《学位档案材料立卷归档说明》(2019版)

档案管理制度建设（优秀20篇）档案管理制度建设篇1档案管理制度包含哪些基本内容呢？下面我们一起来了解下：为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。

一、档案立卷归档制度为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。

1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。

2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为已有。

3、文件归档范围，按余姚市档案局的有关规定收集。

4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局办公室。

5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。

6、局办公室财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员保存一年后，移交档案管理人员。

7、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

8、各科室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。

10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

学位档案材料、学位信息采集数据表填写及报送注意事项（2019）一、学位档案材料填写及报送注意事项学位档案材料，是体现研究生学习经历的证明，具有不可更改性。

因此，研究生须认真填写，不可出现勾画涂抹，也无须装订，要确保信息的准确性，否则错误信息将影响日后学位档案使用。

报送学位档案材料时，所有材料均是原件，每个研究生学位档案材料的排放顺序是《吉林师范大学硕士学位申请书》、《硕士研究生学位论文评审意见表》（1外盲审+1内盲审，或2内盲审）、《吉林师范大学论文答辩情况和学位授予决议书》。

每个单位报送的材料顺序为每个研究生的每一份材料依照研究生学号的顺序排放成一套，共计报送相同的2套学位档案材料。

1.在填报《吉林师范大学硕士学位申请书》和《吉林师范大学论文答辩情况和学位授予决议书》封皮时，须注意：（1）封皮中的“学位类别”一栏，学术学位研究生应按招生时所在的学科门类进行填写。

如马克思主义哲学专业，所属学科门类为哲学，应填写“哲学硕士学位”；专业学位研究生应按所在的专业学位类别填写，如学科教学（思政）专业领域，所属专业学位类别为教育硕士，应填写“教育硕士专业学位”，如汉语国际教育专业领域，所属专业学位类别为汉语国际教育硕士；应填写“汉语国际教育硕士专业学位”。

（2）“学科/领域”一栏，应按照研究生自己专业全称进行填写。

（3）“研究方向”一栏，学术学位研究生应根据自己实际研究方向填写，专业学位研究生无须填写本栏。

（4）“培养单位”一栏，应填写所在学院的全称。

2.在填报《吉林师范大学硕士学位申请书》内容时，须注意：（1）第2页为《吉林师范大学硕士研究生成绩表》，由研究生院统一提供，各单位无须自行插入。

（2）“指导教师对申请人及其学位论文的综合评价”页，导师需根据对应指标项目进行评价，在填写好评价后，在“导师签字”处签好姓名，“年月日”处，所填写的日期不能晚于答辩日期。

（3）“学位评定分委员会审核意见”页，需根据对应指标项目进行审核，在填写好审核意见后，需在“分委员会主席（签字）”处签好主席姓名，在“学位评定分委会（盖章）”处加盖公章，且“年月日”处，所填写的日期不能早于“指导教师对申请人及其学位论文的综合评价”页上的签写日期，也不能晚于答辩日期。

大学档案管理办法第一章总则第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）《广西壮族自治区档案管理条例》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条学校档案工作由学校领导，同时接受上级教育行政管理部门领导和上级档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。

第四条档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志之一，学校将持续加强对档案工作的支持，将之纳入学校整体发展规划和年度计划，在人员配备、经费投入上给予保证，学校所属单位和个人应该遵照本办法，承担保护和移交档案的义务。

第五条学校严格实行部门立卷归档制度，使档案工作做到“三纳入、四同步”，即：纳入各单位的发展规划和工作计划；纳入各单位的管理制度；纳入各单位有关人员的职责范围；与各单位的其他各项工作同布置、同检查、同总结、同验收。

第二章机构设置和人员配备第六条学校档案工作由分管档案工作的校领导负责，其主要职责是：(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；(二)将档案工作纳入学校的整体发展规划和年度工作计划，促进档案工作与学校其他工作同步协调发展；(三)建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第七条学校成立档案工作领导小组，负责全校档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，实行监督和指导。

档案工作领导小组由分管档案工作的校领导担任组长，相关职能部门、各学院分管档案工作的负责人为成员。

其工作职责是：(一)依据上级部门有关政策法规，领导全校档案管理工作，决定学校有关档案工作的重大事项；(二)审定学校档案工作规章制度、管理办法；(三)审定学校档案工作建设发展规划、计划并组织实施；(四)对学校档案工作进行执法监督检查，表彰奖励先进，处理档案工作中违纪、违法、处分等事项；(五)指导学校档案宣传与教育、档案信息化建设、档案网络队伍的建设与提高；(六)组织协调、研究解决学校档案工作发展与实施中的重大问题与困难。

XX大学文件材料立卷归档办法为了使我校文件材料立卷归档工作科学化、规范化，确保各类档案的齐全、完整，提高案卷质量，根据国家、教育部有关规定及《XX 大学档案管理办法》制定本办法。

一、立卷归档工作的管理1.档案是各部门、各单位工作中形成的原始记录，是各单位历史面貌的真实反映，是对工作进行查考、总结、研究、评估的重要依据。

各职能部门和个人，在职务活动中形成的各种载体的档案材料，都必须按照规定交档案馆集中管理，任何单位和个人均不得据为己有或自行处理。

2.文件材料的形成、积累和归档，是档案齐全完整的基础，各单位必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理。

即将立卷归档工作纳入本单位的工作规划、计划；纳入各项管理制度；纳入有关人员的职责范围。

在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。

3.进一步健全文件材料形成部门立卷归档制度。

本校各处级单位均为立卷归档部门，各部门必须有一位负责人分管本部门立卷归档工作，并根据具体情况配备一至二名专（兼）职文书立卷人员，负责本部门文件材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。

档案馆应派专人对各部门立卷归档工作进行指导。

4.凡对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要设备等进行鉴定、验收、评审时，有关业务部门必须通知档案部门参加，并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查、验收、签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不得予以验收和上报成果，财务部门不得进行财务结算。

二、文件材料归档范围和归档时间（一）归档范围1.凡是能反映本校各部门各类工作活动，并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件（包括电子文件）、薄册、图表、工作计划、总结、会议记录等纸质文字材料；其它各种载体（照片、录音、录像、磁盘、光盘）的记录材料、各类校级的奖状、奖牌、锦旗；各类有纪念意义的礼品；停止使用的印章等均属归档范围。

档案立卷工作规范—培训材料之二教育事业的飞速发展，作为记录和承载学校历史沿革的档案，在学校发展中发挥着越来来重要的作用。

高校档案是高校工作中一个重要的组成部分，是提高高校管理水平的一项重要工作，是维护高校历史真实面貌的重要事业。

它不仅发挥着为高校教学、科研、管理育人等各项工作直接服务的作用，而且是高校办学和增强办学实力的重要财富，并对高校的竞争能力有着持久的影响。

高校档案工作的好坏，直接反映了学校管理工作水平高低。

《27号令》第三条也对档案工作提出了相应要求“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

” 从这里也可以看出国家对档案的重视程度。

在我校档案的作用同样是不可忽视的，从我们的日常工作中，我们就感觉到档案的作用是越来越大，例如：在07年学校的本科教学评估中，在学校提供的各种佐证材料、宣传材料、汇报材料等各种材料，很多材料都是由档案馆提供的，由此可见档案工作并不是可有可无的工作，档案工作的好坏，直接影响到学校的工作。

档案立卷归档工作一、归档流程二、立卷归档工作内容立卷归档法律依据：27号令《高等学校档案管理办法》、国家教委《高等学校档案工作规范》、国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、档案工作国家标准（一）预立卷1、什么是预立卷；各归档单位根据本部门文件材料形成规律，参照《西华电大学档案归档范围和保管期限表》，预先编制案卷类目。

2、预立卷工作内容：●收集材料，做好日常管理材料收集工作直接影响档案立卷工作的质量。

因此,在日常工作中要树立敬业精神,不断增强档案意识,注意工作中重大活动的动向,摸清文件材料形成的规律,主动收集、及时追问文件的下落,以防遗漏,要做到、脑勤、嘴勤、手勤、脚勤,做到文件材料勤收集、勤整理、勤维护,不拖拉,不积存。

收集就是将办毕的文件材料随时或定期收上来,要求及时、齐全,次要文件连同有关资料一并收回。

立卷归档文件、材料、物品密级划分的管理办法根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及《中国人民共和国保守国家秘密法实施办法》的规定精神，对我校档案管理工作中立卷归档文件、材料、物品密级划分工作提出如下管理办法。

一、根据国家教委发布的《高等学校档案工作规范》中各类档案“归档范围”的要求，需要立卷、归档的文件、资料及物品，均应按“保密法”的有关规定，确定、划分密级，作出标志并同时注明保密期限。

对某些虽不属国家秘密范围，但在一定期限内仍须保密的文件、资料，可视具体情况，确定为“内部事项”，并制定“内部事项查阅使用方法”严格管理。

二、各档案立卷部门，在组卷、立卷时，应针对不同类型的文件材料分别依据下列文件的具体规定，划定所归文件、资料、物品的密级及保密期限，同时作出相应标志。

1、中央、国家机关有关部门关于《国家秘密及其密级具体范围的规定》条文选摘（见附件3）。

2、国家秘密保密期限的规定（见附件三）。

3、国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定（见附件四）。

4、书面形式密件的标志方法举例。

三、密级、保密期限确定、划分的程序1、党群、行政类方面的文件、材料，需要确定密级的，应在制发和形成文件、材料的同时，由文件作者提出划密及保密期限的具体意见，由校、院、部、处长审定。

2、科研项目由课题组负责人提出划密及保密期限初步意见，经所在院（系）、所保密小组初审、报校科研处审定。

3、研究生学位论文需确定密级的，由研究生导师提出划密的具体意见，报所在院（系）所保密小组审定，属于科研类的项目论文，亦报科研处登记备案。

4、确定或变更“内部事项”的范围及制定查阅使用办法由党办负责提出具体意见，报校保密委员会审定。

各院（系）、部、处级单位，若有“内部事项”固定范围内的文件、资料，在立卷、规定时，应直接在卷首左上角注明“内部事项”。

5、其他各类档案材料，如需划密的，由档案立卷部门负责人提出划密意见，报所在院（系）、部、处、所保密小组审定。

各部门立卷，归档的要求目前，我校应归档的立卷部门有三十个部、处、室，十四个系，共约四十余个单位。

少数部门做到了按时归档（每年一次），大多数部门多年未进行归档。

这种局面，极大地影响着我校的档案事业，如不及时修正，会给我校历史资料的留存造成重大损失，给档案的保存和利用形成严重阻滞。

为了指导各立卷部门做好归档、立卷工作，我们提出如下要求，借以保证立卷归档质量。

考虑到各部门积存资料较多、立卷困难等因素，我们提出的要求和做法尽可能有针对性、可操性，且简明扼要：一、什么材料归档？什么材料不归档？我校及各部门在工作活动中形成的文件材料均应归档；上级、同级机关发来的文件材料中，须我校贯彻执行的均应归档；外单位形成的，与我校有关、涉及我校事务的文件材料均应归档；上级机关下发的普发性不需我校办理的文件材料不应归档；我校领导人兼任外单位职务形成的与我校无关的材料不应归档；我校汇集的作为自己工作参考的外部文件材料不应归档；同级机关发来的不需贯彻执行、不需办理的文件材料，不应归档。

二、如何立卷？面对大理的应归档材料，各部门首先应当分类。

分类的根据是《忻州职院档案实体分类和档号表》，根据此表确定本部门归档材料的类别。

并细分到二级类目，我校各部门的职能不同，所以在工作活动中形成的归档材料的档案类别也不一样。

有的部门职能单一，其形成的归档材料的类别也少，如基建处、计财处等。

有的部门有多重职能，其形成的归档材料的类别亦多，如组织（人事）处等。

还有的部门具有综合职能，如党（院）办公室，其形成的归档材料几乎涵盖了我校所有扔档案类别。

因此，各部门要根据各自的实际情况，对照我校《档案实体分类和档号表》确定归档材料的所属类目，尽量做到分类准确、不交叉。

归档材料组合成卷的要求：1、首先要分年度。

不同年度的归档材料不能放在一起组卷。

但请示与批复应放在复文年立卷，跨年度的总结放在针对年立卷，跨年度的会议文件放在开幕年立卷。

2、其次要分问题。

同一问题的归档材料组合在一起立卷，不同问题的归档材料分开立卷。

人事档案立卷归档人事档案立卷归档**档案立卷归档办法**档案收集范围主要为：包括文书档案、教学档案、科研档案、基建档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案等，专业档案由各职能部门单独存档。

一文书档案：文件材料立卷归档要以本校在各项工作活动中产生和形成的文件材料为主。

凡是反映和记述我校主要职能活动产生和形成的重要查考价值的文件以及与上述文件有密切关系的上级指示和有关资料，包括各单位的请示、报告等均属归档范围。

(一)文书档案归档范围1本校党委、校长办公室、行政、工会、团委、民-主党派等组织在各项活动中产生和形成的文件材料，如上级来文、本校的请示、报告、有关批复、批示，重要会议记录、会议纪要、简报、讲话稿、代表名单、选举办法，长远规划、工作计划、总结、各项规章制度、通知等。

2其它单位发来与本校工作有密切关系的文件。

3本校因工作需要与外单位签订的合同、协议及来往信函。

4学校各部门启用印章的文件及印模。

5学校内部机构增减及人事任免、师资培训等工作形成的文件。

6校编简报、信息、校史、大事记。

7学校在外事管理工作中形成的出境审批，国际交流合作，参加国际比赛，外籍教师，留学生管理，外界专家学者、官员、友好人士来访等文件材料。

8教职工离职、退休、死亡及有关其它福利工作形成的文件。

9学校干部、职工、教师(教授、讲师)及党、团员名册。

10教职工的录用、定级、调资、考核等工作形成的文件。

11开展各项行政、教学、人事、科研等主要职能活动的综合统计年报。

12学校员工职称评审工作的文件材料。

13学校进行年终评比形成的文件材料。

14安全保卫、学校教职工出国审批材料。

15上级机关或校审计部门对离任领导及有关部门进行财务审计形成的审计材料。

16校纪检部门对违纪员工进行的立案调查材料。

17重要的群众来信来访材料。

18校属各部门只负责本部门撰稿的校发文件和与本部门工作关系密切的上级来文、外单位来文。

不归档的文件：1内部门下发的需要本部门遵照执行的文件留本部门保存，不需向档案馆归档移交。