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专门档案、专业档案的区别和联系分析作者：鄢敏来源：《档案天地》2016年第11期随着科学技术的发展，人类的社会活动分工越来越细，档案产生的领域、载体、形式等不断增多。
其中，专门档案、专业档案管理，是目前档案工作的一项重要内容。
但在实际工作中，两者的概念、范畴常常混用。
那么，这两者究竟是否为同一种档案门类呢？究竟有何区别和联系呢？下面，笔者在综合有关研究论述的基础上，结合自己的理解，就两者的区别和联系作一粗浅分析。
一、有关研究情况专门档案的概念，笔者查阅到的文献，最早出现在1965年发表的柏镇维撰写的《关键在于从实际出发》一文中，其中说道“从专门档案的实际情况出发，积极、俱重地对其进行鉴定。
人民监察机关的监察档案也是一种专门档案。
”关于专业档案，笔者查阅到的文献最早为1964年发表的叶力群撰写的《技术档案室工作基本知识讲话（初稿）》第七讲中指出，“又如地质、气象、测绘、水文等部门，根据它们的专业特点，它们形成的专业档案，永久保管的部分，可能会多一些。
”有关专著，笔者经查阅国家图书馆文津数据库，最早的一部为1980年农业出版社出版的《林业专业档案》一书。
1988年河南人民出版社出版的《32种专门档案整理方法》一书，则是首本综合性著作，简要介绍了诉讼档案、审计事项档案、地名档案等32种档案的归档范围、整理方法等。
最新的一部为2010年中国人民大学出版社出版的《专门档案管理》一书，则介绍了会计、人事、商标、诉讼、审计等档案的管理方法。
以上可见，自专门档案和专业档案的名称诞生以来，普遍将其作为一个概念在使用。
《档案学词典》更是直接将专门档案释义为“亦称‘专业档案’。
某些部门在从事一定专业活动中形成的档案。
...是专业活动的记录，也是档案的重要组成部分。
如会计档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案、军事档案等。
”《中国大百科全书·图书档案情报》卷中，专门档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织（以下简称“单位”），在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。
档案管理的分类和要求：
档案管理的分类主要包括以下几种：
1.按照时间划分：分为古代档案、近代档案、现代档案。
2.按照内容性质划分：分为文书档案、科技档案、专门档案。
3.按照形成领域划分：分为公务档案和私人档案。
4.按照载体形态划分：分为纸质档案和非纸质档案。
常见的档案有，文书、基建、设备、会计、声像、人事、婚姻、家庭、电子等档案。
档案管理的要求包括以下几点：
1.做好档案的分类管理：档案管理人员应将各部门提交的文件、材料、证照等，按照归档要求组件，有序排列，以便后
期的管理及利用。
2.做好档案的保管工作：应确保档案的完整与安全，防止档案丢失或损坏。
3.做好档案的利用服务：应提供方便快捷的档案利用服务，满足用户的需求。
4.做好档案的统计工作：应定期对档案进行统计，了解档案的数量、种类、利用情况等信息，为决策提供参考。
文书档案管理规定第一章总则第一条为加强文书档案管理，规范文书档案的建立、使用、保管和销毁工作，提高机关、单位的管理和服务水平，保证机构的正常运转和工作的顺利进行，特制定本规定。
第二条文书档案管理是指对机关、单位内产生的文书档案活动进行组织、协调、督导、监督和管理的工作。
第三条文书档案管理应坚持的原则是：（一）法律、法规原则：遵循国家有关法律法规的规定。
（二）实事求是原则：根据实际情况开展工作。
（三）全面规范原则：按照规范的要求做好文书档案管理。
（四）服务中心原则：以用户为中心，满足用户需求。
（五）信息化管理原则：充分利用信息化手段提高管理效率。
第四条文书档案范围包括机关、单位内的各类纸质文书档案和电子文书档案。
第五条文书档案管理应按照以下要求进行：（一）健全管理制度：建立健全文书档案管理制度，明确各类文书档案的管理责任和流程。
（二）严格分类归档：对文书档案进行分类归档，确保文书档案的组织和检索的便捷性。
（三）及时归档备案：对机关、单位内产生的文书档案，要及时进行归档备案工作，确保档案的完整性和可阅读性。
（四）保密措施：对涉密的文书档案加强保密措施，确保信息安全。
（五）定期检索整理：定期对文书档案进行检索整理，及时处理过期文件。
（六）合理利用档案资源：合理利用档案资源，提供文书档案的查询和服务功能。
（七）加强培训和技术支持：加强对文书档案管理人员的培训和技术支持，提高管理水平和专业能力。
第六条文书档案管理工作由机关、单位的档案管理机构负责，档案管理机构应具备以下条件：（一）具备档案管理专业知识和技能。
（二）配备相应的档案管理人员。
（三）配备相应的档案管理设施和设备。
（四）充分利用信息化手段，提高管理效率。
第二章文书档案的建立和登记第七条机关、单位内产生的各类纸质文书档案和电子文书档案，经过正式审核和签字后，即为有效文书档案。
第八条机关、单位内产生的纸质文书档案应按照相关要求进行编号，制作文书档案封面，并在文书档案封面上登记以下事项：（一）文号；（二）文件标题；（三）发文单位和发文日期；（四）收文单位和收文日期；（五）主题词；（六）文件的密级；（七）文件的分类号；（八）文件的保管期限；（九）文件的存放位置。
文书档案整理一、做好档案工作应首先掌握的几个概念面对一堆杂乱无章的文件材料，在归档前，我们需要掌握几个基本概念（一）、档案的种类。
就目前现代档案可分为：文书档案、科技档案、专门档案（会计、照片、声像、光盘等）1、文书档案---文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等2、科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。
如图纸、设计任务书、科研报告等等；3、专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。
如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。
新型载体档案如照片、影片、录像、光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。
今天我们探讨的档案种类主要是文书档案。
（二）文书档案的归档制度就是文书部门处理完毕的文件，经过整理归档，定期移交给机关档案室集中保存，作为机关的一项制度执行。
它主要包括：归档范围、归档时间及归档的质量要求1、归档范围：就是归档文件整理的范围。
确定归档范围是整理工作首先要解决的实际问题。
收集中的文件材料，有本机关的，也有上级、同级、下级送来的，有重要的，也有一般事务性的，有长期效用的，也有短期效用的。
在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。
在确定归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。
这里的齐全---主要指归档率：实际归档文件／应归档文件。
文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。
下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。
2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。
二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。
2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。
3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。
三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。
2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。
3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。
4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。
2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。
3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。
4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。
五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。
2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。
3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。
4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。
以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。
档案管理制度范本档案管理制度范本1第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。
档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。
第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。
在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的`档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。
第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。
第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。
第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。
第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。
第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。
对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。
档案管理制度范本2第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。
第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。
第三条归档文件应为原件。
第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的'完整性。
文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。
第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录，双方履行签字手续档案管理制度范本3(一)文件管理制度第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
文书档案管理细则是对企业内部文书档案管理工作进行规范和指导的文件。
下面是一份文书档案管理细则的示例：1. 负责人1.1 设立文书档案管理部门，明确专人负责文书档案管理工作。
1.2 文书档案管理部门负责制定文书档案管理规范和制度，并对全体员工进行培训和指导。
2. 文书档案分类2.1 制定文书档案分类标准，按照相应分类进行文书档案归档。
2.2 对于重要文书档案，设立专门的保密存储区域，确保文书档案的安全性和保密性。
3. 文书档案存储3.1 归档文书档案时，应标注文件名称、文件编号、归档时间等信息，并制作文书档案目录。
3.2 文书档案应存放在专门的文书档案柜中，定期清理和整理文书档案，确保档案的完整性和可查阅性。
4. 文书档案借阅4.1 设立文书档案借阅手续，借阅人需填写借阅申请表，并经上级审批后方可借阅。
4.2 文书档案借阅期限一般不超过7天，逾期需重新提交借阅申请。
4.3 借阅人应妥善保管文书档案，不得私自涂改或损毁，借阅完毕应及时归还。
5. 文书档案销毁5.1 按照文件保管期限，定期清理和核对需销毁的文书档案。
5.2 对于需销毁的文书档案，应编制销毁清单并进行上级审批。
5.3 文书档案的销毁应按照相关法律法规的规定进行，确保文件的安全和隐私的保护。
6. 文书档案备份6.1 对于重要的文书档案，建议进行定期备份，保障档案的安全性。
6.2 备份的文书档案应存放在离散的地点，与主要档案分开存放。
7. 审计与检查7.1 定期对文书档案管理工作进行审计和检查。
7.2 对发现的问题，要及时整改，并制定相应的纠正措施，以提高文书档案管理的质量和效果。
以上是文书档案管理细则的一个示例，具体的细则内容还需要根据企业实际情况进行调整和完善。
