员工档案管理制度

员工档案管理规章制度第一章总则第一条为规范和管理公司员工档案管理，保护员工合法权益，提高公司管理水平，制定本规章制度。

第二条公司员工档案管理遵循公开、公平、公正、保密的原则，坚持以人为本，尊重和保护员工的基本权益。

第三条员工档案管理内容包括入职档案、在职档案和离职档案等。

第四条员工档案管理的主要任务是建立和完善员工档案管理制度和流程，确保员工档案的完备、真实、准确和安全。

第五条公司员工档案管理应当根据国家有关法律法规及公司内部规章制度的要求，规范存档、管理、使用和保密。

第六条公司员工档案管理属于公司人力资源管理系统的重要组成部分，各部门必须严格遵守公司规章制度，确保员工档案管理工作的正常运转。

第七条员工档案管理部门主要负责员工档案管理制度的建立、完善和执行，监督员工档案的收集、整理、归档、保管和使用等工作。

第八条员工档案管理部门需要定期对员工档案管理工作进行检查和评估，及时发现并解决存在的问题，确保员工档案管理工作的规范性和有效性。

第九条员工档案管理部门应当加强与公司其他部门的沟通和协作，共同推动员工档案管理工作的顺利进行。

第十条公司各级领导都要重视员工档案管理工作，加强对员工档案管理工作的指导和监督，确保员工档案管理工作的顺利开展。

第二章入职档案管理第十一条公司招聘新员工时，需对其进行入职档案的收集和整理。

第十二条入职档案主要包括新员工的个人基本信息、学历证书、工作经历、身份证明等。

第十三条新员工应当如实提供入职档案所需的各类材料，并在入职时签署入职档案确认表。

第十四条公司应当对新员工的入职档案进行详细核查，确保入职档案的真实性和准确性。

第十五条公司应当规范存储新员工的入职档案，确保其安全性和保密性，禁止泄露和外传。

第十六条公司应当及时完善新员工的入职档案，并在员工入职满三个月后归档。

第十七条公司应当建立新员工的入职档案建立和管理的档案管理流程，明确各个环节的责任和权限，提高入职档案管理工作的效率和规范性。

第一章总则第一条为加强企业员工人事档案管理，保障员工合法权益，提高人事档案管理效率，根据国家有关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本企业全体员工的人事档案管理。

第三条人事档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保人事档案的完整性，不得遗漏、损毁、篡改档案材料。

2. 保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息安全。

3. 规范性原则：严格按照人事档案管理的各项规章制度进行操作。

4. 便捷性原则：提高人事档案管理的效率，方便员工查阅和使用。

第二章档案管理职责第四条人事部为档案管理的主管部门，负责企业员工人事档案的收集、整理、保管、借阅等工作。

第五条各部门负责人应积极配合人事部做好员工人事档案管理工作。

第六条员工本人有义务配合人事部做好人事档案管理工作，如实提供相关材料。

第三章档案收集与整理第七条员工入职时，应向人事部提交以下材料：1. 身份证复印件；2. 毕业证书复印件；3. 职业资格证书复印件（如有）；4. 体检报告复印件；5. 其他相关材料。

第八条人事部对收集到的档案材料进行审核、整理，建立员工人事档案。

第九条档案材料应按照时间顺序、类别等进行分类存放，便于查阅和管理。

第四章档案保管与借阅第十条人事部应指定专人负责档案保管工作，确保档案安全。

第十一条档案保管应采取以下措施：1. 设立专门的档案室，配备必要的消防、防盗设施；2. 对档案进行定期检查，发现损坏、霉变等情况及时修复；3. 对档案进行分类存放，避免交叉存放；4. 对档案进行防虫、防霉处理。

第十二条员工需查阅人事档案时，应向人事部提出申请，经批准后方可查阅。

第十三条查阅档案时，应遵守以下规定：1. 不得擅自复制、摘抄档案材料；2. 不得在档案上涂改、损毁；3. 不得泄露档案信息。

第五章档案变更与销毁第十四条员工个人信息发生变更时，应及时向人事部报告，并提交相关证明材料。

第十五条人事部对变更信息进行核实后，对档案进行相应变更。

第一章总则第一条为加强公司员工纸质档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工的纸质档案管理，包括员工入职、在职、离职等各个阶段的档案。

第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整、真实、准确。

2. 准确性原则：档案记录应与实际情况相符，不得随意篡改。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁、泄密。

4. 保密性原则：严格保密档案内容，不得泄露员工隐私。

第二章档案收集与归档第四条员工档案的收集应遵循以下程序：1. 员工入职时，人力资源部门负责收集员工的身份证、学历证书、资格证书等证明材料。

2. 员工在职期间，各部门应定期收集员工的奖惩记录、考核结果等材料。

3. 员工离职时，人力资源部门负责收集员工的离职证明、工资结算单等材料。

第五条员工档案的归档应遵循以下要求：1. 档案应按照员工姓名、工号等进行分类整理，便于查阅和管理。

2. 档案归档时应填写档案目录，包括档案名称、档号、归档日期等。

3. 归档的档案应按照档案柜编号顺序排列，保持档案柜整洁有序。

第三章档案保管与维护第六条公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。

第七条档案保管应遵循以下规定：1. 档案应放置在通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的环境中。

2. 档案柜应保持整洁，不得存放无关物品。

3. 档案柜钥匙应由专人保管，不得随意借出。

第八条档案维护应定期进行，包括以下内容：1. 定期检查档案的完好情况，发现破损、褪色等问题及时修复。

2. 定期对档案进行消毒，防止档案受到细菌、病毒等侵害。

3. 定期对档案进行整理，确保档案的整洁和有序。

第四章档案利用与保密第九条员工档案的利用应遵循以下规定：1. 档案利用应经档案管理部门审批，确保档案的合法利用。

2. 档案利用过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露员工隐私。

员工档案核管理制度第一章总则第一条为规范公司员工档案管理工作，维护公司员工档案的完整性、真实性和保密性，确保公司制度的有效实施，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工档案管理工作，员工档案包括入职资料、个人信息、培训记录、考核评定等内容。

第三条公司员工档案管理遵循法律法规、公司规章制度和内部控制政策。

第四条公司设立员工档案管理工作小组，负责具体档案管理事宜的协调和监督。

第二章员工档案的建立和完善第五条公司在员工入职时应建立员工档案，包括但不限于入职申请表、身份证明、学历证明、劳动合同等相关材料。

第六条公司要建立员工档案的归档和更新制度，确保档案信息的及时性和准确性。

第七条员工档案应当按照员工个人信息、奖惩记录、培训考核等内容进行分类存档。

第八条公司应定期对员工档案进行清理和整理，删除已失效的资料，保证档案的规范和有序。

第三章员工档案信息的保密第九条公司员工档案信息属于公司重要资产，所有相关人员要严格遵守保密约定。

第十条员工档案信息只能在工作需要时使用，未经授权不得擅自查阅或泄露。

第十一条公司确定档案管理权限，分级分层设立档案查阅权限，防止信息泄露。

第十二条员工档案信息应当做好备份工作，确保档案数据的安全。

第四章员工档案的使用和管理第十三条公司要建立员工档案的使用流程和管理制度，确定合法的档案查阅程序。

第十四条员工本人可以申请查阅个人档案，但需经过审批程序和相关授权。

第十五条公司可以根据实际情况，及时调整员工档案信息，但需做好相应的记录和说明。

第十六条公司要加强档案管理的监督和检查工作，确保员工档案管理的规范性和有效性。

第五章处罚机制和责任追究第十七条对于违反员工档案管理制度的行为，公司将严肃处理，给予警告、扣款甚至开除等相应处罚。

第十八条涉及员工档案严重违规行为，公司将追究相关人员的责任，一经查实，将予以严厉处罚。

第十九条公司要建立员工档案管理责任追究制度，对于失误、疏忽造成档案遗失、泄露等情况，要追究相关人员的责任。

公司员工档案管理方法与制度模版一、员工档案管理方法1. 建立统一的档案管理系统建立一个统一的员工档案管理系统，包括员工信息录入、档案查询、档案储存和档案归档等功能。

可以借助电子化的手段来建立档案管理系统，方便员工信息的录入和查询，同时也可以确保档案的安全性和可靠性。

2. 建立档案管理制度制定一套完善的档案管理制度，明确员工档案管理的流程和要求。

包括员工信息录入的标准、档案归档的时间和方式、档案的保密措施等。

制度要简明扼要，易于实施和操作。

3. 完善员工档案资料建立员工档案的完整资料，包括基本信息、教育背景、工作经历、培训记录、评价考核等内容。

同时还应有员工签订的各类合同、协议和保密承诺书等重要文件的复印件。

4. 定期更新员工档案定期跟进员工的变动情况，及时更新员工档案中的信息。

包括员工晋升、调岗、转正、离职等变动情况的记录，以及相应的档案调整和归档。

5. 档案保密措施建立档案保密制度，涉及员工个人隐私的信息要得到保护。

制定相关的保密措施和权限分级，确保档案信息的安全性。

6. 存档备份与存储建立档案备份与存储制度，确保档案的备份工作定期进行。

可以选择将档案备份存储在云端服务器上，同时也要建立实体档案存储库，确保档案的安全保存。

7. 定期审查档案质量定期开展档案质量审查工作，检查档案的准确性和完整性。

发现问题要及时进行修复和调整，确保员工档案的质量。

二、员工档案管理制度模板公司员工档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为了规范公司员工档案管理工作，建立员工档案的完整和准确性，保护员工的合法权益，提高工作效率，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本规定。

第二条适用范围本规定适用于公司全体员工档案的管理工作。

第三条定义1. 员工档案：指公司对员工个人信息、工作经历、培训记录、考核评价等进行记录的档案。

2. 员工档案管理人：指负责公司全体员工档案管理的专职人员或相关部门。

第二章档案管理的流程第四条档案录入1. 员工入职时，应按照公司要求，提交个人信息及相关材料，由人力资源部门进行档案录入。

一、目的为加强公司员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

三、档案管理职责1. 人事部：负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 部门负责人：对本部门员工档案的完整性、准确性、安全性负责。

3. 员工本人：配合人事部完成档案的收集、整理和更新工作。

四、档案收集与整理1. 新员工入职时，由人事部负责收集以下档案资料：（1）身份证复印件；（2）学历证书复印件；（3）专业技术资格证书复印件；（4）劳动合同；（5）入职登记表；（6）其他相关证明材料。

2. 员工档案整理应按照以下要求进行：（1）按照员工入职时间顺序排列；（2）档案材料应分类存放，便于查阅；（3）档案材料应装订整齐，标签清晰；（4）档案材料应使用A4纸打印或复印。

五、档案归档与保管1. 归档：员工档案收集整理完毕后，由人事部进行归档。

2. 保管：档案应存放在安全、干燥、防潮、防火、防盗的档案室，由专人负责保管。

3. 利用：员工档案仅限于公司内部查阅，查阅时需填写查阅登记表，并经相关部门负责人批准。

六、档案销毁1. 档案销毁前，由人事部进行审核，确认档案已无利用价值。

2. 档案销毁时，应严格按照国家有关法律法规和公司内部规定执行。

3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。

七、监督检查1. 公司领导应定期对员工档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范性。

2. 人事部应定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。

八、附则1. 本制度由人事部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

九、注意事项1. 员工档案是公司的重要资料，各部门应高度重视，加强档案管理。

2. 员工档案管理人员应具备一定的专业知识，确保档案管理的质量。

3. 员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作，应严格按照本制度执行。

公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。

2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。

3、存档资料要分类按顺序存放。

例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。

顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。

4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。

5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。

注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。

6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。

员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。

2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。

通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。

3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。

4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。

一、总则为加强公司员工管理，规范员工档案管理，确保档案资料的真实性、完整性、保密性和安全性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有员工的档案管理，包括但不限于人事档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。

三、管理职责1. 人力资源部：负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和更新工作。

2. 各部门：负责对本部门员工的档案资料进行初审，确保其真实性、准确性和完整性。

3. 员工本人：负责提供真实、准确的个人信息，并对档案内容进行监督。

四、档案收集1. 入职时：员工需提交身份证、学历证明、资格证书、劳动合同等相关资料。

2. 工作期间：根据工作需要，及时更新员工的个人信息、培训记录、考核结果等。

3. 离职时：员工需归还所有公司发放的物品，并提交离职证明等相关资料。

五、档案整理1. 分类：按照员工档案的性质、内容进行分类，如人事档案、培训档案、考核档案等。

2. 编码：为每份档案设置唯一的编码，方便查找和管理。

3. 归档：按照档案分类和编码，将档案整理归档。

六、档案保管1. 场所：档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

2. 温度和湿度：档案保管场所的温度和湿度应控制在适宜范围内。

3. 安全：档案保管场所应设置安全监控系统，确保档案安全。

七、档案利用1. 查阅：员工本人或授权人可查阅本人档案。

2. 查询：公司各部门因工作需要，可向人力资源部查询相关员工档案。

3. 保密：未经本人同意，任何人不得查阅、复制、传播员工档案。

八、档案更新1. 定期更新：人力资源部应定期对员工档案进行更新，确保档案信息的准确性。

2. 变动更新：员工个人信息、工作变动等情况发生时，应及时更新档案。

九、档案销毁1. 过期档案：根据国家相关规定和公司实际情况，对过期档案进行销毁。

2. 销毁程序：销毁档案前，应进行严格审查，确保不涉及保密内容。

销毁过程应有两人以上在场监督，并做好记录。

十、奖惩1. 表彰：对在档案管理工作中表现突出的个人或部门给予表彰。

第一章总则第一条为加强员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全，根据国家有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的员工档案管理。

第三条员工档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保员工档案的完整性，不得遗失、损毁或篡改；2. 准确性原则：确保员工档案内容的准确性，及时更新档案信息；3. 安全性原则：确保员工档案的安全，防止档案信息泄露；4. 保密性原则：对员工档案中的敏感信息进行保密，防止泄露给无关人员；5. 规范性原则：严格按照国家有关法律法规和本制度的规定进行档案管理。

第二章组织机构及职责第四条成立员工档案管理领导小组，负责员工档案管理的组织、协调和监督工作。

第五条员工档案管理领导小组下设档案室，负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第六条档案室的主要职责：1. 制定员工档案管理制度，组织实施档案管理工作；2. 负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；3. 对员工档案进行分类、编目、编号，确保档案的有序管理；4. 定期对员工档案进行清理、归档，确保档案的完整性；5. 加强员工档案的安全防护，防止档案信息泄露；6. 指导各部门做好员工档案管理工作。

第三章档案收集与整理第七条员工档案的收集应包括以下内容：1. 员工基本信息；2. 员工工作经历；3. 员工培训、考核、奖惩等记录；4. 员工合同、协议等相关文件；5. 其他与员工相关的资料。

第八条员工档案的整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别进行分类；2. 对档案进行编号、编目；3. 确保档案内容的准确性、完整性；4. 对档案进行数字化处理，方便查询和利用。

第四章档案保管与利用第九条员工档案的保管应遵循以下要求：1. 档案室应设置专门的档案柜，确保档案的存放安全；2. 对档案进行定期检查，发现问题及时处理；3. 对档案进行防火、防盗、防潮、防虫等安全措施；4. 对档案进行保密，防止档案信息泄露。

公司人员档案管理制度公司人员档案管理制度篇11、负责全体员工的人事档案管理工作。

2、负责新进员工试用期的跟踪考核，晋升提薪及转正合同的签订并形成相应档案资料。

3、负责员工调查问卷的发放和收集，分析汇总调查结果，形成结论上报。

4、负责统计汇总，上报员工考勤月报表，处理考勤异常情况。

5、负责员工绩效考核资料的定期统计汇总，上报，并对绩效考核的方式方法提出意见和建议。

6、负责员工薪酬发放的异常处理和薪酬政策的跟踪调查，提供相应的报表和资料。

7、负责员工技能培训方案，技能测评的督导与跟进。

8、负责完成公司人事工作任务，并提出改进意见。

9、负责公司人事文件的呈转及发放。

10、负责草拟，解释公司的福利保险制度，组织办理入保手续，联络退保，理赔事务。

11、协助人事行政经理处理人事方面的其他工作。

12、协助招聘主管进行员工招聘的面试，负责报到及解聘手续的办理，接待引领新进员工。

13、工作对人力资源部经理负责。

公司人员档案管理制度篇2一、目的为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

二、范围本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

三、职责3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。

外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

四、人事档案管理的内容4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。