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军队文职人员招聘《档案管理员》预测试卷六[单选题]1.直接鉴定一般是以( )为基本单位进行。
A.全宗B.目录C.案卷D.(江南博哥)文件参考答案:C[单选题]2.携运禁止出境的档案或其复制件在出境时被查获,由( )予以没收,还可并处罚款。
A.海关B.工商行政管理部门C.档案行政管理部门D.国家综合档案馆参考答案:A[单选题]3.利用、公布档案,不得违反国家有关( )保护的法律规定。
A.专利权B.著作权C.知识产权参考答案:C[单选题]4.我国第一次出台开放档案的政策时间是( )。
A.1980年5月B.1987年4月C.1976年6月D.1981年5月参考答案:A[单选题]5.以石材为载体,记录史事所形成的档案,称( )。
A.简牍档案B.甲骨档案C.石刻档案D.泥板档案参考答案:C[单选题]6.我国档案保管机构包括( )。
A.档案馆B.档案学会C.档案行政机构参考答案:A[单选题]7.擅自出卖转让国家所有的档案,情节严重的处( )以下下有期徒刑或者拘役A.三年B.七年C.十年参考答案:A[单选题]8.根据《电子文件归档与管理规范》,对磁性载体每满( )年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%。
A.1B.2C.4D.6参考答案:B[单选题]9.档案是记录客观社会活动信息的一种载体,是一种固定的( )。
A.档案材料B.信息资源C.信息形式参考答案:B[单选题]10.企业活动宣传大事件类:活动、宣传或大事件结束后( )日内立卷。
A.5日B.10日C.12日D.25日参考答案:A[单选题]11.我国甘肃省发现的( )为西汉初期(公元前179年—前143年)的纸质地图,不仅是迄今发现的世界最早的植物纤维纸,也是世界最早的纸质地图实物和最早的纸质档案。
A.放马滩纸B.金卷纸C.马圈湾纸D.敦煌纸参考答案:A[单选题]12.档案著录项目分为必要项目和选择项目,其中必要项目包括8个小项,下列( )选项不属于著录必要项目?A.正题名B.提要C.责任者D.时间参考答案:B[单选题]13.根据《电子文件归档与管理规范》规定,不允许( )作为归档电子文件长期保存的载体。
档案管理理论与实务试题1.文件的根本属性是信息记录。
2.文件工作的综合性要求文件管理必须实行集中统一管理。
3.保证档案质量最基本的要求是应归档的文件材料必须齐全、完整。
4.我国最基本的组卷法是“六个特征”立卷法。
5.在六个立卷特征中,除了通讯者特征外,其他五个特征可以根据文件的实际情况结合选用。
6.根据《机关档案工作条例》的规定,机关文书部门或业务部门一般在第二年上半年向档案部门移交档案的时间。
7.机关、人民团体、事业单位的档案机构一般设在办公室(秘书处)。
8.《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》规定,编制机关文件材料归档围和文书档案保管期限表,须经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
9.判断归档材料重要性的原则中“以我为主”的“我”是指以本机关、本单位重要职能和主要活动中形成的文件材料为主。
10.文件整理中或档案管理中发现的卷文件的缺失、破损、移出等情况都应一一记录和补充在备考表,便于今后档案管理者和利用者了解有关情况。
11.以“件”为保管单位进行整理时,永久保管的归档文件宜采取线装法装订。
12.文件材料整理完毕后,档案人员应对拟归档案卷文件的系统性进行检查,系统性检查主要看卷(件)文件排列是否正确。
13.XXX收集围的档案,自形成之日起满20年,向市综合档案馆移交。
14.档案室通常负责全宗档案的分类、案卷排列和编号等工作。
15.经过全宗整理后,立档单位与全宗历史考证存入全宗卷中,并在档案移交时一同进馆。
16.适用于全国各机关、团体、企事业单位鉴定档案使用的保管期限表是标准档案保管期限类。
17.一个机关中人员的任免、奖惩材料的保管期限一般为永久。
18.档号“J4-WS·2015-D10-办公室-56”中的“WS”指档案门类代码。
19.记录和反映科技活动的文字、图表、声像等技术文件的是科技文件。
20.某制造业企业的工艺设备档案按照工艺设备台套管理,这体现了科技档案构成的成套性这一特征。
科学技术档案案卷构成的一般要求摘要:科学技术档案是记录科学技术活动过程和成果的重要文献资料,具有重要的历史价值和学术意义。
科学技术档案案卷是科学技术档案的基本组成单元,其合理的构成对于科学技术档案的整理、保存和利用具有重要意义。
本文将从科学技术档案案卷的构成要求、案卷内文件的排序和组织方式等方面进行探讨。
1. 引言科学技术档案是指科学技术部门和相关机构、个人记载科学技术活动过程和成果的文件集合。
科学技术档案的重要性在于它们记录了科学技术的发展历程和重要成果,对于科学技术的研究和发展具有重要的参考价值。
科学技术档案进行研究和利用的前提是其整理和归档,而科学技术档案案卷是科学技术档案的基本组成单元。
2. 科学技术档案案卷的构成要求科学技术档案案卷的构成要求主要包括以下几个方面:(1)案卷名称:应简明扼要地反映档案内容和主题,具有指导意义,不可重复,且需要与案卷内文件的内容相符。
(2)建档起止年度:反映了案卷内文件的时间范围。
(3)案卷编号:为每个案卷分配唯一的编号,方便档案管理和查询。
(4)分类号:根据科学技术档案的题材和内容,按照一定的分类体系进行分类编制。
(5)案卷内文件目录:将案卷内的文件按照一定的顺序排列,并列出文件的题名、目录号、建档日期等信息,方便查找和利用。
3. 案卷内文件的排序和组织方式科学技术档案案卷内的文件根据一定的排序和组织方式进行整理和归档,主要包括以下几个方面:(1)按文件形式:将文件按照纸质文件、电子文件等形式进行分类。
(2)按文件类型:将文件按照报告、会议纪要、科研论文等类型进行分类。
(3)按文件主题:将文件按照主题领域进行分类,如物理学、化学、生物学等。
(4)按文件时间:将文件按照建档日期进行排序,方便查阅相关历史资料和研究科学技术发展过程。
4. 案卷的整理、保存和利用科学技术档案案卷的整理、保存和利用是科学技术档案工作的重要任务,主要包括以下几个方面:(1)档案整理:对档案进行分类、排序、整理和编目工作,确保档案的完整性和可读性。
山东工商学院2020学年第一学期档案管理学课程试题 A卷(考试时间:120分钟,满分100分)特别提醒:1、所有答案均须填写在答题纸上,写在试题纸上无效。
2、每份答卷上均须准确填写函授站、专业、年级、学号、姓名、课程名称。
一单选题 (共15题,总分值30分 )1. ()既能用于组织馆藏和进行档案统计,又可用于检索。
(2 分)A. 案卷目录B. 分类目录C. 主题目录D. 专题目录2. 档案工作状况登记有多种形式,其中反映库房管理的是()(2 分)A. 工作日志B. 档案清点、检查登记C. 档案出入库登记D. 档案利用登记3. 对档案数量、存在与保管的状况及其变化情况进行登记的形式有多种,其中详细登记每一个全宗情况的形式是()(2 分)A. 全宗名册B. 卷内文件目录C. 档案登记簿D. 全宗单4. 档案分类表中有两种编号方法,其中对同一级类目使用两位数字表示的方法是()(2 分)A. 编号方法B. 八分法C. 双位制D. 扩九法5. ()是档案本源性的概括和反映。
(2 分)A. 弹性原则B. 有机关联性原则C. 特色原则D. 效益原则6. 根据全宗和全宗群内档案文件的完整程度对档案文件价值的影响,当年度统计报表缺失时,月报表的保存期限就应()。
(2 分)A. 缩短B. 延长C. 终止D. 不变7. 档案展览和陈列的性质主要表现是多方面的,能表现档案内容,能更具吸引力并能受到良好服务效果的是()(2 分)A. 现实性B. 思想性C. 艺术性D. 翔实性8. 大事记的种类很多,记载国家或一定地区一定时间内某一方面的大事记是()(2 分)A. 机关工作大事记B. 国家或地区大事记C. 专题大事记D. 个人生平大事记9. 档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性的程度,其中能满足利用者要求的准确程度的是()(2 分)A. 查准率B. 查全率C. 检索效率D. 漏检率10. 为了保证标引工作的质量,有三个指标应该掌握,其中能确认档案所有程度的是()(2 分)A. 标引的专指度B. 标引的一致度C. 标引的网罗度D. 标引质量指标11. 以县以下机关为例,可以作为立档单位的是()。
档案馆检索体系编制指南档案馆检索体系是指从不同角度揭示馆藏,为满足利用者使用档案的需要而建立起来的各种检索工具,彼此之间各司其职,互相联系、互相补充的一个有机体系。
档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆藏,积累档案线索和查询档案材料的手段,进行档案管理和提供利用的工具。
按功能划分,可分为介绍性检索工具、查找性检索工具和指引性检索工具。
1. 介绍性检索工具:用文字叙述的形式对馆藏档案或某一专题档案进行介绍的工具书,有档案馆指南、全宗指南、全宗卷、专题介绍等。
1.1 档案馆指南《档案馆指南编制规范》(中华人民共和国行业标准DA/T 3-1992)《档案馆指南》是一种叙述式的报导性工具书,是档案馆必备的检索工具。
它全面介绍和报导档案馆的基本情况,馆藏档案和资料内容,指导利用者查阅利用档案、资料。
包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。
前言:包括编著指南的目的和作用,指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程,参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。
目录:是由指南各章节的题目及其所在的页号组成,供利用者检索。
档案馆概况:包括档案馆历史沿革,馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。
馆藏档案介绍:馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位,对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。
按立档单位整理保管的档案,以全宗为单位介绍;按类别、项目等整理、保管的档案,以相应的类项为单位介绍。
馆藏资料介绍:对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍,一般性资料不作具体介绍。
附录:是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。
1.2 全宗指南《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012代替DA/T 14-1994,2012-11-15发布2013-01-01实施)《全宗指南编制规范》对全宗来源简况、档案内容与成分介绍以及其检索和查阅注意事项,作出了规范要求。
档案的整理与编⽬⽅法档案的整理与编⽬⽅法(供参考)⼀、档案整理概述(⼀)档案整理的概念和基本要求档案的整理,就是对办理完毕的、具有保存价值的⽂件材料进⾏系统化、条理化的过程。
档案整理的基本要求:遵循⽂件材料的形成规律和特点,保持⽂件材料之间的有机联系;区分⽂件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利⽤。
档案整理的基本⽅法有两种:1、以案卷为单位整理。
以案卷为单位整理就是⽴卷,即按照⽂件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。
所谓案卷,就是⼀组有密切联系的⽂件的组合体。
⽴卷是⼀个分类、组合、编⽬的过程。
分类即按照⽴档单位的档案分类⽅案,对⽂件材料进⾏实体分类;组合即将经过分类的⽂件材料,按⼀定形式组合起来;编⽬即将经过组合以后的⽂件材料,进⾏系统排列和编⽬。
以案卷为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。
2、以件为单位整理。
以件为单位整理就是按照⽂件材料形成和处理的基本单位进⾏整理。
⼀般来讲,⼀份⽂书材料、⼀张图纸或照⽚、⼀盘录⾳带或录像带、⼀本表册或证书、⼀⾯锦旗、⼀个奖杯等均为⼀件。
⽂书材料的正本与定稿作为⼀件,转发件与被转发件为⼀件,正件与附件作为⼀件,原件与复制件作为⼀件,来⽂与复⽂可为⼀件。
以件为单位整理的档案,其基本保管单位是件。
⼆、⽂书材料的整理⽂书材料是指⽴档单位在党群⼯作、⾏政管理和业务管理活动中形成的、以⽂字和纸质为主要信息记录⽅式的⽂件材料。
(⼀)以案卷为单位整理以案卷为单位整理⽂书材料时应当符合《⽂书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。
1、分类按照⽴档单位的档案分类⽅案,在⽂书部门和业务部门做好平时⽂书材料收集、分类⼯作的基础上,将属于归档范围的⽂书材料按以下特征逐项分开:(1)分年度:将⽂书材料按其形成或针对的年度分开。
(2)分保管期限:根据国家有关规定和⽴档单位制定的档案保管期限表,将⽂书材料按不同的保管期限分开。
(3)分内容(1、分类别:将⽂件材料按⽴档单位档案分类⽅案中确定的⼀级类⽬和⼆级类⽬分开。
档案知识问答100题一、档案工作基本术语概念(45题)1、什么是档案、档案价值?答:档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
档案价值是指档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。
2、什么是档案工作、档案管理、档案学?答:档案工作是指管理档案和档案事业的活动。
档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
档案学是指研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。
3、什么是公共档案、私人档案?答:公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。
私人档案是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。
4、什么是文书档案、科学技术档案?答:文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。
科学技术档案是指反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。
5、什么是专业档案、音像档案、会计档案?答:专业档案是指反映专门领域活动的档案。
音像档案是指记录声音或影像的档案,包括照片、影片、录音带、录像带等。
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
6、什么是文件、电子文件、归档文件?答:文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。
7、什么是原件、复制件?答:原件是指最初产生的区别于复制件的原始文件。
复制件是指与原件内容相同的复制品。
8、什么是文稿、手稿?答:文稿是指文件起草过程中形成的历次稿子,可分为草稿和定稿两种。
手稿是指由作者用手写或打字等方式制作的原稿。
9、什么是文本、文种?答:文件是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本,可分为正本、副本、试行本、修订本,各种文字文本等。
卷内目录卷号(建筑工程)工程名称:共99 页第 1 页序号文件编号责任者文件题名日期页次备注第一章工程建设前期法定建设程序文件第一节工程立项审批文件1 GD1101 立项申请报告批复(原件/复印件) 建设单位按工程隶属关系向县(区)级以上政府计划行政主管部门提出立项申请,取得批准立项文件。
第二节建设用地、规划审批(许可)文件1 GD1201 建设用地规划许可证(原件/复印件) 建设单位向政府城市规划行政主管部门提出建设用地申请,取得建设用地规划许可证。
2 GD1202 建设工程规划许可证(原件/复印件) 建设单位向工程所在地政府城市规划行政主管部门办理规划报建,取得建设工程规划许可证。
3 GD1203 建设用地批准书或土地使用证(原件/复印件)建设单位向县以上政府土地行政主管部门办理用地手续,建设期间应取得建设用地批准书,工程竣工后,由颁发建设用地批准书的行政机关换发土地使4 GD1204 建设项目选址意见书(原件/复印件)5 GD1205 乡村建设规划许可证(原件/复印件)第三节环境保护文件1 GD1301 环境影响报告书或环境影响报告表或环境影响登记表(原件/复印件)建设单位向政府环境保护行政主管部门办理报建手续,建设项目对环境可能造成重大影响的,应当编制环境影响报告书;对环境可能造成轻度影响的,应当编制环境影响报告表;对环境影响很小的,应当填报环境影响登记表第四节设计审查文件1 GD1401 公安消防审核意见书(原件/复印件) 按照国家工程建筑消防技术标准需求进行消防设计的建筑工程,设计单位应当按照国家工程建筑消防技术标准进行消防设计,设计单位应当将建筑工程的消防设计图纸及相关资料报送公安消防机构审核,通过审核后,取得公安消防审核意见书。
2 GD1402 施工图审查合格书(原件/复印件) 建设单位应当将施工图报送建设行政主管部门委托的审查机构进行审查,通过审查后,取得施工图审查批准书。
3 GD1403 初步设计批复文件(原件/复印件)2011年3月序号文件编号责任者文件题名日期页次备注4 GD1404 超限高层建筑工程抗震设防审查批复文件(原件/复印件)5 GD1405 民用建筑节能设计审查备案登记表(原件/复印件)第五节招、投标及合同文件1 GD1501 施工中标通知书(原件/复印件)按有关规定必须实行施工招投标的工程,应取得招标单位或招标管理机构发出的中标通知书,议标工程应取得有关部门的批准文件。
江苏省电信有限公司文件江苏电信有限〔2004〕812 号关于印发《江苏省电信公司单位 全宗卷管理办法》的通知各市分公司,省公司各直属单位: 为进一步规范档案业务管理,根据国家档案局有关规定,结 合公司实际,现将《江苏省电信有限公司单位全宗卷管理办法》 印发各单位,请遵照执行。
附件:全宗卷工具表格二○○四年十一月十七日-1-全宗卷管理办法一、目的 为实现全宗卷的标准化、规范化和科学化管理,特制定本管 理办法。
二、适用范围 本办法适用于江苏电信有限公司及所属单位全宗卷的管理。
三、引用标准 《全宗卷规范》(DA/T12-94) 四、定义 全宗卷是指档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能 够说明该全宗历史和现状的有关文件材料所组成的专门案卷。
五、管理职责 档案馆(室)负责按年度编制全宗卷。
六、归档要求和归档范围 (一)归档要求 全宗卷的各种文件材料,应按其固有的特点,保持文件材料 间的有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于利用和保管。
(二)归档范围 1.档案收集:档案资料交接文据,移交目录、档案资料接收 登记表(见 DA01-01)等。
-2-2.档案整理:整理工作方案,档案分类方案,每年整理档案 说明(见 DA02-01)等。
3.档案鉴定:档案保管期限表,鉴定小组成员名单,销毁档 案的请示与批复,销毁档案的目录(见 DA03-01 至 DA03-07) 等。
4.档案保管:档案保管检查记录(见 DA02-02)、报告,重 点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况等。
5.档案统计:档案移交数量统计表(见 DA09-01)、档案接 收 数 量 统 计 表 ( 见 DA01-02 ) 、 档 案 归 档 数 量 统 计 表 ( 见 DA02-03)、档案利用数量统计表(见 DA04-01)、档案销毁数 量统计表(见 DA03-08)等。
6.档案利用:全宗指南(全宗介绍),立档单位大事记,档 案开放利用和控制使用范围说明,档案汇编一览表(见 DA02-04),档案产生社会效益或经济效益事例(见 DA04-02)。
档案工作印章、目录、标签样式(通用目录 45 种)1、档号章规格样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22、文书档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33、卷内备考表(文书立卷适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44、案卷目录(文书立卷适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈55、卷内文件目录(文书立卷适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈66、档案目录封面、背脊式样(文书立卷改革适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈77、归档文件目录(文书立卷改革适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈88、盒内备考表式样(文书立卷改革适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈99、科技档案封面式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1010、科技档案备考表(基建、设备、科技档案适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1111、科技档案案卷目录格式(基建、设备、科技档案适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1212、科技档案卷内文件目录格式(基建、设备、科技档案适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1313、科技档案总目录(基建、设备、科技档案适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1414、科技档案分类目录(基建、设备、科技档案适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1515、会计档案目录(报表、帐簿、凭证及会计其它适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1616、会计档案移交清册┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1717、会计档案移交清册(样式)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1818、会计档案销毁清册(样式)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1919、干部档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2020、干部职务变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2121、工资变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2222、干部档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2323、已故人员档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3624、已故人员档案检索表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3725、声像档案案卷目录(通用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3826、照片档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3927、照片档案卷内目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4028、照片档案总说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4129、录音录像档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4230、录音说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4331、录像说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4432、机读档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4533、底图档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4634、审计档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4735、实物档案目录(时间分类法适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4836、实物档案目录(小类-时间分类法适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4937、实物档案小标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5038、发文汇编案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5139、发文汇编卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5240、全宗卷封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5341、全宗卷案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5442、全宗卷卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5543、图书资料目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5644、专题目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5745、目录标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈58 (1)档案目录封面标签、背脊标签式样(文书立卷等适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 58 (2)档案目录封面标签、背脊标签式样(文书立卷改革适用)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 59 (3)文件汇编、专题目录封面标签、背脊标签式样(文件汇编、专题目录夹适用)┈┈┈┈┈ 601、档号章规格样式2、文书档案封面3、卷内备考表(文书立卷适用)卷内备考表4、案卷目录(文书立卷适用)案卷目录目录号:5、卷内文件目录(文书立卷适用)卷 内 文 件 目 录6、档案目录封面、背脊式样(文书立卷改革适用)封面背脊7、归档文件目录(文书立卷改革适用)归档文件目录8、盒内备考表式样(文书立卷改革适用)备考表9、科技档案封面式样(基建、设备、科技档案适用)10、科技档案备考表(基建、设备、科技档案适用)备考表11、科技档案案卷目录格式(基建、设备、科技档案适用)案卷目录卷内目录13、科技档案总目录(基建、设备、科技档案适用)科技档案总目录14、科技档案分类目录(基建、设备、科技档案适用)科技档案分类目录15、会计档案目录(报表、帐簿、凭证及会计其它适用)会计档案目录目录号:16、会计档案移交清册会计档案移交清册移出部门:接收部门:部门领导:部门领导:经办人:经办人:移出日期:接收日期:会计档案移交清册2、交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前得文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位得《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,长期(C)一个流水号、短期(D)一个流水号.按“卷"整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号:4位,如“0134"目录号:3位,如“001”案卷号:4位,如“0001”顺序号:3位,如“001”2000年后得文件按“件"整理,按年度—保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、30年(D30)、10年(D10),在每一个保管期限内,按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,30年(D30)一个流水号,10年(D10)一个流水号.按“件”整理档号构成为:全宗号—年度—保管期限-(组织机构或问题)—件号全宗号:4位,如“0134”年度:4位,如“2013”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。
机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ZZ”表示。
件号:4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证与其她类得顺序排列。
档号构成:全宗号-目录号—年度-案卷号全宗号:4位,如“0134”目录号:2位,如:“K1"年度:4位,如“2009”案卷号:4位,如“0001"。
三、专业档案:分为民政(低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生(再生育审批档案)、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案.1、民政(低保困难家庭档案):按“卷”整理,一个目录号一个流水,保管期限为长期.案卷级档号构成:全宗号-目录号—案卷号文件级档号构成:全宗号-目录号-案卷号—顺序号2、统计档案:按“卷"整理,一个目录号一个流水,保管期限为永久。
全宗卷规范1 范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和机关、企业、事业单位档案室(馆)。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 14—94 全宗指南编制规范DA/T 18—1999 档案著录规则DA/T 22—2000 归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1全宗卷 fonds descriptive file由记录和说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷,是管理档案的重要工具。
3.2 全宗部类fonds category馆藏量较大的档案馆,根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征,对全宗进行的概括性分类。
例如:湖北省档案馆馆藏档案分为:(旧政权)历史档案全宗、革命历史档案全宗、(现政权)省级直属机关档案全宗、(现政权)中南大区档案全宗等部类。
4 全宗卷编制原则4.1 档案馆(室)对其所保管的档案应以全宗为单位编制全宗卷。
4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实,力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。
4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
4.4 档案馆根据需要,可以按馆藏或部类编制综合全宗卷,收集、保管在档案管理过程中跨全宗形成的相关文件材料。
5 全宗卷的内容构成5.1 全宗(馆藏)介绍类:全宗指南、全宗介绍、大事记等。
5.2 档案收集类:档案(资料)交接文据及其相关目录、档案来源和价值说明材料等。
刑事卷卷宗目录序号文件名称页次1 律师事务所批办单;2 风险告知书;3 收费凭证;4 委托代理合同、委托书或指定函;5 起诉书、上诉书;6 会见犯罪嫌疑人、被告人笔录;7 证据材料;8 阅卷笔录;9 承办人提出的辩护或代理意见(刑事侦查阶段申诉书、控告书、审查起诉阶段辩护意见)10 集体讨论记录;11 辩护词或代理词;12 出庭通知书;13 庭审笔录;14 裁定书、判决书;15 其他材料16 办案小结17 回访卡备考本卷宗连面带底共计页附物袋;(注:1、2、3、4、5、6、7、11、13、14、16、17项为必备材料)民事(行政)案卷卷宗目录序号文件名称页次1 律师事务所批办单;2 风险告知书;3 收费凭证;4 委托代理协议、授权委托书5 会见当事人谈话笔录;6 起诉书、上诉书或答辩书;7 证据材料;8 阅卷笔录;9 诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书;10 集体讨论记录;11 代理词;12 出庭通知书;13 庭审笔录;14 判决书、裁定书、调解书、上诉书;15 其他材料16 办案小结17 回访卡备考本卷宗连面带底共计页附物袋;(注:1、2、3、4、6、7、11、13、14、16、17项为必备材料)法律顾问卷卷宗目录序号文件名称页次1 聘请法律顾问合同;2 聘方基本情况介绍材料;3 收费凭证;4 办理各类法律事务(如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等)的记录和有关材料; 及法律意见书5 协议存续、中止、终止的情况;6 其他材料7 工作小结8 回访卡910备考本卷宗连面带底共计页附物袋;(注:1、2、3、4、6、7、8项为必备材料)非诉讼卷卷宗目录序号文件名称页次1 委托合同、委托书2 收费凭证;3 与委托人谈话笔录;4 证据材料;5 律师出具的法律意见,或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等;6 其他材料7 工作小结8 回访卡91011备考本卷宗连面带底共计页附物袋;(注:1、2、4、5、7、8项为必备材料)。
档案归档目录著录细则1通用格式1.1责任者:所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如:单位全称:盐商集团人事行政部规范的简称:人事行政部不规范的简称:人事部责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文,最多填写三个责任者,被省略的责任者用“[等]”表示,各责任者之间用“;”隔开。
个人责任者(如单位领导年度述职报告、工作总结等),一般只著录姓名,必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称,并加“()”号。
会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。
如:盐商集团2015年度工作会议第一次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时,应著录考证出正确的责任者,并加“[ ]”号。
1.2日期:所有日期均为8位阿拉伯数字表示,年份为4位,月、日用2位数字,足用“0”补齐。
如:92年1月23日正确写法为19920123错误写法:920123 或者1992123如果原文没有精确到日,又不能考证的,日期两位用“00”补齐。
如:原文日期为92年12月正确写法为:19921200如果若干份文件作为一份文件存档,则格式为“最早日期-最晚日期”如:19920101-199203211.3文号:应写全称,年份为4位,括号用方括号“[ ]”表示。
如:原文写法:盐商(人事)发第2015-【011】号正确写法:盐商[人事]发第2015-[011]号如原文有两个以上文件编号的,两者之间以“;”隔开。
2案卷目录格式要求2.1案卷目录著录项目:包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。
2.2著录格式:2.2.1档号:格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示,分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开,目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的,以“0”补齐。
如:年度号为2015,分类号为经营管理下资产管理类的档案,档号应为:2015-JG•zg2.2.2案卷题名:一般照录原文,原题名确有错误或不能揭示案卷内容时,应修改后再著录。