采购合同制定流程图及说明表
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阶段流程流程图责任者参与人时限开始
与客户沟通需
求
项目经理1-3天提交需求单项目经理1天审核需求单工程部总监采购员即时开发供应商采购员2天询价/比/议价采购员2天
提交商务评估
表
采购员1天
审核确定供应
商
副总经理/总经理即时拟定合同采购员半天
合同签署采购员/供应商项目经理/副总经理/
总经理
半天
下采购订单采购员半天
按订单/合同
付款采购员项目经理/财务/副总
经理/总经理
1天
跟进材料/工程进度采购员/项目经理
/供应商即时
项目验收项目经理工程部总监、供应
商
2天内
开票供应商/采购员3天
付款采购员项目经理/财务/副总
经理/总经理
3天
其他记录/维护数
据
采购员
每周更
新
需求确认阶段确定供应商阶段
合同签署阶段合同/订单执行阶段
结束。
采购流程及采购流程图1 采购过程1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制,确保所采购的产品或服务符合规定的要求。
PMC部是采购过程的归口管理部门。
1.2 公司确保按如下要求预先评定供方:A、根据公司的需要,按提供产品或服务的能力评价和选择供方;B、明确各类供方的评定方式和评审程度;C、根据公司的需要,按规定的周期选定或重新选定或评价供方;D、评定合格的供方列表明确,以便公司采购时选定;E、形成并保留相关的记录或资料,包括可能要求采取的纠正措施要求。
2 采购信息2.1 公司采用统一的采购文件,在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关的验证要求。
2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。
2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求:A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求;B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求;C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。
2.4 按要求保存有关的记录和资料。
3 采购验证3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》,按照经批准的检验文件,对所有采购物料实施进货检验或验证,以验证采购物料是否符合采购文件的要求。
3.2 公司可以根据合同或协议,派代表到货源处进行复查或验收,或在本公司的顾客有要求时,由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证,但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任,也不能排除其后的复验和拒收。
3.3 公司应做好进货检验或验证记录,以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。
还应保存各批物料的标识记录,以实现可追溯性。
一、采购流程图(略)二、采购流程说明各申购部门根据实际情况及公司的相关规定,提报材料申购计划,由所在部门主管同意后,到五金仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定,由系统财传至务总监、总经理批准(根据权限),然后至采购部采购内勤,采购内勤进行整理建单,系统自动分流至各采购人员,除五金、小品种直接采购外,其余均须经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商,要求客户进行报价,客户的报价经内勤整理后登记进入系统,采购人员负责进行议价,经过与供应商的几轮的洽谈,与每家商定的最终价格与几轮议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表,相关部门:申购部门主管确认、采购主管或总经理(根据权限)在系统里签字确认后,采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议,合同及协议的原件送办公室存档,复印件采购内勤保管并扫描进入系统,并进行整理登记,价格审核人员进行核价,采购人员按合同要求通催促供应商送货,内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理,材料到公司后,由采购内勤开具收料单,由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收,验收合格后入库,五金仓库保管员进行分类登记,开具入库单,并通知申购人员,采购内勤根据入库登记,进行消单。
采购程序流程图担当部门/人员 运 作 流 程质量记录采购部采购部 质量部采购部、质量部 质量部 技术中心采购部 采购部对供应商取得报价初选供应商对供应商调查是否通过顾客批准的第二方审核或第三方认证?试用确认、PPAP试用确认是否合格定为合格供应商供应商跟踪考核对供方进行全面的能力审核、PPAP是否能满足规定的要求供方更改YESYESNONONOYESNO→供方调查评定表→供货协议→合格供方一览表→供应商考核表供 应 商 基 本 资 料 表AF-QP019—011 企业/公司名称:2 企业成立时间: 公司注册资本: 公司面积:3 企业法人: 总经理:4 市场部负责人: 品质部负责人: 技术部负责人: 检验部负责人:5 地址: 邮编:6 电话: 传真: 网址:7 员工总人数: 生产工人: 检验员: 技术人员(大专以上): 品管人员(大专以上):8 年销售额: 今年销售额(年初至目前):去年销售额: 前年销售额:9 目前主要客户:10目前主要产品及每月生产能力(每月平均实际生产量):11 样品货期: 批量货期:12 正常运输交货方式: 紧急运输交货方式:13 质量保证体系:已通过 □ISO9001认证 □AQS9000认证 □TS16949认证;□ 准备在 月内认证;□ 目前无认证计划, 有检验员 名,执行下列检验工作: 检验, 检验, 检验, 检验14检验、测试机构及相应设备:15 职工培训情况:是否经常、正规的进行16 供应商类型: □分销商 □代理商 □制造商17产品介绍:主要产品名称及产量18 发票信息发票类型: □17%增值税发票 □普通发票 □其他公司开户行及帐号:税号:19 业务联系人: 性别: 电话: 电子邮件:20 财务联系人: 性别: 电话: 电子邮件:附件1.企业/产品介绍 2.公司营业执照副本复印件3.公司税务登记证(国税)复印件4.公司税务登记证(地税)复印件5.用于生产的主要设备清单6.用于检验、测试的设备仪器7.质量认证证件8.质量管理手册9.其他(以上附件均需尽可能提供)签字和盖章: 日期: 备注:上述内容签字、盖章后方才有效。
文件制修订记录1.0目的:对采购作业过程进行控制,确保采购作业能做到适时、适量、适质以配合生产所需,降低库存,提高产品竞争能力。
2.0范围:2.1.本公司对外采购与产品生产有关的直接、非直接原材(物)料、零组件及包装材料等。
2.2.相关原材(物)料、零组件供方的确定。
3.0定义:3.1.采购方针3.1.1.选择优秀厂商,确保料源,积极开发新厂商。
3.1.2.确保物品质量,做好检验工作。
3.1.3.适时控制采购作业,做到适时、适量。
3.1.4.提高采购作业效率和人员的作业品质。
3.1.5.防止作业异常发生,针对异常与问题点能迅速妥善处理。
3.2.供方:提供本厂所需之直接原材(物)料、零组件、包装材料的供应厂家。
3.3.资料:包括图面、检验规范。
3.4.直接生产用材料:是指生产用、组成最终产品的材料、外构件、辅助材料。
3.5.非直接生产用材料:是指对最终产品生产有间接影响的材料、辅助材料、设备、工装及非生产用办公用品、劳保用品等。
4.0流程:4.1新开发件采购流程图:见附件。
4.2量产品采购流程:见附件。
5.0作业内容:5.1.供方选择:5.1.1.技术中心根据产品生产需要提出采购项目。
和依《供方控制办法》(WI-7.4-001)执行。
5.1.2.产品工程师根据采购项目提供图纸、材料标准、产品试验标准等技术要求。
5.1.3.财务依据材料成本、制造成本、管理成本等提出内部价格。
5.1.4.采购根据采购项目技术、生产要求,收集整理推荐潜在供方。
5.1.5.由采购、技术中心负责对潜在供方的质量体系,技术生产能力进行评审。
5.1.6.经评审,把符合要求的对象正式列入潜在合格供方名单。
5.2报价5.2.1.采购向已获得本公司评估为合格潜在供方发出报价单。
5.2.2.如果顾客已提供一份核准的潜在供方名单时,应从这份名单中所列的供方选择报价、采购各项相关的物料。
如需变更,则需经客户核准后才可变更。
5.2.3.凡采购品涉及特殊特性、危险性及有毒性的物料,须取得符合当地政府安全环保法规证明文件。
2024年供应商采购订单详细流程图指南本合同目录一览1.1 采购订单概述1.2 采购订单流程1.2.1 订单创建1.2.2 供应商选择1.2.3 订单审批1.2.4 订单确认1.2.5 订单执行1.2.6 订单跟踪1.3 供应商信息管理1.3.1 供应商注册1.3.2 供应商审核1.3.3 供应商信息更新1.4 质量控制1.4.1 质量标准制定1.4.2 质量检验1.4.3 质量问题处理1.5 交货期管理1.5.1 交货期约定1.5.2 交货期变更1.5.3 交货期延误处理1.6 价格和支付条款1.6.1 价格确定1.6.2 支付方式1.6.3 支付时间1.7 售后服务1.7.1 退货政策1.7.2 售后服务承诺1.7.3 投诉处理1.8 合同解除和终止1.8.1 合同解除条件1.8.2 合同终止原因1.8.3 合同终止后的处理1.9 争议解决1.9.1 争议解决方式1.9.2 仲裁机构选择1.9.3 仲裁程序1.10 法律适用和管辖1.10.1 合同适用法律1.10.2 合同管辖法院1.11 合同修改和补充1.11.1 合同修改方式1.11.2 合同补充条款1.12 保密条款1.12.1 保密信息范围1.12.2 保密期限1.12.3 保密违约责任1.13 违约责任1.13.1 供应商违约行为1.13.2 采购方违约行为1.13.3 违约责任承担方式1.14 附则1.14.1 合同生效条件1.14.2 合同签署地点和日期1.14.3 合同附件第一部分:合同如下:第一条采购订单概述1.2 甲方应向乙方提供详细的采购需求,乙方应根据甲方提供的需求提供相应的货物或服务。
1.3 本采购订单的内容应包括但不限于货物或服务的描述、数量、质量、价格、交货期等。
第二条采购订单流程2.1 订单创建2.1.1 甲方根据自身的采购需求,向乙方发出采购订单。
2.1.2 乙方收到采购订单后,应进行订单审核,确认是否有能力满足甲方的需求。
采购管理制度及采购流程一、目的:规公司采购流程,提高采购工作效率,从而为生产的顺利进行提供保障,并最大化降低企业成本,为企业带来更大的资金支持。
二、适用围适用本公司围采购管理三、容(一)总则:为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
(二)基本流程:采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算(三)采购流程图如下:寻找供应商审批流程询价比价议价采购洽淡签采购合同付款审批流程下采购订单交货验收计划对帐财务结算验收合格验收不合格入库退、换货采购需求四、制度细则(一)采购需求的提请1、定义:采购需指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品,并按照规定的格式填写,按照即定流程申请获得这些物品的过程。
2、采购需求流程如图:3、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素:●请购的部门;●请购物品所属项目;●请购的用途;●请购的物品名;●请购的物品数量;●请购的物品规格;●请购物品的样品、图纸或技术资料等;●请购物品的需求时间;●请购如有特殊需要请备注;●请购单填写人;●请购的部门负责人;●请购单的审核人;●财务审核人;●公司总经理。
4、请购单及其提请规定●请购单应按照要素填写完整、清晰,由公司领导审核批准后报采购部门。
●请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收,请购部门备份。
●涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交,同时清单的电子文档也需一并提交。
●遇公司生产、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以、或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。
●如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,申请部门必须作出书面说明。
●请购单使用公司规定的统一表单,请购部门有更改和补充的,应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
5、公司物资申请采购的提请部门●公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他物品由生产部门提请。
采购流程及采购流程图标准化管理处编码[BBX968T-XBB8968-NNJ668-MM9N]采购流程及采购流程图1 采购过程1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制,确保所采购的产品或服务符合规定的要求。
PMC部是购过程的归口管理部门。
1.2 公司确保按如下要求预先评定供方: A、根据公司的需要,按提供产品务的能力评价和选择供方; B、明确各类供方的评定方式和评审程度; C、根据公司的需要,按规定的期选定或重新选定或评价供方; D、评定合格的供方列表明确,以便公司采购时选定; E、形成并保留关的记录或资料,包括可能要求采取的纠正措施要求。
2 采购信息 2.1 公司采用统一的采购文件,在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关的验证要求。
2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。
2.3在相关的采购文件中明确如下信息要求: A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求; B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求; C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。
2.4 按要求保存有关的记录和资料。
3 采购验证 3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》,按照经批准的检验文件,对所有采购物料实施进货检验或验证,以验证采购物料是否符合采购文件的要求。
3.2 公司可以根据合同或协议,派代表到货源处进行复查或验收,或在本公司的顾客有要求时,由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证,但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任,也不能排除其后的复验和拒收。
3.3 公司应做好进货检验或验证记录,以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。
还应保存各批物料的标识记录,以实现可追溯性。
附件一:公开招标采购流程图附件二:竞争性谈判采购流程图附件三:钢轨与道岔采购流程图附件四:石化产品采购流程图附件五:辅助材料网上采购流程图附件六:合同评审流程图附件七:项目经理部主要物资消耗核算分析流程图附件八:物资集中采购专项基金归集流程(参照)1.二级公司物资公司实现对项目的首次供货结算之后,二级公司物资公司物资集中采购供应持续进行、料款尚未付清的情况下,三级公司应对所属项目收到业主拨付的每笔资金,按规定比例(15%~25%)归集至二级公司物资集中采购专项基金账户。
2.在业主对项目累计拨款达到施工承包合同额的一定比例(80%~90%)且项目主体工程已完工,二级公司物资集采供应额逐步减少,项目欠二级公司物资公司货款已基本付清的情况下,不再按上款规定归集采购专项基金,采用按月实时结算。
附件九:物资集中采购专项基金归集流程图(参照)附件十:物资集采资金结算支付流程(参照)1.设立结算专户二级公司物资公司、三级公司在二级公司财会部(资金中心)设立物资集中采购供应结算专户。
2.明确结算规则每月末,经二级公司物资公司与二级公司直管项目部、三级公司对账签认的集采物资结算款,应向二级公司物资公司支付当月供应已结算金额一定比例(60%~70%)的资金,剩余欠付资金允许延期一定时间(1个月~3个月),物资集采资金支付期不得超过一定时间(4个月~6个月)。
3.实行按月结算由二级公司物资公司直接对二级公司直管项目部、三级公司进行料款的结转、资金清算和对账签认。
(1)二级公司集采物资款由合同主体双方进行对账签认。
(2)对账签认应根据上月16日至当月15日的供料与收货信息,依据购销合同约定的价格和付款比例,计算得出截止当月15日供购双方债权债务和当月应支付资金金额。
(3)对账签认应在每月23日前(遇节假日顺延)完成,汇总对账签认应在每月25日前(遇节假日顺延)完成。
(4)对账签认单必须由双方主要负责人或受托人签字并加盖单位公章。
采购部工作流程图及说明一、采购部的工作职责采购部负责公司的采购工作,包括材料、设备、办公用品等各类物资的采购,以及委托加工和外协服务的采购、成本控制、供应商管理等工作。
其主要职责如下:1. 制定公司的采购计划和采购程序,保证公司的采购工作按照规范的流程进行;2. 研究市场动态,寻找优质的供应商,并与之建立长期、稳定的合作关系;3. 制定采购标准和质量标准,并检验采购物资的质量和数量是否符合公司的要求;4. 管理公司资金流动,控制采购成本,降低企业采购成本;5. 督促供应商按时交货,及时解决采购过程中的问题等。
二、采购部的工作流程图及说明采购部的工作流程可以分为需求计划、询价比价、订单签订、货物收货和验收、入库操作、付款操作、物资发放等七个阶段,具体流程如下:1. 需求计划采购部在企业经营计划和销售计划的基础上,进行物资采购计划的编制,主要包括采购的品种、数量、计划采购时间等内容。
采购计划应当与其他部门以及公司战略发展保持一致,例如生产计划、销售计划、人力资源计划等,采购部门必须要考虑到这些因素才能制定更科学的采购计划。
2. 询价比价完成采购计划后,采购部门需要选择合适的供应商进行询价。
根据采购部门所制定的采购计划,采购员向各个供应商发送采购询价单,要求供应商在规定时间内报价。
采购部门在收到各个供应商的报价后,会对这些报价进行比价,以确定最佳的采购方式。
3. 订单签订经过多轮比价和询价,采购部门确认最佳的供应商后,开始与供应商签订订单。
订单包含以下要素:供应商名称、采购物品名称、品种、数量、质量要求、价格、交货时间、运输方式、付款方式等信息。
4. 货物收货和验收采购部门在指定收货点等待收到供货方发送的物资。
收到物资后首先需要根据采购合同或订单核对物料名称,规格,数量,型号,标志(图像及文字等)等信息是否与订单一致,是否符合公司的质量标准和要求。
如发现问题,需及时与供货方联系沟通,泊车并尽快进行物资退货等相关问题的解决。