新进员工入职及档案管理制度.pdf

新员工入职管理制度总则第一条为了进一步规范新员工入职管理，让新员工尽快熟悉公司环境，熟悉岗位工作要求，尽快适用公司企业文化，尽快融入公司，真正做到招的来、留的住、用的好，特制订本办法。

第二条本办法适用于公司所有新员工的入职管理。

入职前第三条应聘人员通过宣布程序后，有人事部通知其入职。

1、通知入职前，需要对敏感的职位进行背景调查，确认没有问题后方可通知。

2、与新员工确认报到时间，并通知新员工来公司报道需要注意事项及所需资料、体检以及其他须知。

3、人事部向面试合格者发送《录用通知书》,并抄送人事负责人，部门主管及总经理。

第四条员工入职1、人事部人员填写《员工薪资申请单》分别由员工确认签字，部门负责人及总经理申批后，发送给薪资负责人并抄送人事负责人及总经理2、办理入职手续，并检查员工提供的各种证件是否合格（包含体检报告）。

3、员工手册，规则制度的等文件的阅读发放并签字。

4、人事部员工帮新员工申请考勤办公相关软件等（云之家，企业微信等）5、将新员工移交给用人部门。

6、整理员工档案，并更新新员工花名册（包含企微人员日报表）。

入职后第五条新员工报道1、新员工试用期长2-6个月，试用期内员工离职，需提前3天系统申请离职。

2、新员工入职当天由用人部门负责安置员工座位，介绍并帮助员工熟悉工作环境等。

3、用人部门对新员工进行入职安全教育培训和指导等；第六条整理员工档案，并更新员工花名册（包含企微人员日报）第七条1个月之内通知员工签订《劳动合同》第八条入职培训1、新员工入职后，人事部定期组织新员工入职培训。

培训内容包括：员工手册、企业文化、企业管理制度等。

2、职能专业技术培训等。

第九条转正评估1、新员工试用结束前，人事部根据部门的意见，对员工做出是否可以转正或者继续试用或辞退的决定。

2、对于符合岗位要求的试用期行员工，人事部安排《试用期人员转正表》给员工，员工对自己在试用期内的工作进行自评，由直接经理对其进行评估。

直接经理的评估结果将对该员工的转正起到决定性的作用。

一、目的为规范公司员工人事档案管理，确保档案的完整性、安全性、准确性和保密性，提高档案管理效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。

三、管理职责1. 人力资源部负责公司员工人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

2. 各部门负责提供本部门员工的人事档案材料，配合人力资源部做好档案管理工作。

3. 员工本人负责保管好自己的个人档案材料，并配合人力资源部进行档案的收集、整理、归档等工作。

四、档案材料收集1. 新员工入职时，应提供以下材料：（1）身份证复印件；（2）学历证书复印件；（3）专业技术资格证书复印件；（4）其他相关材料。

2. 员工晋升、调岗、离职等情况下，应及时更新档案材料。

五、档案整理与归档1. 档案材料应按照类别、时间顺序进行整理，确保档案的完整性和可查性。

2. 档案归档时，应填写《人事档案归档登记表》，并妥善保管。

六、档案保管1. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全。

2. 档案管理人员应严格执行档案保密制度，未经批准，不得泄露档案内容。

3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时整改。

七、档案借阅1. 员工本人因工作需要借阅档案时，需填写《人事档案借阅申请表》，经批准后方可借阅。

2. 借阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。

3. 借阅档案后，应及时归还，如有损坏或丢失，应承担相应责任。

八、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家有关规定执行。

2. 档案销毁前，应进行严格审核，确认无保存价值后方可销毁。

3. 档案销毁时，应有专人监督，确保档案销毁过程安全、环保。

九、附则1. 本制度由人力资源部负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

一、总则为了规范银行新员工培训档案管理工作，确保培训档案的完整、准确和安全性，提高培训工作质量，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于银行内部所有新员工入职培训档案的管理工作。

三、管理职责1. 人力资源部负责制定培训档案管理制度，并组织实施。

2. 各部门负责本部门新员工培训档案的收集、整理和归档工作。

3. 人力资源部负责培训档案的保管、查询和利用。

四、档案内容1. 新员工个人信息：包括姓名、性别、出生日期、学历、专业、联系方式等。

2. 入职培训计划：包括培训时间、培训内容、培训方式、培训教师等。

3. 培训记录：包括培训课程、培训时间、培训成绩、培训反馈等。

4. 实习记录：包括实习时间、实习岗位、实习表现、实习评价等。

5. 考核评价：包括入职考核、试用期考核、年度考核等。

五、档案管理流程1. 新员工入职后，各部门应收集整理其个人信息、培训计划等资料，并报人力资源部备案。

2. 人力资源部负责对新员工培训档案进行统一编号、分类、整理，建立电子档案和纸质档案。

3. 新员工参加培训期间，各部门应定期收集培训记录、实习记录等资料，并及时更新电子档案。

4. 培训结束后，各部门应将新员工培训档案归档，并定期向人力资源部报送。

5. 人力资源部负责对培训档案进行定期检查、维护和更新，确保档案的完整性和准确性。

六、档案利用1. 人力资源部负责对培训档案进行查询、统计和分析，为培训工作提供数据支持。

2. 各部门需查阅培训档案时，应向人力资源部提出申请，经批准后方可查阅。

3. 人力资源部应确保培训档案的保密性，未经批准，不得向任何外部单位或个人提供培训档案。

七、档案保管1. 人力资源部应指定专人负责培训档案的保管工作，确保档案的完好无损。

2. 培训档案应存放在安全、干燥、通风的环境中，防止虫蛀、霉变、火灾等事故发生。

3. 人力资源部应定期对培训档案进行检查，发现损坏、丢失等问题，应及时修复或补充。

八、附则1. 本制度由人力资源部负责解释。

一、总则第一条为了规范公司员工入职档案管理，确保员工个人信息和档案资料的完整、准确、安全，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工的入职档案管理，包括但不限于劳动合同、个人简历、学历证明、资格证书、体检报告等。

第三条员工入职档案管理应遵循真实性、完整性、保密性、便捷性的原则。

二、档案收集与整理第四条员工入职时，需提交以下材料：1. 填写完整的《员工入职登记表》；2. 身份证、户口本、学历证明、资格证书等原件及复印件；3. 与原单位解除或终止劳动合同的证明；4. 体检合格证明；5. 合同签订相关材料。

第五条人力资源部门负责收集、整理上述材料，并按照档案管理要求进行归档。

第六条档案整理应遵循以下要求：1. 按照员工入职时间顺序排列；2. 每份档案应包括封面、目录、文件材料；3. 文件材料应分类存放，便于查阅；4. 档案材料应清晰、整洁。

三、档案保管与使用第七条档案保管应遵守以下规定：1. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫害等设施；2. 档案资料应按照类别、时间顺序存放，并定期检查；3. 未经批准，任何人不得擅自翻阅、复制、销毁档案资料；4. 档案资料损坏、丢失，应及时上报并采取措施。

第八条档案使用应遵循以下原则：1. 严格限制档案查阅范围，仅限于公司内部相关部门和负责人；2. 查阅档案需经档案管理员同意，并填写查阅登记表；3. 查阅档案应尊重员工隐私，不得泄露员工个人信息；4. 查阅档案后应及时归还，不得擅自带走或复制。

四、档案销毁第九条员工离职或档案资料过时，需进行档案销毁。

第十条档案销毁应遵循以下程序：1. 由人力资源部门提出销毁申请；2. 经公司领导批准后，由档案管理员组织实施；3. 档案销毁前，应将销毁清单报备有关部门；4. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。

五、附则第十一条本制度由公司人力资源部门负责解释。

第十二条本制度自发布之日起实施。

新员工入职管理制度新员工入职管理规定入职管理规定第一章总则第一条为规范公司的人事入职管理，特制订本规定。

第二章试用及报到第二条新进人员入职资格：1、符合公司用人条，并已通过面试、复试、终试者；2、经核查无虚假资料及经历；3、在原单位离职交接清楚；4、无传染性疾病；5、无犯罪记录。

第三条员工录用前应办理报到手续，并按规定时间上班，由考勤员制卡，核定发薪日期。

逾期未办理者，由备取人员依次侯补。

第四条报到应备资料及事项：1、一寸彩色照片四张；2、社会保险卡复印一份（已办保险者提供）；3、身份证复印一份及原；4、最高学历证原、复印各一份（含毕业证、学位证、英语等级证），原交人才交流中心验证后退回；5、专业技术资格证明复印一份及原（专业人员提供），原与复印核对后退回；6、体检证明。

第五条公司有意向录用之人员，如为仓管、司机、送货、出纳之职务，人力部／分公司行政人事部则须先派人进行家访，了解其家庭情况，并做背景调查，将调查结果记录并存于员工个人档案。

第六条由于工作需要，新聘员工可经人力部经理批准后先上岗，但须于5个工作日内办妥入职及担保手续，逾期未办完手续或入职资格不符合公司规定者，以自动离职处理。

第七条新聘人员试用期为3 个月，期满考核合格可转为正式员工。

第八条员工在试用期内品行和能力欠佳不适合工作者，可随时停止使用。

第九条员工一经录用，即签订公司所在地劳动部门正规《劳动合同书》，交劳动部门鉴证，并办理社会保险。

第三章担保第十条本公司员工均应觅担保人，办理担保手续，担保人之责任均按《担保书》中的规约执行。

第十一条本公司员工担保人应具有下列资格：1、担保人具有爱施德公司所在地常住户口；2、有正当职业及稳定经济来源；3、有长期稳定的住所；4、不能为本公司在职员工；5、担保人无犯罪前科。

第十二条担保等级：1、一级担保：适用于仓管、司机、送货、出纳；2、二级担保：适用于其他人员。

第十三条担保手续：一级担保：担保人提供户口本、身份证、房产证原及复印各一份（人力资源部／分公司行政人事部进行核对后将原退回）；担保人提供工作单位地址、单位电话、家庭住址、家庭电话；担保人须亲自到公司办理担保手续，并签订《担保书》。

一、目的为规范公司入职人员个人档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有入职人员个人档案的管理。

三、档案管理内容1. 基本信息档案：- 个人简历- 入职登记表- 应聘人员登记表- 面试记录及待遇核定审批- 笔试试题- 身份证复印件- 学历学位证复印件- 离职证明- 合同及协议2. 培训档案：- 培训通知- 培训总结报告或考评结果- 培训审批表- 员工外派培训合同- 外出培训反馈表（证书原件）- 员工培训统计表3. 绩效管理档案：- 员工绩效考核资料按月归类整理4. 离职档案：- 员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形四、档案管理规定1. 基础管理1.1 原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2 人力资源部对入职人员的人事档案进行性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。

1.3 按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》（附件一）、《离职员工人事档案登记》（附件二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案的简要说明。

2. 档案收集与整理2.1 入职人员需在入职前将个人档案材料提交至人力资源部。

2.2 人力资源部负责对提交的档案材料进行审核、整理和归档。

2.3 档案材料应齐全、真实、有效，如有缺失或问题，应及时与入职人员沟通，要求其补充或更正。

3. 档案保管与使用3.1 档案应存放在安全、通风、防潮、防尘的档案室，确保档案的完整、安全。

3.2 未经批准，任何单位和个人不得擅自查阅、复制、摘抄档案材料。

3.3 人力资源部对档案的查阅、复制、摘抄等活动进行登记，并定期检查档案的保管情况。

4. 档案销毁4.1 档案销毁需经公司领导批准，并由人力资源部负责组织实施。

4.2 档案销毁前，应对档案进行核对，确保无误后进行销毁。

4.3 档案销毁后，人力资源部应将销毁情况报公司领导审批。

一、目的为了确保新员工能够全面了解公司文化、规章制度、岗位职责等内容，提高新员工的工作能力和职业素养，加强公司人力资源管理水平，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有新入职员工。

三、档案管理职责1. 人力资源部负责新员工岗前教育档案的收集、整理、归档和管理。

2. 各部门负责人负责组织本部门新员工的岗前培训，并提供相关资料。

3. 新员工本人负责保管好自己的岗前教育档案。

四、档案管理内容1. 培训记录：包括培训时间、培训内容、培训讲师、培训效果评估等。

2. 入职登记表：包括新员工的基本信息、入职时间、岗位信息等。

3. 岗前培训资料：包括公司文化、规章制度、岗位职责、业务流程等。

4. 培训考核结果：包括新员工在岗前培训过程中的考核成绩、表现等。

5. 岗前培训反馈：包括新员工对培训内容和形式的意见和建议。

五、档案管理流程1. 新员工入职后，人力资源部收集整理相关资料，建立新员工岗前教育档案。

2. 各部门负责人组织新员工进行岗前培训，并收集培训资料。

3. 培训结束后，人力资源部对新员工进行考核，并将考核结果归入档案。

4. 新员工在岗前培训期间如有任何反馈意见，应及时反馈给人力资源部，并记录在档案中。

5. 人力资源部定期对岗前教育档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。

六、档案保管与使用1. 岗前教育档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。

2. 人力资源部应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

3. 未经批准，任何单位和个人不得擅自查阅、复制、泄露岗前教育档案。

4. 在公司内部，根据工作需要，可查阅、复制岗前教育档案，但需履行审批手续。

七、档案归档期限新员工岗前教育档案的归档期限为三年。

八、附则1. 本制度由人力资源部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

第一章总则第一条为加强公司员工入职档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有新入职员工的入职档案管理。

第三条员工入职档案是公司人力资源管理工作的重要组成部分，是公司员工信息的重要记录，对员工个人发展、公司人力资源管理具有重要意义。

第二章档案内容第四条员工入职档案主要包括以下内容：1. 个人基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、婚姻状况、民族、政治面貌等；2. 教育背景：学历、专业、毕业院校、毕业时间等；3. 工作经历：工作单位、职务、工作时间、离职原因等；4. 培训经历：参加的培训项目、培训时间、培训内容、培训结果等；5. 体检报告：入职体检、定期体检、离职体检等；6. 荣誉奖励：获得的荣誉称号、奖励等；7. 劳动合同：劳动合同签订、续签、变更、解除等；8. 其他相关材料：如入党志愿书、辞职报告等。

第三章档案管理职责第五条人力资源部门负责员工入职档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

第六条人力资源部门应设立专门的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

第七条档案管理人员应具备以下职责：1. 严格按照档案管理要求，对员工入职档案进行收集、整理、归档；2. 对档案进行定期检查，确保档案的完整、准确、安全；3. 对档案进行分类、编号、编目，便于查询和利用；4. 对档案的借阅、复制、销毁等工作进行审批；5. 对档案的保密工作负责，确保档案信息安全。

第四章档案保管与利用第八条员工入职档案实行集中保管，存放于人力资源部门指定的档案室。

第九条档案保管要求：1. 档案室应保持清洁、干燥、通风，防止档案霉变、虫蛀；2. 档案柜应加锁，防止档案丢失、损坏；3. 档案应按照档案管理要求进行分类、编号、编目；4. 档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完整、准确、安全。

第十条员工入职档案的利用：1. 人力资源部门在办理员工入职、离职、调岗等手续时，需查阅相关档案；2. 员工本人因工作需要，可申请查阅本人档案，但需经人力资源部门批准；3. 公司其他部门因工作需要，需查阅员工档案时，应经人力资源部门批准。

公司员工个人档案管理制度一、制度目的公司员工个人档案管理制度的目的是规范、统一和完善公司员工的个人档案管理，建立健全员工档案档案，为公司管理和人力资源决策提供可靠依据，保护员工的权益，维护公司的利益。

二、适用范围该制度适用于公司全体在职员工的个人档案管理工作。

三、档案建立1. 新员工档案建立(1) 入职前准备：公司应向新员工发放档案登记表，要求新员工填写个人基本信息，并提供相关的证明材料，如身份证、学历证明、营业执照等。

(2) 入职登记：新员工入职后，人力资源部门应及时核对并记录入职时间、岗位、职务、薪资等信息。

同时，将新员工的个人档案建立并进行编号，档案编号由人力资源部门负责。

2. 原员工档案更新(1) 职务变动：员工职务发生变动时，应及时将变动信息记录在员工的个人档案中，并核实相关证明材料。

(2) 薪资调整：员工薪资发生调整时，需要将调整的信息记录在个人档案中，并核实相关证明材料。

(3) 员工培训记录：员工参加培训的情况应及时记录在个人档案中，包括培训时间、培训内容、培训结果等。

四、档案保存1. 纸质档案的保存与管理(1) 指定人员：公司应指定专人负责纸质档案的管理与保存工作，该人员应具备相关的档案管理知识和技能。

(2) 存放要求：纸质档案应放置于安全、防潮、防火的档案室内，妥善保管并防止丢失、损毁。

2. 电子档案的保存与管理(1) 系统建设：公司应建立档案管理系统，确保电子档案的安全性和完整性。

(2) 控制权限：对于电子档案，应设定不同级别的权限，只有合适的人员才能查看和修改档案内容。

五、档案查询与使用1. 查询权利(1) 员工查询：员工有权利查询自己的个人档案信息，应向人力资源部门提出申请，并提供相关的身份证明材料。

(2) 主管部门查询：主管部门有权利查询其下属员工的个人档案信息，但需提前向人力资源部门申请，并提供合理的理由。

2. 档案使用(1) 员工调薪：薪资调整前，应查阅员工的个人档案，核实员工的工龄、绩效等相关信息。

第一章总则第一条为规范公司新人入职档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和高效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有新入职员工的档案管理。

第三条新人入职档案是公司人力资源管理的组成部分，是员工个人信息、工作经历、培训记录等的重要依据。

第二章档案管理内容第四条新人入职档案应包括以下内容：1. 个人基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族、政治面貌、婚姻状况、家庭住址、联系电话等。

2. 教育背景：学历、学位、毕业院校、专业、毕业时间等。

3. 工作经历：原工作单位、职务、工作时间、离职原因等。

4. 职业技能：所掌握的专业技能、证书、培训经历等。

5. 入职材料：个人简历、求职信、学历证书、学位证书、身份证复印件、户口本复印件、近期一寸免冠照片等。

6. 培训记录：入职培训、在职培训、晋升培训等记录。

7. 绩效考核：年度考核、季度考核、月度考核等记录。

8. 奖惩记录：获得奖励、处罚等记录。

第三章档案管理流程第九条新人入职档案管理流程如下：1. 新员工入职后，由人力资源部负责收集整理其档案资料。

2. 人力资源部对收集到的档案资料进行审核，确保信息的真实、准确。

3. 审核通过的档案资料，由人力资源部按照档案管理要求进行归档。

4. 档案归档后，由人力资源部指定专人负责保管，确保档案安全。

5. 档案保管人员需定期检查档案保管情况，发现问题及时报告。

6. 新员工离职时，由人力资源部负责办理档案交接手续。

第四章档案保管与利用第十条档案保管：1. 档案保管人员应具备较高的政治觉悟和责任心，严格遵守档案保管制度。

2. 档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件。

3. 档案应按照类别、时间、编号等进行有序排列，便于查阅。

4. 档案保管人员应定期对档案进行整理、归档，确保档案的完整、准确。

第十一条档案利用：1. 档案利用应遵循“依法、合规、保密”的原则。

2. 申请人需提供有效身份证明，填写档案查阅申请表。