《文秘实务与案例》教案 第二章 办公室日常事务管理第七节 办公零用现金管理

教学过程第三节办公室日常事务管理一、管理印章和介绍信（一）印章1．种类：公务印章有正式印章、套印章、钢印、领导人签名章、专用章。

2．样式：印章的质料、形状、印文、图案、尺寸规格。

3．印章的管理与使用要求：（1）专人负责。

（2）确保安全。

（3）防止污损。

4．印章的刻制与启用：（1）刻制：必须严格执行国家的有关规定。

要有上一级主管单位的正式公文，在批准后由制发单位开具公函，附章样到所在地的公安部门办理登记手续，由公安部门指定专门的刻字单位承担印章的刻制任务。

印章刻制完毕，刻字单位一律不得留存章样。

（2）颁发与启用：1）启用前准备：选定印章的启用时间；提前向有关单位发出正式启用的通知并附上印模；填写“印模卡”一式两份；在印章规定生效日前，印章不得使用。

2）印章颁发与启用的要点：取公章实行双人同行制；取回后，交办公室负责人拆封检验，指定专人保管；启用新印章要将印模和启用时间报送上级主管部门。

2．印章的使用程序（1）申请用印；（2）正确用印；（3）用印登记。

3．如何使用经理名章经理名章多用于书信、票证、合约、报表、文件等方面，具有法定的权威性和代表性，其管理和保管要和公章一样，防止他人利用经理名章招摇撞骗，进行非法活动。

4．印章的停用与缴销因机构变动、名称改变或公章损坏需启用新公章而停止使用旧公章时，要将旧公章送缴制发机关封存或销毁。

自行销毁的，要经上级部门批准方可。

属于机构撤销的，应在撤销决定下达之日起，停止使用公章并缴销。

销毁旧公章要登记造册，要经上司批准，要有两人监督。

（二）介绍信1．介绍信的使用要求介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。

秘书部门掌握的主要是工作介绍信，这是统一印制的。

出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。

介绍信有时限要求。

2．介绍信的管理（1）指定专人负责管理，一般由印章管理人员负责管理。

办公室实务（第2版）•目录：•第一章办公室实务概述•1.办公室的含义与职能•2.办公室实务的范围和内容•3.办公室环境的布置和管理•4.办公器械的使用•5.办公用品的准备•6.办公室和接待室的管理•7.办公室零用现金管理••第二章文员实务•1.文员的工作顺序•2.文员管理时间、费用的方法•3.文员的工作方法••第三章电话、电子通讯•1.电话接打•2.新型电子媒体的运用•3.新型电子工具的利用••第四章邮件收发•1.邮件的收取•2.邮件的分拣•3.邮件的拆封•4.邮件的处理•5.上司不在时邮件的处理•6.邮件寄发前的准备•7.邮件的寄发•8.电子邮件处理实务••第五章接待实务•1.文员与接待•2.接待的基本礼节•3.接待平时来访者的实务•4.接待计划中来宾的实务••第六章信访实务•1.来信的受理与处理•2.来访的接待与处理•3.来电的接听与处理•4.企业信访工作实例••第七章会议及会谈实务•1.文秘人员与会议•2.会议的基本知识•3.会议的计划和准备•4.会议中的实务•5.会议记录的制作•6.会议后的实务•7.编写会议简报和会议纪要•8.为上司参加会议作安排•9.和同事一起开会•10.会见与会谈实务•11.召开各种形式会议的方法•12.提高会议效率••第八章日程安排•1.日程安排与文秘人员•2.日程安排的意义•3.文秘人员在日程安排中的工作•4.日程安排计划表的种类和管理•5.日程安排计划管理••第九章差旅事宜•1.文秘人员的职责•2.与上司一起旅行•3.差旅的预订工作•4.国(境)外旅行•5.旅行结束后的工作••第十章照料上司身边琐事•1.照料身边琐事的意义•2.照料身边琐事的准备•3.照料身边琐事的做法••第十一章交际与礼仪•1.日常举止规范•2.握手礼仪与名片的使用•3.交际应酬的内容和信息收集•4.喜庆实务和宴会礼仪•5.丧事实务和吊唁礼仪•6.与社会团体扩大交往的准备•7.礼品和贺卡的处理•8.捐赠记录的保存••第十二章办公室用语•1.文员和口头语言•2.敬语的使用•3.接待用语的使用•4.说话的方法•5.听话的方法•6.社交话题的选择••第十三章印信、值班工作•1.印章的制发和使用•2.介绍信的保管和使用•3.电子签名和电子印章的制作及使用•4.保密工作的范围和内容•5.值班工作的任务和要求••第十四章文书与档案实务•1.公务文书的特点和作用•2.公务文书的种类和格式•3.文书处理的内容和方法•4.文书管理的内容和要求•5.档案收集的对象和制度•6.立卷归档的标准和做法•7.档案的保管和利用•8.文书归档新规则的内容和方法••第十五章电子文档实务•1.电子文档的特征和类型•2.电子文件的收集和积累•3.电子文档的传输•4.电子文件的整理和著录•5.电子文档的存储•6.电子文件的归档•7.电子文档的利用与管理•附一：调查表•附二：实务测试•主要参考书目。

秘书实务与案例分析第二章秘书工作基本要求案例分析案例1：上司办公桌上的文件琳达是费希德（）公司销售部经理的秘书，不过她当秘书还不到一个月。

这天上午，琳达的上司被公司市场总监叫去了，他俩站在办公室门口聊天。

上司办公桌上的铃响了，琳达过去接时，发现上司的桌子有份印有“公司不得外传”的文件翻开在那里。

面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：a、因为是在上司的办公室，公司外部的人也看不见这份文件，所以，这么放着没什么事。

b、给正在与市场总监聊天的上司发短信，请示他如何处置办公桌上的文件。

c、将文件放进保险柜里，上司回来后，马上向他报告。

d、给老同事艾玛打，问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。

e、文件这么摊着可能会被不该看到的人看到，所以用其它资料将文件盖上。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。

答案e公司的文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦，所以，作为助手，秘书有责任帮上司保管好文件。

但是，上司毕竟没有走多远，也许一会儿就回来了，所以，只要简单把它盖好就行了。

案例2：秘书工作的基本原则琳达是腾飞仪器（）公司财务总监的秘书。

她上个月才大学毕业，人力资源部请一位老同事对她进行培训。

这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。

下面有5个选项：a、在处理上司交办的工作时，如果遇到不明白的地方，不要自作主，而是在请上司确认之后再处理。

b、在上司身边工作，肯定会比一般员工多知道一些公司，所以，即使知道了也要装作不知道。

c、秘书不能只等上司给自己交办工作，应该学会自己找事做。

d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事，你同样要处理好。

这事到底与上司的工作有没有关系，可以在处理完之后再去确认。

e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务，所以，秘书应仔细观察上司，了解他现在想做什么，从而提前主动为他提供帮助。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。

答案d企业为领导人配备秘书就是为了让上司专心致志地工作，帮助上司处理日常杂务，所以，帮上司处理一些杂事或私人事物是秘书的份工作，因此，就没有必要去确认这事到底与上司的工作有没有关系。

《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义1.2 秘书实务的作用与意义1.3 秘书实务的基本原则与要求1.4 秘书实务的发展趋势第二章：秘书工作内容与流程2.1 秘书工作的主要内容2.2 秘书工作的基本流程2.3 秘书工作的时间管理2.4 秘书工作的沟通协调第三章：商务沟通与协调3.1 商务沟通的基本原则与技巧3.2 商务协调的基本方法与步骤3.3 商务会议的组织与安排3.4 商务洽谈的技巧与策略第四章：文书写作与处理4.1 文书写作的基本要求与规范4.2 公文的格式与结构4.3 文书的处理与管理4.4 电子邮件与电话沟通的技巧第五章：办公室管理与维护5.1 办公室环境布置与维护5.2 办公设备的使用与管理5.3 办公用品的采购与管理5.4 办公室安全与保密工作第六章：宴会与接待礼仪6.1 宴会礼仪的基本原则与程序6.2 接待礼仪的重要性与基本要求6.3 商务场合的着装与仪态6.4 跨文化交流中的礼仪注意事项第七章：商务旅行安排与管理7.1 商务旅行的基本准备工作7.2 机票与酒店预订技巧7.3 商务旅行中的交通与导航7.4 商务旅行安全与紧急情况处理第八章：信息收集与管理8.1 信息收集的重要性和方法8.2 信息处理的技巧与步骤8.3 数据库的使用与管理8.4 信息保密与分享的原则和技巧第九章：时间管理与个人效率提升9.1 时间管理的重要性与策略9.2 个人效率提升的方法与技巧9.3 任务优先级设定的原则9.4 个人职业发展规划与目标设定第十章：秘书职业规划与发展10.1 秘书职业发展的路径与前景10.2 秘书职业规划的制定与实施10.3 秘书职业素养的提升与修炼10.4 秘书在组织中的角色与职责重点和难点解析一、秘书实务概述：理解秘书实务的定义、作用与意义，以及其基本原则与要求，对于学生建立正确的秘书实务观念至关重要。

二、秘书工作内容与流程：掌握秘书工作的主要内容及其基本流程，是秘书工作顺利进行的基础。

秘书实务电子教案课程说明：一、课程性质：“秘书实务”是我院大二学生院选课程，主要培养有社会主义觉悟的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、企事业单位等社会组织的人才二、主要内容：第一章秘书实务概述第二章秘书的接待工作第三章秘书的沟通与协调工作第四章会议组织与服务第六章秘书的日常事务工作第七章文书处理与档案管理三、教学目标：本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。

同时，配合一定的训练，使学生的认识有较大提高。

本课程以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照“必须”、“够用”、“精当”、“扎实”的原则有所取舍。

四、考核方法：平时表现与期末考试相结合。

五、成绩说明(说明成绩的构成、比例等)1 、课堂纪律： 10%2、作业： 10%3、实训(含课堂讨论和实作 )： 20%4、期末考试： 60%课题：秘书实务概述教学目标：1. 了解秘书实务的内容2. 了解秘书实务工作的性质与特点3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德4.掌握秘书实务工作的规律与方法教学重点：掌握秘书实务工作的规律与方法教学难点：了解秘书实务工作的性质与特点课时安排： 2 个课时课型：理论课+实践课教学方法：讲授法、讨论法授课过程：学习秘书实务的目的是什么？(一)直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。

(二)根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。

一、何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。

秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。

二、秘书实务的研究范围和主要内容是什么？(一)秘书实务的研究范围包括：1、秘书业务工作的一般理论2、秘书业务工作的具体内容3、秘书业务工作的工作规范4、秘书业务工作的运作程序5、秘书业务工作的具体方法。

《秘书实务》课程教学设计2012-06-24 09:37一、课程性质秘书实务是我院文秘和法律文秘专业的一门专业核心课程。

它具有很强的专业性、综合性、实践性和规范性，对培养学生的专业思想、专业基础和专业技能均有突出的意义，是将本专业学生培养成具有一定行政管理工作能力之人的重要一环。

通过该课程的学习，使学生掌握本职业岗位必需和够用的基本理论，使学生具备文书处理与写作能力、办公室事务处理能力会议组织与服务能力和商务活动能力。

该课程与应用写作、档案管理、公共关系等课程相辅相成，构成该专业培养目标的核心课程群。

二、课程教学目标通过该课程的学习使学生具备办文、办会、办事的业务处理能力。

本课程采用项目导向、任务驱动、现场仿真教学模式。

三、课程任务1、使学生掌握秘书素质与职业道德的基本要求；2、使学生掌握文书处理与写作技能；3、使学生掌握办公室事务处理技能；4、使学生掌握会议组织与服务技能；5、使学生掌握商务活动技能。

四、课程内容设计本课程通过对秘书人员岗位的调查和详细分析，以秘书职业能力为核心来设计教学内容，具体如下：理论知识秘书基本要求1.秘书职业认识2. 秘书的职业道德与素质实训秘书职业能力职业能力与教学内容分配表五、教学模块实施方案第一秘书基本要求模块一职业认识该模块教学主要使学生对秘书职业的特点、工作范围、工作原则等有正确的认识，为学习后续内容奠定良好基础。

该模块由秘书角色认知、秘书工作和秘书机构三个教学模块组成，解决职业认识能力问题。

该模块教学主要采取理论讲授、案例分析、启发总结、问题讨论、录像教学等教学方法。

为学生提供电子课件、参考资料、录像教学片、教学案例、习题集等教学资源。

教学模块1、秘书角色认知（1）教学内容1、认知和领会秘书角色定位的动态过程2、理解认识和体会秘书应具备的职业意（2）要求与标准1、认识和体悟秘书主题地位的秘书工作特征2、正确认知秘书的生理健康要求与心理健康要求3、了解常见的秘书角色知觉的误区（3）教学过程设计步骤一：结合案例讲授秘书角色意识的相关知识，正确理解秘书在工作中应处的地位。

《管理秘书实务》课程教案二、我国当代秘书学的学科体系（略）课程：管理秘书实务纵观秘书学发展的历程，尤其是近十年来西方发达国家秘书发展的进程，我们发现：秘书在当今计算机信息技术的推动下，正由原来的事务服务型向管理助理型转变。

因此，秘书学正由传统秘书学走向现代的管理秘书学。

1．管理秘书学含义管理秘书学，顾名思义，实际上就是管理学和秘书学的结合。

即运用管理学的原理、方法来研究、审视秘书行为和活动。

（综合说、边缘说、分支说，秘书学和秘书专业逐渐划归管理学学科体系之下）2．管理秘书实务特点及原则管理秘书实务的特点：程序性（事务性）、综合性、技术性管理秘书实务的原则：系统原则、服务第一、全面质量管理、时效性、经济性第一章公关事务管理公关事务管理：指秘书人员不仅要对自己的仪表、礼仪等进行管理，以达到端庄、整洁、高雅、成熟、敏捷、规范的标准，而且要对组织的形象进行管理，即对组织的知名度和美誉度进行管理，做好接待工作，管理好专门的公关活动以提高组织的知名度和美誉度。

其内容主要包含：仪表、礼仪、及接待工作等。

第一节仪表概述一、仪容1.含义：即人的容貌，是个人仪表的重要组成部分，它由发式、面容以及人体所有未被服饰掩盖的肌肤（如手部、颈部）等构成。

《东观汉记·明帝纪》：“臣望颜色仪容，类似先帝。

”2.内容：自然美、修饰美、内在美。

具体来说：①发型：整洁、美观，勤于梳洗和整理；②面容：保持干净，男士应养成每天修面剃须的良好习惯，女士要懂得修饰美容的方法技巧；③颈部：干净、卫生，注意勤洗；④手部：干净、卫生，不留长指甲。

3.作用：①掩瑕扬瑜，美化形象；②辅佐社交，顺达事业。

4.目的：①为了突出优点、掩饰缺点；②是工作的需要，是敬业的一种表现；③是对他人的一种尊敬。

5.五点要求：干净、整洁、卫生、简约、端庄。

二、仪表——“女人看头，男人看腰”1.含义仪表指人的整体外貌，它包括容貌、姿态、服饰、风度、个人卫生等,是人精神面貌的外在表现。

《办公室工作实务》办公室零用现金管理和公务费用报销办公室工作实务会说会写会做事会做人办公室日常事务学习目标知识点了解办公室日常事务性工作的内容掌握日常事务性工作的操作规范和要求能力点掌握在具体办公环境下的工作方法能准确领会本级和上级组织领导的工作意图了解相关办事渠道，具备相应的办事能力素质点培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识养成严谨、规范的办公室工作习惯会说会写会做事会做人会说会写会做事会做人办公室零用现金管理和公务费用报销办公室零用现金管理公务费用报销情景案例宏利公司行政部的几台计算机出了问题，经常死机。

行政经理让秘书贾珊联系公司技术部请技术人员帮忙来修理一下。

贾秘书找到技术部，技术部负责人说这段时间技术部都在忙于新产品的开发，实在抽不出人来，只能等以后再说。

贾珊向行政经理汇报，行政经理有些着急，说办公室工作不能停。

他突然想起什么，说办公室新聘的秘书左景在学校学的就是计算机，让他试试吧。

下午左景检查了出问题的计算机，说修好没问题，只是要更换一些配件，需要几百元。

贾秘书负责办公室零用现金的管理，她从自己办公桌抽屉里的零用现金中拿出伍百元，交给左景去购买配件。

第二天，办公室的几台计算机终于修好了。

第二天刚上班，文印室的小赵来找贾珊，说前些天文印室购买了一批打印用的A4纸，她交给贾珊一张发票，贾秘书看了看金额，就把钱支付给了小赵。

十点钟，行政助理找到贾珊，说明天动身去杭州出差两天，要贾珊去公司财务部借款。

贾珊说正好办公室零用现金还有几仟元，你先拿去，回来再报销。

行政助理走后，贾珊这才想起办公室支出的费用已达到一定数额，需要到财务部门报销并将现金返还进行周转。

她清理了抽屉里的一堆票据，发现有些票据她已想不起经手人是谁，甚至在发票里还夹杂了几张购货收据。

果然，当她拿着票据到公司财务部报销时，就遇到了麻烦。

会说会写会做事会做人项目任务贾秘书到公司财务部报销会遇到什么麻烦？你认为贾秘书在办公室零用现金的管理和公务费用报销的工作中需要作哪些改进？会说会写会做事会做人任务分析贾秘书到公司财务部报销，公司财务人员在核对报销票据时会责成贾秘书对没有注明经手人的票据必须要找到经手人并亲自在上面签字证明，否则不会予以报销，另外，按照财务规定，购货收据一般不能作为报销凭据，因此，贾秘书要顺利完成费用报销，恐怕还有一些善后工作必须要做。