、采购原则 严格执行询议价程序 采购会审、合同会签制度 职责分离 一致性原则 廉洁制度
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2、采购程序管理控制
A.供应商的选择
（1）、供应商必须证照齐全，具有相关资质。 （2）、对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面 地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售 后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录， 会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和 审计。
4.物资验收入库
5.报销及付款
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采购计划流程图
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物品采购流程图
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采购付款流程图
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四、采购物品分类流程概括
1、 部门新增物品的采购工作流程：
部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告， 经董事会审批后，连同“采购申请单”一并送交采购部。
采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求， 在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意 见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购 部立即组织实施。
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（3）、在选择供应商时，必须进行询议价程序和 综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、 技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商 的报价不能作为唯一决定的因素。 （4）、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的 发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应 商或在其间进行交互采购。
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单”且采购申请单内 须注明资料。
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五、酒店采购问题分析
1、采购的内部管理机制不够完善 • 采购部门设置有欠缺，对采购员的监督失效 • 缺乏采购计划部分 • 酒店采购人员专业性不强
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2、采购的具体操作存在弊端
• 采购订单不规范，降低了采购效率 • 采购信息沟通不畅，仓储采购管理软件亟待开发 • 采购单审批效率低下导致酒店采购进程缓慢 • 采购简单，未建立良好的供应链，缺乏对供应商
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4、审计监督 （1）、在采购询价、议价、合同签订、合同执行和 采购结算过程中，必须有相关部门参与，财务部门要 全程参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。 （2）、采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的 监督和质询。对于采购人员在采购过程发生的违反廉 洁制度的行为，将按公司有关制度处理。
蔬菜、肉类、冻品、 三鸟、海鲜，水果等物料 的采购申请，由各酒吧、 各部门总厨或主管，根据 当日经营情况，预测明天 用量，填写每日申购单交 采购部，采购部当日下午 以电话落单或第二日直接 到市场选购。
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5、 燃料的采购工作流程： 采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、
石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单。 采购申请单经何董事签批同意后送采购部经
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二、酒店采购途径
目前在酒店行业大规模的 酒店用品采购，仍然是以 公开招标为主，数据显示 38%的酒店以此为主要采 购方式。除了公开招标外， 定向采购成为酒店采购的 一个主要方式，定向采购 一般都是与酒店进行长期 合作的企业。
三、酒店采购总体流程概括
1.制定采购计划
2.审批采购计划
3.物资采购
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2、 仓库补仓物品的采购工作流程：
仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线， 在存量接近或低于采购线时，仓库主任要填写一份仓 库补仓“采购申请单”，且采购申请单内须注明资料。
经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部 经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。
采购部经理初审同意后，按要求立即组织实施， 一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况，要向主管 领导汇报。
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C.付款程序 （1）、采购部根据付款计划提出申请，各主管签字， 后附付款明细单，交给财务部办理付款手续。 （2）、发票：付款时必须索要发票，核对发票内容 是否和合同一致，并填写发票明细单，将蓝绿两联 分别放在一起，蓝联粘在一起、签字后交给财务部 核销。
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3、违约处理
（1）、货物出现延期后，采购部应及时通知相关部 门。 （2）、货物出现质量问题后，由使用部门提出意见， 报部门经理，交采购部处理。采购部接到意见后，将 情况上报总经理，并按投诉做紧急处理，将情况发邮 件并书面报给供应商，要求供应商换货或退货。 （3）、采购部与供应商协商不成的，或造成损失的， 由财务部核算损失，采购部负责追索。追索不成，由 法院裁决。
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酒店采购流程及其控制管理
一、酒店采购的基本定义
酒店采购是酒店的一个管理部门，叫采购管理。要 负责制定采购管理办法、采购物品质量验收管理办 法、供应商管理办法、采购人员绩效考核管理办法、 仓储管理办法、采购人员薪资、绩效、培训管理办 法。还要草拟各种单据：请购单、入库单、采购计 划表、采购物品审批表、采购报表等。
B.采购程序 （1）、日常及其他零星物品的申请，由各使用部门 报综管部统一申请。 （2）、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部 门协调财务及使用部门共同完成，报总经理审批。 （4）、采购过程中发生变化时，需求部门应出具采 购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。 （5）、行政部负责接收报告的出具。
理初审，采购部经理初审同意后，按 “采购申请 单”内容要求，经酒店采购审批程序报批，董事会 批准后，采购部立即组织实施.
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6、 维修零配件和工程物料的采购工作流程 ：
• 大型改造工程或大型 维修活动，工程部须 做工程预算，并根据 预算表项目填写采购 申请单，且采购申请 单内须注明资料。
• 工程仓日常补仓由工 程部填写“采购申请
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3、 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：
如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填 写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。
经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单 一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明 以下资料。
采购部按要求组织采购。
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4、 鲜活食品冻品的采购工 作流程：