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科技档案整理规则
科技档案整理规则是指在科技领域中，对于科技相关的文件、资料等进行整理的一系列规则和原则。
下面是一些常见的科技档案整理规则：
1. 按照主题分类：将科技档案按照主题或领域分类整理，例如按照计算机科学、生命科学、物理学等分类，使档案的组织更加清晰。
2. 按照时间顺序排序：将档案按照时间顺序进行排序，以便更好地了解科技发展的历史和演变过程。
3. 标注记录信息：对每个档案进行标注，包括文档标题、作者、时间、来源等信息，以便查找和引用。
4. 文件编号和归档：为每个科技档案分配唯一的文件编号，并将其归档到相应的分类中，以便于查找和管理。
5. 版本管理：对于科技文件的更新版本，应保留之前的版本，并及时标注记录各个版本间的变动情况。
6. 数字化管理：将科技档案进行数字化管理，建立电子数据库，方便查阅和共享。
7. 定期审查和更新：定期对科技档案进行审查和更新，删除过时或不再需要的文件，确保档案的准确性和完整性。
8. 保密措施：对于涉及商业机密或敏感信息的科技档案，需要采取相应的保密措施，确保机密信息不被泄露。
这些规则和原则旨在帮助科技机构和科技从业人员更好地管理和利用科技档案，提高科技创新效率和工作效率。
科技研发档案整理方案1. 背景介绍随着科技进步和社会发展，科技研发活动不断推进，对于研发人员和科研机构来说，研发档案是非常重要的资源。
但是，由于科研人员之间经常流动，研究过程繁琐费时，加之常常存在信息孤岛和数据丢失等问题，科研档案的整理和管理常常受到挑战。
为此，我们提出科技研发档案整理方案。
2. 整理方案2.1 档案分类首先，我们需要对研发档案进行分类。
根据研发过程中不同的阶段和主要目标，我们可以将研发档案分为以下几类：•立项阶段：该阶段主要包括项目申报、合同签订、验收等信息。
•研发过程阶段：该阶段主要包括研发方案、实验记录、实验数据、研发成果、研究报告等信息。
•结题阶段：该阶段主要包括结题报告、项目验收、科研成果、论文等信息。
•其他：该部分主要包括一些杂项，如研发过程中的问题记录、资料收集等。
2.2 档案整理在档案分类完毕之后，我们需要对档案进行整理。
具体操作包括：(1) 数字化将纸质档案数字化，利用电子文档管理系统进行存储和管理。
对于无法转换为电子文档的重要资源，如实验记录本、样品等，建议采取拍照等方式进行数字化处理。
(2) 数据标准化对于数字化后的档案，需要进行数据标准化处理，确保数据的一致性和可查询性。
(3) 索引建立在进行档案整理的过程中，需要建立相应的索引，以便快速检索档案信息。
索引建立的方法可以包括文件夹分类、关键词检索等。
2.3 档案管理在档案整理完毕之后，需要建立科技研发档案管理制度，确保档案的安全、可靠和高效。
具体操作包括：(1) 权限管理建立科技研发档案权限管理制度，明确档案查阅及操作权限。
(2) 数据备份定期备份科技研发档案的数据，确保数据安全。
(3) 定期维护定期维护科技研发档案，包括数据清理、档案整理等。
3. 研发档案整理方案的优势3.1 提升档案管理效率通过采用科技研发档案整理方案，提高了档案的管理效率。
将纸质档案转换为电子文档，并建立了相应的索引，使得科技研发档案查询和管理变得更加方便和快捷。
科技创新资料归档管理方法科技创新的发展需要大量的资料支撑，而这些资料多而杂，如何进行有效的管理和归档是一个重要的问题。
本文将从以下几个方面介绍科技创新资料归档管理方法：
1. 建立完整的档案管理系统
要建立一个完整的档案管理系统，需要确定好数据采集、归档、管理、利用、保存等环节的流程，以及相关的标准和规范。
档案系统的建立需要有系统化的思考和规划，同时还需要逐步完善和优化，最终形成一个科学、高效、可持续的档案管理体系。
2. 采用信息化手段进行管理
信息化管理已经成为现代档案管理的重要手段。
科技创新档案管理也应该采用信息化手段进行管理。
可以运用文献管理软件、文献检索工具、数字档案管理系统等多种信息化工具来辅助档案管理，提高管理效率和管理质量。
3. 对档案进行分类和归档
归档是档案管理的重要环节，而分类是归档的重要前提。
科技创新档案要按照行政管理体系、学科分类、项目分类等多种标准进行分类和归档。
对档案进行分类和归档有助于提高信息管理水平，便于检索和利用。
4. 加强保密意识，确保信息安全
科技创新资料包含了大量的机密信息，管理者要时刻保持认识到
保密的重要性。
在档案管理的各个环节中，都要采取严格的保密措施。
同时，要注意信息安全，采取措施防范信息的泄露和丢失。
总之，科技创新资料归档管理方法是一个系统化的工作，需要管
理者对档案管理流程、信息化管理、分类和归档、保密等多方面进行
全面的规划和研究。
只有做好这些工作，才能更好地支撑科技创新的
发展。
科技研发档案整理方案背景在一个科技公司中，研发档案的整理是一个非常重要的工作。
因为一个公司的研发成果和技术能力决定了它在市场上的竞争力。
因此，研发档案的整理和管理至关重要。
目标本文档的目标是介绍一种科技研发档案整理方案，帮助公司对研发成果和知识进行有效的整理和管理。
方案步骤一：确定文件的分类首先，需要将研发档案按照不同类型进行分类。
包括但不限于：•专利申请•技术报告•研究论文•实验数据•研究计划书•研发合同为了更好地管理研发档案，每种类型的文件应该有一个独立的管理系统。
步骤二：建立档案编号系统为了更好地管理研发档案，需要为每个文件分配一个唯一的标识符。
这个标识符可以是一个数字或是一个字母与数字的组合。
编号系统应该包括以下信息：•文件类别•年份•版本号（如果有的话）•序号例如，一个专利申请的标识符可以是：Patent-2021-V1-001步骤三：建立档案存储系统为了方便研发档案的整理和管理，需要建立一个档案存储系统。
文件可以存储在电子形式或者纸质形式，根据需求可以选择不同的存储系统。
如果选择电子存储系统，可以建立一个云存储系统，例如Google Drive或者OneDrive等。
文件应该按照类别分类，并且按照编号命名。
为了方便查找，可以建立一个索引表或者数据库。
如果选择纸质存储系统，建议选择档案柜或者文件夹等系统，可以按照编号命名，并将相同类别的文件放在一个柜子或者文件夹内。
步骤四：建立档案管理流程为了更好地管理和更新研发档案，需要建立一个档案管理流程。
流程可以包括以下步骤：•文件创建：确定文件的类别，并将文件按照编号命名。
•文件存储：将文件存储在相应的存储系统。
•文件更新：如果文件有修改，需要将修改记录在对应的数据库或索引表中。
•文件检索：如果需要查找某个文件，可以通过编号或者文件名在索引表或者数据库中查找。
步骤五：保密措施由于研发档案可能包含机密信息，为了保护公司利益，需要采取一些保密措施。
科技研发档案整理方案背景科技研发是现代企业的重要支撑，各类科技项目、测试数据以及研发过程的记录成为了企业宝贵的财富。
为保证科技研发的创新性、高效性，企业需要对科技研发档案进行整理和归档。
本文提出了科技研发档案整理方案，以期规范和提高科技研发档案管理水平。
方案1. 编写档案整理流程科技研发档案整理需要制定一套明确的流程，包括档案分类、整理、归档、查询等环节。
流程须包含详尽的步骤、责任人和时间节点等信息，确保档案整理工作有章可循、有条不紊。
2. 制定档案分类标准为了方便档案管理，需要对档案进行分类。
分类标准应当根据科技研发活动的实际情况制定，建议按照项目/任务、技术领域、实验过程等多个方面进行分类。
分类标准应当明确且易于理解，以便于后续档案整理和查询。
3. 设计档案保存模板档案模板设计应当考虑到不同类型档案所需的信息，包括科技项目名称、研发日期、任务负责人、实验记录等内容。
档案保存模板应当视情况而定，有选择地保存必要信息，提高档案可读性和查询效率。
4. 制定档案管理策略档案管理策略应当包括档案的保管和使用。
对于保管方面，制定相应的保管规定，保证档案的安全存放和备份。
对于使用方面，制定使用规定，明确档案使用的权限和使用方法，保证档案的合法使用。
5. 建立档案归档流程档案归档流程是将整理好的档案进行归档并保存的重要环节，建立归档流程非常有必要。
建议采用数字化归档方式，即将档案以数据形式保存在云端存储中，保证档案的完整性和安全性。
档案归档流程应当规范，方便后续档案的查询和管理。
6. 培训员工档案整理和归档需要人员积极配合才能顺利进行，因此，应当进行员工培训。
培训内容包括档案分类标准、保存模板、档案整理流程等内容。
培训内容应当清晰易懂，使员工能够快速掌握档案管理技能。
结论科技研发档案整理方案是科技企业日常管理中的重点任务之一。
通过制定完善的档案整理流程、分类标准、保存模板、管理策略和归档流程，以及员工培训，可以提高企业的档案管理水平，保证档案的完整性、安全性和可查询性，提高科技研发水平和效率，维护企业的创新优势。
科技档案的整理和编目科技档案的整理和编目一、科技档案的整理工作档案知识科技档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对科技档案进行系统整理和编目，并将其内容与成分揭示出来的一种工作。
科技档案的系统整理，包括对于科技档案的科学分类、组织、保管单位和有秩序地排列。
科技档案全部整理工作，是通过归档前将科技文件材料组成保管单位，并将保管单位进行基本编目，然后在归档后所进行的工作。
整理内容包括分类、排列和编档案号，由科技档案部门独立完成。
（一）科技档案整理工作的意义1.整理工作是科技档案业务建设的中心环节在科技档案工作六项环节中，收集归档是起点，利用是目的，整理、鉴定、保管和统计是业务建设。
在业务建设中整理是中心环节。
通过整理工作，才能实现系统化和条理化，才能揭示出科技档案内容和成分，才能进行定位和排架，将保管单位位置固定下来。
这样，便于检验收集质量，查漏补缺；便于保管单位之间比较鉴别，正确判断保存价值；便于保管和统计；便于查找与利用。
2.整理工作是科技档案能够发挥作用的前提条件经过科学整理的科技档案，能够保持它内部相互之间的有机联系，揭示出它的内容和成分，能使科技档案工作者易于了解和熟悉所管科技档案，从而能够准确、迅速地提供利用。
同时也便于需要利用科技档案的有关人员查找科技档案，使科技档案更好地发挥其经济效益和社会效益。
(-)科技档案整理工作的基本原则科技档案整理工作的基本原则是遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，便于保管、保密和提供利用。
1.遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系科技档案是科技、生产活动的产物，科技、生产活动有本身的客观运动规律和一定的科学程序。
遵循自然形成规律，就是按照科技档案的“固有的秩序”来进行分门别类，以维护和保持档案材料间的内在的客观的联系。
按照“固有的秩序”，进行自然的分类、排列，不能主观地将具有有机联系的成套科技档案任意拆散，或者把没有任何关联的科技档案拼凑在一起。
科技档案形成、积累、收集、整理方法科技档案形成、积累、收集、整理方法科学技术档案指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
科技文件材料是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的称。
在一个企业的科技档案是指按工业企业档案分类规则分的基建档案、设备档案、产品档案、科研档案。
而生产技术管理类的管理性文件，从大的范围来说，应该是科技档案，但它的形成规律与文书档案差不多，应该分年度分类组卷，所以在讲文书立卷时已经讲过了。
在这里就重点讲基建档案、设备档案、科研档案和产品档案的形成、积累、收集、整理方面的问题：一、基建档案的形成、积累、收集、整理基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的，应当归档的文件材料，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试产等工作中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的历史记录。
基建档案主要产生于建设单位、设计单位和施工单位。
在质检部门、审计部门和建设银行也有一些材料。
在一个工厂，一般由基建科和厂办来形成和积累材料，由基建科收集齐全，经项目负责人审查材料是否齐全、准确，由基建科初步立卷，经档案室认定合格后正式立卷归档。
基建档案的管理一般按1988年3月17日国家计委、国家档案局颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
县档案局[1995]20号文件《重点工程建设项目文件材料归档范围、保管期限和有关人员职责》的通知精神，一般有依据性材料、基础性材料、设计、施工、竣工材料。
(一)依据性材料：1、建设项目申请报告及批复、可行性报告。
2、选址意见、定点图、建设用地规划许可证、征地批准文件、国家征用土地申请表、征地协议书、拆迁协议书等。
3、工程概算及资金来源材料。
(二)基础材料：1、工程地质、水文、勘察报告、地质图、勘察记录、试验报告。
档案的整理方法科技档案的整理方法一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。
一、分类。
科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。
1、分类的要求。
搞好科技档案的分类，应注意以下几点：（1）科技档案的分类要遵循同一规则。
在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。
（2）科技档案分类要遵循效用规则。
即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。
也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。
（3）科技档案分类要遵循排它规则。
即同一级类目必须互相排斥而不能重合。
（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。
分类方案档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。
（3）课题分类法。
适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。
（4）专业特征分类法。
按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。
（5）地域特征分类法。
根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。
（6）时间特征分类法。
按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。
以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。
基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。
产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。
设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。
科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。
科技档案的整理方法作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：4519 更新时间：2012/5/19第一节科技档案一、科技档案的定义《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
二、科技档案的特点1、专业性2、多样性3、成套性三、科技档案与科技资料的区别1、反映对象不同（1）科技档案：本单位科技活动的直接记录（2）科技资料：外单位科技活动的记录2、来源不同（1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录（2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的3、作用不同（1）科技档案：依据与凭证作用（2）科技资料：参考与借鉴作用第二节科技档案的收集归档一、收集方法一列入、一同步、一参加、一把关1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。
2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。
（1）事前介入。
在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。
（2）事中监督。
本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。
3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。
4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。
并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
二、归档范围三、归档要求1、归档的文件材料应为原件。
2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。
3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。
4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。
6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。
四、归档时间（一）基建档案1、工程前期文件（依据性、基础性文件）：工作完成后，一次性归档。
2、施工、监理、竣工文件：（1）规模小：竣工验收后三个月内一次性立即归档。
（2）规模大、周期长：可按单位、分部工程，通过单项验收后归档。
（二）设备、仪器：大型设备应在设备、仪器安装、调试成功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。
（三）科研课题1、一般情况下：在研究结束并完成成果鉴定后归档。
2、研究周期长的：可按阶段归档或按年度归档。
（四）产品、工艺：应在产品定型验收、正式投产时归档，也可视周期长短分阶段归档。
五、归档份数1、基建档案一般不少于2套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆。
2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。
六、归档手续档案交接时，应编制移交清单，一式两份，交接双方签字、盖章后方可交接。
第三节科技档案的整理整理程序1、分类→2、组卷→3、卷内文件排列→4、拟写案卷标题→5、复查定卷→6、编页号→7、填写卷内文件目录→8、填写卷内备考表→9、填写案卷封面→10、案卷装订→11、案卷排列与档号编制→12、填写卷盒、装盒排架→13、编制检索工具一、科技档案的分类（一）基建档案分类1、“使用性质——单项工程”分类法2、“专业——使用性质——单项工程”分类法3、“使用性质”分类法4、不分类直接组卷5、综合类的设置（二）设备档案分类1、“使用性质——型号”分类法2、“工序——型号”分类法3、“车间——使用性质”分类法4、“使用性质”分类法5、不分类直接组卷（三）科研档案分类法1、“性质——课题”分类法2、“专业——课题”分类法（四）产品档案分类法1、“系列——型号”分类法2、“品种——问题”分类法二、组卷（一）组卷的含义：组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。
（二）组卷的要求1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。
2、每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。
3、卷厚适度。
一般不超过40mm。
4、案卷内不应有重份文件。
5、价值（保管期限）大体相同。
（1）基建档案：依据性文件（前期立项及审批文件）、基础性文件、土地证红线图、竣工材料及涉外文件等作永久保存外，其余文件可划分为长期或短期，原则不短于建筑物的使用寿命。
参见P22页。
（2）设备档案：一般为长期或定期。
要根据设备仪器的使用寿命来定。
（3）科研档案：要视其重要程序和价值大小来定期限。
（4）产品档案：一般定期，若反映出了该企业的发展史，则可永久存放。
（三）组卷方法1、基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷（1）大中型建设项目a、文字表格类：按问题（专业）组卷。
如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。
b、竣工图类：按专业组卷。
即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。
（2）小型建设项目a、按阶段组卷：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。
b、直接按单项工程组卷：即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。
2、设备档案（1）大型设备按结构组卷：即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。
（2）普通设备仪器按单台组卷：即1台1卷。
（3）小型设备仪器可酌情合并组卷：即2—3台组1卷。
3、科研档案（1）科研成果档案a、大型：按课题的阶段问题组卷：准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段。
b、小型：按单独课题项目直接组卷。
（2）科研论文：按年度或部门组卷，即1个年度的论文组1卷或1年中1个部门的论文组1卷。
4、产品档案（1）大型产品：按结构组卷，即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作程序。
（2）小型产品：按系列或单个产品组卷，即1个系列产品或1个产品组1卷。
三、卷内文件排列：（一）概念：卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。
（二）方法：1、按阶段排列——适合只组1个卷的情况。
（1）基建档案：按前期文件、工程设计（初设、扩初设计、技设、施工图设计）、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列。
（竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列）（2）设备档案：按依据性文件、开箱验收、随机文件图纸、安装测试、运行维修的顺序排列。
（3）科研档案：按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段顺序排列。
（4）产品档案：按立项、研究设计、试制、生产、销售、创优等工作程序排列。
2、卷内即有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。
3、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列：（1）整体上按时间（工作程序进度）。
（2）正文在前、底稿在后。
（3）正文在前、附件在后。
（4）批复在前、请示在后。
（5）原件在前、复印件在后。
4、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。
四、拟写案卷标题（一）基建档案标题拟写方法：1、文字材料类：前期文件“三段式”：责任者关于问题的名称例：郑州市政府关于市电业局110千伏碧沙变电站征地的责任者问题批复、会议纪要名称2、表格、图纸材料类：（1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称（2）项目名称+表格、图纸名称例1：教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表项目名称子项分部表格名称例2：教学楼（电气）竣工图项目名称专业图纸名称例3：教学楼隐蔽工程记录项目名称表格名称（二）设备档案标题拟写方法：型号+设备仪器名称+文件名称例：XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单型号名称文件名称（三）科研档案标题拟写方法（略）（四）产品档案标题拟写方法（略）五、复查定卷复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。
复查内容：（1）案卷组成是否合理（2）卷内文件是否齐全完整（3）卷内文件排列是否系统科学（4）案卷题名是否恰当。
六、编制卷内文件页号1、编号范围：（1）除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。
（2）印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。
2、位置：正面——右下角、背面——左下角，同文档相反。
3、编号工具：用铅笔编写阿拉伯数字。
七、填写卷内文件目录1、序号：即顺序号。
序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。
（1）其中打印件与底稿，主件与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。
（2）请示与批复视为2份文件，各编各的号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍做为一份文件，编一个号，但需要在题名填写时体现出批示）。
2、文件编号（1）文件：如：请示、批复，文件编号就是文号。
（2）图纸：填图号，例“建施-1”，“结施01”“水施03”。
（3）许可证：填证号。
3、责任者：（1）以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位和个人；（2）有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（3）竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。
（4）责任者可填写规范通用的简称。
4、文件材料题名。
即文件标题或图纸的全称。
5、日期：文件或图纸的形成日期。
格式为20020612（8位数）。
6、页号：填每份文件的首尾号。
说明：（1）图纸有图样目录时，仍要编制《卷内文件目录》，原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录；若该套图纸需要组成几卷，图纸目录放在第一卷内。
（2）卷内文件目录排在卷内文件首页之前。
八、填写卷内备考表（一）说明：包括以下内容：1、标明卷内文件的件数与页数；2、说明卷内文件残缺破损情况（无者不写）；3、填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。
（二）互见后：填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号，该档号后应注明载体形式，并用括号括起。
九、填写案卷封面1、档号：后面讲。
2、档案馆号：不填。
3、案卷题名：填写已拟写好的案卷题名即可。
4、立卷单位：哪个单位组卷就填哪个单位5、起止日期：填写卷内文件形成的起止日期，只填年、月。
