合同归档管理办法

集团管理制度汇编201*年*月集团合同归档管理办法1、总则1.1为加强合同借阅管理，规范管理程序，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规的规定，结合集团的实际情况，制订《合同档案管理办法》（以下简称《办法》）。

2.2各有关部门必须互相配合，共同努力，切实执行本《办法》，搞好公司的合同管理工作。

2.3本《办法》适用于一切由公司对外签订的各类合同。

2、归档及编号规则2.1 合同档案的保存期限为5年，由综合部负责保管。

2.2各职能部门及各项目公司作为合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。

2.3年份（四位）+总序号（三位）-承办单位或部门缩写-项目名称缩写-合同类别缩写-序号（两位）样式：20101225–WN - RS – HT – 00001此项为人事合同五耐人事合同序号说明：2.3.1总序号按照合同的签订日期排列。

2.3.2合同类别分为：工程建设期合同（JS）、生产运行期合同（YX）、投资类合同（TZ）、技术服务类合同（FW）、一般经济往来合同（YB）。

2.3.3合同编号写在合同首页的右上角。

2011年2月2.4合同签订生效后10日内，主办部门应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，送公司综合部备案。

综合部接收资料时应当出具收据。

3、借阅3.1根据工作情况，需要查阅复印档案的，应当借阅部门派专人到综合部办理借阅手续，填写《合同借阅登记表》（见附件一）3.2根据实际工作需要，如需将合同借出公司的，应经主管领导审批后，办理登记手续方可借出。

4、诉讼与仲裁4.1发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。

诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。

5、责任5.1借阅人将合同丢失的的，上报主管领导及总经理，根据情节的轻重可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理。

5.2本办法经综合部讨论通过后由管理者代表发布，修改时亦同。

5.3本办法自生效之日起实施。

附件一：2011年2月河南五耐集团合同借阅流程注意事项：合同借阅实行第一借阅人负责制，如果合同丢失损坏，在合同借出登记表上签字的借阅人将承担全部责任；未经合同管理人员许可，借阅人不得擅自将合同转借他人；借阅人在使用合同的过程中，要注意对公司的商业秘密采取保密措施。

20XX 专业合同封面COUNTRACT COVER甲方：XXX乙方：XXXP ERSONAL合同归档办法本合同目录一览1. 合同归档总体要求1.1 归档范围1.2 归档时效1.3 归档资料要求2. 合同文件分类2.1 主体文件2.2 附件文件2.3 补充文件3. 合同归档流程3.1 草拟阶段3.2 会签阶段3.3 审批阶段3.4 归档阶段4. 合同归档责任人4.1 归档责任人指定4.2 归档责任人的职责4.3 归档责任人变更5. 归档资料的保管5.1 保管地点5.2 保管方式5.3 定期检查6. 归档资料的查询与借阅6.1 查询方式6.2 借阅手续6.3 借阅期限及归还7. 归档资料的销毁7.1 销毁条件7.2 销毁程序7.3 销毁责任8. 电子合同归档8.1 电子合同格式8.2 电子合同存储设备8.3 电子合同安全保护9. 归档资料的信息化管理9.1 信息化管理平台9.2 数据输入与维护9.3 信息查询与统计10. 合同归档的监督与检查10.1 监督机构10.2 检查频率10.3 检查结果处理11. 违反合同归档规定的处理11.1 违规行为界定11.2 处理措施11.3 处理结果记录12. 合同归档工作培训与指导12.1 培训内容12.2 培训方式12.3 指导与支持13. 合同归档工作保密规定13.1 保密内容13.2 保密措施13.3 保密责任14. 合同归档工作的争议解决14.1 争议类型14.2 解决方式14.3 争议解决记录第一部分：合同如下：第一条合同归档总体要求1.1 归档范围（1）本合同归档范围包括所有合同文本、往来函件、会议纪要、审批文件、变更文件及与合同执行相关的所有资料。

（2）合同文本包括原始合同、补充协议、修正案、解除协议等。

（3）往来函件包括合同签订前后的谈判邮件、短信、传真等。

（4）会议纪要包括合同签订过程中的会议记录、讨论稿等。

（5）审批文件包括合同签订前后的审批意见、签字意见等。

合同归档管理的档案处置与移交办法一、引言二、档案的分类与保管期限合同档案的分类主要分为合同原件、合同复印件、合同附件等。

合同原件是具有法律效力的文件，应当妥善保管，保持完整性和真实性；合同复印件是为了备份和日常使用而制作的副本，应当与原件保持一致；合同附件是与合同相关的材料，也需要进行分类归档。

根据国家相关法律规定，合同档案的保管期限一般为十年。

在保管期满后，根据文件的重要性和归档情况，可以选择进行移交、销毁或者续存处理。

三、合同档案的整理与归档1.合同的整理合同的整理是指对于已完成的合同进行分类、整理和编码等工作，使之便于档案管理人员进行后续操作。

整理工作应按照时间、合同类型、合同编号等要素进行分类。

2.合同的归档合同的归档是将整理好的合同按照规定的档案编号、名称和存放位置等要素进行标识，并置于专门的合同归档柜中。

归档工作应当将档案的相关信息录入系统中，便于后续查询和维护。

四、合同档案的处置与移交1.合同档案的处置合同档案在保管期满后，根据档案的重要程度和保密性等因素，可以选择进行移交、销毁或者续存处理。

–移交：对于具有长期保管价值的合同档案，可以选择移交给指定的档案馆或者其他单位进行长期保管。

–销毁：对于已经过期且不再具有保管价值的合同档案，可以进行安全的销毁处理，确保合同信息不被泄露。

–续存：对于部分合同档案可以进行续存处理，延长其保管期限。

2.合同档案的移交移交合同档案时，需要制定移交计划，并明确移交的内容、要求和流程。

移交工作应当记录移交的档案名称、数量、移交人员和接收人员等相关信息，并做好移交档案的清点和验收工作。

五、合同归档管理的注意事项1.保密性合同归档管理工作中应注意合同的保密性，确保合同信息不被泄露。

档案管理人员应具备保密意识，并采取必要的措施，如设置权限、加密存储等，保障合同信息的安全性。

2.定期检查定期对已归档的合同进行检查，以确保合同的完整性和准确性。

发现问题及时进行修复和处理，确保合同档案的可用性和可信度。

企业合同档案管理办法目录一、总则二、合同档案的归档范围和归档要求三、合同档案的保管四、合同档案的利用和销毁五、附则一、总则1.1 为加强企业合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，制定本办法。

1.2 本办法适用于企业内部合同档案的管理工作。

1.3 合同档案管理遵循统一领导、分级负责、归口管理、集中保管的原则。

1.4 企业各部门应按照本办法的规定，做好合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

二、合同档案的归档范围和归档要求2.1 归档范围2.1.1 企业与企业之间签订的各类合同、协议、补充协议等文件。

2.1.2 企业内部各部门之间签订的各类合同、协议、补充协议等文件。

2.1.3 合同履行过程中产生的各类文件，包括但不限于合同变更、解除、终止等相关文件。

2.1.4 合同纠纷处理过程中产生的各类文件。

2.1.5 其他与合同相关的文件。

2.2 归档要求2.2.1 合同档案应真实、完整、准确、系统地反映合同签订、履行和终止的全过程。

2.2.2 合同档案应按照合同类型、签订时间、合同金额等标准进行分类、编号和归档。

2.2.3 合同档案的归档工作应在合同签订后一个月内完成。

2.2.4 归档时应填写《合同档案归档登记表》，并确保相关信息填写完整、准确。

三、合同档案的保管3.1 合同档案的保管应遵循安全、保密、便于查阅的原则。

3.2 合同档案的保管期限自合同终止之日起计算，一般不少于五年。

3.3 合同档案的保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件。

3.4 合同档案的保管应定期进行检查，发现问题及时整改。

四、合同档案的利用和销毁4.1 合同档案的利用4.1.1 企业内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后方可查阅。

4.1.2 合同档案的查阅应在规定场所进行，不得擅自携带、复制、摘录合同档案内容。

4.1.3 合同档案的查阅应做好登记，注明查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。

企业内部合同归档管理办法一、总则1.1为规范企业内部合同归档管理工作，确保合同信息安全、完整、准确，根据《合同法》、《档案法》等相关法律法规，结合企业实际情况，制定本办法。

1.2本办法适用于企业内部各类合同归档管理工作。

合同归档范围包括但不限于：合同原件、合同副本、合同附件、合同审批单、合同签订通知书、合同履行情况等相关资料。

（1）合法性原则：合同归档管理工作应符合国家法律法规、行业规定和企业内部管理制度要求；（2）完整性原则：合同归档资料应齐全、完整，确保合同信息的真实性和可追溯性；（3）准确性原则：合同归档资料应准确反映合同签订、履行情况，便于查询和利用；（4）安全性原则：合同归档资料应采取有效措施，确保信息安全，防止丢失、损坏、泄露等风险；（5）及时性原则：合同归档工作应在合同签订或变更后及时进行，确保合同信息的时效性。

二、合同归档管理部门及职责2.1企业设立合同归档管理部门，负责企业内部合同归档管理工作。

合同归档管理部门可设立在法律事务部门、行政管理部或其他相关部门。

2.2合同归档管理部门的主要职责如下：（1）制定和完善企业内部合同归档管理制度；（2）组织、协调、监督企业内部合同归档工作；（3）负责合同归档资料的收集、整理、归档、保管和利用；（4）对合同归档工作进行定期检查和考核；（5）提供合同归档咨询服务，协助解决合同归档过程中的问题；（6）负责合同归档资料的销毁工作。

三、合同归档程序3.1合同签订或变更后，合同承办部门应按照合同归档要求，将合同及相关资料提交至合同归档管理部门。

3.2合同归档管理部门收到合同资料后，应对合同资料进行审核，确保合同资料齐全、完整、准确。

对不符合要求的合同资料，应及时退回合同承办部门补充完善。

3.3合同资料审核通过后，合同归档管理部门应按照合同类型、签订时间、合同编号等分类标准，对合同资料进行整理、编号、归档。

3.4合同归档管理部门应建立合同档案目录，详细记录合同档案的存放位置、合同编号、合同名称、签订日期、合同金额等信息。

第一章总则第一条为加强房屋销售合同的管理，确保合同档案的完整、准确和安全性，便于查询和利用，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本管理办法。

第二条本办法适用于公司所有房屋销售合同的归档管理。

第三条房屋销售合同归档管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保所有房屋销售合同及相关附件的完整性；2. 准确性原则：保证归档合同的准确无误；3. 安全性原则：确保归档合同的安全，防止丢失、损坏或泄露；4. 可查询性原则：便于查询和利用，提高工作效率。

第二章组织与职责第四条公司设立合同归档管理小组，负责制定、监督和实施合同归档管理工作。

第五条合同归档管理小组的职责：1. 制定合同归档管理制度，报公司领导审批后实施；2. 监督各部门执行合同归档管理制度；3. 对合同归档工作进行定期检查和评估；4. 负责合同档案的整理、分类、归档和保管；5. 负责合同档案的查询、借阅和销毁等工作。

第六条各部门职责：1. 销售部门：负责签订房屋销售合同，并在合同签订后及时将合同原件及相关附件报送合同归档管理小组；2. 合同归档管理小组：负责接收、整理、归档和保管合同档案；3. 财务部门：负责合同履行过程中的资金往来记录，并将相关资料报送合同归档管理小组。

第三章合同归档流程第七条合同归档流程如下：1. 销售部门与客户签订房屋销售合同后，将合同原件及相关附件报送合同归档管理小组；2. 合同归档管理小组对报送的合同进行审核，确保合同内容的合法性、完整性和准确性；3. 合同审核无误后，合同归档管理小组将合同进行分类、编号，并建立电子档案；4. 合同归档管理小组将合同原件及电子档案分别保管，确保安全；5. 合同归档管理小组定期对合同档案进行整理和更新。

第四章合同查询与借阅第八条合同查询与借阅：1. 合同查询：各部门需查询合同档案时，应向合同归档管理小组提出申请；2. 合同借阅：合同归档管理小组在确认查询理由合理后，可提供合同档案的借阅服务；3. 借阅合同档案时，需填写借阅登记表，并在规定时间内归还。

工程项目合同归档管理办法一、目的和适用范围为了进一步规范和加强工程项目合同的归档管理，确保合同文件的准确、完整和安全性，便于查询和利用，提高工程项目的管理效率和质量，特制定本办法。

本办法适用于公司内部所有工程项目的合同归档管理。

二、职责和管理部门1. 行政人事部是本办法的制定和监督责任部门，负责对合同归档管理的指导和监督。

2. 各部门是本办法的执行责任部门，负责本部门所签订的工程项目合同的归档管理工作。

三、合同分类和编号1. 合同分类：根据合同的内容和性质，将合同分为以下几类：（1）商务类合同；（2）技术类合同；（3）保密类合同；（4）其他类合同。

2. 合同编号规则：合同编号采用“工程项目编号-合同类别-合同序号”的格式。

其中，工程项目编号为公司内部项目编号，合同类别用汉字缩写表示，合同序号为阿拉伯数字顺序编号。

四、归档管理流程1. 各部门在签订工程项目合同后，应指定专人负责合同的归档管理工作。

2. 合同经公司领导审批签订并履行完毕后，合同签订部门应将原件送至行政人事部进行存档保管，同时保留一份复印件供自己部门使用。

3. 行政人事部在收到合同原件后，应对合同进行扫描，并建立电子档案，同时将扫描件发送给合同签订部门。

4. 行政人事部应对合同原件进行分类保存，并建立查询目录，以便于查询和利用。

五、归档管理要求1. 归档的合同文件应包括原件、复印件、相关附件和补充协议等，要求字迹清晰，资料完整。

2. 归档的合同文件应按照编号规则进行整理，并填写归档清单，注明合同名称、编号、签订日期、签订双方等信息。

3. 归档的合同文件应使用统一的文件夹或档案盒，并进行编号和标签，以便于管理和查找。

4. 归档的合同文件应定期进行整理和检查，确保文件的完整性和准确性。

六、查询和利用1. 行政人事部负责管理和维护合同档案，提供合同文件的查询和利用服务。

2. 查询合同文件时，需填写查询申请表，注明查询的合同编号、查询人和查询目的等信息。

合同档案管理办法（财务）一、引言二、合同档案管理流程2.1 合同登记•合同名称•合同编号•合同类型•合同签订日期•合同有效期开始日期•合同有效期结束日期•合同相对方•合同金额•合同主要条款2.2 合同归档在合同登记完成后，财务部门的员工需要将合同归档到合同档案中。

合同档案应按照合同编号的顺序进行归档，以确保档案的完整性和可检索性。

2.3 合同保管财务部门的员工需要妥善保管合同档案，确保其安全性。

合同档案应存放在指定的安全文件柜中，并应定期备份。

只有经过授权的人员才能访问合同档案，并需要记录所有访问记录。

2.4 合同检索财务部门的员工需要能够快速检索合同档案以满足业务需求。

为此，需要建立一个合同档案检索系统，以便员工可以根据合同编号、合同名称等关键字进行搜索和检索。

三、合同档案管理规定3.1 合同档案保密性要求财务部门的员工需要严格保护合同档案的保密性。

任何未经授权的人员不得查阅、复制或泄露任何合同档案。

如有违反，将面临相应的纪律处分。

3.2 合同档案保管期限根据相关法律法规和企业规定，合同档案应按照不同合同类型设定保管期限。

财务部门的员工需要了解不同合同类型的保管期限，并及时销毁过期的合同档案。

3.3 合同档案销毁合同档案在经过保管期限后应及时进行销毁。

销毁过程应由专门的人员进行，并且需要制定销毁记录，以确保销毁的合同档案不会被恢复。

四、合同档案管理责任4.1 财务部门财务部门需要建立合同档案管理制度，并负责监督合同档案管理的执行情况。

财务部门需要定期对合同档案进行清点和检查，确保其完整性和规范性。

4.2 相关部门除了财务部门，其他相关部门也需要按照合同档案管理办法的规定，配合财务部门的工作，并能提供必要的支持和协助。

五、合同档案管理制度的执行5.1 培训和宣传财务部门需要组织合同档案管理培训，以确保员工了解合同档案的管理办法和相关流程。

在制度执行初期，还可以通过宣传推广活动提高员工对合同档案管理制度的知晓度和重视程度。

合同编号：[合同编号]合同名称：采购合同归档管理办法最新甲方（采购方）：[甲方全称]乙方（供应方）：[乙方全称]第一条合同归档范围1.1本合同及其附件；1.2与本合同有关的招投标文件、报价单、技术规格书、设计方案等；1.3与本合同有关的往来函件、通知、变更单、索赔单等；1.4与本合同有关的支付凭证、验收单、发票等；1.5其他与本合同有关的文件和资料。

第二条合同归档责任2.1甲方负责将本合同及其附件、招投标文件、报价单、技术规格书、设计方案等文件归档；2.2乙方负责将本合同有关的往来函件、通知、变更单、索赔单等文件归档；2.3甲乙双方共同负责将支付凭证、验收单、发票等文件归档。

第三条合同归档程序3.1合同签订后，甲乙双方应按照本办法的规定将合同及相关文件进行归档；3.2归档时应按照文件的性质、内容进行分类，并按照时间顺序进行编号；3.3归档后，甲乙双方应建立合同档案目录，以便查阅。

第四条合同归档保管4.1合同档案应放置在干燥、通风、防火、防盗的地方；4.2合同档案的保管期限为合同履行完毕后五年；4.3合同档案在保管期限内，未经甲乙双方书面同意，不得擅自销毁。

第五条合同归档查阅5.1甲乙双方有权查阅合同档案；5.2查阅合同档案时，应办理查阅手续，填写查阅申请表；5.3查阅合同档案时，应保持档案的完整，不得涂改、损坏、遗失。

第六条合同归档保密6.1甲乙双方应保守合同档案的秘密，未经对方书面同意，不得向第三方披露；6.2合同档案的保密期限与合同履行期限相同。

第七条违约责任7.1如甲乙双方违反本办法的规定，导致合同档案的丢失、损坏、泄露等，应承担相应的法律责任；7.2违约方应赔偿因违约给守约方造成的损失。

第八条争议解决8.1本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用法律；8.2合同履行过程中发生的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。

第九条附则9.1本办法自合同签订之日起生效；9.2本办法未尽事宜，可由甲乙双方另行协商补充；9.3本办法一式两份，甲乙双方各执一份。

合同归档管理办法的适用范围与目的1. 引言

合同是商务活动中不可或缺的重要文件，它记录了各方在商业交易中的权益与义务。为了保证合同的有效性和可追溯性，合同归档管理办法应运而生。本文将介绍合同归档管理办法的适用范围与目的，并指导企业如何正确实施合同的归档管理。

2. 适用范围合同归档管理办法适用于各种类型的合同文件，包括但不限于： - 采购合同：供应商和采购方之间的购买和销售协议； - 劳动合同：雇主与员工之间的劳动关系合同； - 租赁合同：房东与租户之间的租赁协议； - 技术合作协议：合作双方之间的技术合作协议； - 委托代理合同：委托方与代理方之间的代理协议等。

3. 目的合同归档管理的目的是确保合同信息的安全性、可追溯性和可访问性。具体目的包括： - 保护合同文件的完整性和机密性，防止合同内容被篡改或泄露； - 便于查阅和使用，提高工作效率和便捷性； - 遵守法律法规的要求，确保合同的合法性和有效性； - 提供合同信息的可追溯性，为纠纷解决和法律依据提供支持。

4. 实施步骤4.1 合同签订前的准备工作4.2 合同签订与归档4.3 合同信息的管理和访问合同归档管理并不只是简单地存储合同文件，还需要进行信息的管理和访问控制： - 设定权限，确保只有授权人员可以访问和修改合同信息； - 建立索引和元数据，方便快速检索和定位合同文件； - 定期备份合同数据，以防止数据丢失或损坏。

4.4 合同存档期限与销毁不同类型的合同有不同的存档期限，企业应根据法律法规和公司内部政策制定合理的存档期限： - 根据合同的重要性和敏感性确定存档期限； - 设置提醒和通知机制，提醒合同存档期限的到期； - 在存档期限到期后，按照公司规定的销毁程序对合同文件进行销毁，以保护合同信息的安全性。5. 结论合同归档管理办法的适用范围涵盖了各种类型的合同文件，其目的是确保合同信息的安全性、可追溯性和可访问性。实施合同归档管理需要进行合同签订前的准备工作，合同签订与归档，合同信息的管理和访问，以及合同存档期限与销毁等步骤。通过合理的合同归档管理，企业可以保护合同的合法性和有效性，并提高工作效率和便捷性。合同归档管理办法是企业管理中不可或缺的重要环节，值得企业高度重视和实施。

合同管理办法合同归档要求第一条合同归档的目的与意义a. 确保合同的完整性与有效性① 合同归档有助于确保所有已签订合同内容的真实、完整，并能为日后的合同履行及争议解决提供依据。

② 归档工作有助于防止合同内容遗失或修改，保持合同文本的原始性。

③ 通过系统化的归档管理，可以方便后期对合同的追溯及查询。

b. 规范合同管理流程① 归档工作应依据既定的合同管理流程进行，确保所有相关人员按时提交合同材料。

② 建立合同分类和编号体系，便于合同的存档、查找及跟踪管理。

③ 合同的归档流程应涵盖合同签署前、签署中、签署后的各项工作，确保完整性。

④ 系统化的合同管理流程将提高工作效率，减少人为失误，增强管理的规范性。

c. 促进合同档案的安全管理① 归档合同应定期进行备份，防止数据丢失或损坏。

② 归档的合同应存放在符合安全标准的存储设备中，防止未授权人员访问。

③ 为了确保合同资料的安全性，归档过程中应加强对合同敏感信息的保护，确保机密内容不外泄。

④ 定期检查存档环境，防止自然灾害或其他不可预见因素对合同资料的破坏。

第二条合同归档的基本要求a. 合同归档的时间要求① 合同签署后，应在规定的时间内完成归档，避免因拖延造成信息遗漏或整理困难。

② 归档时间应按照合同类别的紧急程度进行安排，优先处理重要或即将执行的合同。

③ 合同在执行过程中，若有内容变更或补充协议，归档时应包括这些内容并注明变更情况。

④ 归档应确保所有相关附件和补充材料一同存档，避免遗漏关键资料。

b. 合同归档的形式与内容① 所有合同文件应以电子版和纸质版的形式进行归档，确保多渠道保存合同信息。

② 电子档案应保存为标准格式，确保能够在长期保存中保证其可读性与可用性。

③ 纸质文件应按照合同的重要性、使用频率等因素进行分类存放，并做好标签和标记工作。

④ 合同归档时，必须确保所有合同内容完整无缺，包含正本、附件及任何有效补充文件。

c. 合同归档的审核与确认① 所有归档的合同材料必须经过专门人员的审核与确认，确保合同信息准确无误。

企业内部合同归档管理办法1. 引言企业内部合同是企业日常业务中必不可少的一部分。

合同记录和归档管理的规范与否直接关系到企业合同管理的高效性和安全性。

因此，制定一套科学合理的合同归档管理办法对于企业的正常运营至关重要。

2. 合同归档管理流程2.1 合同登记任何一份合同在正式归档之前，首先必须进行登记。

登记内容应包括合同编号、合同名称、签订日期、合同主体等基本信息。

合同登记表需要有专门的人负责，以保证登记信息的准确性和及时性。

2.2 合同归档合同归档是指将已登记的合同存储到指定的合同档案库中。

档案库应当设置合适的标签和分类，便于查找和管理。

每份合同都应有唯一的档案编号，以防止档案管理过程中的混淆和误操作。

合同归档前，应对合同进行分类整理，确保每份合同都能被准确归档。

对于较为重要的合同，可以设立红头文件夹或者专门的保险柜进行存储，以加强安全措施。

2.3 合同检索与借阅合同归档并不意味着合同不能被查阅。

合同档案库中的合同应当建立相应的索引和目录，以方便用户快速检索和借阅合同。

对于需要借阅合同的人员，应进行身份核实，确保借阅合同的合法性和安全性。

合同借阅应按照一定流程进行，包括填写借阅申请、审核、批准、记录等环节。

借阅期限原则上不超过7个工作日，超期需要及时申请延期。

借阅结束后，借阅人需要按时归还合同，并填写归还记录。

2.4 合同销毁合同归档管理并不仅限于合同的存档，合同生命周期结束后，也需要对合同进行恰当的销毁。

特定合同的销毁应经过授权，并遵循文件销毁的相关法律法规和公司的内部规定。

3. 合同归档管理的建议3.1 建立合同管理制度企业应建立完善的合同管理制度，明确各环节的责任和流程，并定期评估和改进。

制度包括合同登记、归档、检索、借阅和销毁等方面的规定，为合同归档管理提供明确的指导。

3.2 使用合同管理软件采用合同管理软件可以提高合同管理的效率和准确性。

合同管理软件可以提供自动化的合同归档和检索功能，并可以对合同进行版本控制和权限管理。

采购合同归档管理办法一、背景随着企业的发展，采购活动在企业中起着重要的作用。

为了保护企业的权益，确保采购合同的合法性和有效性，以及方便后续的查阅和管理，制定一套合理的采购合同归档管理办法至关重要。

二、目的本文档的编写目的是规范和指导企业的采购合同归档管理工作，确保采购合同的归档方式、归档流程、归档材料的保存期限等方面符合法律法规的要求，并为后续的审计、查询提供便利。

三、适用范围本文档适用于企业内部的采购合同归档管理工作，所有涉及采购合同的部门和人员都应遵守本文档的规定。

四、采购合同归档管理流程1.合同签订阶段：–采购部门与供应商协商达成一致后，将采购合同打印成纸质版；–采购部门将合同送交合同管理部门进行归档。

2.归档阶段：–合同管理部门收到采购合同后，对其进行编号；–合同管理部门将采购合同的重要信息录入电子档案系统；–合同管理部门将采购合同存档，并登记入库。

3.归档材料的保存期限：–根据法律法规的规定，采购合同的保存期限为五年，合同到期后，纸质档案可进行销毁处理。

五、归档材料的组成采购合同归档材料应包括以下内容：•采购合同正本及副本；•相关的协议、附件等补充文件；•合同签订流程的相关文件（如审批表、会议纪要等）；•合同变更、终止的相关文件；•其他与合同有关的重要文件。

六、归档材料的存储方式为了确保采购合同的保存安全可靠，可以采取以下存储方式：•电子档案存储：将采购合同的电子版本存储到企业的电子档案管理系统中，确保数据的安全和可检索性。

•纸质档案存储：采购合同的纸质版应存放在专门的档案室中，采取防火、防潮、防虫等措施。

七、归档材料的检索和借阅为了方便查询和使用，合同管理部门应建立相应的归档材料检索和借阅制度：•归档材料的检索：可以按照合同编号、合同签订日期、供应商名称等进行查询。

•归档材料的借阅：合同管理部门负责控制归档材料的借阅，必须经过合同管理部门的批准，并有明确的借阅期限。

八、归档材料的销毁处理采购合同的销毁处理应遵守相关法律法规和企业规定：•归档材料的销毁程序：合同管理部门应按照企业规定的销毁程序进行废纸的销毁处理。

合同归档管理暂行办法 第一章 总则 第一条 为了加强合同管理工作，促进依法理财和各项事业的发展，按照《中华人民共和国合同法》以及国家、省、市有关规定，结合我镇实际，制定本暂行办法。 第二条 本办法所称的合同是指星村镇人民政府、机关部门、镇属企事业单位（下称合同承办部门）作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间明确双方的权利、义务关系所设立的书面协议。具体包括： （一）建设工程项目的勘察、设计、施工、监理等合同； （二）物质、仪器、设备的买卖等合同； （三）向外借款或在法律法规许可的前提下为其他单位提供担保的合同； （四）物业租赁、土地租赁、委托管理合同、承包合同以及其他涉及镇政府利益的合同及服务合同等。 第三条 合同承办部门签订本办法第二条所规定的合同，其归档管理均应遵守本办法。

第二章 相关管理机构及职能

第四条 镇政府办公室职责 （一）宣传贯彻《合同法》和国家有关法律、法规，制定并组织实施镇政府合同归档管理的规章制度； （二）负责镇政府对外合同签字或委托签字的审核和盖章工作； （三）督促合同承办部门及时将签订的合同送合同档案管理部门； （四）镇政府规定的其它职责。 第五条 合同归档管理部门职责 镇政府合同档案管理部门，全面负责合同的原件归档管理工作。其主要职责是： （一）归档时对所有合同按工程类和其他类进行分类并按类别统一编号,合同编号原则：合同编号总长度为15位：第1～4位表示镇政府代码统一为XCZF；第5～6位表示合同的种类性质，工程类合同以“GC”表示，其他类以“QT”表示，第7～12位表示制合同的年份、月份，比如2017年2月签订的合同，用“201702”表示；第13～15位为合同的流水号，例：2017年2月签订的工程合同编号：XCZF-GC-201702-001。 （二）建立合同原件存档管理台帐（后附），在每次接收到合同原件后应及时在台账中进行录入，以有效进行合同文档的查询、利用工作。 （三）按合同编号、内容、履行完毕等项目分类归档； （四）督促合同承办部门及时报送合同； （五）协助有关部门对合同签订后的履行情况进行监督、监察； （六）负责合同查阅手续办理，维护合同查阅审批表（后附）； （七）对合同执行期间的档案资料安全负责。 （八）镇政府规定的其它职责。 第六条 各合同承办部门的职责 （一）合同签订后2个工作日内要将1份合同正本送合同归档管理部门； （二）监督检查本部门承办合同的履行情况，发现问题及时解决，建立合同时限条款预警机制，定期向合同归档管理部门反映合同监督管理情况； （三）发生争议的合同应及时向合同主管部门和镇相关领导汇报，参与争议处理，及时提供处理争议的有关证据； （四）镇政府规定的其它职责。

合同归档办法
合同归档是指将已签订的合同进行妥善保存和管理的程序。

合
同归档办法是为了确保合同的安全性、完整性和可检索性而制定的
一系列规定和流程。

在企业和组织中，合同归档办法是非常重要的，它涉及到合同管理、风险控制和合规性等方面。

在合同归档办法中，通常会包括以下内容：
1. 合同归档责任人，明确责任人的身份和职责，负责合同的归档、管理和保管工作。

2. 合同归档流程，规定合同的归档流程，包括合同的接收、登记、归档、存档和销毁等环节，确保每一份合同都能够被妥善管理
和追踪。

3. 合同归档标准，明确合同归档的标准和要求，包括合同的格式、编号、命名规范、存储介质和安全保障等方面。

4. 合同归档期限，规定合同的归档期限和保存时间，根据法律
法规和业务需要确定合同的保存期限，并确保合同能够按时进行归
档和销毁。

5. 合同归档检索，规定合同的检索程序和权限，确保合同能够被及时检索和提取，满足业务和法律需求。

作为合同范本专家，我会根据客户的具体需求，定制合适的合同归档办法范本，并提供相关的法律咨询和建议。

我会确保合同归档办法的合法性和有效性，帮助客户建立健全的合同管理制度，保障合同的安全和合规。

合同管理办法实施细则：合同文件的归档与管
理要求
1. 引言
2. 合同文件的归档要求
统一命名规范：合同文件应按照一定的命名规范进行命名，包括合同编号、合同类型、签署日期等信息。

文件夹结构：为了便于管理和查找，可以按照合同的类别、业务部门或时间等因素进行文件夹的划分。

备份和恢复：合同文件应定期进行备份，并建立相应的恢复机制，以防止合同文件的丢失或损坏。

3. 合同文件的管理要求
权限管理：合同文件应进行权限管理，只有具备相应权限的人员才能查看、编辑或删除合同文件。

安全控制：合同文件应采取安全控制措施，包括访问密码、防火墙等，以防止合同文件被非法获取或篡改。

归档周期：合同文件的归档周期应根据合同的有效期进行规定，到期合同文件应及时归档。

合同更新：对于续签、修改或终止的合同，原合同文件应进行相应的更新，并记录更新的时间和内容。

合同追踪：对于涉及付款、履约等合同事项，应建立合同追踪机制，及时跟进并记录相关的合同执行情况。

4. 合同文件的查阅和检索要求
检索关键词：合同文件应添加相应的检索关键词，包括合同编号、合同类型、供应商或客户名称等。

目录索引：建立合同文件目录索引，按照合同的命名规范进行分类，方便快速查找和定位。

文件检索工具：可以采用专门的文件检索工具或软件，提供快速、准确的合同文件检索功能。

5. 总结。

中国石油冀东油田公司合同资料档案管理规定第一章总则第一条为规范中国石油冀东油田公司（以下简称油田公司)合同资料档案管理工作，充分发挥合同档案在经济运行、法律保护等方面的作用，根据《中国石油天然气集团公司档案工作规定》、《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》，制定本规定。

第二条本规定适用于油田公司所属各单位（含法人单位）。

第三条本规定所称合同档案，指油田公司对外签订经济合同时在授权、立项、审批、招投标、履行等全过程中形成的，具有保存价值的应当整理后集中保管的各种载体的原始记录。

第四条油田公司合同档案管理工作实行统一领导、分级管理。

第五条合同承办单位应配备合同档案管理工作人员，确保建设项目档案工作正常开展。

第二章档案管理职责第六条企管法规处是油田公司合同档案管理工作的归口管理机构，其主要职责是：（一）组织制订、执行油田公司合同档案管理工作制度;（二)负责油田公司合同档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导；（三）负责油田公司合同档案管理验收工作；(验收？）（四）参加油田公司建设工程合同竣工验收;(考虑下）（五)组织油田公司合同档案管理业务交流与培训工作；第七条合同承办单位档案管理机构是本单位合同管理档案工作的归口管理机构,应有专人负责，其主要职责是：（一)执行油田公司合同管理档案工作管理制度，制订本单位合同管理档案管理办法；（二）负责本单位合同管理档案管理工作的规划、组织协调和监督指导；（三)负责本单位合同管理档案验收工作；（四）组织本单位合同管理档案业务交流与培训工作；（五)负责本单位合同档案管理。

第三章一般规定第八条反映和记录合同管理重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，应当收集齐全,归入合同管理档案。

第九条合同承办单位应把合同档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责,与项目建设管理同步实施。

第十条合同承办单位应加强对合同管理相关文件形成、收集、整理等过程控制，保证合同档案完整、准确、系统.第十一条申请立项后，合同承办单位应明确档案管理机构、人员负责项目文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作机制和合同文件管理流程,对合同文件实行跟踪管理、动态管理。