档案收集工作的基本要求

档案管理规章制度档案收集第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，保证档案资料的安全、完整和便利利用，提高公司运营效率，特制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于公司内所有部门、员工，包括对公司的各种档案材料进行管理。

第三条公司档案管理工作必须遵循法律法规及国家有关档案管理的要求，确保档案资料的保存与利用符合规定。

第四条公司档案管理工作按照“全员参与、分类管理、定期整理、严格控制”的原则开展，建立健全档案管理制度。

第二章档案收集第五条公司档案收集应当在符合法律法规的前提下进行，确保档案资料的完整性和真实性。

第六条公司应当建立档案收集登记制度，明确每份档案资料的来源、接收时间、责任人等信息。

第七条公司应当保护好档案资料的完整性，防止遭受损坏或灭失。

第八条涉及公司重要机密的档案资料，应当在收集阶段严格控制查阅范围，保障信息安全。

第九条公司应当建立档案收集清单，及时更新档案资料的存储位置和数量，确保管理有序。

第十条档案收集情况应当及时向公司档案管理部门报告，做好档案资料的归档和分类管理。

第三章档案整理第十一条公司档案整理工作应当遵循分类管理、定期整理的原则，确保档案资料的易查易用。

第十二条公司应当建立档案整理计划，按照时间节点和工作任务开展档案整理工作。

第十三条档案整理工作应当严格按照规范操作，遵循统一的整理标准和档案分类规则。

第十四条档案整理中发现的档案资料损坏、缺失等情况，应当及时报告公司档案管理部门并做好记录。

第十五条档案整理工作完成后，公司应当组织相关人员进行复核，确保档案资料的准确性和完整性。

第十六条重要档案资料整理完毕后，应当制作备份，确保档案资料的安全性。

第四章档案存储第十七条公司应当建立档案存储管理制度，明确档案资料的存储位置、保管责任人等信息。

第十八条公司应当配备合适的档案存储设施，定期检查设施的安全性和可用性。

第十九条涉及公司机密的档案资料应当存放在安全性较高的存储设施内，并设置访问权限。

归档文件整理规则，关于文件材料的收集为了便于管理和提供利用，维护历史文化财富的完整和安全，国家规定一个单位形成的归档文件实行集中统一管理，即归档文件按照年度统一整理归档，由本单位集中管理，其中有长久保存价值的移交给档案馆保存。

一、收集要求文件材料收集的基本要求是齐全完整、真实可靠和及时有效。

齐全完整，是指收集归档的文件材料能够全面地、系统地反映本单位的工作面貌，通过立档单位的全部档案，能够完整地记录该单位的工作历史；真实可靠，是指收集归档的文件是本单位工作中的原始记录材料，能够真实地记录本单位的工作历史，有效维护各方面的合法权益；及时有效，是指能够按照统一的时间规定，将纳入归档范围的文件材料完整收集、规范整理和及时归档。

对机关来说，做好文件材料的收集工作至关重要。

收集不齐全、不及时都会给归档整理、档案利用等后续工作带来根本性影响。

比如，围绕一项工作形成的文件材料收集不齐全，那么归档整理的档案就不完整，反映这项工作开始、发展、结束过程的档案就不系统，难以反映整个工作的全貌和基本脉络，档案利用也难以得到真实、准确、可靠的结果。

收集不及时则容易形成零散文件，要把零散文件归到已整理好的档案中，需要重新编制档号、调整归档文件目录，甚至还可能割裂文件之间的关系，影响归档文件整理质量和利用。

进行文件材料的收集，一要尊重全宗原则。

一个机关形成的档案，具有内在的联系，是一个有机整体，应作为一个全宗完整保存起来。

保持全宗的不可分散，是档案管理的一条基本原则。

只有从收集工作开始就坚持全宗不可分散，才能从根本上保障归档文件的齐全完整，为后续工作环节的开展创造条件。

因此，在收集文件材料时，首先要将一个立档单位的全部归档文件作为一个全宗集中保存，保持归档文件内容的完整性和连续性。

二要严格执行机关文件材料归档范围的规定，依照本单位文件材料归档范围开展归档文件收集工作，具体落实相关部门、岗位的归档责任。

三要遵循文件生命周期规律，遵从文书处理特别是文件归档制度要求，确定适当的归档策略。

档案收集归档制度一、总则为了加强档案收集归档工作，确保档案的真实性、完整性、及时性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关档案管理的规定，结合我国实际情况，特制定本制度。

本制度适用于各级机关、团体、企事业单位和其他组织（以下简称单位）的档案收集归档工作。

二、档案收集归档的范围和内容1. 档案收集归档的范围：（1）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；（2）本单位的决策和管理文件材料；（3）本单位的业务技术文件材料；（4）本单位的人事、财务、物资、设备等管理文件材料；（5）本单位与其他单位之间的交往文件材料；（6）其他具有保存价值的文件材料。

2. 档案收集归档的内容：（1）纸质文件材料；（2）电子文件材料；（3）照片、录音、录像等非纸质文件材料；（4）地图、图表、标本等实物文件材料；（5）其他特殊载体文件材料。

三、档案收集归档的要求1. 档案收集归档工作应当实行统一领导、分级负责、分工协作、专人负责的原则。

2. 单位应当设立专门的档案机构或者指定专人负责档案收集归档工作。

3. 档案收集归档工作应当遵循档案的形成规律，保持档案的系统性和完整性。

4. 档案收集归档工作应当确保档案的真实性和准确性。

5. 档案收集归档工作应当遵守国家保密法律、法规和单位保密制度，确保档案的安全性。

四、档案收集归档的程序1. 文件材料的收集（1）单位各部门应当及时将形成的文件材料收集齐全，并进行初步整理。

（2）档案机构或者专人负责对收集的文件材料进行审核、筛选，确定归档范围。

2. 文件材料的整理（1）文件材料应当按照其形成时间、类别、密级等进行分类整理。

（2）文件材料应当逐件装订，并进行编号、登记。

（3）文件材料应当标明名称、形成时间、密级、保管期限等要素。

3. 文件材料的移交（1）单位各部门应当在每年年终或者按照约定的时间将整理好的档案材料移交档案机构或者专人。

（2）档案机构或者专人应当对移交的档案材料进行验收，确保档案材料的完整性。

一、总则为加强我单位档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

二、档案管理的范围1. 机关、团体、企业、事业单位和其他组织的文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等。

2. 人员档案、财务档案、设备档案、基建档案等。

3. 具有保存价值的各类文件、资料、图表、照片、录音录像等。

三、档案管理职责1. 档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2. 各部门负责本部门档案的收集、整理、归档工作。

3. 全体员工应积极参与档案管理工作，遵守档案管理制度，履行档案管理职责。

四、档案收集与整理1. 收集范围：按照档案管理的范围，全面收集各类档案资料。

2. 收集要求：（1）及时性：档案资料应于形成后及时收集。

（2）完整性：收集的档案资料应齐全，无遗漏。

（3）准确性：收集的档案资料应真实、准确。

3. 整理要求：（1）分类：按照档案的性质、来源、用途等进行分类。

（2）编目：编制档案目录，包括档号、档名、卷号、页数、形成时间、存放位置等。

（3）装订：按照规定格式进行装订，确保档案的整洁、美观。

五、档案保管与利用1. 保管要求：（1）安全：确保档案的实体安全，防止火灾、水灾、虫蛀、鼠咬等自然灾害和人为破坏。

（2）保密：严格遵守国家保密法规，确保档案的保密性。

（3）整洁：保持档案库房整洁，定期清理库房，保持通风、干燥。

2. 利用要求：（1）查阅：档案资料查阅需经档案管理部门批准，按照规定程序进行。

（2）复制：复制档案资料需经档案管理部门批准，并注明复制用途。

（3）外借：档案资料外借需经档案管理部门批准，并办理相关手续。

六、档案销毁1. 销毁范围：已失去保存价值或按规定应销毁的档案资料。

2. 销毁程序：（1）编制销毁清单，经档案管理部门负责人审批。

（2）销毁前，将销毁清单报上级档案管理部门备案。

（3）销毁时，由两人以上共同监销，确保档案资料全部销毁。

档案收集工作的内容档案收集工作的内容档案收集工作是指对一个单位或个人的历史、活动、成果等方面的资料进行搜集、整理和保管。

这项工作对于保护历史文化遗产，促进科学技术和文化发展有着重要的意义。

以下将详细介绍档案收集工作的内容。

一、搜集资料搜集资料是档案收集工作的第一步。

搜集资料可以通过多种途径进行，如向相关单位或个人索取，查阅报纸、期刊等公开发表的信息，利用互联网搜索引擎等。

1.索取资料向相关单位或个人索取资料是最常见也是最有效的方式之一。

在进行索取前，需要准确了解所需资料的类型和范围，并明确所需信息对于自己工作的重要性。

在与被索取方沟通时，需要礼貌、诚恳地表达自己的目的，并尽可能提供详细的说明和解释。

2.查阅公开发表信息报纸、期刊等媒体上公开发表了大量有关某些单位或个人活动及成果方面的信息。

通过查阅这些媒体可以获得很多有用信息。

3.利用互联网搜索引擎互联网是一个信息量极大的平台，通过利用搜索引擎可以快速地找到所需资料。

需要注意的是，在利用互联网搜集资料时，应遵循信息真实、准确、可靠的原则。

二、整理资料整理资料是档案收集工作的第二步。

整理资料包括对所搜集到的各种文献、图片等进行分类、鉴定和归档等处理。

1.分类分类是对所搜集到的文献、图片等进行分门别类，以便于后续工作的开展。

分类可以按照时间、地点、人物等方面进行。

2.鉴定鉴定是对所搜集到的文献、图片等进行真实性和可信度评估。

需要根据相关法律法规和规范标准进行评估，并记录评估结果。

3.归档归档是将已经分类和鉴定好的文献、图片等按照一定顺序存放起来，以便于后续查阅和使用。

在归档时，需要制定详细的文件管理制度，并严格执行。

三、保管资料保管资料是档案收集工作的最后一步。

保管资料要求对所收集到的文献、图片等进行长期的保存和保护，以防止遗失、损坏等情况的发生。

1.保存保存是指对所收集到的文献、图片等进行长期储存。

在进行保存前，需要对所用材料进行鉴定和评估，并采取相应的措施，如复制、拍照等。

档案整理制度
一、凡是本单位工作活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的属于归档范围的材料均需及时归档。

二、档案整理的原则是:遵循形成的自然规律保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、归档的文件材料及相应的电子档案均应齐全完整;每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与被转发文等必须分别作为一件进行归档，不得分开。

四、为了规范干部人事档案材料收集归档工作，确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》和《干部档案工作条例》等法律法规，制定本规定。

五、干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

六、干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。

收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

档案收集整理制度
档案收集整理制度是指一个组织或机构规定的文件和资料的收集、整理和归档的具体操作流程和规定。

以下是一个可能的档案收集整理制度的一般步骤和规定：
1. 文件收集：规定了组织中各部门或个人在日常工作中需要产生的文件和资料的种类和格式。

要求相关人员在完成工作后，按照规定的格式整理并提交文件。

2. 文件归档：规定了不同文件的分类和归档方式，例如按部门、按时间、按主题等。

一般情况下，档案管理员会负责文件的归档工作，并记录档案的入库信息。

3. 文件保管：制定了档案的保管规定，包括档案的存放环境、安全措施、访问权限等。

要求档案管理员对档案进行定期检查防止丢失或损坏。

4. 档案检索：建立了档案检索系统，使得工作人员可以快速找到需要的文件。

一般会规定使用统一的档案编号或关键词进行检索，并记录文件的借阅情况。

5. 档案销毁：明确了档案的保留期限和销毁方式。

一般情况下，组织会根据法律法规和内部规定，对过期或无用的档案进行定期销毁，并记录销毁情况。

6. 档案管理责任：明确了不同层级和部门的档案管理责任和权限。

一般会指定专门的档案管理员，并要求相关工作人员对档
案的收集、整理和归档进行必要的培训。

档案收集整理制度的目的是确保组织内的文件和资料能够被方便地存取和利用，提高工作的效率和透明度，并确保重要信息的安全和保密。

谈档案收集工作的具体要求摘要：档案收集工作就是按照党和国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、组织、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关档案室和各级各类档案馆实行统一管理。

档案收集工作是档案馆（室）获取和积累档案的途径，在档案管理工作中处于特殊的地位。

收集是档案业务管理工作的首要环节，是档案馆、档案室工作的起点。

做好收集工作对整个档案工作具有重要意义。

关键词：档案收集；齐全完整；集中管理；标准化档案收集是贮存档案信息资源的重要途径。

档案是人类社会重要的信息资源，它记录了人类社会实践过程中无数有用的事实、数据，记载着人类成功和失败的经验教训，是一种带有原始性和知识性特点的重要信息。

人们可以通过档案了解过去，探索未来，解决各种疑难问题。

档案信息资源的开发利用会产生广泛的经济效益和社会效益。

档案收集工作实质上就是广泛存贮丰富而优质的档案信息资源，为现代化建设提供重要的信息基地。

档案收集是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其他业务环节的基础，更是决定档案工作存在和发展的前提条件，因此，档案收集工作的具体要求如下：1 归档和进馆档案应齐全完整保证归档和进馆档案的齐全完整是贯穿档案收集工作始终的要求。

所谓档案的齐全完整，就某一单位而言，是指归档的文件材料能够全面、客观、真实地反映该单位的工作面貌；就某一个档案馆而言，是指凡属本馆接收范围的所有立档单位（包括撤销机关和现行机关）形成的具有长久保存价值的档案要全部接收进馆。

由于文件材料形成的情况比较复杂，档案来源分散，要使分散形成的文件材料转化为完整系统的档案，保证归档和进馆档案的齐全，必须做到以下几点：首先，要依法治档。

认真学习、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》及实施办法，不断强化社会档案意识，建立正常的档案工作秩序，依法保证归档和进馆档案的齐全完整。

其次，要建章立制并贯彻执行。

各单位应认真执行国家关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，并结合本单位的实际情况制定具体的归档制度，明确本单位的归档范围、归档办法和要求，把立卷归档工作纳入业务部门的职责范围和考核目标。

怎样做好档案的收集工作编写吴金林档案收集工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，然而，据我了解，当前档案室的这项基础性工作不容乐观。

有许多单位甚至有些是历年的档案工作先进单位，都没有将本单位应归档的文件材料完整的收集到档案室进行立卷归档，使之处于到处分散状况，若干年以后这些材料便丢失不见了，要利用无处可寻，让各项工作变得被动。

关于当前档案室档案收集工作难的问题，我认为主要表现为：文书档案收集易，专门档案收集难；纸质载体档案（文件）收集易，特种载体（声像、照片、光盘、磁盘等）档案收集难；正式文件收集易，“白头”（领导讲话、合同等）文件收集难；单位保管的档案（文件）收集易，个人保管的档案（文件）收集难；大单位的档案（文件）收集易，小单位的档案（文件）收集难。

收集难，难收集，是当前档案工作中经常遇到的难题。

为什么收集难？对档案室档案收集难的原因我认为原因之一在于单位领导对档案的认识不够和业务部门不愿意移交。

但我们不能笼统地说有些单位的领导不重视档案，而是没有站在档案为全社会服务的角度去认识档案，好多档案，单位档案人员收集不上来，都是因为领导太重视档案的作用了，为了自己用着方便，或者怕交给档案人员保存不放心而自己收藏。

为自己方便，对档案员不放心，把档案（文件）居为己有的领导，不仅不是重视档案的作用，而是一种带头违反规章的行为，这种领导只能说是不会工作的领导、是没有大气的领导、是没有远见素质不高的领导，一身小家子气的领导。

在这样的领导领导下的单位内部其他部门，也就同样效法领导，而把他们认为重要的档案自己保存而不交给档案室，认为一旦移交，查阅利用不如自己保管方便；原因之二在于档案人员素质的问题，移交什么、收集什么心中无数，有些单位的档案人员，或者换的太快不熟悉业务，或者不知道收集什么，或者不负责任收集不来就不收集等；原因之三在于对于收集工作缺乏有效的制度监管与惩罚措施；原因之四在于收集的方式、方法落后与呆板。

档案工作制度六项档案工作制度是企业、机关、团体等组织在档案管理方面的一系列规定和措施，旨在确保档案的安全、完整、准确和及时提供利用。

以下是我整理的六项档案工作制度：一、档案保管制度1. 档案保管的基本要求：档案保管工作应遵循国家档案法律法规和有关规定，确保档案的安全、完整、准确和及时提供利用。

2. 档案库房管理：非档案管理人员未经许可，不准擅自进入档案库房。

库房内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

离开档案库房时，必须检查好门、窗，加强防范措施，妥善保管库房钥匙。

3. 档案资料的保存：档案资料应存放在清洁卫生、通风干燥的环境中。

对属永久、长期保存的档案，发现有破损、褪变现象，应做到反复修复，保证档案的完好性。

4. 档案借阅：查阅档案资料时，必须履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕立即归还。

严格执行档案借阅、保密等制度，防止人为散失、泄密和损缺，确保档案的完整安全。

二、档案立卷归档制度1. 档案立卷归档的基本要求：档案立卷归档应遵循国家档案法律法规和有关规定，确保档案的完整性、真实性和准确性。

2. 档案立卷：档案立卷应按照档案的类别、形成时间、内容和形式等进行分类，编制立卷目录，做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序。

3. 档案归档：档案归档应按照档案的类别、形成时间、内容和形式等进行分类，编制归档目录，确保档案的完整、准确和有序。

三、档案利用制度1. 档案利用的基本要求：档案利用应遵循国家档案法律法规和有关规定，确保档案的完整性、真实性和准确性。

2. 档案查阅：查阅档案应按照档案的类别、形成时间、内容和形式等进行分类，编制查阅目录，便于查找和利用。

3. 档案提供利用：档案提供利用应按照档案的类别、形成时间、内容和形式等进行分类，编制提供利用目录，确保档案的及时提供利用。

四、档案保密制度1. 档案保密的基本要求：档案保密工作应遵循国家档案法律法规和有关规定，确保档案的国家秘密、企业秘密和个人隐私的安全。