费用报销单电子版适用小规模般纳税人

第1篇第一章总则第一条为规范公司财务管理，加强内部控制，确保公司资金安全和合理使用，根据《中华人民共和国税收征收管理法》、《中华人民共和国发票管理办法》等法律法规，结合公司实际情况，制定本规定。

第二条本规定适用于公司内部所有取得发票的报销行为。

第三条取得发票报销应遵循合法、合规、真实、准确、完整、及时的原则。

第二章发票的种类与要求第四条发票的种类1. 增值税专用发票：适用于增值税一般纳税人销售货物、提供加工修理修配劳务、销售服务、无形资产、不动产等行为。

2. 增值税普通发票：适用于增值税小规模纳税人、一般纳税人销售货物、提供加工修理修配劳务、销售服务、无形资产、不动产等行为。

3. 其他发票：包括定额发票、普通收据等。

第五条发票的要求1. 发票内容应真实、完整，包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方名称、地址、电话、纳税人识别号、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等。

2. 发票印章应清晰、完整，包括发票专用章、单位名称、法定代表人或授权代表签名等。

3. 发票应加盖税务机关监制的发票专用章。

4. 发票应与实际发生的业务相符，不得虚开、伪造、篡改发票。

第三章发票取得与保管第六条发票取得1. 公司内部人员或供应商在发生业务时，应主动向对方索取发票。

2. 发票取得后，应及时将发票粘贴在报销单上，并填写相关信息。

3. 如发票内容填写错误，应退回对方重新开具。

第七条发票保管1. 发票应妥善保管，不得遗失、损毁。

2. 发票应按照会计档案管理要求，分类存放，定期归档。

3. 发票的保管期限为五年，期满后应按照规定销毁。

第四章报销流程第八条报销申请1. 发票报销申请应由发生业务的部门或个人提出。

2. 报销申请应包括以下内容：报销人姓名、部门、职务、报销日期、报销事由、金额、发票复印件等。

3. 报销申请需经部门负责人审核签字。

第九条报销审批1. 报销申请经部门负责人审核后，由财务部门进行初步审核。

费用报销制度及步骤为深入完善财务管理，严格实施财务制度，降低企业经营成本，依据国家相关财政法规和企业宏观发展战略方针，特制订本制度及审批程序。

业务招待费各职能部门为方便开展业务，可依据具体情况负责安排接待和用餐，标准以下：（一）通常招待企业用户：对方来访者如是经理以上等级能够据实报销，如是员工则每次用餐标准为200元以内。

（二）国外关键用户：对方到本企业访问时，本企业经理以上职员陪同，据实报销。

（三）政府部门：每次就餐标准每人100元、总额1000元以内。

（四）其它各部门经理确需发生招待费用时，必需报经分管高层领导确定同意，每次用餐标准每人50元、总额200元以内。

（五）报销招待费或签单时必需写明招待对象、人数、时间。

（六）企业陪客人员百分比不得超出1：1。

（七）定点签单饭店可签单人为：董事长和总经理，签单由人力资源部负责月结并向财务部申请付款。

（八）超出标准招待费用由董事长同意。

（九）全部业务招待费事前必需在人力资源部申请、立案，《业务招待费申请单》财务审核联将由人力资源部在申请付款时统一交于财务部方便审核。

●现金日常借款（一）借款用途：用于出差、零星购物、购置业务配件等确需预借现金款项。

（二）归还借款：借款人在相关业务完成后30天内到财务部报销冲欠款。

逾期将从工资中扣除借款。

（三）采购款项：购置配件或各部门通常业务备用金以10000元为准，备用金申请由总经理签批，每个月25日结算当月备用金领，结算凭票据结算，具体票据规则参考第七条原始凭证有效性处理。

备用金采取“前债不清，后债不借”标准●费用报销（一）办公用具费凭请购单和发票，须行政部门经理确定后到财务部付款或报销。

（二）单笔金额在500元以下，由职员提报给各部门经理，由部门经理审核后统一提交至财务经理处审核方可付款。

（三）单笔金额在500元以上，由职员提报给各部门经理，由部门经理审核后统一提交至总经理处审核签字，财务部门可付款。

原始凭证(报销单据)有效性经办人报销费用、支出时，应取得真实正当原始凭证，以下凭证视为正当凭证，准予报销：（一）税务机关同意带防伪水印底纹和全国统一发票监制章税务发票，注意：采购类发票需依据所属企业纳税人性质开具：通常纳税人需要增值税专用发票，小规模纳税人开具一般发票；（二）财政机关同意并统一监制行政事业性收据；邮政、银行、铁路系统各类带印戳收据、支出证实单；发票内容：1．“用户名称”栏统一填写报销企业名称，税号，开户银行等发票抬头信息。

财务管理制度2----财务报销2.1财务报销的单证种类2.1.1增值税发票：包括增值税专用发票和增值税普通发票，指从一般纳税人取得的增值税发票、从小规模纳税人取得的小规模纳税人增值税发票、供应商或加工商不具备开具发票的资格委托税务机关开具的增值税发票、收购农副产品取得的农副产品增值税发票、从承运单位取得的符合抵扣条件的运输发票、进口货物海关完税凭证、废旧物资回收发票以及其他符合增值税抵扣条件的发票。

2.1.2普通发票：是指在购销商品、提供或者接受服务以及从其他经营活动中，开具、收取的除增值税专用发票以外的各类付款票据，包括：小规模纳税人提供的普通发票、服务业发票、其他经税务机关认可的可以作为发票使用的票据、如邮电企业的收据、金融企业的费用收据等。

能够取得增值税专用发票的，尽量控制普通发票，以降低税负。

2.1.3各类完税凭证。

2.1.4行政事业单位收据：指从政府机关、事业单位、社会团体取得的财政部门监制的收款收据。

2.1.5普通收据（白条）：未经税务机关认可，不能作为合法费用凭证报销的收款收据，公司严格限制普通收据报销，未经特殊批准不得作为报销凭证入账。

2.2报销单证的填制要求2.2.1 所有发票、单证报销必须真实反映与公司经营业务相关的业务内容，项目填写完整、金额计算正确、大小写相符，字迹清晰可辨，如：开票日期、公司名称、品种规格、数量、单价、金额等项目，缺一不可，公司有特殊要求的除外。

2.2.2 本标准2..2.1款所列的报销单证，凡是手工填制的必须为复写状态（发票联反面也有复写痕迹），否则不予报销。

2.2.3 增值税专用发票必须按发票格式逐栏正确填写并签章，任何项目填写的内容与实际不符的一律不予报销，汇总开具的增值税专用发票，必须有两份销货清单附件，否则不予报销。

有密码的增值税发票，右上角的密码不得有任何损坏迹象，否则由经办人负责退回并重新取得符合规定的发票。

2.2.4 普通发票（指增值税专用发票以外，加盖有税务监制章的发票），无开具发票单位的公章或财务专用章或经办人签名、盖章不全的，财务不予报销。

费用报销单电子版Abukai Expense是美国Abukai公司的一款手机应用产品，支持IOS、安卓和黑莓平台。

该应用通过手机对费用单据拍照后，上传到Abukai 云端，由系统识别费用单据的内容，按费用类别自动填写到费用报表中。

填写完成后，转成电子表格及指定的财务软件可读取的费用报表格式文件，发送至用户的邮箱。

用户将费用报表数据文件下载后，上传至所在公司的费用报销系统。

这个工具可以帮助用户减少填写费用报销单的时间。

免费用户每年最多只能填写10张费用报销单。

目前该工具只支持英文单据，无法读取中文。

笔者先上传了两张中文发票，系统显示交易失败，这在意料之中，该应用不支持中文。

测试效果笔者先上传了两张中文发票，系统显示交易失败，这在意料之中，该应用不支持中文。

然后，从网上搜集了五张不同形式的英文发票（invoice或receipt），打印到纸上，用该软件逐一拍照上传。

“原始”纸质发票如下图所示，图中的顺序号是事后根据识别结果上的行顺序加上去的。

次日上午，收到Abukai发来的邮件，Excel版识别结果如下所示：金额及费用归类全都正确。

如果收据上有明确的供应商名称，也取到了正确值。

如果收据上有明确的地址信息，也取到了正确的值。

如果收据上没有币种，则根据地址所在国家来推算。

自动取得了收据交易日期的汇率，并换算出报告币种（我在设置中将报告币种定义为CNY）的值。

这个识别效果还是相当好的。

除了上面的Excel文件，邮件中还附了一个PDF文件，里面是该费用报销单中收据的原始照片。

邮件中还有另外几个文件，每个对应一种会计软件的接口格式，可供这些会计软件直接导入。

如下图所示。

系统支持自定义Excel数据文件格式。

安装应用要使用该软件，请根据自己的手机型号，从苹果、Google、黑莓的应用商店中下载并安装，应用本身是免费的。

笔者使用安卓手机，身在大陆，无法连接Google Play，只好用iPad 下载安装了苹果版本。

关于报销贴票规范化的相关规定一、目的为了优化公司的费用报销流程，提高报销效率，统一各部门的报销程序，保证审核审批管理健康、及时、有序地运行，根据国家有关法律、法规，现结合公司具体情况，特制定本制度。

二、适用范围本规定适用于******有限公司全体员工。

三、报销的票据种类介绍及规范业务人员在业务发生后应取得合法、真实、有效的票据凭证（包括但不限于以下凭证：增值税专用发票（平推式）、增值税普通发票（平推式和卷式）、通用机打发票（平推式和卷式）、定额发票、手写发票、行政事业单位收据等）以下针对各票据的规范做出介绍1、增值税发票，含专用发票（平推式）、普通发票（平推式和卷式）1.1、发票必须合法、真实、有效，对于取得的增值税专用发票（含电子）应在购买方信息栏处（名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号）填列准确、完整信息；对于取得的增值税普通发票（含电子）应在购买方信息栏处至少将“名称”和“纳税人识别号”填列准确、完整信息，其他信息依实际情况选择填列。

1.2、发票内容须与实际交易内容完全一致，须开具货物或商品明细，不得笼统填写“办公用品”、“生活用品”、“食品”、“劳保用品“等，附有销货清单的发票，销货清单必须是由税务开票系统打印的统一格式清单，不得在系统外打印。

1.3、发票不得涂改、挖补、大小写金额必须相符；字迹清楚，不得压线、错格;发票联和抵扣联必须加盖发票专用章不得以其他印章代替;按照增值税纳税义务的发生时间开具。

1.4、机打发票号码必须与印刷票据号码一致。

1.5、发票下方开票人、收款人、审核人，必须填列齐全，且必须是自然人姓名、开票人和审核人不得是同一人。

1.6、取得联次：增值税专用发票应取得两联（其一为：发票联，其二为：抵扣联），增值税普通发票应取得一联（发票联）。

1.7、其他本文中叙述的未尽事宜。

附：增值税专用发票票样2、通用机打发票（平推式和卷式）通用机打发票一般适用于小规模纳税额（平推式）、出租车行业（卷式）、高速/快速路通行费等，开具规则和要求基本与普通发票相同，不再赘述，以下列举发票票样（因各地情况不一，列举只是参考，具体发票样板依当地实际情况而定）：3、定额发票定额发票因其通用性和简便性，内含信息较少，只需注意现有定额发票全部为国税颁发，发票名称必须含“国税”字眼；必须加盖发票专用章，且必须位于发票区域，不可位于或交接兑奖联4、手写发票手写发票为国家税务局颁发，商户自行手工书写的发票，因其不需在税务系统开具，所以普遍不规范，业务人在取得此类发票的时候需要求对方描述详细、字迹清晰，项目齐全的写明业务事项，并加盖发票专用章。

费用报销单模板完整版1. 填写人信息
填写人姓名：
填写人职位：
所属部门：
2. 报销信息
费用报销日期：
报销单编号：
报销金额：
报销事由：
3. 收款信息
收款人姓名：
开户银行：
银行账号：
4. 费用明细
5. 相关附件
6. 审批意见
审批人姓名：审批日期：审批意见：
7. 财务审核
财务审核人：审核日期：审核意见：
8. 报销单状态
报销单状态：待审批/已审批/已付款/已完成
注：请在填写报销单详情时务必如实填写，如有虚假内容，将承担相关责任。

注意事项：
- 请务必携带所有相关票据和文件，以备查验。

- 票据须为原件，不接受复印件或电子版。

- 报销单一经填写，不得随意更改，请核实准确性后再提交。

报销人签字：
日期：。

关于规范报销票据的通知为了加强企业会计基础工作，规范票据报销程序，完善发票报销制度，防范票据报销中产生的违法违纪行为，减少企业因取得不合规票据带来的税务、审计风险，同时减少个人在经济活动中因取得不合规票据造成的自身利益受损，根据《中华人民共和国发票管理办法》，财政部《会计基础工作规范》，现对报销的票据做如下规定：第一条发票管理1、在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，必须向收款方取得发票。

发票均应由国家财政、税务部门统一印制，发票应套印全国统一发票监制章。

2、从外单位取得发票，必须核对如下基本内容：2.1发票上付款单位全称必须填写与营业执照上相符的公司全称，不得空白或简写。

2.2发票上须写明开具发票的日期。

2.3发票上须写明经济业务内容、数量、单价、大小写金额。

2.4发票必须加盖收款单位的发票专用章，发票专用章加盖需清晰完整，并且加盖在右下角“销售方:(章)”位置上，不得超出备注框上方，以免遮盖其他有效信息。

2.5发票上须填写收款人、复核人、开票人，其中收款人与复核人不能为同一人。

2.6发票上的二维码、密码区、发票编码需清晰可见。

2.7从2017年7月1日索取增值税普通发票时，应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码；销售方为其开具增值税普通发票时，应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。

3、增值税一般纳人单位发生的商品、材料采购和加工、修理修配劳务、运输等属于增值税应税范围内的经济业务，必须开具增值税专用发票;小规模纳税人单位金额超过2000元的，发生的商品、材料采购和加工、修理修配劳务、运输等属于增值税应税范围内的经济业务，必须取得增值税专用发票；否则财务部原则上不予报销。

4、若一张发票开具多项物资合计金额的，必须附有加盖收款单位发票章的详细销货清单。

5、发票所记载的各项内容均不得涂改、挖补；发票有错误或信息不全的，应由出具单位重开。

6、允许报销的行政事业性收费收据和非税收入收据，必须是由具有收费资质的行政事业性单位开具的，收费项目为列入国家或省级以上人民政府规定的行政事业性收费和政府性基金目录。

部门 费 用 项 目票据张数备注 报 销 金 额 合 计部门
费 用 项 目票据张数备注 报 销 金 额 合 计部门 费 用 项 目
票据张数备注 报 销 金 额 合 计￥
金额（大写） 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ￥
董事长审批： 总经理审核： 部门负责人： 财务： 报销人：金额（元）￥
金额（大写） 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ￥
董事长审批： 总经理审核： 部门负责人： 财务： 报销人：费 用 报 销 单
报销日期 年 月 日
报销日期 年 月 日金额（元）￥
金额（大写） 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ￥
董事长审批： 总经理审核： 部门负责人： 财务： 报销人：
费 用 报 销 单
费 用 报 销 单
报销日期 年 月 日金额（元） 日照在天软件开发有限公司
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