(档案管理)科技档案整理方法

科技档案整理规则
科技档案整理规则是指在科技领域中，对于科技相关的文件、资料等进行整理的一系列规则和原则。

下面是一些常见的科技档案整理规则：
1. 按照主题分类：将科技档案按照主题或领域分类整理，例如按照计算机科学、生命科学、物理学等分类，使档案的组织更加清晰。

2. 按照时间顺序排序：将档案按照时间顺序进行排序，以便更好地了解科技发展的历史和演变过程。

3. 标注记录信息：对每个档案进行标注，包括文档标题、作者、时间、来源等信息，以便查找和引用。

4. 文件编号和归档：为每个科技档案分配唯一的文件编号，并将其归档到相应的分类中，以便于查找和管理。

5. 版本管理：对于科技文件的更新版本，应保留之前的版本，并及时标注记录各个版本间的变动情况。

6. 数字化管理：将科技档案进行数字化管理，建立电子数据库，方便查阅和共享。

7. 定期审查和更新：定期对科技档案进行审查和更新，删除过时或不再需要的文件，确保档案的准确性和完整性。

8. 保密措施：对于涉及商业机密或敏感信息的科技档案，需要采取相应的保密措施，确保机密信息不被泄露。

这些规则和原则旨在帮助科技机构和科技从业人员更好地管理和利用科技档案，提高科技创新效率和工作效率。

lantailuntan兰台论坛！口中国化工集团锦西化工研究院房宏伟―、前言科技档案的整理是企业档案部门的一项主要技术工作，是科技档案基础工作的中心环节，整理工作的水平与科技档案的质量和管理科学化的关系很大。

在我国科技档案事业日益趋向现代化的今天，如何科学地进行科技档案的管理，使整理程序中的各个业务环节实现规范化，更显得迫切和重要。

根据我院多年来的科技档案工作实践，在这里谈一些比较成熟的做和在企业的基科各项工作中，每年了大量、多类的技术文件材料，按它的规和在的系，规的和规范化的，进行系的工，使科学管理和，是科技档案整理工作的主要任务和基要N在做好准工作的基础，的类理的的的，使档案的整个整理序的一，按的化和规范化的要求进行。

二、严格分类类是档案整理工作的第一步，是关系档案整理工作的和档案管理规范化的关一了的类，以使档案整理，整N ，我院是按一的的科技档案类大进行分类。

即科学类档案：按业类，按类，按的类类档案是，是备，按进行类项目工类档案按水工进行类。

类前的和做的工作是多方面的，收集是类的奏和N1.已收集和的技术文件材料，按原成的顺序检查其是否完整,不全者补齐；2.项工程的图纸，找设计工程负责人核对其是否，有无修改和补处；3.将科技档案与一般资料、文书档案分开；4.通过复核环节，档案的保管期限、密级或鉴定其是否有保管价值。

三、合理组卷和分类一样,要遵循“分门别类”的原则，根据技术文件材料的成规和机联系，并考虑其业性、成套性的特点，科学理地成规范化的保管单位。

的做如下。

1.同一项工程的技术文件材料组成一个保管单位，不要随意开或打顺序。

，尽量使每一个成一个保管单位,保持其完整性、系性。

如这一项目工程的材料数量较多，按特顺序，“瞻前顾后”，筹安成几个保管单位。

2.要考虑保管期限、密级和重点保管的要，将保管期限不一密级不同及需要重点保管的材料单独在保管的级别，遵从高一级别的要N3.要规范化。

一式两套的档案，则装订成册一套入的档案盒一套。

科技档案管理办法第一章范围第一条本办法规定了科技中心研究院科技档案的管理、归档、开发利用三项内容。

第二条本办法适用于本院科技档案管理。

第二章科技档案的管理第三条科技档案是生产技术、科学研究等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、录音、录像等科技文件材料。

第四条科技档案管理工作要纳入生产管理、技术管理、科研管理工作之中，加强管理。

第五条科技档案由专人保管。

第六条科技档案工作内容包括收集、整理、分类、保管、利用和统计等，要求做到档案案卷完整、系统、准确、安全和有效利用。

第七条档案柜必须牢固，档案存放点符合八防要求。

第八条科技档案要进行分类组卷，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和综合开发利用。

第九条科技档案的保管期限：1、科技档案的保管期限分永久、长期、短期三种。

长期为十六年至五十年，短期为十五年以下。

2、凡是对工作查考、技术进步、科学研究有长远利用价值的档案列为永久保管;对企业在一定时期内有利用价值的档案分为长期或短期保管;凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

3、长期保管的基建项目档案资料，实际保管期限不得短于基建项目的实际寿命。

第十条成立科技档案鉴定小组，由管理员对超过保管期限的科技档案提出存毁意见，报鉴定小组，经批准后，按规定程序进行销毁。

第十一条每年第一季度，对上一年度档案的收集、整理、移交、保管、利用、销毁等进行统计上报。

第三章科技档案的归档第十二条科技档案分类为：采矿、机电、洗选、通风、安全、环境、水文地质、测绘几个大的类别。

第十三条科技档案的归档范围包括：科研项目的调研、审核、立项、申请、实施、竣工、成果验收鉴定的文件、图纸、说明书。

科研成果推广应用中的反馈材料。

第十四条科技档案的归档要求：归档的文件材料必须准确地反映科研项目的真实内容和历史过程，归档的文件材料必须加以整理，层次分明，保持系统性、完整性、准确性。

文字材料按统一标准装订成册;图纸一律按规定折叠;按材料形成规律或内在联系排列有序，编写目录。

#### 第一章总则第一条为加强公司科学技术档案（以下简称“科技档案”）的管理，确保科技档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有涉及科学技术活动的档案管理，包括但不限于研发、生产、经营、管理等方面的档案。

第三条科技档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保科技档案的完整性，不得遗失、损毁或篡改。

2. 准确性原则：确保科技档案内容的准确性和可靠性。

3. 安全性原则：确保科技档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故的发生。

4. 可用性原则：确保科技档案的方便检索和利用。

5. 法规性原则：严格遵守国家档案管理的法律法规。

#### 第二章职责与分工第四条公司设立科技档案管理领导小组，负责公司科技档案管理的全面工作。

第五条科技档案管理领导小组职责：1. 制定科技档案管理制度和实施细则。

2. 组织实施科技档案的收集、整理、鉴定、归档、保管和利用工作。

3. 指导各部门的科技档案管理工作。

4. 负责科技档案的鉴定、销毁和上报工作。

第六条各部门职责：1. 研发部门：负责研发项目的档案收集、整理和归档工作。

2. 生产部门：负责生产过程中的技术文件、工艺文件、质量记录等档案的收集、整理和归档工作。

3. 经营部门：负责经营活动中产生的合同、协议、市场调研等档案的收集、整理和归档工作。

4. 管理部门：负责公司行政管理活动中产生的文件、报表、会议记录等档案的收集、整理和归档工作。

#### 第三章档案收集与整理第七条科技档案的收集范围包括：1. 科技项目文件、技术标准、技术规范、技术合同等。

2. 研发过程中的实验记录、测试报告、技术分析报告等。

3. 生产过程中的工艺文件、操作规程、质量记录等。

4. 经营管理活动中产生的文件、报表、会议记录等。

第八条档案收集要求：1. 档案收集应遵循真实性、完整性和时效性原则。

2. 档案收集应与项目进展同步进行，确保档案的完整性。

科技档案管理制度范文一、目的和依据为了规范科技档案的管理，提高科技档案利用效率，保障科研成果的保存和传承，制定本管理制度。

本制度的依据为《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案管理条例》等相关法律法规，并结合本单位的实际情况进行制定。

二、范围本管理制度适用于本单位所有相关科技档案的管理工作。

三、管理责任1.单位领导负责科技档案的组织维护和管理工作，指定专人负责具体的档案管理工作。

2.科技档案管理员负责科技档案的采集、整理、保管和利用，确保档案的完整性和安全性。

三、科技档案的采集1.科技档案管理员负责组织收集与科技活动有关的档案材料，包括科研项目申报材料、研究报告、论文、专利、软件著作权登记证书等。

2.收集档案材料时，应注明来源、时间、形式等相关信息，并做好档案编号和分类工作。

3.档案材料采集后，应及时进行归档，确保档案的完整性和可查性。

四、科技档案的整理1.科技档案管理员负责对采集到的档案材料进行整理工作，包括整理文件、整理图纸等。

2.整理时，应按照一定的顺序和分类，确保档案的有序性和可检索性。

3.整理完成后，应编制档案目录和档案清单，便于后续的档案利用工作。

五、科技档案的保管1.科技档案管理员负责科技档案的保管工作，确保档案的安全和完好。

2.档案保管室应具备相应的防潮、防火、防虫等设施设备，并定期进行检查和维护。

3.禁止将科技档案带离园内，禁止私自销毁、篡改或遗失档案材料。

六、科技档案的利用1.科技档案管理员负责科技档案的借阅和传递工作，确保档案的及时提供。

2.借阅档案时，必须填写借阅登记表，并注明借阅目的和借阅期限。

3.档案借阅期限一般不超过30天，如需延期，必须经过科技档案管理员批准。

4.禁止私自复制档案材料，如有需要，必须经过科技档案管理员的批准。

七、科技档案的销毁1.科技档案管理员应定期对科技档案进行清理，将无用的档案材料进行销毁。

2.销毁档案材料时，应按照相关规定进行，注明销毁的原因和销毁的范围，并做好相应的记录。

科技档案管理制度科技档案管理制度一、背景介绍科技档案是记录科研过程、成果和实践的重要资料，科技档案管理制度旨在规范科技档案的收集、整理、保存和利用，以确保科技信息的准确性、完整性和及时性，促进科技信息的交流和共享。

二、制度目的科技档案管理制度的制定旨在规范科技档案管理工作，保障科技档案的安全性和有效性，促进科研成果的归档、保留和利用。

通过科技档案管理制度的实施，可以更好地促进科技信息的共享和传播，推动科技创新和发展。

三、管理范围科技档案管理制度适用于所有科技活动中产生的档案，包括科研项目档案、技术文档、数据报告、专利资料等各类科技资料。

四、管理流程1. 档案收集科技档案管理工作由专门的档案管理员负责，负责收集各类科技档案，并对其进行初步分类和整理。

2. 档案保存根据档案的重要性和保密等级，科技档案管理员将档案进行选编、备份和保存，确保档案的完整和可追溯性。

3. 档案利用科技档案管理制度还规定了档案的利用方式和权限管理，确保只有授权的人员可以查阅和使用档案，保护档案的安全性和隐私性。

五、责任分工科技档案管理制度明确了各部门和人员在科技档案管理中的责任分工，包括档案收集、整理、保存、利用等各个环节，确保科技档案管理工作的高效运转。

六、管理制度的落实为了更好地落实科技档案管理制度，需要建立相应的档案管理系统，包括档案管理软件、档案管理流程和规范等，以提高档案管理工作效率和质量。

结语科技档案管理制度的建立和实施，对于促进科技创新和信息交流具有重要意义。

只有通过科学规范的科技档案管理工作，才能更好地记录和传承科技成果，为科技发展提供有力支持。

以上是关于科技档案管理制度的文档，请认真阅读并遵守相关规定。

科技档案整理规范一、分类根据不同的类型分别分类，如：科研文件材料按项目分类，基建文件材料按工程项目分类，设备文件材料按型号（或台、套）分类。

资料一般分为文件汇编（含文号、专题文件汇编）、报刊、专业图书、其它等。

二、案卷组合科技文件材料应保持其成套性和完整性，严格区分项目，分别组卷。

科研课题、基建项目、设备仪器分别组卷，文件材料数量多时，可按课题、项目、设备文件材料形成的阶段等分为若干卷。

三、卷内文件材料排列科研课题文件材料、基建工程文件材料按形成规律排列。

设备文件材料按设备购置文件、随机文件、安装调试及运行维护记录顺序排列。

四、编件、页号科技文件材料在正面的右下角、背面的左下角编页号，无文字、图像的空白页不编号。

加盖档号章，格式如图：1、科技档案的卷内目录的填写要求及样式1.1序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。

1.2文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。

1.3责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。

1.4文件材料题名应填写科技文件材料的全称。

1.5日期应填写科技文件材料的形成日期。

1.6页号应填写每件科技文件材料首页上标注的页号。

1.7卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。

1.8科技档案卷内目录样式：科技档案卷内目录2、备考表的填写要求及样式2.1说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

2.2立卷人应由责任立卷人签名。

2.3立卷日期应填写完成立卷的日期。

2.4检查人应由案卷质量审核者签名。

2.5检查日期应填写审核的日期。

2.6互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

2.7卷内备考表排列在卷内材料之后。

六、拟写案卷题名案卷题名应在50个汉字以内，文字简明、准确揭示卷内文件材料的内容。

科技档案题名一般应包括项目的名称（代字、代号）、卷内文件主题、文件材料名称。

科技档案管理制度科技档案管理制度一、目的本制度旨在规范科技档案的管理，标准化科技档案的建设、应用、维护和利用，促进科学技术的发展和创新。

二、合用范围本制度合用于公司科技档案管理工作。

三、制度内容1.科技档案的定义科技档案是指记录公司科学技术研究、开辟、应用及创新活动的有关信息及其载体的档案。

2.科技档案的分类（1）项目档案：指科技项目的各类档案，包括项目申报、评审、立项、实施、验收、结题等过程中形成的各类文件、报告、资料等。

（2）专利档案：指公司申请或者取得的专利档案，包括专利证书、专利申请、授权公告、使用、转让、许可等相关文件资料。

（3）论文档案：指公司科技人员或者单位公开辟表的学术论文、研究报告、学术交流等有关资料。

（4）技术档案：指研究、开辟、应用的技术方案、技术规范、技术报告、实验记录等有关技术信息、数据及其载体的档案。

（5）科研课题档案：指公司科学技术研究课题的各类档案，包括课题申报、评审、立项、实施、验收、结题等过程中形成的各类文件、报告、资料等。

3.科技档案的管理（1）统一管理：对公司所有科技档案实行统一管理，确保信息的完整、真实和保密。

（2）规范管理：按照《档案法》等有关规定，对所有科技档案实行规范管理，实现全生命周期管理。

（3）分类管理：科技档案按照前文分类管理，分别建立相应的档案室，分类存放、管理。

（4）数字化管理：科技档案数字化管理是科技档案管理工作的趋势和方向。

在数字化管理中，应制定相应的管理规程，确保数字档案的质量和安全。

（5）保密管理：企业科技档案中包含许多商业机密和技术机密，必须进行保密管理，不得随意外传。

4.科技档案的利用（1）支持决策：经过管理和整理的科技档案是公司决策的重要依据，为公司的发展和创新提供支撑。

（2）支持管理：科技档案为公司管理提供支持，匡助企业优化内部管理流程，提高管理效率。

（3）支持研发：科技档案可以为企业的研究开辟提供参考和依据，促进技术创新和发展。

科技档案整理规范一、分类根据不同的类型分别分类，如：科研文件材料按项目分类，基建文件材料按工程项目分类，设备文件材料按型号（或台、套）分类。

资料一般分为文件汇编（含文号、专题文件汇编）、报刊、专业图书、其它等。

二、案卷组合科技文件材料应保持其成套性和完整性，严格区分项目，分别组卷。

科研课题、基建项目、设备仪器分别组卷，文件材料数量多时，可按课题、项目、设备文件材料形成的阶段等分为若干卷。

三、卷内文件材料排列科研课题文件材料、基建工程文件材料按形成规律排列。

设备文件材料按设备购置文件、随机文件、安装调试及运行维护记录顺序排列。

四、编件、页号科技文件材料在正面的右下角、背面的左下角编页号，无文字、图像的空白页不编号。

加盖档号章，格式如图：1、科技档案的卷内目录的填写要求及样式1.1序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。

1.2文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。

1.3责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。

1.4文件材料题名应填写科技文件材料的全称。

1.5日期应填写科技文件材料的形成日期。

1.6页号应填写每件科技文件材料首页上标注的页号。

1.7卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。

1.8科技档案卷内目录样式：科技档案卷内目录2、备考表的填写要求及样式2.1说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

2.2立卷人应由责任立卷人签名。

2.3立卷日期应填写完成立卷的日期。

2.4检查人应由案卷质量审核者签名。

2.5检查日期应填写审核的日期。

2.6互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

2.7卷内备考表排列在卷内材料之后。

六、拟写案卷题名案卷题名应在50个汉字以内，文字简明、准确揭示卷内文件材料的内容。

科技档案题名一般应包括项目的名称（代字、代号）、卷内文件主题、文件材料名称。

科技档案整理归档流程与方法科技档案整理归档流程与方法随着科技的不断发展和进步，各行各业都离不开科技的支持和应用。

科技档案作为一种重要的信息载体，其价值也日益凸显。

因此，对于科技档案的整理归档工作就显得尤为重要。

下面将介绍一种科技档案整理归档流程与方法。

一、规划阶段1.明确目标：首先需要明确整理归档的目标和意义，确定整理归档的范围和内容。

2.制定计划：根据目标和范围，制定具体可行的计划，并明确每个环节所需时间、人员、资源等。

3.组建团队：根据计划确定所需人员，并组建专业的团队，包括负责人、编目员、分类员等。

二、准备阶段1.收集资料：收集需要整理归档的资料，并进行初步筛选和分类。

2.准备设备：准备必要的设备和工具，如电脑、扫描仪、打印机等。

3.制定规范：制定符合国家标准或行业规范的文件命名规则、文件夹命名规则等。

三、整理阶段1.分类编目：根据资料的特点和内容进行分类编目，制定具体的分类标准和命名规则。

2.数字化处理：将需要数字化处理的资料进行扫描、拍照等处理，并进行文件格式转换。

3.修复整理：对于存在损坏或污损的资料进行修复整理，确保其完好无损。

四、归档阶段1.建立数据库：将数字化处理后的资料建立数据库，包括文件名、文件夹名、所属分类等信息。

2.备份存储：对于重要资料进行备份存储，确保其安全性和可靠性。

3.定期维护：定期对数据库进行维护和更新，保证其时效性和准确性。

五、总结阶段1.评估效果：对整理归档工作的效果进行评估，并提出改进意见和建议。

2.制定方案：根据评估结果制定相应的方案和措施，调整工作流程和方法。

3.总结经验：总结整理归档工作中的经验与教训，并记录下来以备后续参考使用。

以上就是一种科技档案整理归档流程与方法。

在实际应用中，还需要根据不同的情况和需求进行灵活调整和改进，以达到更好的效果。

科技档案管理制度范本公司科技档案是指技术改革、技术引进、设备、产品图样、新产品开发、基本建设等一切图纸、照片、报表、文字总结形成的具有保存利用价值的各种材料。

一、科技档案归档范围和分类1.设备档案：包括机器、仪器、仪表、运输工具等从进入公司后，从开箱、验收、安装、调试、投入、使用、维护、修理、改进到申报为止的各个生产环节，管理活动中形成的技术文件材料，其范围主要有：(1)在开箱验收过程中产生的技术文件，设备装箱单，开箱验收单，便用和安装说明书，合格证，出厂精度检验单，随机备件图纸及其他随机文件。

(2)安装试车、验收过程中产生技术文件，有设备安装工艺规程，安装基本图，电气接线图和验收记录，精密度检查记录安装验收单等。

(3)在投入使用过程中产生的技术文件，有移交给车间的附件及随机工具记录登记。

(4)在改进、改装、报废处理过程中产生的技术文件，处理意见，纪要，申请报告，审批书，技术鉴定书。

2.基本建设档案：公司实行二级管理模式；综合档案室和置业公司档案室，归档范围：(1)综合档案室主要是对分公司的目录管理办法。

(2)基本建设项目文件材料归档范围和保管期限，可根据《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》执行。

3.产品技术档案：产品的开发、设计、工艺、工装图样和新产品的研究、开发、立项、总结鉴定，成果报奖，经济效益，管理的全过程。

二、科技档案的管理1.归档的科技档案要求完整、正确、系统与实际情况相符。

2.归档的资料必须层次分明、组卷合理、排列有序、编好目录、标题确切、清楚醒目。

3.档案室必须清洁通风，并且注意防火、防潮、防蛀等。

4.定期检查保管情况，发现破损、变质要及时补救。

5.经过鉴定确认失去保管价值的科技档案，造出销毁清册，经主管技术领导和有关负责人批准，并在原登记簿上共同鉴证注销。

三、科技档案的借阅1.科技档案原则上不外借，供室内查阅，不准涂改撕损。

2.职工调往外单位和调离本部门，要把科技资料数据在调离前，必须办理归还或移交手续，不得擅自带走。

科技档案的整理方式与步骤科技档案的整理要通过度类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。

第一步分类科技档案一样有产品、科研、基建、设备四大类，咱们旗各单位的科技档案要紧有基建、设备两大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每一个大类里将科技文件材料按项目归类。

基建档案：一样先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。

若是项目不是很多的单位，可直接按具体项目分类。

设备档案：一样先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类。

若是设备不是很多的单位，可分到设备性质，没必要再分下去。

专门提示：一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。

科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。

第二步组合一、基建档案按形成时期和内容别离组卷。

基建档案一样有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、完工验收文件、评奖创优文件和利用、维修、改建、扩建文件等不同时期形成的文件。

基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一时期内同一种格式的材料组卷，如完工图组一卷或假设干卷。

假设项目较小，材料不是很多，那么可几个时期的材料组成一卷，应视情形灵活把握。

组卷顺序：依据文件（可行性研究、立项、审批）→基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）→设计文件→施工文件→监理文件→完工验收文件→评奖创优文件→利用、维修、改建、扩建。

二、设备档案按形成时期和文件内容别离组卷。

设备档案一样有立项审批、购买合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、利用保护、更新改造等时期和内容。

组卷时按文件形成时期、文件内容，结合数量多少确信组合。

小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件材料组成一卷。

这也应视情形灵活把握。

组卷顺序：市场调研→立项审批→购买合同→商务洽谈→开箱验收（合格证书、说明书、随机图纸、质保书等）→安装调试→验收→利用保护→更新改造。

档案整理的方法和技巧2023年了，档案整理还是为广大人民所需。

档案整理的方法和技巧是我们在日常生活中面临的一个问题。

为了更好地解决这个问题，我们需要善于利用现代科技手段和注重方法和技巧的应用，以便更好地完成档案整理的工作。

下面就为大家介绍一些档案整理的方法及技巧。

一、利用现代科技手段辅助档案管理在现代化的社会中，我们可以利用电子科技来更好地进行档案管理。

利用云端存储和电子管理系统，我们可以更加方便地对档案进行保存，管理和整理。

各种文件，照片、影像资料等一切涉及档案的资料都可以被以电子照片、扫描件等方式存储和管理。

在这种情况下，是一项非常便捷的档案处理方法。

二、分类整理分类是档案整理的核心，任何档案整理工作都必须以分类为出发点。

选择合适的文件夹来存放资料，区分资料的性质、内容、保密级别等，放置同类的资料，让不同的文件件与文件板的边缘有够的间隔。

在整理档案的过程中，按照不同的条目逐一进行拍照扫描，以保证文件资料的顺序和完整性。

分类整理十分基础和重要，也是科学仔细/耐心操作的关键。

三、标准化编号方法对于文件资料的相关信息，如文件编号、存放位置等必须进行统一编号管理。

每个文件夹上的编号必须拥有唯一性，来帮助我们更好地寻找文件。

在标准化编号方法上，我们应该注意以下几点：1. 各种文件资料应该按不同的分类标准(如利用五角星来区分保密文件，使用数字来区分分类)。

编号时，各个文件夹和每个文件文件夹的编号应该有所善意的变化，同时，结合档案资料的所属、性质来规定编号的长度和构成拼音。

2. 档案编号不仅要具有区分资料的特点，也需要有便于查找资料的特点。

编号可以结合资料内容和存储位置有些微调整,在检索的时候更加快速准确。

四、注意物品的保管与整理工作人员需要重视档案资料的保管，避免资料遗失、损毁等损失，更好的保护档案文明。

在保存档案的时候，不要让资料遗失、损毁。

敏感文件应加强保密措施，使用防盗、防火、防潮、防震等措施。

为了保证档案资料的整洁，我们应该注意避免磁性物体放置在文件夹附近，避免过度折叠。

《民营企业档案管理指南》之四：科技档案的整理方法【作者】中山市档案局【文章来源】中山市档案局【成文日期】2007-11-04 【点击率】231次一、科技文件材料的形成科技文件材料是记录和反映本企业科技技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。

按照科技文件材料的形式来分,主要有文字材料、图样材料、目录和表格材料、声像材料、机读文件等几种基本类型。

按照科技文件材料的内容来分,主要有基建项目、设备仪器、工业产品、科研课题等几个类别。

二、科技档案的整理方法(一)科技档案的分类科技文件材料在经过归档之后即转化为科技档案,对应科技文件材料的几个大类,科技类档案一般分为基建档案(项目建设档案)、设备仪器档案、产品档案、科研档案等大类。

大类下面还可以再分属类,一般基建类按项目,产品类按品种,科研类按课题等分设二级类目。

如果二级类目下档案数量仍然很多,还可设置三级类目。

但分类时类目层次不宜过多,一般民营企业的科技档案分到二级类目就已经可以了。

(二)整理的准备工作1、制定科技档案立卷归档制度,明确每一类科技档案的归档范围、归档要求、归档时间、归档份数。

其中归档范围可参见附录一的《各类文件材料的归档范围及保管期限表》,科技档案归档制度可参见附录一的《各类文件材料的归档制度》。

制定归档制度的作用主要在于加强档案的积累和收集工作,保证科技档案的齐全完整、及时归档。

2、制定科技档案分类编号方案。

在本企业的档案分类编号方案中明确每一类科技档案的分类代码和编号方法。

档案分类编号方案可参见附录一。

(三)整理方法与操作步骤1、收集文件材料,及时齐全完整。

在各类科技活动开展的过程当中就应该十分注意科技文件材料的形成和积累,并且有意识的进行初步整理,将不同阶段、不同项目、不同产品、不同课题的科技文件材料分开来存放。

在整个科技活动结束之后,要及时补充收集相关材料,确保整个科技活动过程中形成的科技文件材料的齐全完整。

2、科技文件材料的组卷组卷,是在一个大类下,对一个项目的科技文件材料进行分类、组合的过程,也就是把一个项目的全部文件材料,分成一个或多个案卷的过程。

XX公司科技档案整理办法一、总则第一条本办法适用于公司各级档案管理人员。

第二条科技档案的整理，是在科技档案形成以后和归档之前（及处于科技文件阶段），由科技文件的形成者，在公司档案室的协助、指导下所进行的整理工作。

其主要内容是对文件材料进行鉴别，将文件材料形成案卷，并对案卷进行基本的编目工作。

第三条以电子档案为载体的科技档案不在本管理办法内，具体见《电子档案整理办法》。

二、科技档案的整理第四条本办法中的科技文件材料是指记录和反映公司科研、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。

第五条科技文件的整理分为鉴别、立卷、编目、装订四个步骤。

第六条科技文件的鉴别分为完整性鉴别和准确性鉴别。

鉴别由各部门工作人员鉴别，档案工作人员负责协助和指导。

1、各部门科技文件形成者在科技文件开始整理时要按项目收集齐全、完整成套、不能缺项。

2、为保证科技文件的准确性，各部门科技文件形成者要使同一个项目的科技文件之间在内容上应该一致，如底图与蓝图保质一致，反映同一个部位或结构，相关的图纸保质一致。

第七条案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

把归档文件组合成保管单位（例如一盒、一袋）的过程称为立卷。

案卷的基本形式主要有卷、册、袋、盒等.此项工作由有关的科技业务人员承担，档案工作人员协助、指导。

立卷分组卷和文件排列两个内容。

第八条公司各部门工作人员在组卷时要按项目不同采用不同办法组卷。

1、直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。

2、产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。

3、引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。

4、公司只保存一套相关的产品通用图、标准图，并单独组卷，采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。

5、设计底图以张为单位单独保存和管理。

科技档案如何排序？排列是科技档案整理中的一项重要工作，排列顺序错误，则表示整理不规范，不符合要求。

科技档案的系统排列，就是对科技档案有序的排列过程，这种排列过程要求体现科技文件材料的自然形成相互关系，应当反映分类、组卷的系统成果。

系统排列包括两个方面的具体工作：一是卷内文件材料的排列；二是案卷之间的排列。

（一）卷内文件材料的排列卷内文件材料的排列通常是按照科技文件材料在形成时编制的目录进行的（总图目录、初步设计目录等），科技文件材料没有目录或原编制的目录不能适应组卷的排列时需重新排列。

卷内科技文件材料的排列方法如下。

1．文字材料型案卷即全部由文字材料构成的案卷，有3种方法：（1）按重要程度排列，重要的在前，次要的在后。

如：成果性材料—原始性材料—中间性材料；（2）按时间顺序排列，形成时间早的在前，晚的在后；（3）按隶属关系或逻辑排列，如：来文与复文关系，复文在前，来文在后；主件与附件关系，主件在前，附件在后；正本与原稿关系，正文在前，原稿在后。

2．图样材料型案卷即全部由图样构成的案卷。

形成时已编制图样目录的，按原有目录顺序进行排列；原科技文件材料没有图样目录的，或原编制目录不适应组卷排列的（如同一图样目录的科技文件材料形成两个案卷的），按总体与局部的关系，先总后分，先大后小的原则排列。

总的顺序为：总图在前，其他图样在后；组件在前，部件图、零件图在后。

具体方式如下：（1）机械产品图样材料，按图样的隶属关系排列，如：总图—组件图—部件图—零件图；（2）建筑工程图样材料，按图样形成的前后顺序排列，如：总体布置图—平面图—大样图。

总体性、系统性的图样在前，局部性、细部性的在后；（3）专门性图样材料，或按时间顺序排列，如：天文、水文、气象等；或按地区特征排列，如地质勘探、地震观测、地形测绘等。

3．图文混合型案卷案卷由图样和文件交错混合组成，即有文字材料和图纸的，文字材料在前，图纸在后（文字材料在前，图样材料在后）。