2021年文书档案卷内文件目录表格式(样本)

卷内目录档号：卷内目录格式注意事项：1、表头“卷内目录”采用3号宋体字，“档号”采用四号宋体字，表格内容均采用五号宋体字。

2、序号：用阿拉伯数字从“1”依次标注卷内文件材料件数的顺序。

3、文件编号：填写文件的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。

若文件材料上有则填上，没有就空着。

4、责任者：填写文件的形成单位或主要形成单位，属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位。

5、文件材料题名：每一个检验批复单、放样报验单、材料报验单作为一件，编写一条目录。

6、日期：填写文件的形成时间，如：201208287、卷内目录表格建议采用word格式。

8、卷内目录页边距设置为：上15毫米下12毫米左25毫米右15毫米9、文件材料题名对齐方式：左对齐缩进：首行缩进2个字符间距：固定值12磅10、序号、责任者、日期、页数要居中对齐。

公文写作公文写作是指根据公务活动的客观现实和需求，运用科学的逻辑思路和写作手法完成公文的撰写。

没有一篇公文不是为了解决工作中所遇到的实际问题，所以公文的写作具有很强的现实效用，对写作者的综合能力要求较高。

公文的现实效用成为公文和其他常见文学作品最大的区别。

部分文学作品虽然能够给我们带来思想上的启迪，影响我们的生活，但是没有一纸公文的影响力来得快，带来的波动大。

写作一篇合格的公文对于撰写人员的综合要求是很高的，因为公文写作本身就是一项综合性的脑力劳动.撰写人员往往需要具备大量的知识储备、工作经验以及熟练的写作技巧。

公文写作的语言特征公文的语言是非常讲究的。

一篇公文如果没有规范的语言作为载体，那么在上传下达的过程中可能无法达到预期的效果。

以下是笔者根据多年的公文写作经验总结出的五个要点。

1.真实准确真实准确的用语是公文写作的底线，是一个公文撰写者必备的职业技能，也是公文写作中最重要的一点。

写进公文中的材料必须是能够真实展现实际工作中真实发生的事件，不能有任何的虚构和编造。

因此在撰写公文的时候应该做到内容不真实的不写，材料没有落实的不写，没了解清楚的不写。

档案管理常用目录表格式样（2013年12月修订）一、档案收集、验收、归档方面档案移交清册（封面） (2)档案移交清册（内页） (3)基建技改项目文件交付验收审核单 (4)基建技改项目文件交接目录 (5)基建技改工程档案验收表 (6)二、档案整理著录方面文书档案归档文件目录 (7)（文书档案档案盒内）备考表 (8)（科技档案）卷内目录 (9)（科技档案）卷内备考表 (10)科技档案案卷封面 (11)科技档案目录 (12)会计档案目录 (12)企业职工档案目录（卷内目录） (12)职工档案目录（案卷级） (13)合同档案目录 (13)书刊档案目录 (13)底图目录 (14)底图袋标签 (14)照片档案目录 (14)音像档案目录 (15)荣誉档案目录 (15)印章档案目录 (15)电子档案目录（总目录） (15)归档电子文件登记表（首页） (16)归档电子文件登记表（续页） (17)三、档案鉴定销毁、修改补充方面档案销毁清册（封面） (18)档案销毁清册（内页） (19)科技档案图纸变更（补充、作废）通知单 (20)四、档案利用方面档案利用登记表 (21)档案利用效果登记表 (22)五、档案库房管理、统计方面档案库房温湿度登记表 (23)文书档案分布表（台帐） (24)会计档案分布表（台帐） (24)职工档案分布表（台帐） (25)科技档案分布表（台帐） (25)本钢档案室基本情况年报表 (26)档案移交清册（封面）档案移交清册（内页）基建技改项目文件交付验收审核单双方各存一份。

基建技改项目文件交接目录方各存一份。

基建技改工程档案验收表文书档案归档文件目录备考表卷内目录卷内备考表科技档案案卷封面科技档案目录会计档案目录企业职工档案目录（卷内目录）职工档案目录合同档案目录书刊档案目录底图目录底图袋标签照片档案目录音像档案目录荣誉档案目录印章档案目录电子档案目录（总目录）归档电子文件登记表（首页）归档电子文件登记表（续页）档案销毁清册（封面）档案销毁清册（内页）科技档案图纸变更（补充、作废）通知单编号：年月日注：此通知单变更补充时需归档入卷一份。

文书档案案卷目录新版紫光档案管理软件著录格式及刻盘要求(文书档案)一、档案录入要求1、文书档案传统方法(1)文书档案案卷目录:必著项目:全宗号、目录号、案卷号、档号、年度、题名、责任者、卷内文件份数、文件起止时间、保管期限、分类号、分类名称、总页数著录要求:全宗号:4位，例:0051目录号:2位(不足位的在前面补零占位，下同)例:01案卷号:3位，例:001题名:是卷内文件名称的概括，最大长度为80个汉字，例:鞍山市档案局行政办公会议记录年度:4位，例:1995责任者:指立档单位名称，必须著明全称。

例:鞍山市档案局文件起止时间:录入卷内文件成文日期的起始时间。

8位。

例1995年1月2日，录入格式:19950102至:录入卷内文件成文日期的终止时间。

8位。

例:1995年12月1日录入格式:19951201 保管期限:选择著录，例:永久分类号:分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。

例:01分类名称:根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例:党群总页数:无位数要求，以实际为准。

例:一共为63页，著录格式:63(2)文书档案卷内目录:必著项目:全宗号、目录号、案卷号、页号、档号、卷内顺序号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、控制标识、保管期限、密级、页数著录要求:全宗号:4位，例:0051目录号:2位，例:01案卷号:3位，例:001页号:为文件所在张页号，用3位数字表示，不足3位前面添“0”占位。

例:001 卷内顺序号:用2位数字表示，不足2位添“0”占位，以卷内文件排列先后顺次编写的序号。

例:01文件编号:指文件制发机关的发文字号，由发文代字+年度+序号三项组成，例:鞍档发,2003,004号,其中,2003,不能录成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004为发文序号，用3位数字表示，不足添“0”占位。

题名:最大长度为60个汉字，例:鞍山市档案局关于XX活动的通知。

卷 内 文 件 目 录
第 * 页 共 * 页
说明：
1、“序号”列宽为4，“文件编号”列宽为8.5，“责任者”列宽为8.5，“文件材料题名”列宽为31，“日期”列宽为4，“页次”列宽为4，“备注”列宽为8。

页边距上下左右分别为2.5，2，2.5，2.
2、标题行单元格居中，其余各列如下：“序号”居中，“文件编号”右对齐，“责任者”左对齐，“文件材料题名”左对齐且前面空两格，“日期”居中，“页次”居中，“备注”居中。

3、“卷内文件目录”为18号字体，其余为10号字体，所有字体均为宋体。

4、每一行的行高为37.5。

5、日期栏分两行填写，第一行为年，四位数字，第二行为月和日，各为两个数字。

6、页码列填写其实页码，最后一行为三行，起始页码为第一行，“~”为第二行，终止页码为第三行。

文本及行文格式一、办公软件Word文档，至少需要安装宋体、仿宋、正楷、黑体等字体，必要时应该安装文星字体。

二、页面设置（一）页边距1.上下各为2.54cm（默认值），左右为2.7cm-3.1 cm2.纸张方向: 一般为纵向（二）板式页眉页脚为默认值（三）纸张A4三、段落（缩进和间距）1.缩进：左右为0字符，特殊格式：段首缩进为2字符；2.间距：段前、段后为0行，行距一般为：单倍行距（31），必要时可以在28-30之间进行调动，但不能低于28，否则就不美观了；表格中的间距一般为22。

四、插入页码4号仿宋，格式如“-1-”或“1”五、字体（一）主标题2号方正小标宋，如有副标题，用3号楷体字，可分一行或多行剧中排列。

（二）各级标题与正文1.一级标题：3号黑体字。

序号用“一、二、三、……..”，句尾不加标点，下文另起一行;2.二级标题：3号楷体，序号用“（一）（二）（三）”，序号后不加标点；3.三级标题：3号仿宋体加粗，序号用“1.2.3……”，序号后用“.”；或“、”，但所有材料要统一。

4.四级标题：3号仿宋体，序号用“（1）（2）（3）…….”，序号后不用标点5.五级标题：3号仿宋体，①②③④…6.正文：3号仿宋字。

与主标题空一行，每自然段段首要左空2字符。

7.表格中字体一般为4号仿宋，表格的名称一般为2号方正标宋或小2号方正标宋，优秀或其他申报表一般为小2号或3号宋体。

（三）落款时间及标准后空4字符（与正文比较），如果主标题有单位名称时落款一般不要单位，无论要单位还是不要单位，如果是文件或通知，如：成立什么领导小组名单什么的，要加盖公章。

（四）字体大小主标题：方正小标宋2号，正文：仿宋 3号，表格：一般是4号。

六、关于成文或制作表格时、下载文字的调整成文或制作表格段首添加标题号时，写了“一”，往往再写“二”时就自动生成，这是必须将“一”“二”等标题号删除，重新设置好段落，将全部文字选中，按照段首“空2字符”的要求进行设置，然后再添加标题号；也可以返回，再添加“二”，即可。

档案目录(卷内文件目录)格
式表样
-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
文书档案卷内目录年度单位保管卷号保管期限起止日期卷内张数案
卷
标
题
顺
序号文件日期
文件
原编号
文件
作者
内容摘要
张
次
文件卷内目录
序号文件日期
文件
原编号
文件名称页数备注
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
附件3-4
科技档案卷内目录
附件：3-5
照片档案卷内目录
附件：3-6
交通运输部管理干部学院照片档案相册标签
附件：3-8
交通运输部管理干部学院电子档案标签
附件：3-10
交通运输部管理干部学院实物档案标签。

档案目录格式规范 Revised by Petrel at 2021新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。

纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。

③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。

②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。

③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。

（四）新文书档案卷盒脊背（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。