企业档案管理业务培训ppt

（五）重大活动档案的接收

重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形 具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志 物等不同形式的历史记录。

重大活动的组织承办单位或者承担组织、承办 工作的单位，应当自重大活动结束之日起4个月 向同级国家档案馆移交重大活动档案。重大活 形成的全部档案独立构成全宗，档案的编目、 等工作，由接收档案的国家档案馆按照档案整 则进行。
（四）撤销机关档案的接收
1. 撤销机关的档案：由撤销机关负责整理和鉴定， 照规定全部移交给有关档案馆或由主管机关代管 2. 一个机关撤销后，业务分别划归几个机关：其档 为一个整体由其中一个机关代管或向有关档案馆 3. 一个机关并入另一个机关，或者几个机关合并为 新的机关：其档案作为一个独立的全宗由合并后 机关代管，或向有关档案馆移交； 4. 一个机关内一部分业务或者一个部门划归另一个 其档案不得从原全宗中抽走并带入接收机关，可 阅或者复制； 5. 机关撤销或者合并时，尚未处理完毕的文件材料 以移交新的机关继续办理，并作为新的机关的档
（三）档案整理的原则
按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史 充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利 1. 保持文件之间的历史联系 文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中 的内在联系。 （1）文件在来源上的联系。 （2）文件在时间上的 （3）文件在内容上的联系。 （4）文件在形式上的 2. 充分利用原有的整理基础 原有整理结果基本可用: 原有整理状况明显不合理:
档案管理专业培训
档案管理的主要研究对象：

档案的收集、整理、鉴定、保管、检
统计、编研和提供利用
第一节 档案收集
一、档案收集的内容和要求

什么是档案收集？

档案管理培训 ppt课件(完整 版)pdf
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目 录
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• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案保管与利用 • 档案信息化建设 • 档案管理法规与标准 • 档案管理实务操作
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01
CATALOGUE
档案管理概述
3
档案的定义与分类
档案的定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在社会活动中形成的具 有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。
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档案利用的方式与手续
档案利用的方式
提供借阅、复印、扫描、拍照等多种利用方式，满足不同需求。
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档案利用的手续
申请者需填写档案利用申请表，经审批后方可获取所需档案。同时，需遵守档案室的借 阅规定和保密要求。
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档案安全与保护
档案安全
建立健全的档案安全管理制度，加强档 案室的安全防范工作，确保档案实体和 信息安全。
档案鉴定与销毁
了解档案鉴定和销毁的程序和标准，正确处理档案的保存与销毁问 题，确保档案的安全和有效利用。
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档案保管与利用实务操作
1 2
档案保管的原则和要求
遵循档案保管的原则，确保档案的完整、安全和 有效利用。掌握档案库房管理、档案保护技术等 知识，提高档案保管水平。
档案检索与利用
熟悉档案检索工具和方法，提高档案检索效率。 了解档案利用的规定和程序，正确处理档案利用 中的各种问题。
数据库管理
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制定数据库管理规范，明确数据库管理员的职责和权限。
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档案数据库建设与管理

页数 式
注
2005- 5 06-02
题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随 意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容， 无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟， 附于原题之后，外加“[ ]”号
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47
归档文件目录
全宗号 类别号 年度 A 2003
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
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28
▪ 由各部门分别整理归档的单位
▪ 先将归档文件按部门或（商户）分 开，再将同一部门或（商户）的文 件按三个保管期限分开，同一保管 期限内按时间先后排列。
尽可能将关系密切的同一活动、 同一工作、同一会议形成的文件材 料排列在一起。
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29
▪ 统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件 形成的时间顺序进行排列。
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A 企业管理性档案
一、档案具体业务工作内容：
收集、整理、鉴定、检索、保
管、统计、编研和提供利用八
个环节，前六个环节称为基础
工作，后两个环节称为编研利
用工作
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9
二、件的含义
▪ 单份文件，每份文件为一件； ▪ 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
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10
▪ 正本与定稿（最终的修改稿）为一件； ▪ 正件与附件为一件； ▪ 正文与文件处理单为一件；（例1） ▪ 原件与复制件为一件； ▪ 转发件与被转发件为一件；
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式

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人事档案
❖人事档案是人事部门按党的人事政策，在 培养、选拨和任用人员等工作中形成的记 载个人经历、政治思想、品德作风、业务 能力、工作表现、工作实绩等内容的文件 材料，是历史地、全面地考察了解和正确 选拨使用人员的重要依据，是国家档案的 重要组成部分。
件号（0-9） 盒号（0-9） 分类号（0党群） 目录号（年代）
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文书档案的编目
❖ 归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任 者、文号、题名、日期、页数、备注等项目
❖
归档文件目录
❖ 年度：2007年
保管期限：永久
序号 责任者 文号
题名
日 期 页数 备 注1
❖ ❖1
❖2 ❖ ❖
❖机制会计档案； ❖机读会计档案； ❖计算机系统软件
18
4 财务审计类
❖41
财务审计综合
42
财务管理
43
会计财务
44
审计工作
19
4 财务审计类
会计报表：年 报、季报、月 报、各财务分
析报表；
会计帐本：日 记帐、明细帐 、辅助帐、总
帐
43 会计财务
430 会计报表 431 会计帐簿 432 会计凭证
❖ 例一某企业2007年1 月会计现金收款凭证编号 （2007年度、4财务审计类、3会计帐务、2凭证、 001案卷号）
❖2007─ 4 32─0 0 1 ❖ ❖
❖ ❖ ❖ ❖
案卷号（001-999） 三级类目（0-9） 二级类目（0-9） 一级类目（0-9） 目录号（年代）
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会计档案材料保管期限的划分
及时收集 企业重大 活动的有 关档案
10
转变收集 观念，注 重收集范 围

文件夹
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文件夹
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04 电 子 档 案 管 理 Annual work summary report of simple geometry
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
档案如何管
请替换文字内容，修改文字内容，也可以直接复 制你的内容到此。请替换文字内容，修改文字内 容，也可以直接复制你的内容到此
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
01 格式统一
02 标识鲜明
03 科学分类
04 及时记录
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
统一
点击在此输入说文本点击在此输入说明文 本点击在此输入说明文本点击在此输入说 文本点击在此输入说明文本点击在此输入 说明文本
1
采购合同
4
招投标资料
2
销售合同
5
技术资料
3
往来文件
6 其它
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry 1．抽屉式直立档案
容易分类
易于保密
保护性好
检索简便
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry

（行业讲座教学培训课件）
（三） 国际标准
1.ISO9001《质量管理体系要求》
作为市场经济和国际贸易的产物，ISO9001《质量管理体系要求》是 国际标准化组织在世界范围内推行最成功的标准之一。该标准1987年 国际标准化组织发布第一版 9000系列标准；2008年国际标准化组织发 布第四版ISO9001。较为突出一点是，在此过程中，增加了多处对档案 记录建立和管理维护的要求。说明在质量管理体系中档案记录的重要作 用日益被重视。
3. 地方性法规：省、自治区、直辖市和国务院批准的较 大的市等地方权力机关制发的地方性档案法规。
《档案条例》，原《档案管理规定》由第十届人民大会常 务委员会第三十三次会议于2007年7月27日修订为《档案条 例》。2007年9月1日施行。共42条。
4. 地方政府规章： 人民政府批准的地方档案局制定的规 范性文件。地方政府规章在本行政区域内有效，其效力低于法 律、行政法规和地方性法规。
（行业讲座教学培训课件）
（二）工作规范
1. 《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009， 2010年1月1日 开始实施）
2. 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家 档案局令第10号，2013年2月1日起施行）
3. 《企业档案工作规范测评办法》（粤档发〔2011〕24号） 4. 《 执行〈归档文件整理规则〉实施细则》（穗档[2002]4 号）
第六条 利用职务之便，将所保管的档案据为己有的， 对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级 或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。
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（行业讲座教学培训课件）
第七条 因工作不负责任或者不遵守档案工 作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人 员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或 者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处 分。 • 第八条 擅自销毁档案的，对有关责任人员， 给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降 级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。

事业单位档案培训案例分析
案例背景：介绍案例的背景信息，包括案例的来源、涉及的人员、时间、地点等。
问题描述：详细描述遇到的问题，包括问题的性质、影响范围、解决难度等。
解决方案：介绍解决问题的方案，包括方案的具体步骤、实施效果、涉及的人员和资源等。
案例分析：对案例进行深入分析，包括问题产生的原因、解决方案的优缺点、对类似问题的启示 等。
档案销毁和移交的实践操作
档案销毁：需经过批准，并 严格控制知密范围，确保不 泄露
档案移交：定期向同级国家 综合档案馆移交，并做好移 交记录
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档案法规和标准
档案法规体系和标准体系概述
档案标准的种类和级别
档案法规体系与标准体系的 关系
档案法规体系的构成
档案工作规范化的意义和作 用
国家档案法规和标准重点解读
档案培训效果评估的方法和工具
问卷调查：通过 问卷了解受训者 对培训内容和方 式的满意度和收
获。
考试测评：通过 考试检验受训者 对培训内容的掌
握程度。
绩效评估：通过 受训者在工作中 表现出的实际能 力来评估培训效
果。
跟踪调查：通过 对受训者进行长 期的跟踪调查， 了解其在工作中 是否能够运用所 学知识技能，以 及培训对工作绩
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档案培训案例分析
机关单位档案培训案例分析
培训背景：介 绍机关单位档 案培训的背景
和意义
培训目标：明 确档案培训的
目标和重点
培训内容：详 细介绍档案培 训的内容和知
识点
培训效果：通 过案例分析， 展示档案培训 的实际效果和
应用价值
企业单位档案培训案例分析
背景介绍：企业单位档案培训的背景和意义 案例描述：具体描述档案培训的案例，包括培训内容、培训方式、培训效果等 案例分析：分析案例的成功之处和不足，以及可以改进的地方 结论：总结档案培训的必要性和重要性，以及对于企业单位的意义和作用

干部人事档案由主管人事的人员按照 《企业职工档案管理工作规定》的要求随时 收集、整理、归档。
企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等 荣誉实物档案应由档案人员随时收集，随时 归档。
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电子档案的收集有许多具体的要求比如：文字 处理技术形成的电子文件；扫描仪设备形成的电子 文件；计算机辅助设计形成的图形电子文件；视 频、音频、多媒体设备形成的电子文件；通用软件 形成的电子文件等等在收集时都有关于技术环境、 相关软件、数据类型、格式、被操作数据、检测数 据等的技术要求。只有在充分考虑了电子文件的这 些技术因素后电子档案才能实行逻辑归档和物理归 档。
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一般企业档案分类示意图
一级类目
二级类目
类目代号
类目名称
类目代号
类目名称
01
党群工作
02
行政管理
03
经营管理
04
生产技术管理
05
产品
06
科学技术研究
07
基本建设
08
设备仪器
01
02
会计档案
03
09
04
凭证 账簿 报表 其它
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一级类目
类目代号
类目名称
10
干部职工档案
11
声像档案
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荣誉实物
二级类目
企业各种门类各种载体的档案主要分 为：党群工作、行政管理、经营管理、生产技 术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设 备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档 案、荣誉实物档案、电子档案等13个门类。
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企业开展档案工作需从四个方面入手： 一、组织建设。 二、制度建设。 三、基础设施建设。 四、业务建设。（包括档案的收集、整理、 鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个 环节）