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呼叫中心标准化服务手册引言《呼叫中心标准化服务手册》是呼叫中心（以下简称“中心”）员工的基本行为规范，依据相关法律法规，结合广场的实际情况制订。
伴随着呼叫中心项目的稳步推进，呼叫中心的工作已经稳定有序的开展，为了更好的为全体人员提供服务，特制定呼叫中心标准化服务手册，呼叫中心全体人员参照执行。
一、服务规范（一）能力目标（二）电话形象建立声音形象的训练方法：1、控制声音的第一步是要了解自己声音的特性。
首先分析自己声音的特色，了解在自己的声音中，哪一种声调能给人更多的好印象，然后好好把握，多加练习，在重要的场合便可用最好的声音赢得更多的机会。
2、刚开始可把自己的声音录下来，最好是录自己与他人自然交谈的声音，这样才能真正了解自己平时讲话的语调、语速、习惯等，然后反复聆听，找出自己说话的优点与缺点，扬长避短。
3、音量也是了解重点之一。
声音洪亮的人给人正直的感觉，声音小的人则显得对自己没有信心。
在商务交谈中，若声音太小将缺乏说服力，因此，一定要控制好自己说话的音量，说得清楚、明朗。
只要认真努力地练习，一定可运用自如。
4、多数人会有这样的经验，当坐姿不正确时，发音也会感觉困难，可见声音与姿势有密切的关系。
不良的姿势不可能发出悦耳的声音。
歌唱演员为了发出好听的声音，都是先从姿势训练开始。
对于话务员而言，坐着说话时，要尽量保持后背挺直，这样说话时以扩张胸腔，声音也较易发出。
若因紧张而发不出声音时，可做深呼吸，以放松紧张的情绪。
（三）电话服务规范1、接听电话座席人员应熟悉电话的规范用语，在用电话交流时应简明扼要，以提高工作效率。
通常，应在电话铃响三次内接听。
如果拨号音过了三下还没人接，很多人就会将电话挂断，这样无疑可能令企业错过获得信息的机会。
拿起电话后，应温和的报出本公司的名称，如“您好，市北广场e家亲，请问有什么可以帮您”，以让对方明白是否拨对了电话，减少双方互相询问的时间，从而尽快进入正题。
电话交谈中则要简明扼要、彬彬有礼。
客户服务呼叫中心运营管理规范一、流程管理1.呼叫中心各项流程应在系统中规范设置，包括呼叫分配、客户信息录入、问题解决、客户回访等。
2.呼叫中心工作人员应熟悉并严格按照流程操作，确保操作标准一致性和流程畅通性。
3.对于常见问题，呼叫中心应制定常见问题解决方案，提供给工作人员参考，提高问题解决的效率。
二、培训管理1.新员工应参加专业培训，并通过培训考核后方可上岗。
2.培训内容包括客户服务理念、沟通技巧、系统操作等，确保员工具备良好的服务意识和操作能力。
3.定期进行员工技能培训和业务知识培训，确保员工掌握最新的业务知识和解决方案。
三、人员管理1.呼叫中心应设立专门的人员岗位，包括接听员、问题解决员、客户回访员等，明确职责和权限。
2.定期评估员工的绩效，根据评估结果进行个人奖惩，提高员工的积极性和工作效率。
3.呼叫中心应建立健全的员工培训和晋升机制，为员工提供良好的晋升空间和发展机会。
四、质量监控1.呼叫中心应建立质量监控团队，对员工的服务质量进行监控和评估。
2.根据监控结果，制定相应的改进措施，提高服务质量和客户满意度。
3.定期对客户进行满意度调查，了解客户的需求和意见，及时优化服务流程和解决方案。
五、信息管理1.呼叫中心应建立完善的客户信息管理系统，记录客户的基本信息、问题描述、解决方案等。
2.定期对客户信息进行归档和备份，确保信息的安全性和可靠性。
3.合理利用客户信息，进行客户分类和精准营销，提高客户的满意度和忠诚度。
六、设备管理1.呼叫中心应保证设备的正常运行，确保通话质量和信息的准确传递。
2.定期进行设备的维护和检修，及时处理设备故障或异常情况。
3.对于新设备的引入，应进行充分的测试和培训，确保设备的适用性和员工的熟练操作。
七、外部合作管理1.与外部合作伙伴签订服务协议，明确双方的权利和义务。
2.定期对外部合作伙伴的服务质量进行评估，及时跟进和解决合作问题。
3.加强与外部合作伙伴的沟通和协作，共同提高服务质量和客户满意度。
呼叫中心知识库建设的关键要素有哪些在当今竞争激烈的商业环境中，呼叫中心作为企业与客户沟通的重要桥梁，其服务质量和效率直接影响着客户满意度和企业形象。
而一个完善、高效的知识库则是呼叫中心能够提供优质服务的关键支撑。
那么，呼叫中心知识库建设的关键要素究竟有哪些呢？首先，明确的目标和需求定义是知识库建设的基石。
在着手构建知识库之前，必须清晰地了解呼叫中心的业务目标、服务范围以及客户的常见问题和需求。
例如，如果呼叫中心主要处理产品售后咨询，那么知识库就应重点涵盖产品故障排查、维修流程、零部件信息等内容。
通过深入的调研和分析，明确知识库要解决的具体问题，为后续的建设工作指明方向。
全面、准确且易于理解的知识内容是核心要素之一。
这意味着知识库中的信息应当涵盖广泛，不仅包括常见问题的解答，还应包括业务流程、政策法规、产品细节等。
同时，知识内容必须准确无误，任何错误或过时的信息都可能导致服务失误，影响客户体验。
为了让客服人员能够快速准确地获取所需信息，知识内容还应条理清晰、表述简洁，避免使用过于复杂的行业术语和技术语言，采用通俗易懂的方式进行阐述。
合理的分类和组织架构是确保知识库高效运行的重要环节。
就像图书馆里的书籍需要按照一定的规则分类摆放一样，呼叫中心的知识库也需要进行科学的分类。
可以按照业务类型、产品类别、问题类型等维度进行划分，并且建立清晰的目录结构和索引。
这样，客服人员在查找信息时能够迅速定位，提高服务响应速度。
及时更新和维护知识内容同样至关重要。
市场环境在不断变化，产品和服务也在不断更新迭代，相应的知识库内容也必须随之更新。
建立有效的更新机制，确保新知识能够及时纳入，旧信息得到修正或淘汰。
同时，定期对知识库进行审查，检查知识的准确性和有效性，以保证其始终能够为客服人员提供可靠的支持。
强大的搜索功能是提高知识库使用效率的关键。
客服人员在面对客户的咨询时，往往时间紧迫，需要能够迅速找到相关的答案。
因此，知识库的搜索功能应具备智能化、精准化的特点，能够根据关键词、问题描述等快速准确地呈现相关内容。
KMPRO深蓝海域呼叫中心知识库系统解决方案呼叫中心，无论是呼入还是外呼，其业务核心的本质，都是信息的传递、知识的解答。
它承担着把产品和服务相关的信息传递给客户，同时又要把客户的需求、疑问和建议反馈给产品的生产者。
从这个角度来看，呼叫中心是一个知识密集型的机构，而且其知识的重复利用率较高，对呼叫中心业务素质、服务质量、客户满意度提升的关键指标，从单纯的人员素质转变为知识利用。
一、呼叫中心面临的压力和挑战呼叫中心的管理困境其一、业务类困境 1)、产品品种繁多、更新变化加快，业务知识多而细很多大企业都是这种发展状况。
但这给呼叫业务带来了难度，客服座席代表需要及时获取和掌握大量关于产品及服务的知识，谁来及时地提供给他们知识?2)、规范多、政策多、调整快，用户咨询千奇百怪客服座席代表不仅要获取和掌握产品及服务的现有知识，还必须应对产品技术变化、服务政策变化，以便能应付客户提出的千奇百怪的问题，这需要座席代表不断积累经验、并分享别人的经验。
那又怎样积累和分享咨询业务经验呢?3)、业务处理流程复杂，个性化培训要求不断提高产品品种的增多、产品规模的增大，又必然使产品服务业务分工更细化，这带来的是业务处理流程的复杂。
这直接影响到座席代表如何准确地给客户解释服务过程，所以又要求座席代表及时地得到各个业务处理过程(知识)的个性化培训。
这又该如何做到?其二、人员类困境4)、员工人数逐渐增多，流动率比较大现在的呼叫中心普遍有两个情况：一是员工流动率大，二是新员工总是很多。
这对总体员工(总体上)掌握和积累咨询业务知识带来了难度，员工的技能水平如何能稳定下来?5)、员工素质相对偏低，如何缩短培训时间一般的呼叫中心，考虑到人力资源成本，招聘的大多数员工都不是高学历的，相对说来，员工素质比较低，这就使员工进入角色的时间拉得更长了。
到底该如何缩短培训时间，尽快进入角色?6)、技术含量高的疑问问题不能及时解决，怎样提升咨询效率和质量对很多产品品种多、产品技术含量高的企业，有些客户经常会提出座席代表很难应对、也难以找到专门人员来解决的问题。
全宇呼叫中心管理程序用户手册(Ver6.1)重庆全宇科技发展有限公司二零一零年十月1呼叫中心管理程序1.1 系统登录启动程序后出现“登录”界面：输入合法的帐号,密码，单击“登录”按钮进入系统。
1.2 主界面说明主菜单包括权限维护、基本功能、数据报表、知识库、业务功能等。
权限维护：角色管理、技能组管理、员工信息管理。
基本功能：电话簿信息、黑白名单管理、流程控制、系统维护、电子公告。
数据报表：坐席状态清单、坐席指标统计、坐席话务流量统计、呼损清单、坐席服务清单、话务清单、满意度清单。
知识库：知识库编辑。
1.3 权限维护1.3.1角色管理位置：权限管理-->角色管理，分三个界面：角色名称定义、权限内容、员工授权1角色类容：定义该角色的名称，用于区别其他角色。
2 选择权限内容：选择该角色对应的权限，表示赋权，表示取消授权，确定后点击“完成”3 员工授权定义好角色和权限后，使用员工授权，将工号指定给该角色，当用该工号登录后，就能访问该角色对应的功能界面。
1.3.2技能组管理位置：权限维护-->技能组管理,分两个界面：技能组内容、员工授权功能：技能组用于服务外呼任务或者呼入流程，不同的业务，使用各自的技能组，互不干扰，避免混乱。
1 技能组内容：技能组名称和对该技能组的详细描述。
2 员工授权，一个工号可以隶属于多个技能组。
1.3.3员工信息管理位置：权限维护—员工信息管理功能：添加、删除、编辑员工工号，密码、外呼默认主叫，外呼权限控制。
1.4 基本功能1.4.1通讯录位置：基本功能-->通讯录功能：添加公司常用信息，在电脑坐席的拨号盘界面显示，方便快捷查询1.4.2黑白名单管理位置：基本功能-->黑名单管理功能：设置不允许呼入系统，或者不允许外呼的号码，支持号段判断1.4.3流程控制位置：基本功能-->流程控制功能：设置不同星期，不同时段打入系统进入不同的流程增加、修改流程控制：输入流程名称（用作操作员识别）、选择执行的业务语音流程、选择排班的星期数（选中复选框即可），选择每天的开始、结束时间段，设置状态（默认启用），如果是值班外线流程，请在“备注”选框内输入值班外线电话，格式为：号码1$号码2。
呼叫中心如何利用知识管理提高运营效率在当今竞争激烈的商业环境中，呼叫中心作为企业与客户沟通的重要桥梁，其运营效率的高低直接影响着客户满意度和企业的形象。
为了提升呼叫中心的运营效率，知识管理正逐渐成为一种关键的策略和工具。
知识管理是指对组织内部的知识资源进行收集、整理、存储、共享和应用的过程。
对于呼叫中心来说，有效的知识管理能够帮助客服人员快速准确地回答客户的问题，减少处理时间，提高服务质量，从而提升客户满意度和忠诚度。
首先，呼叫中心需要建立一个全面而准确的知识库。
这个知识库应涵盖各种常见问题的答案、产品或服务的详细信息、操作流程、政策法规等。
为了确保知识库的质量，需要有专门的团队负责收集和整理知识，并对其进行审核和更新。
同时，知识库的内容应易于理解和查找，采用清晰的分类和标签体系，以便客服人员能够快速定位所需的信息。
在知识收集方面，可以通过多种渠道获取。
客服人员在日常工作中与客户交流所积累的经验和问题是重要的来源之一。
此外，还可以从企业内部的其他部门，如研发、市场、售后等获取专业知识。
同时，关注行业动态和竞争对手的情况，也能为知识库补充有价值的内容。
为了让客服人员能够有效地利用知识库，培训是必不可少的环节。
新入职的客服人员需要接受系统的培训，了解知识库的结构和使用方法。
而对于在职员工，定期的培训和更新能够帮助他们掌握最新的知识和技能。
培训可以采用线上和线下相结合的方式，包括课堂讲解、实际操作、案例分析等。
通过培训，客服人员能够熟练地运用知识库，提高解决问题的效率。
知识共享也是提高呼叫中心运营效率的重要环节。
客服人员之间可以通过定期的会议、小组讨论、在线论坛等方式分享工作中的经验和心得。
对于一些复杂或特殊的问题，团队成员共同探讨解决方案，形成新的知识并补充到知识库中。
这种知识共享的文化能够促进团队的协作和成长，提高整体的服务水平。
除了内部的知识共享，呼叫中心还可以与外部进行知识交流。
与合作伙伴、供应商等分享相关的知识和经验，能够拓展视野，获取更多的解决方案。
呼叫中心如何建立有效的知识管理体系在当今竞争激烈的商业环境中，呼叫中心作为企业与客户沟通的重要桥梁，其服务质量和效率直接影响着客户满意度和企业形象。
而建立有效的知识管理体系，对于提升呼叫中心的运营水平和服务能力具有至关重要的意义。
一、明确知识管理的目标首先，呼叫中心需要明确知识管理的目标。
这可能包括提高客服代表解决问题的准确性和速度，减少客户等待时间；提供一致的客户服务体验，无论客户与哪位客服代表交流，都能得到相同质量的服务；增强客服代表的专业能力和自信心，提高工作满意度；以及促进知识的共享和创新，不断改进服务流程和解决方案。
为了实现这些目标，呼叫中心的管理层应该与一线客服代表进行充分的沟通，了解他们在工作中面临的知识需求和挑战，以便制定出切实可行的知识管理策略。
二、知识的收集和整理知识的收集是建立知识管理体系的基础。
呼叫中心可以从多个渠道获取知识，包括内部的业务流程文档、产品手册、服务协议等；外部的行业报告、竞争对手分析、客户反馈等。
此外，客服代表在日常工作中积累的经验和解决问题的方法也是宝贵的知识来源。
在收集到知识后，需要对其进行整理和分类。
可以按照业务类型、产品类别、客户问题等维度进行分类，以便于查找和使用。
同时，要确保知识的准确性和及时性，定期对知识进行审核和更新，删除过时或不准确的信息。
为了提高知识整理的效率，可以利用一些工具和技术，如数据库管理系统、文档管理软件等。
这些工具可以帮助呼叫中心对大量的知识进行有效的存储和管理。
三、知识的存储和共享选择合适的知识存储方式对于知识管理体系的有效性至关重要。
常见的存储方式包括内部知识库、共享文件夹、云存储等。
内部知识库是一种专门为呼叫中心设计的知识管理系统，具有搜索功能强大、权限管理严格、知识更新及时等优点，是大多数呼叫中心的首选。
在知识存储的同时，要注重知识的共享。
呼叫中心可以通过建立内部培训机制、定期的知识分享会、在线交流平台等方式，促进客服代表之间的知识交流和共享。
移动互联网下的呼叫中心知识库管理
呼叫中心知识库的收集、更新等管理工作，一直是呼叫中心工作的重心。
完善的知识库，给呼叫中心座席人员提供了完备的“武器”，并使得呼叫中心的服务更加智能。
尤其目前随着互联网尤其是移动互联网的快速普及，呼叫中心所服务对象的需求和渠道也发生了剧烈的变化：许多原来需要电话服务的信息可以通过互联网更快速便捷的获取、许多70、80、90后的人们更愿意通过他们熟悉的渠道（邮件、微信、微博、QQ等）获取自己所需要的信息、用户更加相信社会化方式产生的内容而非官方的“一面之词”。
同时，呼叫中心被企业赋予了更多的职能：从服务到营销、从被动到主动，并期望通过客户对服务的需求发现客户更深层次的“需求”从而促进企业产品和服务的创新。
在这种环境下，呼叫中心对支撑服务、营销、创新的基础设施知识库愈加重视，而知识库建设、管理和运营也呈现了不同的发展趋势和特征。
趋势一：知识内容的客户化
在呼叫中心运营方与客户之间，有一个信息和知识上的鸿沟：运营方掌握自己所提供的产品和服务的背景、特长、优势和缺陷，而普通用户大都欠缺关于产品和服务的专业知识，所以就会出现运营方按照自己理解的内容写出来，传递给用户时用户根本听不懂或不明白，即便采编人员认为自己已经“很”客户化了，但用户还是不认可。
用用户能够理解甚至用户的语言与用户进行沟通，才能提高沟通效率，才能有好的满意度。
同时，知识库内容的客户化是一个永无止境的过程，在KMCenter研究和咨询实践中就发现：在产品服务设计人员、采编人员、坐席、用户之间各自都存在着相应的矛盾，所以知识内容的客户化既需要有相应的理念认知，同时必须找到相应的方法和工具，才能真正做到“客户化”。
趋势二：知识内容更细的颗粒度
因为有坐席人员对知识库内容的转化和处理，呼叫中心基于人工和语音的基础服务对于知识内容颗粒度的要求较低。
但随着用户对于客户服务的多渠道需求，则要求呼叫中心知识库内容更细的颗粒度，需要将之前较长、较复杂的知识内容进行“肢解”才能真正支撑短信、邮件、微博、微信等多种社会化方式的应用，也才能满足多职能对于知识库的需求（譬如销售部门亦需产品和服务的知识，但他
们的需求在于售前向客户介绍，在于将客户的需求与企业所提供产品和服务结合起来，这种需求与坐席的服务的需求差异很大）。
对于知识内容颗粒度的细化，需要在内容的产出环节进行分析，明确使用对象的类别、常见使用场景及使用目的，在此基础上去细化相应的模板，才能保证在内容产出时打下好的基础，方便后期多职能、多场景的应用。
趋势三：知识内容的多维关联
在呼叫中心知识库的使用过程中，经常出现一个现象：用户问到某问题时，坐席人员只能提供某个角度的解释和回答，但大部分问题都涉及到多个维度的知识内容，在有限的时间内，坐席人员不具备全面思考的能力，没有将问题涉及到的全部内容反馈给用户，造成用户满意度低下。
其背后就是欠缺了对于知识内容的多维度关联，在2014年的知识库建设中，进行基于常见使用场景的知识关联将成为一项重要工作。
当一个用户通过呼叫中心解决了某个问题，此时如果坐席人员能够将跟他的问题相关的产品和服务介绍给用户，销售达成的几率会很高，但大部分坐席人员亦不具备相应的知识，如果能有问题-产品的知识关联，将极大促进呼叫中心营销能力的提升。
趋势四：知识库支撑多渠道和多职能的应用
随着人口红利的丧失，中国劳动力成本的上升将成为不可逆转的趋势，如何通过更少的人提供更复杂、全面和高满意度的服务成为摆在国内呼叫中心运营者面前的重要课题。
更由于用户获取信息和知识方式的变化及技术所推动的新的信息和知识传递方式，KMCenter认为，呼叫中心的服务正在从坐席服务到自助服务，再过渡到互助服务。
这就要求对呼叫中心知识库的内容进行外化（通过Web网站、社会化媒体等）处理，需要知识库与渠道和平台的使用场景和流程结合，知识内容能够自动与流程节点和使用场景（移动化、流程化）绑定。
未来而言，知识内容的产出和使用不仅仅是企业的范围内，还包括外部的客户、网民。
另一方面，呼叫中心知识库需要能够支撑产品部门、销售部门甚至研发部门的使用，这要求呼叫中心知识库从内容、系统、用户使用习惯、管理流程上进行变革与提升。
趋势五：从知识库到全面的知识管理
坐席知识库是满足一线人员和基础业务的支撑结构，高绩效的呼叫中心除了需要前台的知识库外，更依赖于后台人员管理水平和能力的提升。
从成本中心到利润中心的转化需要呼叫中心整体性的知识管理体系：一线知识库、二线人员的个人知识管理、知识地图、专家黄页、支撑领导决策和员工业务分析的知识应用等内容。
只有具备了体系化的知识管理能力，呼叫中心才可以基于外部呼入和内部产生的数据量进行分析，准确找到用户需求的特点、规律、分布情况等，再提供有针对性的客户服务；只有具备了体系化的知识管理能力，呼叫中心才可能真正在企业内部提升自己的地位，从服务中心到知识中心到创新中心。
2014年，国内领先的呼叫中心会有很多开始全面的知识管理实施之路，利用知识管理的理念、方法、工具真正提升客户服务、营销的水平和能力。
