第4章 Excel 2003 的使用4.1 Excel 2003概述4.1.1 Excel基本功能1.方便的表格制作Excel可以快捷地建立数据表格，即工作簿的工作表，输入和编辑工作表中的数据，方便和灵活地操作和使用工作表以及对工作表进行多种格式化设置。
2.强大的计算能力Excel提供简单易学的公式输入方式和丰富的函数，利用自定义的公式和Excel提供的各类函数可以进行各种复杂计算。
3.丰富的图表表现Excel提供便捷的图表向导，可以轻松建立和编辑出多种类型的、与工作表对应的统计图表，并可以对图表进行精美的修饰。
4.快速的数据库操作Excel把数据表与数据库操作融为一体，利用Excel提供的菜单选项的命令可以对以工作表形式存在数据清单进行排序、筛选和分类汇总等操作。
5.数据共享Excel提供数据共享功能，可以实现多个用户共享同一个工作簿文件，建立超链接。
4.1.2 Excel基本概念1.启动Excel下列方法之一可以启动Excel应用程序：方法1：单击“开始/程序/Microsoft Excel”命令，则启动出现Excel并出现Excel窗口。
方法2：双击桌面上Excel快捷方法图标。
2. Excel窗口Excel启动后，即打开Excel应用程序工作窗口，如图4-1所示，Excel应用程序工作窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、名称框、数据编辑区、状态栏和Excel工作表窗口等组成。
1）标题栏标题栏位于窗口顶部，显示Excel当前工作簿名，标题栏左侧的图标是“控制菜单”图标，包含还原窗口、移动窗口、改变窗口大小、最大（小）化窗口和关闭窗口选项；标题栏右侧依次是最小化、最大化（还原）、关闭窗口按钮。
拖动标题栏可以改变Excel窗口的位置，双击标题栏，可放大Excel应用程序窗口到最大化或还原到最大化之前的大小。
2）菜单栏菜单栏包含一组下拉式菜单，各菜单均含有若干命令，用它们可以进行绝大多数Excel操作。
使用时，先单击含有所需命令的菜单，然后在弹出的下拉菜单中单击所需命令，Excel将自动执行该命令。
3）工具栏工具栏由许多工具按钮组成，每个工具按钮分别代表不同的常用操作命令，利用它们可方便、快捷地完成某些常用操作。
这些工具按钮功能还可分组，如“常用”、“格式”、“绘图”等工具栏，Excel含有20多个含有按钮的工具栏。
它们不一定全部显示在窗口中，可以根据需要，显示或隐藏工具栏上的按钮。
显示/隐藏工具栏的方法是：单击“视图/工具栏”命令，在打开的子菜单中选择需要的按钮。
显示/隐藏工具栏的方法是：单击“视图/工具栏”命令，在打开的子菜单中选择需要的工具栏，工具栏名称前出现“√”标记，该工具栏被选中；工具栏名称前有“√”标记，该工具栏被选呀工具栏名称前有“√”标记，单击该工具栏被隐藏；工具栏名称前无“√”标记，该工具栏处于隐藏状态。
4）数据编辑区和名称框数据编辑区用来输入或编辑当前单元格的值或公式，该区的左侧为名称框，它显示当前单元格（或区域）的地址或名称，在编辑公式时，显示的是公式名称。
数据编辑区和名称框之间在编辑时有3个命令按钮，分别为“取消”、“输入”和“插入函数”命令。
单击“取消”按钮，即撤销编辑内容；单击“输入”按钮，即确认编辑内容；单击“插入函数”按钮，则编辑计算公式。
5）状态栏状态栏位于窗口的底部，用于显示当前窗口操作命令或工作状态的有关信息。
如，在为单元格输入数据时，状态栏显示“输入”信息，完成输入后，状态栏显示“就绪”信息。
6）工作簿窗口如图4-1所示，在Excel窗口中还有一小窗口，称为工作簿窗口，有标题栏、控制菜单按钮、最小化和最大化按钮、关闭窗口按钮。
工作簿窗口下方左侧是当前工作簿的工作表标签，每个标签显示一个工作表名称，其中一个高标签（其工作表名称有下划线）是当前正在编辑的工作表。
单击工作簿窗口的最大化按钮，工作簿窗口将与Excel窗口合二为一，这样可以增大工作表的空间，原工作簿窗口的标题将合并到Excel窗口的标题栏。
最大（小）化按钮及关闭按钮出现在Excel窗口的菜单栏右侧，而且最大化按钮变成还原按钮，此时若单击它可恢复原样。
3.工作簿、工作表和单元格1）工作簿工作簿是一个Excel文件（其扩展名为.xls），其中可以含有一个或多个表格（称为工作表）。
它像一个文件夹，把相关的表格或图表存在一起，便于处理。
启动Excel会自动新建一个名为“Book1”的工作簿，一个工作簿最多可以含有255个工作表，一个新工作簿默认有3个工作表，分别命名为Sheet 1、Sheet2和Sheet3。
改变新建工作簿时默认工作表数的方法是：单击“工具/选项”命令，单击“常规”标签；打开“常规”选项卡，在“新工作簿内的工作表数”输入框中输入在创建新工作簿时要添加的默认工作表数。
工作表名字可以修改。
工作表的个数也可以增减。
工作表像一个表格，由含有数据的行和列组成。
在工作簿窗口中单击某个工作表标签，则该工作表就会成为当前工作表，可以对它进行编辑。
若工作表较多，在工作表标签行显示不下时，可利用工作表窗口左下角的标签滚动按钮来滚动显示各工作表名称。
单击标签滚动按钮使所需工作表标签行，单击它，使之成为当前工作表。
2）工作表与单元格工作表由单元格、行号、列标、工作表标签等组成。
工作表中行列交汇处的区域称为单元格，它可以保存数据数值和文字等数据。
水平方向有256个单元格，垂直方向有65536个单元格，因此，一个工作表由65536×256个单元格组成。
每一个单元格都有一个地址，地址由“行号”和“列标”组成，列标在前，行号在后，如，第8行第7列的单元格地址是“G8”。
列标的表示范围为A～Z、AA-ZZ、BA-BZ、…、IA～IV，行号范围为1～65536，如图4-2所示。
按Ctrl+箭头键，可将当前单元格指针快速移到当前数据区域的边缘。
例如，如果数据表是空的，按Ctrl＋→移到IV列，按Ctrl＋↓移到65536行。
每个工作表具有一个标签，工作表标签是工作表的名字，见图4-1，单击工作表标签，该工作表即成为当前工作表。
如果一个工作表在计算时要引用另一个工作表单元格中的内容，需要在引用的单元格地址前加上另一个“工作表名”和“！”符号，形式为：<工作表名>！<单元格地址>。
3）当前单元格用鼠标单击一个单元格，该单元格被选定成为当前（活动）单元格，此时，当前单元格的框线变为粗黑线。
粗黑框线称为单元格指针。
单元格指针移到某单元格，则该单元格就成为当前单元格。
当前单元格的地址显示在名称框中，而当前单元格的内容同时显示在当前单元格和数据编辑区中。
4.退出Excel下列方法之一可以退出Excel应用程序：方法1：单击标题栏最右边的“关闭”按钮。
方法2：单击“文件/退出”命令。
方法3：单击标题栏左端Excel窗口的控制菜单按钮，并选择“关闭”命令。
方法4：Alt+F4键。
5.使用帮助在使用Excel过程中，若遇到不了解的操作，可以求助于Excel的联机胳膊功能，其使用方法与Word中的帮助相同，不再重述。
4.1.3 Excel主要用途Excel是一款功能强大、方便灵活、使用快捷的电子表格制作软件，可用来创建数据表格，即把用户所使用的数据输入到Excel中形成电子表格，还可以利用公式或函数对所输入的数据进行计算，例如求和、平均值、最大（小）值及其他复杂的计算；还可以根据所输入的数据和计算结果建立各种统计图表，直观显示数据之间的关系；还可以对数据表进行各种数据库操作，例如排序、筛选和分类汇总等，Excel2003还提供了数据共享和Internet功能。
Excel界面友好、功能丰富、操作方便，因此，在金融、财务、单据报表、市场分析、统计、工资管理、工程预算、文秘处理、办公自动化等方面广泛使用。
4.2 基本操作4.2.1 建立与保存工作簿1.建立新工作簿可选择以下方法新建工作簿：方法1：启动Excel，系统自动新建名为“Book 1.xls”的工作簿，用户可以在保存工作簿时重新命名。
方法2：单击“常用”工具栏的“新建”按钮。
方法3：单击“文件/新建”命令。
2.保存工作簿可选择以下方法保存工作簿：方法1:单击“文件/保存”命令，在此，可以重新命名工作簿及选择存放文件夹。
方法2：单击“常用”工具栏的“保存”按钮。
4.2.2 输入和编辑工作表数据Excel数据输入和编辑前须先选定某单元格使其成为当前单元格，输入和编辑数据要在当前单元格中进行，也可以在数据编辑区进行。
1. 输入数据新工作簿默认有3个工作表，当前默认工作表是sheet1。
1）输入文本文本数据可由汉字、字母、数字、特殊符号、空格等组合而成。
文本数据的特点是可以进行字符串运算，不能进行算术运算（除数字串以外）。
在当前单元格输入文本后，按Enter键或移动光标到其他单元格或单击数据编辑区的“√”按钮，即可完成该单元格的文本输入。
文本数据默认的对齐方式是单元格内靠左对齐。
注意：（1）如果输入的内容有数字或汉字或字符，或者它们的组合，例如输入“100元”，默认为是文本数据。
（2）如果文本数据出现在公式中，文本数据须用英文的双引号括起来。
（3）如果输入职工号、邮政编码、电话号码等无需计算的数字串，在数字串前面加一个单竖撇“’”（英文单竖撇），Excel按文本数据处理，当然也可以直接输入，按数值数据处理。
（4）如果文本长度超过单元格宽度，当右侧单元格为空时，超出部分延伸到右侧单元格，当右侧单元格有内容时，超出部分隐藏。
2）输入数值数值数据一般由数字、+、-、（、）、小数点、￥、＄、%、/、E、等组成。
数值数据的特点是可以进行算术运算。
输入数值时，默认形式为常规表示法，如输入38、112.67等。
当数值长度超过单元格宽度时，自动转换成科学表示法：<整数或实数>+<整数>或者<整数或实数>E+<整数>。
如输入1234567891234，则可显示为1.23456E+12。
数值数据默认的对齐方式是单元格右对齐。
注意：（1）如果单元格中数字被“######”代替，说明单元格的宽度不够，增加单元格的宽度即可。
（2）如果在单元格中输入分数，须先输入零和空格，然后再输入分数。
3）输入日期和时间在单元格中输入Excel可识别的日期或时间数据时，单元格的格式自动转换为相“日期”或“时间”格式，而不需要去设定该单元格为“日期”或“时间”格式，输入的日期和时间在单元格内默认为右对齐方式。
输入日期（如2008年8月18日）可以采用的形式有：2008/08/18或2008-08-18或18-Aug-08；输入时间（如18点30分）可采用的形式有：18:30或6:30PM；输入日期与时间组合（如2008年8月18日18点30分）可以采用的形式有：2008/08/1818:30（日期和时间之间用空格分隔）。
