现代企业档案管理培训课件PPT实用课件(共57页)

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企业公司档案管理实务工作培训PPT教学课件

档案的排列
大类按管理档案—科技档案（产品、科研、基建、设备）—会计档案管理类档案：按年度-—期限-—（机构）—时间顺序排列科技类档案：各大类按性质—项目（一个产品、一台设备、一项工程、一个课题）—阶段系统排列
会计档案：综合—报表—帐簿—凭证二级类目内分别按年度
企业档案案卷的编制档案管理是利用的基础和手段，档案利用是档案管理的目的。
履历表、自传
鉴定表、学历、政审
入党团、奖惩、处分
录用、任免、待遇、其他
人事档案的编号有音序编号法，许多种，今天给大家介绍的一种编号方法是音序编号法。音序编号法，比任何一种方法实用、便捷。优点是：1、简单易学；2、字体无要求；3、不易错号；5、简化归档手续；6、提高工作效率；7、用途广广泛。
1. 履历表（履历表、个人简历） 2. 自传 3. 鉴定、考察、考核 4. 学历、学位、学绩、培训和专业技术材料 5. 政审材料 6. 参加党、团材料 7. 奖励材料 8. 处分材料 9. 录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退休 10. 其他（独生子女登记、军人结婚登记、下乡证明等）
企业人事档案材料组卷
01
党群工作
05
财务审计
按年度-问题-保管期限
0-5文书档案整理、编目
全宗号
类别党群
年度 202X
保管期限永久
件号 1
页数 6
在文件右下角编页码在文件的右上角盖上归档章
全宗号年度 202X 件号 1
类别生产管理
保管期限永久
页数 6
0-5类编号 202X - 0 - 1 - 1
0-5文书档案编号
PART 01
什么是企业档案管理

档案管理培训课件PPT(共-51张)全文

6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。第四条档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是：档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则遵循文件的来源特征保证类目体系的严整性保证类目体系的可包容性维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号）类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。

企业档案管理(最终版)PPT课件

年度：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。
36
全宗号
类别号
年度 2005 机构
A 期限永久件号 15
机构：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。
37
全宗号
类别号
年度 2005 机构
A 期限永久件号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。
22
去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。
23
如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
24
装订采用左侧、下侧对
齐方式对，用不锈钢钉装订或线装订。
10
来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。
11
三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 文件著录 2 区分年度 8 填备考表 3 划分期限 9 文件装盒 4 文件装订 10 打印目录 5 文件排列 11 入库装箱柜 6 文件编号
33
全宗号
类别号
年度 2005 机构
A 期限永久件号 15
类别号：不同门类档案的代号，如管理性档案为A
34
全宗号
类别号
年度 2005 机构
A 期限永久件号 15
期限：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期

企业档案规范管理培训ppt课件

精选ppt课件
13
档案部门职责
统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。
负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。
监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。
精选ppt课件
54
电子文件概念的理解：
1、电子文件具有文件的一般属性，即都是组织或个人在各项活动中形成的历史记录。
2、电子文件与传统文件的根本区别在于，其信息以数码构成。
3、电子文件是存放在计算机存储器中所有数据的基本组织形式。
精选ppt课件
55
电子文件的特点
信息存储的密集性信息载体的不确定性信息结构的二重性对信息技术的依赖性信息内容的易改性载体材料和信息的不稳定性背景及相关信息的不完整性信息处理的快捷性信息利用的共享性文件类型的复杂性
28
技术文件材料的控制管理
精选ppt课件
29
产品文件的形成及成套性
产品开发 1. 技术调查和决策阶段 2. 前期开发阶段 3. 后期开发阶段产品制造 1. 样（机）品试制阶段 2. 小批量试制阶段 3. 正式生产阶段
精选ppt课件
30
基本建设文件材料的形成和成套性
项目立项准备阶段
设计阶段
精选ppt课件
11
企业管理职责
企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。
企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。

档案管理基本知识培训ppt课件

精选课件ppt
4
• 保管单元：档案留存的最小管理单元（件、卷、盒、张、盘等）
• 档案分类：按照档案所反映的内容特性，将档案划分成具有一定平行关系和从属管理的不同等级的系统，以便于管理和检索。
• 档案号：档案保管单元唯一的身份标识，一般由分类号、特征号和顺序号组合而成。
精选课件ppt
5
企业档案管理的基本要求
细则
房地产档
案分类
方案及分
类表
文件归档范围及保管期限表
精选各类文件材料归档整理细则课件p声像及实物材料归档整理细则pt
会计、人事档案管理细则
文档
件案
登鉴
记、积
定销毁
累细
细则
则
档案库房管理细则
档案利用与保密工作细则
价值鉴定
9
企业文件档案工作体制结构
文件档案管理委员会主管部门或企业档案中心
档案部门或岗位信息管理部门
职
能
部
门
及
下
属
机
构
精选课件ppt
10
房地产企业档案规章制度组合示意
房地产档案工作管理办法
房档房档地案地案产机产管档构档理案及案系工岗工统作位作管五设考理年置核及规细细操划则则作
32
一类
企业档案分类方案(示意图)
二类
三类
四类
类列五类
A B CD
类
12
34
系
精选课件ppt
33
常用的分类方法: 1. 职能分类 2. 时间分类 3. 作者分类 4. 专题分类 5. 项目分类 6. 型号分类 7. 区域分类 8. 外形分类 9. 专业分类

某企业档案管理培训课程课件

01
02
03
04
防灾防损
采取有效措施预防自然灾害和人为灾害对档案的破坏，如火
灾、水灾、盗窃等。
防治结合
采取预防和补救相结合的方式，确保档案的安全和完整性。
完整性保护
保护档案的完整性，防止档案被篡改、丢失或损坏。
安全性保障
保障档案的安全性，防止档案被非法获取、泄露或滥用。
档案库房的建设与管理
安全防范措施
采取多种安全防范措施，如安装监控设备、配备安保人员、定期巡查等，确保档案的安全和完整性。
04
CATALOGUE
档案利用与开发
档案利用的方式与方法
直接利用பைடு நூலகம்
通过查阅档案原件或复印件，提供给利用者所需信息。
跨馆利用
通过馆际合作，实现跨馆查询和利用档案信息。
间接利用
通过档案编研、数字化等方式，提供给利用者更为系统和全面的信息。
沟通能力提升
培养档案管理人员的沟通协调能力，使其能够更好地与其他部门和人员合作，实现档案管理的协同化。
安全意识培养
加强档案管理人员的网络安全意识培养，提高其防范网络安全风险的能力。
THANKS
感谢观看
智能的管理。
新技术应用
新技术如区块链、物联网等也将逐步应用于档案管理，提高档案管理的可信度、追溯性和安全性
。
数据挖掘与利用
通过对已有档案的数据挖掘和分析，可实现档案价值的深度利用
，为企业决策提供数据支持。
档案管理的人才培养与素质提升
专业素质提升
加强对档案管理人员的专业培训，提高其档案管理理论和实践水平，增强对新技术的学习和应用能力。
现代档案管理

现代企业档案管理培训PPT

• 5、检查与修改
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现代企业档案管理培训PPT
• （三）主要文种的写作要点
• 1、决定与决议
•
决定与决议是领导机关在工作中对某些问题、行为、事项所作出
的重要决策，一般都是带有领导性、法规性的文件。
• 2、规章类文件
•
条例、规则、规定、办法、规章等都是为了在工作或社会活动中
建立正常的秩序而颁发的规章类文件。
• 由于公布性文件常常以报刊、张贴等形式与公众直接见面，
• 因此这类文件的语言要通俗，句子宜短不宜长，使其易
• 读、易懂、易记。
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现代企业档案管理培训PPT
• 公布性文件写作的具体要求：
• （1）公告。公告一般是较高级别的政府或机关所使用的文种。要求语言庄重，行文简练。不做细节性的叙述和解释。
会议纪要、会议议程等。（8）合同类文件：合同书、协议书等。（9）财务类文件：台帐、报表、凭证等。
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现代企业档案管理培训PPT
二、文件的写作
（一）文件写作的基本要求 1、观点正确 2、切合实际（1）明确发文目的。（2）掌握本单位
的具体情况。（3）严格核实材料。 3、正确使用语言文字（1）用词要准确。（2）语言
5、公函
函的结构类似一般书信。但公函要包括：标题、上款（收文机关的名称）、正文、落款（发文机关的名称、日期等）四个部分。
公函的写作一是要直书其事，二是要注意语气，三是用词用语要正规。
现代企业档案管理培训PPT
• 6、报告 • 报告一般可以分为两类：一类是针对某一问题或某项工作所撰写的
专题报告，另一类是针对某一阶段内全面工作情况的综合报告。报告的结构可以分为四个部分：对情况的概括性介绍；总结经验和体会；检查工作中的不足及其对原因的分析；对今后工作的设想（结尾）。 • 撰写报告的要求是：实事求是、突出重点、归纳本质（规律）。 • • 7、合同类文件 • 合同类文件的标题结构是： • • 双方单位的名称事由合同书（协议书）

现代企业档案管理培训PPT.

• 保管单元：具有有机联系的、价值标准相同、密级标准相同的最小信息组合。主要形式有：卷、册、袋、盒、盘、张、件等。 • 科技文件的成套性：围绕着一个独立科技项目的进行，规律性地形成了一系列相关的科技文件。它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个记载和反映该项科技生产活动的全部过程和成果的文件整体。科技文件的这种性质，就是科技文件的成套性。 • 科技档案同科技文件、文书档案（文件）、科技资料的区分 • 1、科技档案与科技文件的区分（关键是时态、作用和管理方式的区分） • 2、科技档案与文书档案（文件）的区分（关键是成套性的标准） • 3、科技档案与科技资料的区分（关键是内容与本单位科技活动的关系）
• （7）简报。简报是机关之间专门用来交流情况，反映问题所使用的文种。简报可以作为上行文、下行文、平行文等各类文件的具体形式。根据其内容可以分为综合简报、专题简报、会议简报等。简报一般具有期数，应连续编号。简报不具有法律法规的作用，仅提供参考作用。
• 4、请示、批复类文件 • 请示就是请求上级给予指示、批示的意思。一般下级机关在工作中产生了问题，或遇到不便自行决断而必须请求上级机关予以明示的情况，都采用请示文种。请示的写作须注意：主题明确；理由详尽；要求具体；一文一事。 • 批复就是对请示的答复。批复的写作一般分为分析和决断两个步骤。在拟写批复时，要注意说明所针对的请示文号，如遇请示中带有普遍性的问题，可以将其批复抄发所属单位，以避免下级重复请示。 • 5、公函 • 函的结构类似一般书信。但公函要包括：标题、上款（收文机关的名称）、正文、落款（发文机关的名称、日期等）四个部分。 • 公函的写作一是要直书其事，二是要注意语气，三是用词用语要正规。

企业档案管理工作PPT课件

（2）
归档时间（续2）
其它文件参加会议文件、国内外考察、学习与培训、
谈判、技术交流、研讨会、鉴定会等带回来的各种技术文件材料，出差人员在报销差旅费之前将文件移交档案室归档；特殊情况下，对于有保存价值的信函、电传、电报、谈话备忘录等应加盖公章或由经办人签名后归档。
Page 30
（二）档案的移交归档
（二）档案的移交归档
（2）
归档时间（续1）
行政人事类、经营管理类：在文件材料办结后的次年3月底以前移交到
档案室归档；
实物及声像档案：贵重礼品和奖杯、奖牌等应及时向档案室
登记造册，实物可由部门暂时保管；另外录音、录像、照片等随相关文件材料一同移交档案室, 统一编号。
Page 29
（二）档案的移交归档
•
日复一日的努力只为成就美好的明天。 06:15:5406:15:5406:15Tuesday , January 05, 2021
•
安全放在第一位，防微杜渐。21.1.521.1.506:15:5406:15:54January 5, 2021
•
加强自身建设，增强个人的休养。2021 年1月 5日上午6时 15分2 1.1.521.1.5
•
科学，你是国力的灵魂；同时又是社会发展的标志。上午 6时15 分54 秒上午6 时15 分06:15:5421.1.5
•
每天都是美好的一天，新的一天开启。 21.1.521.1.506:1506:15:5406:15:54Jan-21
•
相信命运，让自己成长，慢慢的长大。 2021 年1月5 日星期二6时 15分5 4秒Tu esday , January 05, 2021

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各类文件材料的归档要求
1、文件材料要齐全、完整、准确反映本单位各项活动的历史面貌。 2、文件材料的规格与字迹要求 3、归档声像材料的要求。
16
文件材料的形成与归档
归档时间
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档。 2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档。 3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完
❖ 保管职工档案 ❖ 收集、鉴别和整理职工档案材料 ❖ 办理职工档案的查阅、借阅和转递手续 ❖ 登记职工工作变动情况 ❖ 为有关部门提供职工情况 ❖ 做好职工档的安全、保密、保护工作 ❖ 定期向企业档案室移交档案 ❖ 办理其它有关事项
7
企业档案的一般分类
管理类—所有制度类档案业务类—含技术类、研发类、营销类等财务类—独立管理人事类—所有人力资源类档案其它类—不能归入上述四类的档案
11
档案管理系统
• 档案管理系统包含 1、文件管理 2、文书档案管理 3、科技档案管理 4、会计档案管理 5、声像档案管理 6、系统配置模块 7、档案制作系统、档案查询系统等。
电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范化、现代化，真正实现档案的一体化管理。
成后三个月内将项目文件向建设单位移交归档。 4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。 5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。 6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
17
文书档案案卷格式
❖ 案卷卷皮格式
两种：硬卷皮、软卷皮。
❖ 硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）
10
档案管理现代化的总目标
第一、是最大限度地延长档案寿命第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准
确地提供档案信息，为企业地进步和发展服务。第三、是在电子文件不断生成的情况下，进行及时有效地收集、整理，不断丰富档案内容和档案信息。
备注：所有长期保存的档案，不宜用彩色或喷墨打印，宜用激光打印；传真纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。
现代企业档案管理培训
1
有人说，即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。
正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一般不超过4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进行标示。
一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜外要清晰的标明其目录。
19
卷内文件目录格式
3.1 目录用纸，幅面尺寸采用国内通用16开型（即长×宽为 260mm×185mm）或国际标准A4型（即长×宽为 297mm×210mm）。
3.2 页边与文字区尺寸
卷内目录用纸，上白边（天头）宽20±0.5mm 卷内目录用纸，下白边（地脚）宽15±0.5mm 卷内目录用纸，左白边（订口）宽25±0.5mm 卷内目录用纸，右白边（翻口）宽15±0.5mm
1、编写制度时，以下因素不能少：文件名称、版次、编制时间、制作部门、页码/页次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的份数、文件归档的要求与手续。
2、管理制度里面必须包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。
3、管理制度的书写，其语言描述须简洁、清楚、易懂、全面，且无歧意。
12
档案管理制度建设
《档案管理办法》《文件材料归档范围和不归档范围》《文书档案保管期限表》《全宗档案分类大纲》《档案分类编号方案》《档案人员岗位职责》《整理（立卷）制度》《档案利用制度》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案销毁制度》
13
档案管理制度建设
4、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装订位置等。
14
企业档案的收集渠道
本企业业务职能部门移交的归档资料外单位转让或移交的资料企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或
转让资料面向社会收集、征集的相关材料。
15
文件材料的形成与归档
归档文件材料的范围
1、上级来文 2、本单位制发的文件 3、下属单位来文
2
什么是档案管理
什么是档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚； 2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。 3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。 4、档案的保存期限必须明确。
3
档案管理的作用
凭证作用参考作用档案工作
8
❖ 普通档案、文书档案
❖ 技术档案 ❖ 音像档案
档案室的类型
❖ 人事档案
❖ 综合档案
❖ 联合档案室，比如集团公司，有些类似于服务中心、文件中心
9
企业档案的工作性质
▪ 管理性—对企业档案进行管理 ▪ 服务性—为各单位提供查阅和参考 ▪ 保密性—维护和保护企业资源，避免不必要的损失。
是否保密档案，在定义制度时须规定清楚，并加盖保密章。
是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保管、统计、编研和提供利用等。
4
档案管理工作原则
• 档案工作的管理原则一般有两条： 1、统一领导。 2、分级管理。
为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须要有相应的管理制度，并便于企业各单位的利用。
5
企业档案概念的涵义
❖ 企业档案是企业各项活动的历史记录。 ❖ 企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围
内形成。 ❖ 企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多
样性和企业活动内容的复杂性所决定的。 ❖ 企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案
所反映的事物或活动已经完成或告一段落。
6
职工档案管理部门的职能
❖ 封底尺寸同封面尺寸
封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设以10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。（推荐使用 250g的牛皮纸制作案卷硬卷皮）
18
案卷封面项目
• 封面项目包括：
全宗名称类目名称案卷题名时间内容提要保管期限件页数归档号各项目具体位置/尺寸