2014年秘书资格考试三级综合考点复习15
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国家职业资格证----三级秘书资格证复习资料目录第一章三级秘书职业资格证简介及应用前景第二章三级秘书职业资格证考核方案第三章三级秘书职业资格证考试题及答案第一章三级秘书职业资格证简介及应用前景1.考试简介秘书职业主要指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
它包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系,要求从业人员具备较强的文字和语言沟通能力,综合协调与合作能力,逻辑思维和分析能力等。
秘书考试一年两次,上半年5月份考试,下半年11月份考试,具体考试时间每年略有不同。
考试内容分秘书(涉外)、秘书(普通)两个种类,每个种类分国家职业资格五级、四级、三级和二级共四个级别。
其中,秘书(涉外)专业外语考核设英语、日语、俄语3个语种,报考人员可根据自己的专业语种,任选一种语言应试。
秘书职业是企、事业单位管理中一个很重要的工作。
许多发达国家对秘书人员都有严格的要求,凡从业人员要持有秘书职业证书。
我国决定推行秘书职业资格证书制度,规定凡在企事业单位、涉外机构中从事秘书工作的人员,都要接受秘书职业资格鉴定,取得资格证书,然后持证上岗。
2. 应用前景随着社会的高速发展,各领域各层次的人员分工愈加细化,以往单纯的管理工作需要多人分工合作才能保证其高速和有效,决策活动已经在决策者层面上逐步与相关的信息加工处理等辅助性活动相分离,作为行政管理协助者性质的秘书职业已经在各个工作领域中占据重要的作用。
在“作为秘书您的主要工作是什么”的调查项目中有,文字档案管理以34.25%的比例成为秘书们的主要工作,其余的工作还有行政后勤管理26%;协助老板参与经营管理18.27%;组织协调公司会务12.49%;公关与政府关系5.02%和和老板出差跑来跑去3.97%。
调查数据显示,秘书工作中有将近20%的内容是协助参与公司的经营管理的。
和高高在上的老板比较,秘书有更多的机会接近各个部门的基层员工,了解来自第一线的信息反馈,和一般的部门主管比较,和管理层天时地利的接近优势,使得秘书又具备对公司整体战略部署更全面的了解和体会,从这点上看,老板在决策过程中,多听取秘书出谋划策是很有参考价值的。
2014秘书资格考试(三级)复习指导:会议总结会议总结一、会议总结工作的内容和要求(一)基础知识1.会议总结的目的具体来讲主要有以下几点:(1)检查会议目标的实现情况。
(2)检查各个小组的分工执行情况。
(3)将员工自我总结和集体总结相结合,以积累经验,找出不足,从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处,不断改进会议的组织服务工作。
(4)奖惩相关人员,并要妥善解决会议的遣留问题。
2.会议总结的内容:总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题,参加会议的上级领导人,会议的主持者,领导报告或讲话的要点,对会议的基本评价和贯彻要求,会议的决议情况及今后的工作任务布置等。
(二)会议总结的工作程序为:对会议征询意见,拟就工作总结稿→向领导报告会议结论→总结定稿→印发→归档→组织全体工作人员进行总结。
二、会议评估工作的内容和要求(一)基础知识1.会议评估工作的内容:(1)构成有效会议的要素一个有效会议应该具有清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制勇和、合理的内容安排等。
(2)影响会议效率的主要原因:影响会议效率的因素很多,主要可以归结为三个方面:1会议的必要性;2会议前期准备工作的质量;3会议责任分工。
2.会议评估的标准:(1)是否达到目标。
(2)会议时间性评估。
(3)与会人员参与会议状态与收获;对会议的满意程度与理由;提出改进的意见或建议。
(4)会议服务评估。
会议服务是否到位,会议中的合作精神如何。
(5)会议实际费用支出、会议成本评估。
(6)再度召开同样的会议时,继续推进与维持的事项。
3.会议评估工作的方法和要求(1)会议评估工作的方法”1.评估方法可以在会议结束时以意见调查的方式进行。
2.告知与会人员有义务一同提高会议质量。
(2)会议评估工作要求:会议评估力求科学、高效。
三级秘书基础知识复习提纲(doc 11页)部门: xxx时间: xxx制作人:xxx整理范文,仅供参考,勿作商业用途三级秘书——《文书基础》复习提纲第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类应用文书:是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
应用文书的分类:行政公文、事务文书、商务文书行政公文:指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
通用公文:超出了行政机关范畴所使用的行政公文。
2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种通用公文:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
事务文书:指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。
事务文书主要有:传真稿,备忘录,请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。
述职报告、讲话稿等。
商务文书:指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。
商务文书主要有:意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。
二、通用分文的制发程序制发程序:草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发草拟公文的要求三、事务文书、商务文书的制发程序所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
第二节应用文书的格式一、通用公文的格式概念:通用公文的外观样式,即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
目前学习、运用公文格式的唯一标准:1999年12月27日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》(国家标准GB/T9704—1999)(一)通用公文用纸和印装规格(二)通用公文中各要素标识规则1、眉首:红色反线以上的各要素。
包括:公文份数序号;秘密等级和保密期限;紧急程度;发文机关标识;发文字号;签发人;红色反线。
2014年秘书资格考试(三级)复习指导:合同法合同法(一)合同、合同发送的概念、特点和分类合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利和义务关系的协议。
1.特点:(1)合同是一种民事法律行为; (2)合同以设立、变更或终止民事权利和义务关系为目的;(3)合同是两个以主体意思表示相一致的协议,是当事人协商一致的产物。
2.合同的分类:(1)根据全同的成立是否以交付标的物为要件,合同可分为诺成性合同与实践性合同。
(2)根据全员成立是否需要特定的形式,将合同分为要式合同和非要式合同。
(3)根据双方当事****利和义务的分担方式,合同分为双务合同与单务合同。
(4)根据双方当事人取得权力有无代价,可将合同分为有偿合同与无偿合同。
(5)根据两个合同之间的主从关系,将合同分为主合同与从合同。
3.合同法是调整平等主体之间的合同关系的法律规范。
其基本原则是为了保护合同当事人和合法权益,维护社会经济秩序,促进社会主义现代化建设而制定的。
其原则: ①平等自愿原则;②公平原则; ③诚实信用原则;④合法原则。
(二)合同的订立1.合同成立的要件:合同成立的要件有:①主体合格;②当事人意思表示一致; ③合同的客体合法、确定;④符合法律规定的形式。
当事人订立合同,有书面形式、口头形式和其他形式。
法律、行政法规规定采用书面形式的,应当采用书面形式。
2.合同的内容:合同的内容有:①当事人的名称或者姓名和住所;②标的; ③数量;④质量;⑤价款或酬金;⑥履行期限、地点和方式;⑦违约责任;⑧解决争议的方法。
3.程序:要约是一方当事人以订立合同为目的,向对方当事人提出合同条件,希望对方当事人接受的意思表现(须是向特定人发出的意思表示;内容必须具体确定;要约中应当明确表明要约一经受要约人的承诺,要约人就要受到该意思表示的约束);承诺(必须由受要约人作出;必须向要约人作出;内容应与要约的内容一致)(三)合同的效力1.合同生效的条件:(1)行为人必须具有订立合同的相适应的民事行为能力;(2)行为人订立合同的意思表示真实;(3)合同内容不违反法律和社会公共利益。
2014年下半年秘书资格考试(三级)知识点梳理(3)-秘书资格考试
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信息开发的主要形式
对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼,以获得高层次信息的过程。
(1)剪报
(2)索引
(3)目录编制
(4)文摘
(5)信息资料册
(6)简讯
(7)调查报告
办公资源管理程序
包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。
办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理,减少资源浪费,合理的调配与利用办公资源,提高办公资源的使用效率。
(1)了解本单位所有办公资源的基本情况
(2)对本单位所有办公资源进行分类管理
(3)对办公资源建档,记录应用情况
(4)定期进行数据分析
制定采购预算方案程序
(1)确定预算的核算基数
(2)进行市场调研
(3)确定采购产品的种类及型号价格
(4)编写预算方案
(5)征求意见,完善方案
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秘书资格考试复习笔记(三级)第一章文书基础1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书(P3上)2.公文必须执行统一规范的格式,并遵循一定的处理程序。
(P3右)3.公文的制发程序(详见P254,在这个表中,交拟、议拟和撰拟相当于第三页的拟稿操作)。
在我们的公文处理中,有了法律效力的环节是:签发(P4)4.秘书发挥助手作用,对来文写成初步文件,以供上级阅读的环节是:拟办5.为带发文件注册,要注意三方面:①编注发文字号②确定印制数量③确定发送范围。
(P4)5.公文的三要素:眉首、主体和版记(P5)6.公文的格式中,秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人都位于眉首部分。
标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件都位于主体部分。
主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等都位于文尾部分。
(P5中)7.公文的排版正文要用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字。
(P5下)8.公文眉首中的发送机关标志“由发文机关全称或规范化简称后面加‘文件’组成”(区分主体中的主送机关)P6上9.公文份数序号:是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。
它位于左上角第一行用阿拉伯数字表示(P6中区分发文字号)10.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
如:国发[2000]23号11.什么文必须有签发人、会签人姓名?上行文(P7)平行文、下行文均可以无签发人12.正确的保密标志:密级★保密期限(题型:选择正确的一种)。
其中保密期限可以省略不写13.公文的密级程度分为:特急、急件、限时送达电报的密级程度分为:特提、特急、加急、平急(区分两者选择哪是公文的?哪是电报的?)14.公文主体中的公文标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分(题型:给出一段公文,判断公文标题的正误)15.主送机关指公文的受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
上行文的主送机关只能有一个,而且不能是单位的领导人。
2014秘书(三级)资格考试常考知识复习指导(2)制定计划的作用1指明办公室工作所起的作用及所处的地位2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置,所拥有的人、物、财力部署的根据3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致4指明事务顺序先后安排5是一种主要控制手段和数量化财政计划计划工作主要内容1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限2.每一项任务的数量和质量要求。
1.每一项任务所需费用和其他资源4.每一项任务所承担的人员及负责人。
5.每一项任务完成情况的检查和监督。
安全检查的主要内容及原则1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息,掌握动向3.对以前发生的事件进行总结,制定防范措施。
4.对预测的突发事件制定应急方案5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置6.进行对突发事件的培训和演练,掌握必要的知识与技能7.配备相关设备和资源8.定期检查维护更新设备和资源,使之处于良好备用状态。
原则:1加强领导统一指挥2.快速反应控制事态发展3以人为本保护公众利益4公开透明面对公众。
突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容必要性:1.作为事故处理的一依据2.作为安全教育的案例资料3.便于应对各种赔偿案件内容:1.《事故情况记录表》:事故发生日期、时间、地点、涉及人员,事故过程。
证人2.《工伤情况报告表》:事故发生日期、时间、地点,涉及人员基本情况,事故过程细节,救治过程,医疗处理情况,证明人办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序1购买:优点:为组织增加固定资产。
使用方便。
缺点:一次付费过高。
设备难更新。
2租用:优:最初投入费用低,并能被获得的利润补偿。
租用协议包括维护修理。
便于更新换代。
缺点:常年租用费用过高。
提前终止合同会有很高赔偿。
采购程序:提出购买申请审批落实费用选择供应商签订供货合同货物验收入库支付货款。
正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素1.价格和费用⑴比较不同供应商的要价:初次洽谈的价格⑵降低价格方法,如批量购买,节日削价或将其指定为的办公用品供货商⑶购买后还要考虑费用的支出,如:占用空间费用,存储物品报废,存储过多占用资金2.质量和交货⑴保证购买后能满足需求⑵选择不合格物品的供应商⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到,做到,有诚信,很可靠3.服务和位置⑴比较为客户提供服务是否方便,如所提供的订购方式⑵供应商所在地点方便联络和交货4.安全和可靠性⑴送货整个过程中,保证货品安全,包装,存放,运输和交货⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全,如查订货单,交货单等⑶了解商家规模的大小,经商的信誉度,如为客户保密的可靠性。
三级秘书考前复习重点:第一章第一节会前筹备一、会议方案的拟订(一)会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:(1)确定会议的主题与议题。
(2)确定会议的名称。
(3)确定会议和议程。
(4)确定会议的时间性和地点。
(5)确定会议所需设备和工具,要满足会议的需要(6)确定会议文件的范围,并做好文件的印制或复制工作。
(7)确定会议与会代表的组成。
(8)确定会议经费预算。
(9)确定会议住宿和餐饮安排。
(10)确定会议的筹备机构,大型会议需要确定筹备机构与人员分工。
2.会议筹备方案的作用:(1)确保会议的周密组织(2)确保会议服务质量和沟通协调到位;(3)确保会议领导的意图得以贯彻执行3.电话会议及视频会议(1)电话会议交流信息的特点1)电话会议:①方便灵活,准备时间短,回复迅速。
②缺少身体语言,难以进行互动交流;缺少文本,难以传递大量细节信息。
③为了提高电话会议的效率,增进信息与交流,可搭配使用其他通信方式(如传真、电子邮件)。
2)电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行,具体要求如下:1准确发出开会信息;2认真分发会议书面信息材料;3合理安排会场信息传输设备;4按时接通电话;5互相能报出席情况;6做好会议记录。
(2)视频会议1)视频会议的特点:①声音和图像同时传送。
②不受空间的限制。
③节省时间、费用。
④交流效果较好。
⑤视频会议的交流不够深入广泛。
2)视频会议信息工作的要求由于视频会议效率高,投入也大,因此必须高标准、严要求,踏踏实实做好会务工作。
具体要求有:1发出开会信息;2分发文件信息资料;3布置会场;4置与检查会场信息传输设备;5做好会议准备;6采用行集中后分散的形式;7汇总情况信息。
4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。
5.会务机构分工的要求会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。
三级秘书考前复习重点第一章第一节会前筹备一、会议方案的拟订(一)会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:(1)确定会议的主题与议题。
(2)确定会议的名称。
(3)确定会议和议程。
(4)确定会议的时间性和地点。
(5)确定会议所需设备和工具,要满足会议的需要(6)确定会议文件的范围,并做好文件的印制或复制工作。
(7)确定会议与会代表的组成。
(8)确定会议经费预算。
(9)确定会议住宿和餐饮安排。
(10)确定会议的筹备机构,大型会议需要确定筹备机构与人员分工。
2.会议筹备方案的作用:(1)确保会议的周密组织(2)确保会议服务质量和沟通协调到位;(3)确保会议领导的意图得以贯彻执行3.电话会议及视频会议(1)电话会议交流信息的特点1)电话会议:①方便灵活,准备时间短,回复迅速。
②缺少身体语言,难以进行互动交流;缺少文本,难以传递大量细节信息。
③为了提高电话会议的效率,增进信息与交流,可搭配使用其他通信方式(如传真、电子邮件)。
2)电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行,具体要求如下:1准确发出开会信息;2认真分发会议书面信息材料;3合理安排会场信息传输设备;4按时接通电话;5互相能报出席情况;6做好会议记录。
(2)视频会议1)视频会议的特点:①声音和图像同时传送。
②不受空间的限制。
③节省时间、费用。
④交流效果较好。
⑤视频会议的交流不够深入广泛。
2)视频会议信息工作的要求由于视频会议效率高,投入也大,因此必须高标准、严要求,踏踏实实做好会务工作。
具体要求有:1 发出开会信息;2分发文件信息资料;3布置会场;4置与检查会场信息传输设备;5做好会议准备;6采用行集中后分散的形式;7汇总情况信息。
4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。
5.会务机构分工的要求会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。
秘书资格考试:秘书三级必看题库知识点1、单选()反映着人的整体道德素质。
A、职业道德B、文明C、礼貌D、人品正确答案:A2、单选上市公司的董事会秘书负责()。
A.总经理的日常工作安排B.董事会(江南博哥)的表决事宜C.股东大会的筹备D.起草公司合同正确答案:C3、多选职业道德的特征是()。
A.内容上的持续变动性B.范围上的相对有限性C.形式上的普遍单调性D.执行中的权威强制性正确答案:B, C4、多选通过会议总结可实现对会议工作的()管理。
A、制度化B、程序化C、科学化D、法制化正确答案:A, B, C5、单选在文书处理中,对文件的办理提出初步意见,以供领导批阅时参考,这是()。
A、文书承办B、文书协办C、文书注办D、文书批办正确答案:B6、单选对会议的评估应做到()。
A、淡化宣传B、避免定论C、科学高效D、澄清事实正确答案:D7、多选下面对提高电话会议效率有益的做法包括()。
A.严格限定发言人员的时间B.让参会人员畅所欲言C.搭配使用其他通信方式如传真、电子邮件D.让参会人员提前达到正确答案:A, C, D8、单选信息利用中可使用跟踪卡记录()A、信息内容B、签收人姓名C、信息价值D、信息借阅情况正确答案:D9、单选张勇的日工资是80元,2006年10月1日至7日,公司安排她在这7天加班且未安排补休。
根据劳动法的规定,公司除应向张某支付每日80元工资外,还应支付()加班费。
A、800元B、560元C、1120元D、1360元正确答案:A10、单选下列所得税中,以总收益额为征税对象的是()。
A、企业所得税B、个人所得税C、外资企业所得税D、农业税正确答案:D11、单选对信息进行综合分析和归纳提炼,从而获得高层次信息的工作是()A、信息归纳B、信息综述C、信息汇集D、信息开发正确答案:D12、多选我国社会主义职业道德建设可以吸收借鉴的资源有()A、儒家伦理思想B、欧美国家的职业道德C、日本企业的职业道德建设经验D、新民主主义时期的革命道德传统正确答案:A, B, C, D13、多选职业纪律包括()。
会议管理
1、会议筹备方案的拟订
内容包括:确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。
作用有:确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。
(1)组建会议筹备委员会
(2)分成筹备小组
(3)形成筹备方案
(4)领导审核方案
2、会务检查工作程序
内容包括:会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。
(1)开会检查的程序
1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查
2)会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知
3)召开协调会并在会上现场解决问题
4)汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实
(2)现场检查的程序
1)指定现场检查的路线和确定现场检查的重点
2)制作检查单,以便记录和汇总
3)按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录
4)对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正。